HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ ARŞİV YÖNETMELİĞİ

Bu Yönetmelikte geçen ;

Üniversite birimleri, arşivlerinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdür.

Rektörlükçe belirlenecek birimler arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak ;

Üniversite Arşivi hizmet ve faaliyetler Genel Sekreterin gözetim ve denetiminde, arşiv konusunda eğitim görmüş yöneticiler, arşivciler, uzmanlar, teknisyenler ve büro personelinden oluşan ayrı bir birim tarafından yürütülür. Birim arşiv hizmetlerinin bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülmesi, Üniversite Arşivince denetlenir ve Rektörlüğe gereken önerilerde bulunulur.

###### Üniversite Arşivi ve Birim Arşivleri

Rektörlük merkezinde uzun süre saklanacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için "Üniversite Arşivi",

Üniversite birimlerinde ise belirli bir süre saklanacak arşivlik malzeme için "Birim Arşivi” kurulur.

Arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile, arşiv malzemesi ise Üni­versite Arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır.

- Arşiv malzemesi her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Bu tür malzemenin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün isteği üzerine Başbakanlıkça verilir.

Birimlerin dînde bulunan ve.cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, Üniversite arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu tür arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Rektörlükçe kararlaştırılır.

Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Mahkemelerce tayîn edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce de yerinde incelenebilir.

###### Yararlanma Usul ve Esastan

Üniversite arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmü şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi hususunda Bakanlar Kurulunca tespit edilen hükümler uygulanır.

## ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Birim Arşivi işlemleri

Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme birimlerin­ce gözden geçirilir, işlemi tamamlananlar, işlemi devanı edenler Ve işlemi tamamlanmış olma­sına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

Ayırım işlemlerinden sonra, birim arşivine devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve mal/emenin özelliklerine göre;

Ancak, istisnai bir kural olarak, sitil ve özlük dosyalan, kurum sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, gizliliği kaldırılmadıkça, bu özelliğini korur.

Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak, gizlilik dam­gası iptal edilir.

Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek mal­zeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

Uygunluk kontrolü, ilgili alt birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince birlikte yapılır.

ilgili alt birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, bir sonraki takvim yılının Ocak ayı içerisin­de birim arşivine devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde belirli bir sıra uy­gulanır..Bu sıranın belirlenmesinde, birim arşivince ilgili alt birimler arasında görüş birliği sağlanır.

Teslim işlemleri ise, birimlerin arşiv işleriyle görevli personeli tarafından yerine getirilir/ Arşivlik malzeme, birim arşivine uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defterleri veya föyleri ile devredilir.

Resmî Gazete, kitap, broşür ve benzerleri, ilgili alt birimlerde saklanır. (Rektörlükçe yayımlanan ve arşivlik malzeme özelliği taşıyan basılı yayınlar hariç.)

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme alt birim arşivlerinde işlem gördü­ğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresi sonunda Üniversite arşivine aynı düzende teslim edilir.

Üniversite birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılamaz. Ancak, bu işlem Ankara dışındaki Üniversite kampuslarındaki birim arşivlerinde kurulacak Ayıklama ve İmha Komisyonu kararıyla yapılabilir. Bu işlemden sonra arşivdeki malzemenin tasnif ve yerleştirilmesi 21 inci madde hükümlerine göre yapılır.

###### Üniversite Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Devredilmesi

Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme "Üniversite Arşivine Devredilecek" olanlar şeklinde ayrılır ve kayıt defterleri veya föyleri ile Üniversite arşivine devredilir.

Birimlerden, gerektiğinde görülmek ve incelenmek üzere ve dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinde izleme föyü düzenlemek ve birim amirinin izni alınmak suretiyle dosya alınabilir. Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.

Üniversite arşivine devredilecek arşivlik malzeme uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 12 inci maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu yönetmeliğin 5inci bölümündeki hükümlere göre yapılır.

Üniversite arşivinde yapılacak kesin tasnif 21 inci maddede açıklandığı üzere, dosya, kutu veya klasör gruplarının hazırlanması, Üniversite arşivinde saklanmasına gerek görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Ayıklama ve imha işleminden sonra Üniversite arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla "Hacettepe Üniversitesi Arşivi" damgası ile damgalanır. Damga, evrakların ön yüz.sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine bası­lır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapışana etiket üzerine basılmış damga uygulanır.

Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen oluşum ve ilişki biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları (malzeme gruplarını), bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birim ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri Şu Sıraya Göre Yapılır:

Ayırma işlemi Üniversite akademik ve idari teşkilat şemasına göre yapılır.

Kesin tasnif, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

Kodlama Esasları;

Kurum kodu, (Rektörlük için belirlenen kod)

Birim kodu, (Daire Başkanlıktan ile Rektörlüğe doğrudan bağlı diğer birimler için be­lirlenen kod)

Alt birim kodu, (Birimlerin alt birimleri için belirlenen kod)

Hizmet türü kodu, (Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer Rektörlükçe ayrıca dosyalama sistemi kabul edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu numaralar Ek-3'ün 8 inci hanesine yazılacaktır.)

Ayrıca kodların tespit edilmesinde ve uygulanmasında;

— Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf ve rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır.

— Yeni kurulan birim ve alt birimler için kod belirlenirken bunların eski kodlarla çakışmamasına dikkat edilir.

— Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodla­ma, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olunan evrakın, dağılmasına engel olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaş­tırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar l' den başlamak üzere sıra numarası alır.

Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşe­sine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

— Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

— Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulunduktan ayın en sonuna toplu ola­rak konulur.

— Üzerinde gün ve ay olmayıp sadece yıl yazılı olan evraklar ait oldukları yılın en so­nuna konulur.

— Üzerinde yazılı bir tarife olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

"Kutu Numarası" bölümüne» evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

"Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

"Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara ve çek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar l' den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evra­kın eklerine de basılır.

Kodlamada, "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkep' i kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

Ayrıca, hizmetlerin özelliği ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı boş bir kısım bırakılır.

Bu yerleştirmede, raflarda çift taraflı ranzalar da dahil, soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak» ses, bilgisayar kütükleri ve görüntü bandı, v.b.) tasnifi özel sistem ve işlemlere göre yapılır.

Üniversite arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak için envanterleri çıkarılır.

###### Üniversite Arşivinden Yararlanma

Üniversite arşivinden yararlanmada bu Yönetmeliğin 9,10 ve 17 inci madde hükümleri uygulanır.

###### Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi

Üniversite arşivi ile fakülte, yüksekokul, enstitü ve araştırma, uygulama merkezlerinde saklama süresini tamamlayan ve arşiv malzemesi niteliğini kazanan malzemeler “Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir Teslim ve Envanter Formu” (EK-5), varsa kayıt defterleri ile birlikte engeç 1 yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.

Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara riayet edilir.

Devir-Teslim ve Envanter Formunun bir örneği Üniversite arşivinde saklanır, bir örneği de bilgi için ilgili birim arşivine gönderilir.

Arşiv malzemesinden hangilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce teslim alınıp, hangilerinin geçici veya sürekli olarak Üniversitenin elinde kalacağı, Rektörlüğün görüşü alındıktan sonra Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nce kararlaştırılır. Üniversite Rektörlüğünün kendi arşivlerinde kalan arşiv malzemesi bu Yönetmeliğin 3 üncü maddesi hükümlerine göre saklanır.

###### Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayn form düzenlenir.

Teslim edilen arşiv malzemesiyle ilgili olarak bu form üzerindeki;

yazılır.

Güncel işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 27 nci maddede sayılan malzeme içerisinde yeralmış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ile mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

###### İmha Edilecek Malzeme

Aşağıda sayılan evrak ve vesaikin ayıklanmasına, saklanmasına ve imhasına, Ayıklama ve imha Komisyonu karar verir.

Bu malzemeler şunlardır :

Yukarıda sayılan malzemeler bir örnekleri saklanmak suretiyle tür ve yıllan gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

Birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası Üniversite arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Üniversite Arşivi Ayıklama ve imha Komisyonu, çeşitli sebeplerle, zamanında bu arşive intikal ettirilmeyen ve saklanmasına gerek görülmeyen malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Üniversite arşivine teslim ettirir.

Üniversite arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, Rektörün onayı ile, "Üniversite Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" kurulur. Üniversite Arşivi Ayıklama ve imha Komisyonu, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya Üniversite arşivi sorumlusunun başkanlığında Üniversite arşivinde görev yapan iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda birimin verdiği hizmetler konusunda bilgi ve tecrübe sahibi ilci eleman olmak üzere 5 kişiden oluşur.

Üniversite bünyesindeki kütüphane ve dokümantasyon hizmetlerinin sorumlusu veya görevlendireceği kişi de bu komisyona doğal üye olarak katılır.

Ankara dışındaki kampuslar için aynı yöntemle ayrıca "Ayıklama ve imha Komisyonu" oluşturulur.

Kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin imhası Ayıklama ve İmha Komisyonu kararı ile yapılır. Ancak bu Yönetmeliğin 33 üncü maddesi hükümleri saklıdır.

###### Ayıklama ve imha Komisyonlarının Çalışma Esastan

Ayıklama ve imha Komisyonu, her yıl Mart ayı başında çalışmaya başlar.

Komisyon, kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen malzemelerle, ayıklan­ması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutar.

Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır.

İmhası reddedilen malzeme sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

###### Ayıklama ve Tasnif

Ayıklama ve imha Komisyonunca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme özelliklerine göre, birimi, yılı, niteliği, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih, sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

###### İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması

imha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre, teşekkül ettiği birim yılı, niteliği, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya plânı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır, imha listeleri, Ayıklama ve imha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

Ayıklama ve imha komisyonunca hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Rektörün onayını müteakip kesinlik kazanır.

Fakülte, yüksekokul, enstitü, araştırma ve uygulama merkezlerinde hazırlanan imha listeleri ise Rektörlüğün uygun görüşü alındıktan sonra, ilgili birimin en üst amirinin onayı ile kesinlik kazanır.

###### İmha Şekilleri

İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp, okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir.

Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

###### İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması

İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kâğıtlarından ayıklanır. Kullanılabilecek durumda bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

###### İmha Tutanağı

İmha işlemi düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak ayıklama ve İmha Komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

###### İmha Listeleri ve Tutanaklarının Saklanması ve Denetleme

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, ikincisi Üniversite arşivinde saklanır.

Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

###### Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile işbirliği

Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü istenebilir.

Bu Yönetmelik 16/5/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmî Gazete' de yayımlanan "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" esasları çerçevesinde düzenlenmiştir.

Bu Yönetmelik gereğince oluşturulacak Üniversite ve birim arşivleri için yetkililer gereken önlemleri alırlar.

Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi:

Ek Madde 1 – Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliğini taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, Disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir.

Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Faaliyet Raporu:

Ek Madde 2 – Üniversite yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri; 8.8.2001 tarih ve 24487 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ekinde yeralan Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu ile müteakip takvim yılının Ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.

Geçici Madde l — Üniversite arşivi için yeterli yer sağlanıncaya kadar bu Yönetmelikte sözü edilen ayıklama ve imha işlemleri Ayıklama ve İmha Komisyonu tarafından birim arşivlerinde gerçekleştirilir.

###### Yürürlük

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

###### Yürütme

Bu Yönetmelik hükümlerini Hacettepe Üniversitesi Rektörü yürütür.