KİK Kararı: 2023/UM.I-1197 (13 Eylül 2023)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/046
Gündem No : 4
Karar Tarihi : 13.09.2023
Karar No : 2023/UM.I-1197
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Bursa Transteknik Büro Sistemleri Tic. ve San. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Nilüfer Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2023/727777 İhale Kayıt Numaralı “Dijital Fotokopi Makinesi, Toner ve Sarf Malzeme Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Nilüfer Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından 14.08.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Dijital Fotokopi Makinesi, Toner ve Sarf Malzeme Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Bursa Transteknik Büro Sistemleri Tic. ve San. A.Ş.nin 25.08.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.08.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 01.09.2023 tarih ve 106804 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 01.09.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/1020 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan isteklinin Develop firmasının temsilciliğini yaptığı, Develop firmasının ise üretici firma vasfının bulunmadığı, dolayısıyla ihale üzerinde bırakılan isteklinin Teknik Şartname’nin 3’üncü maddesini karşılayamayacağı, anılan isteklinin başka bir marka teslim edeceğini beyan etmesi söz konusu ise ihale yeterlilik bilgileri tablosunda o markaya ilişkin yetki belgesinin beyan edilmiş olması ve idareye sunulmuş olması gerektiği, aksi takdirde ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddiasının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur…” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhale ilânlarında bulunması zorunlu hususlar” başlıklı 24’üncü maddesinde “İhale dokümanında belirtilmeyen hususlara ilânlarda yer verilemez. İhale ilânlarında aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:

…

e) Uygulanacak ihale usulü, ihaleye katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu.

f) Yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler.” hükmü,

Aynı Kanun’un “İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği ve idari şartnamede yer alması zorunlu hususlar” başlıklı 27’nci maddesinde “İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur. Ön yeterlik dokümanında ise adaylarda aranılan şartlara, ön yeterlik kriterlerine ve gerekli diğer belge ve bilgilere yer verilir.

İdari şartnamede ihale konusuna göre asgari aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:

…

e) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 26’ncı maddesinde “… (2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir…” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklamaları yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.3.5. İstekliler, işin gerçekleştirilmesi için Dijital Fotokopi Makinesine ait Bursa Büyükşehir Belediyesi sınırları içerisinde yetkili servisleri olduğuna dair belgeye ait bilgileri “Yeterlilik Bilgileri Tablosu”nda beyan etmelidirler.

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

Belge Adı

Açıklama

Orijinal Ürün Satışına Sahip Olduklarına Dair Yetki Belgesi

İstekliler, renkli fotokopi makinası ve tonerlere ait orijinal ürün satışına sahip olduklarına dair yetki belgesine ait bilgileri Yeterlilik Bilgileri Tablosunda beyan etmelidirler.

7.5.5 Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.

36.1.1. Aşırı düşük teklif sorgulamasının yapıldığı ihalelerde, aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan ve numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi uygun görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir. Aşırı düşük tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya reddedilmesi halinde, teklif fiyatı aşırı düşük bulunmayan ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine ilişkin olarak 36.1. inci maddedeki esaslar çerçevesinde değerlendirme yapılır. Aşırı düşük teklifler arasından geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilir. Aşırı düşük teklifler arasından tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunması veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermesi/kurulumlarını yapması yeniden istenmez. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise, bu isteklinin tespitinde 36.1. inci maddedeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir. Bu işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.

36.2. İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen ya da bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgelerde yer alan bilgiler arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez ancak ihalede öngörülen şartların sağlanamadığının anlaşılması durumunda, bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak ihale tarihinden sonra yeterlik sertifikası kapsamındaki belgelere ilişkin şartların değişmesi halinde, isteklinin buna ilişkin belgeleri derhal sunması zorunlu olup, bu durumda ihalede öngörülen şartların sağlanmadığının anlaşılması halinde teklif değerlendirme dışı bırakılır.

36.3. Mülga

36.4. Değerlendirme dışı bırakılan teklifler için EKAP üzerinden Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı düzenlenerek uygun görülmeme gerekçeleri belirtilir.

36.5. Yapılan değerlendirme sonucunda ihale komisyonu tarafından ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli üzerinde bırakılır.

36.6. İhale komisyonu, yapacağı değerlendirme sonucunda gerekçeli bir karar alarak ihale yetkilisinin onayına sunar.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Renkli Fotokopi Makinesi Teknik Özellikleri” başlıklı 1.3.1’inci maddesinin 3 numaralı alt bendinde “Dijital fotokopi makinesi imalatçı firmanın adını, orijinal markasını ve orijinal logosunu taşıyacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede, ihale konusu işin “Dijital Fotokopi Makinesi, Toner ve Sarf Malzeme Alımı İşi” olduğu, 18.08.2023 tarihinde onaylanan ihale komisyonu kararı ile ihalenin Dev Bilişim Tekn. Sanayi Dış Ticaret A.Ş. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi isteklinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanun ve Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan hükümleri uyarınca, yeterlik değerlendirilmesinde aranılacak kriterlerin ihale ilanı ile idari şartnamede belirtilmesi gerekmektedir. Diğer taraftan, ihaleyi gerçekleştiren idare tarafından teklif edilen ürünlerin teknik şartnameye uygunluğunun denetlenmesi, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında numune ve/veya demonstrasyon, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman veya fotoğraf üzerinden yapabileceği gibi, bu değerlendirmenin ürünün teslimini müteakip muayene ve kabul aşamasında da yapılabileceği anlaşılmaktadır. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılmasının öngörülmesi durumunda söz konusu hususun ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca teklif edilen ürünlerin teknik şartnameye uygunluğunun denetlenmesinin tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında veya muayene ve kabul aşamasında gerçekleştirilmiş olmasının, idarenin ürünün teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünden yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğunu ortadan kaldırmayacağı da açıktır.

Bu çerçevede, ihale dokümanı incelendiğinde, İdari Şartname’nin 7.5.3.5’inci maddesi uyarınca, isteklilerin işin gerçekleştirilmesi için dijital fotokopi makinesine ait Bursa Büyükşehir Belediyesi sınırları içerisinde yetkili servisleri olduğuna dair belgeye ait bilgileri Yeterlilik Bilgileri Tablosu’nda beyan etmelerinin gerektiği, anılan Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesi uyarınca da isteklilerin renkli fotokopi makinası ve tonerlere ait orijinal ürün satışına sahip olduklarına dair yetki belgesine ait bilgileri Yeterlilik Bilgileri Tablosu’nda beyan etmelerinin gerektiği, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan Yeterlik Bilgileri Tablosu incelendiğinde idarece istenilen her iki beyana da yer verildiği, anılan istekli tarafından beyan edilen bilgileri tevsik etmek üzere Bursa ili sınırlarında yetkili servisi olduğuna dair Yetkili Bayi ve Servis Belgesi ile Develop marka fotokopi makinelerinin orijinal ürün satışına sahip olduklarına dair Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH firması tarafından düzenlenen distribütörlük belgesinin sunulduğu anlaşılmıştır.

Diğer taraftan, gerek İhale İlanı’nın “İhaleye katılabilme şartları ve istenilen belgeler ile yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler” başlıklı 4’üncü maddesinde gerekse İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde, istekliler tarafından teklif edilen ürünlerin teknik şartnameye uygunluğunun değerlendirilmesi için katalog veya benzeri herhangi bir belgenin istenilmediği, teknik şartnameye cevap istenilmediği, numune ve/veya demonstrasyon değerlendirilmesinin de öngörülmediği anlaşıldığından, alımı yapılan ürünlerin Teknik Şartname’ye uygunluğu hakkında tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında inceleme ve değerlendirme yapılamayacağı, ürünlerin ihale dokümanında öngörülen teknik kriterlere uygunluğunun sözleşmenin uygulanması aşamasında muayene ve kabul komisyonunca denetleneceği, nitekim ihale dokümanında belirtilen özelliklere uymayan ürünlerin idare tarafından kabul edilmesinin mümkün olmadığı dikkate alındığında, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen fotokopi makinesinin Teknik Şartname’nin “Dijital fotokopi makinesi imalatçı firmanın adını, orijinal markasını ve orijinal logosunu taşıyacaktır.” düzenlemesini karşılamayacağı yönündeki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.