KAMU İHALE KURULU KARARI

Toplantı No : 2021/004

Gündem No : 42

Karar Tarihi : 27.01.2021

Karar No : 2021/UH.I-225

BAŞVURU SAHİBİ:

İntegral Kurumsal Teknoloji Çözümleri San. ve Tic. Ltd. Şti.,

VEKİLİ:

Av. Tuncer ÖZYAVUZ,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kocaeli Büyükşehir Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Bilişim Teknolojileri Şube Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/598104 İhale Kayıt Numaralı “Video Yönetim Yazılımı Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kocaeli Büyükşehir Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Bilişim Teknolojileri Şube Müdürlüğü tarafından 02.12.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Video Yönetim Yazılımı Alımı” ihalesine ilişkin olarak İntegral Kurumsal Teknoloji Çözümleri San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 16.12.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.12.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 28.12.2020 tarih ve 58991 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.12.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/2144 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İdarede halihazırda Seetec / Cayuga Marka Video Yönetim Yazılımı, 510 Kanal kurulu kapasite ile yaklaşık 10 yıllık geçmişe dayanarak kullanıldığı, bu sistemin yazılım tarafındaki desteğini ana yüklenici olarak Petran Bilgi Teknolojileri San. ve Tic. Ltd. Şti. ve alt yüklenici olarak kendileri tarafından 3 yıllık sözleşme ile 2018 yılından itibaren yürütüldüğü, idarece mevcut yazılımı 510 kanaldan 1000 kanala çıkartmak amacıyla kendilerinden teklif talep edildiği, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'n 22/c maddesi hükümlerine dayanarak satın alma prosedürlerinin yürütüleceğinin kendilerine sözlü olarak belirtildiği, ancak bir süre sonra konu ile alakalı pazarlık usulü doğrudan temin sürecinin ilerlemesi beklenirken kendilerine herhangi bir bilgilendirme yapılmaksızın 490 kanal ilave ihtiyaç yerine 1000 kanal yeni yazılım ihalesine çıkıldığı, mevcut sistemin akıbeti ve gerçek kapasite artış ihtiyacının ne olduğuna dair bilgi verilmediği, talebin 490 kanaldan 1000 kanala revize edildiği bilgisi kendilerine bildirilmemekle birlikte yaklaşık maliyet hesaplanmasında kullanılması için kendi tekliflerinin revize edilmesinin de talep edilmediği, dolayısıyla halihazırda proje hakkında bilgi sahibi, teklif çalışması yapan ve sözleşmesi devam eden iki firmadan yaklaşık maliyet hesaplaması için teklif alınmadığı, ya da 490 kanal için kendilerince verilen tekliflerin 1000 kanalın maliyet hesabı için dayanak oluşturularak yanlış bir hesaplama yapıldığı, ihaleye teklif veren 4 firmanın tekliflerinin ortalaması 809.450 TL olup 649.700 TL’lik yaklaşık maliyet hesabının gerçeklikten uzak olduğu, doğrudan temin için kendilerince verilen teklif tarihinden ihale tarihine kadar döviz kurunun yaklaşık 1 TL artış gösterdiği,

2. Mevcut 510 kanala 490 kanal ilave ile sistemin 1000 kanal kapasiteye çıkartılması hedefleniyordu, ihaleye konu olan yeni 1000 kanal ile sistemin toplamda 1510 kanala çıkartılmasının mı hedeflendiği, yoksa ihtiyaç halen 1000 kanal olup mevcut markanın dışında başka bir marka ile teklif verilmesi durumunda 1000 kanal lisans alınmasını sağlamak için mi miktarın revize edildiği, eğer durum böyle ise farklı bir marka ile sistemin genişletilmesi halinde hali hazırda çalışan ve üzerinde canlı veriler yüklü olan 510 kanal sistemin akıbetinin ne olacağı, bu sistemin âtıl hale getirilip bir süre sonra iptal mi edileceği, çalışan bir sistemi hiçbir veri kaybı olmaksızın genişletmek mümkünken, bundan vazgeçerek daha önceden yapılan yatırımları kullanılmaz hale getirmek ve yeniden satın alma yoluna gitmenin kamu kaynaklarının israfı olacağı, ayrıca Büyükşehir Belediyesi çatısı altında tek sistem ile tüm video gözetim işlerini yönetmek mümkünken farklı marka yazılım alınarak 2 farklı sistem mi kullanılacağı, 2 farklı sistem kullanılmasının 2 farklı donanım kaynağının tahsis edilmesi anlamına geldiği, bu da toplam satın alma maliyetinin daha fazla artırılarak kaynak israfı ile kamu yararının gözetilmemesi sonucunu doğuracağı, ayrıca 10 yıldır mevcut sistemi kullanan belediye personelinin farklı bir sistem için ek eğitimlerden geçerek zaman ayırması, deneyim için zamana ihtiyacının olmasının daha fazla insan iş gücü kaynağı kullanılmak suretiyle idarenin ve dolayısıyla kamunun zarar etmesine neden olacağı,

3. İhale öncesinde kendileri tarafından idareye verilen şikayet dilekçesi ve idarece şikayete verilen cevap değerlendirildiğinde teknik şartname ile idari şartname arasında ahenk ve bütünlük olmadığı, şartnamelerdeki çelişkili ve muğlak ifadelerin teklif vermeye istekli firmalarda yüksek risk algısı ve işin yapılmasının güçleştirilmesi kanaatini oluşturacağından ihaleye yapılacak katılımı sınırlandırarak eşit rekabet koşullarını ortadan kaldıracağı,

4. İdari Şartname’de yer alan “Konsorsiyumlar ihaleye teklif veremez, ihale konusu alımın tamamı veya bir kısmı alt yüklenicilere yaptırılamaz" düzenlemesinden yola çıkarak ihalenin bırakıldığı yüklenicinin bu işi yapmaya yetkinliğinin ve bordolu personelleri arasında ihale tarihinden önce teklif ettiği yazılımın desteğini verebilecek sertifikalı ve deneyimli personel olup olmadığının kontrolünün komisyonunuzca yapılması gerektiği,

5. İhalede yaklaşık maliyete en yakın teklifin kendileri tarafından verildiği ve teklifin yaklaşık maliyete göre ortalama % 1 daha yüksek olduğundan kabul edilmemesine karşın; ihale üzerinde bırakılan isteklinin yaklaşık maliyetten düşük teklif veren tek firma olması ve bunun da yaklaşık maliyete göre ortalama %22 daha düşük olduğu, bu bağlamda İdari Şartname’de yer alan “Sınır değerin altında teklif sunan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması istenmeyecektir." düzenlemesinin kamu yararına uygun olmadığı,

Yukarıda izah etmeye çalışılan hususların tamamının dikkate alınarak yaklaşık maliyet hesaplamasından başlamak suretiyle daha şeffaf şartlarda yeniden ihaleye çıkılmasını ya da ihtiyaca konu olan alım işi mevcut çalışan sistemin devamı niteliğinde olduğu için esasen herhangi bir veri kaybına ve kaynak israfına sebep olmamak için kamu yararı gözetilmek suretiyle 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'n 22/c maddesi hükümlerine uygun olarak temin yoluna gidilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Yaklaşık maliyet” başlıklı 9’uncu maddesinde “Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “e-tekliflerin açılması” başlıklı 23’üncü maddesinde “(1) İhale tarih ve saati ile tekliflerin açılma saati arasında asgari üç saatlik bir farkın bulunması kaydıyla, e-teklifler, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır. e-anahtarının bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle EKAP tarafından açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı” düzenlenir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. 21 inci maddenin ikinci fıkrası uyarınca alınan geçici teminat mektuplarının değerlendirilmesi, geçici teminat tutarının teklif bedelinin yüzde üçünü karşılayıp karşılamadığının ve geçici teminat mektubu geçerlilik süresinin EKAP tarafından kontrol edilmesi suretiyle yapılır. EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” düzenlenir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır ve EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak” hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuru süreleri” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareye şikâyet süresi; ihale sürecindeki şikâyete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.

(2) Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikâyetler, birinci fıkradaki süreleri aşmamak kaydıyla başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7’nci maddesinde ise “…c) İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikayete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi,

…

izleyen günden itibaren başlar.” hükmü bulunmaktadır.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan 23’ünci maddesi gereğince yaklaşık maliyetin ihale tarihinde teklif fiyatları ile birlikte açıklanacağı ve yaklaşık maliyete ilişkin şikâyet başvurularının bu tarihten itibaren yapılması gerektiği anlaşılmaktadır.

Bu çerçevede, başvuruya konu ihalenin ilk oturumunda yaklaşık maliyetin açıklanmasının zorunlu olduğu ve idarece ihalenin gerçekleştirildiği 02.12.2020 tarihinde düzenlenen “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” formunda yaklaşık maliyetin yer aldığı hususları göz önüne alındığında, başvuru sahibi tarafından şikâyete konu hususun farkına varılma tarihinin ihalenin ilk oturumunun yapıldığı tarih olan 02.12.2020 olarak esas alınması gerektiği, bu açıdan şikâyete konu işlemin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen 10 gün içerisinde idareye şikâyet başvurusunun yapılması gerektiği anlaşılmaktadır.

Bu bağlamda başvuru sahibinin şikâyet başvuru tarihi ve ihalenin ilk oturum tarihi dikkate alındığında, şikâyete konu olan hususun farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen 10 gün içerisinde idareye şikâyet başvurusunda bulunulmadığı, bu itibarla başvuru sahibinin söz konusu iddiasının süre yönünden reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2 ve 5’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kanun’un “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “ Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

İlan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikayetler birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir. Bu yöndeki başvuruların idarelerce ihale veya son başvuru tarihinden önce sonuçlandırılması esastır. Şikayet üzerine yapılan incelemede tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin bulunması ve idarece ihale dokümanında düzeltme yapılmasına karar verilmesi halinde, gerekli düzeltme yapılarak 29 uncu maddede belirtilen usule göre son başvuru veya ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere ertelenir. Ancak belirlenen maddi veya teknik hataların veya eksikliklerin ilanda da bulunması halinde 26 ncı maddeye göre işlem tesis edilir…” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibinin iddialarının ihale dokümanı edinilme tarihi itibariyle farkına varılması gerektiği, söz konusu iddiaların tekliflerin değerlendirilmesine yönelik olmadığı, yukarıda aktarılan mevzuat hükmü uyarınca dokümana yönelik şikâyetlerin ihale dokümanı edinilmesinden itibaren 10 gün içerisinde ve ihale tarihinden 3 iş günü öncesine kadar yapılması gerektiği, ancak başvuru sahibi tarafından belirtilen süre içerisinde başvuruda bulunulmadığı dikkate alındığında söz konusu iddianın süre yönünden reddi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

3. Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuru Süreleri” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareye şikayet süresi; ihale sürecindeki şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.

(2) Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayetler, birinci fıkradaki süreleri aşmamak kaydıyla başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir.

(3) Kuruma itirazen şikayet süresi; şikayet veya itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan iptal kararına karşı yapılacak başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7’nci maddesinin birinci fıkrasında “ (1) Süreler;

a) İlana yönelik başvurularda ilk ilan tarihini,

b) Ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan hükümleri için dokümanın satın alındığı tarihi, belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ihale dokümanının teslim alındığı tarihi, zeyilnameye yönelik başvurularda ise zeyilnamenin bildirildiği tarihi,

c) İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikayete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi,

ç) Şikayet üzerine idare tarafından verilen kararın bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi, on gün içerisinde karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini,

d) İhalenin iptali kararına karşı yapılan itirazen şikayet başvurularında ise iptal kararının bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi,

izleyen günden itibaren başlar.

(2) Tatil günleri sürelere dahildir. Sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde, süre tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzar. Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvurularının, ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibinin iddiasının ihale dokümanına yönelik olduğu ve 26.11.2020 idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, ancak idarece 01.12.2020 tarihinde şikayet başvurusuna cevap verilmesine rağmen 10 gün içerisinde itirazen şikayet başvurusunda bulunulmadığı dikkate alındığında söz konusu iddianın süre yönünden reddi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

4. Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İhale dokümanı incelendiğinde başvuru sahibi istekli tarafından iddia konusu edilen hususların yeterlik kriteri olarak belirlenmediği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

****| ****| ****

****| ****| ****

****| ****| ****