KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2024/048
Gündem No : 44
Karar Tarihi : 18.12.2024
Karar No : 2024/UM.I-1693
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Baybora Otomasyon Bilişim Hizmetleri Turizm Taşımacılık Gıda San. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Gaziantep İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/955495 İhale Kayıt Numaralı “18 Aylık 158 Kalem Toplu Temizlik Malzemesi Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Gaziantep İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 03.09.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “18 Aylık 158 Kalem Toplu Temizlik Malzemesi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Baybora Otomasyon Bilişim Hizmetleri Turizm Taşımacılık Gıda San. Ltd. Şti.nin 12.11.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 15.11.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 22.11.2024 tarih ve 171871 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.11.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/1481 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 104. kalemi Z Katlı Dispanser Havlu Peçete Alımı kısmında ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenmiş olan Arv Group Kurum. Hizm. A.Ş.nin sunmuş olduğu numunenin Teknik Şartname'nin ilgili maddelerine uygun olmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, anılan istekli tarafından sunulan havlu peçetenin ebatlarının Teknik Şartname'de istenilen ebatlardan küçük olduğu, ilgili Şartname maddesinde yer alan 22 cm x 22 cm (± 2 cm) ifadesinden anlaşılması gereken durumun yalnızca tek bir uzunlukta bu 2 cm’lik payın kullanılması gerektiği, yani asgari 22 cm x 20 cm olarak değerlendirilmesi gerektiği, idarenin ise anılan değerleri asgari 20 cm x 20 cm olarak değerlendirdiği, idarenin söz konusu değerlendirmesinin mevzuata ve dokümana uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ve demonstrasyon” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir ve/veya demonstrasyon yaptırılabilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman istenmesi durumunda katalog istenmesi zorunludur. Katalog istenen ihalelerde, teknik şartnamede teknik kriter olarak düzenlenen ancak katalogda yer almayan hususlara yönelik kanıtlayıcı belge ve/veya açıklamalar aday veya istekliler tarafından başvuru veya teklifleri kapsamında sunulur.

(2) Numunelerin sunulması ve bunların değerlendirilmesine yönelik yapılan düzenlemelerde aşağıdaki hükümler esas alınır:

a) İdare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceği, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağı, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. Son başvuru tarihi/ihale tarihi ve saatinden önce numunelerin idareye sunulacağına ya da bu tarih ve saatten önce numune değerlendirmesi yapılarak sadece numunesi uygun görülenlerin başvuruda bulunabileceğine veya teklif sunabileceğine ilişkin düzenleme yapılamaz.

b) Numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme, muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

c) Numune değerlendirmesi, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede düzenlenen aşağıdaki yöntemlerden biri vasıtasıyla yapılır:

1. İhale komisyonu, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

2. İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

3. İhale komisyonu, uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebilir.

ç) Ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede istenen sayıda ve nitelikte numune, şartnamede yapılan düzenlemeler çerçevesinde idareye teslim edilir. Teslim edilen numunenin üzerinde; ihale bilgileri, numune sunulan kalem bilgileri ve aday veya istekli bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır ve talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

d) İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir. Numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirme ihale komisyonu tarafından yapılır ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verilir.

(3) Demonstrasyon işlemine yönelik yapılan düzenleme ve değerlendirmelerde ikinci fıkradaki hükümler esas alınır.” hükmü,

İdari Şartname’nin 2.1’inci maddesinde “İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Müdürlüğümüz ve bağlı sağlık tesislerinin ihtiyacı için 18 Aylık 158 Kalem Toplu Temizlik Malzemesi alımı

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu: -

e) Miktarı: 158 Kalem Toplu Temizlik Malzemesi alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin 7’nci maddesinde “…7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması ve/veya sağlaması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler ve/veya yeterlik kriterleri:

Belge Adı

İhale/Kısım/Kısımlar

Açıklama

Ortak Girişimlerde

Teknik Şartnamede istenilen belgeler

İhale Bazında

Teklif edilecek ürünlere ait Teknik Şartnamede istenen belgeler yeterlilik bilgileri tablosunda beyan edilecektir veya bu belgelerin idare tarafından istenilmesi halinde idareye sunulacağı belirtilecektir.

Tek ortağın sunması yeterlidir.

7.5.5. Bu Şartnamenin 7 nci maddesi dışında ihale dokümanında sayılan diğer belgeler ve/veya düzenlenen diğer yeterlik kriterleri tekliflerin değerlendirilmesinde dikkate alınmaz.

7.5.6. Bu maddede istenen katalog, broşür, fotoğraf ve/veya diğer teknik belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin belgeler :

Belge Adı

İhale/Kısım/Kısımlar

Açıklama

Ortak Girişimlerde

Numune Talebi

İhale Bazında

a)-İhaleden sonra ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. uygun teklif veren isteklilerden en az 1 adet (rulo, paket, kutu, v.s.) numune istenecektir. Firmalar teslim edeceği numunenin ihale sıra numarası, ürün adı, marka, model gibi durumları belirterek, istekli tarafından hazırlanan Numune Teslim Tutanağı ile birlikte idarenin belirteceği tarih ve saate kadar numuneleri teslim edilecektir.

Tek ortağın sunması yeterlidir.

Numune Değerlendirmesi

İhale Bazında

b)-Teslim edilecek numuneler, ihale komisyonu uzman üyelerce teknik şartnamelerin tüm maddelerine göre değerlendirilecek olup, ek numuneye ihtiyaç duyulması halinde firmadan ek numune istenebilecektir. Ayrıca değerlendirme sonrası teknik şartnameye uygun olmadığı tespit edilen ürün/ürünler değerlendirme dışı bırakılacaktır. Numunelerin değerlendirilmesi aşamasında yıpranan, deforme olan vb. numuneler hakkında firmalar herhangi bir hak iddia edemeyecektir.

Tek ortağın sunması yeterlidir.

Birinci ve ikinci avantajlı isteklilerin numunelerinin uygun bulunmaması halinde

İhale Bazında

c)-Birinci ve ikinci avantajlı isteklilerin numunelerinin uygun bulunmaması halinde, teklifi geçerli/uygun görülen üçüncü bir firma var ise, ilgili firmaya ekap üzerinden tebligat yapılarak numune istenecek ve numune ihale komisyonu uzman üyelerince değerlendirilecektir.

Tek ortağın sunması yeterlidir.

Değerlendirilen numunelerin şahit numune olarak idarede kalması

İhale Bazında

d)-Sözleşme imzalanan kalemlere ait numuneler sözleşme süresi sona erene kadar şahit numune olarak idarede kalacak olup, bu kalemler sözleşme bitim tarihinden itibaren 1 ay içerisinde, diğer isteklilere ait teslim edilen numuneler ise sözleşme imzalanmasına müteakip 15 iş günü içerisinde geri teslim alınacak olup, alınmayan numuneler için idaremizin sorumluluğu olmayacaktır.

Tek ortağın sunması yeterlidir.

7.6. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.6.1 Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Teslim edilecek numuneler, ihale komisyonu uzman üyelerce teknik şartnamelerin tüm maddelerine göre değerlendirilecektir.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Z Katlı Dispenser Havlu Peçete” başlıklı 104’üncü maddesinde “a) Kâğıt havlu emici ve suya dayanıklı olmalıdır.

b) Z katlı ve beyaz renkte olmalıdır.

c) Bir yaprağı en az 22x22 cm (± 2cm) ebatlarında olmalıdır.

d) Paket içindeki yaprak sayısı en az 200 adet olmalıdır.

e) Ürünün metrekare ağırlığı en az 35 gr olmalıdır.

f) Kâğıt havlu % 100 selülozdan imal edilmiş olmalıdır.

g) Ürün numune üzerinden değerlendirileceğinden en az 1 adet numune verilmelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, ihalenin şikayate konu 104’üncü kısmı olan Z Katlı Dispenser Havlu Peçete Alımına toplam 7 isteklinin teklif sunduğu, idare tarafından yapılan değerlendirme sonucunda ilgili kısma ait yaklaşık maliyetin üzerinde teklif bedeli sunan Murtaza Aksaç’ın teklifinin uygun görülmediği, diğer istekliler tarafından sunulan yeterlik bilgileri tablosu üzerinden yapılan değerlendirme sonucunda anılan isteklilerin tekliflerinin geçerli bulunduğu, idare tarafından 11.09.2024 tarihli yazılar ile Arv Group Kurum. Hizm. A.Ş. ve başvuru sahibinden diğer ilgili belgeler ile şikâyete konu kısma ilişkin numunelerini sunmalarının talep edildiği, istekliler tarafından sunulan numunelerin ihale komisyonunca incelenmesi neticesinde her iki istekli tarafından sunulan numunelerin Teknik Şartname’de yer alan kriterlere uygun olduğuna karar verildiği anlaşılmış olup Arv Group Kurum. Hizm. A.Ş.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif, başvuru sahibinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’nin yukarıda anılan maddelerinde havlu peçetelerin bir yaprağının en az 22 x 22 cm ebatlarında olması gerektiği, anılan ebatlarda ± 2 cm tolerans aralığının aynı madde içerisinde belirtildiği, ayrıca teklif edilecek havlu peçete kağıtlarının metrekare ağırlığının en az 35 gr olması gerektiği ifade edilmiş olup isteklilerin teklif etikleri ürünlerin ve idareye sundukları numunelerin belirtilmiş asgari kriterleri karşılaması gerektiği, ebatlarda verilen en ve boy ölçülerinin her birinde ± 2 cm tolerans aralığının bırakıldığı, bir başka deyişle iki ölçünün de asgari 20 cm ve azami 24 cm aralığında olmasının zorunlu olduğu, bu aralığı sağlamayan ve ek olarak Teknik Şartname’nin ilgili maddesinde yer alan diğer asgari kriterleri karşılamayan numunelerin uygun görülmeyeceği ve teklifin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden, yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde belirtilmesinin zorunlu olduğu, isteklilerce teklif edilen malların Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığına ilişkin idarece yapılacak tespitin tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında katalog, fotoğraf, Teknik Şartname’ye cevapları içeren doküman vb. belgeler üzerinden ya da numune veya demonstrasyon değerlendirmesi yoluyla yapılabileceği, idare tarafından hangi kalem/kalemler için ve kaç adet numune isteneceğinin, numunenin hangi aşamada ve kimler tarafından sunulacağının, numunelerin değerlendirilmesinde hangi yöntemin kullanılacağı ile diğer hususlara, ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilmesi gerektiği, numune sunulması istenen kalem/kalemler için uygun sayı ve nitelikte numune alınmasının idarenin sorumluluğunda olduğu, malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile malın kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan 43’üncü maddesi uyarınca ihale komisyonunun, numuneyi doğrudan inceleyerek, üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yapabileceği veya uzman üyelerinin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebileceği veya uzman üyelerinin tamamı ile alıma konu malı/malları kullanacak personel arasından görevlendirilen kişi veya kişilerin tamamı tarafından düzenlenen numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde değerlendirme yaparak karar verebileceği, idare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisinin aday veya isteklilere bildirileceği, numune değerlendirmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygun olup olmadığının kontrol edileceği, yapılan inceleme sonucunda düzenlenen numune inceleme raporunda/tutanağında numunenin uygunluk durumunun belirtileceği ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verileceği, numune inceleme raporu/tutanağı çerçevesinde numunelere yönelik nihai değerlendirmenin ihale komisyonu tarafından yapılacağı ve bu değerlendirmelere ihale komisyonu kararında yer verilmesi gerektiği, İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde teklif edilen ürüne ait numunenin isteneceği, numunelerin işin uzmanlarınca değerlendirileceğinin düzenlendiği anlaşılmaktadır.

Alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin ihale dokümanı düzenlemeleri kapsamında usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluğun ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olduğu, Kurum tarafından yapılan itirazen şikâyet incelemesinin ihale işlem dosyası üzerinden yapılması nedeniyle, bu yöndeki itirazen şikâyet başvurularında, numune değerlendirmesi ile ilgili iş ve işlemlerin idare tarafından usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune değerlendirme tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılabileceği değerlendirilmektedir.

Bu çerçevede yapılan incelemede, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında numune değerlendirilmesi yapılacağına ilişkin düzenlemeye ihale dokümanında yer verildiği, idarece EKAP üzerinden isteklilere iletilen yazı ile numune/demonstrasyon değerlendirmesi için teklif etmiş oldukları ürüne/ürünlere ilişkin örneklerin istenildiği, ihale üzerinde bırakılan isteklinin ihalenin şikayete konu 104 nolu kısmına yönelik olarak sunduğu numunelerin Teknik Şartname’nin ilgili maddelerine uygun olduğunun ihale komisyonu kararı eki tutanakta belirtildiği, ayrıca alınan numunelerin ölçümlerinin yapıldığını gösterir görsellerin de sunulduğu, anılan görsellerde belirtilmiş olan ölçüm sonuçlarının ihale komisyonu tarafından verilen kararı doğrular nitelikte olduğu ve Teknik Şartname’nin ilgili maddelerinde belirtilen asgari değerleri karşıladığı anlaşılmış olup ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak malın istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirme işlemlerinde yetki ve sorumluluğun idareye ait olduğu dikkate alındığında başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddiasında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin tamamının iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

Ancak, ihalenin şikâyete konu 104’üncü kısmının yaklaşık maliyet tutarı dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 78.855,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 118.286,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 39.431,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.