KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2024/046
Gündem No : 14
Karar Tarihi : 04.12.2024
Karar No : 2024/UH.II-1568
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Eren Grup Kurumsal Hizmetler Tarım Ürünleri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İzmir Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/947785 İhale Kayıt Numaralı “Kuruluş Mutfaklarında veya Yüklenici Firma Mutfağında Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmetleri” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İzmir Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından 17.10.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kuruluş Mutfaklarında veya Yüklenici Firma Mutfağında Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmetleri” ihalesine ilişkin olarak Eren Grup Kurumsal Hizmetler Tarım Ürünleri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi’nin 25.10.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 25.10.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.11.2024 tarih ve 169272 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.11.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/1361 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, elektronik ihale yöntemiyle gerçekleştirilen ihalelerde e-tekliflerin aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde EKAP üzerinden açılması gerektiği, son teklif verme saatinin 17.10.2024 günü saat 17:00 olduğu, idarece mesai saati (18:00) bittikten sonra 17.10.2024 tarihinde saat 19:32’de yaklaşık maliyetin ve isteklilerce verilen teklif fiyatlarının EKAP üzerinden tebliğ edildiği ve ilk oturumun kapatıldığı, bir diğer ifade ile yaklaşık maliyetin ve isteklilerin vermiş oldukları teklif fiyatlarının ihale günü mesai bitiminde açıklanmadığı, ihale teklif belgeleri, yaklaşık maliyet ve isteklilerce verilen teklif fiyatların bilgisini içeren tutanaklara 17.10.2024 saat 19:32’den itibaren erişilebildiği, bu durumun idarece düzenlenen “E-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” ve “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” tutanağında yer alan bilgilerden de anlaşılacağı, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 5’inci maddesi uyarınca tebligatların her koşulda iş günlerinde ve saat 18:00’a kadar yapılması gerektiği, bu açıdan idarece gerçekleştirilen söz konusu işlemin mevzuata aykırı olduğu ve ihalenin iptal edilmesi gerektiği,

İdari Şartname’de son teklif verme tarihinin 14.10.2024 olarak belirtildiği, ancak ihale tarihinin ertelendiği, taraflarınca 17.10.2024 tarihinden önce bazı kısımlara teklif sunulduğu, diğer kısımlar için de teklif sunmak istedikleri ancak daha önce vermiş oldukları teklifin EKAP sisteminden geri çekilemediği, dolayısıyla söz konusu ihalenin diğer kısımlarına teklif veremedikleri, diğer taraftan Ahsen Catering Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.- Asay Yemek Org. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı’nın 17.10.2024 tarihinde söz konusu ihaleye teklif verebildiği, bu durumun taraflarının hak kaybına uğramasına neden olduğu ve eşit muamele ilkesinin zedelendiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “İdarenin gerekli gördüğü veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde ihale saatinden önce ihale iptal edilebilir.

Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle ihalenin iptal edildiği isteklilere hemen ilân edilerek duyurulur. Bu aşamaya kadar teklif vermiş olanlara ihalenin iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir. İhalenin iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. İhalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce idareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz…” hükmü

Anılan Kanun’un “İhale dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması” başlıklı 29’uncu maddesinde “İlân yapıldıktan sonra ihale dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilânlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilân olunur.

Ancak, ilân yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale dokümanı alanların tamamına gönderilir. Zeyilname ile yapılan değişiklikler nedeniyle tekliflerin hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, ihale tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla yirmi gün zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, teklifini bu düzenlemeden önce vermiş olan isteklilere tekliflerini geri çekerek, yeniden teklif verme imkanı sağlanır…” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 30’uncu maddesinde “Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir.

…

Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(8) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir…” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “E-tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlanır. İlan ve ihale dokümanında, EKAP üzerinden sorgulanması mümkün olmayan katılım ve yeterlik belgelerinin Kurum tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulacağı yönünde düzenleme yapılır.

(2) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. EKAP, e-imza ile imzalanmış e-teklifi Kuruma göndermeden önce şifreleme işlemi yapar. Şifreleme sonucunda EKAP tarafından oluşturulan e-anahtar, istekli tarafından kaydedilir. e-teklifin ihale dokümanında belirtilen tekliflerin açılma saatine kadar EKAP üzerinde Kurum tarafından belirlenecek şifreleme ve saklama yöntemleri ile saklanarak açılmaması sağlanır. Teklife ilişkin e-anahtar ihale tarih ve saatinden sonra, tekliflerin açılacağı saate kadar EKAP üzerinden gönderilir. Tekliflerin açılacağı saate kadar e-anahtarları gönderilmeyen teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(3) e-teklifin ve buna ilişkin e-anahtarın EKAP’a alınma zamanı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatta düzenlenen zaman damgası ile kayıt altına alınır. Bu zamanın tespitinde atom saati kullanılır.

(4) İhale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce, teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde bu ve ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya Kurum yetkilidir. Bu durumda EKAP üzerinden gerekli bildirimler yapılır...” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “e-tekliflerin açılması” başlıklı 23’üncü maddesinde “E-teklifler, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır. e-anahtarının bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle EKAP tarafından açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı” düzenlenir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. 21 inci maddenin ikinci fıkrası uyarınca alınan geçici teminat mektuplarının değerlendirilmesi, geçici teminat tutarının teklif bedelinin yüzde üçünü karşılayıp karşılamadığının ve geçici teminat mektubu geçerlilik süresinin EKAP tarafından kontrol edilmesi suretiyle yapılır. EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” düzenlenir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır ve EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak” hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “(1) e-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Ancak bu durumda her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(2) Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 23 üncü madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya belgelerinin eksik olduğu ya da geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilenlerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve buna ilişkin kayıt yapılır.

(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4) Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir.

(5) EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, bilgi eksikliği bulunması halinde idare tarafından bilgilerin tamamlanması istenir. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin tamamlanması için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Bu süre içerisinde istekli tarafından eksik bilgilere ilişkin belgeler idareye sunulur. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayanların teklifleri dördüncü fıkrada belirtildiği şekilde değerlendirme dışı bırakılır.

(6) Teklif değerlendirme işlemleri sonrasında, EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak” hazırlanır ve bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: İzmir Aile Ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların Mamul Yemek Alımı, Dağıtım Ve Servis Hizmetleri Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

İzmir Aile Ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların Mamul Yemek Alımı, Dağıtım Ve Servis Hizmetleri Alımı 2.178.809 adet/öğün mamul yemek alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Aile Ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşlar Buca Çocuk Destek Merkezi Müdürlüğü, Bornova Çocuk Destek Merkezi Müdürlüğü, Bornova Nevvar Salih İşgören Huzurevi Müdürlüğü, İzmir Buca Huzurevi Yaşlı Bakım ve Reh. Merkezi Müdürlüğü , Ayşe Sevinç Solmaz Bakım Rehabilitasyon ve Aile Danışma Merkezi Müdürlüğü , İzmir 1. Kadın Konukevi Müdürlüğü, Foça Reha Midilli Necla Ana Huzurevi Müdürlüğü, Şehit Asteğmen Adem Dertsiz Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü, , 3. Kadın Konukevi Müdürlüğü, Torbalı Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü, Karşıyaka Çocuk Evleri Sitesi Müdürlüğü, Çiğli Çocuk Destek Merkezi ,İsmet Vural Kadın Konukevi Müdürlüğü , İzmir Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.

a) İhale kayıt numarası: 2024/947785

b) İhale usulü: Açık ihale.

c) İhale (son teklif verme) tarihi ve saati: 14.10.2024

Saat: 14:00

ç) İhale komisyonunun toplantı yeri (e-tekliflerin açılacağı adres): İzmir Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü Gazi Bulvarı No:97 K:2-7 Çankaya/Konak/İZMİR

3.2. Teklifler, ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden e-teklif olarak sunulur. İhale (son teklif verme) saatine kadar EKAP'a yüklenemeyen teklifler değerlendirmeye alınmaz.

3.3. Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz.

3.4. İhale tarihinin tatil gününe rastlaması halinde ihale, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen teklifler kabul edilir.

3.5. İlan tarihinden sonra çalışma saatlerinin değişmesi halinde de ihale yukarıda belirtilen saatte yapılır…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “…22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.

…

22.5. İhale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce, teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde bu ve ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya Kurum yetkilidir. Bu durumda EKAP üzerinden gerekli bildirimler yapılır…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar EKAP üzerinden verilecektir.

30.2. e-teklifler, ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde, ihale komisyonu tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP üzerinde açılır. e-anahtarın bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle, EKAP üzerinden "Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı" düzenlenir. İhale komisyonunca ihale saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu EKAP üzerinde ve hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulü ile yapılan ihaleler ile fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihaleler dışındaki ihalelerde; istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanarak, EKAP üzerinden "İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak" hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve talep etmeleri halinde hazır bulunan isteklilere birer örneği verilir. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. İlk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP'a kaydedilir ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır…” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin İzmir Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “2024/947785 İhale Kayıt Numaralı Kuruluş Mutfaklarında veya Yüklenici Firma Mutfağında Yemek Pişirme Yoluyla Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Servis Hizmetleri” işi olduğu, 9 kısımdan oluşan bahse konu ihalenin 17.10.2024 tarihinde gerçekleştirildiği, ihaleye 64 isteklinin katıldığı, 23.10.2024 ve 25.10.2024 onay tarihli ihale komisyonu kararları ile söz konusu ihale için ekonomik açıdan en avantajlı teklif ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahiplerinin belirlendiği anlaşılmıştır.

Mevcut ihaleye ilişkin doküman düzenlemeleri uyarınca ihale/son teklif verme tarihi ve saatinin 14.10.2024-14:00 olduğu anlaşılmaktadır.

EKAP’a yüklenen ihale işlem dosyası incelendiğinde, 14.10.2024 tarihinde idarece EKAP e-teklif değerlendirme modülüne girildiği, ancak ilgili sistemde teknik bir aksaklık yaşandığı, akabinde EKAP tarafından idareye “…2024/947785 İKN’li ihaleye ilişkin olarak Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinde yapılan işlemlerde, EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle, ihalelere teklif verilmesi ile ilgili aksaklıklar yaşandığı tespit edilmiştir.

…

Bu çerçevede, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve ihaleye teklif veremeyen firmaların olası hak kayıplarının önlenmesi amacıyla 2024/947785 İKN’li ihaleniz 15.10.2024 tarihi saat 16:30’a ertelenmiştir…” şeklinde bildirimde bulunulduğu görülmüştür.

15.10.2024 tarihinde de EKAP e-teklif değerlendirme modülünde aynı aksaklığın yaşandığı, EKAP tarafından idareye “…Bu çerçevede, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve ihaleye teklif veremeyen firmaların olası hak kayıplarının önlenmesi amacıyla 2024/947785 İKN’li ihaleniz 17.10.2024 tarihi saat 17:00’a ertelenmiştir…” şeklinde bildirimde bulunulduğu görülmüştür.

Başvuruya konu ihalenin 17.10.2024 tarihinde gerçekleştirildiği anlaşılmaktadır.

“E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda “İhale tarih ve saati: 17.10.2024, saat 17:00/Tekliflerin açıldığı tarih ve saat: 17.10.2024, saat 17:00” bilgilerinin bulunduğu görülmüştür.

“İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” tutanağında “Formun doldurulduğu tarih: 17.10.2024, Perşembe günü, saat: 19:32” bilgilerinin bulunduğu görülmüştür.

Elektronik ortamda gerçekleştirilen ihalelerde, e-tekliflerin, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılacağı, ihale günü ilk oturumda tekliflerin alınması ve açılması sürecinde yaklaşık maliyet tutarının da isteklilere açıklanacağı, teknik açıdan "1. Oturumu Kaydet ve Tutanakları İsteklilere Gönder" düğmesine basıldığında ihaleye teklif veren isteklilere, söz konusu ihalede birinci oturumun tamamlandığına ve EKAP'ta "Durum İzleme Ekranı" sayfasından birinci oturuma ilişkin tutanaklara erişebileceklerine ilişkin bildirim ve e-posta gönderildiği, isteklilerin, bu aşamadan itibaren "Durum İzleme Ekranı" sayfasından ihalenin birinci oturumu ile ilgili tutanaklara erişebildiği ve ihalenin yaklaşık maliyetini de bu tutanaklardan öğrenebildikleri, buna göre şikayete konu ihalede "1. Oturumu Kaydet ve Tutanakları İsteklilere Gönder" düğmesine basıldığı tarihin 17.10.2024 saat: 19:32 olduğunun anlaşıldığı, dolayısıyla istekliler tarafından EKAP'ta yaklaşık maliyet bilgisini içeren tutanaklara bu tarihten itibaren erişilebildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi Eren Grup Kurumsal Hizmetler Tarım Ürünleri Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından birim fiyat teklif mektubunun 14.10.2024 tarihinde gönderildiği, 4 kısma teklif sunulduğu, Ahsen Catering Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.- Asay Yemek Org. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı tarafından ise birim fiyat teklif mektubunun 17.10.2024 tarihinde gönderildiği, 2 kısma teklif sunulduğu anlaşılmıştır.

EKAP sisteminde yaşanan teknik aksaklıklar nedeniyle ihalenin idarece dokümanda belirtilen tarih ve saatte (14.10.2024 14:00) gerçekleştirilemediği, yeni ihale tarihinin EKAP tarafından belirlendiği ve ihalenin 17.10.2024 tarihi saat 17:00’de gerçekleştirildiği, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “e-tekliflerin açılması” başlıklı 23’üncü maddesi uyarınca e-tekliflerin ihale günü mesai saatleri içerisinde EKAP üzerinden açılması gerektiği, itiraza konu ihalenin “E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”ndan tekliflerin 17.10.2024 saat 17:00’de açıldığının anlaşıldığı, ancak mesai saati bitiminin 18.00, ihale kısım sayısının 9 ve ihaleye katılım sağlayan istekli sayısının 64 olduğu dikkate alındığında, açılan tekliflerin birinci oturum değerlendirmesinin idarece aynı gün saat 19.32’de tamamlanabildiği, istekliler tarafından da EKAP üzerinden yaklaşık maliyet bilgisini içeren tutanaklara da bu tarihten itibaren erişilebildiği, bu noktada başvuru sahibince tebligatların her koşulda iş günlerinde ve saat 18:00’e kadar yapılması gerektiği iddiasında bulunulsa da, birinci oturum değerlendirmesinin ardından istekliler tarafından EKAP "Durum İzleme Ekranı" sayfasından ihalenin birinci oturumu ile ilgili tutanaklara erişebildiği, bir diğer ifade ile ilgili tutanakların hazırlanarak erişime açılmasının bir durum tespiti niteliğinde olduğu ve tebligat niteliği taşımadığı, netice itibariyle yaklaşık maliyet bilgisini içeren tutanaklara mesai saati dışında da olsa, ihale tarihinde isteklilerce herhangi bir tebligata bağlı olmadan erişilebildiği dikkate alındığında başvuru sahibinin anılan iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, ihale mevzuatı uyarınca ihaleye sunulan tekliflerin zeyilname ve ihalenin ihale saatinden önce iptal edilmesi durumları haricinde geri çekilmesi veya revize edilmesi durumlarının mümkün olmadığı, mevcut ihalede başvuru sahibi tarafından e-teklifin 14.10.2024 tarihinde gönderildiği, akabinde yaşanan teknik aksaklık sonucu ihale tarihinin ihaleye teklif veremeyen firmaların olası hak kayıplarının önlenmesi amacıyla EKAP tarafından 17.10.2024 saat 17:00’ye ertelendiği, ilgili ertelemenin idare tasarrufunda bulunmadığı, bahse konu ihalede zeyilname düzenleme durumu da söz konusu olmadığından e-teklif imzalanıp gönderildikten sonra teklifte değişiklik yapılmasının mümkün bulunmadığı, diğer taraftan Ahsen Catering Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.- Asay Yemek Org. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı tarafından e-teklifin 17.10.2024 tarihinde gönderildiği, bu durumun ihaleye teklif veremeyen firmaların olası hak kayıplarının önlenmesi amacına hizmet ettiği anlaşılmış olup, başvuru sahibinin “taraflarının hak kaybına uğradığı ve eşit muamele ilkesinin zedelendiği” yönündeki iddiasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.