KIRIKKALE ÜNİVERSİTESİ ARŞİV YÖNETMELİĞİ

Bu Yönetmeliğin amacı, Kırıkkale Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimlerinin elinde bulunan arşiv malzemesi ile ilerde arşiv malzemesi haline gelecek dokümanların tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı, bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında ilgili esaslar uyarınca korunmalarının teminini ve milli menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerini muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Bu Yönetmelik Kırıkkale Üniversitesi'nin eğitim-öğretim, araştırma, yayın ve idari birimleri ile bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşları kapsar.

Bu Yönetmelik 3473 Sayılı "Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun" ile 16.5.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik"in 45. maddesine göre düzenlenmiştir

Bu Yönetmelikte geçen:

## İKİNCİ KISIM

TeşkiIat ve Yükümlülükler

Üniversite arşivinin yükümlülükleri arasında şunlar vardır.

Birim arşivlerinin yükümlülükleri arasında şunlar vardır.

# Arşiv Malzemesi ve ArşivIik Malzemenin Saklanma Süreleri

Üniversite elinde bulunan arşivlik malzeme, birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise Üniversite arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanır. Arşiv malzemesi içinde, hizmet gereği aktivitesini koruyanlar, Üniversite arşivinde saklanır.

Üniversitenin yetki ve sorumluluğuna geçmiş olan arşiv malzemesinin aslı, hiçbir sebep ve suretle arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya çıkarılamaz. Halen Üniversite arşivlerinde bulunan malzemenin üçüncü kısımdaki hükümler çerçevesinde ilgili birimlere ödünç verilme hakkı saklıdır.

Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması, ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Üniversiteye ait arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme yurt dışına izinsiz çıkarılamaz. Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin Rektörlüğün talebi üzerine Başbakanlıkça verilir.

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 10.maddesi gereğince Üniversite elindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri arşiv malzemesi örneklerinin verilmesi usul ve esasları hakkında Bakanlar Kurulu'nca tespit edilen ve 18.9.1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan 89/14269 sayılı kararı uygulanır.

## ÜÇÜNCÜ KISIM

Birim arşivi işlemleri 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" in üçüncü kısmında yer alan 11 ila 20. madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu Yönetmeliğin 14. maddesinde yer alan Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri gibi malzemeden hizmetin yürütülmesi ile ilgili olarak ilgili birimlerce yayımlanan talimatname, genelge ve sair malzemenin bir örneği, ayıklama işlemine tabi tutulmak kaydıyla arşivde ilgili birimin, arşiv malzemesi ve arşivlik malzemesiyle birlikte saklanabilir.

Üniversite arşivi işlemleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin üçüncü kısmında yer alan 21 ila 29. madde hükümleri çerçevesinde yapılır. Söz konusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak bu Yönetmeliğin aşağıdaki 12 ila 18. madde hükümleri uygulanır.

Yardımcı araçlardan "Kırıkkale Üniversitesi Arşivi Rehberi" üç ana bölüm ile bir giriş bölümünden oluşur. Giriş bölümünde kullanılan tasnif sistemi ve kodları genel düzeyde açıklanır. Birinci bölümde teşkilat şemasına uygun olarak her bir birimin kısa teşkilat tarihçesi ayrı ayrı yazılır. Bu tarihçelerin altında ilgili evrakların hangi fonlarda olduğu belirtilir. İkinci bölümde tasnif ve kodlama planına uygun olarak her bir sınıfın kısa muhtevası açıklanır. Üçüncü bölümde ise, birinci ve ikinci bölümlerde geçen önemli kavramların indeksi oluşturulur.

Yardımcı araçlardan" Analitik Envanter" in hazırlanmasında, ayıklama ve imhadan sonra yapılan

kesin tasnif sırasında doldurulan "Dosya Muhteviyatı Döküm Formları" "ndan faydalanır. Hazırlanan rehber ve analitik envanterler ciltlenmez, değişebilir yaprak sistemi kullanılan klasörlerde muhafaza edilir ve üzerlerinde değişiklik yapıldıkça ilgili yapraklar çıkarılarak yenileri ile değiştirilir.

Gizlilik derecesine haiz evraklarla araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün görüşü alınmak şartıyla yerli ya da yabancı araştırmacıların kullanacağı analitik envanterlerde gösterilmeyebilir. Analitik envanterlerde bu tür malzemenin yalnızca numarası gösterilir ve araştırma yasağının hangi tarihte kalkacağı belirtilir. Yasaklamanın kalktığı tarihte bu evraklarla ilgili bilgiler analitik envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendi hizmetleri için kullanılacak analitik envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez, ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasakla ilgili yazışmanın tarih ve sayısı belirtilir.

Birimlerde hizmet sırasında oluşan ve kağıt dışındaki (Manyetik vb.) ortamlarda bulunan kayıtların ayıklama, imha, tasnif ve saklanması Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü alınarak hazırlanacak talimatnamelerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılır.

Harita, plan, proje, kroki ve benzeri kartografik malzemenin varsa asılları, yoksa birinci kopyaları dosyalarından çıkarılarak yerlerine bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren "vekil" kayıtlar konur. Söz konusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması, bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine "vekil" kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Dosyadan çıkarılan asıllar ayrıca tasnif edilir ve bunların küçük ebatlı olanları bu iş için özel olarak imal edilen yatay çekmeceli çelik harita dolaplarında yatay ve düz olarak saklanır. Harita çekmecesi ebadından büyük olan malzeme rulolar halinde ve bu iş için özel olarak imal edilen silindirik kutularda saklanır. Kartografik malzemenin asılları hiçbir şekilde katlanmaz ve katlı vaziyette muhafaza edilmez.

Fotografik malzemenin varsa negatifleri yoksa birinci kopya pozitifleri dosyalarından çıkarılarak yerlerine, bunların hangi kod altında ve nerede saklandığını gösteren "vekil" kayıtlar konur. Söz konusu malzemenin ait olduğu dosyadan çıkarılması bu dosyaların bilgi bütünlüğünü bozuyorsa yerlerine "vekil" kayıtlara ek olarak yeni bir kopya konur.

Negatif olmayan fotografik malzeme, cam negatifler ve renkli fotoğrafların yeni siyah beyaz negatifleri alınarak bu malzemeye ek olarak muhafaza edilir. Fotografik malzemenin muhafazası için uluslararası arşivcilik standartlarına uygun negatif ve pozitif albümleri kullanılır.

Birimlerin üniversite arşivinde saklı malzemeye hizmet gereği ihtiyaç duyması halinde, bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme takip formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi temin edilir. Birimler kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemezler. Ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme içinde gizlilik derecesine haiz evrak bulunması halinde, bu malzemenin ilgili birimden gelseler dahi yetkisi olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.

15 günlük ödünç verme süresine istisnai bir durum olarak Üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa ve benzeri nedenlerle ilişkisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma gibi nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, söz konusu personel veya öğrencinin yeniden Üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.

Üniversite arşiv personeli, işlemleri süratlendirmek amacıyla, arşivde saklı malzemenin asıllarının görülmesine ihtiyaç olmayan durumlarda ilgili birimin ihtiyaç duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere, arşivin işlerini aksatmamak şartıyla bir araştırma hizmeti sunar Mümkün olan durumlarda ödünç verme yerine bu araştırma hizmetinin hayata geçirilmesine çaba gösterir. Fotokopi verilmesi durumunda, fotokopinin arkasına "işi bitince imha ediniz." damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.

Üniversite arşivi verdiği hizmetlerle ilgili istatistikler tutar ve bir yılı geçmeyen aralıklarla rapor haline getirilir. Bu istatistikler imha planlarının gözden geçirilmesi sırasında yapılacak değişikliklerde temel alınacak unsurlardan birini oluşturur.

Muhafazasına lüzum kalmayan ve imha edilecek malzeme ile ilgili işlemlerle, ayıklama ve imha komisyonlarının teşkili ve çalışması 16 Mayıs 1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" in dördüncü kısmında yer alan 30 ila 35. madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 20, 21, 22 ve 24. madde hükümleri uygulanır.

Yukarıda sözü edilen Yönetmeliğin 31. maddesinde yer alan malzemenin 1 ile 25. bentlerinde sıralanan malzeme, gerektiğinde bir örnek saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri tutularak imha edilebilir.

Üniversite bünyesinde bulunmakla beraber, arşiv malzemesi hüviyetinde olmayan, hukuki ve ilmi bir değer taşımayan, dolayısıyla kişilere ve topluma bir hak ve araştırıcılara faydalanma yönünden bir katkı sağlamayacağı için kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklanma ve imhası, Üniversite arşivlerinde, Üniversite ilgili ve yetkililerince büyük bir titizlikle yapılır. Bu konuda yukarıda sözü edilen Yönetmelikte öngörülen esaslara uygun işlem yapılırken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

## BEŞİNCi KISIM

İmha İşlemleri 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete' de yayımlanarak yürürlüğe giren "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" in beşinci kısmında yer alan 36 ila 43. madde hükümleri çerçevesinde yapılır.

Söz konusu hükümlere ek ya da bu hükümlerden farklı olarak aşağıdaki 23. madde hükümleri uygulanır.

Ayıklama işlemleri sırasında arşivlik malzeme değeri taşıdığına kesin karar verilememesi nedeniyle muhafazasına lüzum olup olmadığı şüpheli görülen malzeme ileri bir tarihte ikinci bir kez gözden geçirilerek yeniden ayıklama işlemine tabi tutulmak üzere ayrılabilir.

Ayıklama ve İmha işlemlerinde bir kolaylık teşkil etmek üzere bütün evrak ve malzeme tür ve vasıflarına göre gruplandırılarak imha planları düzenlenir. Bu planlarda her gruptaki malzemenin ne kadar süre saklanacağı veya ne kadar süre sonra yeniden gözden geçirileceği, ne kadar süre sonra imha edileceği veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devredileceği belirtilir. İmha planları her sene gözden geçirilerek gerekli değişiklikler yapılır.

İmha olunacak malzemenin kayıt defter ve föylerindeki karşılık gelen kayıtları, kırmızı renkli ıstampa mürekkebi kullanılarak "imha edilir" damgasıyla damgalanır.

ALTINCI KlSIM

Geçici Hükümler

Geçici Madde 1- Üniversitenin kuruluşu sırasında veya daha sonra Üniversite bünyesine dahil edilen kurum ve kuruluşlardan devrolunan malzemenin ayıklama ve imha işlemleri Üniversite tarafından bu Yönetmelik hükümlerine göre yürütülür.

Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.

Bu Yönetmelik hükümleri yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümlerini Kırıkkale Üniversitesi Rektörü yürütür.