KİK Kararı: 2023/UM.I-330

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/012
Gündem No : 14
Karar Tarihi : 08.02.2023
Karar No : 2023/UM.I-330
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Sigma Pompa ve Çevre Tekn. San. ve Tic. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi (İSKİ) Genel Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1056642 İhale Kayıt Numaralı “Pompa Temini ve Montajı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi (İSKİ) Genel Müdürlüğü tarafından 18.11.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Pompa Temini ve Montajı” ihalesine ilişkin olarak Sigma Pompa ve Çevre Tekn. San. ve Tic. A.Ş.nin 10.01.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 17.01.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.01.2023 tarih ve 75723 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.01.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/178 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idarece 12.12.2022 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen “beyan edilen belgelerin sunulması talebine ilişkin bildirim” konulu yazıda idareye sunulması istenilen yetkili satıcı belgesinin taraflarınca süresinde sunulmaması sebebiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve geçici teminatın gelir kaydedildiği, başka idareler tarafından gönderilen bildirim ve tebligatların şirketin EKAP hesabına yapılması ve tüm bildirimler için EKAP sistemi tarafından şirketin mail adresine (info@sigmapompa.com.tr) bilgilendirme maili gönderilmesine rağmen idarenin 12.12.2022 tarihli söz konusu tebligatı için şirketin mail adresine herhangi bir bildirimin gönderilmediği, şirketin anılan bildirimden 20.12.2022 tarihinde haberdar olduğu, söz konusu hususa ilişkin olarak da EKAP nezdinde şikâyet kaydı oluşturulduğu, 2022/DK.D-28 sayılı Kurul kararı ile EKAP’ta yaşanan teknik sorunlar nedeniyle isteklilerin hak kaybına uğramasının önüne geçilmesinin amaçlandığı, bu nedenle EKAP’tan yapılan başvurular ve şirketin EKAP sistemine giriş kayıtları incelenerek karar verilmesi gerektiği, firmalarının daha önce katıldığı ihalelerde yetkili satıcı belgesinin EKAP’a kaydedildiği, bu kapsamda şirketin EKAP kaydının incelenerek belgenin EKAP’tan sağlanıp sağlanamadığının tespit edilmesi gerektiği, ayrıca Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 58/A maddesinde idarece verilecek makul sürenin ne kadar olduğunun belirtilmediği, ihale tarihinin 18.11.2022 olduğu ve ihale komisyonu kararının 26.12.2022 tarihinde alındığı, 45 gün boyunca isteklilerden herhangi bir evrak talep edilmemesinin şirketi sürüncemede bıraktığı, dolayısıyla idarece verilen 3 günlük sürenin makul bir süre olarak değerlendirilemeyeceği, evrakın temini, hazırlanışı ve ihale süreci göz önüne alındığında en az 10 günlük bir sürenin belirlenmesi gerektiği, kaldı ki idarece talep edilen belgenin 4734 sayılı Kanun’un 10’uncu maddesinde belirtilen belgelerden olması sebebiyle geçici teminatın gelir kaydedilemeyeceği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Temel ilkeler” başlıklı 4’üncü maddesinde “…(11) İdare, ihale sürecine ilişkin işlemler ile ihale sonuç işlemlerinden Kurumca belirlenenleri, ilgili ikincil mevzuattaki düzenlemeleri esas alarak EKAP’ta gerçekleştirir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere tebligat öncelikli olarak EKAP üzerinden veya imza karşılığı elden yapılır.

(2) EKAP üzerinden tebligat, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usuller çerçevesinde gerçekleştirilir.

(3) Tebligatın haklı veya zorunlu nedenlerle birinci fıkrada belirtilen yöntemler kullanılarak yapılamaması halinde Kanunun 65 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan diğer yöntemlere başvurulur.

…

(7) Aday, istekli ve istekli olabilecekler tarafından idare ile yapılacak yazışmalarda, EKAP dışında elektronik ortam ve faks kullanılamaz.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 58/A maddesinde “…(9) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

a) Diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “İhalelerde uyulması zorunlu hususlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “(1) İhale sürecine ilişkin aşağıdaki işlemler EKAP üzerinden gerçekleştirilir:

a) İhtiyaç raporunun hazırlanması.

b) İhale kaydının yapılması ve İKN alınması.

c) İhtiyaç raporunun ihaleyle ilişkilendirilmesi.

ç) Teknik şartnamenin yüklenmesi.

d) Ön yeterlik ve/veya ihale dokümanının hazırlanması.

e) Doküman indirenlerin kaydı.

f) İlan işlemlerinin yapılması.

g) Dokümanda açıklama ve değişiklik işlemlerinin yapılması.

ğ) İhale komisyonu oluşturma işlemleri.

h) Başvuru ve tekliflerin kaydı.

ı) Başvuru ve teklif değerlendirme işlemlerinin kaydı.

i) Teyit işlemleri.

j) Sonuç bildirim işlemleri.

k) İhale iptal işleminin kaydı.

l) İdareye verilen şikayet dilekçesinin kaydı.

…

(3) İdareler ve ihaleye katılmak isteyen Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişiler EKAP’a kayıt olmak zorundadır. EKAP’a kayıt sonrasında kendilerine verilen kullanıcı adı ve kendi oluşturdukları şifrenin muhafaza edilmesi, yetkisiz kişilere kullandırılmaması ve kullanıcıların tanımlanması işlemlerinden idareler ve EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler sorumludur.

(4) EKAP üzerinden gerçekleştirilecek işlemlerde, idareler ve EKAP’ta kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler ile bunlar adına işlem yapanlar tarafından “kullanıcı adı ve şifresi” veya “e-imza” ya da diğer kimlik doğrulaması yöntemlerinden biri kullanılır. Doküman indirme ve teklif gönderme dahil dinamik alım sistemi, yeterlik sistemi, ihale, sözleşme, şikayet ve itirazen şikayet süreçlerine ilişkin işlemlerde ve ilgili uygulama yönetmelikleri ve eklerinde e-imza ile yapılacağı belirtilen işlemlerde e-imza yerine hangi yöntemlerin kullanılacağını belirlemeye Kurum yetkilidir.

(5) EKAP üzerinden yapılan erişimler ve Kurum tarafından belirlenen işlemler EKAP’ta kayıt altına alınır. EKAP üzerinden yapılan ihale işlemlerinde, bu kayıtlar esas alınır. e-imza kullanılarak EKAP üzerinden oluşturulan belgeler ve kayıtlar, aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır.

(6) İdareler, EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler ile Kurum arasındaki EKAP üzerinden yürütülen ihale sürecine ilişkin her türlü bilgi ve belge alışverişinin güvenliği, gizliliği ve kişisel verilerin korunması Kurum tarafından sağlanır. İhale sürecinde idareler tarafından aday ve isteklilerle ilgili olarak EKAP üzerinden elde edilen bilgiler, sadece sağlanma amacı ile sınırlı olarak kullanılır ve hiçbir şekilde üçüncü kişilere aktarılamaz. İdareler ve EKAP’a kayıtlı gerçek ve tüzel kişiler, kendi bilgisayarlarında EKAP’ta kullanılmak üzere oluşturacakları bilgilerin güvenliğinden ve gizliliğinden sorumludur.

(7) Aday ve isteklilere ait, katılım ve yeterliğe ilişkin bilgiler, ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinin veri paylaşımına imkân vermesi durumunda, idareler tarafından EKAP üzerinden sorgulanarak teyit edilir. Yapılan sorgulama sonucunda gerekli bilgiler EKAP’a aktarılır. Hangi bilgilerin sorgulanabileceği Kurum tarafından belirlenerek EKAP üzerinden duyurulur. Bu durumda, aday ve istekliler tarafından bu bilgilere ilişkin belge sunulmaz.

(8) İdareler ile aday ve isteklilerin, mevzuatın uygulanması amacıyla EKAP üzerinden Kurumca belirlenen yönlendirmelere uymaları ve istenen her türlü veri girişini eksiksiz, doğru ve güncel olarak yapmaları gerekmektedir. İstenen veri girişlerinin eksik veya hatalı yapıldığının anlaşılması halinde, eksiklik veya hata giderilinceye kadar, EKAP’ın ilgililer tarafından kullanımına ilişkin Kurum tarafından gerekli görülen kısıtlamalar yapılabilir.

(9) Aday, istekli ve istekli olabileceklerin, şikayet ve itirazen şikayet başvurusunda bulunma ile başvuru ve teklif sunma dahil ihale sürecinde yüklenicilerin ise sözleşme sürecinde (kesin kabul dahil) yapacakları tüm işlemlere ve bu işlemleri yapmak üzere EKAP’ta yetkilendirdikleri kişilere ilişkin; EKAP, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfaları üzerinden temin veya teyit edilebilen bilgi ve/veya belgeler, Kurumca belirlenecek usul ve esaslar çerçevesinde kullanılabilecek olup, ilgililer bu bilgi ve/veya belgelerin kendilerine ait son durumu gösterir şekilde güncel olmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 5’inci maddesinde “(1) Kurum tarafından idarelere, Kurum ve idareler tarafından aday, istekli ve olabilecekler ile yüklenicilere EKAP üzerinden yapılacak tebligatlarda, teyit aranmaz ve tebligat sürecine ilişkin bildirim zamanı, konusu ve içeriği gibi bilgiler EKAP üzerinde kayıt altına alınır. Bu kapsamda, her türlü bilginin muhafazası ve bildiriminde; veri bütünlüğünün, kolay erişilebilirliğin, uyumluluğun ve eşit muamelenin sağlanması zorunludur.

(2) EKAP üzerinden yapılan tebligatlarda bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın ilgililere ait EKAP’ta yer alan bildirim kutusuna ulaştığı tarih, bildirim tarihi olarak kabul edilir. EKAP üzerinden tebligat işlemleri iş günü ve mesai saatlerine bağlı kalınmaksızın her zaman gerçekleştirilebilir. Ancak, tebligatın EKAP tarafından ilgililere bildirimi her koşulda iş günlerinde ve 9.00-18.00 saatleri arasında yapılır.

(3) Aday, istekli ve istekli olabilecekler ile yükleniciler tarafından idare ile yapılacak yazışmalarda, EKAP dışında elektronik ortam ve faks kullanılamaz.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Pompa Temini ve Montajı

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

3 adet Pompa Temini ve Montajı (Mal Alımı)

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Elektrik Makine ve Malzeme İkmal Dairesi Başkanlığı'na bağlı Terkos İşletmeleri Şube Müdürlüğü, Osmangazi Terfi Merkezi” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “6.1. İdare tarafından istekli ve istekli olabileceklere yapılacak bildirim ve tebligatlar, EKAP üzerinden yapılır ve buna ilişkin teyit aranmaz. EKAP üzerinden yapılan bildirim ve tebligatlarda bildirim tarihi, tebliğ tarihi sayılır. Bu yolla yapılan bildirim ve tebligatlar, bildirim tarihi, zamanı ve içeriğini de kapsayacak şekilde EKAP üzerinde kayıt altına alınır.

6.2. EKAP üzerinden bildirim ve tebligat, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usuller çerçevesinde gerçekleştirilir…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.2. İsteklinin alım konusu malı teklif etmeye yetkisinin bulunup bulunmadığını belgelendirmesi gerekir. Bu çerçevede istekli aşağıdaki bentlerde yer alan belgelerden kendi durumuna uygun olan belge veya belgeleri sunabilir:

a) İstekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belge veya belgeler,

b) İstekli yetkili satıcı veya yetkili temsilci ise yetkili satıcı ya da yetkili temsilci olduğunu gösteren belge veya belgeler,

c) İstekli Türkiye'de serbest bölgelerde faaliyet gösteriyor ise yukarıdaki belgelerden biriyle birlikte sunduğu serbest bölge faaliyet belgesi…” düzenlemesi,

“Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “…22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır.

…

22.8. İdarece talep edilmesi durumunda istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde sunulmak zorundadır.” düzenlemesi,

“İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir…” düzenlemesi yer almaktadır.

İstanbul Su ve Kanalizasyon İdaresi (İSKİ) Genel Müdürlüğü tarafından 18.11.2022 tarihinde yapılan “Pompa Temini ve Montajı” işine ilişkin ihaleye 4 isteklinin katıldığı, 29.12.2022 onay tarihli ihale komisyonu kararında Albayrak Zemin ve Müh. San. Tic. Ltd. Şti. ve Standart Pompa ve Makina San. Tic. A.Ş.nin tekliflerinin yaklaşık maliyetin üzerinde olması, başvuru sahibi Sigma Pompa ve Çevre Tekn. San. ve Tic. A.Ş. tarafından ise beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin süresinde idareye sunulmaması sebebiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve Samsun Makina San. A.Ş.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

Başvuru sahibi Sigma Pompa ve Çevre Tekn. San. ve Tic. A.Ş. tarafından yeterlik bilgileri tablosunun “Yetkili Satıcılığı veya İmalatçılığı Gösteren Belgeler” bölümünün “Belge Adı ve Düzenleyen Kurum / Kuruluş” kısmında “Yetki Satıcı Belgesi, Sulzer Italy S.r.l.” beyanına, “Belgenin Tarihi, Sayısı ve Geçerlik Tarihi” kısmında ise “16.11.2022, 58593” beyanına yer verildiği görülmüştür.

İdare tarafından 12.12.2022 tarihinde saat 13:48:42’de EKAP üzerinden başvuru sahibi istekliye tebliğ edilen 12.12.2022 tarih ve E-78067693-755.02-20221393185 sayılı, “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması…” konulu yazıda “Pompa Temini ve Montajı işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 15.12.2022 tarihine kadar İdaremize sunmanız gerekmektedir.

Sunulması Gereken Belgeler

• Yetkili Satıcılığı veya İmalatçılığı Gösteren Belgeler (Yetki Satıcı Belgesi)

Belgelerin sunulacağı adres: İSKİ Genel Müdürlüğü...

Not: Yeterlilik Bilgileri Tablosunda beyan edilen belgelerin İhale Komisyonunun talebi üzerine sunulmaması durumunda Mal Alımları İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin "Elektronik İhale" başlıklı 58/A Maddesi; (9) Verilen süre içerisinde “yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır” hükümleri uygulanacaktır. (İstenen belgelerin 2020/DK.D-222 sayılı Düzenleyici Kurul Kararı dikkate alınarak İdari Şartnamenin "Belgelerin Sunuluş Şekli" başlıklı 7.9.maddesine uygun olarak sunulması gerekmektedir.)” ifadeleri yer almaktadır.

Söz konusu yazıya istinaden anılan istekli tarafından 21.12.2022 tarihli ve 1434208 evrak kayıt numaralı yazının idareye sunulduğu, ilgili yazıda “2022/1056642 nolu ihale için EKAP üzerinden teklif vermekteyiz. EKAP sistem üzerindeki ek belge talep isteğini sistemde dün gördük ve bugün ilgili belgeyi sunmaktayız. İstek belgenin EKAP sisteminde görülme tarihi 20.12.2022 olup talep görülür görülmez belgeyi İSKİ’ye ibraz etmiş bulunmaktayız. Gereğini arz ederiz.” ifadelerine yer verildiği ve ilgili yazının ekinde yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen belgenin sunulduğu tespit edilmiştir.

Yine anılan istekli tarafından 27.12.2022 tarihli ve “12.12.2022 E-78067693-755.02-20221393185 tebligat ve geçici teminatın iadesi hakkında” konulu yazının idareye sunulduğu, belirtilen yazıda “2022/1056642 İhale numaralı ihale için istekli olarak ihaleye katılmış ihale 17.11.2022 tarihinde sonuçlanmış ve ihalede ikinci sırada yer almış bulunmaktayız. Bu kapsamda; 22.12.2022 tarihinde idarenizce EKAP üzerinden tarafımıza gönderilen 12.12.2022 E-78067693-755.02- 20221393185 tarih ve sayılı “yetkili satıcı belgesi”nin teslim edilmesi içerikli tebliğ, daha önceki tüm süreçte ve diğer ihalelerde idarelerce ve idarenizce yapılan tüm tebliğlerin bilgilendirilmesi yapılmış olmasına rağmen EKAP tarafından info@sigmapompa.com.tr adresimize mail olarak bildirilmemiştir.

Bu çerçevede 12.12.2022 E-78067693-755.02-20221393185 tarih ve sayılı tebliğinizden 20.12.2022 tarihinde haberdar olmuş olup 21.12.2022 tarihinde talep ettiğiniz ilgili evrak 1434208 sayılı yazı (ek-1) ile şirket yetkilisi tarafından kurumunuza sunulmuştur.

Şirketimizde mağduriyet yaşanmaması açısından iş bu durum mail yoluyla EKAP’a da 20.12.2022 tarihinde bildirilmiş ve ayrıca 223206 kayıt numarası ile EKAP nezdinde şikayet kaydı oluşturulmuştur.

Sonuç ve talep olarak; 12.12.2022 E-78067693-755.02-20221393185 tarih ve sayılı tebliğinizden 20.12.2022 tarihinde haberdar olmamız sebebiyle tebliğ ile talep belgenin süresinde sunulduğunu kabulü ile birlikte ihalenin kesinleşmesi ile geçici teminatın şirketimize iadesini saygılarımızla talep ederiz.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

29.12.2022 onay tarihli ihale komisyonu kararında ise, başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak “İstekli tarafından yeterlik bilgileri tablosunda, İdari Şartnamenin 7.5.2 maddesi gereği Sulzer Italy S.r.l. tarafınca düzenlenmiş yetkili satıcılık belgesi beyan edilmiştir. İhalenin Karara Bağlanması başlıklı 36.1.’inci maddesi gereği EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyidi yapılamayan belgelerin 12.12.2022 tarihli ve 20221393185 sayılı “Beyan Edilen Bilgileri Tevsik Eden Belgelerin Sunulması Talebine İlişkin Bildirim” tebligatı ile 15.12.2022 tarihine kadar İdari Şartnamenin 7.9 başlıklı belgelerin sunuluş şekline uygun olarak İdaremize sunulması talep edilmiştir.

İdarece talep edilen Yetkili Satıcılığı ve İmalatçılığı Gösteren Belge istekli tarafından İdaremize belirtilen tarihe kadar sunulmamıştır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Elektronik İhale” başlıklı 58/A Maddesinin 9. Fıkrası; “...” hükmü gereği isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılarak, G02064-01211-00090523 numaralı ve 520.000,00 TL tutarındaki elektronik olarak sunulan geçici teminat mektubunun gelir kaydedilmesine karar verilmiştir.” açıklaması bulunmaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuat maddeleri ve doküman düzenlemelerine göre, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları için makul bir süre verileceği, isteklilerin söz konusu belgeleri ekleri ile birlikte belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde idareye sunmak zorunda oldukları, beyan edilen bilgi/belgelere ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan isteklilerin ise tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedileceği hükme bağlanmıştır.

Ayrıca idare tarafından isteklilere yapılacak bildirim ve tebligatların, EKAP üzerinden yapılacağı ve buna ilişkin teyit aranmayacağı, EKAP üzerinden yapılan tebligatlarda bildirim tarihinin, tebliğ tarihi sayılacağı ve tebligatın ilgililere ait EKAP’ta yer alan bildirim kutusuna ulaştığı tarihin, bildirim tarihi olarak kabul edileceği, bu yolla yapılan bildirim ve tebligatların, bildirim tarihi, zamanı ve içeriğini de kapsayacak şekilde EKAP üzerinde kayıt altına alınacağı düzenlenmiştir.

İdare tarafından başvuru sahibi istekliden sunulması talep edilen “yetkili satıcı belgesi”nin EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan belge niteliğinde olduğu anlaşılmıştır.

Bu kapsamda idarece, 12.12.2022 tarihinde ve saat 13:48:42’de EKAP üzerinden, anılan istekliden söz konusu belgelerin 15.12.2022 tarihine kadar idareye sunulması talep edilmiştir.

Başvuru sahibi istekli tarafından ise söz konusu tebligatın EKAP sisteminde 20.12.2022 tarihinde görülmesi sebebiyle belgelerin 21.12.2022 tarihinde idareye sunulduğu beyan edilmiştir.

İlgili belgelerin sunulması talebiyle başvuru sahibine tebliğ edilen ve isteklinin EKAP’ta yer alan bildirim kutusuna 12.12.2022 tarihinde ulaşan ilgili yazıda, söz konusu istekliye 15.12.2022 tarihine kadar süre verilmiştir. Dolayısıyla başvuru sahibinin ilgili belgeleri sunması için gereken süre, 15.12.2022 tarihi mesai saati bitiminde sona ermektedir.

Yukarıda aktarılan mevzuat maddelerinde idareler tarafından isteklilere tebligatın öncelikli olarak EKAP üzerinden veya imza karşılığı elden yapılacağı hüküm altına alınmış olup, idarece, İdari Şartname’de, isteklilere yapılacak bildirim ve tebligatların EKAP üzerinden gerçekleştirileceği açıkça ifade edilmiştir.

Bu kapsamda, kamu ihale mevzuatında EKAP üzerinden yapılacak tebligatların, isteklilerin şirket mail adresine de uyarı maili olarak gönderileceğine yönelik herhangi bir hükmün bulunmadığı, teklif verilmiş olan bir ihalede EKAP üzerinden yapılan tebligatları takip etme sorumluluğunun, teklifi veren istekliler üzerinde olduğu anlaşıldığından, başvuru sahibinin, söz konusu tebligatın şirketin mail adresine de gönderilmemesi sebebiyle geç görüldüğü ve bundan dolayı ilgili belgelerin süresinde sunulmadığına ilişkin iddiasının kamu ihale mevzuatı açısından uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Öte yandan, mevzuatta söz konusu belgelerin idarece istenilmesine ilişkin belirtilen “makul süreye” yönelik net bir tanımlamanın bulunmadığı anlaşılmaktadır. Yapılan incelemede, yeterlik bilgileri tablosunda istekliye ait yetkili satıcı belgesinin tarihinin 16.11.2022 olduğu beyan edilmiştir. İstekliden anılan belgenin 12.12.2022 tarihinden itibaren 3 iş günü içerisinde sunulmasının talep edildiği göz önüne alındığında, idarece, isteklinin elinde hazır bulunan bir belgenin idareye teslim edilmesinin istenildiği, kaldı ki 20.12.2022 tarihinde EKAP sisteminde tebligatı gören isteklinin 21.12.2022 tarihinde ilgili belgeleri idareye teslim ettiği göz önüne alındığında, belirlenen 3 günlük sürenin makul bir süre olduğu değerlendirilmektedir.

Açıklanan nedenlerle, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi/belgelere ilişkin tevsik edici belgeleri süresinde sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatlarının gelir kaydedileceği anlaşıldığından, süresi içerisinde istenilen bilgi ve belgeleri sunmayan başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve geçici teminatının gelir kaydedilmesine yönelik idarece tesis edilen işlemde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.