Hizmet Alımı İhalesinde Referans Mektubu Eksikliği Sonucu Değerlendirme Dışı Kalma - KİK Kararı: 2008/UH.I-4825 (1 Aralık 2008)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2008/076
Gündem No : 11
Karar Tarihi : 01.12.2008
Karar No : 2008/UH.I-4825
BAŞVURU SAHİBİ:
İnan Müh. Tic. Ltd. Şti., Sümer-2 Sk. No:34/12 Kızılay/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
İller Bankası Genel Müdürlüğü Harita Dairesi Başkanlığı,Yeni Ziraat Mah. 14. Sok. No: 14 Dışkapı/ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2008/81315 İhale Kayıt Numaralı “Aşkale/Erzurum Sayısal Halihazır Harita Yapım Hizmeti” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

24.11.2008 tarih ve I.H.44.30.G012/2008-88E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

İller Bankası Genel Müdürlüğü Harita Dairesi Başkanlığı tarafından 11.08.2008 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Aşkale/Erzurum Sayısal Halihazır Harita Yapım Hizmeti” ihalesine ilişkin olarak İnan Müh. Tic. Ltd. Şti.’nin 19.09.2008 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 15.10.2008 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 22.10.2008 tarih ve 29420 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.10.2008 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi gereğince düzeltici işlem tesis edilmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; başvuru konusu ihaleye teklif verdikleri, banka referans mektubunun olmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldıkları, teklif dosyalarında referans mektubu ve teyidi var olduğu halde yok denilmesinin anlaşılamadığı, ihale komisyonunun ihale anında teklif dosyalarındaki evrakları tek tek okuyarak tutanaklara geçirdiği, referans mektubunun varlığının tutanaklarda belirtildiği, ihaleden sonraki günlerde idare yetkilileri tarafından referans mektubunun şeklen uygun olmadığının sözlü olarak ifade edildiği, referans mektubundaki değerlerin 4734 sayılı Kanun ve Yönetmelikte istenen şartları sağladığı, referans mektubundaki şekli eksikliğin ihalenin esasını etkilemeyeceği iddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdari Şartnamenin 7.2.1 maddesinde; “Teklif edilen bedelin % 5’ inden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenecek tutarda, bankalar nezdindeki kullanılmamış nakit kredisi veya kullanılmamış teminat mektubu kredisini ya da serbest mevduatını gösterir, yerli veya yabancı bankalardan alınacak belge(Banka referans mektubu-KİK030.1/H) ile istekli tarafından verilecek belge(Mali durum bildirimi-KİK030.0/H). Banka referans mektubunun ihale veya son başvuru tarihinden önceki üç ay içinde düzenlenmiş olması gerekir. Gerek görüldüğünde bu belgelerin ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden teyidi idarelerce yapılır. Faks ile yapılan teyitlerin en az iki yetkilinin imzasını taşıması gerekir.”

Düzenlemesi yer almaktadır.

İhale komisyonu kararında başvuru sahibinin teklifinin ihale teklif zarfı içerisinde Banka Referans Mektubu olmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı belirtilmektedir. Başvuru sahibi tarafından teklif kapsamında 391.776 YTL tutarından kullanılmamış nakit ve 550.840 YTL teminat kredisi olduğunun belirtildiği Mali Durum Bildirimi ile İller Bankası Genel Müdürlüğüne ithafen hazırlanmış, başvuru sahibi lehine 07.08.2008 tarih ve No:DGA-3850 sayılı Referans Mektubunun Meşrutiyet Şubesince düzenlendiğinin teyit edildiğinin belirtildiği, Kredi Uzmanı ve Müdür Yardımcısı adına imzalanmış olan 07.08.2008 tarihli ilgili bankanın Genel Müdürlük Teyit Yazısının sunulduğu anlaşılmaktadır. Anılan Genel Müdürlük Teyit Yazısının altında, ilgili bankanın Meşrutiyet Şubesinin kaşesinin bulunduğu, şube ikinci müdür ve servis yetkilisi adına imzaların bulunduğu ve 391.776 YTL tutarında kullanılmamış nakit ve 550.840 YTL tutarında teminat kredisi bulunduğunun belirtildiği anlaşılmaktadır. Anılan belge her ne kadar KİK030.1/M nolu standart forma uygun olarak ve “Banka Referans Mektubu” başlığı ile verilmemiş olsa da, belgenin Banka Referans Mektubuna ilişkin şekil unsurlarını içerdiği ve isteklinin mali durumuna ilişkin bilgiler taşıdığı anlaşılmaktadır. İdare tarafından anılan belgede belirtilen bilgilerin doğru olup olmadığının tespiti amacıyla, ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden teyit yapılabilmesi de mümkündür. Belirtilen hususlar doğrultusunda, isteklinin mali durum bildirimi ekinde sunmuş olduğu ilgili şube ve genel müdürlük yetkilileri adına imzalanmış olan ve isteklinin mali durumuna ilişkin bilgilerin yer aldığı belge her ne kadar standart forma uygun olarak sunulmamış ise de banka referans mektubuna ilişkin unsurları içerdiği, bu nedenle isteklinin mali durumunu tevsik edebilecek nitelikte olan bu belgenin idare tarafından İdari Şartnamenin 7.2.1 inci maddesi uyarınca isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakit kredisi veya kullanılmamış teminat mektubu kredisini ya da serbest mevduatını gösterir nitelikte bir belge olarak değerlendirilmesi gerektiği, ayrıca idare tarafından belgede belirtilen bilgilerin doğruluğunun ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden teyidinin yapılabileceği anlaşılmıştır. Bu nedenle idare tarafından bankalar nezdindeki kullanılmamış nakit kredisi veya kullanılmamış teminat mektubu kredisini ya da serbest mevduatını gösterir bilgilerin belirtildiği ve ilgili makamlar adına imzalanmış olan belgeyi sunmuş olan isteklinin teklifinin Banka Referans Mektubu sunulmamış olması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 20 nci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

ı) Ön yeterlik veya tekliflerin değerlendirilmesi aşamasındaki işlemlerde eşit muamele yapılıp yapılmadığı yönünden yapılan incelemede;

İdari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” üst başlıklı (m) bendinde; “Ortağı olduğu veya hissedarı bulunduğu tüzel kişiliklere ilişkin beyanname” nin isteklilerce teklifleri kapsamında sunulması istenmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin Birinci Bölümünün VIII/F maddesinde, “İş Deneyim Belgesinin Başka Bir Tüzel Kişiye Kullandırılmayacağına İlişkin Taahhütname ile İsteklilerin Ortaklık ve/veya Hisseleri İçin Verecekleri Beyanname” başlığı altında;

“…b) Uygulama yönetmeliklerinde ve idari şartnamelerde ihaleye katılanların "gerçek veya tüzel kişi olması durumuna göre, ortağı olduğu şahıs şirketleri ile sermayesinin yarısından fazlasına sahip olduğu sermaye şirketlerine ilişkin beyannameyi (standart form KİK027.3/….) vermeleri zorunlu tutulmuştur. Anılan hüküm gereği söz konusu beyannamenin ihaleye katılan bütün isteklilerce verilmesi zorunlu olduğundan, isteklilerin herhangi bir ortaklık ve/veya hissesi bulunmasa dahi beyannamenin 1 numaralı dipnotu gereği "Beyanı gereken bir ortaklık ve/veya hisse mevcut bulunmamaktadır. Bu durumda değişiklik olması halinde bildirmeyi kabul ve taahhüt [ediyorum/ediyoruz]" bölümünü doldurmak suretiyle beyannameyi düzenlemeleri ve sunmaları gerekmektedir.

__

_ c) Kuruma yapılan şikayetlerden ve gönderilen yazılardan, uygulama yönetmeliklerinin ekinde yer alan İhaleye Katılacak Olanlar Tarafından Tüzel Kişiliklerdeki Ortaklık ve/veya Hisseleri İçin Verilecek Beyanname doldurulurken bazı tereddütler yaşandığı anlaşılmaktadır. Bu nedenle Beyanname doldurulurken aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:_

…

4- Bu Beyannamede tüzel kişi istekliler, kendi ortak veya hissedarlarını beyan etmeyeceklerdir.

__

5- Beyannamede beyanı gereken bir husus bulunmadığı takdirde Beyannamenin dip notunda belirtildiği şekilde ilgili kısım işaretlenecek ve ortaklık/hisse durumuna ilişkin tablo doldurulmayacaktır…” açıklamasına yer verilmiştir.

Yukarıda belirtilen Tebliğ hükmünden de anlaşıldığı üzere, uygulama yönetmeliklerinde ve idari şartnamelerde ihaleye katılanların gerçek veya tüzel kişi olması durumuna göre, ortağı olduğu şahıs şirketleri ile sermayesinin yarısından fazlasına sahip olduğu sermaye şirketlerine ilişkin beyannameyi (standart form KİK027.3/….) vermeleri zorunlu tutulduğu, söz konusu beyannamenin ihaleye katılan bütün isteklilerce verilmesi zorunlu olduğundan, isteklilerin herhangi bir ortaklık ve/veya hissesi bulunmasa dahi beyannamenin 1 numaralı dipnotu gereği "Beyanı gereken bir ortaklık ve/veya hisse mevcut bulunmamaktadır. Bu durumda değişiklik olması halinde bildirmeyi kabul ve taahhüt [ediyorum/ediyoruz]" bölümünü doldurmak suretiyle beyannameyi düzenlemeleri ve sunmaları gerekmektedir.

İhale üzerinde bırakılan Müsevitoğlu İnş. ve Tic. Ltd. Şti.’nin sunduğu ortaklık hisse beyannamesinde yer alan tabloda şirkette % 52 hissesi bulanan şirket ortağı Mehmet Müsevitoğluna ilişkin bilgilerin yer aldığı, tablonun üst kısmında da “ Aşağıda ad/unvan ve diğer bilgileri yer alan sermaye şirketlerinin sermayesinin yarısından fazlasına sahip olduğumu beyan ediyorum. Bu durumda değişiklik olması halinde bildirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum.” şeklinde yazılı olduğu, ortaklık hisse beyannamesinde varsa Müsevitoğlu İnş. ve Tic. Ltd. Şti.’nin ortağı olduğu şahıs şirketleri ile sermayesinin yarısından fazlasına sahip olduğu sermaye şirketlerine ilişkin bilgilerin doldurulması yerine şirkette % 50 den fazla pay sahibi olan Mehmet Müsevitoğluna ilişkin bilgilere yer verilmesi nedeniyle ortaklık hisse beyanının mevzuata uygun olmadığından kabul edilemeyeceği sonucuna varıldığından Müsevitoğlu İnş. ve Tic. Ltd. Şti.’nin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendi gereğince düzeltici işlem tesis edilmesine,

Oybirliği ile karar verildi.