KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No : 2025/021

Gündem No : 71

Karar Tarihi : 29.05.2025

Karar No : 2025/UH.I-1262

BAŞVURU SAHİBİ:

Abisena Bilgi Teknolojileri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Mehmet Akif Ersoy Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1561729 İhale Kayıt Numaralı “12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı İhalesi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Mehmet Akif Ersoy Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 16.12.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı İhalesi” ihalesine ilişkin olarak Abisena Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin 24.04.2025 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.04.2025 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 07.05.2025 tarih ve 183490 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.05.2025 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2025/928 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 18.04.2025 tarihli ihale komisyonu kararında demonstrasyon işlemi neticesinde, teklif ettiği ürünün Teknik Şartname’nin 9.74., 12.69., 2.32., 9.6., 9.8., 9.25., 9.150., 9.162., 9.163. ve 9.164. maddelerine uygun olmadığı gerekçesi ile teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığının bildirildiği, ancak demo tutanağında, işlemlerin başarı ile tamamlandığı ve değerlendirme dışı bırakıldığı maddeler ile ilgili herhangi bir problemin yer almadığı, idare tarafından şikayetine verilen cevapta 05.03.2025 tarihinde eksikliklerin düzenlendiği bir demo sonuç raporunun kayıt altına alındığı bildirilmiş ise de ilgili tarihte kurumda bulunmadığı, bahse geçen tutanağın kendi personeline imzalatılmadığı ve tarafına tebliğ edilen herhangi bir tutanağın da bulunmadığı, demo süreçlerinde tüm aşamaların saydam ve denetlenebilir olması gerektiği, ancak süreç hakkında bilgilendirilmediği,

Teknik Şartname’nin 4.14’üncü maddesi gereğince, herhangi bir aşamada isteklinin yetersiz olduğunun belirlenmesi halinde, tespit tutanağı ile demo sürecine son verilmesi gerekirken idarenin sırayla demo sürecini devam ettirdiği, eksiklikler tespit edilmiş olmasına rağmen sürecin tamamlanması yönünde bir yol izlediği, ancak Teknik Şartname’nin 4.25’inci maddesi gereğince, demonun ilk aşamasına katılmayan veya diğer aşamaların herhangi birinde yeterliliği olmayan isteklilerin ihale dışı bırakılması gerektiği, demonstrasyon süreçlerini olumlu şekilde tamamlamış olmasına rağmen, ihaleden tam 120 gün sonra tarafına tebliğ edilen ihale komisyonu kararı ile teklifinin değerlendirme dışı bırakmasının, demo sürecinin idare tarafından şeffaf yönetilmediğinin bir kanıtı olduğu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerin ihlal edildiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde**** “ İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur. ” hükmü,

Aynı Kanun’un “Şartnameler” başlıklı 12’nci maddesinde “İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. Ancak, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre hazırlattırılabilir.

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.

Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmeyecektir.

Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Teknik Şartname” başlıklı 16'ncı maddesinde “ (1) İşin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dâhil edilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur. Bu şartnamelerde yerli isteklilerin katılımını engelleyici düzenlemelere yer verilemez.__

(2) Teknik şartnamede, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamede teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir…” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ve demonstrasyon” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir…

(2) Numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde aşağıdaki hükümler esas alınır:

a) İdare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. Son başvuru tarihi/ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz.

b) Numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme, muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

c) Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen aşağıdaki yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılır:

1) İhale komisyonu, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

2) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

3) İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

ç) Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede istenen sayıda ve nitelikte numune, şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde idareye teslim edilir. Teslim edilen numunenin üzerinde; ihale bilgileri, numune sunulan kalem bilgileri ve aday veya istekli bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır ve talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

d) İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. Numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirme ihale komisyonu tarafından yapılır ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verilir.

(3) Demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde ikinci fıkradaki hükümler esas alınır…” hükmü,

İdari Şartname’nin;

“İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “ 2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı İhalesi

b) Türü: Hizmet alımı…” düzenlemesi,

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7.2. Ekonomik açıdan 1. ve 2. fiyat teklifi sahibi isteklilerden başlamak üzere, Teknik Şartnamenin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4. maddesinde belirtildiği şekilde demonstrasyon talep edilecektir. Yazılı talep sonrası belirtilen tarihte demonstrasyon yapmayan istekli teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır. Ekonomik açıdan 1. ve 2. fiyat teklif sahiplerinin demonstrasyonunun uygun bulunması halinde, diğer teklif sahiplerinden demonstrasyon istenmeyecektir.” düzenlemesi,

“Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “ 33.1. Sınır değerin altında teklif sunan isteklilerin teklifleri açıklama istenilmeksizin reddedilecektir.” düzenlemesi,

“İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “ 36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. ” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde;

“4.1. Demonstrasyon işlemleri İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

…

4.8. Demo ile ilgili değerlendirmeleri ve kararları ihale komisyonunun vermesi şartı ile idare gerek gördüğü teknik personeli demoya çağırabilecektir. Bu çalışmada Sağlık Bakanlığının diğer kurumlarında çalışan personeller de görevlendirilebilir.

…

4.11. Demo sonucunu gösterir tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası ihale dosyasında saklanacak, diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum tutanakta açıkça belirtilecektir.

4.12. İhale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) istenecektir. Tüm modül veya fonksiyonlar, şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olmalıdır. Demoda bu durum test edilecektir. Eksik modül, fonksiyon ve bunların doğru çalışmaması ihaleden elenme sebebidir.

…

4.14. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. İdare aşağıda yer alan herhangi bir aşamada isteklinin yetersiz olduğunu belirlerse, tespit tutanağı ile demo sürecine son verebilir.

4.15. Birinci aşama: İdarelerin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş (son 9 aylık) dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları vb. gizlenmiş biçimde) istekli kendi HBYS’sine aktaracaktır. Ayrıca HBYS’sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır.

4.16. İkinci Aşama: Veri aktarımı kontrolü

4.16.1. İstekli ilk bölümünde veri (hastane işleyişinde kullanılan tüm verileri) aktarımlarını eksiksiz yaptığını DEMO Komisyonuna gösterecek ve komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. Bakanlık VEM.exe programı ile aktarımı kontrol edecektir. İstekliler aktarımı tamamladıktan sonra kontroller yapılacak ve eksik görülmesi durumunda isteklilere ek süre verilmesi ihale komisyonunun takdirinde olacaktır.

4.17. Üçüncü Aşama: Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği

4.17.1. Üçüncü aşamada firma HBYS’nin teknik şartnameye uygunluğunu göstererek komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. Aşağıda yer alan maddelerin kontrolü ve tüm teknik şartname maddelerinin kontrolü bu aşamada yapılacaktır.

4.17.2. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,

4.17.3. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi,

4.17.4. MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma,

4.17.5. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları,

4.17.6. Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi,

4.17.7. Demirbaş yönetimi,

4.17.8. Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine yönelik işlemler,

4.17.9. Kalite yönetiminde HBYS‘ye yönelik maddeler,

4.17.10. İndikatör yönetiminde HBYS ‘ye yönelik maddeler,

4.17.11. Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi,

4.17.12. Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi,

4.17.13. Üst yönetimin operasyonel bazda, alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü,

4.17.14. Öncelikli maddelerden biri olarak HBYS’nin USS’ye veri gönderim başarısı kontrol edilecektir. HBYS ile Bakanlık KDS kıyaslanarak detaylı kontroller yapılacaktır. İzinler idaremiz tarafından alınmak üzere firmanın HBYS’sinin Kurulu olduğu hastaneler varsa bu hastanelere bağlantı yapılarak HBYS’nin Bakanlık KDS’ye veri gönderimleri detaylı olarak kontrol edilecektir.

4.17.15. Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler,

4.17.16. Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri,

4.17.17. Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler ve HBYS sistemi ile karşılaştırmaları,

4.17.18. Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,

4.17.19. Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı,

4.17.20. İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi,

4.17.21. Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,

4.17.22. Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması,

4.17.23. Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi,

4.17.24. Kiosk sistemleri,

4.17.25. Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama.

4.17.26. HBYS’de yer alan tüm modüllerin teknik şartname ve mevzuata göre uygunlukları detaylı olarak kontrol edilecektir.

4.18. Dördüncü Aşama: Log Tutma ve Analizi

Bu şartnamenin 20. maddesinde detaylandırılan Loglama bölümünde tanımlanan logların tutulup tutulmadığı, Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak kontrol edilecektir.

4.19. İhale sürecinde, değerlendirme dışı bırakılmayan ve en düşük fiyat veren istekli firmadan başlamak üzere istekliler DEMO’nun Birinci Aşaması için çağrılacaktır. Bu aşamaya çağrılıp ancak katılmayan firmalar diğer aşamalara katılamayacak olup, ihale dışı bırakılacaktır.

4.20. İsteklilere, DEMO’nun birinci ve ikinci (2. 3 ve 4. aşama aynı zamanda yapılacaktır) aşama tarihleri, ayrı bir yazı ile bildirilecektir. Birinci aşama tüm istekliler için aynı tarih aralığı olabilecektir. Ancak ikinci aşama için firmalar farklı tarihlerde tek tek çağrılacaktır.

…

4.22. İsteklilere kendi serverlarına idarece verilen gerçek verilerin aktarımı ve tablo ilişkilendirmeleri için idarenin sağlayacağı mekânda 10 (On) iş günü çalışma olanağı sağlanacaktır. Firmalar bu süreyi aynı mekânda eş zamanlı olarak kullanabilecektir. Bu çalışma süresince firmalar mekân dışına bilgi, veri ve ekipman çıkarmayacaktır. Veri aktarım esnasında sunucularda internet bağlantısı olmayacaktır. DEMO aşamanın bitimine kadar firma serverları idarede kalacaktır.

4.24. DEMO Komisyonu, en düşük fiyatı veren firmadan başlamak üzere firmaları İkinci Aşama’ya davet edecek, en az 2 firmanın DEMO’yu geçtiğine karar verirse demo aşamasına son verilebilecektir. İdare isterse DEMO’nun bir bölümünü isteklinin hâlihazırda HBYS‘sinin kurulu olduğu bir hastane varsa bu hastanede (Resmi işlemler ve yazışmalar idarece yapılacaktır) veya kurulu olan hastaneye bağlantı yaparak HBYS‘nin teknik şartnameye uygunluğunu canlı veriler üzerinden de denetleyebilir.

4.25. DEMO’nun ilk aşamasına katılmayan veya diğer aşamalarının herhangi birinde yeterliliği olmayan firma ihale dışı kalacaktır.

…

4.29. DEMO süresi (2. 3. ve 4. aşama) idare tarafından belirlenecektir…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede, başvuruya konu ihalenin, Mehmet Akif Ersoy Göğüs Kalp ve Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 16.12.2024 tarihinde birim fiyat üzerinden e-teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen “ 12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı İhalesi” olduğu, 5 adet ihale dokümanının indirildiği ihaleye 3 isteklinin teklif verdiği; ihalede en düşük teklifi veren başvuru sahibinin teklifinin “ demonstrasyon işleminin başarısız şekilde sonuçlandığı, Teknik Şartname’nin 9.74., 12.69., 2.32., 9.6., 9.8., 9.25., 9.150., 9.162., 9.163. ve 9.164. maddelerine uygun olmadığı ” gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin demonstrasyon değerlendirmesi sonucunda uygunluk alan Monad Yaz. Bilg. Eğitim Dan. San. ve Tic. A.Ş. uhdesinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin belirlenmediği tespit edilmiştir.

İhale dokümanının incelenmesinden, İdari Şartname’nin 7.7.2’nci maddesi gereğince, teklif edilen yazılımların Teknik Şartname’ye uygunluğunun tespiti amacıyla ekonomik açıdan en avantajlı 1’inci ve 2’nci teklifi sahibi istekliden başlamak üzere, Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde belirtildiği şekilde demonstrasyon işlemlerinin yapılacağı, demonstrasyon sürecinin 4 aşamadan oluşacağı ve her aşamaya sırayla gidileceği, 2’nci, 3’üncü ve 4’üncü aşamaların aynı zamanda yapılacağı, bu nedenle uygulamada esas itibariyle 2 kez demonstrasyon yapılmış olacağı,

Demonstrasyonun birinci aşamasında, idarenin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı son 9 aylık gerçek verileri istekliye vereceği ve isteklinin bu verileri kendi HBYS’sine aktaracağı, ayrıca HBYS’sini Teknik Şartname’nin ilgili hususlarına ayarlamak için çalışma yapacağı; ikinci aşamasında veri aktarımı kontrolün sağlanacağı; üçüncü aşamasında programın genel işleyişi ve ihtiyacı karşılama yeteneği maddelerinin kontrolünün sağlanacağı ve son olarak dördüncü aşamada da logların tutulup tutulmadığı hususunda analiz yapılacağı,

İhale dokümanında, demonstrasyon sürecinin her aşamasında kontrol edilecek verilerin ayrıntılı şekilde düzenlendiği, demonun ilk ve ikinci aşama tarihlerinin ayrı bir yazı ile isteklilere bildirileceği, birinci aşamanın tüm istekliler için aynı tarih aralığı olabileceği, bununla birlikte son aşama için isteklilerin farklı tarihlerde tek tek çağrılacağı, demo süresinin idare tarafından belirleneceği, idarenin herhangi bir aşamada isteklinin yetersiz olduğunu belirlemesi halinde, tespit tutanağı ile demo sürecine son verebileceği; en az 2 isteklinin demoyu geçtiğine karar verilirse, demo aşamasına son verilebileceği, demonun ilk aşamasına katılmayan veya diğer aşamalarının herhangi birinde yeterliliği olmayan isteklilerin değerlendirme dışı bırakılmasının öngörüldüğü anlaşılmıştır.

İdare tarafından yeterlik bilgileri tablolarında beyan edilen bilgiler üzerinden ilk değerlendirmenin yapıldığı, bunun üzerine, teklif edilen yazımların/ürünlerin Teknik Şartname’de yer alan teknik özellikleri karşılayıp karşılamadığı hususunda 18.12.2024 tarihli ve “ Numune/Demonstrasyon İşlemlerine İlişkin Ürün Örneklerinin Verilmesi Hk.” konulu yazı ile “… en avantajlı teklifi sunmuş olduğunuzdan ivedi olarak Teknik Şartname’nin 4. maddesinde ayrıntılı olarak belirtilen demonstrasyon şartlarına uygun olarak DEMO yapılması ”nın talep edildiği,

İdarenin 13.01.2025 tarihli ve “ Demontrasyon Verisi Teslimi Hk.” konulu yazı ile “16.12.2024 tarihinde yapılan 2024/1561729 İhale Kayıt Numaralı “12 Ay Süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” işinin ihale dokümanı kapsamında yer alan Teknik Şartnamenin DEMONTRASYON işlemleri kapsamında hali hazırda hizmet vermekte olan Monad Yazılım ve Danışmalık firması tarafından demontrasyon verisi hazırlanmış ve kurumumuza teslim edilmiştir.

Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Teknik Şartnamesinin “4.15. Birinci Aşama İdarenin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş (son 9 aylık) dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları vb. gizlenmiş biçimde) istekli taraf kendi HBYS ’sine aktaracaktır. Ayrıca HBYS ’ini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır.” maddesine istinaden DEMO işlemlerinin birinci aşaması için en geç 14.01.2025 tarihine kadar demo verisinin kurumumuzdan teslim alınması, gerekli donanımların kurumumuza getirilmesi ve veri teslimine müteakip teknik şartnamenin 4.22. maddesi doğrultusunda veri aktarım işlemlerinin başlatılması gerekmektedir…” denilerek veri aktarım işlemlerinin başlatılmasının talep edildiği,

14.01.2025 tarihli Demo Verisi Teslim Tutanağı”nda demonstrasyon için gerekli HBYS verilerinin, başvuru sahibine eksiksiz ve hatasız olarak teslim edildiğinin ifade edildiği ve bu tutanağın ihale komisyonu üyelerinin tamamı ile firma yetkilisi tarafından imzalandığı,

30.01.2025 tarihli ve “ Demontrasyon İşlemleri Hk.” konulu yazı ile “ Teknik Şartnamenin Demontrasyon işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi adına 4.16. İkinci Aşama: Veri aktarımı kontrolü ve 4.17. Üçüncü Aşama: Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği maddelerinin kontrolü” nün sağlanması için başvuru sahibinin 03.02.2025-11.02.2025 tarihlerinde idarede olması gerektiği hususunun bildirildiği,

Demonstrasyon işleminin 13.02.2025 tarihinde tamamlandığı ve idarece 13.02.2025 tarihinde düzenlenen ve ihale komisyonunun bir uzman üyesi, 2 idare personeli ve başvuru sahibinin 2 temsilcisi tarafından imzalanan bir tutanakta “ SBÜ İstanbul Mehmet Akif Ersoy Göğüs Kalp Damar Cerrahisi Eğitim ve Araştırma Hastanesi’nde 16.12.2024 tarihinde 2024/1561729 ihale Kayıt Numarası ile ihalesi yapılan 12 ay süreli Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı ihale dokümanı kapsamında Teknik Şartnamenin Demonstrasyon işlemlerinin başlığında yer alan 4.16. İkinci Aşama: Veri aktarımı kontrolü ve 4.17. Üçüncü Aşama: Programın Genel işleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği maddelerinin kontrol işlemleri 03.02.2025-13.02.2025 tarihleri arasında tamamlanmıştır. İş bu tutanak tarafımızca imza altına alınmıştır. ” ifadelerine yer verilerek demo işlemlerinin tamamlandığı hususunun tutanak altına alındığı görülmüştür. İdarenin şikâyete verdiği cevapta belirtildiği üzere, işbu tutanağın demo sürecinin başarı ile tamamlandığına dair olmadığı, sadece demo sürecinin tüm aşamalarının bittiğine dair bir durum bildirir nitelikte olduğu anlaşılmıştır.

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyası kapsamında, “Demo Komisyonu Şartname Kontrol Toplantısı”na ilişkin tutanağın yer aldığı, idarenin birimleri bazında görevlendirilmiş kişiler tarafından ilgili modüllerin Teknik Şartname’ye uygunluk kontrolünün test edilerek “ uygun ”, “ taahhütlü uygun ” veya uygun olmaması halinde “ tutanak ektedir ” ifadelerine yer verildiği, uygun olmayan hususların/eksikliklerin birimler bazında ayrı ayrı tutanak altına alındığı görülmüş olup, söz konusu birim tutanaklarının başvuru sahibi ile paylaşılmadığı anlaşılmıştır.

Yapılan demonstrasyon değerlendirmesi sonucunda, söz konusu birim tutanakları esas alınarak ihale komisyonunun 1 uzman üyesi ile 3 idare personeli tarafından 05.03.2025 tarihli “HBYS Demonstrasyon Raporu”nun düzenlendiği, bu raporda “… Demontrasyon işlemine esnasında aşağıda yer alan Modüller şartnamesine ait eksik görülmüş olan maddeler listelenmiştir.

Tespit Edilen Eksiklikler:

9.74. Yılsonu HBYS-MKYS depo devir işlemleri yapılırken çalışan sistemi durdurmadan bu işlemlerin yapılması ve ilaç-sarf istemlerinin ve onaylarının devam ettirebilmesi sağlanmalıdır.

12.69. Hasta kayıt aşamasında kaydeden, iptal eden kullanıcı ekranda görülebilmelidir. Sistemde hasta kayıt silme olmamalı silinmek istenen hasta kaydı iptale çekilerek ekranda defult gösterilmemen görülmek istenirse bir tuş ile görülebilmelidir.

2.32 Ameliyathanede gerçekleşen tüm işlemler için log bilgisi tutuluyor ve ekran üzerinden izlenebiliyor olmalıdır. (Ameliyatın silinmesi, güncellenmesi, hekim bilgisinin değiştirilmesi, ameliyat notunun silinmesi veya güncellenmesi vb.)

9.6. Hekim istem süresi boyunca; ilaçlar ve dozları, hasta bazında kullanımı durdurulan ve ertelenen ilaçları, değiştirilen ilaçları, mevcut hekim istemlerinin başlangıç ve bitiş zamanlarını, hastanın alerjilerini izleyebilmelidir.

9.8. İlaç doz hesaplamaları alt yapısına sanıp olmalıdır.

9.25.Kesilen, değiştirilen ya da iptal edilen ilaçlar kullanıcı bazında görüntülenebilmelidir.

9.150. Sistem komitenin karar verdiği Nutrisyon algoritmasını sisteme entegre edebilmeli; farklı formüllerin uygulanmasını sağlayabilmeli, belirli skorun üstündeki skorlarda nutrisyon ürünü istenebilmeli ve order onay ekranında ekran üzerindeyken ilgili tüm aşamalar görülebilmelidir.

9.162. Sistem, intravenöz (IV) karışımlar, pediatrik ilaç uygulamaları, Total Parenteral Nutrisyon (TPN) için ilaç uygulamaları kapsamında çözüm üretmelidir.

9.163. Hekim order ekranında tedavi detay land ırı la bilmeli; order açıklama metni girilebilmeli ve eczacı order onay ekranında bu bilgiler görülebilmelidir. İnfüzyonla verilecek ilaçlarda; İnfüzyon süresi, infüzyon dozu, kilo, kullanım sıklığı vs. parametreler tanımlanabilmeli, girilen değerler bazında eczaneden temin edilecek doz HBYS tarafından hesaplanabilmelidir.

9.164. Karışım olarak order verilebilmesi sağlanmalıdır. Karışım olarak verilen orderlarda yarım doz haricindeki kullanılmayan ilaç dozları eczaneye iade edilebilmelidir.” ifadelerinin yer aldığı ve rapor ekinde demo sürecine ait dokümanların bulunduğu tespit edilmiştir.

__

Teknik Şartname’nin 4.14’üncü maddesinde, demo sürecinin herhangi bir aşamasında isteklinin yetersiz olduğunun belirlenmesi halinde, tespit tutanağı ile demo sürecine son verebileceğinin düzenlendiği görülmekle birlikte, demo sürecinde eksiklikler tespit edilmiş olmasına rağmen, idarenin bu yetkisini sürecin tamamlanması yönünde kullandığı; ihalede en düşük teklifi veren başvuru sahibinin demonstrasyon sürecinde yetersiz olduğunun tespit edilmesi üzerine, en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin demonstrasyona davet edilerek sürecin tamamlandığı anlaşılmıştır.

Bunun üzerine, başvuru sahibi tarafından idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu, idarece gönderilen şikâyete cevap yazısında “ …Bahse konu alıma ait ihalenin teknik şartnamesinin 4.19. maddesi doğrultusunda istekliler arasında en düşük fiyat teklifi veren firma olmanız hasebiyle öncelikle firmanız üzerinden DEMO sürecinin 1. aşaması başlatılmıştır. Hastanemize sunmuş olduğunuz belgeler ve DEMO sürecinin 1. aşamasında yer alan kriterleri karşılamış olmanıza takiben teknik şartnamenin 4.16. ikinci aşama, 4.17. üçüncü aşama ve 4.18. dördüncü aşama maddeleri doğrultusunda ilgili DEMO süreçleri işletilmiştir. Demonstrasyon sürecinin ilgili aşamalarının tamamlanmasına müteakip sürecin tamamlandığına ilişkin kayıt altına alınan tutanak 13/02/2025 tarihinde tarafınıza tebliğ edilmiştir. İlgili tutanakta da bahsedildiği üzere tutulmuş olan tutanak DEMO sürecinin başarı ile tamamlandığına dair bir tutanak olmamakla birlikte, DEMO sürecinin tüm aşamalarının bittiğine dair bir durum bildirir tutanağıdır. Bu süreçte DEMO’da tespit edilen eksiklikler, ilgili DEMO komisyonu tarafından tutanaklarla kayıt altına alınarak, 05/03/2025 tarihinde DEMO sonuç raporu olarak düzenlenmiştir. Teknik şartnamenin 4.14. maddesi hükmü kapsamında idare sırayla demonstrasyon sürecini devam ettirmiş olup, süreçte eksiklikler tespit edilmiş olmasına rağmen sürecin tamamlanması yönünde bir yol izlemiştir. İhalede en düşük teklifi veren isteklinin demonstrasyon sürecinde yetersiz olduğunun tespit edilmesine istinaden, ikinci en avantajlı teklif veren istekli DEMO sürecine davet edilerek yine aynı şekilde teknik şartnamenin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4. maddesi hükümleri doğrultusunda süreç işletilmiştir. İkinci en avantajlı teklifi veren istekli için de sürecin tamamlanmasının ardından firmanız tarafından yapılan demonstrasyon sürecinde tespit edilen eksikliklere istinaden teknik şartnamenin 4.12. maddesine istinaden firmanızın teklifi geçersiz sayılmıştır.

Bu durum minvalinde firmanızla gerçekleştirilen demo neticesinde teknik şartname maddelerini tam olarak karşılayamadığınız demo komisyonu tarafından tutanaklarla da tespit edilmiş olup, şikâyet başvurunuz uygun görülmemiştir.’’ hususlarının yer aldığı görülmüştür.

05.03.2025 tarihli “HBYS Demonstrasyon Raporu”nun demo sonuç raporu niteliğinde olduğu ve 18.04.2025 tarihli ihale komisyonu kararına dayanak teşkil ettiği, başvuru sahibinin ihale komisyonu kararının tarafına tebliğ edilmesi neticesinde, söz konusu rapordan haberdar olduğu anlaşılmıştır.

Teklif edilen ürünlerin/yazılımların teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla demonstrasyon yaptırılabilmesi mümkün olup usulüne uygun yapılmış demonstrasyon işlemlerinde, yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir. İhale işlem dosyası üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde, demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu nedenle, idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır.

Demonstrasyon değerlendirmesinin, ihale komisyonu üyelerinin tamamı veya ihale komisyonunun uzman üyelerinin tamamı ya da ihale komisyonunun uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen demonstrasyon raporu/tutanağı çerçevesinde yapılması, demonstrasyon aşaması sonucunda düzenlenen raporda/tutanakta teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluk durumuna ilişkin tespitlere ve gerekçelere yer verilmesi gerekmektedir.

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan demonstrasyona ilişkin belgeler incelendiğinde, başvuru sahibinin teklif ettiği yazılım/ürün için demonstrasyon sürecinin ilk aşamasının 14.01.2025 tarihinde; ikinci aşamasının da 03.02.2025-11.02.2025 tarihleri arasında gerçekleştirildiği, bu işlemlerle alakalı uygunsuzlukların/eksikliklerin ilgili idare birimlerinde görevli kişiler tarafından tutanak altına alındığı, söz konusu tutanakların 05.03.2025 tarihli “HBYS Demonstrasyon Raporu”na dayanak teşkil ettiği anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’nin 4.11’inci maddesinde, demonstrasyon sonucunu gösterir tutanağın orijinal iki kopya halinde hazırlanması ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olması, istekli yetkilisinin/yetkililerinin bu tutanağı imzalamaktan imtina etmesi halinde ise durumun tutanakta açıkça belirtilmesi gerektiği düzenlenmiştir.

Sonuç itibariyle, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan 43’üncü maddesi uyarınca ihale komisyonunun, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yapabileceği veya uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebileceği veya uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebileceği, demonstrasyon işlemlerinde de bu hükümlerin geçerli olduğu, ancak idarece düzenlenen 05.03.2025 tarihli “HBYS Demonstrasyon Raporu”nda sadece ihale komisyonunun 1 uzman üyesinin ve 3 idare personelinin imzasının bulunduğu; ayrıca, idare tarafından Teknik Şartname’nin 4.11’inci maddesinde belirtilen tutanağın düzenlenmediği, başvuru sahibinin teklif ettiği yazılımın Teknik Şartname’ye uygun bulunmamama gerekçelerini ihale komisyonu kararının tarafına tebliğ edilmesinden sonra öğrendiği hususları dikkate alındığında, demonstrasyon işlemlerinin usulüne uygun şekilde gerçekleştirilmediği anlaşılmış olup, başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Ayrıca, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından 50.640,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu iddiasında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde 50.640,00 TL’lik başvuru bedelinin iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, isteklilerin demonstrasyon işlemlerinin usulüne uygun şekilde yeniden gerçekleştirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2. Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.

****| ****| ****

****| ****| ****

****| ****| ****