KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2024/044
Gündem No : 59
Karar Tarihi : 20.11.2024
Karar No : 2024/UH.I-1488
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Alp Sancak İnş. Taah. Hizm. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1164560 İhale Kayıt Numaralı “2025 Yılı Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların Malzemeli Mamul Yemek Alımı, Dağıtım ve Servis Hizmetleri Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından 18.10.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2025 Yılı Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların Malzemeli Mamul Yemek Alımı, Dağıtım ve Servis Hizmetleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Alp Sancak İnş. Taah. Hizm. Ltd. Şti.nin 28.10.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.10.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.11.2024 tarih ve 169277 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.11.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/1362 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin 23’üncü ve İdari Şartname’nin 3’üncü maddesi gereğince e-tekliflerin, ihalenin yapıldığı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılması gerektiği, ihalede son teklifin 18/10/2024 günü saat 15:00’da verildiği, bu durumda verilen tekliflerin ve yaklaşık maliyetin, aynı gün en geç mesai bitiminde açıklanması gerekirken, bu bilgilerin 22/10/2024 tarihinde saat 11:45’te EKAP üzerinden kendisine tebliğ edildiği ve ilk oturumun kapatıldığı, "1. Oturumu Kaydet ve Tutanakları İsteklilere Gönder" düğmesine basıldığı tarihin 22/10/2024 tarihi ve saat 11:45 olduğunun anlaşıldığı, dolayısıyla istekliler tarafından EKAP'ta yaklaşık maliyet bilgisine ve isteklilerce verilen teklif fiyatların bilgisini içeren tutanaklara 22/10/2024 tarihi saat 11:45’ten itibaren erişilebildiği; idarece düzenlenen “E-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nda” “İhale tarih ve saati” kısmının “18.10.2024, saat:15:00” şeklinde; “Tekliflerin açıldığı tarih ve saat” kısmının “18.10.2024, saat:15:00” şeklinde ve “Tutanağın düzenlendiği tarih ve saat” kısmının ise “22.10.2024, Salı günü” şeklinde belirtildiği, “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” tutanağının “Formun doldurulduğu tarih” kısmında da “22.10.2024, Salı günü, saat:11:45” bilgilerinin yer aldığı, yapılan işlemlerde mevzuata aykırı şekilde hareket edilerek 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun temel ilkelerinden olan saydamlık, eşit muamele, güvenirlik ve gizlilik ilkelerinin ihlal edildiği, bu nedenle ihalenin iptal edilmesi gerektiği iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

Anılan Kanun’un “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(8) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

…” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “E-tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlanır. İlan ve ihale dokümanında, EKAP üzerinden sorgulanması mümkün olmayan katılım ve yeterlik belgelerinin Kurum tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulacağı yönünde düzenleme yapılır.

(2) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. EKAP, e-imza ile imzalanmış e-teklifi Kuruma göndermeden önce şifreleme işlemi yapar. Şifreleme sonucunda EKAP tarafından oluşturulan e-anahtar, istekli tarafından kaydedilir. e-teklifin ihale dokümanında belirtilen tekliflerin açılma saatine kadar EKAP üzerinde Kurum tarafından belirlenecek şifreleme ve saklama yöntemleri ile saklanarak açılmaması sağlanır. Teklife ilişkin e-anahtar ihale tarih ve saatinden sonra, tekliflerin açılacağı saate kadar EKAP üzerinden gönderilir. Tekliflerin açılacağı saate kadar e-anahtarları gönderilmeyen teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(3) e-teklifin ve buna ilişkin e-anahtarın EKAP’a alınma zamanı 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili ikincil mevzuatta düzenlenen zaman damgası ile kayıt altına alınır. Bu zamanın tespitinde atom saati kullanılır.

(4) İhale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce, teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde bu ve ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya Kurum yetkilidir. Bu durumda EKAP üzerinden gerekli bildirimler yapılır...” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “e-tekliflerin açılması” başlıklı 23’üncü maddesinde “E-teklifler, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır. e-anahtarının bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle EKAP tarafından açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı” düzenlenir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. 21 inci maddenin ikinci fıkrası uyarınca alınan geçici teminat mektuplarının değerlendirilmesi, geçici teminat tutarının teklif bedelinin yüzde üçünü karşılayıp karşılamadığının ve geçici teminat mektubu geçerlilik süresinin EKAP tarafından kontrol edilmesi suretiyle yapılır. EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” düzenlenir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır ve EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak” hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “(1) e-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Ancak bu durumda her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(2) Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 23 üncü madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya belgelerinin eksik olduğu ya da geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilenlerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve buna ilişkin kayıt yapılır.

(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4) Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir.

(5) EKAP üzerinden sorgulanmasının mümkün olmaması nedeniyle bilgisayarda taratılarak sunulması gereken belgeler ve eklerinden herhangi birinin e-teklif kapsamında sunulmamış olması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılamaz ve bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak, bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulan belgelerde, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, bilgi eksikliği bulunması halinde idare tarafından bilgilerin tamamlanması istenir. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin tamamlanması için iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Bu süre içerisinde istekli tarafından eksik bilgilere ilişkin belgeler idareye sunulur. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayanların teklifleri dördüncü fıkrada belirtildiği şekilde değerlendirme dışı bırakılır.

(6) Teklif değerlendirme işlemleri sonrasında, EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak” hazırlanır ve bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların 2025 Yılı Malzemeli Mamul Yemek Pişirilmesi, Servisi ve Sonrası İşleri Hizmeti Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

…

e) Miktarı: 425473 adet/öğün yemek…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.

a) İhale kayıt numarası: 2024/1164560

b) İhale usulü: Açık ihale.

c) İhale (son teklif verme) tarihi ve saati: 16.10.2024 Saat: 10:30

ç) İhale komisyonunun toplantı yeri (e-tekliflerin açılacağı adres): Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü Aktaş Mah. Taşhancılar Cad.No:2 BOLU

3.2. Teklifler, ihale (son teklif verme) tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden e-teklif olarak sunulur. İhale (son teklif verme) saatine kadar EKAP'a yüklenemeyen teklifler değerlendirmeye alınmaz.

3.3. Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz.

3.4. İhale tarihinin tatil gününe rastlaması halinde ihale, takip eden ilk iş gününde yukarıda belirtilen yer ve saatte yapılır ve bu saate kadar verilen teklifler kabul edilir.

3.5. İlan tarihinden sonra çalışma saatlerinin değişmesi halinde de ihale yukarıda belirtilen saatte yapılır.

3.6. Saat ayarlarında, TÜBİTAK Ulusal Metroloji Enstitüsü tarafından zamanı en az hatayla ölçmek üzere kullanılan atom saati esas alınır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar EKAP üzerinden verilecektir.

30.2. e-teklifler, ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde, ihale komisyonu tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP üzerinde açılır. e-anahtarın bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle, EKAP üzerinden "Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı" düzenlenir. İhale komisyonunca ihale saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu EKAP üzerinde ve hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulü ile yapılan ihaleler ile fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihaleler dışındaki ihalelerde; istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanarak, EKAP üzerinden "İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak" hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve talep etmeleri halinde hazır bulunan isteklilere birer örneği verilir. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi,

Söz konusu Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. İlk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP'a kaydedilir ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.

31.2. Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 30 uncu madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya teklif mektubu ile geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan ihalelerde ise, ihale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler dahil yeterlik sertifikası üzerindeki bilgiler; yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge veya kriter için ise yeterlik bilgileri tablosunda istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır.

31.4. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.5. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.6. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar ve aşırı düşük teklifleri 33 üncü maddeye göre değerlendirir.

31.7. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.8. Yapılan değerlendirme sonucunda, ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan veya yeterlik sertifikasının geçerlik süresi ihale tarihinden önce dolan teklifler değerlendirme dışı bırakılarak EKAP üzerinden “Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı” düzenlenir ve değerlendirme dışı bırakma işleminin gerekçeleri belirtilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede, başvuruya konu ihalenin, Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “2024/1164560 İhale Kayıt Numaralı 2025 Yılı Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların Malzemeli Mamul Yemek Alımı, Dağıtım ve Servis Hizmetleri Alımı” işi olduğu, birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen ihalenin 4 kısımdan oluştuğu, 57 adet ihale dokümanının indirildiği ihaleye toplam 37 isteklinin katıldığı,

İdari Şartname’de ihale tarihinin 16.10.2024 ve ihale saatinin 10:30 olarak belirtildiği, idare tarafından aynı tarihte 10.46’da tutulan tutanakta “İhale saatinde sisteme girildiğinde: "Seçmiş olduğunuz 2024/1164560 numaralı ihale, girmek istediğiniz modül için durdurulmuştur" uyarı vermektedir. EKAP etkileşim merkezi olan 444 0 545 ile yapılan görüşme neticesinde saat 10:30 tarihinde yapılacak Türkiye geneli bütün ihalelerin sistemde yaşanan bir sıkıntı nedeniyle durdurulduğu ve süreç hakkında bilgi sahibi olabilmek için mail adreslerinin kontrol edilmesi gerektiği bilgisi verilmiştir.” bilgisinin yer aldığı,

23.10.2024 tarihli ihale komisyonu ara kararında, “…EKAP’tan herhangi bir mail gelmemesi üzerine, 17.10.2024 tarihinde 09:34’de EKAP çağrı merkezi tekrar aranarak sorunun çözülmediği bilgisi alınmıştır. 17.10.2024 tarihinde saat 14:06’da gelen mailde;

“Sayın Yetkili, 2024/1164560 İKN’li ihaleye ilişkin olarak Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) üzerinde yapılan işlemlerde, EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle, ihalelere teklif verilmesi ile ilgili aksaklıklar yaşandığı tespit edilmiştir.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğimin 19'uncu maddesinin dördüncü fıkrasında “İhale sürecinde idareler ve/veya kayıtlı gerçek ve tüzel kişilerce, teknik sorunlar nedeniyle EKAP üzerinde işlem yapılamaması halinde, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve hak kayıplarının önlenmesi amacına yönelik olarak alternatif sistemleri ve uygulamaları devreye almaya, gerekli hallerde bu ve ilgili işlemleri durdurmaya, ertelemeye, yenilemeye veyahut iptal etmeye yönelik tedbirleri almaya Kurum yetkilidir. Bu durumda EKAP üzerinden gerekli bildirimler yapılır.” hükmü yer almaktadır. Söz konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin 22.5’inci maddesinde de aynı düzenleme yer almaktadır.

Bu çerçevede, ihale sürecine ilişkin işlemlerin mevzuata uygun şekilde sürdürülebilmesi ve ihaleye teklif veremeyen firmaların olası hak kayıplarının önlenmesi amacıyla 2024/1164560 İKN’li ihaleniz 18.10.2024 tarihi saat 15:00’’a ertelenmiştir.” bilgisine ulaşılmıştır.

İhale komisyonumuz 18.10.2024 tarihi saat 15:00’a toplanmıştır. İhaleye 1. oturumda sunulan 37 (otuz yedi) adet E-teklif EKAP’dan açılmıştır. E-teklifler; Kanunun 30. maddesi 1. fıkrasına uygunluğu incelenmeye başlanmış, isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilmiş, 37 isteklinin veriliş sırasına göre indirilerek mesainin 17:30’da bitmesine rağmen 18:00’a kadar dosyalaması yapılmıştır.

Takip eden günlerin Cumartesi-Pazar olması hasebiyle 21.10.2024 tarihinde yeterlik bilgileri tablosu ile tablonun ekinde yer alan (Ortaklara ait bilgiler, yöneticilere ait bilgiler, geçici teminat olarak sunulan belgeler, işletme kayıt belgesi, iş deneyim belgesi) belgelerin indirilerek bilgi ve belge kontrolü amacıyla 37 istekliye ait dokümanların indirilme işlemi yapılmıştır.

İstekli Mafa Elektrik Tekstil Kırtasiye Petrol Isıtma İthalat İhracat Sanayi Ticaret Limited Şirketi, Erkan Tanrıvermiş. Elit Mutlu Yemek Gıda Pazarlama Ticaret Limited Şirketi ve Dives İnşaat Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketlerinin sunduğu geçici teminat mektuplarının uygun olmadığı tespit edilmiş olup teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak “E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı düzenlenmiştir.

İhaleye 2. oturuma geçilerek belge kontrolüne başlanmıştır…” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

İdarece düzenlenen “E-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nda;

“İhale tarih ve saati: 18.10.2024, saat:15.00

Tekliflerin açıldığı tarih ve saat: 18.10.2024, saat:15.00

Tutanağın düzenlendiği tarih ve saat: 22.10.2024, saat: 11.37” bilgilerinin,

“İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” Tutanağında da “Formun doldurulduğu tarih: 22.10.2024, saat: 11:40 “ bilgilerinin yer aldığı tespit edilmiştir.

İdarece şikâyete verilen cevapta da “…İhale komisyonumuz 18.10.2024 tarihi saat 15:00’da toplanmıştır. EKAP sistemi üzerinden yaklaşık maliyet açılmasının akabinde teklifler açılmıştır. İhaleye istekli olabilmek için 57 isteklinin ihale dokümanı aldığı 37 isteklinin teklif verdiği tespit edilmiştir. 37 isteklinin veriliş sırasına göre birim fiyat teklif mektubu, geçici teminatları indirilerek mesainin 17:30’da bitmesine rağmen 18:00’e kadar dosyalaması yapılmıştır.

Birinci oturumda, isteklilerin yeterlik bilgileri tablosundaki bilgi ve beyanlarının mevcut olup olmadığının, birim fiyat teklif mektubunun uygun olup olmadığının, geçici teminatın uygun olup olmadığının tespit edilmesi gerekmektedir. Birim fiyat teklif mektuplarının uygun olup olmadığı incelemesinde, teklifi imzalamaya yetkili kişilerin tespit edilebilmesi için EKAP üzerinden ortaklara ait bilgiler ile yöneticilere ait bilgi formları indirilerek tek tek tüm tekliflerin uygun olup olmadığı kararı verilerek sisteme işlenmesi ve çıktılar dosyalanması gerekmektedir.

Takip eden günlerin Cumartesi-Pazar olması hasebiyle 21.10.2024 tarihinde yeterlik bilgileri tablosu ile tablonun ekinde yer alan (ortaklara ait bilgiler, yöneticilere ait bilgiler, geçici teminat olarak sunulan belgeler, İşletme kayıt belgesi, iş deneyim belgesi) belgelerin indirilerek bilgi ve belge kontrolü amacıyla 37 istekliye ait dokümanların indirilme işlemi yapılmıştır. İsteklilerin yüklediği belgeler boyutları arasında değişim olmakla birlikte 52,6 mb bulan dosyaların indirilmesi başarısızlıkla sonuçlanmış, tekrar tekrar indirilmeye çalışılmıştır. Geçici teminatların uygun olup olmadığının değerlendirilmesinde 37 isteklinin geçici teminatlarının takas bank üzerinden olanların takas banktan diğerlerin yeterlilik bilgi tablosundan indirilerek geçici teminatın tutarı, süresi ve işin adının tek tek incelemesi yapılmıştır.

Ayrıca ihalenin ertelenmesi, 2024/1231056 İKN’li 21.10.2024 tarih ve saat 10:30'da Müdürlüğümüze bağlı Kuruluşların 2025 yılı Kalorifer Yakıtı Alımı ihalesi ile çakışmasına sebep olmuştur. Mamul Yemek alımı ihale komisyonunda yer alan 4 üyenin Kalorifer Yakıtı Alımı ihale komisyonunda da görevli olması nedeniyle iki ihaleye ait işlemler aynı anda yürütülmeye çalışılmıştır. Bu nedenlerden dolayı 2024/1164560 İKN’li Mamul Yemek İhalesine ait “E-teklif açma ve Belge Kontrol Tutanağı” isteklilere 22.10.2024 tarih saat 11:37’de tebliğ edilmiştir…” hususlarının yer aldığı görülmüştür.

İhale dokümanında tekliflerin elektronik ortamda alınacağının belirtildiği ihalelerde, istekliler tarafından ihale dokümanında yer alan "Yeterlik Bilgileri Tablosu" doldurulmak suretiyle tekliflerin EKAP üzerinden sunulması gerektiği, e-tekliflerin, ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde, ihale komisyonu tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP üzerinde açılacağı, e-anahtarının bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle EKAP tarafından açılamayan e-tekliflerin tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle EKAP üzerinden “Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı” düzenleneceği, ihale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğunun hazır bulunanlara duyurulacağı, isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığının ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığının kontrol edileceği, EKAP üzerinden Ek-1’de yer alan “e-teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nın düzenleneceği, istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyetin açıklanacağı ve EKAP üzerinden “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak”ın hazırlanacağı, bu tutanakların durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebileceği ve EKAP üzerinde kayıt altına alınacağı, bu tutanakların çıktısının ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanacağı, bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemeyeceği, teklifi oluşturan belgelerin düzeltilemeyeceği ve tamamlanamayacağı, tekliflerin ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturumun kapatılacağı, e-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonunun belirlenen bir tarih ve saatte toplanacağı ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirmesine başlanacağı, teklif değerlendirme işlemlerinin birden fazla oturumda yapılabileceği, her oturum kapatılmadan önce bilgilerin EKAP'a kaydedileceği ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanacağı anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden, başvuruya konu ihalede olduğu gibi elektronik ortamda gerçekleştirilen ihalelerde, e-tekliflerin, aynı günün mesai saatleri içerisinde istekliler ve hazır bulunanlar önünde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılacağı, ihale günü ilk oturumda tekliflerin alınması ve açılması sürecinde yaklaşık maliyet tutarının da isteklilere açıklanacağı, teknik açıdan "1. Oturumu Kaydet ve Tutanakları İsteklilere Gönder" düğmesine basıldığında ihaleye teklif veren isteklilere, söz konusu ihalede birinci oturumun tamamlandığına ve EKAP'ta "Durum İzleme Ekranı" sayfasından birinci oturuma ilişkin tutanaklara erişebileceklerine ilişkin bildirimin ve e-postanın gönderildiği, isteklilerin, bu aşamadan itibaren "Durum İzleme Ekranı" sayfasından ihalenin birinci oturumu ile ilgili tutanaklara erişebildiği ve ihalenin yaklaşık maliyetini de bu tutanaklardan öğrenebildiği; şikâyete konu ihalede, 16.10.2024 olan ihale tarihinin, teknik bir gereklilik nedeniyle Kurum tarafından EKAP üzerinden 18.10.2024 tarihi olarak değiştirildiği, yaklaşık maliyet bilgisine ve isteklilerce teklif edilen fiyatlara ilişkin “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” Tutanağının idare tarafından 22.10.2024 tarihinde düzenlendiği, hem söz konusu tutanak hem de idarenin şikâyete verdiği cevaptan anlaşıldığı üzere, isteklilerin bu tutanağa 22.10.2024, Salı günü, saat:11:37’den itibaren erişilebildiği hususları dikkate alındığında, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu ve ihalenin iptalinin gerektiği sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez.

Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi istekli tarafından, 118.286,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede, anılan isteklinin itirazen şikâyet başvurusuna konu iddiasında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde 118.286,00 TL’lik başvuru bedelinin iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

2. Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.