E-arşiv uygulaması hk. Belge No: 64597866-105[MÜK.242-2014]-12910 Tarih: 2015-05-21T00:00:00 Kanun: 213 - VERGİ USUL KANUNU T.C.GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI BÜYÜK MÜKELLEFLER VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI****Mükellef Hizmetleri Grup Müdürlüğü --- | Sayı | : | 64597866-105[MÜK.242-2014]-12910 | 21/05/2015 Konu | : | E-arşiv uygulaması. | | | | | İlgide kayıtlı özelge talep formunda; Başkanlığımız …………vergi kimlik numaralı mükellefi olan şirketinizin, mevcut süreçte faturaların ikinci nüshalarını EFKS kapsamında sakladığı, abonelerin talep etmesi durumunda ise söz konusu faturaların elektronik imzalı olarak talep eden abonelere gönderildiği, 31.12.2014 tarihi itibariyle e-arşiv uygulamasına geçmenizle birlikte, düzenlenecek faturaların mali mühürlü olarak saklanacağı ve abonelerinize de mali mühürlü olarak iletileceği, ancak şirketinizce 31.12.2014 tarihinden sonra elektronik imzanın kullanılmayacağı belirtilerek, aboneleriniz tarafından e-arşiv uygulamasına geçeceğiniz tarihten önceki bir döneme ait (örneğin Haziran 2014) faturanın talep edilmesi durumunda, söz konusu faturanın mali mühürlü olarak iletilmesinin mümkün olup olmayacağı hususunda tereddüt oluştuğundan Başkanlığımız görüşü talep edilmektedir. 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 229 uncu maddesinde fatura, satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika olarak tanımlanmış, 230 uncu maddesinde ise faturanın şekli belirtilerek içermesi gereken asgari bilgiler sayılmıştır. Anılan Kanunun 231 inci maddesinde de fatura düzenlenmesinde uyulacak kaidelere, 232 nci maddesinde ise fatura kullanma mecburiyetine ilişkin esaslara yer verilmiştir. Anılan Kanunun 227 nci maddesinin 4. fıkrası, mükerrer 242 nci maddesinin 2 numaralı bendi ile aynı Kanunun mükerrer 257 nci maddesinin 1 ve 3 numaralı bentlerinin Maliye Bakanlığına tanıdığı yetkilere istinaden, yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan faturanın elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin usul ve esaslar 397, 416, 421, 424 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile 58 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Sirkülerinde, faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-Arşiv Uygulamasına ilişkin usul ve esaslar ise 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde açıklanmıştır. Bu çerçevede, elektronik fatura uygulamasının başlangıç adımı olarak "Elektronik Fatura Kayıt Sistemi" (EFKS) hayata geçirilmiştir. EFKS, kurum ve kuruluşların düzenledikleri faturalarda bulunan bazı bilgilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarılması şartı ile faturalara ait ikinci nüshaların kağıt olarak saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran; ayrıca alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalı dijital belge şeklinde oluşturulmasına imkan sağlayan pilot bir uygulamadır. Tasarımı itibariyle bir e-fatura çözümü olmaktan ziyade, elektronik arşivleme çözümü olan sistem içerisinde birinci nüsha faturaların elektronik imzalı pdf dokümanları şeklinde oluşturulmasına da sınırlı bir biçimde izin verilmiştir.Söz konusu izin ile ilgili olarak 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin "13-Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) Kapsamında Düzenlenen Faturalar" başlıklı bölümünde gerekli açıklamalar yapılmış olup, bu kapsamda yer alan mükelleflerin tebliğin yayım tarihinden itibaren 1 yıl içerisinde e-Fatura Uygulaması ile e-Arşiv Uygulamasına entegre olmaları gerekmektedir. Diğer taraftan; 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin "Belgelerin Elektronik Ortamda Oluşturulması" başlıklı 6 ncı bölümününde; "e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen belgeler Başkanlığa bildirilen bilgi işlem sisteminde veya özel entegratör sisteminde oluşturulmalıdır. _ _ _ Kullanılan elektronik belge formatı, üzerinde mali mühür/NES taşımaya, belge üzerinde doğrulamaya, görüntülemeye ve kâğıt baskı almaya imkân veren genel tanınırlığa sahip bir format olmalıdır._ _ _ _ Mükellefler, istemeleri halinde fatura formatı olarak www.efatura.gov.tr İnternet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını da kullanabilirler. Başkanlık gerekli görmesi halinde, mükelleflerin kullandıkları elektronik belge formatının değiştirilmesini isteyebilir._ _ _ _ Uygulamayı kendi sistemi üzerinden kullanan tüzel kişiler elektronik ortamda oluşturdukları faturalarını kendi mali mühürleri ile gerçek kişiler ise kendi mali mühürleri ya da NES ile onaylarlar._ _ _ _ Uygulamanın özel entegratör vasıtasıyla kullanılması durumunda belgeler mükelleflerin kendi mali mühür ya da NES'i ile veya mükellefin istemesi halinde özel entegratörün mali mührü ile onaylanır._ _ _ _ e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen belgeler, bu Tebliğ ile getirilen düzenlemeler dışında başta Vergi Usul Kanunu olmak üzere, diğer vergi kanunları ve ilgili düzenlemelerde yer alan sürelere ve belirlenen usul ve esaslara uygun biçimde oluşturulmak zorundadır."_ açıklaması yer almaktadır. Buna göre; gerçek kişiler mali mühür sertifikası veya nitelikli elektronik sertifikadan herhangi birini kullanabilecekken, tüzel kişiler sadece mali mühür sertifikası kullanabileceklerdir. Yukarıda yer alan yasal düzenlemeler ve açıklamalar doğrultusunda; sertifikalar, elektronik belge olarak oluşturulacak fatura ve diğer yasal belgelerin bütünlüğünün, kaynağının ve içeriğinin garanti altına alınması, elektronik ortamda muhataplarına iletilmesi ve elektronik ortamda saklanması sırasında güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması amacıyla kullanıldığından gerek mali mühür sertifikası gerekse nitelikli elektronik sertifika aynı amaca yönelik hizmet vermektedir. Bu nedenle; 31/12/2014 tarihi itibariyle Elektronik Fatura Kayıt Sisteminden (EFKS), e-Arşiv sistemine dahil olacak şirketinizin, EFKS dahilinde elektronik imza ile onaylanan ve elektronik ortamda muhafaza edilen geçmiş dönemlere ait faturaların herhangi bir nedenle müşteriler tarafından talep edilmesi durumunda söz konusu faturaları talep eden müşterilerine mali mühürlü olarak iletmesi mümkün bulunmaktadır. Bilgi edinilmesini rica ederim. () Bu Özelge 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413.maddesine dayanılarak verilmiştir. () İnceleme, yargı ya da uzlaşmada olduğu halde bu konuya ilişkin olarak yanlış bilgi verilmiş ise bu özelge geçersizdir. () Talebiniz üzerine tayin edilmiş olan bu özelgeye uygun işlem yapmanız hâlinde, bu fiilleriniz dolayısıyla vergi tarh edilmesi icap ederse, tarafınıza vergi cezası kesilmeyecek ve tarh edilen vergi için gecikme faizi hesaplanmayacaktır.