TCDD ALIM, SATIM VE İHALE YÖNETMELİĞİ

Bu Yönetmeliğin amacı, karlılık ve verimlilik ilkelerine uygun olarak, serbest rekabet yoluyla ve en uygun fiyatla Kuruluşun yararını göz önünde bulundurmak suretiyle alım, satım ve ihale işlerinin yapılmasını sağlamaktır.

Bu Yönetmelik, ihtiyaç duyulan her türlü malzeme, iş ve hizmetin alım ve satımı, üçüncü şahıslara yaptırılacak olan proje hazırlatma, etüd-proje ve kontrollük hizmetleri, imalat ve tesis yapımı, taşıtma, yükleme, boşaltma ve benzeri iş ve hizmet alım ve satımına, reklam, acentelik işlerine, Know-how ve lisans anlaşmalarına ilişkin işlemlerin yürütülmesini kapsar.

TCDD İnşaat İşleri İhale Yönetmeliği; TCDD Taşınmaz Mallar İhale Yönetmeliği ile TCDD Sigorta İşleri Yönetmeliği TCDD Kira İşleri Hakkında 1801 No.lu Genel Emir hükümleri, bu Yönetmeliğin kapsamı dışındadır.

Bu Yönetmelikte geçen;

Kuruluş : TCDD'yi,

TCDD : Türkiye Cumhuriyeti Devlet Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğünü,

Genel Müdürlük : TCDD Genel Müdürlüğü'nü,

Yüklenici: Üzerine ihale yapılan istekli ve isteklileri,

Ünite : Daire Başkanlıkları, Bölge Başmüdürlükleri, Liman İşletme Müdürlükleri, Fabrika Müdürlükleri, Hastane Başhekimlikleri ve Vangölü Feribot İşletme Müdürlüğünü,

İşyeri : Ünitelerdeki sarfyeri amirliklerini,

ifade eder.

Aşağıda yazılı hal ve işlerin alım, satım ve ihalesinde, 9 uncu maddedeki yetki limitleri içinde kalmak ve bendlerinde belirtilen sınırlamalara uyulmak kaydıyla, bu Yönetmelik hükümleri uygulanmayabilir. Bu husustaki karar ve yürütme 9 uncu maddede belirtilen yetkililere aittir.

– Alt Komisyon; talep sahibi dairenin bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısının Başkanlığında kurulur.

– Alt Komisyonun asli üyeleri; Mali İşler Dairesi Başkanlığı, Malzeme Dairesi Başkanlığı ile Hukuk Müşavirliği temsilcileridir. Diğer üyeler konunun özelliğine göre, ilgili Genel Müdür Yardımcısının önerisi üzerine Genel Müdür tarafından görevlendirilir.

– Üst Komisyon, tüm Genel Müdür Yardımcıları, Hukuk Müşavirlerinden birisi, Mali İşler Dairesi, Malzeme Dairesi ve ilgili Dairelerin Başkanlarından oluşur.

– İhale zarfları Üst Komisyon tarafından açılır ve sonuçlandırılır.

Alt Komisyon, idari ve teknik şartnamenin hazırlanmasını, üst komisyonca açılan tekliflerin; teknik, idari ve mali yönden değerlendirilmesini yaparak raporunu üst komisyona sunar.

– Üst Komisyona, alt komisyon başkanı olan Genel Müdür Yardımcısı başkanlık yapar.

Alım, satım ve ihale işleri bu Yönetmelik hükümlerine göre aşağıda yazılı sürekli veya geçici olarak oluşturulan komisyonlar tarafından yürütülür.

Bu şekilde kurulacak komisyonların pazarlık, mutemet eliyle satın alma ve ihale kararı verme yetkileri, Genel Müdürlükçe Komisyonun kuruluşu sırasında saptanır. Genel Müdürlüğün 9 uncu maddedeki yetki limitleri dışında sürekli veya geçici nitelikte alım, satım ve ihale komisyonları, Yönetim Kurulunca kurulur.

Komisyonlar

Alım, satım ve ihale onayına göre, bu Yönetmeliğin kapsamına giren işler için;

Bu dosyaya idari ve teknik şartnameler ile eklerini ve sözleşme tasarısını da koyar.

Alım, Satım ve İhale Komisyonlarının Teklifleri İncelemesi, Teknik İnceleme Komisyonlarının Kurulması ve Görevleri

Alım, satım ve ihale komisyonlarının teklifleri incelemesi, teknik inceleme komisyonlarının kurulması ve görevleri aşağıdaki şekildedir;

Teknik İnceleme Komisyonu Başkanı; tekliflerin incelenip en kısa zamanda sonuca bağlanmasını sağlar. Teknik inceleme komisyonlarınca tamamlayıcı bilgi edinilmesi gerekli görüldüğünde, teklifin özü değişmemek kaydı ile teklif sahibinden, bilgi, belge veya örnek istenebilir.

İhale onaylanıp kesinleşmeden önce hiçbir teklif sahibine teklif değerlendirme sonuçlan ve durumları hakkında bilgi verilmez.

Komisyona katılan üyelerin herbiri, varılan sonuçlar hakkında düzenlenen raporu imzalar. Ayrı görüşte olan üye, raporu karşı kayıtla imzalar. Ancak, bu taktirde görüşünün gerekçesini karar tarihini takip eden günün mesai saati bitimine kadar yazılı olarak teklif inceleme komisyonu başkanına teslim etmek zorundadır.

Bu yazı rapora eklenir. Bütün üyelerce imzalanarak tamamlanan rapor teknik inceleme komisyonunu kurduran ünite amiri tarafından alım, satım ve ihale komisyonu başkanlığına kapalı zarfla gönderilir.

Yetkiler;

1 — Yönetim Kurulu, bütün alım, satım ve ihale Komisyonlarına,

2 — Genel Müdür ve Malzeme Dairesinin bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısı, 5 inci maddenin "c" bendinde belirtilen özel komisyonlar dışındaki bütün alım, satım ve ihale komisyonlarına,

3 — Malzeme Dairesi Başkanı, 5 inci maddenin "b" ve "c" bendinde belirtilen özel komisyonlar dışındaki bütün alım, satım ve ihale komisyonlarına,

4 — (Değişik:RG-28/8/2002-24860) Fabrika Müdürleri, Grup Müdürleri, Liman İşletme Müdürleri, Van Gölü Feribot İşletme Müdürü, Hastane Başhekimleri ve Genel Müdürlükçe 5 inci maddenin (b) bendi gereğince kurulacak komisyonların bulunduğu ünite başkanları, kendi Alım, Satım ve İhale Komisyonlarına,

5 — Bütün Komisyonların Başkanları;

Kendi satınalma mutemetlerine, her yıl Kuruluş bütçesinde belirlenen parasal tutarlara kadar alım, satım ve ihale izni vermeye,

Kararları onaylamaya ve sözleşme yapma izni vermeye veya sözleşme imzalamaya,

yetkilidir.

Verilen yetkilere ait karar tasdiki ve değişiklik, sadece yetki veren makam veya üst makamlarca yapılır.

Alım, satım ve ihale ön hazırlığı üç aşamada gerçekleşir.

Hukuk Müşavirliği, Malzeme Dairesi ve Mali İşler Dairesinin işbirliği ile tip olarak sipariş mektubu, sözleşme ve idari şartname örnekleri hazırlanır.

Tip olarak hazırlanan ve Yönetim Kurulunca onaylanan bu örnekler bütün komisyonlarca kullanılır. Teslim süresi en çok 5 iş günü olan tekliflerin değerlendirilmesinde, yükleniciden kesin teminat almaya ve sözleşme imzalamaya gerek görülmeden, damga vergisi yükleniciye ait olmak üzere, sipariş mektubu (9012 model) düzenlenir. Garanti süresi olan veya teslim edildiği gün muayenesi mümkün olmayan malzemeye bu hüküm uygulanmaz. Teslimat yapılmadığı takdirde, geçici teminat irad kaydedilir.

Teknik Şartnameler, ilgili ünitelerce, gerektiğinde Kuruluş dışından da katılacak en az 3 uzmandan oluşan bir heyet tarafından hazırlanır.

Teknik Şartnamenin hazırlanması ve güncelleştirilmesinde TSE Standartları ile teknik gelişmeler gözönünde bulundurulur. Yukarıda belirtilen esaslara göre hazırlanmış Teknik Şartnameler ve Teknik Şartnamelerde yapılacak değişiklikler, merkezde Genel Müdürlüğün, taşrada ise, ilgili ünite amirinin onayı ile yürürlüğe girer.

Özellik taşımayan ve tüketimi sürekli olan malzemeler için teknik şartnameler, Malzeme Dairesince hazırlanır ve ünitelere duyurulur.

Teknik Şartnameler, rekabeti ortadan kaldıracak şekilde belli bir marka, sistem ve patenti hedef tutacak biçimde hazırlanamaz.

13 üncü Maddede belirtilen alım, satım ve ihale yöntem ve şekillerinden seçimi uygun görülecek birisine göre hazırlanmış alım, satım ve ihale şartname dosyası, hukuki, mali, teknik ve ticari hükümleri taşıyan ve alıcı ile satıcının hak ve yükümlülüklerini içeren bir dosya olup, belli bir marka, sistem ve patenti hedef tutacak biçimde hazırlanamaz.

Şartname dosyası:

1 — Sipariş mektubu veya sözleşme örneği,

2 — İdari Şartname,

3 — Teknik Şartname,

4 — İşin gereğine göre varsa resim, plan veya örnek,

5 — İş gerektiriyor ise, teminat mektubu örneğinden

oluşur.

İhaleye katılabilmek için, isteklilerden aşağıdaki belge ve koşullardan işin önemine ve niteliğine göre şartnamesinde belirtilenler aranır.

Ancak, Kamu Kurumu ve Kuruluşlarından, aşağıda sayılan belge ve koşullardan gerekli görülmeyenler aranmayabilir.

Yeterlilik belgesi istenmesi durumunda,

belgeler istenilecektir.

Alım, satım ve ihaleye esas olmak üzere, komisyonlar tarafından düzenlenen şartname dosyalan, saptanacak bir ücret karşılığı vezneler, gar müdürlükleri ve istasyon şefliklerince isteyenlere satılır.

Bu Yönetmelik ile ilgili alım, satım ve ihale işleri aşağıdaki yöntemlerle yapılır.

I — Kapalı Zarf Yöntemi,

Bu Yönetmelikte yazılı alım, satım ve ihalelerde kapalı zarf yönteminin uygulanması esastır.

Kapalı Zarf Yönteminde teklifler yazılı olarak yapılır ve tekliflerinin orijinal olması esastır. Ancak yurt dışı ihalelerde, zarfların açıldığı günden itibaren beş gün içinde orijinalleri gönderilmek kaydıyla, kapalı zarf içinde telefaks teklifler de kabul edilir.

Teklif mektubu, bir zarf içerisine konulup kapatıldıktan sonra, zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı ve açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir. Bu zarf geçici teminata ilişkin alındı veya banka teminat mektubu ve istenilen diğer belgeler ile birlikte ikinci bir zarfa konularak kapatılır. Dış zarfın üzerine yalnız teklif mektubunun hangi işe ait olduğu yazılır.

1 — İşin cins ve miktarının belirlenmiş olması,

2 — Şartnamenin okunup tümünün kabul edildiğinin belirtilmiş olması,

3 — Teklif edilen fiyatın rakam ve yazı ile açık olarak yazılmış olması,

4 — Teslim süresi ve yerinin belirtilmiş olması,

5 — Açık adresli ve imzalı olması,

6 — Kazıntı ve silinti olmaması, gereklidir.

Teklif mektupları belirtilen gün ve saate kadar komisyona verilir. Alınan teklifler bir tutanakla tespit edilir. Posta ile gönderilen teklif mektuplarının belirtilen gün ve saate kadar komisyona gelmiş olması gerekir. Bu saatten sonra gelen teklif mektupları kabul edilmez. Postada gecikmiş teklifler dikkate alınmaz. Komisyona verilen teklifler herhangi bir sebeple geri alınmaz ve ek teklif kabul edilmez.

Kapalı zarf yöntemi ile yapılan ihalelerde, tek teklif alınması ve teklif edilen bu bedelin komisyonca uygun görülmemesi veya yeniden ihaleye çıkılmasında yarar bulunmadığının anlaşılması halinde, 9 uncu maddedeki yetkililerden onay alınmaksızın pazarlık yapılır.

Teklif Mektuplarında

1 — İstenilen teminatın verilmemiş olması,

2 — Fiyatın bildirilmemiş olması veya kuşkuya, yanlış anlayışa meydan verecek şekilde yazılmış olması,

3 — Tekliflerin imzasız olması durumlarında teklif geçersiz sayılır.

Şartnamesinde yazılı olup, tekliflerle birlikte verilmesi gereken ticaret odası ve/veya sanayi odası ve/veya meslek odası belgesi, yeterlilik belgesi, vekaletnamenin teklif zarfından çıkmaması, şartname hükümlerinin okunup aynen kabul edildiğinin, teslim süresinin teklif mektubuna yazılmamış olması ve geçici teminatlardaki _%_ 20'ye kadar eksiklikler Komisyonca oturuma katılan istekliler huzurunda teklifi eksik olan istekliye tamamlattırabilir.

Görülen eksik teklifler, komisyon huzurunda teklif sahibince tamamlanmadığı veya isteklinin komisyonda bulunmaması nedeniyle ikmal edilmediği takdirde, bu gibi eksik teklifler geçersiz sayılır.

Ancak, teklife yapıştırılması gerekli olan pullardaki eksiklikler, istekli komisyonda hazır değilse bile eksik pul, komisyonca yapıştırılmak suretiyle teklif geçerli sayılır.

II — Sınırlı Teklif Alma Yöntemi

Teknik liyakat ve yetenekleri bilinen tecrübeli firmalardan teklif alınarak 9 uncu maddede belirtilen yetkililerin onayı ile gerçekleştirilecek alım, satım ve ihaleler için uygulanır.

Ehliyet belgeleri, mali yeterlik, iş durumları ve mamulleri gözönünde tutularak teklif istenecek firmaların veya uzmanların isimleri 9 uncu maddede belirlenen yetkililerin onayı ile tespit edilir.

Sınırlı teklifalma için hazırlanacak şartname dosyası en az üç firmaya gönderilir. Bu yöntemde de teminat, diğer yöntemlerdeki gibi istenir.

Sınırlı teklifalma yöntemi, gerek iç gerekse dış piyasadan yapılacak alım veya satımlar için uygulanır.

Komisyonlar, firmalara 16 ncı maddede belirtilen teklif isteme şekillerinden biri ile duyurma yaparlar. Bununla beraber, sınırlı teklif alma yöntemi uygulamasından evvel, yararlı veya gerekli görüldüğü takdirde, firmaları bir ön seçime tabi tutmak için gazete veya diğer ilan yollarına başvurulurak, firmalardan kendilerini, malzeme, iş ve hizmetlerini tanıtmaları maksadıyla fiyatsız teklifler alınabilir.

Sınırlı teklifalma yönteminde, kapalı zarf yönteminde olduğu gibi iki zarf kullanılması zorunluluğu yoktur. Şartnamesinde istenilen belgelerle teklif mektubu bir zarf içerisine konularak gizliliği bozulmayacak şekilde kapatıldıktan sonra, hangi işe ait olduğu zarf üzerine yazılarak, isteklinin teklif zarfını göndermesi veya elden vermesi yeterlidir.

Şartnamesinde belirlenen gün ve saatte komisyon (Başkan ve üyeler) oturuma geçer. Toplantıya katılmak üzere gelen istekliler toplantı salonuna alınırlar.

Belirlenmiş gün ve saate kadar kaç teklif alınmış olduğu istekliler önünde bir tutanakla saptanır. İlan ve şartnamesinde bazı belgeler istenilmiş ise bu belgeler ile teklif mektupları 13 üncü maddenin 1/g ve 1/h bentlerindeki esaslara göre gözden geçirilir.

Yukarıda zikredilenler dışında 13 üncü maddenin 1/d bendindeki hususlara aynen uyulur.

İhale kesinleştikten sonra, ihale, üzerinde kalan iştirakçiye tebliğ edilir. Teklif veren diğer firmalara da ileride yapılacak alımlarda rekabeti artırmak ve daha yararlı teklifler elde edebilmek amacıyla ihaleyi kazanan firma ve ülke adı ile yapılan ihalenin fiyat ve koşulları bir mektupla bildirilebilir.

13 üncü maddenin 1/f bendi Sınırlı Teklifalma Yöntemi için de geçerlidir.

III — Açık Eksiltme veya Artırma Yöntemi

Kapalı zarf veya sınırlı teklifalma yöntemleriyle sonuçlandırılamayan veya bu yöntemlerle sonuçlandırılmasında fayda umulmayan alım ve satımlar için, 9 uncu maddede belirlenen yetkililerin onayı ile açık eksiltme veya artırma yöntemi uygulanır.

Bu yöntemle iştirakçiler, tekliflerini genellikle sözlü olarak komisyona bildirirler. Bu türlü teklifler, pey sürme olarak adlandırılır. İsteklinin açık eksiltme veya artırmanın yapılacağı yere istenilen teminat ve belgelerle gelmesi gerekir. Bizzat iştiraki mümkün olmayan istekli veya istekliler, peylerini ve istenilen teminat ve belgelerini, mektupla eksiltme veya artırmanın yapılacağı gün ve saate kadar komisyona gönderebilirler.

Komisyonca, daha önce şartnamesinde belirlenmiş ve ilan yöntemlerinden biri veya birkaçı ile ilgililere duyurulmuş olan açık eksiltme veya artırmanın yapılacağı gün ve saatte komisyon oturuma geçer. İstekliler komisyon toplantı salonuna çağrılırlar.

Eksiltme veya artırmaya girebilme koşullarından, şartnamesinde ön görülen belgeler, kendilerinden, istenilerek tamam olup olmadıkları incelenir. Verdikleri teminat ve belgeleri eksiksiz olan isteklilerin, isim ve adresleri sıra ile yazılarak, kaç kişi oldukları bir tutanakla saptanır. İsteklilerden istenilen teminat ve belgeler yönünden oturuma katılmaya engel durumu olanlar, gerekçeleri tutanakla açıklanmak suretiyle oturumdan çıkarılırlar.

Oturuma katılmaları uygun görülenlere, eksiltme veya artırmaya ilişkin şartname okunur, anlaşılmamış bir husus varsa, komisyonca açıklanır. Şartname hükümlerini tamamen bildiklerine ve bu hükümleri aynen kabul ettiklerine ilişkin bir not, şartnamenin son bölümüne yazılarak, her istekliye ayrı ayrı imza ettirilir.

Tutanaktaki sıraya göre, her iştirakçiye malzeme, iş veya hizmetin teslim veya tesellüm yeri ile teslim veya tesellüm süresi birer birer sorulup, tutanaktaki isimlerin yanına yazılır.

Bu işlemlerden sonra, tutanaktaki sıraya göre, fiyat vermeye (pey sürmeye) çağırılırlar. Verilen fiyatlar, komisyonca tutulacak açık eksiltme veya artırma tutanağına yazıyla geçirilir.

Fiyat vermekten çekilen iştirakçinin, çekildiğine dair son verdiği fiyat karşısına, "çekildim" notu yazılır. İmzası alınmak suretiyle, ihaleden çekildiği saptanır.

Eksiltmede en düşük, artırmada ise en yüksek fiyat veren tek iştirakçi kalıncaya kadar, bu işleme devam olunur.

Bu yöntemde, iştirakçilerden birinin verdiği fiyatı, diğeri veya diğerleri kırmak veya artırmak durumundadırlar.

Mektupla pey alındığında, komisyonca eksiltmede en düşük, arttırmada ise en yüksek fiyat oluşana kadar, pey mektupları açılmaz.

Eksiltmede en düşük, artırmada en yüksek fiyat oluşunca, pey mektupları açılır. Teminat ve belgeleri incelenir, şartname hükümlerini kabul edip etmedikleri aranır. Bu hususlar tamam ise fiyatlara bakılır.

Açık eksiltmede, mektuptaki fiyat eksiltmede oluşan en düşük fiyattan pahalı ise, hakkını kaybetmiş sayılarak tutanağa geçirilir. Şayet düşük ise, eksiltme anında en düşük fiyatı veren iştirakçiye, yeniden pey sürme hakkı tanınır. Bu iştirakçi, gönderilen mektuptan çıkan peyi de kırdığı takdirde ihaleyi kazanır. Kıramaz ise, eksiltmeden çekilir. Bu takdirde ihale, mektuptan çıkan peyin sahibinde kalır.

Açık artırmada da bu işlemin, en yüksek fiyatı veren iştirakçiye nazaran, mektuptan çıkacak pey'in daha yüksek olması halinde, bu fiyatı da artırıp artıramayacağı hususunda, artırmada en yüksek fiyatı veren iştirakçiye, pey sürme hakkı verilir.

Bu iştirakçi gönderilen mektuptan çıkan peyi de arttırdığı takdirde ihaleyi kazanır. Artıramaz ise artırmadan çekilir. Bu takdirde ihale mektuptan çıkan peyin sahibinde kalır.

Eksiltmede en düşük, artırmada en yüksek fiyatı veren, tek iştirakçi kaldığında, işin oluşan bu fiyatla kabul edildiğine dair tutanak üzerine, pul yapıştırılır ve iştirakçinin imzası alınır.

Eksiltme veya artırmadan, müracaat tek ise veya muhtelif nedenlerle eksiltme dışı bırakılan firmalardan soma tek firma kaldığı takdirde, komisyon pazarlık yapar.

Bu durumda, 9 uncu maddedeki yetkililerin onayına gerek yoktur.

Eksiltmede verilen en düşük, artırmada verilen en yüksek fiyat, komisyonca yeterli görüldüğü takdirde, işin en uygun teklifi veren iştirakçiye ihalesi kararlaştırılır.

IV. Pazarlık Yöntemi

Alım, satım ve ihale işlerinin pazarlıkla yapılabilmesi için aşağıdaki durumlardan en az birinin bulunması zorunludur.

1 — Kapak zarf, sınırlı teklif alma, açık eksiltme veya artırma yöntemleri ile sonuç alınamaması,

2 — Malzeme, iş ve hizmetin özelliği veya önemi itibariyle, satın almanın belirli bir yükleniciden yapılmasının lüzumu, malzeme, iş ve hizmetin eksiltmeye konulmasında fayda görülmemesi,

3 — Malzeme, iş ve hizmetin borsaya tabi olması,

4 — Malzeme, iş ve hizmetin ivedilikle alınması ve yapılmasının zorunluluğu, bu durumlarda, 9 uncu maddede belirlenen yetkililerin onayı ile pazarlık yapılabilir.

Pazarlık yönteminde teklif yazılı mektup şeklinde verilmez. Bu yöntemle bir tarafta komisyon, diğer tarafta satıcı veya alıcı karşılıklı ve sözlü olarak işin her yönünü tartışarak, fiyat ve diğer koşullar üzerinde anlaşmaya çalışırlar.

Pazarlık Yönteminde Oturum

Komisyonca, daha önce şartnamesinde belirlenmiş ve ilgiliye duyurulmuş olan pazarlığın yapılacağı gün ve saatte komisyon (başkan ve üyeler) oturuma geçer. Oturum yeri, komisyonun, alışılagelmiş toplantı yeri olacağı gibi, parasal değeri küçük veya tek kimse elinde olan işlerde, komisyonca belirtilecek pazarlık yerine gelinmeyeceğinin anlaşılması halinde, komisyonun, satıcı veya alıcının ticaret yerine giderek pazarlık yapması şekli de uygulanabilir.

Komisyon toplantısına alman istekli veya isteklilerden, pazarlık yöntemi, eksiltme veya artırmaya girebilme koşullarından, şartnamesinde sayılan belgeler ile teminat istenilmiş ise, kendilerinden alınarak tamam olup olmadıkları incelenir ve pazarlık tutanağına geçirilir.

Verdiği belgeler eksiksiz olan istekli veya isteklilere, pazarlık şartnamesi okunarak, anlaşılmayan hususlar varsa açıklanır. Şartnameyi aynen kabul ettiklerine dair şartnamenin son bölümüne yazılan bir not, pazarlığa başlanmadan önce her istekliye ayrı ayrı imza ettirilir. Şartnamesinde herhangi bir hüküm bulunmadığı takdirde, her istekliden malzeme, iş ve hizmetin teslim veya tesellüm yeri ile süresi, pazarlığa başlanmadan önce sorularak, pazarlık tutanağına yazılır.

Bu işlemlerden sonra, Komisyon her iştirakçi ile ayrı ayrı pazarlık eder. Pazarlık sırasında her iştirakçinin vereceği ilk ve son fiyatlar, pazarlık tutanağına yazılır. Son verdikleri fiyatların yanına, işi kabul ettikleri yazılarak, imzaları alınır. Pazarlık sonucu belirlenen fiyat ve koşullar uygun bulunursa, ihalesine karar verilir. Pazarlık konusu işlerde, teknik ve idari incelemeyi gerektiren hususlar meydana çıktığında, incelenmek üzere, alım, satım ve ihale komisyonlarınca, ilgili uzmanlar görevlendirilir.

V — Mutemet Eliyle Satın Alma Yöntemi

Trenlerin trafik güvenliği ile ilgili veya gecikmesi sakıncalı olan küçük ve tutan önemsiz malzemenin rayiç bedelleri ile alımlarında uygulanır.

Bu yöntemde, şartname yapılmasına, ilan verilmesine, satıcılardan teklif alınmasına ve alım kararı verilmesine gerek yoktur.

Bu işleri yapacak mutemedi komisyon başkanları seçer. Komisyon gerek görürse, mutemedi bir uzman veya örnek ile, şayet alınacak malzeme, iş ve hizmeti biliyorsa yalnız başına piyasaya gönderir. Mutemet piyasa araştırması yaparak en uygun nitelikli malzeme, iş ve hizmeti bulur ve alır.

Alınan malzeme, iş ve hizmetin karşılığı, mutemette bulunan döner iş avansından hemen ödenebilir. Bu takdirde, komisyon adına alınacak faturaya "bedeli ödenmiştir" notu yazdırılır. Mutemette para olmadığı veya firma, alınan malzeme, iş ve hizmetin bedelinin daha sonra ödenmesini kabul ettiği takdirde, bedeli sonra ödenmek üzere, malzeme, iş ve hizmet ile birlikte alınır. Alınan malzeme, iş ve hizmet yerine tesellüm tutanağı karşılığında teslim edilir.

Malzeme, iş ve hizmet faturasının uygun bir yerine "yapılan harcama uygundur" notu yazılarak komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Tesellüm tutanağı faturalar ile birleştirilerek, malzeme, iş ve hizmetin tutan döner iş avansından ödenmiş ise, avans mahsubu yapılır.

Malzeme iş ve hizmetin tutarı firmaya ödenmemiş ise, bu kez ödemesi yapılır.

Kapalı zarf veya sınırlı teklif alma yöntemine göre yapılan alım ve satımlarda, ihale kararının onaylanmasından önce ihaleye katılan firmalardan teknik incelemenin tamamlanmasından sonra uygun bulunanların teklif fiyatları arasında en ucuz firmanın teklif fiyatına göre % 10 a kadar fark olduğunun belirlenmesi halinde 9 uncu maddede yazılı mercilerden yeni bir yetki alınmasına gerek kalmadan, ilgili komisyonca sözkonusu firmalar ile açık eksiltme yapılır. Bilahare son firma ile pazarlık yapılabilir.

İlan, nitelik, özellik, mahiyet ve önemine göre, alım ve satımın uygun araçlarla ilgililere duyurulmasıdır.

İlanlarda şartname dosyası dikkate alınarak;

belirtilir.

Gerekçeleri alım, satım ve ihale izninde belirtilen işler, ilgililere teklif isteme şekli ile duyurulur.

Önceden o işle uğraşları kuruluşça bilinen firmalardan, komisyonların belirleyeceği bir süre içinde yazılı olarak teklif gönderilmesi istenir.

Teklif isteme mektuplarında, alınacak veya satılacak malzeme ve hizmetin veya yaptırılacak işin türü, miktarı, ölçü ve özellikleri gibi ana bilgiler, açık ve seçik yazılır.

Ayrıca durumuna göre, alım, satım ve ihale dosyası eklenebilir.

Satmalına memurları, piyasada o işle ilgili firmaları dolaşmak, şartname vermek veya örneğini göstermek suretiyle, konuyu ilgililere duyururlar ve belirli gün ve saate kadar işle ilgili olarak teklif mektuplarının komisyona verilmesi gerektiğini bildirerek imzalarını alırlar.

İlan veya Teklif İstenildikten Sonra İlan, Şartname ve Eklerinde Değişiklik Yapılması

İlan yapıldıktan veya teklif istenildikten sonra ilanlarda, şartnamelerde ve eklerinde değişiklik yapılması zorunlu olduğu hallerde, son durum gerekirse yeniden ilan edilir ve şartname alanlara, teklif istenenlere ve ilgililere mutlaka yazılı olarak bildirilir ve icap ediyorsa, yeterli süre verilir.

Eksiltme veya artırma için, komisyonca saptanan gün herhangi bir nedenle tatil gününe rastlarsa, eksiltme veya artırma yeniden ilana gerek kalmaksızın tatili izleyen ilk iş gününde ve aynı saatte yapılır.

Genellikle uygulanan teminat türleri aşağıda belirtilmiştir,

İhaleye gireceklerden tekliflerin güvenilirliğini sağlamak amacıyla ihalenin garantisi olarak % 3 oranında geçici teminat alınır.

İhalenin, iç ve dış piyasaya yönelik çıkılması durumunda, iç piyasadan döviz bazında teklif veren firmaların teminatları da döviz cinsinden olacaktır. Döviz yerine Türk Lirası olarak teminat vermek isteyen firmalar, teminatlarını, teminat tutarının % 20 fazlasıyla vereceklerdir. Aksi takdirde teklifleri değerlendirme dışı tutulacaktır.

Geçici teminat banka mektubu olarak verildiği takdirde, ihale sonucunun bildirilme süresi ile geçici teminatın kesin teminata çevrilmesi ve sözleşmenin imzalanmasına yetecek bir süre için geçerli olmalıdır.

Yükümlülüğün, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yapılmasını sağlamak amacıyla, sözleşmenin yapılmasından önce, yükleniciden % 6 dan az olmamak üzere % 10’a kadar, sözleşmedeki para cinsi üzerinden kesin teminat alınır. Kesin teminat, banka mektubu olarak verildiği takdirde, süresiz olarak düzenlenmiş olması esastır. Kesin teminat miktarı 9 uncu maddede belirtilen yetkililerce belirtilmemişse, ilgili komisyon tarafından tespit edilir.

Etüt, proje, kontrollük ve müşavirlik hizmetleri ile yapım işlerinde, sözleşmesinde kabul edilen oranda artış olduğu takdirde, artış oranı için ayrıca teminat alınır.

Ancak, süresiz teminat veremeyen yurt dışı firmalar için yapılacak sözleşmenin teslim süresini ve yükümlülüğün tamamlanmasını aşan bir süre için geçerli olmak koşulu ile bu firmaların verecekleri, sürekli kesin teminat mektuplarının süre bitiminden önce, TCDD'ce bankaya yapılacak başvuruda, bu teminat süresinin gerektiği kadar uzatılabileceğine dair bir hükmü taşıması halinde bu tür teminat mektupları mukaveleyi yapan ve yürüten ünitelerce kabul edilebilir.

Geçici teminat, nakit veya muteber belge olarak verilmiş ise, bu teminat tamamlanmak suretiyle kesin teminata çevrilebilir.

Sözleşme hükümlerine dayanılarak yükleniciye ödenecek avansın garantisi olmak üzere, yükleniciden avansa eşit miktarda resmi formüle uygun teminat mektubu alınır.

Yükümlülüğün sözleşme hükümlerine göre yerine getirilmesi tarihinden itibaren, belirli bir süre, yükümlülük konusu malzeme veya tesisin imalat, donatım ve işçilikten doğan kusur ve hatalarını düzeltmek, değiştirmek veya yenilemek için, şartnamede gösterilen miktar veya oranda alınan teminatlardır.

Bu teminat;

21 inci maddede yazılı teminatlar,

Taahhüdün yerine getirilmesinden sonra kesin teminat imalat garantisine dönüştürülebilir veya firmanın noter tasdikli imalat garanti mektubu,

4 üncü maddede yazılı işlerin özelliğine göre işin niteliği teminat alınmamasını gerektiriyorsa, bu husus 9 uncu maddede belirtilen yetkililerin gerekçeli onayı ile kararlaştırılır.

Geçerli Olan Teminat

Para veya devlet tahvilleri olarak alındı karşılığında veznelere yatırılmış bulunan teminatlar, bu işe ilişkin vezne alındısının uygun bir yerine "geri verilmesinde sakınca yoktur" notu konulmak ve komisyon başkanı ile bir üye tarafından imzalanmak koşulu ile teminat ilgili muhasebe veznesince geri verilir. Teminat banka mektubu olduğu takdirde, ilgiliye imza karşılığı elden verilebileceği gibi, taahhütlü mektupla da sahibine veya düzenleyen bankaya geri gönderilebilir.

Geçici teminat, kendilerine ihale yapılmayacak iştirakçilere (ihale yapılmıyacağının kesin olarak anlaşılması halinde) hemen, incelemeyi gerektiren durumlarda ise inceleme sonunda komisyon tarafından geri verilir.

Üzerinde ihale kalan iştirakçinin geçici teminatı sözleşmenin imza edilmesi ve kesin teminatın alınmasına kadar geri verilmez.

Teklif fiyatlarında veya koşullarında, tekliflerin açılmasından sonra kesin olarak, hiçbir artırma, indirim, miktar azaltması veya herhangi bir değişikliğe izin verilmez.

Ancak tekliflerin incelenmesinde firmalardan tamamlayıcı bilgi istemek zorunluluğu duyulduğunda, komisyonlar iştirakçilerden açıklayıcı bilgi isteyebilirler.

Bu açıklamalarda kesinlikle teklifin özü veya verilen fiyat değiştirilemez.

Teklif zarfları açıldıktan veya fiyatlar saptandıktan sonra iştirakçiler şartnamede kayıtlı opsiyon süresi içinde tekliflerinden geri dönemezler.

Satınalmaya esas olan teknik ve ticari şartnameler ile bunlara dayanılarak akdedilecek sözleşme hükümleri arasında aykırılık olduğu takdirde, bunlardan Kuruluş lehine olanlar tatbik olunur.

Emanet yöntemi ile yapılmasında gerekli ve fayda görülen işlerde, emanet heyetleri tarafından yapılacak işlere ait genel emir ve yönetmelik hükümleri uygulanır.

Fesih hükümleri aşağıdaki hallerde ve şekilde uygulanır.

Sözleşme yapıldıktan sonra, yüklenicinin taahhüdünden vazgeçmesi veya taahhüdünü şartname ve sözleşme hükümlerine göre kısmen veya tamamen yerine getirmemesi üzerine, kuruluşun, cezalı olarak en az 10 gün daha süreli ve nedenleri açıkça belirtilen ihtarına rağmen aynı durumun devam etmesi halinde, ayrıca protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın kesin teminatı irad kaydedilir. Ve sözleşme fesh edilerek hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir. Gelir kaydedilen kesin teminat yüklenicinin borcuna mahsup edilemez.

Yüklenicilerle aktedilen sözleşmenin uygulanmasında ve fesih halinde öncelikle sözleşme hükümlerine, sözleşmede hüküm bulunmaması halinde, Borçlar Kanunu ve diğer meri mevzuata göre işlem yapılır.

Bu hallerde ayrıca, yüklenici nam ve hesabına ihaleye çıkılmaz. İrad kaydolunan teminat cezai şartlara mahsup edilmez. Yüklenicinin borç ve alacağı tasfiye edilir. Yükleniciler aktin fesih tarihinden itibaren 1 yıl süre ile Kuruluşumuz ihalelerine iştirak ettirilmezler.

Yüklenici askeri hizmete çağrıldığını ileri sürerek taahhütten vazgeçemez. Aksi takdirde sözleşme feshedilir ve teminat irad kaydedilir.

TCDD'nin ihale edeceği mal ve hizmetlere ait firmalardan gelecek teklif mektupları proforma faturalar ve bunlar üzerinde verilecek kararlar, yapılacak yazışmalar gizlidir.

Bu işlemler ile ilgili hususları açıklayan veya gizlilik icaplarına uymayan TCDD personeli, menfaat karşılığı olmasa dahi TCDD Personel Yönetmeliği, toplu sözleşme ve ilgili kanun hükümlerine göre cezalandırılır.

19/11/1992 tarih ve 21410 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "TCDD Alım ve Satım Yönetmeliği" ve değişiklikleri yürürlükten kaldırılmıştır.

Geçici Madde 1 — Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce başlamış bulunan bütün işler bağlı oldukları eski hükümlere göre sonuçlandırılır.

Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Bu Yönetmelik hükümlerini TCDD Genel Müdürü yürütür.

____________

_(1)__15/11/2003 tarihli ve 25290 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Türkiye Cumhuriyeti Devlet Demiryollari Işletmesi Genel Müdürlüğünün 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3/G Maddesi Uyarınca Yapacağı Mal ve Hizmet Alımlarında Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile, bu yönetmeliğin _mal ve hizmet alımlarına_ ait hükümleri _yürürlükten kaldırılmıştır_._

_(2)__Düzeltme :RG-26/9/1996-22769_