KİK Kararı: 2024/UM.II-1683 (18 Aralık 2024)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2024/048
Gündem No : 30
Karar Tarihi : 18.12.2024
Karar No : 2024/UM.II-1683
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Volkan İtfaiye Araçları Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ankara Büyükşehir Belediyesi İtfaiye Dairesi Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/842054 İhale Kayıt Numaralı “İtfaiye Aracı (42 Metre Mafsallı İtfaiye Merdiven Aracı)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ankara Büyükşehir Belediyesi İtfaiye Dairesi Başkanlığı tarafından 17.09.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “İtfaiye Aracı (42 Metre Mafsallı İtfaiye Merdiven Aracı)” ihalesine ilişkin olarak Volkan İtfaiye Araçları Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketinin 13.11.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 15.11.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.11.2024 tarih ve 171954 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.11.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/1491 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 17.09.2024 tarihinde gerçekleşen şikâyete konu ihaleye firmalarınca teklif verildiği, 19.09.2024 tarihinde toplanan ihale komisyonunca 03.10.2024 tarihine kadar demonstrasyon değerlendirmesi için hazır bulunmaları gerektiğine dair idare tarafından tebligat gönderildiği, söz konusu tebligata istinaden firmalarınca demonstrasyon incelemesi için hazır olunacağı bilgisinin dilekçe ile idareye bildirildiği, fakat idarece 26.09.2024 tarihinde alınan ikinci ihale komisyonu ara kararında Teknik Şartname’de yer alan bir maddeden dolayı demonstrasyon işleminin iptal edilerek araç incelemesinin en uygun 2’nci teklif sunan firmanın belirlediği adreste yapılmasına karar verildiği, akabinde idare tarafından firmalarına 04.11.2024 tarihinde gönderilen ihale komisyonu kararı ile demonstrasyon için istenilen şartları sağlamadıkları gerekçe gösterilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı,

Firmalarınca İdari Şartname’de düzenlenen tüm bilgi ve belgelerin eksiksiz şekilde hazırlandığı ve bu belgelerin idarece kabul edildiği, İdari Şartname’nin 7.7.2’nci maddesinde yer alan “İstekliler demonstrasyonun yapılacağı aracın bulunduğu yerin/yerlerin adresini teklifinde belirteceklerdir.” düzenlemesi göz önünde bulundurularak demonstrasyon işlemine ilişkin adreslerinin idareye bildirildiği ve idarece de kabul edildiği, bu durum üzerine idare tarafından firmalarına demonstrasyon gün ve saatinin tebliğ edildiği, fakat idarenin firmalarına hiçbir süre vermeden ve açıklamada bulunmadan hukuka aykırı olarak demonstrasyon işlemini iptal ettiği, dolayısıyla idarece yeniden bir demonstrasyon yapılması gerektiği iddiasına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 26’ncı maddesinde “…(2)Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur. …” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ve demonstrasyon” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman istenmesi durumunda katalog istenmesi zorunludur. Katalog istenen ihalelerde, teknik şartnamede teknik kriter olarak düzenlenen ancak katalogda yer almayan hususlara yönelik kanıtlayıcı belge ve/veya açıklamalar aday veya istekliler tarafından başvuru veya teklifleri kapsamında sunulur.

(2) Numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde aşağıdaki hükümler esas alınır:

a) İdare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. Son başvuru tarihi/ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz.

b) Numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme, muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

c) Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen aşağıdaki yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılır:

1. İhale komisyonu, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

2. İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

3. İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

ç) Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede istenen sayıda ve nitelikte numune, şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde idareye teslim edilir. Teslim edilen numunenin üzerinde; ihale bilgileri, numune sunulan kalem bilgileri ve aday veya istekli bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır ve talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

d) İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. Numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirme ihale komisyonu tarafından yapılır ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verilir.

(3) Demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde ikinci fıkradaki hükümler esas alınır. ...” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

…

(8) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

…

b) Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanların tespit edilmesi halinde bu isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde;

1. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

2. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan ve numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi uygun görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir.

…” hükmü bulunmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır. ...” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: İtfaiye Aracı (42 Metre Mafsallı İtfaiye Merdiven Aracı) Alım İşi

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

5 adet İtfaiye Aracı (42 Metre Mafsallı İtfaiye Merdiven Aracı)

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: İtfaiye Dairesi Başkanlığı Merkez İtfaiye İstasyonu” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması ve/veya sağlaması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler ve/veya yeterlik kriterleri:

Belge Adı

Açıklama

Ortak Girişimlerde

İsteklinin Demonstrasyon Yapacağı Yer/Yerler

İstekliler demonstrasyonun yapılacağı aracın bulunduğu yerin/yerlerin adresini teklifinde belirteceklerdir.

Tek ortağın sunması yeterlidir.

7.5.5. Bu Şartnamenin 7’nci maddesi dışında ihale dokümanında sayılan diğer belgeler ve/veya düzenlenen diğer yeterlik kriterleri tekliflerin değerlendirilmesinde dikkate alınmaz.

7.5.6. Bu bent boş bırakılmıştır.

7.6. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.6.1 Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7.2. İdaremizce, teklif edilen araçların genel görünümü ve çalışma şekli ile ilgili Demonstrasyon, Teknik Şartnamenin 16'ncı maddesine göre yapılacak olup demonstrasyon şartlarını taşımayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır. İstekliler demonstrasyonun yapılacağı aracın bulunduğu yerin/yerlerin adresini teklifinde belirteceklerdir. Demonstrasyon ile ilgili birden fazla yer verilmesi halinde gidilen yerlerden bir tanesinde uygun olmayan durum tespit edilirse diğer yerlere gidilmeyecek ve isteklinin teklifi geçersiz sayılacaktır. İhaleden sonra demonstrasyon yer değişikliği talebi olursa isteklinin teklifi reddedilecektir…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “…36.1.1. Aşırı düşük teklif sorgulamasının yapıldığı ihalelerde, aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan ve numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi uygun görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir. Aşırı düşük tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya reddedilmesi halinde, teklif fiyatı aşırı düşük bulunmayan ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine ilişkin olarak 36.1. inci maddedeki esaslar çerçevesinde değerlendirme yapılır. Aşırı düşük teklifler arasından geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilir. Aşırı düşük teklifler arasından tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunması veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermesi/kurulumlarını yapması yeniden istenmez. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise, bu isteklinin tespitinde 36.1. inci maddedeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir. Bu işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir. …” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 16’ncı maddesinde “16.1.İdaremizce, teklif edilen araçların genel görünümü ve çalışma şeklinin; (“Madde 8.1.15. Araç Destek Ayakları” tüm alt maddelerinde talep edilen teknik özellikleri, “Madde 8.1.16. Merdiven Seti” tüm alt maddelerinde talep edilen teknik özellikleri, “Madde 8.1.17. Teleskopik Su-Boru Donanımı” tüm alt maddelerinde talep edilen teknik özellikleri, “Madde 8.1.18. Kurtarma Sepeti” tüm alt maddelerinde talep edilen teknik özellikleri, Madde 8.1.19. Su-Köpük Monitörü” tüm alt maddelerinde talep edilen teknik özellikleri, “Madde 8.1.20. Emniyet Sistemleri” tüm alt maddelerinde talep edilen teknik özellikleri) teknik şartnameye uygun olup olmadığını incelemek üzere daha önce imal edilmiş ve hali hazırda idarelerce/kurumlarca kullanımda olan, teklif edilen araç üstyapısı ile aynı marka 42 metre mafsallı itfaiye merdiven aracı üzerinde, ihale komisyonunca belirlenecek tarihte teknik inceleme yapılacaktır.

16.2. Bu teknik inceleme çalışması; tekliflerin değerlendirilmesi sırasında yapılacak olup, ihale komisyonu, ihale kararını buna göre sonuçlandıracaktır. Bunun için, istekliler demonstrasyonun yapılacağı aracın bulunduğu yerin adresini veya adreslerini yeterlik bilgileri tablosunda belirteceklerdir. İhaleden sonra demonstrasyon yer değişikliği talebi olursa İsteklinin teklifi reddedilecektir.

16.3.Demonstrasyonile ilgili Diğer Hususlar;

16.3.1. İhalenin demonstrasyon dışındaki teklif yeterlilik kriterlerini karşılamayan isteklilerden demonstrasyon istenmeyecektir.

16.3.2. Demonstrasyona; demonstrasyon dışındaki teklif yeterlilik kriterlerini karşılayan en düşük tekliften başlanacaktır. Yapılan demonstrasyon sonucunda, teknik şartnameyi karşılayan en avantajlı 1. ve 2. teklif sahibi istekliler tespit edildiğinde, kalan isteklilerden demonstrasyon istenmeyecektir.

16.3.3. Demonstrasyon günü saati ve yeri, komisyon tarafından belirlenerek, isteklilere EKAP üzerinden ihale gününden sonra bildirilecektir. EKAP üzerinden tebligatın yapıldığı tarih ve saatte yazımız tebliğ edilmiş sayılacaktır. Belirlenen tarihlerde demonstrasyon yapamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.

16.3.4. İsteklinin demonstrasyon yapılmasını istediği araç için, aracın sahibi idareden/kuruluştan demonstrasyon ile ilgili gerekli izinleri almak, isteklinin yükümlülüğündedir. Demonstrasyonlar kesinlikle isteklinin üretim, satış, onarım vb. sahalarında yapılmayacaktır.

16.3.5. Demonstrasyon sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından demonstrasyon raporu imzalanacaktır. Firma yetkilileri herhangi bir sebepten dolayı tutanağı imzalamaz ise bu durum tutanakta açıkça belirtilecektir.

16.3.6. Demonstrasyon için gerekli büyük ekipmanlar istekli firma tarafından demonstrasyon gününde ve yerinde hazır olacaktır. İlgili ekipmanlar hazır bulundurulmazsa demonstrasyon işlemi yapılmayacak ve isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

16.3.7. İsteklilerin teklif dosyalarında verdikleri demonstrasyon taahhütnamesindeki yerin daha sonra değiştirilmesi ve aracın demonstrasyon taahhütnamesindeki şekilde olmaması durumunda istekli firmanın demonstrasyonu geçersiz sayılacak ve teklifi reddedilecektir.

16.3.8. Yapılan demonstrasyon sonucunda, teknik şartnameyi karşılamayan isteklilerin teklifleri reddedilecektir. …” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanında yer alan düzenlemelerden şikâyete konu ihalenin Ankara Büyükşehir Belediyesi İtfaiye Dairesi Başkanlığınca gerçekleştirilen “İtfaiye Aracı (42 Metre Mafsallı İtfaiye Merdiven Aracı) Alım İşi” olduğu, anılan ihalenin birim fiyat teklif alınmak suretiyle elektronik ortamda ve açık ihale usulü ile 17.09.2024 tarihinde gerçekleştirildiği, 19.09.2024 tarihli ihale komisyonu 1’inci ara kararı ile şikayete konu olan ihalede en düşük teklifi veren başvuru sahibi istekliye, teklif etmiş olduğu ürüne ilişkin numune/demonstrasyon değerlendirmesi için yeterlik bilgileri tablosunda beyan etmiş olduğu adreste hazır bulunması için tebligat gönderilmesine karar verildiği,

Başvuru sahibi istekliye ait Yeterlik Bilgileri Tablosu’nun “Diğer Belgeler” kısmının “İsteklinin demonstrasyon yapılacağı yer/yerler” satırında “204315-9999-00001_DEEMONSTRASYON ADRES BİLGİSİ.pdf, EKAP’a yüklenen belgedir.” beyanının yer aldığı, beyan edilen ilgili belgenin içeriğinin ise “17.09.2024 tarihinde ihalesi yapılacak olan 2024/842054 İhale Kayıt Numaralı İtfaiye Aracı (42 Metre Mafsallı İtfaiye Merdiven Aracı) alımı ihalesine istekli olarak katılıyoruz. İhale dokümanı içerisinde İdari Şartname 7.7.2. ve Teknik Şartname 16. Demonstrasyon ve alt maddelerinde talep etmiş olduğunuz Demonstrasyon ile ilgili adres bilgisinin aşağıda yazıldığını bildirir gereğini bilgilerinize arz ederiz.

…

DEMONSTRASYON ADRES BİLGİSİ: VOLKAN İTFAİYE ARAÇLARI SAN. VE TİC. A.Ş., YAZIBAŞI MAHALLESİ 9230/1 SOK. NO:17, TORBALI-İZMİR” şeklinde olduğu görülmüştür.

İdare tarafından başvuru sahibi istekliye EKAP üzerinden 19.09.2024 tarih ve E.140 sayılı “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu “İtfaiye Aracı (42 Metre Mafsallı İtfaiye Merdiven Aracı) işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 25.09.2024 tarihine kadar İdaremize sunmanız, numune/demonstrasyon değerlendirmesi için teklif ettiğiniz ürüne/ürünlere ilişkin örnekleri 03.10.2024 tarihine kadar Yazıbaşı Mahallesi 9230/1 Sokak No:17(Volkan itfaiye Araçları San. ve Tic. A. Ş.)Torbalı-İzmir adresine ulaştırarak, 03.10.2024 tarihinde saat 10:00‘te Yazıbaşı Mahallesi 9230/1 Sokak No:17(Volkan itfaiye Araçları San. ve Tic. A.Ş.)Torbalı-İzmir adresinde hazır bulunmanız ve aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 25.09.2024 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir. …” ifadelerinin yer aldığı yazının gönderildiği, yazıda ayrıca talep edilen belge olarak “pay defteri”nin belirtildiği,

Anılan yazıya binaen başvuru sahibi istekli tarafından 23.09.2024 tarih ve “İtfaiye Aracı Alımı” konulu yazı ile aşırı düşük teklif açıklamaları, E-50151229-101.6.2-2535 sayılı ve 11.03.2024 tarihli Ege Bölgesi Sanayi Odasından alınan Hali Faaliyet Belgesi, 683094 numaralı ve 09.12.2015 tarihli Sanayi Sicil Belgesi, “2022/1732 numaralı ve 26.10.2022 tarihli kapasite raporu, Torbalı Ticaret Sicil Müdürlüğünce düzenlenmiş 2023-GD-1089 sayılı ve 07.04.2023 tarihli Ticaret Sicil Tasdiknamesi ve şirkete ait pay defterlerinin sunulduğu,

Akabinde idarece 26.09.2024 tarihinde ihale komisyonu 2’nci ara kararının alındığı, anılan kararda ise, Teknik Şartname’nin 16.1 ve 16.3.4’üncü maddelerinde yer alan düzenlemeler dayanak olmak üzere başvuru sahibi isteklinin EKAP’ta kayıtlı adresi ile yeterlik bilgileri tablosunda demonstrasyon yapılması için beyan ettiği adresin birbirinden farklı olduğu, dolayısıyla istekliye EKAP üzerinden 19.09.2024 tarih ve E.140 sayılı yazı ile demonstrasyon işlemi için tebligat yapıldığı, ancak isteklinin aşırı düşük açıklamaları kapsamında sunmuş olduğu “E-50151229-101.6.2-2535 sayılı ve 11.03.2024 tarihli Ege Bölgesi Sanayi Odasından alınan Hali Faaliyet Belgesi”, “683094 numaralı ve 09.12.2015 tarihli Sanayi Sicil Belgesi”, “2022/1732 numaralı ve 26.10.2022 tarihli Kapasite raporu”, Torbalı Ticaret Sicil Müdürlüğünce düzenlenmiş 2023-GD-1089 sayılı ve 07.04.2023 tarihli Ticaret Sicil Tasdiknamesi vb. belgelerinde bulunan adreslerin, demonstrasyon yapılması için beyan edilen “Yazıbaşı Mahallesi 9230/1 Sokak No:17 Torbalı-İzmir” adresi ile aynı olduğu ve demonstrasyon işleminin yapılacağı yerin isteklinin üretim sahası içinde olduğunun anlaşıldığı, ayrıca 16.11.2022 tarih ve 10705 sayılı Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi’nden de bu durumun teyit edildiği gerekçe gösterilerek demonstrasyon işleminin iptal edilmesine ve başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına, en uygun 2’nci fiyat teklifini sunan Umtaş Uluslararası Makina Tic. A.Ş.nin teklif ettiği aracın demonstrasyonunun beyan etmiş olduğu adreste yapılması için istekliye tebligat gönderilmesi yönünde karar verilmiştir.

İşbu karar üzerine alınan 04.11.2024 tarihli ihale komisyonu kararından, şikayete konu olan ihaleye 3 isteklinin katıldığı, isteklilerden başvuru sahibi Volkan İtfaiye Araçları San. ve Tic. A.Ş.nin demonstrasyon işleminin Teknik Şartname’nin 16.1 ve 16.3.4’üncü maddelerinde yer alan düzenlemelere uygun olmadığı gerekçe gösterilerek teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin Umtaş Uluslararası Makina Tic. A.Ş. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesinin birinci fıkrasına göre teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebileceği ve/veya demonstrasyon yaptırılabileceği, ikinci fıkrasında ise numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde esas alınacak olan hükümlere yer verildiği ve anılan maddenin üçüncü fıkrasında ise demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde de ikinci fıkradaki hükümlerin esas alınacağı ifade edilmektedir.

Bu kapsamda Yönetmelik’in anılan maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendinde idarelerce hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilmesi gerektiği; (d) bendinde ise numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleriyle teknik şartnamede yer verilen teknik kriterlere uygun olup olmadığının kontrolünün yapılacağı, yapılan inceleme neticesinde düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumunun belirtileceği ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verileceği, numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirmenin ise ihale komisyonu tarafından yapılacağı ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verileceği anlaşılmaktadır.

İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde ise demonstrasyona ilişkin olarak isteklilerin demonstrasyonun yapılacağı aracın bulunduğu yerin/yerlerin adresini teklifinde belirtmeleri gerektiğinin düzenlendiği, 7.7.2’nci maddesinde ise teklif edilen araçların genel görünümü ve çalışma şekli ile ilgili demonstrasyonun, Teknik Şartname’nin 16'ncı maddesine göre yapılacağı, demonstrasyon şartlarını taşımayan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılacağı, isteklilerin demonstrasyonun yapılacağı aracın bulunduğu yerin/yerlerin adresini teklifinde belirteceği, demonstrasyon ile ilgili birden fazla yer verilmesi halinde gidilen yerlerden bir tanesinde uygun olmayan durumun tespiti halinde diğer yerlere gidilmeyeceği ve isteklinin teklifinin geçersiz sayılacağı düzenlenmiştir.

Yukarıda aktarılan Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 16’ncı maddesinde yer alan düzenlemeler bir bütün olarak değerlendirildiğinde ise numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara yer verildiğinin anlaşıldığı, fakat Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesinin ikinci fıkrasının (a) bendinde yer alan hüküm gereğince bu hususlara İdari Şartname’de yer verilmesi gerektiği, İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde ise Teknik Şartname’nin 16’ncı maddesinde yer alan ayrıntılı düzenlemelerin yer almadığı görülmüştür.

Dolayısıyla idarece 26.09.2024 tarihinde alınan ihale komisyonu 2’nci ara kararında demonstrasyon işleminin iptal edilmesi gerekçesi olarak Teknik Şartname’nin 16.1 ve 16.3.4’üncü maddelerinde yer alan düzenlemeler gerekçe gösterilerek iptal edilmesinin yerinde olmadığı, zira başvuru sahibi tarafından İdari Şartname’nin 7.5.4 ve 7.7.2’nci maddesinde yer verilen düzenlemeler göz önünde bulundurularak, yeterlik bilgileri tablosunda demonstrasyonun yapılacağı aracın bulunduğu yerin belirtildiği ve bu yerin adresini de beyan ettiği, başvuru sahibi tarafından yeterlik bilgileri tablosunda beyan etmiş olduğu adreste demonstrasyon işleminin gerçekleştirilmesi gerektiği anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer yandan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından 157.733,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu iddialarında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde 157.733,00 TL’lik başvuru bedelinin iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Volkan İtfaiye Araçları San. ve Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirmeye alınarak demonstrasyon işleminin yapılmasına ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1- 4734 sayılı Kanunun 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2- Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.