KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No : 2021/005

Gündem No : 59

Karar Tarihi : 03.02.2021

Karar No : 2021/UH.I-311

BAŞVURU SAHİBİ:

Doğan Srt Sosyal Hizm. Tem. Hizm. ve Ürün. Gıda Mad. Yemek Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Muğla Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/583498 İhale Kayıt Numaralı “Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşlarımızın 2021 Mali Yılı Mamul Yemek” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Muğla Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından 08.12.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşlarımızın 2021 Mali Yılı Mamul Yemek” ihalesine ilişkin olarak Doğan Srt Sosyal Hizm. Tem. Hizm. ve Ürün. Gıda Mad. Yemek Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 15.12.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.12.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.12.2020 tarih ve 59677 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.12.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/2189 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. Tekliflerinin “Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge” sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ortaklık bilgileri ve yönetimindeki görevlilerin Ticaret Sicil Gazeteleri sunulmak suretiyle belgelendirildiği ve bu Gazetelerde yer alan bilgiler dışında bir değişikliğin bulunmadığı, dolayısıyla değerlendirme dışı bırakılmalarının mevzuata uygun olmadığı,

2. İhale tarih ve saatinde hazır bulunan ihale komisyonu üyeleri ile 10.12.2020 tarihli ihale komisyonu kararında isimleri ve imzaları bulunan üyelerin birbirinden farklı olduğu,

3. Taraflarına tebliğ edilen ihale komisyonu kararında “istekliler huzurunda teklif zarfı teslim sırasına göre teklif zarfı açılarak isteklilerin geçici teminat ve birim fiyat teklif mektuplarının uygunluğu ve yeterlik belgelerinin var-yok kontrolü yapılmıştır.” ifadesinin yer aldığı, ancak söz konusu ihalede istekliler huzurunda sadece geçici teminat ve birim fiyat teklif mektuplarının uygunluğuna bakıldığı, yeterlik belgelerinin var yok kontrolünün yapılmadığı,

4. İhale komisyonu tarafından teklif dosyaları tam olarak incelenmediğinden firmalarınca tüm kısımlara teklif verilmiş gibi ihale komisyonu kararının yazıldığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “ (1) (Değişik fıkra: 25/01/2017-29959 R.G./5. md.) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

_b) Tüzel kişi olması halinde,__(Değişik ibare: 30/09/2020-31260 R.G/3. md., yürürlük: 20/10/2020)_bu Yönetmelik ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur.….” hükmüne,

**** İdari Şartname’nin “İhale dokümanının kapsamı” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. İhale dokümanı aşağıdaki belgelerden oluşmaktadır:

…

d) Standart formlar: … Standart Form-KİK030.0/H: Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge, …” düzenlemesine,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

a) Mülga: RG: 25/1/2017-29959

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,…” düzenlemesine yer verilmiş anılan Şartname ekinde de söz konusu standart forma yer verilmiştir.

Muğla Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğünce gerçekleştirilen “Müdürlüğümüze Bağlı Kuruluşlarımızın 2021 Mali Yılı Mamul Yemek” ihalesinde, 10.12.2020 tarihli ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibi Doğan Srt Sosyal Hizm. Tem. Hizm. ve Ürün. Gıda Mad. Yemek Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan teklifin, “İdari Şartname’nin 7.1.b.2’nci maddesinde istenilen Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler Tablosunu sunulmadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından İdari Şartname’nin 7.1.b.2’nci maddesini tevsik etmek amacıyla teklif dosyası kapsamında, ortaklara ve yöneticilerine ait bilgilerin yer aldığı “Ticaret Sicili Bilgileri Sorgulama Sonucu” başlıklı belge ile 8 Mart 2011 tarih ve 7767 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi ve 23 Temmuz 2012 tarih ve 8117 sayılı Ticaret Sicil Gazetesi’nin sunulduğu görülmüştür.

**** Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’in 3’üncü maddesi ile Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi değiştirilmiş olup, 25’inci maddesi ile de söz konusu değişikliğin anılan Yönetmelik’in yayımı tarihinden 20 gün sonra yürürlüğe gireceği düzenlenmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 38’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde tüzel kişi istekliler tarafından teklif dosyası kapsamında mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu göstermek amacıyla hangi belge sunulması gerektiğine ilişkin hüküm yer almaktadır. Anılan maddede yer alan hüküm 30.09.2020 tarihli ve 31260 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’in 3’üncü maddesi ile değiştirildiği ve bu değişiklik anılan Yönetmelik’in yayımı tarihinden 20 gün sonra yürürlüğe girdiği için ilanı veya duyurusu 20.10.2020 tarihinden sonra yapılacak ihalelerde tüzel kişi isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belge olarak anılan Yönetmelik’in değiştirilen hükmü doğrultusunda tevsik etmeleri gerekmektedir.

Bu kapsamda değişiklikten önce ihalelere katılacak isteklilerin tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesi’nde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgelerin teklif kapsamında sunulması zorunlu iken 30.09.2020 tarihli ve 31260 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile yapılan değişiklikten sonra tüzel kişi isteklilerin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlilerini tevsik etmek amacıyla tek başına Ticaret Sicil Gazetesi sunulması imkanı ortadan kaldırılarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin ekinde yer alan “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı “KİK030.0/H” standart formunun sunulması zorunlu hale getirilmiştir.

Başvuru sahibi tarafından teklif dosyasında İdari Şartname’nin 7.1.b.2’nci maddesini tevsik etmek amacıyla Ticaret Sicil Gazetelerinin sunulduğu, dolayısıyla tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlilerinin son durumunun değişiklikten önceki Yönetmelik hükmüne göre tevsik edildiği, bu durumun güncel Yönetmelik hükmüne ve mevcut ihale dokümanına uygun olmadığı anlaşılmıştır. Bu nedenle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının kamu ihale mevzuatına uygun olduğu sonucuna varılmış olup, anılan isteklinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde “Kurum, itirazen şikayete ilişkin nihai kararını, incelenen ihaleye ilişkin gerekli bilgi ve belgeler ile ihale işlem dosyasının kayıtlara alındığı tarihi izleyen yirmi gün içinde vermek zorundadır.” hükmüne yer verilmiştir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyası incelendiğinde ihale tarihi olan 08.12.2020 ve saati 10:30’da tutulan “Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığında Dair Tutanak”ın,

08.12.2020 tarihinde saat 11:00’de tutulan “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak”ın,

08.12.2020 tarih ve saat 11:50’de tutulan “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nın,

09.12.2020 tarih ve saat 12:00’de tutulan “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak”ın ve

09.12.2020 tarih ve saat 17:00’de tutulan “İhale Komisyonu Kararları”nın

Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler Muğla İl Müdürlüğünün 12.11.2020 tarih ve 2576208 sayılı oluru ile; ihale komisyonu üyesi olarak belirlenen T. B. (yedek üye), B. C. (asil üye), B. G. (yedek üye), O. T. (yedek üye) ve M. B. (asil üye) tarafından imzalandığı görülmüştür.

Yukarıdaki mevzuat gereği Kurum, itirazen şikayet incelemelerini ihale işlem dosyası ile ihaleye ilişkin gerekli bilgi ve belgeler üzerinden yapmakta olup, ihale işlem dosyası üzerinde yapılan inceleme sonucunda; ihalenin ilk oturumunda düzenlenen bütün tutanaklarda ihale komisyonu üyesi olarak görevlendirilen görevlilerin imzasının bulunduğu, bu durumun da ihale tarih ve saatinde hazır bulunan ihale komisyonu üyeleri ile 10.12.2020 tarihli ihale komisyonu kararında isimleri ve imzaları bulunan üyelerin birbirinin aynı olduğu görülmüştür, ayrıca ihale işlem dosyasındaki belgelerden söz konusu durumun aksini tevsik eden bir belgeye rastlanılmadığı gibi başvuru sahibinin iddiasını destekler nitelikte herhangi bir somut bilgi ve/veya belgeye ulaşılamadığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

3. Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin Alınması ve Açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. … Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmüne,

**** İdari Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “…30.2. İhale komisyonunca, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır:

30.2.1. İhale komisyonunca bu Şartnamede belirtilen ihale saatinde ihaleye başlanır ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur.

…

30.2.3. İhale konusu işin yaklaşık maliyeti açıklandıktan sonra zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir….

30.2.4. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İdarece gönderilen belgeler incelendiğinde, ihale komisyonu üyeleri tarafından ihale tarihi olan 08.12.2020’de ve saat 10:30’da düzenlenen tutanak ile “Müdürlüğümüz 2020/583498 İKN’li Müdürlüğümüze bağlı kuruluşlarımızın 2021 Mali Yılı Mamul Yemek Alımı ihalesi 08.12.2020 tarihinde saat:10:30 da toplanıldığı, komisyon tarafından isteklilere ihaleye başlamadan önce, ihaleye katılan istekli sayısının fazla olması, salonun yeterli şartlara sahip olmaması ve içinde bulunduğumuz pandemi nedeniyle, zarfların uygunluk kontrollerinin yapılacağı, birim fiyat tekliflerinin okunduktan sonra, yeterlik belgelerinin kontrolünün komisyon tarafından yapılıp talep eden isteklilere zarf açma ve belge kontrol tutanağının verileceğinin teklif edildiği, ihaleye katılan istekli yetkilileri tarafından bu duruma itiraz edilmediğinden yaklaşık maliyet ve tekliflerin okunmasının ardından istekliler saat:11.07 de salon dışına çıkarıldığı ve ihale süreci bu şekilde devam ettirildiği” hususunun imza altına alındığı görülmüştür.

Anılan tutanak uyarınca ihale komisyonu tarafından isteklilerce teklif dosyasında sunulan belgelerin eksik olup olmadığı kontrolünün isteklilerle birlikte hazır bulunanların önünde yapılmadığı anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan Kanun’un 36’ncı maddesinde ihale komisyonu tarafından, ihalenin ilk oturumunda tekliflerin alınması ve açılması sırasında yapılacak işlemler tereddüte mahal vermeyecek şekilde sıralanmıştır.

Anılan hükme göre, ihale saatinde eğer varsa hazır bulunanlar önünde yapılan ilk oturumda; sunulan zarflardan uygun olanların açılması, daha sonra ise, aday veya isteklilerce sunulan belgelerin tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğunun zarf açma ve belge kontrol tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilmesi ve istekliler ile teklif fiyatlarının açıklanması ve bu işleme ilişkin hazırlanan tutanağın ihale komisyonunca imzalanması ardından da ilk oturumun kapatılması gerekmektedir.

İncelemeye konu ihalede, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının ilk oturumda istekliler huzurunda değil, sadece ihale komisyonu üyelerinin katıldığı bir oturumda düzenlendiği, bu itibarla zarfların içindeki belgelerin kontrolü işleminin Kanun’un 36’ncı maddesine uygun olarak gerçekleştirilmediği değerlendirilmiştir.

Kanun’un bu yöndeki düzenlemesinin amacının, zarfların açıldığı anda eğer varsa istekliler huzurunda, isteklilerce teklif zarfı içine konulan belgelerin tespit edilmesi, bu şekilde 4734 sayılı Kanun’un “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde belirtilen saydamlık, eşit muamele, güvenirlik ve kamuoyu denetimi ilkelerini sağlamak olduğu dikkate alındığında; başvuru konusu ihalede Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının ilk oturumda istekliler huzurunda tutulmamış olmasının, Kanun’un 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelere aykırı olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu, idarece ilk oturumda gerçekleştirilen işlemlerin daha sonra ihya edilemeyeceği, bu nedenle ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

4. Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Şikayete konu ihale kısmı teklife açık olup 6 kısımdan oluşmaktadır. Başvuru sahibi tarafından ise sadece Milas M.Önol Karadeveci Bakım Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü olan 4’üncü kısmına teklif verilmiştir.

İhale komisyonu tarafından her bir kısım için ayrı ayrı tutulan 10.12.2020 tarihli 6 adet ihale komisyonu kararı incelendiğinde, tüm komisyon kararlarına, ihaleye teklif veren 18 istekliden yeterlik kriterlerini sağlamayan isteklilerin hangi kısma teklif verdiği dikkate alınmadan, bu durumdaki tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması yönündeki kararın yazımıyla başlandığı görülmüştür. Bu itibarla başvuru sahibi isteklinin teklif vermediği 5 kısma ilişkin komisyon kararında isminin geçmesi nedeninin, idarece yeterlik kriterlerini sağlamadığının tespit edilmesine ilişkin olduğu anlaşılmıştır. Dolayısıyla başvuru sahibinin teklif vermediği diğer 5 kısma ilişkin komisyon kararlarında isminin geçmesinden ihale komisyonu tarafından tüm teklif dosyalarının tam olarak incelenmediği sonucunu çıkaramayacağından, iddianın yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer yandan başvuru sahibi tarafından başvuru bedelinin 18.426,00 TL olarak yatırıldığı görülmüştür. İhalenin şikâyete konu 4’üncü kısmının yaklaşık maliyet tutarı (2.137.853,24 TL) dikkate alındığında, 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendi gereğince başvuru bedeli 12.284,00 TL olarak hesaplanmakta olup İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında yer alan “…Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklaması uyarınca fazla ödendiği anlaşılan 6.142,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin 4’üncü kısmının iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun’un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin 4’üncü kısmının iptaline,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.

****| ****| ****

****| ****| ****

****| ****| ****