KOCAELİ ÜNİVERSİTESİ ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK

Bu Yönetmeliğin amacı, Üniversitenin eğitim- öğretim, araştırma yayın ve idari birimlerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ile, ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin saptanmasına, herhangi bir nedenden ötürü, bunların kayba uğratılmasına, gerekli koşullar altında ilgili esaslar uyarınca korunmalarının teminine ve ulusal yararlanmaya uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerine, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Bu Yönetmelik Kocaeli Üniversitesinin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimleri ile bunlara bağlı sabit veya döner sermayeli kuruluşları kapsar.

Bu Yönetmelikte geçen :

ifade eder.

Üniversite Arşivinin başlıca yükümlülükleri arasında şunlar vardır :

Birim arşivlerinin başlıca yükümlülükleri arasında şunlar vardır:

Üniversite elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde l-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise Üniversite arşivinde l0-l4 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde, hizmet gereği aktivitesini koruyanlar, Üniversite arşivinde saklanır.

Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı, hiçbir sebeple ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya çıkarılamaz. Halen Üniversite arşivlerinde bulunan malzemenin, üçüncü kısımdaki hükümler çerçevesinde ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır.

Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması, ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Üniversiteye ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme yurtdışına izinsiz çıkarılamaz. Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin yurtdışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 10 uncu maddesi gereğince Üniversite elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usul ve esasları hakkında Bakanlar Kurulu’nca tesbit edilen ve l8 / 9/ 1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 89 / 14269 sayılı kararı uygulanır.

Üniversite arşivi işlemleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in üçüncü kısmında yer alan 21 ilâ 29 uncu madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak bu Yönetmeliğin aşağıdaki 12 ilâ 17 inci madde hükümleri uygulanır.

Yardımcı araçlardan “Kocaeli Üniversitesi Arşivi Rehberi” üç ana bölüm ile bir giriş bölümünden oluşur. Giriş bölümünde kullanılan tasnif sistemi ve kodları genel düzeyde açıklanır. Birinci bölümde teşkilat şemasına uygun olarak her bir birimin kısa tarihçesi ayrı ayrı yazılır. Bu tarihçelerin altında ilgili evrakların hangi konularda olduğu belirtilir. İkinci bölümde tasnif ve kodlama planına uygun olarak her bir sınıfın kısa içeriği açıklanır. Üçüncü bölüm ise birinci ve ikinci bölümlerde geçen önemli kavramların indeksini oluşturur.

Yardımcı araçlardan “ analitik envanter”in hazırlanmasında, ayıklama ve imhadan sonra yapılan kesin tasnif sırasında doldurulan “ Dosya Muhteviyatı Döküm Formları” ndan faydalanır.

Hazırlanan rehber ve analitik envanterler ciltlenmez, değişebilir yaprak sistemi kullanılan klasörlerde muhafaza edilir ve üzerlerinde değişiklik yapıldıkça ilgili yapraklar çıkarılarak yenileri ile değiştirilir.

Gizlilik derecesine sahip evraklarla araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün görüşü alınmak koşuluyla yerli ya da yabancı araştırmacıların kullanacağı analitik envanterlerde gösterilmeyebilir. Analitik envanterlerde bu tür malzemenin yalnızca numarası gösterilir ve araştırma yasağının hangi tarihte kalkacağı belirtilir. Yasaklamanın kalktığı tarihte bu evraklarla ilgili bilgiler analitik envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendi hizmetleri için kullanılacak analitik envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez, ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasaklarla ilgili yazışmanın tarih ve sayısı belirtilir.

Birimlerde hizmet sırasında oluşan ve kağıt dışındaki ( Manyetik vb.) ortamlarda, bulunan kayıtların ayıklama, imha, tasnif ve saklanması Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün görüşü alınarak hazırlanacak talimatnamelerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılır.

Harita, plan, proje, kroki ve benzeri kartografik malzemenin varsa asılları, yoksa birinci kopyaları dosyalarından çıkarılarak, yerlerine, bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren “vekil” kayıtlar konur.

Dosyadan çıkarılan asıllar ayrıca tasnif edilir ve bunların küçük boyutlu olanları, bu iş için özel olarak yapılmış yatay çekmeceli çelik harita dolaplarında yatay ve düz olarak saklanır. Kartografik malzemenin asılları hiçbir şekilde katlanmaz ve katlı vaziyette korunamaz.

Fotografik Malzemenin varsa negatifleri yoksa birinci kopya pozitifleri dosyalarından çıkarılarak yerlerine, bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren “ vekil “ kayıtlar konur. Söz konusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa, yerlerine, “ vekil ” kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Negatif olmayan fotografik malzeme, cam negatifler ve renkli fotoğrafların yeni siyah beyaz negatifleri alınarak bu malzemeye ek olarak korunur.

Fotografik malzemenin korunması için uluslararası arşivcilik standartlarına uygun negatif ve pozitif albümleri kullanılır.

Birimlerin Üniversite arşivinde saklı malzemeyi gereksinim duyması halinde bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme izleme formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi sağlanır. Birimler, kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamazlar. Dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemezler. Ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme içinde gizlilik derecesine sahip evrak bulunması halinde, bu malzemenin ilgili birimden gelseler dahi yetkisi olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.

15 günlük ödünç verme süresine ayrıcalıklı bir durum olarak, Üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa ve benzeri nedenlerle ilgisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma gibi nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, söz konusu personel veya öğrencinin yeniden Üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.

Üniversite arşiv personeli, işlemleri hızlandırmak amacıyla veya arşivde saklı malzemenin asıllarının görülmesine gereksinim olmayan durumlarda, ilgili birimin gerek duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere arşivin işlerini aksatmamak şartıyla bir araştırma hizmeti sunar. Fotokopi verilmesi durumunda fotokopinin arkasına “ işi bitince imha ediniz “ damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.

Üniversite arşivi, verdiği hizmetlerle ilgili istatistikler tutar ve bir yıl geçmeyen aralıklarla rapor haline getirir. Bu istatistikler, imha etme planlarının gözden geçirilmesi sırasında yapılacak değişikliklerde temel alınacak öğelerden birini oluşturur.

Saklanmasına gerek kalmayan ve imha edilecek malzeme ile ilgili işlemlerle, ayıklama ve imha komisyonlarının oluşturulması ve çalışması, 16 / 5 / 1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik “ in dördüncü kısmında yer alan 30 ila 35 inci madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu hükümler ek, ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 19, 20, 21, 23 üncü madde hükümleri uygulanır.

Yukarıda sözü edilen Yönetmeliğin 31 inci maddesinde yer alan malzemenin 1 ila 27 nci bentlerinde sıralanan malzeme, gerektiğinde bir örnek saklamak koşulu ile, tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

Üniversite bünyesinde bulunmakla beraber, arşiv malzemesi hüviyetinde olmayan, hukuki ve ilmi bir değer taşımayan dolayısıyla kişilere ve topluma bir hak ve araştırmacılara yararlanma yönünde bir katkı sağlayamayacağı için kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası Üniversite arşivlerinde, Üniversite ilgili ve yetkililerince büyük bir titizlikle yapılır. Bu konuda yukarıda sözü edilen yönetmelikte öngörülen esaslara uygun işlem yapılırken eski yıllara ilişkin malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

İmha işlemleri 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik “ in beşinci kısmında yer alan 36 ila 43 üncü madde hükümleri çerçevesinde yapılır. Söz konusu hükümlere ek, ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 22 nci madde hükümleri uygulanır.

Ayıklama işlemleri sırasında arşivlik malzeme değeri taşıdığına kesin karar verilememesi nedeniyle saklanmasına gerek olup olmadığı şüpheli görülen malzeme, ileri bir tarihte ikinci bir kez gözden geçirilerek yeniden ayıklama işlemi uygulanmak üzere ayrılabilir.

Ayıklama ve imha işlemlerinde bir kolaylık sağlamak üzere, bütün evrak ve malzeme, tür ve niteliklerine göre gruplandırılarak imha planları düzenlenir. Bu planlarda her gruptaki malzemenin ne kadar süre saklanacağı veya ne kadar süre sonra imha edileceği veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredileceği belirtilir.

İmha planları her yıl gözden geçirilerek gerekli değişiklikleri yapılır.

İmha edilecek malzemenin kayıt defter ve föylerindeki karşılık gelen kayıtları, kırmızı renkli ıstampa mürekkebi kullanılarak “ İmha edildi “ damgası ile damgalanır.

Bu yönetmelik, 28 / 9 / 1988 tarih ve 3473 sayılı “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun” ile, 16 / 5 / 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “ Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik “in 45 inci maddesine göre düzenlenmiştir.

Kocaeli Üniversitesi arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesinden, İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı sorumludur.

Bu yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümlerini Kocaeli Üniversitesi Rektörü yürütür.