KİK Kararı: 2023/UH.I-374

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/013
Gündem No : 50
Karar Tarihi : 15.02.2023
Karar No : 2023/UH.I-374
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret Anonim Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Erzincan İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1016866 İhale Kayıt Numaralı “Sbys Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Erzincan İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 06.12.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Sbys Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret Anonim Şirketi’nin 06.01.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.01.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.01.2023 tarih ve 74906 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.01.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/154 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İdare tarafından 07.12.2022 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazıyla sadece aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, 14.12.2022 tarihinde gönderilen yazı ile ise İdari Şartnamenin 7.7.2’nci maddesine istinaden demonstrasyon yapmaları için 16.12.2022 günü Ağız ve Diş Sağlığı Eğitim ve Araştırma Hastanesi Toplantı Salonu’nda demo yapılacağının belirtildiği, kendilerinin demo için gerekli tüm hazırlıkları yaparak belirtilen gün ve saatte söz konusu demonstrasyonu gerçekleştirdiği, idare tarafından 19.12.2022 tarihinde ise EKAP üzerinden gönderilen yazı ile SBYS Hizmet Alımı işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olduğundan bahisle, beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9’uncu maddesine uygun olarak, 22.12.2022 tarihine kadar idareye sunmaları, numune/demonstrasyon değerlendirmesi için teklif edilen ürüne/ürünlere ilişkin örneklerin ilgi yazıda yer alan tarih ve adreste değerlendirme için hazır bulunulması ve aşırı düşük teklif açıklamalarının 22.12.2022 tarihine kadar sunulmasının talep edildiği, söz konusu yazıyla internet ortamında ilgili belgelerin teyidinin alınabildiği belgeler dahil ihalede istenen tüm belgelerin idareye sunulmasının talep edildiği, idarenin şikayete cevap yazısında ihalenin 1’nci kısmında ihale üzerinde bırakılan isteklinin 10.12.2022 tarihli (13.12.2022 tarih ve 180548410 barkod numarası ile idare kayıtlarına alınan) yazısı ile VTYS ile ilgili beyan edilen bilgi ve belgeleri gönderdiğinin belirtildiği, oysa ki o tarihlerde henüz idare tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerin sunulması yönünde bir inceleme başlatılmadığı, ilgili isteklinin sunduğu iddia edilen yetki belgesinin beyan edilen belgelerin sunulması kapsamında kabul edildiği, sonrasında da belgenin doğru olup olmadığının ORACLE Bilgisayar Sistemleri Ltd. Şti. firmasından teyit edildiğinin bildirildiği, idarenin belgenin doğruluğunun teyidi dahil ilgili isteklinin sunduğu belgeleri ihale sonucuna göre temin ettiği ve söz konusu isteklinin kriterlere uygun olarak belge sunmadığı, ilgili belgenin sunuluş şeklinin ve beyan ettiği bilgiler ile uyumlu olup olmadığının, teklif ettiği VTYS model ve versiyonu içerip içermediği ve ilgili belgenin yazım dilinin Türkçe olarak düzenlenip düzenlenmediğinin teyide muhtaç olduğu, bu konuda somut bir belge ve bilginin idarenin cevabında yer almadığı,

Sonuç olarak idare tarafından ihale süreci sonrasındaki aşamaların mevzuat sırasına göre yapılmadığı, bunun da ihalenin 1’inci kısmında ihale kararının komisyonca doğru olarak alınıp alınmadığı konusunda tereddütlerin oluşmasına neden olduğu,

Ayrıca idare tarafından demonstrasyon davetlerinin ihalede beyan edilen belgelerin isteklilerden talep edilmeden istendiği, idarenin şikayete cevap yazısında açıkça “verilerin hiçbir firmaya teslim edilmediğinin” beyan edildiği, ihalenin 1’inci kısmında data tesliminin ihale uhdesinde bırakılan istekliye yapılmadığının idare tarafından verilen cevapta açıkça belirtilmesine ve demonstrasyonun bir yeterlik kriteri olarak İdari Şartname’de yer almasına rağmen demonstrasyonun tüm aşamaları gerçekleştirilmeden sadece 3 saatlik yapılan bir demo ile ilgili isteklinin yeterlik kriterini sağladığı, yine idarenin şikayete cevap yazısında demo sürecinin asgari süre şartı bulunmadığı yönündeki açıklamaya yer verildiği, ancak Teknik Şartname’ye göre en az 15-20 gün sürecek demonstrasyon süresinin sadece 3 saat ile kısıtlandığı, bu sürede de ihalenin en kapsamlı kısmı olan 1’inci kısmında ihale uhdesinde bırakılan ilgili isteklinin demonstrasyonun tüm aşamalarını gerçekleştirdiği ve ilgili firmanın teklif ettiği yazılımın teknik şartnamenin tüm maddelerini karşıladığının belirlendiği, idare tarafından yapılan şartnameye ve mevzuata uygun olmayan bu işlemler ve sonucundan alınan karar nedeniyle de (ihale kararını doğrudan etkileyen bir süreç olması nedeniyle) kendi firmalarının açıkça hak kaybına uğradığı,

2. İhalenin 1’inci kısmında ihale uhdesinde bırakılan istekli tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamalarının Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olarak yapılmadığı, ayrıca idarece “İdari Şartname’nin 25.3. Teklif fiyata dahil olan giderler”in de önemli teklif bileşeni olarak belirlendiği, bu durumda önemli teklif bileşeni olarak belirlenen söz konusu madde kapsamında değerlendirilecek olan ve ihale dokümanının Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi bölümünde yer alan giderlerin de açıklanması gerektiği, ancak idare tarafından verilen cevapta bu maliyetlerin açıklanıp açıklanmadığı ve bu kapsamda hangi belgelerin sunulduğuna ilişkin bir bilgiye yer verilmediği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: SBYS Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

Erzincan İSM ve Entegre Hastaneler 12 ay Süreli

Kamu Hastaneleri 36 ay Süreli SBYS Hizmet alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Erzincan İl Sağlık Müdürlüğü, Kemah,Kemaliye,İliç,Otlukbeli,Çayırlı,Üzümlü Entegre İlçe Hastaneleri, Mengücek Gazi EAH,Tercan DH, Refahiye Dr Fahrettin Uğur DH, Erzincan Ağız ve Diş Sağlığı EAH.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterler” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

ı)

İstekliler; Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt ve Tescil Sistemine (KTS)' ye kayıtlı olduğuna dair aşağıdaki listede belirtilen belgeleri,

Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü Kayıt ve Tescil Bilgi Sisteminin;

Aktif LBYS Listesinde,

Aktif PACS Listesinde,

Aktif HBYS Listesinde,

Aktif KMBYS Listesinde,

Aktif DVYS Listesinde,

Aktif KDS Listesinde,

Aktif DHBS Listesinde,

Aktif YBBYS Listesinde, ihale tarihi itibari ile bulunacak ve belgeyi yeterlik bilgileri tablosunun ilgili satırında beyan edeceklerdir.

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

Yüklenici tarafından temin edilen SBYS yazılımının çalışabildiği VTYS altyapısında gereken VTYS lisansları Yüklenici tarafından temin edilecektir. İstekli, ayrıca teklif ettiği ürünlerin açık kaynak kod olmaması halinde Türkiye'nin ana firma statüsündeki şirketten bu ihaleye özel yetki belgesi alarak ihale dosyasında sunacaktır.

…

7.7.2.

1- İdarece gerek görülmesi halinde İhaleye katılan ve teklif dosyasında eksiği bulunmayan firmalar demoya çağrılabilir.

2- Demo, ekonomik açıdan en avantajlı firmadan başlayacak olup, demonstrasyon yeri , tarihi ve saati, istekli firmaya EKAP aracılığı ile yazılı olarak tebliğ edilecektir.

3- Demonstrasyon idaremizce belirlenecek toplantı salonunda yapılacaktır.

4- İstekliler demonstrasyona Teknik Şartnamede belirtilen tüm hususları gösterecek şekilde tüm donanımlarıyla hazır olarak geleceklerdir.

5- Demo sonucuna göre yeterli görülen 1.(Birinci) en avantajlı teklif ile 2.(İkinci) en avantajlı teklifler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo istenmeyecektir.

6- Demo istenmiş olan isteklilerin demonstrasyona davet yazısında belirtilmiş olan tarih ve saatte demo yapmaları zorunludur.

7- Belirtilen tarih ve saatte demonstrasyona gelmeyen istekliler değerlendirme dışı bırakılacaktır.

8- Demonstrasyon ile ilgili ayrıntılı bilgi teknik şartnamede mevcuttur…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Bu ihaledeki kısım sayısı 3 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

İsteklilerin teklifleri kısım bazında ayrı ayrı değerlendirilecektir. Teklif edilen her bir iş kısmı için ekte sunulan ihtiyaç listesinde yer alan iş kısımlarından biri veya daha fazlası istekli üzerinde kalabilir. İsteklilerce verilecek tekliflerin ihale konusu alımın tamamına mı yoksa bir kısmına mı kapsadığı hususu teklif mektuplarında açıkça belirtilecektir. İsteklilere, üzerinde ihale kalan tüm kısımlar için tek bir sözleşme imzalanacağı gibi birden fazla sözleşme imzalanabilir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 30’uncu maddesinde “30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar EKAP üzerinden verilecektir.

30.2. e-teklifler, ihale tarih ve saatinde hazır bulunanlar önünde, ihale komisyonu tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP üzerinde açılır. e-anahtarın bozuk olması veya e-teklifin virüs içermesi gibi nedenlerle açılamayan e-teklifler tespit edilerek açılamama gerekçeleri belirtilmek suretiyle, EKAP üzerinden "Açılamayan e-tekliflere İlişkin İhale Komisyonu Tutanağı" düzenlenir. İhale komisyonunca ihale saatine kadar kaç teklif verilmiş olduğu EKAP üzerinde ve hazır bulunanlara duyurulur. İsteklilerin teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulü ile yapılan ihaleler ile fiyat veya fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar üzerinden elektronik eksiltme yapılması öngörülen ihaleler dışındaki ihalelerde; istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanarak, EKAP üzerinden "İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak" hazırlanır. Hazırlanan bu tutanaklar durum izleme ekranında ihaleye katılan istekliler tarafından görülebilir ve EKAP üzerinde kayda alınır. Bu tutanakların çıktısı ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve talep etmeleri halinde hazır bulunan isteklilere birer örneği verilir. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemez. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. İlk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP'a kaydedilir ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.

31.2. Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 30 uncu madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya teklif mektubu ile geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan ihalelerde ise, ihale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler dahil yeterlik sertifikası üzerindeki bilgiler; yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge veya kriter için ise yeterlik bilgileri tablosunda istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır.

31.4. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.5. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.6. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar ve aşırı düşük teklifleri 33 üncü maddeye göre değerlendirir.

31.7. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.8. Yapılan değerlendirme sonucunda, ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan veya yeterlik sertifikasının geçerlik süresi ihale tarihinden önce dolan teklifler değerlendirme dışı bırakılarak EKAP üzerinden ?Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı? düzenlenir ve değerlendirme dışı bırakma işleminin gerekçeleri belirtilir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İsteklilerden tekliflerine açıklık getirmelerinin istenilmesi” başlıklı 32’nci maddesinde “32.1. İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere açık olmayan hususlarla ilgili isteklilerden açıklama isteyebilir.

32.2. Bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında öngörülen kriterlere uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve bu sonucu doğuracak şekilde kullanılamaz.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1 Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.

36.1.1. Aşırı düşük teklif sorgulamasının yapıldığı ihalelerde, aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan ve numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi uygun görülen isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir. Aşırı düşük tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya reddedilmesi halinde, teklif fiyatı aşırı düşük bulunmayan ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine ilişkin olarak 36.1. inci maddedeki esaslar çerçevesinde değerlendirme yapılır. Aşırı düşük teklifler arasından geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilir. Aşırı düşük teklifler arasından tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunması veya ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermesi/kurulumlarını yapması yeniden istenmez. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise, bu isteklinin tespitinde 36.1. inci maddedeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir. Bu işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.

36.2. İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen ya da bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgelerde yer alan bilgiler arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez ancak ihalede öngörülen şartların sağlanamadığının anlaşılması durumunda, bu isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Ancak ihale tarihinden sonra yeterlik sertifikası kapsamındaki belgelere ilişkin şartların değişmesi halinde, isteklinin buna ilişkin belgeleri derhal sunması zorunlu olup, bu durumda ihalede öngörülen şartların sağlanmadığının anlaşılması halinde teklif değerlendirme dışı bırakılır.

36.3. Mülga

36.4. Değerlendirme dışı bırakılan teklifler için EKAP üzerinden Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı düzenlenerek uygun görülmeme gerekçeleri belirtilir.

36.5. Yapılan değerlendirme sonucunda ihale komisyonu tarafından ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli üzerinde bırakılır.

36.6. İhale komisyonu, yapacağı değerlendirme sonucunda gerekçeli bir karar alarak ihale yetkilisinin onayına sunar.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Amaç ve kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde “Bu şartnamenin amacı Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) alımında gereksinim duyulacak genel şartların belirlenmesi olup doküman, konuyla ilgili asgari teknik özellikleri kapsamaktadır.

Bu şartnamede tanımlanan alımı yapılacak iş ile; İdarelerin her seviyeden kullanıcının, hizmet sunum sürecinde ihtiyaç duyacağı veri/bilgiyi elde etme, kaydetme, güncelleme, geri çağırma ve gerektiğinde geri dönüşümsüz yok etmeyi içeren bir bilgi yönetim sistemi tedarik etmek, tedarik edilen sistemden Bakanlık, merkez ve bağlı kuruluşlarının sağlık hizmeti planlama ve politika geliştirme süreçlerinde ihtiyaç duyduğu veriyi gizlilik, güvenlik, mahremiyet ve bütünlük kuralları çerçevesinde sağlamak amaçlanmaktadır.

Bu şartname ile tanımlanan işin kapsamı; Sağlık kuruluşunda kullanılan bilgi yönetim sistemlerinde üretilen verilerin işlenmesi, raporlanması, iletilmesi, paylaşılması, saklanması, geri çağırılması, veri tabanında yer alan tüm verilerin gerektiğinde kullanılmak üzere başka bir veri tabanına aktarılması veya başka bir veri tabanı ile iletişim kurabilmesi (web servisi, vb. metotlar ile), ihtiyaç duyulacak başka verilerin Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS), Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS), satın alma ve harcama yönetim süreçleri takip sistemleri, klinik sistemler, Kızılay kan merkezi, elektronik faturalama sistemleri (MEDULA), 112 Acil Servis, Ulusal Sağlık Sistemi (USS), e-Nabız Kişisel Sağlık Kaydı Sistemi Merkezi Hekim Randevu Sistemi (MHRS), Teletıp Sistemi vb. diğer sistemler ile entegrasyonu olmalı ve sağlık kuruluşunda kullanılan yazılım sistemine ya da sağlık kuruluşu yazılım sisteminden diğer sistemlere elektronik olarak veri aktarılması, iş akış düzenlemelerini sağlayacak yazılımların sağlanması, sisteme veri aktarabilecek tüm elektronik, elektromekanik cihazların sistemle entegrasyonu ile PACS, LBYS vb. sistemler ve hastanenin ihtiyaç duyacağı tüm sistemlerin entegrasyonunun yapılmasıdır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Demonstrasyon ve içeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. Demonstrasyon işlemleri (demo) İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

4.2. Demo, İdarenin sağlayacağı bir mekânda yapılmalıdır.

4.3. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

4.4. Bildirilen/tebliğ edilen tarihte istekli firma demo için kurumumuzda hazır bulunacaktır. Demo saatinden önce istekli firmanın hazırlıklarını tamamlaması için demo yapılacak yer teslim edilecektir. İstekli firma demo saatinden 1 saat önce hazırlıklarını tamamlamış olacaktır. Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir; bu 5 kişiden en az 1 kişi istekli adına imza yetkisine sahip olacaktır.

4.5. Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.

4.6. İsteklinin yapacağı yeterlilik demo’su sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

4.7. Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler İsteklilerce karşılanacaktır. Demo yapacak olan istekliler demo için herhangi bir ücret talep edemezler. İstekli demo için getirilmiş olan donanımların kontrollerini yapmak ve bu donanımları çalışır vaziyette tutmakla sorumludur. Demo esnasında donanımsal problemlerin oluşması durumunda istekli bu donanımların yedeği ile demoya devam etmelidir.

4.8. Teknik şartnamede belirtilmiş olan ürünler sözleşme sırasında üretilecek, geliştirilecek veya yapımı devam eden yazılımlar olmayacağından söz konusu demonstrasyonda bu modüllerin tamamının bitmiş ve çalışır durumdaki halleri gösterilecektir.

4.9. MKYS, MEDULA, TİG, Sağlık.Net Online, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

4.10. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

4.11. İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

4.12. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

4.13. Birinci Aşama-Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği İdareler Teknik şartnamede yazılı tüm şartları demo’ da görmek isteyebilir. Buna ek olarak aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde asgari olarak kontrol edilmesi istenmelidir. Birinci aşamaya ilişkin aşağıdaki maddelerin şartnamenin eki olan SBYS’de seçilmiş olan bilgi sistemleri için sağlanması gerekmektedir (Örneğin şartnamenin eki olarak LBYS seçilmemiş ise LBYS ile ilgili maddeler birinci aşamaya dahil edilmeyecektir.).

4.13.1. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,

4.13.2. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi,

4.13.3. MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma,

4.13.4. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları,

4.13.5. Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi,

4.13.6. Demirbaş yönetimi,

4.13.7. Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine yönelik işlemler,

4.13.8. Kalite yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

4.13.9. İndikatör yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

4.13.10. Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi,

4.13.11. Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi,

4.13.12. Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü,

4.13.13. Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler,

4.13.14. Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri,

4.13.15. Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler ve SBYS sistemi ile karşılaştırmaları

4.13.16. Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,

4.13.17. Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı,

4.13.18. İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi,

4.13.19. Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,

4.13.20. Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması,

4.13.21. Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi,

4.13.22. Kiosk sistemleri,

4.13.23. Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama.

4.14. İkinci Aşama-Log Tutma ve Analizi

Bu şartnamenin “Loglama ve Performans” başlığı altında bulunan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan logların tutulup tutulmadığı, 01.03.2018 tarihinden sonra Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak, kontrol edilecektir.

4.15. Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği

4.15.1. Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

4.15.2. “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. İdarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Aktarım şemasının oluşturulması ve en az 2 (iki) aylık verinin aktarılması için en az 10 (on) takvim günü en fazla süre 15 (on beş) takvim günü verilecektir. Aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.

4.16. Demo süresi her bir İstekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacaktır. Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo için davetler bildirilen elektronik posta, faks, veya resmi yazıyla yapılabilir” düzenlemesi yer almaktadır.

06.12.2022 tarihinde yapılan ihalenin 1’inci kısmı “Mengücek Gazi EAH, Tercan DH ve Refahiye Dr. Fahrettin Uğur DH SBYS Hizmet Alımı”na 3 isteklinin katıldığı, 28.12.2022 tarihinde alınan ihale komisyonu kararından; en düşük teklifi sunan Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin teklifinin sınır değerin altında kaldığı, idare tarafından 07.12.2022 tarihinde anılan istekliden aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının ihale komisyonunca yeterli görüldüğü, sonrasında söz konusu istekliye yönelik 16.12.2022 tarihinde demonstrasyon yapıldığı ve demonstrasyon aşamalarının gerçekleştirilerek yeterli kabul edildiği, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgelerin tevsik edilmesi aşamasında 19.12.2022 tarihinde ekonomik açıdan birinci (Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.) ve ikinci sırada bulunan (Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret Anonim Şirketi) teklif sahiplerinin bilgi ve belgelerinin tevsik edilmesi hususunda EKAP üzerinden tebligat yapıldığı, akabinde ilgili istekliler tarafından fiziki belgelerin idareye süresi içerisinde sunulduğu, Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş. ve Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. A.Ş. tarafından beyan edilerek daha sonra tevsik edilen VTYS yetki belgelerinin teyit işlemi aşamasına geçildiği, idarece söz konusu VTYS üreticisinin Türkiye ana firması statüsündeki kuruluştan 27.12.2022 tarihinde teyit işleminin gerçekleştirilerek ihalenin Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş. üzerinde bırakıldığı tespit edilmiştir.

İdarece teklifinin sınır değerin altında kaldığı tespit edilen ve ekonomik açıdan en düşük teklifi sunan Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.den 07.12.2022 tarihinde önemli teklif bileşenleri belirlenerek aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, anılan istekli tarafından 13.12.2022 tarihinde idare kayıtlarına alınan yazı ile yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının ihale komisyonunca yeterli görüldüğü, söz konusu istekli tarafından başvuru sahibince iddia konusu edilen ve önemli teklif bileşeni olarak belirlenen “Veri Tabanı Yönetim Sistemi”ne yönelik yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında üretici yetki belgesinin de sunulduğu, sonrasında söz konusu istekliye yönelik 16.12.2022 tarihinde demonstrasyon yapıldığı ve demonstrasyon aşamalarının gerçekleştirilerek yeterli kabul edildiği, akabinde 19.12.2022 tarihinde söz konusu isteklinin bilgi ve belgelerinin tevsik edilmesi hususunda EKAP üzerinden tebligat yapıldığı, her ne kadar söz konusu yazıda ilgi ve belgelerinin tevsik edilmesi hususu ile birlikte aşırı düşük teklif açıklamalarının da sunulmasının istendiği görülse de, söz konusu yazıda ayrıca önemli teklif bileşenlerinin belirlenmediği, idarece daha önce 07.12.2022 tarihinde gönderilen aşırı düşük teklif açıklama yazısında belirlenen önemli teklif bileşenlerinden de bahsedilmediği, söz konusu istekli tarafından yeterlik belgeleri ile birlikte 13.12.2022 tarihinde idare kayıtlarına alınan yazı ile yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının tekrardan sunulduğu, bu durumda esasen idarece 19.12.2022 tarihinde bilgi ve belgelerinin tevsik edilmesi hususunda EKAP üzerinden gönderilen tebligat yazısında aşırı düşük teklif açıklamalarının da sunulmasının sehven istendiği anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan düzenlemeler çerçevesinde idarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde her ne kadar söz konusu ihalede aşırı düşük teklif sorgulama yazısının ve demo işleminin idarece 19.12.2022 tarihinde yeterlik bilgi ve belgelerinin tevsik edilmesi hususunda EKAP üzerinden gönderilen tebligat yazısından önce gerçekleştirildiği görülse de, söz konusu hususlara yönelik nihai değerlendirmenin 28.12.2022 tarihinde EKAP üzerinden isteklilere tebliğ edilen ihale komisyonu kararıyla yapıldığı, esasen idarece 07.12.2022 tarihinde yapılan aşırı düşük teklif sorgulaması yazısından önce EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanabilenlere ilişkin sorgulamaların yapıldığının idarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer aldığı, bununla birlikte 19.12.2022 tarihinde yeterlik bilgi ve belgelerinin tevsik edilmesi hususunda EKAP üzerinden isteklilere gönderilen tebligat yazısında söz konusu sorgulamalara ilişkin belgelerin de isteklilerden istendiği, bu durumda somut olayda idarece mevzuata tam olarak uygun şekilde işlem tesis edildiği görülmemekle birlikte, bu durum geçerli olan bir teklifin geçersiz bir teklif olmasına veya geçersiz olan bir teklifin geçerli olmasına yol açmadığı, diğer bir deyişle ihale sonucunu etkileyecek bir aykırılık niteliğinde olmadığı anlaşılmıştır.

Ayrıca yukarıda aktarılan İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde “Yüklenici tarafından temin edilen SBYS yazılımının çalışabildiği VTYS altyapısında gereken VTYS lisansları Yüklenici tarafından temin edilecektir. İstekli, ayrıca teklif ettiği ürünlerin açık kaynak kod olmaması halinde Türkiye'nin ana firma statüsündeki şirketten bu ihaleye özel yetki belgesi alarak ihale dosyasında sunacaktır.” düzenlemesine yer verildiği, ancak söz konusu düzenlemede yer alan özel yetki belgesine ilişkin idarece yeterlik bilgileri tablosunda ayrı bir satır açılmadığı gibi idarece söz konusu belgenin ne şekilde beyan edileceğine yönelik ihale dokümanında bir belirleme de yapılmadığı, bu kapsamda ekonomik açıdan birinci (Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.) ve ikinci sırada bulunan başvuru (Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret Anonim Şirketi) teklif sahiplerinin yeterlik bilgileri tablolarında söz konusu hususa yönelik kendi beyanlarına yer verildiği, sonrasında idarece belge teyitlerinin üretici firmadan gönderilen yazılarla gerçekleştirildiği, başvuru sahibinin “ihalenin 1’nci kısmında ihale üzerinde bırakılan istekli firmanın 10.12.2022 tarihli (13.12.2022 tarih ve 180548410 barkod numarası ile idare kayıtlarına alınan) yazısı ile VTYS ile ilgili beyan edilen bilgi ve belgeleri gönderdiğinin belirtildiği, oysa ki o tarihlerde henüz idare tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerin sunulması yönünde bir inceleme başlatılmadığı” iddiasına ilişkin ise ihale üzerinde bırakılan istekli Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin söz konusu belgeyi 13.12.2022 tarihinde idare kayıtlarına alınan yazı ile yapılan aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında, önemli teklif bileşeni olarak belirlenen “Veri Tabanı Yönetim Sistemi”ne yönelik yapılan açıklama için sunulduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin söz konusu iddiasının da uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Bununla birlikte İdari Şartname’nin 7’nci maddesine göre idarenin belirlediği yer ve zamanda demonstrasyon yapılmasının istenebileceği, Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanımlarıyla birlikte isteklilerin demoyu gerçekleştireceği, Teknik Şartname’de ise demo işleminin detaylarına yer verildiği anlaşılmıştır.

Buna göre demo işleminin üç aşamalı olarak yapılacağı, Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneğinin değerlendirildiği ilk aşamada idarelerin Teknik Şartname’de yazılı tüm şartları demoda görmek isteyebileceği, buna ek olarak söz konusu aşamada Teknik Şartname’de sayılan maddelerin demo sürecinde asgari olarak kontrol edilmesi gerektiği, ikinci aşamada kılavuzda yer alan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan tüm logların tutulup tutulmadığının kontrolünün yapılacağı, üçüncü aşamanın ise veri aktarımına ilişkin olduğu, demo işlemlerinin ihale komisyonu tarafından yapılıp sonuca bağlanacağı, istekli adına yetkilendirilmiş aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyenin katılabileceği, demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerektiği, demo süresinin her bir istekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacağı, teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde demonun yapılacağı, demo sürecinde birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanların üçüncü aşama için değerlendirileceği, ayrıca demo işleminin üçüncü aşamasına ilişkin Teknik Şartname’de “…Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan isteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir…” düzenlemesinin yer aldığı, bu durumda Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi’ne sahip olmayan istekliler için de demo işleminin üçüncü aşamasının gerçekleştirilmesinin idarenin takdirine bırakıldığı anlaşılmıştır.

Netice itibariyle kesinleşen ihale dokümanı düzenlemeleri ve başvuru sahibinin iddiaları çerçevesinde yapılan incelemede ekonomik açıdan birinci (Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.) ve ikinci sırada bulunan (Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret Anonim Şirketi) teklif sahiplerinin 14.12.2022 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edilen yazıyla 16.12.2022 tarihinde yapılacak demoya davet edildiği, söz konusu isteklilerin demonstrasyonun tüm aşamalarında başarılı olarak belirlendiği tutanakların ihale komisyonu ve söz konusu istekliler tarafından imzalandığı, ayrıca demo işleminin üçüncü aşamasının gerçekleştirilmediği, demo raporunda “Veri aktarım belgesi olmayan firmadan aktarım talep edilmemiştir. Bu aşamadan başarılı sayılmıştır.” şeklinde ifadenin yer aldığı, bu durumun da yukarıda aktarılan Teknik Şartname maddesi doğrultusunda idarenin takdirinde olduğu anlaşılmıştır.

Diğer taraftan alımı yapılacak ürünlerin/yazılımların istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin demonstrasyon işlemlerinin usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığına dair yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün olamamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği değerlendirmesinde, demonstrasyon tutanaklarında yer verilen tespitler ve alınan ihale kararı ile demo tutanakları arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır.

Sonuç olarak, demonstrasyona ilişkin tutanakların içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon değerlendirmesi işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyon sonucunda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesinin mümkün olmadığı, demo işlemlerinde usul yönünden bir aykırılık bulunmadığı, ihale işlem dosyasında yer alan belgeler üzerinden inceleme yapılabileceği bunun dışında bir tespit ve değerlendirme yapılamayacağı hususları birlikte göz önünde bulundurulduğunda başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı değerlendirilmiştir.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

Sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince yapılacak ulaşım, sigorta, montaj, resim, harç, (KDV Hariç) Vergi vb. giderler ile ihale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri, Kamu İhale Kurumu payı ve noter masrafları gibi sözleşme giderleri ile amortisman, teknik şartnamede belirtilen hizmetin verilmesi esnasında yüklenici tarafından karşılanacak tüm yazılım, lisans ve ihale konusu işte kullanılacak, oryantasyon (ihale konusu işe uyum) eğitimi gideri, demonstrasyon işlemleri, personel giderleri ile ilgili tüm giderler teklif fiyata dahildir.

Ücret tanımlaması yapılan personel sayıları teknik şartnamede belirtilmiştir ve personel bazında birim fiyat teklif cetvelinde ayrı ayrı satırlar açılmıştır.4857 sayılı İş Kanununun 47 nci maddesi ve 49 uncu maddesi uyarınca ücret hesaplanacak olup ayrıca yüklenici mezkur kanun hükümlerine riayet etmek zorundadır.

Hastanelerde yemek çıkması halinde günde bir defaya mahsus olmak üzere mesai saati içerisinde yemek hastanece karşılanacaktır. Teklif fiyata dahil edilmeyecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan inceleme neticesinde; idare tarafından hesaplanan sınır değerin altında teklif sunduğu tespit edilen istekliye tebliğ edilen yazıda önemli teklif bileşenlerinin “ İhale işlem dosyası üzerinde yapılan inceleme neticesinde; idare tarafından hesaplanan sınır değerin altında teklif sunduğu tespit edilen istekliye tebliğ edilen yazıda önemli teklif bileşenlerinin “…Teklif Bileşenleri

1-İdari şartnamenin

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler

2- Personel Giderler

1- Network Donanım, Teknik Destek ve Yazılım Bakım Elemanı 36 ay 2 işçi (Brüt asgari ücretin %40 fazlası)

2- Network Donanım, Teknik Destek ve Yazılım Bakım Elemanı 36 ay 2 işçi (Brüt asgari ücretin %50 fazlası)

3- Network Donanım, Teknik Destek ve Yazılım Bakım Elemanı 36 ay 2 işçi (Brüt asgari ücretin %60 fazlası)

4- Network Donanım, Teknik Destek ve Yazılım Bakım Elemanı 36 ay 2 işçi (Brüt asgari ücretin %100 fazlası)

3- Teknik şartnamenin;

3.43 HIMSS (Helathcare İnformation and Management Systems Society)

4-Teknik şartnamenin;

20. Veri Tabanı Yönetim Sistemi” şeklinde belirlendiği tespit edilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelerden; SBYS işine ilişkin olan ve kısmî teklife açık olarak düzenlenen inceleme konusu hizmet alımı ihalesinde teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili aşırı düşük teklif açıklaması talep edileceği, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin idarenin takdir yetkisi kapsamında olmak üzere, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu, aşırı düşük teklif sahibi istekliler tarafından Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2’nci maddesinde sayılan yöntemler kullanılarak açıklama yapılabileceği anlaşılmaktadır.

İdare tarafından hesaplanan sınır değerin altında teklif sunduğu tespit edilen istekliye tebliğ edilen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında; “1-İdari şartnamenin 25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler” ifadelerinin yer aldığı, İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25.3’üncü maddesinde “ulaşım, sigorta, montaj, resim, harç, (KDV Hariç) Vergi vb. giderler ile ihale ve sözleşmeye ilişkin damga vergileri, Kamu İhale Kurumu payı ve noter masrafları gibi sözleşme giderleri ile amortisman, teknik şartnamede belirtilen hizmetin verilmesi esnasında yüklenici tarafından karşılanacak tüm yazılım, lisans ve ihale konusu işte kullanılacak, oryantasyon (ihale konusu işe uyum) eğitimi gideri, demonstrasyon işlemleri, personel giderleri ile ilgili tüm giderler teklif fiyata dahildir.” ifadelerinin yer aldığı, dolayısıyla ulaşım, sigorta, montaj, resim, harç vb. giderler ile eğitim ve Teknik Şartname’de belirtilen hizmetin ifasına ilişkin tüm giderlere ait bileşenlerin önemli teklif bileşeni olarak belirlendiği, bu giderlerin hangi bileşenlerinin önemli teklif bileşeni olarak belirlendiğinin ve yine Teknik Şartname’de belirtilen hizmetin ifasına ilişkin tüm giderlerin ne olduğunun açıklanmadığı, bu durumun aşırı düşük teklif açıklamasının hazırlanması, değerlendirilmesi ve incelenmesine olanak tanımadığı ve ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin ihalenin 1’inci kısmında sınır değerin altında olduğu görüldüğünden, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin isteklileri tereddüte düşürmeyecek şekilde aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında somut ve net bir şekilde belirtilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan, ihalenin şikâyete konu 1’inci kısmının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 41.482,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 41.482,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle başvuru sahibine iadesi gereken bedelin bulunmadığı anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin isteklileri tereddüte düşürmeyecek şekilde aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında somut ve net bir şekilde belirtilmesi suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.