KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/025
Gündem No : 8
Karar Tarihi : 13.04.2023
Karar No : 2023/UH.II-609
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Etimesgut Şehit Sait Ertürk Devlet Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1089181 İhale Kayıt Numaralı “2023-2024 Yılları 24 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Etimesgut Şehit Sait Ertürk Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 23.11.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2023-2024 Yılları 24 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin 17.02.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.02.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.03.2023 tarih ve 82286 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.03.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/352 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale komisyonu kararında İdari Şartname’nin 36.1 ve 36.1.1’inci maddeleri gerekçe gösterilerek geçici teminatın gelir kaydedilmesinin mevzuata aykırı olduğu, zira anılan 36.1’inci maddenin aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmayan ihalelere ilişkin olduğu, başvuru konusu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldığından ve aşırı düşük teklif de değerlendirme dışı bırakılmadığından İdari Şartname’nin 36.1.1’inci maddesine göre işlem yapılması ve teklifin değerlendirme dışı bırakılması fakat geçici teminatın gelir kaydedilmemesi gerektiği; ayrıca Teknik Şartname’nin 3.3’üncü maddesi uyarınca da ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli belirlendikten sonra firmalarının demonstrasyona davet edilmemesinin gerektiği, İdari Şartname’nin 36 ve 36.1’inci maddelerinden geçici teminatın gelir kaydedilmesi için demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin anlaşılması gerektiği, oysa idarece davet edilmeleri üzerine 26.12.2022 tarihinde demonstrasyona başladıkları ancak personelin yaşadığı bazı teknik aksaklıklar nedeniyle demonstrasyona devam edemedikleri, bu durumun idareyle karşılıklı olarak tutanak altına alındığı; firmalarının demonstrasyona katılarak yükümlülüğünü yerine getirdiği ancak demonstrasyonu tamamlayamadıkları, bunun sonucunda teknik şartname gereklerini karşılayamadıkları gerekçesi ile sadece tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerekmekte iken geçici teminatlarının gelir kaydedilmesinin mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(10) …

İhale komisyonu tarafından 59 uncu madde kapsamında seçilen yönteme bağlı olarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

a) Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır.

b) Aşırı düşük teklif açıklamasının isteneceği ihalelerde, teklif fiyatı sınır değerin altında olan tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları istenir. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri veya aşırı düşük teklif açıklamasını sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde;

1. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

2. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir.

3. Sınır değerin altındaki tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya aşırı düşük teklif açıklamaları uygun görülmeyerek tekliflerin tümünün reddedilmesi halinde, teklif fiyatı sınır değerin üzerinde olan ve ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerinden, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmaları istenerek (a) bendindeki esaslar çerçevesinde değerlendirme yapılır.

4. Sınır değerin altında geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeler yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilir.

5. Sınır değerin altında tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeler yeniden istenmez. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise bu isteklinin tespitinde (a) bendindeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir.

c) (a) ve (b) bentlerinde belirtilen işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7.2. Demontsrasyona ait detaylar Teknik Şartname'nin "Demontsrasyon (DEMO)" başlıklı 3. maddesinde düzenlenmiştir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.

36.1.1. Aşırı düşük teklif sorgulamasının yapıldığı ihalelerde, aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan ve numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi uygun görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir. Aşırı düşük tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya reddedilmesi halinde, teklif fiyatı aşırı düşük bulunmayan ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine ilişkin olarak 36.1. inci maddedeki esaslar çerçevesinde değerlendirme yapılır. Aşırı düşük teklifler arasından geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilir. Aşırı düşük teklifler arasından tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunması veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermesi/kurulumlarını yapması yeniden istenmez. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise, bu isteklinin tespitinde 36.1. inci maddedeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir. Bu işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.

36.2. İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen ya da bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgelerde yer alan bilgiler arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez ancak ihalede öngörülen şartların sağlanamadığının anlaşılması durumunda, bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak ihale tarihinden sonra yeterlik sertifikası kapsamındaki belgelere ilişkin şartların değişmesi halinde, isteklinin buna ilişkin belgeleri derhal sunması zorunlu olup, bu durumda ihalede öngörülen şartların sağlanmadığının anlaşılması halinde teklif değerlendirme dışı bırakılır.

36.3. Mülga

36.4. Değerlendirme dışı bırakılan teklifler için EKAP üzerinden Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı düzenlenerek uygun görülmeme gerekçeleri belirtilir.

36.5. Yapılan değerlendirme sonucunda ihale komisyonu tarafından ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli üzerinde bırakılır.

36.6. İhale komisyonu, yapacağı değerlendirme sonucunda gerekçeli bir karar alarak ihale yetkilisinin onayına sunar.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin 3’üncü maddesinde “3.DEMONSTRASYON (DEMO)

3.1. Demostrasyon yapılıp yapılmayacağına idare karar verecektir. Yapılması durumunda aşağıdaki maddelere göre yapılacaktır.

3.2. İhale sürecinde; Hastanenin mevcut verilerinin diğer bir SBYS’de kullanılabilirliğinin test edilmesi amacıyla veri aktarımın yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi ve isteklinin önerdiği SBYS’ nin teknik şartnameye uyumunu sağlayıp sağlamadığını belirlenmesi amacıyla isteklilerden talep edilen bir çalışmadır.

3.3. İhale aşamasında ihaleye katılan isteklilerin teklifleri kabul edilip idari şartnamede istenilen belgelerin öncelikli olarak kontrolü yapılacak, belge eksiği olmayan istekliler için ekonomik açıdan en avantajlı 1. Teklif veren istekliye demonstrasyon takvimi belirlenecek ve DEMO yapılacaktır. Ekonomik açıdan en avantajlı 1. teklifi veren isteklilerin DEMO larının teknik şartnameye göre yeterli görülmemesi durumunda teklif sırasına göre 1. avantajlı teklif belirlenene kadar idare tarafından DEMO yapılmaya devam edilecektir. DEMO takvimi DEMO' ya katılacak isteklilere bildirilecektir. İsteklilerin DEMO takvimini geç alması veya isteklilerin tebliğ adresine tebliğ edilmesine rağmen ulaşmaması gibi nedenlerle oluşabilecek tüm aksaklıklardan ilgili istekli sorumludur.

3.4. Demonstrasyon gün ve saatinde demonstrasyona başlanacaktır. Herhangi bir nedenle demonstrasyonu, komisyonca verilen gün ve saatte yapmayan isteklilerin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

3.5. DEMO, İdarenin sağlayacağı bir mekanda yapılacak olup, İdare gerekli internet erişimi, Kesintisiz Güç Kaynağı ve Projeksiyon Cihazını sağlayacaktır. (İdareden kaynaklı herhangi bir sebeple DEMO yapılamaması durumunda yükleniciye yeni bir DEMO tarihi bildirilecektir). Demonstrasyon için gerekli olan bilgisayar, yazıcı, gerekli bağlantı kabloları vb. malzemeler İstekliler tarafından sağlanacaktır. İdarenin gösterdiği mekana Demo başlama saatinden önce kurulmuş ve çalışır duruma getirilmiş olmalıdır.

3.6. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla DEMO’ ya idare gerek gördüğü kadar uzman/teknik personeli çağırabilir, ancak bu kişiler karara katılamaz.

3.7. DEMO' ya, İstekli adına aynı anda 3 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.

3.8. Yapılacak Demonstrasyon sonucunda DEMO sonuç tutanağı tutulacak olup ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imza altına alınacaktır. İstekli yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.

3.9. DEMO süreci iki ana bölümden oluşur.

Birinci Aşama: İsteklinin SBYS’ sini, teknik şartnameye uygunluğunu göstermek, komisyonun soracağı sorulara cevap vermek/göstermek için idarenin belirlediği bir mahalde yapacağı uygulamalı sunum.

İkinci Aşama: Etimesgut Şehit Sait Ertürk Devlet Hastanesi’ nin mevcut SBYS yüklenici firmasından, Hastanenin 3 aylık geçmiş dönemine ait alınan demo verilerinin veri gizliliğini ve güvenliğini aksatmayacak şekilde aktarılmış halini; İsteklinin, kendi SBYS sisteminde göstermesi.

3.10. İhale Komisyonu istekli tarafından teklif edilen SBYS’nin teknik şartnameye uygunluğunun kontrolünü yapmak için DEMO esnasında teknik şartnamede istenen modüller üzerinde sorgulamalar yapıp uygulatmak isteyecektir.

3.11. Veri aktarımı ve veri modeli oluşturmada SBYS yeterliliğini test etmek için Genel Müdürlük tarafından yapılmış “Veri Aktarımı Yeterlilik Testi” ne katılmış, geçerlilik süresi devam eden “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olan SBYS üreticileri, veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyonun bu bölümünden (Madde 20.9’de belirtilen ikinci Aşama) başarıyla geçmiş sayılacaklar ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir. Bu belgeye sahip olan istekliler, teklif dosyasında sunmalıdır.

3.12. Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesine sahip olmayan SBYS firmasından Hastanenin kullanmakta olduğu mevcut SBYS yüklenici firmasından alman VEM görüntülerini içeren 3 aylık geçmiş dönemine ait alınan demo verilerinin veri gizliliğini ve güvenliğini aksatmayacak şekilde aktarılmış halini İstekli, kendi SBYS sisteminde göstermelidir. Bu süreçte istekli ile Gizlilik Sözleşmesi yapılacaktır. Gizlilik sözleşmesi yapmayan istekliler DEMO’ ya alınmayacak ve teklifleri geçersiz sayılacaktır.

3.13. DEMO’ nun ikinci aşamasına katılacak İstekliden, veri seti tesliminden itibaren en fazla 10 takvim günü içerisinde DEMO veri setinin kendi sistemlerine doğru ve eksiksiz şekilde aktarılması istenecektir. İstekli, 15. Gün veya takip eden ilk iş gününde idarenin gösterdiği mekânda komisyonun DEMO veri setinden ömeklem seçerek gösterilmesini istediği verilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde aktarılmış halini kendi sistemlerinde gösterecektir.

3.14. İsteklilere, DEMO’ nun birinci ve ikinci aşama tarihleri, ayrı bir yazı ile bildirilecektir. DEMO istenmiş olan isteklilerin demonstrasyona davet yazısmda belirtilmiş olan tarih ve saatte demo yapmaları gerekmektedir. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’ nda belirtilmiş olan mücbir sebepler dışında herhangi bir gerekçe ile ek süre verilmeyecektir.

3.15. DEMO süresince ses ve görüntü kaydetme yetkisi idareye aittir. İdarenin dışında hiçbir şekilde ses ve görüntü kaydı yapılmayacaktır. Bu duruma aykırı davrandığı tespit edilen istekliler ihale dışı bırakılacaktır.

3.16. isteklinin yapacağı yeterlilik demosu sonunda İhale Komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek, “aslında vardı yüklenmemiş-geliştirilme aşamasında-bilgisayarda arıza oluştu-database çöktü-bilgisayarı açamıyorum vb. ” cevaplar kabul edilmeyecek ve ilgili isteklinin demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.

3.17. Web tabanlı yazılımda; tercih edilen İnternet Tarayıcısı (WEB BROWSER) vasıtasıyla SBYS ye erişecek ve modüller mevcut sisteminde entegre biçimde çalıştığını ihale komisyonuna kanıtlayacaktır. İnternet tarayıcısına ek bir yazılım veya bileşen yüklenerek (ActiveX ve javaruntime hariç) çalıştırma olmayacaktır. (SBYS’ ye bağlı çalışan medikal ve görüntüleme cihazlarının hoşt bağlantı ve anlık data aktarım uygulamaları bu kapsamın dışında değerlendirilecektir.).

3.18. Demonstrasyon günü, İdare tarafından temin edilen bilgisayar ve mobil cihazlarla, web tabanlı yazılım isteklinin uygun gördüğü herhangi bir endüstri standardı ücretsiz web tarayıcısı (Internet Explorer, Firefox, Opera, Google Chrome vb.) ile demostrasyon işlemi yapılacaktır. İdarece isteklilere sunulan bilgisayar ile hastane bilgisayarı arasında bağlantı kurulacak ve demonstrasyon bu bilgisayar üzerinden, isteklinin belirlediği web tarayıcısı kullanılarak yapılacaktır.

3.19. Demo için gelen istekliler teknik şartnamede istenilen tüm özellikleri gösterebilmek amacı ile tam teçhizatlı olarak hazır bulunmak zorundadır.

3.20. Demonstrasyonun tamamlanmasını engelleyen hiçbir arıza ya da teknik bilgi eksikliği demonstrasyonun yapılamamasını haklı kılmayacak olup ilgili isteklinin demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecek ve demonstrasyon kesilerek isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

3.21. Demonstrasyon sırasında İstekli tarafından teklif edilen SBYS' nin düzgün çalışmasından İstekli sorumlu olacaktır. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilmelidir.” düzenlemeleri bulunmaktadır.

İncelenen ihalede sınır değerin altında bir geçerli teklif sahibi isteklinin bulunduğu ve bu isteklinin demonstrasyon işlemi sonucunda ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli olarak belirlendiği, ardından ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin belirlenmesi amacıyla kalan geçerli teklif sahibi tek istekli olan başvuru sahibi isteklinin, İdari Şartname’nin 36.1’inci maddesinde öngörülen “…Aşırı düşük teklifler arasından tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunması veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermesi/kurulumlarını yapması yeniden istenmez. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise, bu isteklinin tespitinde 36.1. inci maddedeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir. Bu işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.” düzenlemesi uyarınca demonstrasyon yapmak üzere idarenin 20.12.2023 tarihli yazısı ile idareye davet edildiği tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat düzenlemeleri uyarınca ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli belirlendikten sonra ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin belirlenmesi amacıyla başvuru sahibi isteklinin demonstrasyona davet edilmesinin dayanağının İdari Şartname’nin 36.1.1’inci maddesinin aktarılan düzenlemesi olduğu, söz konusu düzenlemenin yönlendirmesi ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin 36.1’inci maddedeki esasların uygulanması suretiyle belirlenmesi gerektiği anlaşılmıştır.

Bu kapsamda İdari Şartname’nin 36.1’inci maddesinin “… geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine;…ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.” düzenlemesi gereği, başvuru sahibi isteklinin demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verildiği, bu durumda isteklinin yükümlülüğünün düzenlemede belirtildiği şekilde belirtilen yer ve zamanda “demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları” olduğu tespit edilmiştir.

İhale komisyonu kararında “3-İkinci avantajlı teklif sahibi firmayı belirlemek üzere, 20.12.2022 tarihinde Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.’den beyan ettiği bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak 26.12.2022 tarihine kadar İdaremize sunması ve teknik şartnamenin “Demonstrasyon (DEMO)” başlıklı 3. maddesinde düzenlenen hükümler doğrultusunda 26-27-28.12.2022 tarihlerinde üç gün boyunca 08:00-12:00 ile 13:00-17:00 saatleri arasında demonstrasyon yapmak üzere hastanemizde hazır bulunması gerektiği bildirilmiştir. Firma, 23.12.2022 tarihinde yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettiği bilgileri tevsik eden belgeleri sunmuş olup, yapılan değerlendirmede sunmuş olduğu belgelerin doğru ve uygun olduğu görülmüştür. Firma Teknik şartnamenin “Demonstrasyon (DEMO)” başlıklı 3’üncü maddesine istinaden demonstrasyon sürecine ait birinci aşama için 26.12.2022 tarihinde Kurumunuza gelmiş, saat 09:00 itibariyle sunuma başlamıştır. Fakat firma saat 11:00 itibariyle kendi istekleriyle DEMO’dan çekileceklerini beyan etmiş olup, bu durum tutanak altına alınmıştır.

İdari Şartnamenin 36.1. maddesinde bulunan “Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir,………” hükmü ve 36.1.1. maddesinde bulunan “Aşırı düşük teklifler arasından tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunması veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermesi/kurulumlarını yapması yeniden istenmez. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise, bu isteklinin tespitinde 36.1. inci maddedeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir. Bu işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.” hükmü gereği demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüğünü yerine getirmeyen isteklinin geçici teminatının gelir kaydedilmesine ve teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına,” denildiği görülmüştür.

03.04.2023 tarihli Kurum yazısı ile idareden “Başvuru sahibi istekli tarafından demonstrasyon için gelinen ilk günde yapılan işlemler ve demoya son verilmesine ilişkin gerekçeler hakkında bilgi” istenilmiş olup gelen 05.04.2023 tarihli cevabi yazıda “İkinci avantajlı teklif sahibi firmayı belirlemek üzere, 20.12.2022 tarihinde, Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.’den beyan ettiği bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak 26.12.2022 tarihine kadar İdaremize sunması ve teknik şartnamenin “Demonstrasyon (DEMO)” başlıklı 3. maddesinde düzenlenen hükümler doğrultusunda 26-27-28.12.2022 tarihlerinde üç gün boyunca 08:00-12:00 ile 13:00-17:00 saatleri arasında demonstrasyon yapmak üzere hastanemizde hazır bulunması gerektiği bildirilmiştir. Firma, 23.12.2022 tarihinde yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettiği bilgileri tevsik eden belgeleri sunmuş olup, yapılan değerlendirmede sunmuş olduğu belgelerin doğru ve uygun olduğu görülmüştür. Firma Teknik şartnamenin “Demonstrasyon (DEMO)” başlıklı 3’üncü maddesine istinaden demonstrasyon sürecine ait birinci aşama için 26.12.2022 tarihinde Kurumunuza gelmiş, saat 09:00 itibariyle sunuma başlamıştır. Fakat firma saat 11:00 itibariyle kendi istekleriyle DEMO’dan çekileceklerini beyan etmiş olup, bu durum tutanak altına alınmıştır. Bahsi geçen tutanak ile ihale işlem dosyasında ki bütün bilgi ve belgeler elektronik ortamda hazırlanarak EKAP'tan gönderilmiştir.” denilmiştir.

Yapılan inceleme ve tespitler neticesinde ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin belirlenmesi amacıyla başvuru sahibi isteklinin demonstrasyon işlemi için davet edilmesinde mevzuata aykırılık bulunmadığı, bu yöndeki iddianın yerinde olmadığı değerlendirilmiştir.

Diğer taraftan ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin belirlenmesi amacıyla yürütülen işlemler kapsamında demonstrasyona davet edilen isteklinin İdari Şartname’nin 36.1.1’inci maddesinin atfı ile 36.1’inci maddesi gereğince demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmemesi halinde teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilmesi gerekmektedir.

Teknik Şartname düzenlemeleri uyarınca iki ana bölümden oluşan ve “İsteklinin SBYS’sini, teknik şartnameye uygunluğunu göstermek, komisyonun soracağı sorulara cevap vermek/göstermek için idarenin belirlediği bir mahalde yapacağı uygulamalı sunum” şeklinde tanımlanan birinci aşaması üç gün sürecek olan demonstrasyon sürecinde başvuru sahibi isteklinin ilk gün demonstrasyonun yapılacağı yere gelmek ve iki saatin ardından demodan çekileceklerini ve devam etmeyeceklerini beyan etmekle bahsedilen yükümlülüğü yerine getirmiş kabul edilemeyeceği, aksi halde isteklilerce sadece demonstrasyona katılıp teklif edilen sistemin teknik şartnameye uygunluğunu gösterecek işlemler ve uygulamalar gerçekleştirilmeden, idarenin soruları cevaplanmadan sadece demonstrasyona gelmek ve bir süre sonra demonstrasyon sürecini terk etmek suretiyle “demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülükler”den ve buna bağlı yaptırımlardan haksız şekilde kurtulmak sonucunun doğacağı açıktır.

Dolayısıyla başvuru sahibi isteklinin incelenen ihalede demonstrasyona ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmediği değerlendirildiğinden geçici teminat gelir kaydedilerek teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata aykırılık görülmemiş, bu yöndeki iddianın da yerinde olmadığı değerlendirilmiştir.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden incelenecek herhangi bir husus bulunmamaktadır.

Sonuç olarak, itirazen şikayet başvurusunun gerekmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.