KİK Kararı: 2023/UH.II-1089 (9 Ağustos 2023)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/041
Gündem No : 12
Karar Tarihi : 09.08.2023
Karar No : 2023/UH.II-1089
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Vav Taşımacılık Turizm Organizasyon Otom. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2023/557860 İhale Kayıt Numaralı “Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Sultandağı Gençlik Kampı Organizasyon” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü tarafından 03.07.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Sultandağı Gençlik Kampı Organizasyon” ihalesine ilişkin olarak Vav Taşımacılık Turizm Organizasyon Otom. Tic. Ltd. Şti.nin 20.07.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.07.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.07.2023 tarih ve 101530 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.07.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/889 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İdareden ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.ye ait “Katılım ve Yeterlilik Bilgileri tablosu”, anılan istekli tarafından iş deneyiminin tevsiki için beyan edilen özel sektöre yapılan işe ilişkin sözleşme, sözleşmeye ait damga vergisi ödendiğine ilişkin dekont ile fatura ve seyahat acente belgesinin bir suretinin talep edildiği, idarece söz konusu evrakların ticari sır olduğu ifade edilerek taraflarına verilmediği, ancak ilk oturumda tekliflerin ve firmalara ait yeterlik bilgileri tablolarının ihale komisyonu başkanı tarafından açıklandığı, bu açıdan ilgili hususun ticari sır olmadığı, mevcut durumda bahse konu bilgilerin idare tarafından açıklanmamasının anılan firmanın katılım ve yeterlilik hususlarının sorgulanmadığı ve kontrol edilmediğini gösterdiği,

04.07.2023 tarihinde ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibine EKAP üzerinden gönderilen yazı ile beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin 07.07.2023 tarihine kadar sunulmasının istendiği, 06.07.2023 tarihinde gönderilen yazı ile de aşırı düşük teklif açıklamalarının 11.07.2023 tarihine kadar sunulmasının istendiği, taraflarınca idareden anılan istekli tarafından sunulan evrakların ve evrak kayıt numarasının talep edildiği, ancak idarece söz konusu evrakların ticari sır olduğu ifade edilerek taraflarına verilmediği, ilgili hususun ticari sır olarak sayılmadığı, anılan isteklinin söz konusu evrakları belirtilen tarihe kadar teslim etmediği veya süre geçtikten sonra teslim ettiği, evrakları olmayan söz konusu isteklinin teklifinin değerlendirilme dışı bırakılması gerektiği,

2. Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin iş deneyiminin bulunmadığı veya ihalede istenen şartları sağlamadığı, şöyle ki; anılan istekli tarafından iş deneyiminin tevsiki için sözleşme beyan edildiği, ancak sözleşme, damga vergisi dekontu, sözleşme iş yeri tescil bilgileri, SGK giriş çıkış evrakları ve iş eksilişi yapıldı ise iş eksiliş tutanağının teslim edilmediği, evrak kayıt numarası olmadığı,

Anılan istekli tarafından sunulan sözleşme vb. evrakların gerçek olmadığı,

Vergi kayıtlarında sözleşmeye ilişkin damga vergisi ödemesi bulunmadığı, damga vergisinin ihale davet tarihinden önce ödenmediği, şayet belge var ise bu ödemenin gerçek olup olmadığının araştırılması gerektiği,

Ayrıca sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığı, işyeri unvanının “Damla Yemekçilik İnşaat Taşımacılık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi” olması, işyeri adresinin de sözleşmede adı geçen adres olması gerektiği, söz konusu sözleşmeye ilişkin işyeri tescil bilgilerinin bulunmadığı, bununla birlikte personel giriş ve çıkış evraklarının da bulunmadığı, söz konusu evrakların idareye de teslim edilmediği veya idare tarafından sorgulanmadığı,

3. İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde seyahat acente belgesi sunulmasının istendiği, ancak Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.ye ait seyahat acente belgesi bulunmadığı, bu nedenle ilgili belgenin sunulmadığı, anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

4. Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamasının Kamu İhale Tebliği’nin 79’uncu maddesine uygun olmadığı, maliyet tespit tutanağı (EK-O.5), satış tutarı tespit tutanağı (EK-O.6), maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) veya malzemeli yemek sunumu hesap cetvelinin (EK- H.4) düzenlenmediği,

Teknik Şartname’de belirtilen yemek içeriklerinin ihale konusu kampa ve gençlik bakanlığına özgü olduğu, ticaret borsaları ve ilgili odalara ait rayiç değerler ile çıkarmanın mümkün bulunmadığı,

Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilen fiyatlar kullanıldı ise tarih aralıklarının uygun olmadığı,

1, 2, 3, 4, 6, 7 ve 8’inci kalemlerin malzemeli yemek hizmeti alımı olduğu, bu açıdan Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesi gereği firma tarafından asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılması ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarlarının belirlenmesi gerektiği, ancak firmanın bu işlemi yapmadığı,

1, 2, 3, 4, 6, 7 ve 8’inci kalemler için hazırlanan malzemeli yemek sunumu hesap cetvelindeki “(Ana Girdi Maliyeti + İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının hesaplanmadığı ve istenen kriteri sağlamadığı,

1, 2, 3, 4, 6, 7 ve 8’inci kalemler için satış tutarı tespit tutanağına dayanılarak alınan fiyat teklifinin Teknik Şartname’deki şartlara uygun olmadığı, teklif belgesinde “ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim” ibaresinin bulunmadığı, birim fiyatın ağırlıklı ortalama satış tutarının %80’inin altında olduğu, (Ek-O.5) ve (Ek-O.6) tutanağında “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin bulunmadığı, (Ek-O.7) tutanağında mali müşavir kaşe ve imzasının bulunmadığı, mali müşavirin oda üye belgesinin güncel olmadığı, teklifin ilgili alanda faaliyet gösterenlerden alınmadığı, satış yapan firmanın imzasının yetkili kişilerce atılmadığı, imza beyannamesi, mükellefe ait temsile yetkili olunduğunu gösterir ticaret sicil tasdiknamesi veya Türkiye ticaret sicili gazetesinin aslı ya da suretinin bulunmadığı, faturaların geçici vergi beyanname dönemlerine ait olmadığı, satış yapan firmanın tespit yapılan geçici vergi beyanname dönemine ait yasal defter tasdik bilgilerinin doldurulmadığı ve gerçek olmadığı, faturalara ilişkin bilgilerin doldurulmadığı ve gerçek olmadığı,

5’inci kalem için Teknik Şartname’de belirtilen hizmete göre satış tutarı tespit tutanağının düzenlenmediği, Teknik Şartname’de belirtilen hizmetlerin ihale konusu kampa ve gençlik bakanlığına özgü olduğu, ticaret borsaları ve ilgili odalara ait rayiç değerler ile çıkarmanın mümkün bulunmadığı, fiyat teklifinin Teknik Şartname’deki şartlara göre alınmadığı, teklif belgesinde “ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim” ibaresinin bulunmadığı, birim fiyatın ağırlıklı ortalama satış tutarının %80’inin altında olduğu, (Ek-O.5), (Ek-O.6) ve (Ek-O.7) tutanağında mali müşavir kaşe ve imzasının bulunmadığı, mali müşavirin oda üye belgesinin güncel olmadığı, teklifin ilgili alanda faaliyet gösterenlerden alınmadığı, satış yapan firmanın imzasının yetkili kişilerce atılmadığı, imza beyannamesi, mükellefe ait temsile yetkili olunduğunu gösterir ticaret sicil tasdiknamesi veya Türkiye ticaret sicili gazetesinin aslı ya da suretinin bulunmadığı, faturaların geçici vergi beyanname dönemlerine ait olmadığı, satış yapan firmanın tespit yapılan geçici vergi beyanname dönemine ait yasal defter tasdik bilgilerinin doldurulmadığı ve gerçek olmadığı, faturalara ilişkin bilgilerin doldurulmadığı ve gerçek olmadığı,

9, 12, 13, 15, 23, 24, 25 ve 31’inci kalemler için Teknik Şartname’de belirtilen hizmete göre satış tutarı tespit tutanağının (Ek-O.6) düzenlenmediği, Teknik Şartname’de belirtilen hizmetlerin ihale konusu kampa ve gençlik bakanlığına özgü olduğu, ticaret borsaları ve ilgili odalara ait rayiç değerler ile çıkarmanın mümkün bulunmadığı, fiyat teklifinin Teknik Şartname’deki şartlara göre alınmadığı, teklif belgesinde “ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim” ibaresinin bulunmadığı, birim fiyatın ağırlıklı ortalama satış tutarının %80’inin altında olduğu, (Ek-O.6) tutanağında mali müşavir kaşe ve imzasının bulunmadığı, mali müşavirin oda üye belgesinin güncel olmadığı, teklifin ilgili alanda faaliyet gösterenlerden alınmadığı, satış yapan firmanın imzasının yetkili kişilerce atılmadığı, imza beyannamesi, mükellefe ait temsile yetkili olunduğunu gösterir ticaret sicil tasdiknamesi veya Türkiye ticaret sicili gazetesinin aslı ya da suretinin bulunmadığı, faturaların geçici vergi beyanname dönemlerine ait olmadığı, satış yapan firmanın tespit yapılan geçici vergi beyanname dönemine ait yasal defter tasdik bilgilerinin doldurulmadığı ve gerçek olmadığı, faturalara ilişkin bilgilerin doldurulmadığı ve gerçek olmadığı,

18, 19, 20, 21, 22 ve 29’uncu kalemler için Teknik Şartname’de belirtilen hizmete göre maliyet tespit tutanağının (EK-O.5) düzenlenmediği, (EK-O.5) tutanağında “bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin, mali müşavir imza ve kaşesinin bulunmadığı, mali müşavir oda üye belgesinin güncel olmadığı, firma imzasının yetkili kişilerce atılmadığı, imza beyannamesi, mükellefe ait temsile yetkili olunduğunu gösterir ticaret sicil tasdiknamesi veya Türkiye ticaret sicili gazetesinin aslı ya da suretinin bulunmadığı, faturaların geçici vergi beyanname dönemlerine ait olmadığı, firmanın tespit yapılan geçici vergi beyanname dönemine ait yasal defter tasdik bilgilerinin doldurulmadığı ve gerçek olmadığı, faturalara ilişkin bilgilerin doldurulmadığı ve gerçek olmadığı,

5. Teknik Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 15’inci maddesinde “…b) Kamp süresi boyunca gece etkinlikleri de yapılacağından idarece uygun görülen yerlerde etkinlik alanlarının ışıklandırılmasının sağlanması yüklenici firma tarafından yapılacaktır.

…

d) Yüklenici firma; Kamp dönemleri süresince gerçekleştirilecek aktivitelerin fotoğraf çekimleri Gençlik ve Spor Bakanlığının talep ettiği piksel (PPI) ve çözünürlükte çekilip cd ortamına aktarılıp 2 kopya şeklinde hazırlanarak her dönem sonlarında idareye teslim edecektir. Yüklenici firma tarafından kamp liderlerinin Kamp işlerinde kullanması için 2 adet profesyonel fotoğraf makinesi temin edecektir.

…

f) Kamp alanında çekimi yüksek telsiz sistemi ve 30 adet telsizin kurulması, kamp sonunda çalışır ve sağlam halde kamp müdürlüğüne teslim edilmesi,

…

h) Kamp yatakhane bölümünün altındaki alana toplamda 105 m2 tatami ile kaplanması ve kamp sonunda sağlam bir şeklide kamp müdürlüğüne teslim edilmesi,

…

j) Kamp alanında kullanılmak üzere dış mekanda kullanmaya dayanıklı farklı renklerde (kırmızı 10 adet, mavi 10 adet, sarı 10 adet, yeşil 10 adet, siyah 10 adet) toplam 50 adet armut koltukların tedarik edilmesi, (Özellikleri: 45*45 cm yer minderli deri amut koltuk deri armut koltuk ölçüleri arka yükseklik: 90 cm ön yükseklik: 40 cm derinlik: 85 cm ağırlık: 3500 gr, orijinal kırpıntı sünger ve strafor olan iç malzemeli, imperteks kumaş kullanılarak yapılmış, sökülme ve yırtılmalara karşı çift dikiş ile dikilmiş, alt tarafında iki fermuarı olan silinebilir su geçirmez imperteks kumaş ve suni deriden imal edilmiş olup iç dolgu malzemesi renkli elyaf deri armut koltuk) ve kamp sonunda sağlam bir şeklide kamp müdürlüğüne teslim edilmesi,

k) Kamp alanındaki yüzme havuzunun etrafına 3 metre yüksekliğinde, yaklaşık 50 metre uzunluğundaki tel örgünün; UV ışınlarına dayanıklı, yanmaz alev almaz, güneşe ve suya dayanıklı, estetik, yeşil sentetik çim örgü ile kaplattırılması, yüklenici firma tarafından yaptırılıp kamp sonunda sağlam bir şeklide kamp müdürlüğüne teslim edilmesi…” düzenlemelerinin bulunduğu, ancak söz konusu maliyet kalemlerinin birim fiyat teklif cetvelinde yer almadığı, söz konusu kalemlerin yaklaşık 1.000.000,00 TL civarında tuttuğu,

6. İdarece ihaleye katılan firmalara, isteklilerin katılım ve yeterlilik hususlarının ve istenen şartların oluşup olmadığı hususlarının açıklanması gerektiği, taraflarınca söz konusu bilgilerin talep edildiği, idarece ticari sır gerekçesiyle bilgi verilmediği ve Kamu İhale Kanunu’nun saydamlık ilkesine aykırı hareket edildiği,

Şikayete verilen cevapta itiraz konularında somut olarak gerekçeli açıklama yapılmadığı, kararın bildirimini izleyen on gün içinde Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet başvurusunda bulunabileceğinin belirtilmediği, itiraz cevap yazısı olarak basit, soyut içeriği bulunan bir üst yazının kullanıldığı, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in ekinde yer alan örneğin kullanılmadığı, raportör görevlendirilmediği,

7. Taraflarının yeterliliğinin olması ve yaklaşık maliyetin altında fiyat teklifi vermiş olmasına rağmen, ihale komisyonu kararında taraflarına ilişkin herhangi bir değerlendirme yapılmadığı, idarece teklifin ekonomik açıdan en avantajlı teklife göre yüksek olmasından bahsedildiği, ancak aşırı düşük savunması veren firmanın savunmasının yeterli olmadığı, aşırı düşük teklif ile değerlendirme yapılmasının hatalı olduğu, esas olanın yaklaşık maliyet olduğu, usul hatası yapılarak ihale kararında tarafları ile ilgili karar alınmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci, 2’nci ve 3’üncü iddialarına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş deneyim belgesi düzenlenemeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler ve bu belgelerde aranacak kriterler” başlıklı 47’nci maddesinde “(1) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyim belgesi düzenlenemez. Bu durumda, bitirilen işlere ilişkin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki esaslar uygulanır:

(a) Yurtdışında gerçekleştirilen işler hariç bu madde kapsamında yer alan işlerde; sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen; fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri veya serbest meslek makbuzu nüshaları ya da bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri ile sözleşmeye ait damga vergisinin ihale ilan tarihi itibarıyla ödendiğine ilişkin belgeler, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgeler, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifi kapsamında sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş deneyim belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınamaz…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

…

(8) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

…

İhale komisyonu tarafından 59 uncu madde kapsamında seçilen yönteme bağlı olarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

…

b) Aşırı düşük teklif açıklamasının isteneceği ihalelerde, teklif fiyatı sınır değerin altında olan tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları istenir. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri veya aşırı düşük teklif açıklamasını sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır…” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Sultandağı Kampı Organizasyon Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

229 kişi x 16 dönem Kamp Hizmet Alım

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Sultandağı Gençlik kampı (Yenimahalle Kocatepe Cad.No:95 Sultandağı AFYONKARAHİSAR)” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

ı)

Tarım ve Orman Bakanlığından Alınan "Gıda Üretim İzin Belgesi" veya "İşletme Kayıt belgesi" Elektronik teyit edilebilen belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.

…

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80'inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 25'den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

Belge Adı

Açıklama

Seyahat Acente Belgesi

2023 yılı geçerliliği olacak

…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “…36.1.1. Aşırı düşük teklif sorgulamasının yapıldığı ihalelerde, aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan ve numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi uygun görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuat düzenlemelerinden, idarece ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespiti için aşırı düşük teklif açıklamasının isteneceği ihalelerde, teklif fiyatı sınır değerin altında olan tüm isteklilerden aşırı düşük teklif açıklamaları ile yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyen bilgilere ilişkin tevsik edici belgelerin talep edileceği, bir diğer ifade ile isteklilerden aşırı düşük teklif açıklamaları ile yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan bilgilere ilişkin tevsik edici belgelerin aynı anda isteneceği anlaşılmaktadır.

14.04.2023 onay tarihli ihale komisyonu kararına göre, 10 adet ihale dokümanı indirilen ihaleye 6 isteklinin katıldığı, Anfora Yemek Temizl. Gıda İnş. Otomotiv Sanayi Tic. Ltd. Şti. ve Efes Villa Toplu Yemek Gıda Tarım Hayvancılık Organizasyon San. ve Tic. Ltd. Şti.nin yeterlik bilgileri tablosunda seyahat acente belgesine ilişkin bilgi girişinde bulunulmaması gerekçesiyle, Artı Sistem Turizm Taşımacılık Otomotiv İnşaat Emlak Gıda Hayvancılık San. ve Tic. Ltd. Şti.nin yeterlik bilgileri tablosunda seyahat acente belgesi ile işletme kayıt belgesine ilişkin bilgi girişinde bulunulmaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, Niyazi Şahin Tur Turz. Taş. Org. Otom. Ürün Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin aşırı düşük teklif açıklaması sunulmaması nedeniyle reddedildiği, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin ise belirlenmediği anlaşılmıştır.

İhale dokümanı kapsamında “E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nın yer aldığı, buna göre ihaleye teklif veren 6 isteklinin teklif mektubu ve geçici teminatının uygun bulunduğu ve yeterlik bilgileri tablosunda bilgi ve beyanların mevcut olduğu anlaşılmıştır. Ayrıca “Uygun Olmayan e-teklif Kontrol Tutanağı”na göre Anfora Yemek Temizl. Gıda İnş. Otomotiv Sanayi Tic. Ltd. Şti., Efes Villa Toplu Yemek Gıda Tarım Hayvancılık Organizasyon San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Artı Sistem Turizm Taşımacılık Otomotiv İnşaat Emlak Gıda Hayvancılık San. ve Tic. Ltd. Şti.nin tekliflerinin yeterlik bilgileri tablolarında eksik beyan bulunması sebebiyle uygun bulunmadığı anlaşılmıştır.

Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.ye ait yeterlik bilgileri tablosunun “Mesleki ve Teknik Yeterliğe İlişkin Bilgiler” başlıklı sütununun “İş Deneyim Belgesi Düzenlenemeyen Hallerde İş Deneyimini Gösteren Diğer Belgeler(varsa)” satırında sözleşme tarihi “31.12.2021”, sözleşme tutarı ve toplam fatura tutarının “1.325.910,00 TRY (Türk Lirası), 1.311.496,25 TRY (Türk Lirası)” olarak beyan edildiği, anılan tablonun “İdari Şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen belgeler” sütununun “İdari Şartname 7.5.4 Maddesi” satırında seyahat acente belgesine ilişkin “Seyahat Acente Belgesi, ASELVAR TURİZM SEYAHAT ACENTASI BELGE NO:14493” beyanının yer aldığı görülmüştür.

İdare tarafından 04.07.2023 tarihinde EKAP üzerinden teklifi sınır değer altında bulunan isteklilere “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazının gönderildiği, ilgili yazıda beyan edilen bilgileri tevsik edici belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamalarının İdari Şartname’nin 7.9’uncu maddesine uygun olarak 07.07.2023 tarihine kadar sunulması gerektiğinin belirtildiği görülmüştür. Ancak ilgili yazı ekinde herhangi bir belgeye yer verilmediği anlaşılmıştır.

Bunun üzerine Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından 05.07.2023 tarihinde “aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında önemli teklif bileşenlerinin açıkça ve net olarak belirtilmediği” iddiası ile idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, idarece ilgili başvuru dikkate alınarak 06.07.2023 tarihinde EKAP üzerinden teklifi sınır değer altında bulunan isteklilere “Aşırı Düşük Teklif Açıklaması” konulu yazının gönderildiği, ilgili yazıda aşırı düşük teklif açıklamalarının 11.07.2023 tarihine kadar sunulması gerektiğinin belirtildiği, ayrıca yazı ekinde “Birim Fiyat Teklif Cetveli Sıralamasına Göre Aşırı Düşük Teklif Açıklaması İstenecek Kalemlerin Listesi”nin bulunduğu görülmüştür.

04.07.2023 tarihinde yapılan tebligat ile Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.den işletme kayıt belgesi, iş deneyimini gösteren sözleşme, fatura, kesin kabulü gösterir belgeler, bilanço bilgileri, iş hacmi bilgileri ve seyahat acente belgesinin talep edildiği görülmüştür.

İhale dokümanı kapsamında “E-Teklif Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” ve “Uygun Olmayan e-teklif Kontrol Tutanağı”nın yer aldığı ve ilgili tutanaklardan idarece ihaleye katılan firmaların katılım ve yeterlilik hususlarının kontrol edildiği anlaşılmış olup, başvuru sahibinin bu yöndeki iddiası yerinde bulunmamıştır.

04.07.2023 tarihinde yapılan tebligat ile idarece isteklilerden hem beyan edilen bilgileri tevsik edici belgelerin hem de aşırı düşük teklif açıklamalarının istendiği, beyan edilen bilgileri tevsik edici belge olarak EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanmayan belgelerin istenmesi gerekirken, bilanço bilgileri, iş hacmi bilgileri gibi sorgulama yapılabilen belgelerin de talep edildiği, aşırı düşük tekliflerin açıklanmasına ilişkin olarak ise ilgili yazıda açıklanması gereken kalemlere ilişkin bir belirleme yapılmadığı, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 59/A maddesine göre aşırı düşük teklif açıklamasının isteneceği ihalelerde aşırı düşük teklif açıklamaları ile yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilemeyen bilgilere ilişkin tevsik edici belgelerin aynı anda talep edilmesi gerektiği, mevcut ihalede idarece hatalı işlem tesis edilmesi sebebiyle tevsik edici belgelerin ve aşırı düşük teklif açıklamalarını sunulmasına ilişkin iki ayrı talebin oluştuğu, bu durumun anılan mevzuat hükmüne aykırı olduğu anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından “idarece talep edilen evrakların anılan istekli tarafından teslim edilmediği/süre geçtikten sonra teslim edildiği” iddiasında bulunulmakla beraber, idarece tesis edilen işlem aktarılan gerekçelerle uygun olmadığından ve 4’üncü iddia kapsamında aşırı düşük teklif açıklamasının yenilenmesi gerektiğinden ilgili tebligatlara ilişkin olarak sunulan belgeler esas alınarak değerlendirme yapılmasının mümkün bulunmadığı ve bu sebeple idarece “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazının ilgili isteklilere tekrar gönderilerek ihale işlemlerine devam edilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, başvuru sahibi tarafından iş deneyimini gösteren belgelerin esasına ve seyahat acente belgesine yönelik olarak ayrıca iddialarda bulunulduğu, ancak idarece aşırı düşük teklif açıklama talebi ile beyan edilen bilgileri tevsik edici belgelerin talebine ilişkin tebligatlar mevzuata uygun gerçekleştirilmediğinden ve yeniden istenilerek ihalenin gerçekleştirilmesi gerektiğinden söz konusu belgeler incelenerek tespit yapılmasına gerek bulunmamaktadır.

2. Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdare tarafından 04.07.2023 tarihinde EKAP üzerinden teklifi sınır değer altında bulunan isteklilere “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazının gönderildiği, ilgili yazıda beyan edilen bilgileri tevsik edici belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamalarının 07.07.2023 tarihine kadar sunulması gerektiğinin belirtildiği görülmüştür. Ancak ilgili yazı ekinde herhangi bir belgeye yer verilmediği anlaşılmıştır.

Bunun üzerine Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından 05.07.2023 tarihinde “aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında önemli teklif bileşenlerinin açıkça ve net olarak belirtilmediği” iddiası ile idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, idarece ilgili başvuru dikkate alınarak 06.07.2023 tarihinde EKAP üzerinden teklifi sınır değer altında bulunan isteklilere “Aşırı Düşük Teklif Açıklaması” konulu yazının gönderildiği, ilgili yazıda aşırı düşük teklif açıklamalarının 11.07.2023 tarihine kadar sunulması gerektiğinin belirtildiği, ayrıca yazı ekinde “Birim Fiyat Teklif Cetveli Sıralamasına Göre Aşırı Düşük Teklif Açıklaması İstenecek Kalemlerin Listesi”nin bulunduğu görülmüştür.

“Birim Fiyat Teklif Cetveli Sıralamasına Göre Aşırı Düşük Teklif Açıklaması İstenecek Kalemlerin Listesi” incelendiğinde, 31 adet iş kaleminden oluşan bahse konu gençlik kampı organizasyonu ihalesinde 22 adet iş kaleminin açıklanması gereken iş kalemi olarak belirlendiği anlaşılmıştır. Açıklanması gereken ilk 8 kalemin yemek hizmeti alımına ilişkin olduğu, diğer kalemlerin ise çeşitli hizmet alımlarına ilişkin olduğu anlaşılmıştır.

İhaleye ait ihale dokümanı incelendiğinde, kahvaltı, öğle yemeği, akşam yemeği ve ara öğüne ilişkin olarak birer haftalık menülerinin bulunduğu, Teknik Şartname kapsamında ise yemek üretiminde kullanılacak gramaj listesinin yer aldığı görülmüştür.

Kullanılacak Ürünlerin Evsafı ve Gramajlarına ilişkin Teknik Şartname’nin eki Yemek Üretiminde Kullanılacak Gramaj Listesinde çorbalar ve ana yemeklere ilişkin gramajların bulunduğu, bununla birlikte ilgili listede örnek menüde yer alan yayla çorbası, cevizli erişte, yöresel lezzet, etli-kıymalı karışık sebze graten, kuru fasülye piyazının bulunmadığı, ayrıca salatalar, börekler, tatlılar ve kompostolara gramaj listesinde hiç yer verilmediği görülmüştür.

Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından aşırı düşük teklif açıklama dosyası kapsamında, örnek menüde yer alan birçok yemeğin Teknik Şartname’de reçetesinin bulunmadığı, bu nedenle söz konusu yemekler için farklı kurumların ihale dokümanlarından faydalanıldığı belirtilmiştir.

Öte yandan, mevcut ihalede sınır değer altında teklif sunan iki geçerli teklifin bulunduğu, Niyazi Şahin Tur Turz. Taş. Org. Otom. Ürün Tic. ve San. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı ve bu gerekçeyle teklifinin reddedildiği, Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin açıklamalarının ise idare tarafından kabul edildiği anlaşılmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesi uyarınca, malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılması ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarlarının belirtilmesi gerekmektedir.

Kullanılacak Ürünlerin Evsafı ve Gramajlarına ilişkin Teknik Şartname’nin eki Yemek Üretiminde Kullanılacak Gramaj Listesinde örnek menüde yer alan yayla çorbası, cevizli erişte, yöresel lezzet, etli-kıymalı karışık sebze graten, kuru fasülye piyazının yer almadığı, salata, börek, tatlı ve kompostolara ise gramaj listesinde hiç yer verilmediği, mevcut yemek menüsü ve gramaj listesine göre aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı olarak değerlendirilemeyeceği sonucuna varılmış olup, ihale dokümanına ve mevzuata uygun olarak, tamamı gramaj listesinde yer alan yemekler üzerinden oluşturulan örnek yemek menüsüne göre aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

3. Başvuru sahibinin 5’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinde “İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilirler.” hükmü,

Aynı Kanun’un “İdareye şikâyet başvurusu” başlıklı 55’inci maddesinde “Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

İlan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikayetler birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir. Bu yöndeki başvuruların idarelerce ihale veya son başvuru tarihinden önce sonuçlandırılması esastır…” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuru süreleri” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareye şikâyet süresi; ihale sürecindeki şikâyete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.

(2) Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayetler, birinci fıkradaki süreleri aşmamak kaydıyla başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7’nci maddesinde “(1) Süreler;

…

b) Ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan hükümleri için dokümanın EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirildiği tarihi, zeyilnameye yönelik başvurularda ise zeyilnamenin bildirildiği tarihi,

…

izleyen günden itibaren başlar.

(2) Tatil günleri sürelere dahildir. Sürenin son gününün tatil gününe rastlaması halinde, süre tatil gününü izleyen ilk iş gününün bitimine kadar uzar. Ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayet başvurularının, ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması zorunludur.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Ön inceleme konuları ve ön inceleme üzerine yapılacak işlemler” başlıklı 16’ncı maddesinde “(1) Başvurular öncelikle;

…

c) Başvurunun süresinde yapılıp yapılmadığı,

…

yönlerinden sırasıyla incelenir.

(2) Başvuru dilekçesi ve ekinde yukarıda belirtilen ön inceleme konuları bakımından bir aykırılığın bulunmaması durumunda esasın incelenmesine geçilir.

…

(4) Yapılan ön inceleme sonucunda, bir aykırılığın tespit edilmesi halinde bu hususa ilişkin ön inceleme raporu düzenlenir.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Ön inceleme konularına aykırılık üzerine alınacak kararlar” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) 16 ncı maddenin birinci fıkrası bakımından bir aykırılığın tespiti üzerine Kurul tarafından başvurunun reddine karar verilir.” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuatta belirtildiği üzere, şikâyet başvurusunun öncelikle şikâyete yol açan durumların farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren on gün içinde ihaleyi yapan idareye yapılması gerektiği, idareye şikâyet başvuru süresinin ihale dokümanının ilana yansımayan hükümleri için dokümanın EKAP üzerinden indirildiği tarihi izleyen günden itibaren başlayacağı, ihale dokümanına ilişkin idareye şikâyet başvurularının en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması gerektiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin Teknik Şartname’nin 15’inci maddesinde yer alan maliyet kalemlerinin birim fiyat teklif cetvelinde yer almadığı yönündeki iddiasına ilişkin olarak idareye şikâyet süresinin ihale dokümanını EKAP üzerinden indirdiği 22.06.2023 tarihinden itibaren başlaması ve başvurunun on gün içinde ve her halükarda ihale tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılması gerekmektedir.

Başvuru sahibinin ihale dokümanını 22.06.2023 tarihinde indirdiği, ihale tarihinin 03.07.2023 olduğu, başvuru sahibinin söz konusu iddiasının ihale dokümanına yansıyan hususlarına ilişkin olduğu, dolayısıyla anılan tarihi izleyen 10 gün içerisinde ve en geç ihale tarihinden 3 iş günü öncesine kadar idareye şikâyet başvurusunda bulunulması gerektiği, başvuru sahibi istekli tarafından ise bu süre geçtikten sonra 20.07.2023 tarihinde idareye başvuruda bulunulduğu, bunun da Kanun’un ve Yönetmelik’in yukarıda anılan hükümlerine aykırı olduğu anlaşılmış olup başvuru sahibinin bahse konu iddiasının süre yönünden reddedilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

4. Başvuru sahibinin 6’ncı iddiasına ilişkin olarak:

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Şikayet başvurusu üzerine inceleme” başlıklı 10’uncu maddesinde “(1) İhalelere ilişkin olarak öncelikle ihaleyi yapan idareye şikayet başvurusunda bulunulur. Bu şikayet başvuruları, süresinde ve usulüne uygun sözleşme imzalanmadan önce yapılmış olması halinde idare tarafından incelenerek sonuçlandırılır.

…

(4) İnceleme, ihale yetkilisince bizzat yapılabileceği gibi ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör tarafından da yapılabilir. Bu inceleme sonucunda, ihale yetkilisi tarafından gerekçeli bir karar alınır.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Alınacak kararlar” başlıklı 11’inci maddesinde “(1) Şikâyet üzerine idare tarafından yapılan inceleme sonucunda gerekçeli olarak;

a) İhale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptaline,

b) Düzeltme yapılması yoluyla giderilebilecek ve ihale sürecinin kesintiye uğratılmasına gerek bulunmayan durumlarda, düzeltici işlem belirlenmesine,

c) Başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun olarak sözleşmenin imzalanmış olması veya şikâyete konu işlemlerde ihalenin iptalini veya düzeltici işlem belirlenmesini gerektirecek hukuka aykırılığın tespit edilememesi hallerinde başvurunun reddine,

karar verilir.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Kararlarda bulunacak hususlar” başlıklı 12’nci maddesinde “(1) Şikâyet başvurusu üzerine idare tarafından alınacak kararlarda aşağıdaki hususlar gösterilir:

a) İhalenin adı ve ihale kayıt numarası,

b) Başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin adı, soyadı veya unvanı ve adresi

c) Başvurunun idare kayıtlarına alındığı tarih ve sayı,

ç) Başvuru üzerine alınan diğer kararlar ve yapılan işlemlerin özeti,

d) İleri sürülen iddiaların, olayların ve hukuki dayanaklarının özeti,

e) İddiaların ve olayların değerlendirilmesi,

f) Kararın dayandığı hukuki sebepler ile gerekçeleri ve karar sonucu,

g) Şikâyetin kısmen veya tamamen haklı bulunması halinde, yapılması gereken düzeltici işlemler,

ğ) Karar tarihi ile kararı alanların adı ve soyadı ile imzası.

h) Kararın tebliğ ediliş şekline göre; iadeli taahhütlü mektupla gönderilme, imza karşılığı elden teslim edilme, faksla gönderilme veya elektronik postayla gönderilme tarihi,

ı) Karara karşı başvuru yapılabilecek itiraz mercii ve başvuru süresi.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Şikâyetin sonuçlandırılması” başlıklı 7’nci maddesinde “(1) Şikayet başvuruları üzerine idare tarafından yapılacak inceleme ihale yetkilisince bizzat yapılabileceği gibi ihale yetkilisinin görevlendireceği bir veya birden fazla raportör tarafından da yapılabilir. İhale komisyonu üyeleri de raportör olarak görevlendirilebilir. Yapılacak inceleme sonucunda, ihale yetkilisi veya usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış kişi tarafından gerekçeli olarak ikinci fıkrada belirtilen kararlardan biri alınır…” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen hükümlerden, idareye yapılan şikâyet başvurularına ilişkin olarak ihale yetkilisi veya usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış kişi tarafından gerekçeli bir karar alınması ve kararda iddiaların ve olayların değerlendirilmesi, kararın dayandığı hukuki sebepler ile gerekçeleri, karar sonucu, karara karşı başvuru yapılabilecek itiraz mercii ve başvuru süresinin de belirtilmesi gerektiği anlaşılmakta olup, anılan Yönetmelik’te şikâyet başvurularının idare tarafından incelenmesine dair düzenlemelere yer verilmiş ve “Kararlarda bulunacak hususlar” başlıklı 12’nci maddesinde şikâyet başvurusu üzerine idare tarafından alınacak kararlarda bulunması zorunlu hususların neler olduğu hükme bağlanmıştır.

Başvuru sahibi tarafından 13.07.2023 tarihinde idareye iki adet dilekçe sunulduğu, ilgili dilekçelerin Damla Yemekçilik İnş. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.ye ait “Katılım ve Yeterlilik Bilgileri tablosu”, anılan istekli tarafından iş deneyiminin tevsiki için beyan edilen özel sektöre yapılan işe ilişkin sözleşme, sözleşmeye ait damga vergisi ödendiğine ilişkin dekont, fatura, seyahat acente belgesi, beyan edilen bilgileri tevsik edici belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamalarının birer suretinin ve ilgili belgelere ilişkin evrak kayıt numarasının taraflarına verilmesi taleplerini içerdiği anlaşılmıştır. İdare tarafından ilgili başvurulara “…Dilekçelerinizde bahse konu talepler Bilgi Edinme Hakkı kanunu 23. maddesi hükümlerince dikkate alınmamıştır…” ifadelerine yer verilerek cevap verildiği görülmüştür. Akabinde başvuru sahibi tarafından 20.07.2023 tarihinde idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, idare tarafından şikayete cevabın başvuru sahibine 21.07.2023 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edildiği, ilgili cevapta “…Müdürlüğümüzce gerçekleştirilen 2023/557860 İKN'li ihale için EKAP üzerinden idaremize yapmış olduğunuz İlgi e-şikayet başvuru dilekçenizdeki şikayete konu olan hususlar idaremizce tekrar incelenmiş olup Kamu İhale Kanunu ve Kamu İhale Genel Tebliği'ne göre düzeltici işlem teşkil etmediği idaremizce anlaşılmıştır…” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Yapılan incelemede; idare tarafından “Ek-3 Şikayet Başvurusu Üzerine İdare Tarafından Alınacak Karar Örneği”nin kullanılmadığı, ayrıca idare tarafından verilen cevap yazısının gerekçeli olmadığı ve cevap yazısında karara karşı başvuru yapılabilecek itiraz merciinin belirtilmediği, şikâyete cevap yazısının İl Müdürü vekili tarafından gönderildiği görülmüştür.

Bu durumda, kamu ihale mevzuatında ihaleye katılan isteklilerin teklif dosyasına ilişkin belgelerin, diğer istekliler tarafından talep edilmesi halinde idare tarafından bahse konu belgelerin verilme zorunluluğu bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin belge talebine karşılık idarece anılan belgelerin verilmemesinin saydamlık ilkesine aykırı olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

İdarece şikâyet başvurusu üzerine verilen kararda “Ek-3 Şikayet Başvurusu Üzerine İdare Tarafından Alınacak Karar Örneği”nin kullanılmadığı, karara karşı başvuru yapılabilecek itiraz merciinin belirtilmediği ve bahse konu kararın gerekçeli olmadığı görülmekle birlikte, idare tarafından şikayet başvurusuna cevap verilmediğinde şikayet başvurusunun zımnen reddedildiği anlamına geleceği, başvuru sahibinin idarece şikâyet başvurusunun reddi üzerine 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ikincil mevzuatında belirtilen şekil ve süre şartlarını sağlayarak Kamu İhale Kurumu’na itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu da dikkate alındığında itirazen şikâyete konu durum açısından herhangi bir mevzuata aykırılığın oluşmadığı ve başvuru sahibinin anılan hususa yönelik iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

5. Başvuru sahibinin 7’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 40’ıncı maddesinde “37 ve 38 inci maddelere göre yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır.

…

İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce idareler, ihale üzerinde kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. İki isteklinin de yasaklı çıkması durumunda ihale iptal edilir.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi” başlıklı 41’inci maddesinde “İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir…” hükmü yer almaktadır.

İdarece 18.07.2023 tarihinde EKAP üzerinden başvuru sahibine kesinleşen ihale kararının tebliğ edildiği, ilgili tebliğin üst yazısında “…Afyonkarahisar Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü Sultandağı Gençlik kampı organizasyon işine ait ihale DAMLA YEMEKÇİLİK İNŞAAT TAŞIMACILIK SANIYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’da kalmıştır. Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi bulunmamaktadır. İhale yetkilisince onaylanan ihale kararı ekte yer almaktadır.

Teklifiniz ekonomik açıdan en avantajlı teklife göre yüksek olması nedeniyle uygun görülmemiştir…” ifadesine yer verildiği görülmüştür.

14.07.2023 onay tarihli ihale komisyonu kararından başvuru sahibinin teklifinin geçerli teklif olduğu, ancak avantajlı teklif olarak belirlenmediği anlaşılmaktadır.

14.07.2023 onay tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibi Vav Taşımacılık Turizm Organizasyon Otom. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığına ilişkin bir belirlemenin bulunmadığı, aksine ilgili karardan bahse konu teklifin geçerli olduğunun anlaşıldığı, bununla birlikte idare tarafından ihale komisyonu kararının tebliğine ilişkin üst yazıda teklifin ekonomik açıdan en avantajlı teklife göre yüksek olması nedeniyle uygun görülmediğinin belirtildiği, söz konusu ifadeden başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığının çıkarılamayacağı, öte yandan idarelerin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibini belirleme zorunluluğunun da bulunmadığı hususu bir arada değerlendirildiğinde başvuru sahibinin anılan iddiası yerinde görülmemiştir.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazının ilgili isteklilere tekrar gönderilmesi ve ihale dokümanına ve mevzuata uygun olarak, tamamı gramaj listesinde yer alan yemekler üzerinden oluşturulan örnek yemek menüsüne göre aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.