KİK Kararı: 2023/UH.I-32

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/001
Gündem No : 40
Karar Tarihi : 04.01.2023
Karar No : 2023/UH.I-32
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Ankara Ulaşım Hizmetleri A.Ş.

İHALEYİ YAPAN İDARE:

T.C Devlet Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğü (TCDD) 2. Bölge Satınalma Servis Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1071422 İhale Kayıt Numaralı “TCDD Eryaman Kamu Konutları-Eryaman YHT Gar Arasında 1 Adet 18 Kişi Kapasiteli Araç İle 01-11-2022/31-10-2023 Tarihleri Arası 12 Ay Süre İle Personel Taşıma Hizmet Alım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

T.C Devlet Demiryolları İşletmesi Genel Müdürlüğü(TCDD) 2. Bölge Satınalma Servis Müdürlüğü tarafından 09.11.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “TCDD Eryaman Kamu Konutları-Eryaman YHT Gar Arasında 1 Adet 18 Kişi Kapasiteli Araç İle 01-11-2022/31-10-2023 Tarihleri Arası 12 Ay Süre İle Personel Taşıma Hizmet Alım İşi” ihalesine ilişkin olarak Ankara Ulaşım Hizmetleri A.Ş.nin 28.11.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.12.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.12.2022 tarih ve 67409 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.12.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/1554 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İhale üzerinde bırakılan isteklinin ortaklık oranları ve yapısı ile ilgili son durumu gösterir ticaret sicil gazetelerini sunmadığı, ortaklık oranı ve kimlik numaralarına ilişkin bir belgenin sunulmadığı, teklif ekinde sunulan imza sirkülerinde yetkili olarak gösterilen kişilerin yetki sürelerinin sona erdiği, imza sirkülerinin ihalenin yapıldığı yıl içinde onaylı olmadığı, ortaklık durum belgesindeki bilgiler ile ticaret sicil gazetesindeki bilgilerin uyumlu olmadığı, teklif mektubu ve eklerinin yetkili kişilerce imzalanmadığı, beyan ettiği belgeleri doğrulamak için idareye sunduğu belgelerinde özel kaşe ve SMMM kaşelerinin yer almadığı, şirket yetkilisinin imzası ve kaşesinin de yer almadığı,

2. İhale üzerinde bırakılan isteklinin yeterlik belgesi olarak düzenlenen özel servis aracı uygunluk tespit belgesi ve umum servis aracı işletme ruhsat belgesini yeterlik bilgileri tablosunda beyan etmediği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, elektronik ihaleler hariç, başvuru ya da teklif mektubunu imzalayanın noter tasdikli imza beyannamesinin,

teklif kapsamında sunulması zorunludur. Tüzel kişilerde; aday veya isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP’tan alınır…

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile elektronik ihaleler hariç vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.

(3) İş ortaklığında, iş ortaklığı beyannamesinin ve iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her biri tarafından, ilgisine göre birinci fıkranın (a) ve (b) bentlerindeki belgelerin ayrı ayrı verilmesi zorunludur…” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

…

(5) e-teklifler EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Kısmi teklife açık ihalelerde teklif mektubu eklerinin her bir kısım için ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kaydı” başlıklı 7’nci maddesinde “…(5) EKAP’a kayıtlı olan; gerçek kişilerin kendileri ile vekil veya temsilcilerine; tüzel kişilerin kendileri, ilgisine göre, ortakları ve ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç)/üyeleri/kurucuları, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda tüzel kişiliği temsile yetkili yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcilerine ilişkin aşağıda yer alan bilgileri EKAP’a kaydetmeleri ve son başvuru veya ihale tarihinden ve sözleşme imzalamadan önce güncellemeleri zorunludur. Bu kişilerin;

a) Gerçek kişi olması halinde adı, soyadı ve T.C. kimlik numarası ile varsa işletme adı ve ticaret unvanı,

b) Tüzel kişi olması halinde ticaret unvanı, vergi kimlik numarası ile varsa işletme adı. Tüzel kişilerde; yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında ticaret sicil verileri esas alınır. Ayrıca anonim şirketlerde (tek ortaklı şirketler hariç) ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımları; şirket niteliğinde olmayan tüzel kişilerde ise üyelerin veya kurucuların kaydı kapsamında Türkiye Ticaret Sicili Gazetelerinde yer almayan bilgileri içeren belgelerin ilgili kısımları da taranarak EKAP’a yüklenir…” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “e-tekliflerin hazırlanması ve sunulması” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlanır. İlan ve ihale dokümanında, EKAP üzerinden sorgulanması mümkün olmayan katılım ve yeterlik belgelerinin Kurum tarafından belirlenen usul ve esaslara uygun şekilde bilgisayarda taratılarak e-teklif kapsamında sunulacağı yönünde düzenleme yapılır.

(2) e-teklifler, istekliler tarafından EKAP üzerinden hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortak girişim ortaklarının tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur…” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: TCDD Eryaman Kamu Konutları-Eryaman YHT Gar Arasında 1 Adet 18 Kişi Kapasiteli Araç İle 01-11-2022/31-10-2023 Tarihleri Arası 12 Ay Süre İle Personel Taşıma Hizmet Alım İşi

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı: 1 Adet 18 Kişi Kapasiteli Araç İle 01-11-2022/31-10-2023 Tarihleri Arası 12 Ay Süre İle Personel Taşıma Hizmet Alım İşi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: TCDD 2. Bölge Müdürlüğü” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

a) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren bilgiler;

…

2. Tüzel kişilerde; isteklilerin yönetimindeki görevliler ile, ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgiler idarece EKAP'tan alınır.

b) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

c) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar.

ç) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

d) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname.

e) İsteklinin ortak girişim olması halinde, teklif mektubu standart formu ekinde yer alan iş ortaklığı beyannamesi,

…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıdaki mevzuat hükümlerinde; ihaleye katılım sağlayacak isteklilerin tüzel kişi olmaları durumunda yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgilerin idarece EKAP üzerinden alınması gerektiği, isteklilerin anonim şirket olması durumunda da ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının taranarak EKAP’a kayıt edilmesi gerektiği, yeterlik bilgileri tablosunda ortaklar ve ortaklık oranları ile temsile yetkili kişilerin ve varsa vekile ilişkin bilgilerin beyan edilmesinin yeterli olduğu, herhangi bir ticaret sicil gazetesinin beyan edilmesine gerek olmadığı belirtilmiştir.

EKAP üzerinden yapılan sorgulamada ihale üzerinde bırakılan Kavlak Seyahat Tur. Taşımacılık Oto Alım Satım Kiralama Besicilik İnş. Tem. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin e-imza kullanılarak Şahin Kavlak tarafından verildiği, anılan şahsın şirketin tek ortağı olduğu, 25.05.2017 tarihinden itibaren aksi yönünde karar alınıncaya kadar müdür olarak şirketi münferiden temsile yetkili olduğu belirlenmiştir.

Ayrıca yapılan incelemede; tüzel kişiliğin yönetimindeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına ilişkin bilgilere yönelik olarak, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler ile EKAP üzerinden temin edilen bilgilerin birbiriyle uyumlu olduğu tespit edilmiş olup, teklifin şirketi temsile yetkili kişi tarafından imzalandığı anlaşılmıştır.

Elektronik ihalelerde isteklilerin ticaret sicil gazetelerini beyan etme zorunluluklarının olmadığı, ortaklık yapısı ve yönetimdeki görevlilere ilişkin bilgilerin EKAP’tan alındığı, ortaklık yapısı ve yönetimdeki görevlilere ilişkin ayrıca belge sunulması gerekmediği, teklifin şirket müdürü Şahin Kavlak‘ın e-imza kullanılarak verildiği, ilgili mevzuat hükümleri gereği imza sirkülerinin sunulma zorunluluğu bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin söz konusu iddiası uygun bulunmamıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

I) Özel Servis Aracı Uygunluk Tespit Belgesi (Ek:Özel Servis Aracı Uygunluk Belgesi)
Umum Servis Aracı işletme Ruhsat Belgesi
(4265 Kamu Kurum Ve Kuruluşları Personel Servishizmet Yönetmeliği Ek:1)” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin sunulma şekli” başlıklı 22’nci maddesinde “22.1. e-teklifler istekliler tarafından EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlandıktan sonra e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Teklife ilişkin e-anahtar, e-teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar EKAP üzerinden gönderilir.

22.2. Yeterlik bilgileri tablosunda ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda ise açıklama istenen teknik özellikler için ayrı satırlar açılmış olup, istekliye ait hangi belgeler esas alınarak ihaleye katılım sağlanmış ise o belgelere ilişkin tarih, sayı, yevmiye numarası gibi bilgiler ile istenen kriterlere ve açıklamalara ilişkin belgelerde yer alan gerekli bilgiler eksiksiz olarak açık ve anlaşılır bir şekilde belirtilmek suretiyle ekli standart formalara uygun şekilde doldurulacaktır. Yabancı istekli tarafından ihaleye teklif verilmesi halinde, bu şartnamede istenilen belgelere veya isteklinin kendi ülkesindeki mevzuat uyarınca düzenlenmiş olan dengi belgelere ilişkin bilgilerin beyan edilmesi gerekir.

…

22.8. İdarece talep edilmesi durumunda istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyenler ekleri ile birlikte, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak süresi içerisinde sunulmak zorundadır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin Yeterlilik Bilgiler Tablosu’nda “Teklif vermeye yetkili olduğuna ilişkin bilgiler” başlıklı bölümün “Sicil, izin, ruhsat ve faaliyet belgeleri” alt başlıklı bölümünün “belge adı ve düzenleyen kurum/kuruluş” başlıklı kısmına “Özel Servis Aracı Uygunluk Tespit Belgesi, Ankara Büyükşehir Belediye Başkanlığı(Ulaşım Dairesi Başkanlığı Denetim ve Filo Takip Şube Müdürlüğü) ,”Belgenin Tarihi, Sayısı ve Geçerlik Tarihi” başlıklı kısmına ise “22.12.2021, E-83783467-210-323387, 31.12.2022” bilgilerini beyan ettiği görülmüştür.

Başvuru sahibinin ihale üzerinde kalan isteklinin “özel servis aracı uygunluk tespit belgesi”ni yeterlik bilgileri tablosunda beyan etmediği yönündeki iddiasıyla ilgili olarak yapılan tespitte ilgili belgenin yeterlik bilgileri tablosunda beyan edildiği görüldüğünden söz konusu iddiası uygun bulunmamıştır.

Diğer taraftan başvuru sahibinin ihale üzerinde kalan isteklinin “umum servis aracı işletme ruhsat belgesi”ni yeterlik bilgileri tablosunda beyan etmediği yönündeki iddiasıyla ilgili olarak yapılan incelemede, ihale üzerinde bırakılan isteklinin Yeterlilik Bilgileri Tablosu’nun “Sicil, İzin, Ruhsat Ve Faaliyet Belgeleri” başlıklı kısmına ihalede kullanılacak araca yönelik istenilen “umum servis aracı işletme ruhsat belgesi”ne ilişkin bilgi beyan etmediği görülmüştür.

İdare tarafından 10.11.2022 tarihli yazı ile istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettiği tevsik edici belgelerin talep edildiği, beyan etmediği ancak, söz konusu ruhsata ilişkin belgenin istekli tarafından 14.11.2022 tarihli yazı ile idareye sunulan bilgi ve belgeler arasında yer aldığı ve idare tarafından 15.11.2022 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin anılan istekli üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

İlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde, e-teklif alınan ihalelerde öncelikle yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeler üzerinden yeterlik değerlendirmesi yapılması gerektiği, bu tabloda belirtilen bilgi/belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilebilenler için sorgulama sonucu elde edilen bilgiler, bu kapsamda teyit edilemeyenler için ise beyanlar esas alınarak değerlendirme yapılacağı, söz konusu beyanlar üzerinden yeterlik değerlendirmesi için istenilen şartları taşıdığı anlaşılan isteklilerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak teyit edilemeyen belgelerin istenilmesi gerektiği, ancak yeterlik bilgileri tablosunda İdari Şartname’de istenilen yeterlik kriterlerine ilişkin beyanda bulunmayan veya beyanda belirtilen hususlar üzerinden yeterlik kriterlerini karşılamadığı anlaşılan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, yeterlik kriterlere yönelik olarak yeterlik bilgileri tablosunda beyanda bulunulmayan hususlarda idarece belge istenilemeyeceği, idarece talep edilip sunulsa bile yeterlik değerlendirmesinde dikkate alınamayacağı anlaşılmaktadır.

Yapılan değerlendirmede, idarece talep edilmesi durumunda istekliler tarafından, e-teklifleri kapsamında beyan edilen bilgi ve belgelerin idareye sunulması gerektiği, yeterlilik bilgileri tablosunda beyan edilmeyen bilgi/belgelerin teklif değerlendirmesine esas teşkil edemeyeceği, idare tarafından yeterlik bilgileri tablosunda “umum servis aracı işletme ruhsat belgesi”ne ilişkin bilgi beyanı bulunmayan istekliden belge talep edilerek ihalenin anılan istekli üzerinde bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı, başvuru sahibinin ihale üzerinde bırakılan isteklinin ruhsat belgesine yönelik olarak yeterlilik bilgiler tablosunda beyan edilmediği yönündeki iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Kavlak Seyahat Tur. Taşımacılık Oto Alım Satım Kiralama Besicilik İnş. Tem. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin telifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.