KİK Kararı: 2023/UM.II-131

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/006
Gündem No : 18
Karar Tarihi : 18.01.2023
Karar No : 2023/UM.II-131
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Zetgrup Güvenlik Sistemleri İnternet Hizmetleri Proje İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Samsun Büyükşehir Belediye Başkanlığı Makina İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1159555 İhale Kayıt Numaralı “Belediyemiz Araçlarında ve İş Makinelerinde Kullanılmak Üzere Madeni Yağ Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Samsun Büyükşehir Belediye Başkanlığı Makina İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı tarafından 29.11.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Belediyemiz Araçlarında ve İş Makinelerinde Kullanılmak Üzere Madeni Yağ Alımı” ihalesine ilişkin olarak Zetgrup Güvenlik Sistemleri İnternet Hizmetleri Proje İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 20.12.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 22.12.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.12.2022 tarih ve 70756 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.12.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/1670 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. Başvuru konusu ihaleye ilişkin İdari Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinin 7.5.6’ncı alt maddesinde “İstekli tedarik edilecek mallara ait teknik özellikleri içeren katalogları elektronik ortamda beyan edecektir.” düzenlemesine yer verildiği, ancak bahse konu düzenlemede belirtilen katalogların kendileri tarafından elektronik ortama yüklenemediği, bu sebeple kendilerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin üçüncü alt bendinde “İsteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine, araştırma-geliştirme faaliyetlerine ve kaliteyi sağlamasına yönelik belgeler” şeklinde belirtilen hüküm ile aynı maddenin dördüncü fıkrasının (h) bendinde “Bu maddede belirtilen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen” şeklinde yer verilen hüküm gereği ihale dışı bırakılması gerektiği,

Kendileri tarafından söz konusu ihaleye ilişkin olarak 20.12.2022 tarihli ve 98145 sayılı dilekçe ile şikâyet başvurusunda bulunulduğu, idarece bahse konu başvuruya yönelik 22.12.2022 tarihinde cevabın tebliğ edildiği, ancak idarece verilen cevabın eksik olduğu, şikâyet başvurusunda idareye defaatle İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde belirtilen düzenlemenin yerine getirilmemesine rağmen kendilerinin en başta ihale dışı bırakılmamasına dair nedenlerin sorulduğu, ancak idare tarafından ihale dışı bırakılmayıp kendilerinden tevsik edici belgelerin istenildiği, söz konusu belgelerin idarece incelenmesi neticesinde OEM onay belgelerinin eksik olması nedeniyle geçici teminatın gelir kaydedilmesi gerektiği ve ihalenin iptal edilemeyeceği yönünde cevabın verildiği, fakat verilen bu cevabın şikâyet başvurusunda belirtilen sorunun cevabı olmadığı ve idarece alınan kararın iptal edilmesi gerektiği,

İdari Şartname’nin 22.8, 36.1 ve 36.2’nci maddelerinde yer verilen düzenlemelerde elektronik ortamda beyan edilmesi istenilen evrakların beyan edilmemesi durumunda yeterliliğin olmadığı ve isteklinin ihale dışı bırakılması gerektiğinin açık ve net olarak belirtildiği, dolayısıyla tekliflerinin neden ilk başta değerlendirme dışı bırakılmadığı hususunun araştırılmasının talep edildiği,

2. İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde belirtilen “İstekli tedarik edilecek mallara ait teknik özellikleri içeren katalogları elektronik ortamda beyan edecektir.” düzenlemesinin ihaleye katılan diğer istekli tarafından yerine getirilip getirilmediğinin araştırılmasının istendiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “… (8) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

a) Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Belediyemiz Araçlarında ve İş Makinelerinde Kullanılmak Üzere Madeni Yağ Alımı

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı: 31 Kalem Madeni Yağ

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Samsun Büyükşehir Belediyesi Makine İkmal Bakım ve Onarım Dairesi Başkanlığı Derebahçe Tesisleri Ambarı” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinde “… 7.5.3.2.

1. Tablo (1) de belirtilen teknik kriterlere, onaylara ve Türk Standartları Enstitüsü Kurumunun ürünlerle ilgili yayınladığı standartlara veya kabul edilen AB standartlarına ve Uluslararası standartlara uygunluğu ile ilgili belgeleri beyan edilecektir.

2. Firmalar teklif eklerinde, 1 ve 2 nolu kalemlerdeki yağlara ait Tablo (1) de belirtilen performans özelliklerinden Aldıkları Onay Belgelerinden (Oem Onayı) herhangi iki’sinin Türkçe suretlerini ihale yeterlilik evrakı olarak sunacaktır. 4 - 15 ve 23 nolu kalemlerdeki yağlara ait Tablo (1) de belirtilen performans özelliklerinden Aldıkları Onay Belgelerinden (Oem Onayı) herhangi bir’inin Türkçe suretleri beyan edilecektir.

…

7.5.6.

İstekli Tedarik edilecek mallara ait Teknik özellikleri içeren Katalogları Elektronik ortamda beyan edecektir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7.9’uncu maddesinde “7.9.1. İdarece talep edilmesi halinde istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte bu maddede düzenlenen şekil kurallarına uygun olarak sunulur…” düzenlemesi,

Bahse konu Şartname’nin 22.8’inci maddesinde “İdarece talep edilmesi durumunda istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde sunulmak zorundadır.” düzenlemesi,

Söz konusu Şartname’nin 31.3’üncü maddesinde “31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Verilen tekliflerden diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanların, ihale komisyonu tarafından tespit edilmesi halinde, bu teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu tarafından;

a) İmalat sürecinin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temininde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen malın özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak aşırı düşük teklifler değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” düzenlemesi,

Bahse konu Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinin 36.1’inci ve 36.2’nci alt maddelerinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.

36.1.1. Aşırı düşük teklif sorgulamasının yapıldığı ihalelerde, aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan ve numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi uygun görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir. Aşırı düşük tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya reddedilmesi halinde, teklif fiyatı aşırı düşük bulunmayan ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine ilişkin olarak 36.1. inci maddedeki esaslar çerçevesinde değerlendirme yapılır. Aşırı düşük teklifler arasından geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilir. Aşırı düşük teklifler arasından tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunması veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermesi/kurulumlarını yapması yeniden istenmez. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise, bu isteklinin tespitinde 36.1. inci maddedeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir. Bu işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.

36.2. İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen ya da bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgelerde yer alan bilgiler arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez ancak ihalede öngörülen şartların sağlanamadığının anlaşılması durumunda, bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak ihale tarihinden sonra yeterlik sertifikası kapsamındaki belgelere ilişkin şartların değişmesi halinde, isteklinin buna ilişkin belgeleri derhal sunması zorunlu olup, bu durumda ihalede öngörülen şartların sağlanmadığının anlaşılması halinde teklif değerlendirme dışı bırakılır.” düzenlemeleri yer almaktadır.

İdari Şartname’nin 7.5.3.2’nci maddesinde bahsedilen Tablo (1) Teknik Şartname’nin ekinde yer almaktadır.

Bahse konu ihaleye ait ihale komisyonu kararı incelendiğinde, anılan ihaleye 2 isteklinin katıldığı, aşırı düşük teklifin bulunmadığı, başvuru sahibi Zetgrup Güvenlik Sistemleri İnternet Hizmetleri Proje İnşaat Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.nin teklifinin beyan edilen belge ve bilgileri doğrulayan TSE belgelerini ve ürün açıklamalarını idareye sunduğu fakat ürünler için alınmış “ONAY” belgelerini idareye sunmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin beyan ettiği bilgileri ve/veya bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunduğu belgeleri doğrulanan Seymen Petrol İnşaat Tur. Nak. ve Maden. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı görülmektedir.

Başvuru konusu ihaleye ilişkin İdari Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinin 7.5.3.2.’nci alt maddesinde Tablo (1) de belirtilen teknik kriterlere, onaylara ve Türk Standartları Enstitüsü Kurumunun ürünlerle ilgili yayınladığı standartlara veya kabul edilen AB standartlarına ve Uluslararası standartlara uygunluğu ile ilgili belgeler ile firmaların teklif eklerinde 1’inci ve 2’nci numaralı kalemlerdeki yağlara ait Tablo (1) de belirtilen performans özelliklerinden aldıkları onay belgelerinden (Oem Onayı) herhangi ikisinin Türkçe suretlerini ihale yeterlilik evrakı olarak sunacağı, 4’üncü, 15’inci ve 23’üncü numaralı kalemlerdeki yağlara ait Tablo (1) de belirtilen performans özelliklerinden aldıkları onay belgelerinden (Oem Onayı) herhangi birinin Türkçe suretlerinin beyan edileceği, ayrıca anılan Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde ise isteklinin tedarik edilecek mallara ait teknik özellikleri içeren katalogları elektronik ortamda beyan edeceği anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibi istekli Zetgrup Güvenlik Sistemleri İnternet Hizmetleri Proje İnşaat Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. tarafından yeterlik bilgileri tablosunun “Mesleki ve Teknik Yeterliğe İlişkin Bilgiler” başlıklı sütununda yer alan “Katalog ve/veya Fotoğraf” başlıklı satırın İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesi kapsamında teklif edilen ürünün/ürünlerin teknik şartnameye uygunluğunu belirlemek amacıyla sunulacak teknik bilgilerin yer aldığı katalog ve/veya fotoğrafa ilişkin beyanda bulunulmayarak satırın boş bırakıldığı, ancak “Diğer Belgeler” başlıklı sütununda bulunan “Belge Adı ve Açıklaması” satırında “Faaliyet Belgesi, Tarih 04.03.2022 Sayı 00003212, Oda Kayıt Sicil Sureti, Tarih 04.03.2022 Sayı 00003211, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Yetkili, 24 Temmuz 2019 Sayı 9875 Sayfa 915, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Faaliyet, 20 Temmuz 2016 Sayı 9119 Sayfa 825, İmza Sirküleri, Samsun 1. Noter Tarih 26.08.2019 Yev. No. (A) 26220, 004560-TSE-20/03, Geç. Tarihi 19.02.2023, 004560-TSE-02/05, G. Tarihi 11.08.2023, 004560-TSE-15/04, G. Tarihi 16.08.2023, 004560-TSE-06/04, G. Tarihi 28.09.2023, 004560-TSE-19/03, G. Tarihi 31.03..2023, 004560-TSE-16/05, G. Tarihi 09,09.2023, 045961-TSE-15/03, G. Tarihi 07.04.2023, 045961-TSE-08/04, G. Tarihi 22.06.2023, 010570-TSE-19/01, G. Tarihi 27.06.2023, 010570-TSE-04/04, G. Tarihi 09.01.2023, 010570-TSE-10/05, G. Tarihi 27.06.2023, 010570-TSE-06/03, G. Tarihi 09.01.2023, 010570-TSE-13/05, G. Tarihi 14.03.2023, 010570-TSE-09/03, G. Tarihi 20.08.2023” bilgilerinin beyan edildiği, “Diğer Belgelere İlişkin Açıklamalar” satırında ise “Ürünlerin Tanıtım Bilgi Formu ve İstenen Diğer Belgeler Onaylar Dosya Tesliminde Sunulacaktır.” beyanına yer verildiği tespit edilmiştir.

İtirazen şikâyet başvurusuna konu ihalenin e-teklif alınmak suretiyle ve Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde belirtilen hükümlere uygun olarak yapılabilecek elektronik ihale olduğu, söz konusu ihale kapsamında istekli Zetgrup Güvenlik Sistemleri İnternet Hizmetleri Proje İnşaat Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. tarafından e-teklifin EKAP üzerinden yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandığı, anılan istekli tarafından EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilebilecek bilgi ve belgeler ile birlikte yukarıda bahsedilen diğer belgelerin e-teklif kapsamında yeterlik bilgileri tablosunda beyan edildiği tespit edilmiştir.

Anılan istekli tarafından başvuru konusu ihaleye ilişkin olarak 20.12.2022 tarihli ve 98145 sayılı dilekçe ile şikâyet başvurusunda bulunulduğu, bahse konu başvuruda İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde “İstekli tedarik edilecek mallara ait teknik özellikleri içeren katalogları elektronik ortamda beyan edecektir.” düzenlemesine istinaden teknik özellikleri içeren katalogların kendileri tarafından elektronik sisteme yüklenemediği, bu sebeple başvuruya konu ihaleden belge yetersizliğinden dolayı tekliflerinin ilk oturumda değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, ancak ihale komisyonunca teklifin değerlendirme dışı bırakılmadığı, ayrıca İdari Şartname’nin 7.9’uncu maddesi gereğince istenilen belgelerin satın alma dairesine teslim edildiği, fakat OEM onay belgelerinin anılan Şartname’nin 7.5.3.2.’nci maddesinde belirtilen Türkçe suretleri ile beyan edilmesi düzenlemesine aykırı olarak belgelerin orijinal dili ile sunulabildiği, sunulan söz konusu belgenin Türkçe çevirisi olmadığı için yeterlik kriterine uyulmadığı, bu sebeple aynı Şartname’nin 36.1’inci maddesinde yer verilen “… sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır…” düzenlemesi gereğince değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, ancak aynı maddede belirtilen “… tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir…” düzenlemesine dayanılarak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedilmesine ilişkin hususlara yer verildiği görülmektedir.

İdare tarafından söz konusu şikâyet başvurusuna ilişkin olarak 22.12.2022 tarihinde gönderilen cevapta, başvuru sahibine ait 20.12.2022 tarihli ve 98145 sayılı idare kayıtlarına alınan şikâyet dilekçesinin şekil olarak incelenmesi neticesinde, başvuru sahibi dilekçesinin İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 9’uncu maddesinin (3) numaralı alt bendinde yer alan “İdare tarafından dizi pusulası ekindeki bilgi ve belgelerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığı kontrol edilerek, belirtilen şekilde olması halinde dizi pusulalarına; “ekler dizi pusulasında belirtilen şekildedir" şerhi düşülerek teslim alan idare görevlisi tarafından imzalanır ve bir nüshası başvuru sahibine geri verilir. Posta yoluyla yapılan başvurularda dizi pusulasına eklerin dizi pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığına ilişkin şerh düşülür.” hükmüne aykırı olarak dizi pusulası yapılmadan idareye sunulduğu, söz konusu başvurunun şekil yönünden reddedildiği, ayrıca başvuru sahibinin 1’inci iddiasına yönelik olarak istekli Zetgrup Güvenlik Sistemleri İnternet Hizmetleri Proje İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin e-teklifı kapsamında yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettiği EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyen belgelerden olan yağlara ait onay belgeleri için İdari Şartnamenin 7.9.1’inci maddesinde yer alan “İdarece talep edilmesi halinde istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte bu maddede düzenlenen şekil kurallarına uygun olarak sunulur. ” hükmü gereğince istekliye 05.12.2022 tarihine kadar idareye sunması istenerek 6 (altı) gün süre verildiği, isteklinin verilen süre içerisinde yeterlik bilgileri tablosunda diğer belgelere ilişkin açıklamalar satırında beyan ettiği ürünlere ait TSE belgelerini ve ürün açıklamalarını idareye sunduğu, fakat ürünler için alınmış onay belgelerinin idareye sunulmadığının tespit edildiği, isteklinin iddia ettiği gibi idareye yabancı dilde herhangi bir belgenin de sunulmadığı, ihale komisyonunca yapılan inceleme ve değerlendirmede Mal Alımları Uygulama Yönetmeliği’nin 58/A maddesinin 9/a bendinde yer alan “Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarım yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır.” hüküm gereğince isteklinin beyan ettiği onay belgelerini sunmadığı gerekçesiyle geçici teminatının gelir kaydedildiği, yukarıda açıklaması yapılan ve mevzuata aykırı olmadığı belirtilen durumlar için herhangi bir düzeltici işleme gerek görülmediği ifade edilerek şikâyet başvurusu reddedilmiştir.

Bahse konu ihalede, başvuru sahibi Zetgrup Güvenlik Sistemleri İnternet Hizmetleri Proje İnşaat Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.ye idare tarafından 29.11.2022 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazıda “BELEDİYEMİZ ARAÇLARINDA VE İŞ MAKİNELERİNDE KULLANILMAK ÜZERE MADENİ YAĞ ALIMI işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 05.12.2022 tarihine kadar İdaremize sunmanız gerekmektedir.” ifadelerine yer verilerek yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilip EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan, anılan tablonun “Kalite ve Standarda İlişkin Diğer Belgeler, Yerli Malı Belgesi, Katalog ve/veya Fotoğraf, Diğer Belge, Diğer Belgelere İlişkin Açıklamalar” bölümlerinde yer alan belgelerin istekliden talep edildiği görülmektedir.

Başvuru sahibi Zetgrup Güvenlik Sistemleri İnternet Hizmetleri Proje İnşaat Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti. tarafından gönderilen belgeler incelendiğinde, anılan istekli tarafından isteklinin verilen süre içerisinde yeterlik bilgileri tablosunda “Diğer Belgeler” satırında beyan ettiği ürünlere ait TSE belgelerini ve “Diğer Belgelere İlişkin Açıklamalar” satırında beyan ettiği ürün bilgi formlarını (katalog) ve açıklamalarını idareye sunduğu, fakat “Diğer Belgelere İlişkin Açıklamalar” satırında beyan ettiği ürünler için alınmış OEM onay (Original Equipment Manufacturer Approvals) belgelerinin idareye sunulmadığı görülmektedir.

Bunun üzerine idare tarafından söz konusu OEM onay belgelerinin anılan istekli tarafından hiç sunulmaması nedeniyle, Mal alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinin dokuzuncu fıkrasının (a) bendi ve İdari Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinin 36.1’inci maddesi gereğince teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatının gelir kaydedildiği, idarece yapılan işlemde mevzuata aykırı herhangi bir hususun bulunmadığı anlaşılmaktadır. Yukarıda aktarılan hususlar çerçevesinde, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinde “İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilirler.

Şikayet ve itirazen şikayet başvuruları, dava açılmadan önce tüketilmesi zorunlu idari başvuru yollarıdır. Şikâyet başvuruları idareye, itirazen şikâyet başvuruları Kuruma hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır.

Dilekçelerde aşağıdaki hususlara yer verilir:

…

d) Başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller

…

Şikâyet ve itirazen şikâyet başvuru dilekçelerinde yer alması gereken diğer bilgiler ile bu dilekçelere eklenmesi gereken belgelere, bunların sunuluş şekli ile bu başvuruların elektronik ortamda yapılmasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye Kurum yetkilidir.

...

Başvurular üzerine ihaleyi yapan idare veya Kurum tarafından gerekçeli olarak;

...

c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya şikayete konu işlemlerde hukuka aykırılığın tespit edilememesi veya itirazen şikayet başvurusuna konu hususun Kurumun görev alanında bulunmaması hallerinde başvurunun reddine, karar verilir.” hükmü,

Anılan Kanun’un “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

...

İdare, şikayet başvurusu üzerine gerekli incelemeyi yaparak on gün içinde gerekçeli bir karar alır. Alınan karar, şikayetçi ile diğer aday veya istekliler ile istekli olabileceklere karar tarihini izleyen üç gün içinde bildirilir. İlan ile ihale veya ön yeterlik dokümanına yönelik başvurular dışında istekli olabileceklere bildirim yapılmaz.

Belirtilen süre içinde bir karar alınmaması durumunda başvuru sahibi tarafından karar verme süresinin bitimini, süresinde alınan kararın uygun bulunmaması durumunda ise başvuru sahibi dahil aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından idarece alınan kararın bildirimini izleyen on gün içinde Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir.” hükmü,

Söz konusu Kanun’un “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde “İdareye şikayet başvurusunda bulunan veya idarece alınan kararı uygun bulmayan aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından 55 inci maddenin dördüncü fıkrasında belirtilen hallerde ve sürede, sözleşme imzalanmadan önce itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir.

İhalenin iptaline ilişkin işlem ve kararlardan, sadece şikayet ve itirazen şikayet üzerine alınanlar itirazen şikayete konu edilebilir ve bu kararlara karşı beş gün içinde doğrudan Kuruma başvuruda bulunulabilir. Kurum itirazen şikayet başvurularını başvuru sahibinin iddiaları ile idarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirlenen hususlar ve itiraz edilen işlemler bakımından eşit muamele ilkesinin ihlal edilip edilmediği açılarından inceler. İdare tarafından şikayet veya itirazen şikayet üzerine alınan ihalenin iptal edilmesi işlemine karşı yapılacak itirazen şikayet başvuruları ise idarenin iptal gerekçeleriyle sınırlı incelenir.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuru süreleri” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareye şikayet süresi; ihale sürecindeki şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.

(2) Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayetler, birinci fıkradaki süreleri aşmamak kaydıyla başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir.

(3) Kuruma itirazen şikayet süresi; şikayet veya itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan iptal kararına karşı yapılacak başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7’nci maddesinde “(1) Süreler;

…

c) İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikayete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi,

ç) Şikayet üzerine idare tarafından verilen kararın bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi, on gün içerisinde karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini,

d) İhalenin iptali kararına karşı yapılan itirazen şikayet başvurularında ise iptal kararının bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi,

izleyen günden itibaren başlar.

(2) Tatil günleri sürelere dahildir. Sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde, süre tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzar. Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvurularının, ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması zorunludur.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinin onuncu fıkrasında “İdarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirtilen hususlar hariç, şikayet başvurusunda belirtilmeyen hususlar itirazen şikayet başvurusuna konu edilemez.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Kurum tarafından yapılacak işlemler” başlıklı 12’nci maddesinin ikinci fıkrasında “…İdareye başvuru konularının yanı sıra yeni konular da eklenerek Kuruma başvurulması halinde ise, itirazen şikayet başvurusunun incelenmesinde idareye başvurusu konusu edilmeyen hususlar dikkate alınmaz.” açıklaması bulunmaktadır.

Başvuru sahibinin iddiasının 20.12.2022 tarihli ve 98145 sayılı idareye şikâyet başvurusuna konu edilmediği, söz konusu iddiaların ilk kez 30.12.2022 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan itirazen şikâyet başvurusunda yer aldığı tespit edilmiştir.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinin onuncu fıkrasında yer alan hüküm ile İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Kurum tarafından yapılacak işlemler” başlıklı 12’nci maddesinin ikinci fıkrasında yer alan açıklama, şikâyet başvurusunda belirtilmeyen hususların itirazen şikâyet başvurusuna konu edilemeyeceğini açıkça ifade etmektedir.

Dolayısıyla; söz konusu mevzuat hükümleri uyarınca, başvuru sahibi tarafından öncelikle idareye şikâyet başvurusunda bulunulması gerektiğinden ve bu iki aşamalı idari başvuru yolunda şikâyet yoluna başvurulmadan itirazen şikâyet yoluna başvurulamayacağından, şikâyet başvurusunda ileri sürülmeyen iddiaların da itirazen şikâyet başvurusunda ileri sürülmesi mümkün olamayacaktır.

Bu çerçevede şikâyet başvurusu; Kurul kararının alınmasından önceki süreçte uyuşmazlık konusu hususla ilgili tarafların haklarını veya mevcut hukuki durumlarını sınırlayan ya da değiştiren bir zorunlu idari başvuru yolu olup, idarelere kendi vakıa, gerekçe ve delillerini ileri sürme fırsatı tanıyarak Kurul kararına ilişkin idari usulün bir parçası olması nedeniyle, önemli bir usuli güvence teşkil etmektedir.

Uyuşmazlık konusu olan iddiaların, bunu ileri süren istekliler tarafından iddia konusu hususun farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen 10 gün içerisinde bu iddiaları incelemek ve sonuçlandırmakla yetkili makamlar nezdinde ileri sürülmesi de gerekmektedir.

Buna göre, idareye şikâyet başvurusunda dile getirilmeyen hususların itirazen şikâyet başvurusuna konu edilemeyeceği anlaşılmakla birlikte, idareye sunulan şikayet dilekçesinde bulunmayan ancak Kuruma sunulan itirazen şikayet dilekçesinde yer alan iddiaların incelenmesinin Kamu İhale Kurumunun yetkisi dahilinde olduğu ileri sürülse dahi, söz konusu iddiaların, farkına varıldığı veya varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren 10 gün içerisinde ileri sürülme zorunluluğu bulunmaktadır. Dolayısıyla süresinde ileri sürülmeyen iddiaların da süre aşımı sebebiyle Kurum tarafından incelenmesi mümkün bulunmamaktadır.

İtirazen şikâyet başvuru dilekçesinde belirtilen “İstekli tedarik edilecek mallara ait teknik özellikleri içeren katalogları elektronik ortamda beyan edecektir.” düzenlemesinin ihaleye katılan diğer istekli tarafından yerine getirilip getirilmediğinin araştırılmasının istendiği” hususuna yönelik iddiası için yukarıda aktarılan hususlar çerçevesinde, Zetgrup Güvenlik Sistemleri İnternet Hizmetleri Proje İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından şikâyete konu işlemin farkına varıldığı tarih olan 12.12.2022 tarihini izleyen günden itibaren on gün içinde en geç 22.12.2022 Perşembe günü mesai bitimine kadar idareye şikâyet başvurusunda bulunulması gerekmektedir.

Bu süre içerisinde idareye şikâyet başvurusunda bulunulduğu, ancak 20.12.2022 tarihinde idareye yapılan şikayet başvurusunda söz konusu iddiaya yer verilmediği, başvuru sahibinin bahse konu iddiasını uyuşmazlığa konu hususların farkına varıldığı veya varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren 10 gün içerisinde yazılı şekilde ileri sürmesi, bir diğer deyişle başvuruda bulunması gerekirken, bu süre geçtikten sonra 30.12.2022 tarihinde Kuruma itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiasının süre yönünden reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.