KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/037
Gündem No : 43
Karar Tarihi : 19.07.2023
Karar No : 2023/UM.II-1024
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Alice Medikal Sosyal Hiz. Kırtasiye Taş. Petrol San. Taahüt Tic. Ltd. Şti.

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Siirt Eğitim Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2023/431761 İhale Kayıt Numaralı “18 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Siirt Eğitim Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 30.05.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “18 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme” ihalesine ilişkin olarak Alice Medikal Sosyal Hiz. Kırtasiye Taş. Petrol San. Taahüt Tic. Ltd. Şti.nin 23.06.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.06.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.07.2023 tarih ve 98615 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.07.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/841 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 3'üncü kısmı üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu SeeGen marka UV-100T-E model Disposable Flexible URS cihazın katalog ve kullanım kılavuzları incelendiğinde Teknik Şartname'nin 5, 6, 7, 8 ve 11'inci maddelerini karşılamadığı, ürünün demonstrasyonu için istekli tarafından UV-US100-H modelinin sunulmuş olabileceği, söz konusu cihazında Teknik Şartname'nin aynı maddelerini karşılamadığı, bu nedenle anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

…

9. İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları…” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

…

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir.

…

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 18 KALEM TIBBİ SARF MALZEME ALIMI

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

18 KALEM TIBBİ SARF MALZEME ALIMI

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: SİİRT EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ TIBBİ SARF AMBARI” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6 Tedarik edilecek ürünlere ait numune veya katalog verilebilir, numune verilmesi durumunda her bir kalem için 1 adet numune yeterlidir. Verilecek olan numune ürünlerin üzerine sıra no, firma adı tek tek yazılmalıdır. Katalog noktasında alınacak ürüne karar verilememesi durumunda 5 günlük ek süre verilerek numune istenebilir.

…

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. İsteklilerden teklif ettikleri ürün/ürünler ile ilgili numune (ihale günü teslim edilmeyecek) ihale sonrası avantajlı teklif sırasına göre gerek görülmesi halinde EKAP üzerinden yapılacak tebligat ile istenecektir. İstenen numune/numuneler ile birlikte her kalem için üç nüsha düzenlenmiş numune teslim ve değerlendirme formu ihale yetkilisine teslim edilecektir.

Numuneler, her kalem için ayrı ayrı paketlenmiş, paketlerin üzerinde;

İhalenin Adı, İhale Numarası, İhale Kalem Sıra No, Numunenin İhale Listesindeki Adı, UBB Kodu, UBB Kodu yoksa kapsam dışı olduğu ve Firma Adı belirtilecektir.

Numunelerin yukarıda belirtilen hususlara uygun olarak teslim edilmemesi durumunda numune verilmediği kabul edilecek ve ilgili kaleme istekli tarafından verilen teklif değerlendirme dışı bırakılacaktır.

İhale için verilecek olan sarf malzeme numuneleri yapılacak olan teknik şartnameye uygunluk çalışmalarında kullanılacaktır. Kullanılan, denenen, fonksiyon testine giren numunelerle ilgili her hangi bir sorumluluk ve ücret kabul edilmeyecektir.

İstekliler teklif ettikleri malzemenin teknik şartnameye uygun olduğunu teklif mektubunda kabul ve taahhüt etmektedir. İhale komisyonu tarafından numune incelemesi sırasında tespit edilemeyen kusurlar muayene komisyonu tarafından tespit edilebilecek olup ihale komisyonunca yapılan numune incelemesi sonucu malzemenin satın alındığı gerekçesiyle istekliler bir hak talebinde bulunamaz…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “…20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 18 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

Bu ihalede kalem/kalemlerin kısım/kısımların miktarları bölünmemek kaydıyla kısmi teklif verilecektir. İstekliler ihalenin tamamına teklif verebileceği gibi bir veya birden fazla kalem için de kısmi teklif verebileceklerdir. Üzerinde ihale kalan istekliye; tüm kalemler için tek bir sözleşme düzenlenecektir…” düzenlemesi,

Şikâyet konu ihalenin 3’üncü kısmına ait Disposable Flexible URS Şartnamesi’nde “…5. Alan derinliği 3-100 mm olmalıdır.

6. Çalışma uzunluğu 670 mm olmalıdır.

7. Defleksiyon açısı aşağı/yukarı 2707270° olmalıdır.

8. Endoskop kalınlığı en az 8.7/9.6 Er. olmalıdır.

…

11.Fotoğraf ve video kayıt düğmesi bulunmalıdır…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede, başvuruya konu ihalenin Siirt Eğitim Araştırma Hastanesi tarafından 30.05.2023 tarihinde birim fiyat üzerinden e-teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilen “18 Kalem Tıbbi Sarf Malzeme Alımı” olduğu, ihalenin 18 kısımdan oluştuğu, toplam 21 adet ihale dokümanının indirildiği ihalenin başvuruya konu ve tek kalemden oluşan 3’üncü kısmına 2 isteklinin teklif verdiği, 20.06.2023 onay tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin Fiba İnş. Özel Sağ. Hiz. Ofis Org. San. Tic. Ltd. Şti.nin üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin ise belirlenmediği tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesi gereğince, tedarik edilecek ürünlere ait numune veya katalog verilebileceği, katalog noktasında alınacak ürüne karar verilememesi durumunda 5 günlük ek süre verilerek numune istenilebileceği; 7.7.1’inci maddesinde de isteklilerden teklif ettikleri ürün/ürünler ile ilgili numunenin ihale gününden sonrası için ekonomik açıdan avantajlı teklif sırasına göre gerek görülmesi halinde EKAP üzerinden yapılacak tebligat ile isteneceği anlaşılmaktadır.

İdare tarafından yeterlik bilgileri tablolarında beyan edilen bilgiler üzerinden ilk değerlendirmenin yapıldığı, bunun üzerine Fiba İnş. Özel Sağ. Hiz. Ofis Org. San. Tic. Ltd. Şti.den 01.06.2023 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazılar ile numune/demonstrasyon değerlendirmesi için teklif ettikleri ürüne ilişkin örneklerin 07.06.2026 tarihine kadar Siirt Eğitim Araştırma Hastanesine ulaştırılması ve aynı tarihte ve yerde saat 14:00’da hazır bulunulmasının talep edildiği tespit edilmiştir.

Yapılan “numune/demonstrasyon” değerlendirmesi sonucunda, ihale komisyonu tarafından “Numune İnceleme Raporu”nun tanzim edildiği ve söz konuş raporda “Fiba firması tarafından teklif verilen Flex-urs cihazının demosu 16.06.2023 tarihinde yapılmıştır. Demosu yapılan cihazın böbrek taşları cerrahisinde yeterli şartları sağladığı tarafımızca görülmüş olup, alımı yapılmasında herhangi bir sorun görülmemiştir.” ifadesine yer verilerek ihale üzerinde bırakılan isteklinin ürünün uygun bulunduğu,

Başvuru sahibi tarafından ihale üzerinde bırakılan isteklinin ürününün Teknik Şartname’ye uygun olmadığı iddiası ile idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, idarece şikayete verilen cevapta da “İhale sonrası tarafımızca yapılan demonstrasyon talebine; gelen firmanın cihazından teknik şartnamenin tüm maddelerini karşıladığı ve süresiz çalışması, daha ince olması, fleksiyon özelliğinin daha fazla olması kayıt ve fotoğraflamada süre yada depolama alanı gibi bir limitin olmaması gibi birçok üst özelliklerin görüldüğü. Bu durum göz önüne alınarak cihazın teknik şartnameyi karşılamaması söz konusu değildir.” ifadelerine yer verilerek şikayet başvurusunun reddedildiği görülmüştür.

İhalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının ihale dokümanında öngörülmüş olması kaydıyla numune değerlendirmesi veya demonstrasyon yapılarak teklif edilen malın ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın mal veya hizmetin teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır.

Bu durumda, numune değerlendirilmesi/demonstrasyon yaptırılması ile ilgili olarak; ihale komisyonu veya ihale komisyonu üyesi yetkili personelden oluşan bir heyet gözetiminde ilgili istekli tarafından sunulan ürünün denenmesi/çalıştırılması, yapılan iş ve işlemlerin denetime açık bir şekilde raporlanması ve söz konusu rapora uygun olarak ihalenin sonuçlandırılması gerekmektedir.

Numune değerlendirmesine ya da demonstrasyona dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, yukarıda yer verilen iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve numune değerlendirme/demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir. Zira değerlendirmeye ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirmesi/demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.

Netice itibarıyla, ihale komisyonu tarafından yapılan numune değerlendirmesi raporunda “…Demosu yapılan cihazın böbrek taşları cerrahisinde yeterli şartları sağladığı tarafımızca görülmüş olup, alımı yapılmasında herhangi bir sorun görülmemiştir.” ifadelerinin yer aldığı, idareye şikayet başvurusu üzerine idarece yapılan değerlendirmeye ilişkin verilen şikayete cevap yazısında da “…cihazından teknik şartnamenin tüm maddelerini karşıladığı ve süresiz çalışması, daha ince olması, fleksiyon özelliğinin daha fazla olması kayıt ve fotoğraflamada süre yada depolama alanı gibi bir limitin olmaması gibi birçok üst özelliklerin görüldüğü. Bu durum göz önüne alınarak cihazın teknik şartnameyi karşılamaması söz konusu değildir” ifadelerine yer verildiği, teklif edilen ürünün Teknik Şartname’de belirtilen hususlara uygunluğunun, numune/demonstrasyon değerlendirmesi suretiyle tespiti konusundaki takdir yetkisinin ve alım konusu ürünün Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan tespitler neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu hususları birlikte değerlendirildiğinde; ihale komisyonu tarafından yapılan numune/demonstrasyon değerlendirmesi sonucu, ürünü Teknik Şartname’ye uygun olduğu anlaşılan isteklinin üzerinde ihalenin 3’üncü kısmının bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığından, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.