KİK Kararı: 2024/UH.I-980

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2024/031
Gündem No : 16
Karar Tarihi : 07.08.2024
Karar No : 2024/UH.I-980
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Tokat İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/404826 İhale Kayıt Numaralı “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Tokat İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 06.05.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin 24.06.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 03.07.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 16.07.2024 tarih ve 152574 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 16.07.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/807 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idare tarafından 14.06.2024 tarihinde KEP adresi üzerinden kendilerine yapılan tebligat ile demonstrasyon sürecinin birinci aşamasında “Veri Aktarım Yeteneği”nin yetersiz olarak değerlendirildiği, sürecin ikinci aşaması olan “Log Tutma ve Analizi”nin ise yeterli kabul edildiği, bununla birlikte Teknik Şartname’nin 4.21’inci maddesindeki düzenleme gereğince kendilerinin demonstrasyonun birinci aşamasında yetersiz olmaları nedeniyle üçüncü aşamaya davet edilemeyeceklerinin belirtildiği, ancak idarece demonstrasyon sürecine yönelik işlemlerin kamu ihale mevzuatı ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütülmediği, şöyle ki;

a) İhale dokümanı düzenlemelerine göre, demonstrasyonun yapılabilmesi amacıyla kendilerine teslim edilen veri tabanı yedeğinin Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü tarafından yayımlanan VEM Sürüm 2.0’a uyumlu olmadığı, bununla birlikte açıklayıcı tablo yapılarında tutulmayan alanların bulunduğu, bu durumun veri bütünlüğü ile tutarlılığı sağlamayan tablo alanlarının ortaya çıkmasına sebebiyet verdiği, bahse konu hususların incelenmesi ve eksikliklerin giderilmesinin yazıyla idareden istenildiği, idare tarafından kendilerine verilen cevaptan söz konusu hatalı hususların kontrolünün idarenin uzman üyeleri tarafından yapılmadığı, anılan hususlara ilişkin itirazlarının mevcut hastane bilgi yönetim sistemini yürüten ve başvuruya konu ihaleye teklif veren diğer bir istekli tarafından düzenlenen rapora istinaden reddedildiği ve demonstrasyon sürecine devam edileceğinin anlaşıldığı, bahse konu edilen hususlara yönelik yapılan şikayete ilişkin cevapta ise belirtilen eksikliklerin kontrolünün ihale komisyonunca yapıldığının ifade edildiği, ancak veri kontrollerinin idarece yapıldığına ve yine idare tarafından belirtilen eksikliklere yönelik iddiaları karşılayabilecek somut bir kanıtın ise ortaya konulamadığı, ihaleye katılım sağlayan diğer bir istekli tarafından düzenlenen raporda; kendileri tarafından belirtilen eksikliklerin teknik incelemeden yoksun bir bakış açısıyla değerlendirildiği ve bu eksikliklerin demonstrasyon sürecini etkilemeyeceğinin ifade edildiği, buradan hareketle veri tabanı yedeğinde eksik ve hatalı kayıtların olduğunun kabul edildiği sonucuna ulaşılabileceği, kendileri tarafından 11.06.2024 tarihinde KEP adresi üzerinden idareye gönderilen yazıda ise veri tabanı yedeğinin Sağlık Bakanlığı mevzuatlarına uygun olarak teslim edilmediği, yapılan inceleme ve değerlendirmelerin ihaleye katılan diğer bir istekli tarafından yapıldığı, teslim edilen verilerdeki eksiklik ve hataların tamamlanarak kendilerine teslim edilmesi veya uygun olmayan veri alanlarının demonstrasyon işleminden muaf tutulması gerektiğinin talep edildiği, buna rağmen demonstrasyon sürecine geçildiği, eksik olan söz konusu verilerin demonstrasyon sürecinde kendilerine yeterlik kriteri olarak sorulduğu,

b) Demonstrasyon sürecinin birinci aşamasında, kendileri tarafından veri tabanı tablolarında bulunan verilerin gösterimlerinin eksiksiz olarak yapıldığı, ancak bazı komisyon üyelerince kendilerine yöneltilen soruların “Veri Aktarım Yeteneği”ne yönelik olmadığı ve söz konusu soruların Teknik Şartname’nin 10.10’uncu maddesi kapsamında muayene ve kabul komisyonunca gerçekleştirilmesi gereken işlemlere ilişkin olduğu, diğer bir ifadeyle, demonstrasyonun bu aşamasında sadece “Veri Aktarım Yeteneği”nin test edilmesi gerektiği ve anılan Şartname’nin 4.24.3’üncü maddesinde belirtildiği üzere teslim edilen bir aylık verilerin aktarılması ve komisyon tarafından da bu veriler üzerinden soru sorulması gerektiği, ancak mevcut durumda ihale komisyonunca görev ve sorumlulukların dışına çıkılarak hareket edildiği, teslim edilen verilerden bir ay öncesinde gerçekleştirilen işlemler sorgulanmak istendiğinde sorgulamaya cevap verilmesinin mümkün olamayacağı, bununla birlikte veri tutarsızlığının da ortaya çıkabileceği, bu noktada komisyon tarafından sorulan bazı sorulara kendilerine teslim edilen kısıtlı verilerde bilgisi bulunmadığından kısmen cevap verilebildiği,

Diğer taraftan, demonstrasyon sürecinde kendilerine sorulan sorular ile açıklamaların yer aldığı 12.06.2024 tarihli “Demonstrasyon Değerlendirme Tutanağı”nın imzalanmak üzere kendilerine teslim edildiği, söz konusu tutanağın ekinde bulunan “1. Aşama Demonstrasyon Soru Listesi”nde yer alan “Cevap verilmedi”, ”Kısmen cevap verildi” ve “VEM bilgisi yok” şeklindeki açıklamaların doğruyu yansıtmadığı, “Cevap verilmedi” denilen soruların kendileri tarafından cevaplandığı, bununla birlikte VEM ve açıklayıcı tablo yapılarında listede belirtilen soruların cevaplanması için gerekli olan bilgilerin bulunmadığının idareye bildirildiği, ayrıca bu durumun kamera kayıtları ile de doğrulanabileceğinin izah edildiği, söz konusu tutanakta yer alan “Cevap verilmedi”, ”Kısmen cevap verildi” ve “VEM bilgisi yok” gibi ifadelerin demonstrasyon esnasında kendilerine sözel olarak ifade edilmediği, sorulan sorulara verilen cevapların yanlış olması halinde bu durumun kendileriyle ivedilikle paylaşılmış olması halinde yanlış anlaşılma ve değerlendirmelerin önüne geçilebilmesinin mümkün olabileceği, ancak bu durumun ihale komisyonuna bildirilmesine ve konuyla alakalı kamera kayıtlarının bulunmasına rağmen komisyon tarafından taleplerinin kabul edilmediği ve kendilerinden adı geçen listenin mevcut haliyle imzalanmasının talep edildiği, bunun üzerine listenin şerh düşülerek imzalandığı,

c) Demonstrasyon sürecinin ikinci aşamasının ihale komisyonunun uzman üyesi Mehmet Uyan ve mevcut hastane bilgi yönetim sistemini yürüten ve başvuruya konu ihaleye teklif veren diğer bir isteklinin personeli Fatih Olgun ile birlikte gerçekleştirildiği, adı geçen personelin demonstrasyon tutanağında imzasının bulunmadığı, ancak bu aşamanın anılan kişi tarafından yönetildiği ve kendilerince yapılan sunumun yeterli olduğuna ilişkin kararın idare adına bahse konu personel tarafından sözel olarak ifade edildiği, bu durumun açıkça 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesindeki hükümlere aykırılık teşkil ettiği, bahse konu edilen hususların kamera kayıtlarında da mevcut olduğu,

ç) İhale tarihinde, ihale komisyonu tarafından düzenlenen “E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” incelendiğinde, ihale komisyonunun 5 kişiden oluştuğu, ancak idarece düzenlenen 12.06.2024 tarihli “Demonstrasyon Değerlendirme Tutanağı”nın incelenmesi neticesinde, bahse konu tutanağın 10 kişi tarafından imzalandığı, dolayısıyla yapmış oldukları demonstrasyonun yeterlik değerlendirmesine ilişkin karara ihale komisyonu üyeleri dışında 5 kişinin daha katılım sağladığı ve bu kişilerce sürece ilişkin değerlendirmelerde bulunulduğu, bu durumun açıkça Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 19’uncu maddesinin 4’ncü bendindeki hükme aykırılık teşkil ettiği, bahse konu hususa yönelik idareye şikayette bulunulduğu, şikayete dair kendilerine verilen cevapta; ayrıca bir demonstrasyon tutanağının düzenlendiği ve kendilerinin bu tutanağı imzalamaktan imtina ettiğinin ifade edildiği, ancak idarenin cevabında belirtilen durumun kendilerine iletilmediği, idare tarafından 14.06.2024 tarihinde KEP adresi üzerinden kendilerine yapılan tebligatta demonstrasyon neticesinde yeterli görülmediklerine ilişkin üst yazı ile yazının ekinde bulunan 12.06.2024 tarihli “Demonstrasyon Değerlendirme Tutanağı”na yer verildiği, yaptıkları şikayete yönelik verilen cevaba kadar başka bir tutanağın gündeme gelmediği, netice itibarıyla, demonstrasyonun değerlendirilmesine ilişkin tek tutanak olan 12.06.2024 tarihli “Demonstrasyon Değerlendirme Tutanağı”nın kamu ihale mevzuatına aykırı olacak şekilde ihale komisyonu üyeleri dışındaki kişilerin katılımıyla düzenlendiği, bu sebeple, demonstrasyon sürecinin kamu ihale mevzuatı ve ihale dokümanındaki düzenlemelere uygun olacak şekilde yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

“İhale komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

Müdürlüğümüz ve bağlı sağlık tesislerinin ihtiyacı olan 36 ay süreli HBYS hizmet alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Tokat İl Sağlık Müdürlüğü ve bağlı sağlık tesisleri.(Teknik şartnamenin 1.1 maddesinde belirtilen yerler)” düzenlemesi,

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “… 7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7.2. İdaremiz tarafından Demo çalışması sonucunu gösterir tutanakla isteklilerin teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığına göre değerlendirme yapılacak ve karşılamayan firma ihale dışı bırakılacak ve tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası ihale dosyasında saklanacak diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum tutanakta açıkça belirtilecektir.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1 Demonstrasyon işlemleri (demo), demoyu idari ve teknik yönleriyle değerlendirecek personeller tarafından yapılacak ve bu personeller İdare tarafından belirlenecektir.

4.2 Demo, İdare’nin belirleyeceği bir sağlık tesisinde yapılacaktır.

4.3 Tüm demo değerlendirmelerinin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla, İhale Komisyonunun teklif edeceği alanında tecrübeli/teknik personeller İdare’nin onayı ile Demo’ya katılır ancak İhale Komisyonu dışındaki kişiler karara katılamazlar.

4.4 Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.

4.5 Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanma gerekmektedir. İstekli yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.

4.6 Yüklenici, sağlık tesisi idaresi tarafından demo davet çağrısında belirtilen demo tarihinden en az 3 (üç) iş gününden önce demonstrasyona katılacak personellerin adı, soyadı ve ünvan bilgilerini resmi olarak müdürlüğümüze iletilecektir.

4.7 Demonstrasyon başlangıç tarihi ile bitiş tarihi arasında, resmi yazı ile idareye bildirilen personeller haricinde hiçbir personel demoya katılmayacaktır. Demonun ilk başlangıç tarihi saatine kadar resmi yazı ile personel değişikliği yapılabilecektir.

4.8 Demonstrasyonda kullanılmakta olan tüm sunucular, bilgisayarlar ve demo alanında bulunan tüm elektronik cihazlarda internet olmayacaktır. Kablosuz hiçbir bağlantı ve dağıtım cihazı kullanılmayacak olup; bağlantılar kablolu olarak switch üzerinden yapılacaktır. İnternet gerekli olması durumunda yüklenici tarafından sağlık tesisinden talep edilecek, idare tarafından gerekli değerlendirme yapıldıktan sonra uygun görülmesi halinde karşılanacaktır. Ayrıca demonstrasyon alanında bulunan sunucu ve bilgisayarlara dışarıdan uzaktan bağlantı yapılmayacaktır. İdarenin bilgisi dışında bağlantı tespit edilmesi halinde tutanak ile kayıt altına alınarak işlem yapılacak, demonstrasyon işlemi sonlandırılacaktır.

4.9 Demonstrasyon uygulama sunucusuna sadece sorulan soruların gösterimini yapan kullanıcı tarafından bağlanılacak olup; toplantıya katılan hiçbir firma personeli ve anlatım yapan kullanıcı (veri tabanı üzerinden müdahale edilmeyecek) veritabanı ve uygulama sunucusuna bağlanmayacaktır.

4.10 Demonstrasyonda alanına cep telefonu sokulmayacaktır.

4.11 Demonstransyon veritabanında “admin” kullanıcısı kullanılmayacaktır. Doktor, sekreter, eczacı, servis personeli gibi kısıtlı yetkilere sahip kullanıcılar kullanılacaktır. Demoda istenilen tüm senaryolar bu kullanıcılar ile yapılacaktır, full yetkili kullanıcı (tüm alanlara yetkili kullanıcı) kesinlikle kullanılmayacaktır.

4.12 Demonstrasyonda ilgili 4.6 ile 4.11 arasında belirtilen maddelerin karşılandığı yüklenici tarafından demonstrasyon başlamadan gösterilmelidir.

4.13 İstekli, yapacağı yeterlilik demosu sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

4.14 Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler İsteklilerce karşılanacaktır.

4.15 MKYS, MEDULA, TİG, E-Nabız Uygulaması, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

4.16 Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

4.17 Demo’da kullanılacak veri ve/veya veri tabanının demo’ya özgün kalması konusunda İstekli ile İdare arasında gizlilik sözleşmesi imzalanacaktır ve demo sonrası ilgili veriler başka bir amaç ile kullanılmayacak ve tamamen silinecektir.

4.18 İstekli, teklif ettiği SBYS’nin tüm modüllerinin birden fazla tarayıcının (Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari vb.) güncel versiyonlarında çalıştığını demo esnasında gösterecektir.

4.19 İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdare’nin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program (sağlık tesisinde hali hazırda kullanılan SBYS) üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

4.20 Demo (başlangıcı) için davet, her bir İstekli için EKAP üzerinden resmi yazıyla yapılacaktır. Aşamalar (1. ve 2. Aşama) ardından demoya ara verilmesi durumunda demo sürecine devam için yapılacak olan davetler de yine EKAP üzerinden yapılacaktır. Demo başlama daveti, tarihi ve süreç içerisinde verilen aralar sonrasında yapılan davetlere İstekliler tarafından yapılan itirazlar tüm ihale komisyonu üyeleri tarafından değerlendirilerek karara bağlanacaktır. Komisyon Başkanının katılımı zorunlu değildir.

4.21 Demonstrasyon süreci, sırayla ilerleyecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

4.22 İdare, İdari ve Teknik şartnamede yazılı tüm maddeleri (şartları) demoda görme ve sorgulama hakkına sahiptir. Buna ek olarak aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde kontrol edilmesi istenebilir.

4.24 BİRİNCİ AŞAMA

Veri Aktarım Yeteneği:

4.24.1 Veri aktarım demosu idarenin belirleyeceği ilgili sağlık tesis/tesislerinin son iki aylık verisi üzerinden yapılacaktır.

4.24.2 Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

4.24.3 “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. İdarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Teslim edilecek veri, 1 (bir) aylık data olacak olup ve istekli bu verileri teklif ettiği mimariye göre işleyecektir. İşlenmiş verilerin aktarım şemasının oluşturulması ve 1 (bir) aylık verinin aktarılması için en fazla 15 (onbeş) takvim günü süre verilecektir. Aktarımın yeterliliği, VEM’ de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.

4.24.4 Web tabanlı teklif edilen SBYS yazılımları, birden fazla web tarayıcısının (Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari vb.) güncel versiyonlarında ve yapılacak olan tüm versiyon güncellemelerinde SBYS’ye erişecek ve modüllerin mevcut sisteminde entegre biçimde çalıştığını demo komisyonuna kanıtlayacaktır. İnternet tarayıcısına ek bir yazılım veya bileşen yüklenerek (barkod yazdırma ve radyolojik görüntüleme hariç) çalıştırma olmayacaktır. İnternet tarayıcısı dışındaki ara yüzler teknik olarak yetersiz sayılacak ve ihale dışı bırakılacaktır.

4.24.5 Demonstrasyonun şeffaflığı için ihtilafların oluşması durumunda kullanılmak üzere tüm demonstrasyon oturumları komisyonca kamera ile kayıt altına alınabilir.

4.24.6 Demo ortamında İdare gerekli internet erişimini sağlayacaktır.

4.24.7 İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

4.24.8 Demo süresi her bir İstekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacaktır. Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo için davetler, bildirilen elektronik posta, faks veya resmi yazıyla yapılabilir. Demo süresi idareden kaynaklanan nedenlerle zamanın yeterli gelmemesi halinde eksik kalan kısımlar için ilave süre verilebilecek olup bu durum diğer isteklilere bildirilecektir.

4.24.9 İstekli, Demo saatine kadar tüm hazırlıklarını tamamlamış ve sistemi çalışır duruma getirmiş olacaktır.

4.24.10 Demonstrasyon sırasında İstekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek,

“Aslında vardı yüklenmemiş”

“Geliştirilme aşamasında”

“Bilgisayarda arıza oluştu”

“Database çöktü”

“Bilgisayarı açamıyorum”

ve benzeri cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevaplar kabul edilmeyecek ve böyle bir durum oluştuğu takdirde ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.

4.24.11 SBYS’nin düzgün çalışmasından İstekli sorumlu olacaktır.

Demo esnasında kullanılacak olan veri tabanı sunucusunda internet olmayacak, gösterilmesi istenen maddeyi uygulamalı olarak gösterilirken hiçbir İstekli yetkilisi sunucuya bağlanıp veri tabanı üzerinde işlem yapmayacak. Bununla ilgili olarak İstekli, demo başlamadan önce gerekli testleri komisyon önünde yaparak sunucuya bağlantı yapılamayacağını gösterecektir.

4.25 İKİNCİ AŞAMA

Log Tutma ve Analizi: Bu şartnamenin “Loglama ve Performans” başlığı altında bulunan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan logların tutulup tutulmadığı, 01.03.2018 tarihinden sonra Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak kontrol edilecektir.

4.26 ÜÇÜNCÜ AŞAMA

Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği: Demo uygulaması, şartnamede yazılı tüm yazılım gerekleri için yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özelliklerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde İstekli ihale dışı bırakılacaktır. Buna ek olarak İdare tarafından aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde asgari olarak aşağıdaki hususların kontrol edilmesi istenecektir.

4.26.1 Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,

4.26.2 Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi,

4.26.3 MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma,

4.26.4 İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları,

4.26.5 Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi,

4.26.6 Demirbaş yönetimi,

4.26.7 Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine yönelik işlemler,

4.26.8 Kalite yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

4.26.9 İndikatör yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

4.26.10 Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi,

4.26.11 Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi,

4.26.12 Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü,

4.26.13 Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler,

4.26.14 Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri,

4.26.15 Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler ve SBYS sistemi ile karşılaştırmaları,

4.26.16 Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,

4.26.17 Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı,

4.26.18 İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi,

4.26.19 Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,

4.26.20 Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması,

4.26.21 Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi,

4.26.22 Kiosk sistemleri,

4.26.23 Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama.” düzenlemesi,

“Veri Teslimi ve Aktarımı” başlıklı 10’uncu maddesinde “… 10.10 Veri aktarımı için mücbir sebepler dışında (Kamu İhale Kanunu’nda belirtilen haller) ek süre verilmeyecektir. Veri aktarımı test çalışmaları ise yeni programın idare/sağlık tesislerinde kullanılmaya başlanmasından önce yaptırılacaktır. Veri aktarımının sağlıklı bir şekilde yapılabildiğine dair testler önceden tamamlanmış olmalıdır. Bu şartın sağlanıp sağlanmadığının tespiti için yeni firma ve her kurumun idaresinden yeterli sayıda teknik personelin katılımıyla bir komisyon kurulacaktır. Kurulacak olan bu komisyon önceki firmanın sisteminde tutulan veriler ile yeni sisteme aktarılmış olan verileri kontrol edecektir. Ancak istendiğinde idare/sağlık tesisleri kendisine ait olan verilerin aktarım durumunu kontrol etmek için komisyon kurabilecektir.

…

10.19 Test işleminde, aktarılan verilerin doğru ve tutarlı olarak aktarıldığı test edilecektir.

10.20 Bu testleri idare denetiminde Yüklenici gerçekleştirecektir. İdare gerek duyması durumunda, bu sürece başka kurumlarda bulunan uzman/teknik personeli de çağırabilecektir…” düzenlemesi yer almaktadır.

Alımı yapılacak hizmetin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır.

İdare tarafından başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.ne KEP adresi üzerinden gönderilen 24.05.2024 tarihli ve 244621607 sayılı yazı ile demonstrasyon sürecine ilişkin iş planının belirtildiği,

Anılan istekli tarafından idareye KEP adresi üzerinden gönderilen 04.06.2024 tarihli ve FA2406/20 sayılı yazıda, demonstrasyon sürecinin birinci aşaması olan “Veri Aktarım Yeteneği”ne ilişkin verilerin 27.05.2024 tarihinde kendileri tarafından teslim alındığı, bu verilerin incelenmesi neticesinde, söz konusu yazının ekinde belirtilen eksiklikler ile VEM görüntü ve mantıksal kayıtların tespit edildiği, teslim alınan verilerde VEM görüntülerinin mevcut olduğu, ancak bu görüntülerin Sağlık Bakanlığı VEM 2.0 formatına uygun olmadığının tespit edildiği, ayrıca kendilerince yapılan inceleme sonucunda tespit edilen eksikliklerin idarece değerlendirilmesi gerektiğinin belirtildiği,

İdarece Mah Zen Grup İnş. Bil. Tem. Tur. Teks. Mad. Tic. ve San. Ltd. Şti.ne KEP adresi üzerinden gönderilen 05.06.2024 tarihli ve 245694251 sayılı yazı ile başvuru sahibi istekli tarafından teslim alınan verilerin eksik olup olmadığı ile VEM 2.0 formatına uygun olmadığı iddia edilen görüntülerin incelenmesi ve akabinde düzenlenecek raporun 06.06.2024 tarihine kadar İl Sağlık Müdürlüğünün sağlık bilgi sistemleri birimine gönderilmesinin istenildiği,

Mah Zen Grup İnş. Bil. Tem. Tur. Teks. Mad. Tic. ve San. Ltd. Şti. tarafından idareye KEP adresi üzerinden gönderilen 05.06.2024 tarihli yazıda “… Demo veri seti tüm data içerisinden Şartnamenin ilgili maddesinde belirtildiği gibi 2 aylık kısıtlı ve hasta bilgileri gizlenerek hazırlanmıştır. Demo senaryosu için yapılacak sorgulamalar da, tarafınıza teslim edilen kısıtlı veriler üzerinden yapılacak, her iki taraftan yapılan karşılaştırmaların tutarlı olması beklenecektir. Kaynakta da mevcut olmayan bir verinin sorgulaması yapılmayacağından belirtilen hususlar demonstrasyonu etkilemeyecektir. Yazınız ekinde yer alan maddeler incelenmiş, datanın kesilmesi neticesinde Master/Detay farkından oluşan kayıtlar ekte belirtilmiştir. Bu kayıtlar kaynakta da aynı şekilde yer aldığından ekranlara gelmeyeceğinden demo senaryosuna etki etmeyecektir.

Bilgilerinize arz ederim.” ifadelerine yer verildiği, ayrıca bahse konu yazının ekinde “Data Verileri Raporu”, “Görüntü_Bilgileri.xls”, “Referans Kodlar SQL” ve “Scripts SQL”in yer aldığı,

İdarece başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.ne KEP adresi üzerinden gönderilen 05.06.2024 tarihli ve 245766950 sayılı yazıda, 04.06.2024 tarihli ve FA2406/20 sayılı yazı ile belirtilen hususların incelenmesi amacıyla HBYS firmasına iletildiği (bahse konu edilen firmanın Mah Zen Grup İnş. Bil. Tem. Tur. Teks. Mad. Tic. ve San. Ltd. Şti. olduğu), belirtilen hususlara ilişkin söz konusu firma tarafından düzenlenen rapor ve ilgili diğer bilgi ve belgelerin ekte yer aldığı, netice itibarıyla, adı geçen firma tarafından verilerin VEM 2.0 formatında hazırlandığının bildirildiği, ayrıca demonstrasyon işleminin iş planında belirtildiği şekilde 12.06.2024 tarihinde yapılacağının ifade edildiği,

Ayrıca, bahse konu edilen hususlara başvuru sahibi tarafından şikayet başvurusunda da yer verildiği, söz konusu şikayet başvurusuna yönelik idarece başvuru sahibine 03.07.2024 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen cevap yazısında “Demo sunumunda kullanılan kısıtlı veriler ve veri yapısı HBYS sunucusundan hazırlanmıştır. Eksik olduğu belirtilen hususların değerlendirilmesi komisyonumuz tarafından yapılmış herhangi bir hataya sebebiyet vermemek için de hali hazırda kurumumuz da hizmet vermekte olan HBYS firmasından da inceleme yapılması istenmiştir. Yapılan incelemeler ve firmanız bildirimleri neticesinde demo soruları neticeyi etkilemeyecek şekilde uzman üyelerimiz tarafından hazırlanmıştır. Ayrıca gerek eşitlilik ve gerek hakkaniyet boyutun da sorulacak soruların (Örneğin HBYS sistemimiz de yer alan e-imzalı raporlar, taranmış pdf raporları) tarafınızdan aktarılabilmesi için kısıtlı veriler ile birlikte doküman klasörü ve şifreleme algoritmasını açıklayıcı doküman ile birlikte tarafınıza teslim edilmiştir. VEM kontrolleri idarimiz bilgi işlem tarafından yapılmış olup ayrıca mevcut HBYS firmasına VEM kontrolleri, algoritmalar, refarans kodları vb. teyidi görüşleri alınıp firmanıza resmi yazı ile bilgi verilmiştir. Teknik şartnamenin 4.24.3. maddesine “Aktarımın yeterliliği, VEM’ de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir. İstinaden sorulan sorular komisyonumuz tarafından değerlendirilmiştir.” ifadelerine yer verildiği,

Belirlenen tarihte yapılan demonstrasyon işlemi neticesinde, ihale komisyonu tarafından 12.06.2024 tarihli “1. ve 2. Aşama Demonstrasyon İhale Komisyon Tutanağı”nın düzenlendiği, anılan tutanağın ihale komisyonunu oluşturan 5 üye tarafından imzalandığı, ancak bahse konu tutanağın başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından imzalanmadığı, söz konusu tutanakta, Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesindeki düzenleme gereğince anılan istekliye demonstrasyon sürecinin birinci aşaması olan “Veri Aktarım Yeteneği”ne ilişkin olarak 54 adet sorunun sorulduğu, bu aşamada, adı geçen istekli tarafından 16 adet soruya (2, 3, 7, 9, 10, 11, 12, 18, 22, 23, 28, 33, 35, 44, 47 ve 49’uncu sorular) verilen cevapların yetersiz olduğu, sürecin ikinci aşaması olan “Log Tutma ve Analizi”nin (SAMİLOG) ise yeterli olarak değerlendirildiğinin ifade edildiği,

Söz konusu tutanağın ekinde “1. Aşama Demonstrasyon Soru Listesi”ne yer verildiği, listede anılan istekliye demonstrasyon sürecinde sorulan 54 adet sorunun yer aldığı, listenin açıklama kısmında ise bahse konu istekli tarafından sorulan sorulara verilen cevaplara yönelik “Cevap Verildi”, “Cevap Verilmedi”, “Kısmi Cevap Verdi”, “Cevap Geç Verildi” şeklinde detaylı açıklamaların yer aldığı, listenin ihale komisyonunu oluşturan 5 üyenin yanı sıra ihale komisyonunda bulunmayan 5 kişi tarafından da imzalandığı, ihale komisyonunda bulunmayan bu 5 kişinin idarenin 31.05.2024 tarihli ve 245188452 sayılı yazısına istinaden Tokat Devlet Hastanesi, Turhal Devlet Hastanesi, Niksar Devlet Hastanesi, Erbaa Devlet Hastanesi, Zile Devlet Hastanesi ve Tokat Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından demonstrasyon sürecinde hazır bulunmak üzere görevlendirilen kişiler olduğu, bununla birlikte söz konusu listenin anılan istekli tarafından da şerh düşülmek suretiyle imzalandığı,

Öte yandan, anılan istekli tarafından 12.06.2024 tarihli “1. ve 2. Aşama Demonstrasyon İhale Komisyon Tutanağı”nın imzalanmaması üzerine ihale komisyonu tarafından 12.06.2024 tarihli başka bir tutanağın da düzenlendiği, bahse konu tutanakta, söz konusu istekliye sorulan sorulara verilen cevaplar dikkate alınmak kaydıyla anılan isteklinin yeterli olmadığına karar verildiği, söz konusu kararın istekliye bildirildiği, ancak istekli tarafından bu karara itiraz edildiği, bahse konu istekli tarafından demonstrasyon sürecinde kendilerine sorulan soruların bulunduğu listenin şerh düşülmek suretiyle imzalandığı, ayrıca anılan istekli tarafından “1. ve 2. Aşama Demonstrasyon İhale Komisyon Tutanağı”nın ise imzalanmadığının belirtildiği, anılan tutanağın ihale komisyonunu oluşturan 5 üye tarafından imzalandığının belirtildiği,

İdare tarafından anılan istekliye KEP adresi üzerinden gönderilen 14.06.2024 tarihli ve 246692453 sayılı yazı ile isteklinin demonstrasyon sürecinin birinci aşamasında “Veri Aktarım Yeteneği”nin yetersiz olarak değerlendirildiği, sürecin ikinci aşaması olan “Log Tutma ve Analizi”nin ise yeterli kabul edildiği, bununla birlikte Teknik Şartname’nin 4.21’inci maddesindeki düzenleme gereğince isteklinin demonstrasyon sürecinin birinci aşamasında yetersiz olması nedeniyle üçüncü aşamaya davet edilemeyeceğinin belirtildiği tespit edilmiştir.

İhalelerde, doğruluğu teyit edilmek üzere, ihale konusu hizmetin ihale dokümanında öngörülmüş olmak kaydıyla demonstrasyon yapılarak teklif edilen hizmetin ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesinin zorunlu olduğu görülmekte olup, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın hizmetin teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır. Bu durumda, demonstrasyon yaptırılması ile ilgili olarak; idarece ihale komisyonu üyesi yetkili personellerin de bulunduğu heyet gözetiminde ilgili istekli tarafından sunulan ürünün denenmesi/çalıştırılması, yapılan iş ve işlemlerin denetime açık bir şekilde raporlanması ve söz konusu rapora uygun olarak ihalenin sonuçlandırılması önem arz etmektedir.

Numune değerlendirmesine ya da demonstrasyona dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, yukarıda yer verilen iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir. Zira değerlendirmeye ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak hizmetin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.

Diğer yandan, başvuruya konu ihaleye ait Teknik Şartname’nin 4.22’nci maddesindeki düzenlemeden, idarenin İdari Şartname ve Teknik Şartname’de yazılı tüm maddeleri ve/veya şartları demonstrasyonda görme ve sorgulama hakkına sahip olduğu,

Anılan Şartnamenin 10.10’uncu maddesindeki düzenlemeden ise, veri aktarımı için 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda belirtilen mücbir sebepler dışında ek sürenin verilemeyeceği, veri aktarımı test çalışmalarının yeni programın idare ve/veya sağlık tesislerinde kullanılmaya başlanılmasından önce yaptırılacağı, veri aktarımının sağlıklı bir şekilde yapılabildiğine dair testlerin önceden tamamlanmış olması gerektiği, bu şartın sağlanıp sağlanmadığının tespiti için yeni firma ve idareden yeterli sayıda teknik personelin katılımıyla bir komisyonun kurulacağı, bu komisyonun önceki firmanın sisteminde tutulan veriler ile yeni sisteme aktarılmış olan verileri kontrol edeceği, ancak istenildiğinde idare ve/veya sağlık tesislerince kendilerine ait olan verilerin aktarım durumunu kontrol etmek için de komisyon kurabileceği anlaşılmaktadır.

Yukarıda tespit edilen hususlar ve aktarılan doküman düzenlemeleri gereğince, başvuru sahibinin (a) iddiasına ilişkin olarak, başvuruya konu ihaleye ait Teknik Şartname’nin 4.24.1’inci maddesinde “Veri Aktarım Yeteneği”ne ilişkin demonstrasyonun idarenin belirleyeceği ilgili sağlık tesis ve/veya tesislerinin son iki aylık verisi üzerinden yapılacağının düzenlendiği, iddia konusu edilen hususlara yönelik yapılan şikayete idarece, demo sunumunda kullanılan kısıtlı veriler ile veri yapısının HBYS sunucusu tarafından hazırlandığı, eksik olduğu belirtilen hususların değerlendirilmesinde komisyon tarafından herhangi bir hataya sebebiyet verilmemesi amacıyla değerlendirmenin hali hazırda idareye hizmet vermekte olan HBYS firmasınca yapılmasının istendiği, yapılan incelemeler ve başvuru sahibinin bildirimleri neticesinde demonstrasyon sorularının sonucu etkilemeyecek şekilde idarenin uzman üyelerince hazırlandığı, ayrıca hem eşitlilik hem de hakkaniyet çerçevesinde sorulacak sorulara ilişkin kısıtlı verilerin yanı sıra doküman klasörü ve şifreleme algoritmasının açıklayıcı doküman ile birlikte başvuru sahibine teslim edildiği, VEM kontrollerinin idarenin bilgi işlem birimi tarafından yapıldığı, bunun yanı sıra mevcut HBYS firmasından VEM kontrolleri, algoritmalar, refarans kodları vb. ilişkin teyit ve görüşlerinin alındığı, akabinde başvuru sahibine resmi yazı ile bilgi verildiği, Teknik Şartname’nin 4.24.3’üncü maddesindeki düzenleme gereğince, aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılmasının idare tarafından değerlendirileceği şeklinde cevabın verildiği, ilgili doküman düzenlemesi ile idarenin cevap yazısında yer alan hususlar dikkate alındığında, demonstrasyon sürecine ilişkin verilerin iki aylık olarak kısıtlanmasına karşın, verilerin herhangi bir kısıtlamaya tabi tutulmadan istekliye teslim edildiği anlaşıldığından başvuru sahibinin (a) iddiasında belirtmiş olduğu hususların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Başvuru sahibinin (b) iddiasına ilişkin olarak, demonstrasyon sürecinin birinci aşamasında başvuru sahibine “Veri Aktarım Yeteneği”ne ilişkin olarak Teknik Şartname’nin 4.22’nci maddesindeki düzenleme uyarınca 54 adet sorunun sorulduğu, idarece başvuru sahibi tarafından söz konusu sorulardan 16 tanesine verilen cevabın yetersiz olarak değerlendirildiği, başarısız olarak değerlendirilen soruların 12.06.2024 tarihli “1. ve 2. Aşama Demonstrasyon İhale Komisyon Tutanağı”nda belirtildiği, ayrıca anılan Şartname’nin 10.10’uncu maddesinde veri aktarımına yönelik düzenlenen hususların muayene ve kabul komisyonu tarafından gerçekleştirilmesi gereken işlemlere yönelik olmadığı, dolayısıyla anılan maddede veri aktarımına ilişkin yer alan hususların idarece demonstrasyon aşamasında isteklilere sorulabilmesinin mümkün olduğu, diğer taraftan, sorulan sorulara yönelik başvuru sahibi tarafından verilen cevapların detaylarına “1. ve 2. Aşama Demonstrasyon İhale Komisyon Tutanağı”nın ekinde bulunan “1. Aşama Demonstrasyon Soru Listesi”nin açıklama kısmında yer verildiği ve bahse konu soru listesinin başvuru sahibi tarafından şerh düşülmek suretiyle imzalandığı anlaşıldığından başvuru sahibinin (b) iddiasında belirtmiş olduğu hususların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Başvuru sahibinin (c) ve (ç) iddialarına ilişkin olarak, başvuru konusu ihalede idare tarafından alıma konu edilen hizmetin Teknik Şartname’ye uygunluğunun demonstrasyon işlemi neticesinde değerlendirildiği, demonstrasyon işlemine ilişkin düzenlenen tutanakta imzası yer alan kişilerin tamamının ihale komisyonu üyesi oldukları, demonstrasyon neticesinde ulaşılan tespitlere tutanakta yer verildiği, yukarıda da ifade edildiği üzere, demonstrasyon değerlendirilmesi işleminin içeriğinin uygunluğuna ve alımı yapılacak hizmetin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon değerlendirmesi işlemlerine dair yetki ve sorumluluğun ihale işlemlerini yürütmekle görevli idareye ait olduğu hususları birlikte değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin (c) ve (ç) iddialarında belirtmiş olduğu hususların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddiasında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.