KİK Kararı: 2024/UM.I-860

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2024/026
Gündem No : 42
Karar Tarihi : 03.07.2024
Karar No : 2024/UM.I-860
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Ostin İnşaat Taahhüt Medikal Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ömer Halisdemir Üniversitesi Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/262346 İhale Kayıt Numaralı “4 Kısım Cerrahi Alet Seti” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ömer Halisdemir Üniversitesi Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 01.04.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “4 Kısım Cerrahi Alet Seti” ihalesine ilişkin olarak Ostin İnşaat Taahhüt Medikal Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti.nin 05.06.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.06.2024 tarihli yazısı ile üzerine, başvuru sahibince 14.06.2024 tarih ve 149474 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 14.06.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/710 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idare tarafından ihalenin 3’üncü ve 4’üncü kısmına ilişkin ihale dokümanında listesi bulunan tüm numunelerin talep edildiği, ancak satın alma birimindeki yetkililerce, kendileri tarafından teslim edilen tüm numunelere ihtiyaçlarının olmadığı belirtilerek numunelerin bir kısmını teslim alarak bir kısmını kendilerine iade ettikleri,

09.05.2024 tarihli ihale komisyonuna ait tutanakta 3’üncü kısma ilişkin ilgili Teknik Şartname’nin 27’nci maddesine uygun olmadığının belirtildiği, ancak söz konusu maddeye ilişkin ürünün “cerrahi konteyner” ürünü olup verilen numuneler arasında söz konusu ürünün bulunmadığı ve olmayan bir ürüne ilişkin değerlendirme yapıldığı,

21.05.2024 tarihinde gelen tebliğde, idare tarafından sadece 09.05.2024 tarihindeki tutanakta belirtilen 3’üncü kısma ilişkin ilgili Teknik Şartname’nin 27’inci maddesindeki “cerrahi konteyner” ürünü ve 4’üncü kısma ilişkin ilgili Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesindeki “forceps” ürününün talep edildiği ve sadece bu ürünler üzerinden inceleme yapıldığı, söz konusu ürünler dışında herhangi bir ürünün incelenmediği, bu ürünlerin ilgili Şartname maddelerine uygun olduğunun tespit edildiği, ancak bu uygunluğun talep edilmesine rağmen tutanak altına alınmadığı,

Bahse konu sürece kadar olmayan ürünün değerlendirilmesi dışında numune değerlendirmesi sürecinin doğru şekilde ilerlediği, ancak kesinleşen ihale komisyonu kararında teslim edilen numunelerin 3’üncü kısım için ilgili Teknik Şartname’nin 7’nci, 8’inci ve 19’uncu maddelerine, 4’üncü kısım için ilgili Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesine uygun olmadığına karar verildiği, söz konusu kararın 09.05.2024 tarihindeki tutanak ile uyumsuz olduğu, ayrıca hangi ürünün anılan maddelere uygun olmadığının da belirtilmediği,

06.06.2024 ve 10.06.2024 tarihinde kendilerine tebliğ edilen şikayete cevap yazılarında Kamu İhale Kurumu’na itiraz süresini belirten yasal bilgilendirmenin yer almadığı, 10.06.2024 tarihinde gelen ikinci cevap tebliğinde 4’üncü kısma ilişkin “forceps” ürününün numune teslim tutanağında paslanmaz çelik olmasına rağmen idarece gönderilen görsellerdeki ürünün titanyum olduğu, anılan görseldeki ürünün kendilerine ait olmadığı, ayrıca anılan cevap tebliğinde 3’üncü kısma ilişkin ürünün vaka sırasında kırıldığına ilişkin bilginin yer aldığı, ancak bu durumun ilk tutanaklarda yer almadığı ve ürünün kırık halinin resmedilmediği, kendilerine iade edilen numuneler arasında kırık veya deforme olmuş bir ürünün de bulunmadığı,

Ayrıca ilk cevap yazısında “Ortopedi Ameliyathane Cerrahi Alet Setleri” listesinin “Verteba seti”nin 34’üncü kalemindeki “caspor ronjör düz diş. 2X12 mm, 185 mm” isimli aletin uzunluğunun 185 mm olması gerektiğinin ve ihale dokümanına uygun olmadığının belirtildiği, ancak cerrahi aletlerde uzunluğun mekanizmanın başlangıç noktasından başlayarak ölçüleceği, itirazen şikayet başvurularının ekinde gönderilen resimde mekanizmanın başlangıç noktasından uca kadar uzunluğunun 184 mm olduğunun açık bir şekilde görüldüğü, sayılan gerekçelerle numune değerlendirmesinde usulsüzlüklerin yapıldığı ve alınan ihale komisyonu kararının mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

…

9. İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “…(9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

a) Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır.

b) Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanların tespit edilmesi halinde bu isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde;

1. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 4 KISIM CERRAHİ ALET SETİ ALIMI

e) Miktarı: 4 KISIM 30 KALEM

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Niğde Eğitim ve Araştırma Hastanesi İlgili Depolar” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinin “Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi” başlıklı 7.7 numaralı alt bendinde “…7.7.1.1)Teknik şartnamede numune/katalog, teknik şartnameye cevap vb istenmişse veya benzeri ibare varsa Teklif Edilen Malzemeye Ait Numune, Katalog, broşür, teknik şartnameye cevap veya benzeri belgeler birinci oturum sonrasında teklif sunan isteklilerden "Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon değerlendirmesi" başlığı altında istenecektir. Verilen süre içerisinde Numune ve/veya Katalog veya benzeri tanıtım materyali, NumuNe/Katalog Teslim Tutanağı 2 (İKİ) nüsha düzenlenerek 1 nüshası isteklide kalacak, 1 nüshası da Satınalma İhale komisyonuna teslim edilecektir.

2. Numuneler, her kalem için ayrı ayrı paketlenmiş, paketlerin üzerinde; İhalenin Adı, İhale Kayıt Numarası, İhale Kalem Sıra No, Numunenin İhale Listesindeki Adı, UBB Kodu, UBB Kodu yoksa kapsam dışı olduğu ve Firma Adı belirtilecektir.

3)İhale sonucunda uhdesinde kalmayan kalemlerin numuneleri, itiraz süresinin bitmesini müteakip 20 gün içerisinde alınmalıdır. Aksi halde doğacak sonuçlardan idaremiz sorumlu olmayacaktır. İsteklilerin uhdesinde kalan kalemlerin numuneleri, ürün teslimatlarında muayene komisyonunun değerlendirmesine esas olmak üzere hastanemizde kalacaktır. En son yapılan teslimatlarla birlikte numuneler iade edilecektir.” düzenlemesi,

Cerrahi Alet Teknik Şartnamesi’nin 7’nci, 8’inci, 19’uncu, 25’inci ve 27’nci maddelerinde “07. Cerrahi aletlerin bacaklarına kuvvet uygulandığında ortaya çıkan bükülme direnci ve kuvvet azaldığında bacakların ilk pozisyona dönmesini sağlayan elastik yapıya sahip olmalıdır.

08. Cerrahi aletlerin kesici, tutucu çeneleri sabit ve düzgün hareket etmelidir.

…

19. İhale dokümanı meyanında verilen Cerrahi Aletler teknik şartname ve listesinde yazılı evsafı gösteren katalog numaraları kesin evsaf belirlemek açısından yazılmış olup, istekli Cerrahi Alet teknik Şartnamesinde Ve ihtiyaç listemizde belirtilen evsafta ve aynı fonksiyonları görecek şekilde veya dengi diğer marka aletleri de teklif edebilir . Teklif edilecek aletler hassas cerrahi operasyonlarda kullanılacağından uzunlukları, çapları, ağız yapıları oldukça önem arz etmektedir. Dolaylısı ile teklif edilecek aletlerin, istenilen ölçüden uzun veya kısa olması ve ağız yapılarındaki milimetrik ölçüler kullanım hassasiyetini etkileyeceğinde n özellikle 20cm Ve altlındakiler için+,- 0,2 cm - 20 cm ve üzerindeki ölçüler için +,- 0,5 cm toleranslı uzunluklardaki aletler değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Ancak bu fark aletin ana işlevini gören işlevsel özelliklerinde, uç, eğim, kavis, şekil ve metal yapısında istenilenin aynı olmak zorundadır.

…

25. İştirakçi firmalar cerrahi alet kalitesinin incelenebilmesi ve ürünlerin numuneler üzerinden de doğruluğunun teyidi için aşağıda sıra numaraları ile belirtilen gruplarda ihtiyaç listemizde bulunan tüm cerrahi aletlerden 1’er (Bir) adet numunelerin aynı özellikte olanlarını kendi markalarına ait olmak üzere teklif edecekleri seti temsilen numune olarak teklif dosyası ile birlikte ihale saatine kadar komisyona sunacaklardır. Bu numuneler aynı zamanda teslim sırasında şahit ürün olarak da değerlendirilecektir. Numunelerini ihale saatine kadar teklif dosyası ile birlikte teslim etmeyen, eksik ya da hatalı veren isteklilerin teklifleri ilgili set için değerlendirme dışı kalacaktır. İstekliler verecekleri numuneleri aşağıda belirtilen tasniflemeye göre işaretleyerek ve isimlendirerek ihale öncesinde hazırladıkları “numune teslim tutanağı” adı altında teklif dosyası içerisinde vereceklerdir.

…

27. Firmaların setleri içerisinde teklif edecekleri sterilizasyon konteynerlerin özellikleri aşağıda belirtilen şekilde olacaktır;

…

c. Her bir set için alınacak konteynırlar da farklı setlere ait konteynırların birbiri iIe karışmasını önlemek amacıyla kırmızı, mavi, yeşil, sari, gri, antrasit renkleri mevcut olmalıdır.

d. Konteyner sistemleri ile birlikte verilecek teI sepetler cerrahi aletlerin tel sepete yerleştirilmesi 5´raslnda tel aralarına sıklaşmasının engellenmesi amacıyla örgü şeklinde değil, düz paslanmaz çelik plakalarda delikler açılması şeklinde olmalıdır. Tutacak kısımları ise kullanım kolaylığı açısından 3 pozisyonda sabit kalabilmelidir. Tel sepetlerin altlında ise konteynere yerleştirme sırasında hafif aralık kalabilmesini sağlamak amacıyla ısıya dayanıklı plastik destekler bulunmalıdır.” düzenlemeleri,

Göz Cerrahi Alet Teknik Şartnamesi’nin “Oculoplasti cerrahi seti” bölümünün 9’uncu maddesinde “…9-Forceps uçları tam temas etmeli ve sıkı tutulmalıdır. Doku tutuşu etkili olmalıdır. Makasların kesisi kusursuz olup dokuya zarar vermemelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Ömer Halisdemir Üniversitesi Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 01.04.2024 tarihinde e-ihale olarak gerçekleştirilen ve 4 kısımdan oluşan “4 Kısım Cerrahi Alet Seti” mal alımı ihalesine toplam 5 isteklinin, iddia konusu olan 3’üncü ve 4’üncü kısımlarına sırasıyla 4 ve 2 isteklinin katıldığı, 03.06.2024 onay tarihli ihale komisyonu kararına göre başvuru sahibi Ostin İnş. Taah. Medikal Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti.ye ait 3’üncü kısma ilişkin teklifin “23.05.2024 tarihinde yapılmış olan muayene komisyon kararına istinaden ihalenin 3. Kısmına en avantajlı ikinci fiyat veren OSTİN İNŞ. TAAH. MEDİKAL GIDA TİC. SAN LTD. ŞTİ. isimli firmanın Numunelerinin Cerrahi Alet Teknik Şartnamesinin 7. 8. ve 19. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olmadığı tespit edilmiş olup değerlendirme dışı kalmıştır.” gerekçesiyle, 4’üncü kısma ilişkin teklifin “23.05.2024 tarihinde yapılmış olan muayene komisyon kararına istinaden ihalenin 4. Kısmına en avantajlı fiyat veren OSTİN İNŞ. TAAH. MEDİKAL GIDA TİC. SAN. LTD. ŞTİ. isimli firmanın Numunelerinin Göz Cerrahi Alet Seti Teknik Şartnamesinin 9. maddesinde belirtilen şartlara uygun olmadığı tespit edilmiş olup değerlendirme dışı kalmıştır.” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

İdare tarafından ilk olarak 04.04.2024 tarihinde tüm isteklilere “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve numune işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi” konulu yazının gönderildiği,

Daha sonra başvuru sahibi Ostin İnş. Taah. Medikal Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti. dahil olmak üzere tüm isteklilere 09.05.2024 tarihinde “Numune istemi” konulu “Eksik olan numunelerin 20.05.2024 tarihinde kadar tamamlanması” içerikli yazının gönderildiği, yazı ekinde yer alan ve 03.05.2024 tarihinde ihale komisyonunun toplanması sonucunda alınan tutanakta, başvuru sahibi Ostin İnş. Taah. Medikal Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti.ye ait 3. kısma ilişkin teklifin “Şartname’nin 27’inci maddesinde istinaden elenmesine,..”, 4. kısma ilişkin teklifin “Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesine istinaden elenmesine,…” şeklinde ifadelere yer verilerek teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği,

Akabinde idarece anılan istekli dahil tüm isteklilere 21.05.2024 tarihinde “Numune sunumu yapılması” konulu “23.05.2024 tarihinde saat 14.00 da Niğde Eğitim ve Araştırma Hastanesi başhekimlik toplantı salonunda numunelerini sunmaları için firma temsilcilerinin bulunması gerekmektedir.” içerikli yazının gönderildiği görülmüştür.

Söz konusu yazı akabinde ihale komisyonunun 23.05.2024 tarihinde toplanması sonucunda imzalanan tutanakta, 3. kısım ortopedi cerrahi seti alımı ile ilgili Ostin İnş. Taah. Medikal Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti.ye ait yapılan incelemeler sonucunda ihale dokümanında düzenlenen 3. kısma ilişkin “Ortopedi ameliyathane cerrahi setleri” listesinde yer alan “Vertebra seti” listesinin 34’üncü kalemindeki “caspor ronjör düz diş. 2X12 Mm, 185 mm” isimli aletin Cerrahi Alet Teknik Şartnamesi’nin 7’nci, 8’inci ve 19’uncu maddelerine yapısal olarak uygun olmadığı,

İhalenin 4’üncü kısmına ilişkin anılan istekliye ait numunelerin Göz Cerrahi Alet Seti Teknik Şartnamesi’nin 9’uncu maddesinde istenilen özelliklere sahip olmadığı ve söz konusu durumun vaka esnasında uzman hekim tarafından kayıt altına alınarak tutanak ve görsel ile tespit edildiği ifade edilmiştir. Anılan tutanak ekinde incelenen numune fotoğraflarına yer verildiği görülmüştür.

Anılan isteklinin 05.06.2024 tarihli şikâyet başvurusu sonucunda da yukarıda yer verilen ihale komisyonunun 23.05.2024 tarihinde toplanması sonucunda imzalanan tutanağın şikâyete cevap yazısı niteliğinde 06.06.2024 tarihinde istekliye gönderildiği, buna ek olarak 10.06.2024 tarihinde ihale komisyonu tarafından şikâyete cevap niteliğinde ek bir tutanak daha gönderildiği, söz konusu tutanakta 3. kısım için anılan isteklinin hangi kalemde kaç adet numune teslim edildiğinin tutanak altına alındığı, numune teslim tutanaklarına göre eksik numune teslim ettiği, 03.05.2024 tarihli ilk numune değerlendirilmesi sonucunda imzalanan tutanakta söz konusu istekliye ait numunelerin Cerrahi Alet Teknik Şartnamesi’nin 27’nci maddesine uygun olmadığının sehven yazılmış olduğu ve kesin karar verilmeden eksik numunelerin 20.05.2024 tarihine kadar tamamlanması için tüm isteklilere 09.05.2024 tarihinde tebligat gönderildiği, teslim edilen numunelerin Cerrahi Alet Teknik Şartnamesi’nin 7’nci, 8’inci ve 19’uncu maddelerine uygun olmadığı, ihalenin 4’üncü kısmına ilişkin anılan istekliye ait numunelerin Göz Cerrahi Alet Seti Teknik Şartnamesi’nin 9’uncu maddesinde istenilen özelliklere sahip olmadığı ve söz konusu durumun vaka esnasında uzman hekim tarafından kayıt altına alınarak tutanak ve görsel ile tespit edildiği belirtilmiş, söz konusu görsellerin ve tutanakların tutanak ekinde yer aldığı görülmüştür.

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyası içerisinde bulunan belgeler arasında başvuru sahibi Ostin İnş. Taah. Medikal Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti.ye, 3 ve 4. kısımlarda ihale üzerinde bırakılan istekli olarak belirlenen Alakan Sağlık Hizm. Medikal Turz. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.ye ve 3. kısma teklif veren Payaza Medikal Temizlik Taah. Gıda ve Sağ. Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti.ye ait numune teslim tutanaklarının bulunduğu, bu durumdan söz konusu istekliler tarafından istenilen numunelerin idareye teslim edildiği anlaşılmıştır.

Söz konusu tutanaklar incelendiğinde başvuru sahibi Ostin İnş. Taah. Medikal Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti.ye ait tutanakta idare tarafından ihale dokümanında düzenlenen 3. kısma ilişkin “Ortopedi ameliyathane cerrahi setleri” ve 4. kısma ilişkin “Katarakt cerrahi seti, Kapak cerrahi seti, Lakrimal cerrahi seti, Oculoplasti cerrahi seti” listelerinde yer alan tüm ürünlere ilişkin numune örneklerinin sunulmadığı, diğer bir deyişle eksik numune örneklerinin idareye sunulduğu, idarece istenilen eksik ürünlerin tamamlatılması sürecinde de ek bir numune örneğinin sunulduğuna dair tutanağın ihale işlem dosyasında gönderilen belgeler arasında bulunmadığı tespit edilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden ihale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numunelerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı hususunun idarenin takdirinde olduğu, idare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalemler için numune istenildiğinin, numunenin sayısının ve gerekli görülen diğer hususların İdari Şartname’de belirtileceği, numune sunulması istenilen kalemler için ise yeter sayı ve nitelikte numune alınmasının idarenin sorumluluğunda olduğu, isteklilerce ihale dokümanında istenilen sayı ve nitelikte numune örneklerinin de idare tarafından belirlenen yer ve saatte idareye teslim edilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Başvuru konusu ihaleye ilişkin İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesinde, Teknik Şartname’de numune istenmişse veya benzeri ibare varsa, teklif edilen ürünlere ait numunelerin birinci oturum sonrasında teklif sunan isteklilerden "Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon değerlendirmesi" başlığı altında isteneceği düzenlemesinin, Cerrahi Alet Teknik Şartnamesi’nin 25’inci maddesinde ise isteklilerin ihale dokümanında sıra numaraları ile belirtilen gruplarda ihtiyaç listesinde bulunan tüm cerrahi aletlerden 1’er adet numunelerin aynı özellikte olanlarını kendi markalarına ait olmak üzere teklif edecekleri seti temsilen numune olarak idareye sunacakları düzenlemesinin yer aldığı görülmektedir. Bu yapılan düzenlemelerden başvuru konusu ihalede idarece isteklilerin teklif edecekleri ürünlere ilişkin numune değerlendirilmesinin yapılacağı, ihalenin söz konusu değerlendirme neticesinde sonuçlandırılacağı anlaşılmaktadır.

Yapılan inceleme neticesinde, idare tarafından ilk olarak tüm isteklilerden 04.04.2024 tarihinde numune değerlendirmesi için numune örneklerinin istenildiği, isteklilerden başvuru sahibi dahil olmak üzere 3 isteklinin numune örneklerini idareye sunduğu görülmüştür. Ancak başvuru sahibine ait numune teslim tutanağı incelendiğinde, ihale dokümanında idarece düzenlenen ihale konusu işte kullanılacak olan ürünlerin tümü için anılan istekli tarafından numune teslim edilmediği, dolayısıyla eksik numune teslim edildiği tespit edilmiştir.

Bunun üzerine ihale komisyonu tarafından 03.05.2024 tarihinde yapılan toplantı sonucunda alınan karar tutanağında ihalenin 3’üncü kısmına ilişkin başvuru sahibine ait numunelerin Cerrahi Alet Teknik Şartnamesi’nin 27’nci maddesine istinaden elenmesine, ihalenin 4’üncü kısmına ilişkin anılan istekliye ait numunelerin Göz Cerrahi Alet Teknik Şartnamesi’nin 9’uncu maddesine istinaden elenmesine karar verildiği, söz konusu tutanağın 3 komisyon üyesi tarafından imzalandığı, daha sonra ise 10.06.2024 tarihinde başvuru sahibinin şikâyet başvurusu üzerine tüm komisyon üyeleri tarafından imzalanan şikâyete cevap niteliğindeki tutanakta, anılan istekliye ait 3’üncü kısma ilişkin numunelerin eksik teslim edildiği, söz konusun numunelerin 27’nci maddeye aykırı olduğunun sehven yazılmış olduğu ve akabinde eksikliklerin tamamlatılmasının istenildiği, son olarak anılan numunelerin Cerrahi Alet Teknik Şartnamesi’nin 7’nci, 8’inci ve 19’uncu maddelerine aykırı olduğuna karar verilerek tüm komisyon üyelerinin imzasıyla tutanak altına alındığı ve ihale komisyonu kararının da bu şekilde neticelendirilerek 3’üncü ve 4’üncü kısma ilişkin başvuru sahibine ait numunelerin ihale dokümanı düzenlemelerine uygun olmadığına idarece karar verildiği görülmektedir.

Bu itibarla idarece başvuru sahibinin ihalenin 3’üncü kısmına ilişkin eksik numune teslim edildiğinin tespit edildiği, her ne kadar 03.05.2024 tarihinde 3 ihale komisyonu üyesi tarafından imzalanan ilk tutanakta bu durum belirtilmemiş olsa da, başvuru sahibine eksik numunelerin tamamlanması için 09.05.2024 tarihinde “Numune istemi” konulu yazının gönderildiği, söz konusu eksik numunelerin idarece tamamlanmasının istekliden istenmesinin uygun olmadığı gibi, anılan istekli tarafından da söz konusu eksikliklerin tamamlanmadığı anlaşılmış olup, ayrıca 03.06.2024 tarihli ihale komisyonu kararına dayanak olan ve tüm komisyon üyeleri tarafından imzalanan tutanakta anılan istekliye ait 3’üncü kısma ilişkin numunelerin ilgili Teknik Şartname’nin 7’nci, 8’inci ve 19’uncu maddelerine uygun olmadığı, 4’üncü kısma ilişkin numunelerin de ilgili Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesine uygun olmadığı tespit edilmiş olup teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırı bir durum bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.