KİK Kararı: 2023/UH.I-273

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/010
Gündem No : 46
Karar Tarihi : 01.02.2023
Karar No : 2023/UH.I-273
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Bilfo Bilgisayar ve Bilişim Sistemleri Limited Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Gülhane Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/917620 İhale Kayıt Numaralı “Gülhane Eğitim ve Araştırma Hastanesi 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Gülhane Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 02.11.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Gülhane Eğitim ve Araştırma Hastanesi 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bilfo Bilgisayar ve Bilişim Sistemleri Limited Şirketinin 23.12.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.01.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 11.01.2023 tarih ve 72969 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.01.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/80 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Gülhane Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından gerçekleştirilen “Gülhane Eğitim ve Araştırma Hastanesi 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin kesinleşen ihale kararında, İdari Şartname ve Teknik Şartname gereğince gerçekleştirilen demo sürecinde başarısız olduklarından bahisle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, diğer istekli Fonet firması tarafından teklif edilen ürünün Teknik Şartnameye uygun olmadığı halde demo sürecinde başarılı sayılarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği, gerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması, gerekse diğer istekli Fonet firmasının en avantajlı teklif olarak belirlenmesi kararına karşı yapılan şikayet başvurusunun da idare tarafından eksik incelemeye dayalı olarak reddedildiği, kesinleşen ihale kararında ve şikayet başvurularına verilen cevapta ilgili mevzuata ve ihale dokümanına açıkça aykırı gerekçelere yer verilerek, 4734 sayılı Kanunun 5’inci maddesindeki temel ilkelerin ihlal edildiği, şöyle ki;

a) İdareye şikayet dilekçelerindeki 1’inci itirazlarında “Fonet firmasının satın alma modülü demonstrasyonunda Kiksoft firmasına ait ürünle demonstrasyon yaptığı ancak bu ürünün teknik şartnameye aykırı olduğu” iddiasına yer verildiği, somut uyuşmazlıkta Teknik Şartnamenin 3.1.3. maddesinde, “Yüklenici bir sözleşme çerçevesinde başka bir gerçek ya da tüzel kişiden aldığı ve başka bir gerçek ya da tüzel kişinin ürettiği yazılım ile ihaleye katılamaz. Teklif edilen yazılım teklif verenin kendi ürünü olmalıdır. VTYS; Satınalma Modülü, Personel İşlemleri- Maaş modülü bu konuda kapsam dışında tutulacaktır.” açıklamasına yer verilerek, satınalma modülü ve personel işlemleri-maaş modülünün isteklinin ürünü olmayabileceğinin belirtildiği, bu düzenlemede, ilgili modüllerin başka üretici firmaların ürünü olabileceği belirtilmiş olup, buna göre söz konusu modüller bağlamında alt yüklenici çalıştırılabileceği sonucuna ulaşılması gerektiği, ancak İdari Şartnamenin “Alt yükleniciler” başlıklı 18 inci maddesinde, “18.1. İhale konusu alımın tamamı veya bir kısmı alt yüklenicilere yaptırılamaz.” hükmüne yer verildiği, bu düzenlemeye göre, somut uyuşmazlıkta alt yüklenici çalıştırılmasının hukuken mümkün olmadığı,

İdarenin itirazlarına verdiği cevapta özetle “demonstrasyonda Fonet firmasının Satınalma modülü ile ilgili kendisine ait ürünle demonstrasyon yaptığı” nın belirtildiği, aynı idarece verilen kesinleşen ihale kararında ise “…belirtilmiş olan Satınalma programının Teknik Şartname 3.1.3 maddesi ile kapsam dışında bırakılacağı açıkça ifade edildiğinden, bunun dışında yer alan yazılımların teklif verenin kendi ürünü olması gerektiği hususu net olarak ifade edilmiş olduğundan...” ifadelerine yer verilerek Fonet firmasının Kiksoft ürünü ile demonstrasyonu gerçekleştirdiğinin ihale komisyonu tarafından kabul edildiği, bu durumda demo sürecinde Fonet firmasının hangi satınalma modülünü kullandığı, söz konusu ürünün kendisine ait olup olmadığı, kullanılan ürünün smart-client (akıllı istemci) mimariye sahip olması ve ihale konusu diğer SBYS yazılımları ile aynı veri tabanı üzerinden çalışması koşulunu karşılayıp karşılamadığı hususunda teknik görüş alma da dahil gerekli incelemelerin yapılması gerektiği, ayrıca konu hakkında Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğünden görüş alınması gerektiği, ancak gerek ihale komisyonu kararında, gerekse şikayet başvurumuza verilen cevapta, bu iki koşulun demo sürecinde Kiksoft Satınalma yazılımında bulunup bulunmadığı hususunun değerlendirilmediği, Teknik Şartnameye uyumluluk incelemesinin eksik bir şekilde sonuçlandırıldığı,

Bu durumda İdari Şartnamenin 18’inci maddesinin açık hükmü ile Teknik Şartnamenin 3.1.3’üncü maddesi arasında açık bir tutarsızlık/çelişkinin söz konusu olduğu, bu durumda iki ihtimalin bulunduğu, ya öncelik sıralamasında ve yeterlik değerlendirmesinde İdari Şartname hükümleri esas alınması gerektiği yorumundan hareketle, başkasına ait bir yazılım/modülün kullanılabilmesinin alt yüklenici çalıştırılması anlamına geldiği için; satınalma modülü ve personel işlemleri-maaş modülünün isteklinin kendi ürünü olması zorunluluğu üzerinden ihale sürecinin yeniden işletilmesi gerektiği, ya da her ne kadar süresi içerisinde itiraz edilmediği için ihale dokümanı kesinleşmiş olmakla birlikte, demo sürecinin birbiri ile açıkça çelişkili olan doküman düzenlemelerine göre sağlıklı bir şekilde yürütülmesinin hukuken mümkün olmadığı gerekçesiyle ihalenin iptal edilmesi gerektiği, öte yandan bir an için ihale dokümanında açık bir çelişki olmadığı ve satınalma modülü ve personel işlemleri-maaş modülünün isteklinin kendi ürünü olması gerekmediği varsayıldığında da Teknik Şartnamenin 3.1.3, 6.1.1 ve 6.1.8 maddelerinde yer alan düzenlemeler doğrultusunda Fonet firmasının demo sürecinde başarısız bulunması gerektiği, ancak gerek ihale komisyonu kararında, gerekse şikayet başvurularına verilen cevapta, Teknik Şartnamenin 6.1.1 ve 6.1.8’inci maddelerinde yer alan koşulların demo sürecinde Kiksoft Satınalma yazılımında bulunup bulunmadığı hususunun değerlendirilmediği, Teknik Şartnameye uyumluluk incelemesinin eksik bir şekilde sonuçlandırıldığı,

b) Şikayet başvurularındaki ikinci maddede yer alan itirazlarında özetle “avuç içi damar okuma cihazının demonstrasyona istekli tarafından getirilmesi gerekmediği” nin ifade edildiği, idarenin de itirazlarını reddettiği, avuç içi damar okuma cihazının demonstrasyona istekli tarafından getirilmesinin gerekmediği, zira Teknik Şartnamenin 10.1.1.26’ncı maddesinde “Hasta kimlik bilgileri sisteme kaydedilirken, hastanenin yapısına ve ihtiyacına göre sistemde hastaya ait resim ve avuç içi damar izi biyometrik kimlik bilgisi ekleme özelliği olmalıdır. (İhtiyaç duyulduğu takdirde resimlerin çekilip/taranıp sisteme aktarılması için gerekli donanımın temini ayrıca İdare tarafından sağlanacaktır)” açıklamasının yer aldığı, bu durumda söz konusu düzenlemenin idarenin mevcut koşulları/ihtiyaçları için gerekli bir özellik olmadığı, gelecekte ihtiyaç duyulması halinde aranan bir özellik olduğu, sözleşme aşamasında, entegre edilecek donanım ve cihazların idarece temin edilmesi/idarenin malı olması, ihale dokümanında listelenmiş olması ve entegrasyon kabiliyetinin bulunması gerektiği, aksi halde SBYS hizmeti sağlayıcısından talep edilmeyeceği, bu şartın uygulanacağı/sorgulanacağı aşamanın demo süreci olmadığı, sözleşme aşaması olduğu, nitekim idarenin demo’da Teknik Şartnamedeki yazılı tüm şartları kontrol etmeyi tercih etmediği, Teknik Şartnamenin 3.3.11 ve devamı maddelerinde sayma yoluyla tahdidi olarak belirttiği konularda demo’nun birinci aşamasını gerçekleştireceği yönünde düzenleme yapıldığı, idarece avuç içi damar okuma cihazı getirmediği için kendileri ihale dışı bırakılıyorsa Fonet firmasının da MR cihazı getirmediği için ihale dışı bırakılması gerektiği, zira bu durumda bütün bir hastane donanımının ve ileride alınması muhtemel bütün donanımların demonstrasyon odalarına taşınması gerektiği,

c) Şikayet başvurularındaki üçüncü maddede özetle “kendi firmalarının başka bir firmanın LBYS ürününün demonstrasyonunu yaptığı gerekçesi ile ihale dışı bırakılması”na itiraz edildiği, idarenin de bu itirazlarını reddettiği, İdari Şartnamenin 7’nci maddesinde açıkça belirtildiği üzere bir yeterlik belgesi olarak sunulan Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Kayıt Tescil Sisteminde (KTS) aktif listesinde olduklarına dair belgeyi, KTS yetki belgesini ve üretici olduklarını gösterir belgeleri yeterlik değerlendirmesi aşamasında inceleyip uygun bulan idarenin; daha sonra demo aşamasında söz konusu belgeleri yok sayarak LBYS yazılımının kendi ürünleri olmadığı sonucuna ulaşmasının açık bir tutarsızlığa ve komisyon değerlendirme sürecinin objektif işlemediğine işaret ettiği, bu konudaki tespitin demo aşamasında değil, yeterlik belgelerinin kontrol edildiği aşamada yapılması gerektiği,

İdarenin itirazlarına verdiği cevapta özetle “…Bu düzenlemenin amacının KTS belgesine sahip olan ancak hiçbir yazılım üretmeyen piyasada bulunan farklı farklı firmalardan toplama yazılımlarla ihaleye iştirak edilmesini engellemek olduğu tespit edilmiş ve bu nedenle şikayet sahibinin dilekçede yer alan ifadelerinin uygun bulunmadığı değerlendirilmiştir…Farklı tüzel kişiliklere sahip olan Bilfo firması ile Ventura firmasının ortaklıklarının bulunması veya ticaret sicilinde aynı kişiye ait olmaları veya bir yazılımı ortaklaşa üretmelerinin İhale Komisyonunu ilgilendiren bir konu olmadığı değerlendirilmiştir…İsteklilerin veya sektörde yer alan firmaların kendi ürettikleri yazılımlara ne isim vereceğinin kendilerinin bileceği bir konu olduğu ve yapılan ihalede ihale komisyonunun da bu hususla ilgili bir değerlendirme yapmadığı görülmüştür…ALIS modülünün halihazırda Ankara Etlik Şehir Hastanesinde Ventura Yazılım A.Ş. firması tarafından işletildiği öğrenilmiştir…” denildiği, ALIS markasının Ventura adına marka tescili olduğu ve bu ismin kendi firmaları olan Bilfo firması tarafından da kullanıldığı, Ventura ve Bilfo firmalarının birebir aynı ortaklık yapısına sahip olduğu, ayrıca demonstrasyon tutanakları incelendiğinde görüleceği üzere idareye henüz LBYS modülü demonstrasyonu yapılmadan 21.11.2022 tarihli tutanakta “LBYS modülünün ALIS isimli program ile sağlandığı görülmüştür” denilmiş olmasının ihale komisyonunun kendilerini ihale dışı bırakmak için usule aykırı hareket ettiğinin açık göstergesi olduğu, özetle kendi firması olan Bilfo firmasının LBYS ürününe sahip olduğu Sağlık Bakanlığı KTS Belgesi ile belgelendiği, başka bir belgeye ihtiyaç olmadığı, bu durumun düzeltici işlemle düzeltilmesi gerektiği,

d) Şikayet başvurularındaki dördüncü itirazda “kendilerinin bazı raporları hem smart client hem de web tabanlı olarak göstermesi sonucunda ihale dışı bırakılması”na itiraz edildiği, idarenin de bu itirazlarını reddettiği, idarenin itirazlarına verdiği cevapta özetle “Gerek demo tutanaklarının incelenmesi gerekse de ihale komisyonu üyeleri ile yapılan görüşmelerde, demo aşamasında raporlama ve istatistiklerle ilgili olarak firmanın şartnamede yer alan bazı maddeleri programın içinden gösterdiği, bazı maddeleri ise programın içinden göstermeyip web tabanlı olarak ayrı bir tarayıcı program üzerinden gösterdiği öğrenilmiştir” denildiği, bununla birlikte demonstrasyon günlük değerlendirme tutanaklarında böyle bir tespitte bulunulmadığı, bununla birlikte demonstrasyonun nasıl yapılacağının İdari ve Teknik Şartname’de açıkça belirtildiği, eğer bazı raporların gerçekten de smart client olarak değil de yalnızca web tabanlı olarak gösterilmiş olsa idi bu durumun tutanaklarda belirtilmesi, istekli tarafından da imzalanması, istekli imzalamaktan imtina ediyorsa da bu durumun tutanakta açıkça belirtilmesi gerektiği, demonstrasyon esnasında bazı raporların hem web hem de smart-client mimari ile çalışacak şekilde ihale komisyonuna gösterildiği, ihale komisyonu da bunu “parçalı münferit yapı” diyerek kendilerinin ihale dışı bırakıldığı, başka bir ifade ile ihale dışı bırakılmasına neden olarak gösterilen gerekçenin sistemin zenginliği olarak değerlendirilmediği için yanlışlık yapıldığı, demonstrasyon esnasındaki video kayıtlarına bakılacak olursa aynı rapor ve istatistiklerin hem web hem de smart-client olarak ihale komisyonuna gösterildiği, ihale komisyonunun ise bunu yok saydığının açıkça görüleceği, ihale komisyonu aynı konuda Fonet firmasının teklif ettiği Kiksoft Satınalma yazılımının incelenseydi yalnızca web tabanlı mimariye sahip olduğunu (smart-client mimariye sahip olmadığını), ayrıca Oracle veritabanına dahi veri yazmayıp Lotus-Domino dosya sistemine yazdığını ihale komisyonunun göreceği, bu durumda kendilerini değil Fonet firmasının ihale dışı bırakılması yönünde karar alınması gerektiği, açıktır ki demonstrasyon esnasında tutanak altına alınmamış hiçbir hususla ilgili isteklinin ihale dışı bırakılamayacağı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: GÜLHANE EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ 36 AYLIK SAĞLIK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (SBYS) HİZMET ALIMI

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

36 AY SÜRE İLE 2105 TERMİNAL SAĞLIK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (SBYS) HİZMET ALIMI

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: GÜLHANE EĞİTİM VE ARAŞTIRMA HASTANESİ” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterler” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

ı)

1. Yüklenici ihale tarihinde aşağıda yer alan Sağlık Bakanlığı Sağlık Bilgi Sistemleri Kayıt Tescil Sisteminde (KTS) aktif listesinde olduğunu ve yetki belgesini ve ihaleye dosyasında üretici olduğunu gösterir belgelerini teklif dosyasında sunmalıdır.

-HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi)

-LBYS (Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi)

-PACS (Görüntü Arşivleme ve İletişim Sistemi)

-KMBYS (Klinik Mühendislik Bilgi Yönetim Sistemi)

-KDS (Karar Destek Sistemi)

2. İstekliler, teklif ettikleri yazılım ürünleriyle ilgili lisanslama işlemlerini tamamlamış olmalı ve bu durum 5846 sayılı Fikir ve sanat Eserlerini Koruma Kanununda belirtilen yasal gereklere uygun olarak belgelenmelidir. İsteklilerin Kültür Ve Turizm Bakanlığından, program lisans tescilinde kullanılacak olan Bil-Kod numarasını almış olmaları istenmekte olup tekliflerinde sunmaları gerekmektedir.

…

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7.2.

Teknik Şartnamenin 3.3 maddesine göre belirtilen hususlar ve Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzu (Sbys-Ak) çerçevesinde idarenin belirlediği yer ve zamanda demonstrasyon yapılması istenecektir…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Alt yükleniciler” başlıklı 18’inci maddesinde “18.1. İhale konusu alımın tamamı veya bir kısmı alt yüklenicilere yaptırılamaz.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 48’inci maddesinde “48.1. İhalede uygulanacak sınır değer katsayısı (R): Bilgisayar Sistemlerine Yönelik Hizmetler/0,87

İhale konusu işle ilgili idare tarafından teknik şartnamelerde düzenlenen tüm koşullar yüklenici tarafından eksiksiz yerine getirilecektir. Teklif zarflarının incelenmesi neticesinde ihale karara bağlanmadan önce İdare tarafından demonstrasyon talep edilecektir. Demonstrasyon tarih ve zamanı İdare tarafından isteklilere bildirilecektir. Demonstrasyon, teknik şartnamenin demonstrasyon ile ilgili hükümlerine göre yapılacaktır.

İdari şartname ve sözleşme tasarısında belirtilmeyen hususlar Teknik Şartnamede belirtildiği gibi olacaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Genel koşullar” başlıklı 3.1’inci maddesinde “…3.1.3. Yüklenici bir sözleşme çerçevesinde başka bir gerçek ya da tüzel kişiden aldığı ve başka bir gerçek ya da tüzel kişinin ürettiği yazılım ile ihaleye katılamaz. Teklif edilen yazılım teklif verenin kendi ürünü olmalıdır. VTYS; Satınalma Modülü, Personel İşlemleri- Maaş modülü bu konuda kapsam dışında tutulacaktır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “DEMONSTRASYON (Demo)” başlıklı 3.3’üncü maddesinde “3.3.1. Demo, İdarenin sağlayacağı bir mekânda yapılacaktır.

3.3.2. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

3.3.3. Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.

3.3.4. Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.

3.3.5. İsteklinin yapacağı yeterlilik demo'su sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

3.3.6. Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler Isteklilerce karşılanacaktır.

3.3.7. MKYS, MEDULA, TİG, E-NABIZ Online, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

3.3.8. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

3.3.9. İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

3.3.10. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

3.3.11. Birinci Aşama-Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği

3.3.11.1. İdareler Teknik şartnamede yazılı tüm şartları demo’da görmek isteyebilir. Buna ek olarak aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde asgari olarak kontrol edilmesi istenmelidir.

3.3.11.2. Birinci aşamaya ilişkin aşağıdaki maddelerin şartnamenin eki olan SBYS'de seçilmiş olan bilgi sistemleri için sağlanması gerekmektedir (Örneğin şartnamenin eki olarak LBYS seçilmemiş ise LBYS ile ilgili maddeler birinci aşamaya dahil edilmeyecektir.).

3.3.11.3. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,

3.3.11.4. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi,

3.3.11.5. MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma,

3.3.11.6. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları,

3.3.11.7. Tüm ayrıntıları İle stok ve MKYS yönetimi,

3.3.11.8. Demirbaş yönetimi,

3.3.11.9. Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını İzlemesine yönelik işlemler,

3.3.11.10. Kalite yönetiminde SBYS'ye yönelik maddeler,

3.3.11.11. Indikatör yönetiminde SBYS'ye yönelik maddeler

3.3.11.12. Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi, Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi

3.3.11.13. Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü

3.3.11.14. Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler

3.3.11.15. Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri

3.3.11.16. Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS'ye yönelik işlemler ve SBYS sistemi ile karşılaştırmaları,

3.3.11.17. Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,

3.3.11.18. Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı,

3.3.11.19. İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi,

3.3.11.20. Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,

3.3.1.21. Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynaklan Sisteminde yer alan izin ve rapor İşlemleri, nöbet listelerinin planlanması,

3.3.11.22. Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi,

3.3.11.23. Kiosk sistemleri,

3.3.11.24. Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama.

3.3.12. İkinci Aşama-Log Tutma ve Analizi

3.3.12.1. Bu kılavuzun "Loğlama ve Performans" başlığı altında bulunan Loğlama İşlemleri bölümünde tanımlanan loğların tutulup tutulmadığı, 01.03.2018 tarihinden sonra Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak, kontrol edilecektir.

3.3.13. Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği

3.3.13.1. Genel Müdürlük tarafından verilen "Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi" sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

3.3.13.2. "Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi" olmayan isteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmım aktarması İstenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. İdarenin VEM'de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Aktarım şemasının oluşturulması ve 2 (iki) aylık verinin aktarılması için 10 takvim günü verilecektir, Aktarımın yeterliliği, VEM'de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.

3.3.13.3. Demo süresi her bir İstekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla (üç) iş günü aşmayacaktır, Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo için davetler bildirilen elektronik posta, faks, veya resmi yazıyla yapılabilir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Yazılım altyapısı” başlıklı 6.1’inci maddesinde “…6.1.1.Uygulama yazılımı smart-client (akıllı istemci) mimariye sahip olmalı, Yüklenici teklif ettiği mimariyi teklifinde belirtmelidir. Demontrasyon'da yüklenicinin yazılımı incelenecektir, smart Client olmayan yazılımlar değerlendirme dışı bırakılacaktır. Münferit ve parçalı yapı kabul edilmeyecektir.

…

6.1.8. SBYS genelinde tüm yapı ve mekanizmalarda veri bütünlüğü, tutarlılığı ve entegrasyonun en üst düzeyde sağlanabilmesi amacıyla teknik şartname kapsamında belirtilen tüm modüller mutlak surette yüklenici firmanın ürünü ve aynı çekirdek altyapıya sahip olmalıdır. Tüm yazılımlarda nihai tüm girdi/çıktı işlemlerinin aynı veri tabanı ve "master patient index (çekirdek hasta kaydı)" üzerinden sağlanacak; münferit, parçalı, kısmi, dolaylı çözümler kabul edilmeyecektir” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Hasta kayıt/kabul modülü” başlıklı 10.1’inci maddesinde “…10.1.1.26. Hasta kimlik bilgileri sisteme kaydedilirken, hastanenin yapısına ve ihtiyacına göre sistemde hastaya ait resim ve avuç içi damar izi biyometrik kimlik bilgisi ekleme özelliği olmalıdır. (İhtiyaç duyulduğu takdirde resimlerin çekilip/taranıp sisteme aktarılması için gerekli donanımın temini ayrıca İdare tarafından sağlanacaktır).” düzenlemesi yer almaktadır.

İdarece başvuru sahibi istekliye 14.11.2022 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazıda “…Tarafınıza 11.11.2022 tarihine yapılan tebligat ile 16.11.2022 tarihinde Demonstrayon yapılacağı ve demonstrasyonda kullanılmak üzere;

Kurumumuza ait 01.08.2022-30.09.2022 tarihleri arasındaki 2 aylık VEM Görüntüleri ve Referans Kodları Tablosunu ayrıca VEM’de olmayan veriler ve bu verilerin tablo yapılan ilişkileri, anahtar alanları ve açıklamaları içeride hizmet veren firmadan temin edilmiş olup bu verilerin 14.11.2022 tarihinde Satınalma Biriminden teslim alınması gerekmekte olduğu bildirilmişti.

Demonstrasyon süreci teknik şartnamede belirtildiği gibi öncelikle Birinci Aşama-Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği ile İkinci Aşama-Log Tutma ve Analizi yapılmak suretiyle gerçekleştirilecek olup yapılan demonstrasyon sonucunda her iki aşamayı geçmeniz durumunda üçüncü aşama olan Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği demosu yapılacaktır.

11.11.2022 tarihinde tarafınıza yapılan tebligata konu olan İdaremize ait 2 aylık VEM Görüntüleri ve Referans Kodları Tablosunu ayrıca VEM’de olmayan veriler ve bu verilerin tablo yapıları, ilişkileri, anahtar alanları ve açıklamalarına ilişkin veriler üçüncü aşama demo için gerekli olan veriler olduğundan ilk iki aşama tamamlandıktan sonra tarafınıza verilecektir.

Dolayısıyla 11.11.2022 tarihinde verilerin alınması ile ilgili tebligatı dikkate almamanızı ve 16.11.2022 tarihinde Saat: 10:00'da Hastanemiz Bilgi İşlem Biriminde İhale Komisyonunun da katılımıyla yapılacak olan demonstasyon öncesinde gerekli hazırlıkların yapılması hususunda gereğini rica ederim.” ifadelerine yer verilerek demonstrasyona davet edildikleri tespit edilmiştir.

İdarece 16.11.2022, 17.11.2022, 18.11.2022 ve 21.11.2022 tarihlerinde “Demonstrasyon (1. Aşama) Günlük Değerlendirme Tutanakları”nın düzenlendiği, düzenlenen tutanakların ihale komisyonu ve başvuru sahibi tarafından imzalandığı, (16.11.2022 ve 21.11.2022 tarihinde düzenlenen tutanaklar başvuru sahibi tarafından ihtirazi kayıtla imzalanmıştır.) idarece 21.11.2022 tarihinde ihale komisyonu tarafından imzalanarak düzenlenen ve başvuru sahibi tarafından “1-Gösterimi yapılan LBYS, HBYS ve diğer modüller firmamıza aittir. Marka tescil bilgisi aksini ispat değildir.

2- Demonstrasyon sürecinde gösterilen rapor ve istatistikler smart client ve web olarak her iki mimaride de gösterilmiştir.” şeklinde ihtirazi kayıtla imzalanan “Demonstrasyon (1. Aşama) Günlük Değerlendirme Tutanağı”nda “1.Modüllere ilişkin demonstrasyon devam ederken teknik şartnamenin genel koşullar başlığının 3.1.3 maddesi ihale komisyonu ve istekli BİLFO firması yetkilileri ile görüşülmüş olup, demonstrasyon esnasında LBYS modülünün ALİS isimli program ile sağlandığı görülmüştür. Şartnamenin 3.1.3 maddesinde "Yüklenici bir sözleşme çerçevesinde başka bir gerçek ya da tüzel kişiden aldığı ve başka bir gerçek ya da tüzel kişinin ürettiği yazılım ile ihaleye katılamaz. Teklif edilen yazılım teklif verenin kendi ürünü olmalıdır. VTYS; Satınalma Modülü, Personel İşlemleri-Maaş modülü bu konuda kapsam dışında tutulacaktır." Denilmekte olup, ALİS modülünün marka tescil belgesinde VENTURA yazılım firmasına ait olduğu internet sorgulaması sonucunda tespit edilmiştir. LBYS modülü şartnamenin ilgili maddesinde muaf tutulan modüller arasında olmadığından genel koşul itibariyle bu maddenin sağlanmadığı tespit edilmiştir.

2. Yine teknik şartnamenin 6.1.1 maddesinde "Uygulama yazılımı smart- client (akıllı istemci) mimariye sahip olmalı, Yüklenici teklif ettiği mimariyi teklifinde belirtmelidir. Demontrasyon'da yüklenicinin yazılımı incelenecektir, smart client olmayan yazılımlar değerlendirme dışı bırakılacaktır. Münferit ve parçalı yapı kabul edilmeyecektir." düzenlemesi yer almakta olup, demonstrasyon esnasında raporlama ve istatistik özellikleri gösterilirken web sayfasına yönlendirildiği tespit edilmiş olup, bu yönüyle parçalı bir olduğundan teknik şartnameye uygun olmadığı tespit edilmiştir.

İhale komisyonu yukarıda gerekçeleri belirtilen hususlar nedeniyle demonstrasyonun 21 Kasım 2022 tarihi itibariyle sonlandırılmasına karar vermiştir.” ifadelerinin yer aldığı,

Başvuru sahibi tarafından “gün sonu tutanaklarındaki bilgiler esas alınması kaydıyla” şeklindeki ihtirazi kayıtla 21.11.2022 tarihinde imzalanan ve ihale komisyonu üyelerinin imzalarının da bulunduğu “Demonstrasyon (1. Aşama) Değerlendirme Sonuç Tutanağı”nda “İdari Şartname Madde 48.1 ve Teknik Şartnamenin 3.3.11 maddesi gereğince 1. Aşama 16 Kasım 2022 Tarihinde yukarıda bilgileri yer alan istekli firma personelleri tarafından gerekli donanım ve teçhizatla, toplantı salonunda aşağıda ismi yazılı üyelere sunum yapılmıştır.

Teknik şartnameye göre yapılan değerlendirmede, isteklinin yazılım alt yapısı ve teknik şartnamede istenmiş olan modüller ve alt maddeleri incelenmiş olup; Teknik Şartnamenin 3.1.3, 6.1.1 ve 10.1.1.26 maddelerini karşılamadığından Teknik Şartnameye uygun olmadığı tespit edilmiştir.” şeklindeki ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

Bunun üzerine başvuru sahibi tarafından demo tutanaklarına yönelik idareye başvuruda bulunulduğu, idarece alınan 14.12.2022 tarihli ihale komisyonu kararında “İdaremize ihaleye yönelik olarak 23.11.2022 tarihinde BİLFO Bilgisayar ve Bilişim Sistemleri A.Ş.’nin vermiş olduğu dilekçede hastanemizde 2019/537804 İKN’li ihale kapsamında Kik-Soft tarafından geliştirilmiş ve desteği verilmekte olan Satınalma modülü yalnızca Fonet ürünü olmaması açısından bir muafiyete sahiptir. Bununla Birlikte teknik şartnamenin 6.1.1, 6.1.4 ve 6.1.8 maddeleri ve yine bu teknolojiye atıf yapan benzer maddeler açısından bir muafiyete sahip değildir. Bununla birlikte 1. 1a. 1b. 1c. 1d maddelerinde yine ilgili Satınalma programının web tabanlı mimari ile çalıştığı yönünde beyanlar ve iddialara yer verilmiştir.

İddialar İşin uzmanı ve komisyon üyelerince incelenmiş; belirtilmiş olan Satınalma programının Teknik Şartname 3.1.3 Maddesi ile kapsam dışında bırakılacağı açıkça ifade edildiğinden bunun dışında yer alan yazılımların teklif verenin kendi ürünü olması gerektiği hususu net olarak ifade edilmiş olduğundan iddia yersiz bulunmuştur.” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

Ayrıca Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. nin demonstrasyonun tüm aşamalarında başarılı olarak belirlendiği tutanakların ihale komisyonu ve söz konusu istekli tarafından imzalandığı görülmüştür.

İdari Şartname’nin 7’nci maddesine göre Teknik Şartnamenin 3.3 maddesinde belirtilen hususlar ile Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzu (Sbys-Ak) çerçevesinde idarenin belirlediği yer ve zamanda demonstrasyon yapılmasının isteneceği, isteklinin yapacağı yeterlik demo'su sonunda ihale komisyonundan yeterlik almasının zorunlu olduğu, Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemelerin isteklilerce karşılanacağı, Teknik Şartname’de ise demo işleminin detaylarına yer verildiği anlaşılmıştır.

Buna göre demo işleminin üç aşamalı olarak yapılacağı, Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneğinin değerlendirildiği ilk aşamada idarelerin Teknik Şartname’de yazılı tüm şartları demoda görmek isteyebileceği, buna ek olarak söz konusu aşamada Teknik Şartname’de sayılan maddelerin demo sürecinde asgari olarak kontrol edilmesi gerektiği, ikinci aşamada kılavuzda yer alan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan tüm logların tutulup tutulmadığının kontrolünün yapılacağı, üçüncü aşamanın ise veri aktarımına ilişkin olduğu, demo işlemlerinin ihale komisyonu tarafından yapılıp sonuca bağlanacağı, istekli adına yetkilendirilmiş aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyenin katılabileceği, demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerektiği, teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde demonun yapılacağı, demo sürecinde birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanların üçüncü aşama için değerlendirileceği düzenlenmiştir.

Yukarıda aktarılan tespitler ve idarenin şikayete cevap yazısı çerçevesinde, başvuru sahibinin “Fonet firmasının satın alma modülü demonstrasyonunda Kiksoft firmasına ait ürünle demonstrasyon yaptığı ancak bu ürünün teknik şartnameye aykırı olduğu” iddiasına yönelik ihale komisyonu kararında “…belirtilmiş olan Satınalma programının Teknik Şartname 3.1.3 maddesi ile kapsam dışında bırakılacağı açıkça ifade edildiğinden, bunun dışında yer alan yazılımların teklif verenin kendi ürünü olması gerektiği hususu net olarak ifade edilmiş olduğundan...” gerekçesi belirtilerek iddianın yerinde bulunmadığı, söz konusu isteklinin hangi ürünle demonstrasyon yaptığına ilişkin bir açıklama yapılmadığı, bununla birlikte söz konusu iddianın idarenin şikayete cevap yazısında “…İhale komisyonunun demo tutanakları incelendiğinde Fonet firması tarafından Kiksoft veya başka bir 3.parti yazılımın demoda gösterilmediği, Fonet firmasının kendi Satınalma modülünü demoda gösterdiği, itirazı yapan firmanın bu konu ile ilgili somut bir veri ortaya koymadığı…” denilerek reddedildiği, ayrıca Teknik Şartname’de söz konusu şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemelerin isteklilerce karşılanacağının belirtildiği, demonun birinci aşamasına ilişkin ise idarelerin Teknik Şartname’de yazılı tüm şartları demo’da görmek isteyebileceği, buna ek olarak Teknik Şartname’de sayılan maddelerin demo sürecinde asgari olarak kontrol edilmesinin istenmesi gerektiğinin düzenlendiği, dolayısıyla düzenlemenin bu haliyle demonun birinci aşamasına yönelik bir kısıtlama getirmediği,

Yine idarenin şikayete cevap yazısında Teknik Şartname’nin “Genel koşullar” başlıklı 3.1’inci maddesinde yer alan “…3.1.3.Yüklenici bir sözleşme çerçevesinde başka bir gerçek ya da tüzel kişiden aldığı ve başka bir gerçek ya da tüzel kişinin ürettiği yazılım ile ihaleye katılamaz. Teklif edilen yazılım teklif verenin kendi ürünü olmalıdır. VTYS; Satınalma Modülü, Personel İşlemleri- Maaş modülü bu konuda kapsam dışında tutulacaktır.” düzenlemesinin amacının “KTS belgesine sahip olan ancak hiçbir yazılım üretmeyen, piyasada bulunan farklı farklı firmalardan toplama yazılımlarla ihaleye iştirak edilmesini engellemek olduğu” nun net olarak ifade edildiği ve başvuru sahibi istekli tarafından demonstrasyonda LBYS Modülü olarak ALIS isimli yazılım ile iştirak edildiğinin tespit edildiği, ayrıca şikayete cevap yazısında “…Gerek demo tutanaklarının incelenmesi gerekse de ihale komisyonu üyeleri ile yapılan görüşmelerde, demo aşamasında raporlama ve istatistiklerle ilgili olarak firmanın şartnamede yer alan bazı maddeleri programın içinden gösterdiği, bazı maddeleri ise program içinden göstermeyip web tabanlı olarak ayrı bir tarayıcı program üzerinden gösterdiği öğrenilmiştir. Bazı özelliklerin sadece web tabanlı gösterilmesinden dolayı Bilfo firmasının teklifinin, teknik şartnamenin 6.1.1 maddesine uymadığı değerlendirilmiştir…” denilerek şikayet başvurusunun reddedildiği,

Netice itibariyle kesinleşen ihale dokümanı düzenlemeleri ve başvuru sahibinin iddiaları çerçevesinde yapılan incelemede, Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin demonstrasyonun tüm aşamalarında başarılı olarak belirlendiği hususunda demo tutanaklarının ihale komisyonu ve söz konusu istekli tarafından imzalandığı, başvuru sahibi istekliye yönelik yapılan demo sürecinde söz konusu isteklinin yazılım alt yapısı ve Teknik Şartnamede istenmiş olan modüller ve alt maddeleri incelenerek, Teknik Şartname’nin 3.1.3, 6.1.1 ve 10.1.1.26 maddelerini karşılamadığının demonstrasyon sonucunda tespit edildiği ve ihale komisyonu ile başvuru sahibi istekli tarafından tutanak altına alınarak 16.11.2022 tarihinde başlayan demo sürecinin başvuru sahibi için 21.11.2022 tarihinde sonlandırıldığı anlaşılmıştır.

Alımı yapılacak ürünlerin/yazılımların istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin demonstrasyon işlemlerinin usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığına dair yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün olamamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği değerlendirmesinde, demonstrasyon tutanaklarında yer verilen tespitler ve alınan ihale kararı ile demo tutanakları arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır.

Sonuç olarak, demonstrasyona ilişkin tutanakların içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon değerlendirmesi işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyon sonucunda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesinin mümkün olmadığı, demo işlemlerinde usul yönünden bir aykırılık bulunmadığı, ihale işlem dosyasında yer alan belgeler üzerinden inceleme yapılabileceği bunun dışında bir tespit ve değerlendirme yapılamayacağı hususları birlikte göz önünde bulundurulduğunda başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı değerlendirilmiştir.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.