KİK Kararı: 2023/UH.I-1206 (13 Eylül 2023)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2023/046
Gündem No : 13
Karar Tarihi : 13.09.2023
Karar No : 2023/UH.I-1206
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Teknoritma Yazılım Hiz. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Sağlık Bilimleri Üniversitesi Gaziosmanpaşa Eğitim ve Araştırma Hastanesi,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2023/379433 İhale Kayıt Numaralı “Hastanemiz ve Bağlı Birimleri İçin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Sağlık Bilimleri Üniversitesi Gaziosmanpaşa Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından 07.06.2023 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Hastanemiz ve Bağlı Birimleri İçin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Teknoritma Yazılım Hiz. A.Ş.nin 21.08.2023 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 25.08.2023 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.09.2023 tarih ve 106866 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.09.2023 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2023/1022 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, Teknik Şartname’nin 4’üncü ve devamı maddelerinde demonstrasyon sürecinin hangi usul ve esaslara göre yapılacağının düzenlendiği, ancak sürecin Teknik Şartname maddelerine aykırı olarak gerçekleştirildiği, şöyle ki; hastane bilgi yönetim sisteminin karmaşık bir sistem olduğu, bu nedenle demonstrasyon sürecinin Teknik Şartname’ye uygun olacak şekilde tamamlanmasının günlerce süreceği, bununla birlikte ihale üzerinde bırakılan isteklinin demonstrasyon sürecinin üç gün içerisinde tamamlandığı, Teknik Şartname’de yer alan 43 ana başlığa sahip, altında birçok alt madde ve ekran olan modüllerin üç gün içerisinde kontrol edilmesinin hayatın olağan akışına aykırı olduğu, ayrıca aktarım yeteneğinin de üç gün içerisinde ölçülmesinin mümkün olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Hastanemiz ve Bağlı Birimleri İçin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

12 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: S.B.Ü. Gaziosmanpaşa Eğitim ve Araştırma Hastanesi ve Bağlı Birimleri” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi” başlıklı 7.7’nci maddesinde “7.7.2. İdaremizce, belge değerlendirmeleri sonucunda yeterlik kriterlerini sağlayan ve ihaleye ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. teklif fiyatı sunan isteklilerden başlamak üzere, detayları teknik şartnamenin DEMONSTRASYON VE İÇERİĞİ başlıklı 4. maddesinde belirtildiği şekliyle demonstrasyon istenecektir. Belirlenen tarihte demonstrasyona iştirak etmeyen isteklilerin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek. “ASLINDA VARDI YÜKLENMEMİŞ.”-“GELİŞTİRİLME AŞAMASINDA”-"BİLGİSAYARDA ARIZA OLUŞTU”-“DATABASE ÇÖKTÜ”-“BİLGİSAYARI AÇAMIYORUM” v.b. cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevaplar kabul edilmeyecek ve böyle bir durum oluştuğu takdirde ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.

Bu demo sonunda teknik şartnamede yer alan tüm yazılım modüllerinin içerisinden ihale komisyonu tarafından talep edilecek içeriklerinin teklif edilen yazılım tarafından karşılanıp karşılanmadığını tespit amacıyla; her modülün işlevleri ve bu işlevlerin yerine getirilmesinden sonra o modülden alınması gereken çıktılar kontrol edilecek, ihale komisyonunca demoda yeterli bulunan firmaların teklifi değerlendirmeye alınacaktır (Ekonomik açıdan 1. ve 2. fiyat teklif sahiplerinin demonstrasyonu uygun bulunması halinde diğer teklif sahiplerinden demo istenmeyecektir.). Demo yapılması neticesinde teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin teknik şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Aşırı düşük tekliflerin açıklama istenmeksizin reddedileceği ya da diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre aşırı düşük tekliflerin bulunmadığı ihalelerde, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerine; yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işlemlere ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir…” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. Demonstrasyon işlemleri İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

4.2. MKYS, MEDULA, TİG, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar istekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

4.3. Demonstrasyon için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler isteklilerce karşılanmalıdır.

4.4. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen isteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

4.5. İhaleden önce İstekli demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

4.6. Demo, İdarenin belirleyeceği ve sağlayacağı mekânda yapılacaktır.

4.7. İdare gerek görürse Demo senaryosu hazırlayabilir ve bu senaryoya göre icra edilmesini talep edebilir. Bu durumda ilgili senaryolar, Demo talep edilen tüm isteklilere eş zamanlı bildirilecektir.

4.8. Demo ile ilgili değerlendirmeleri ve kararları İhale komisyonunun vermesi şartı ile idare gerek gördüğü teknik personeli DEMO’ya çağırabilecektir. Bu çalışmada Sağlık Bakanlığı’nın diğer kurumlarında çalışan personellerde görevlendirilebilir.

4.9. İstekli; Demo mekânında aynı anda en fazla 5 (beş) kişi bulunduracaktır.

4.10. DEMO için gerekli bağlantı kabloları ve montaj istekli tarafından sağlanacak, idarenin gösterdiği mekânda DEMO başlama saatinden en az 1 saat önce tüm kurulum ve yazılımlar tamamlanmış, çalışır duruma getirilmiş olacaktır.

4.11. Demo sonucunu gösterir tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası ihale dosyasında saklanacak diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum tutanakta açıkça belirtilecektir.

4.12. İhale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) istenecektir. Tüm modül veya fonksiyonlar, şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olmalıdır. Demoda bu durum test edilecektir. Eksik modül, fonksiyon ve bunların doğru çalışmaması ihaleden elenme sebebidir.

4.13. Tanım: Hastanelerin mevcut verilerinin diğer bir SBYS’de kullanılabilirliğinin test edilmesi amacıyla veri aktarımının yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi, isteklinin önerdiği SBYS’nin teknik şartnameye uyumunu sağlayıp sağlamadığını belirlenmesi ve LOG’ların tutulup tutulmadığının Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMILOG dokümanı temel alınarak kontrol edilmesi amacıyla isteklilerden talep edilen bir çalışmadır. DEMO aşamasını geçemeyen yükleniciler ihale dışı bırakılırlar. Teslim alınacak veriler yeni kurulacak sisteme eksiksiz ve hatasız aktarılacak ve bu verilerin kullanımı sağlanacaktır. VEM içerisinde olmayan, hastaneye özgü veriler için idareler bir önceki SBYS tedarikçisinden istemiş oldukları verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu ile ilgili doküman ve sorguları hazırlatarak yeni başlayacak SBYS tedarikçisine teslim ederek mutlak suretle bu verilerin aktarımını sağlatacaktır. Demo için orijinal veritabanı formatında, aktarım kılavuzuna uygun, verinin alındığı zamana kadar eksiksiz ve VEM içerisinde olmayan hastaneye özgü verilerin de bir önceki SBYS tedarikçisinden hangi verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu ve bu verilerle ilgili doküman ve sorguların bulunduğu şekilde aktarım için yükleniciye teslim edilecektir. Demoda tüm verilerin kontrolü yapılacaktır. Aktarım sürecinde eksik teslimler anında resmi yazı ile idareye bildirilerek; idare koordinasyonunda teslimi yapan firmadan eksikleri tamamlaması istenecektir. Eksik bildirimleri için son tarih aktarımın tamamlanacağı son gün olacaktır.

4.14. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. İdare aşağıda yer alan herhangi bir aşamada isteklinin yetersiz olduğunu belirlerse tespit tutanağı ile demo sürecine son verebilir.

4.15. Birinci Aşama: İdarelerin mevcut SBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş (son 3 aylık veri en fazla 15 takvim gününde aktarılır.) dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları vb. gizlenmiş biçimde) istekli kendi SBYS’sine aktaracaktır. Ayrıca SBYS’sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır.

4.16. İkinci Aşama: Veri aktarımı kontrolü

4.16.1. İstekli ilk bölümünde veri (hastane işleyişinde kullanılan tüm verileri) aktarımlarını eksiksiz yaptığını DEMO Komisyonuna gösterecek ve komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. Bakanlık VEM exe programı ile aktarımı kontrol edecektir. İstekliler aktarımı tamamladıktan sonra kontroller yapılacak ve eksik görülmesi durumunda isteklilere ek süre verilmesi ihale komisyonunun takdirinde olacaktır.

4.17. Üçüncü Aşama: Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği

4.17.1. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,

4.17.2. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi,

4.17.3. MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma,

4.17.4. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları,

4.17.5. Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi,

4.17.6. Demirbaş yönetimi,

4.17.7. Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine yönelik işlemler,

4.17.8. Kalite yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

4.17.9. İhdikatör yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

4.17.10. Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi,

4.17.11. Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi,

4.17.12. Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü,

4.17.13. Öncelikli maddelerden biri olarak SBYS’nin USS’ye veri gönderim başarısı kontrol edilecektir. SBYS ile Bakanlık KDS kıyaslanarak detaylı kontroller yapılacaktır. İzinler idaremiz tarafından alınmak üzere firmanın SBYS’sinin kurulu olduğu hastaneler varsa bu hastanelere bağlantı yapılarak SBYS’nin Bakanlık KDS’ye veri gönderimleri detaylı olarak kontrol edilecektir.

4.17.14. Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler,

4.17.15. Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri,

4.17.16. Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler ve SBYS sistemi ile karşılaştırmaları,

4.17.17. Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,

4.17.18. Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı,

4.17.19. İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi,

4.17.20. Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,

4.17.21. Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması,

4.17.22. Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi,

4.17.23. Kiosk Sistemleri,

4.17.24. Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama,

4.17.25. SBYS’de yer alan tüm modüllerin teknik şartname ve mevzuata göre uygunlukları detaylı olarak kontrol edilecektir.

4.18. Dördüncü Aşama: Log Tutma ve Analizi

Bu şartnamenin 24. Maddesinde detaylandırılan LOGLAMA VE PERFORMANS bölümünde tanımlanan logların tutulup tutulmadığı Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak kontrol edilecektir.

4.19. İhale sürecinde, değerlendirme dışı bırakılmayan ve en düşük fiyat veren istekli firmadan başlamak üzere istekliler DEMO’nun Birinci Aşaması için çağrılacaktır. Bu aşamaya çağrılıp ancak katılmayan firmalar diğer aşamalara katılamayacak olup, ihale dışı bırakılacaktır.

4.20. İsteklilere, DEMO’nun birinci ve ikinci (2, 3 ve 4. aşama aynı zamanda yapılacaktır) aşama tarihleri, ayrı bir yazı ile bildirilecektir. Birinci aşama tüm istekliler için aynı tarih aralığı olabilecektir. Ancak ikinci aşama için firmalar farklı tarihlerde tek tek çağrılacaktır.

4.21. DEMO birinci aşamasında idarenin sağlayacağı bir mekânda demo veri setleri istekli adına imza yetkisi olan firma temsilcisine ihale komisyonu tarafından tutanak ile teslim edilecektir.

4.22. İsteklilere kendi serverlarına idarece verilen gerçek verilerin aktarımı ve tablo ilişkilendirmeleri için idarenin sağlayacağı mekânda 10 (On) iş günü çalışma olanağı sağlanacaktır. Firmalar bu süreyi aynı mekânda eş zamanlı olarak kullanabilecektir. Bu çalışma süresince firmalar mekân dışına biIgi, veri ve ekipman çıkarmayacaktır. DEMO aşamanın bitimine kadar firma serverları idarede kalacaktır.

4.23. İstekliler, idarenin mevcut SBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları gizlenmiş biçimde) idare ve istekli arasında gizlilik sözleşmesi imzalandıktan sonra sistemlerine aktaracaktır. İdare bu veriler üzerinde DEMO’nun ikinci, üçüncü ve dördüncü aşamasında bazı sorgulamaları (belli bir tarihteki poliklinik sayısı/yatan hasta sayısı/personel sayısı/bir ilacın stoktaki sayısını, form 56, form 53... vb.) ve teknik şartnamedeki kimi önemli maddeleri görmek/uygulatmak isteyecektir. DEMO’da sorulacak soruları idare Heyeti DEMO sırasında belirleyecektir.

4.24. DEMO Komisyonu, en düşük fiyatı veren firmadan başlamak üzere firmaları İkinci Aşama’ya davet edecek, en az 2 firmanın DEMO’yu geçtiğine karar verirse demo aşamasına son verilebilecektir. İdare isterse DEMO’nun bir bölümünü isteklinin hâlihazırda SBYS’sinin kurulu olduğu bir hastane varsa bu hastanede (Resmi işlemler ve yazışmalar idarece yapılacaktır) veya kurulu olan hastaneye bağlantı yaparak SBYS’nin teknik şartnameye uygunluğunu canlı veriler üzerinden de denetleyebilir.

4.25. DEMO’nun ilk aşamasına katılmayan veya diğer aşamalarının herhangi birinde yeterliliği olmayan firma ihale dışı kalacaktır.

4.26. İstekli bu mekânda prototip bir hastane için gereken ekipmanı ve sarf malzemeyi çalışır halde bulunduracaktır. (1 adet server, en az 3 adet client bilgisayarı, LCD, barkod okuyucu, barkod yazıcı, yazıcı, 1 Adet projeksiyon cihazı, 1 adet Android veya IOS Tablet PC,... vb.).

4.27. Yüklenici internet erişimi gerektirecek maddelerin kontrolü için taşınabilir internet erişimi cihazını beraberinde getirecektir. Tüm giderler yükleniciye aittir.

4.28. DEMO’ya katılacak firmalarla hasta haklarının ve personel özlük bilgilerinin korunmasına yönelik “gizlilik sözleşmesi” imzalanacaktır.

4.29. DEMO süresi (2. 3. ve 4. Aşama) idare tarafından belirlenecektir.

4.30. DEMO bitiminde server idarece formatlandıktan sonra istekliye teslim edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Sağlık Bilimleri Üniversitesi Gaziosmanpaşa Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından 07.06.2023 tarihinde yapılan “Hastanemiz ve Bağlı Birimleri İçin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı”na ilişkin ihaleye 2 isteklinin katıldığı, 11.08.2023 onay tarihli ihale komisyonu kararında başvuru sahibi Teknoritma Yazılım Hiz. A.Ş.nin teklifinin yaklaşık maliyetin üzerinde olması sebebiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, demonstrasyon işlemleri uygun bulunan Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan doküman düzenlemelerinden; idarece başvuruya konu ihale kapsamında alımı yapılacak SBYS hizmetlerinin Teknik Şartname’ye uygunluğunun tespit edilmesi adına demonstrasyon yapılmasının öngörüldüğü, belge değerlendirmeleri sonucunda yeterlik kriterlerini sağlayan ve ihaleye ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif fiyatı sunan isteklilerden başlamak üzere, işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayan demonstrasyon işlemlerinin idarece belirlenen personel tarafından yapılacağının belirtildiği,

İdare tarafından ihale sürecinde program demonstrasyonunun isteneceği ve demoda tüm modül veya fonksiyonların, Şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olup olmadığının test edileceği, anılan demonstrasyonun sırayla “idarelerin mevcut SBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş dönemlere ait gerçek verilerin isteklilerce kendi SBYS’sine aktarılması”, “Veri aktarımı kontrolü”, “Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği” ve “Log Tutma ve Analizi” olmak üzere dört aşamadan oluştuğu, demo sürecinde hastanelerin mevcut verilerinin diğer bir SBYS’de kullanılabilirliğinin test edilmesi amacıyla veri aktarımının yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi, isteklinin önerdiği SBYS’nin teknik şartnameye uyumunun sağlanıp sağlanmadığının belirlenmesi ve LOG’ların tutulup tutulmadığının Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMILOG dokümanı temel alınarak kontrol edilmesinin amaçlandığı,

İhale sürecinde isteklilerin öncelikle demonstrasyonun birinci aşamasına çağrılacakları, birinci aşamada yeterli kabul edilen isteklilerin 2’nci, 3’üncü ve 4’üncü aşamaya aynı anda katılacakları ve ihale komisyonunca demoda yeterli bulunan isteklilerin teklifinin değerlendirmeye alınacağı ifade edilmiştir.

İdarece Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş.ye 09.06.2023 tarihinde EKAP üzerinden “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması” konulu yazının gönderildiği ve söz konusu yazıya istinaden anılan istekli tarafından ilgili belgelerin 13.06.2023 tarihinde idareye sunulduğu, idarece yapılan belge değerlendirmeleri sonucunda isteklinin yeterlik kriterlerini sağladığının tespit edildiği ve demo işlemlerine başlanılması için istekliye 18.07.2023 tarihinde EKAP üzerinden “Demo Birinci Aşama Hk.” konulu yazının gönderildiği, söz konusu yazıda “Hastanemiz tarafından 07.06.2023 tarihinde 2023/379433 İKN ile yapılan "Hastanemiz ve Bağlı Birimleri İçin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı" işine ait ihalenin teknik şartnamesinin “4.15. Birinci Aşama: İdarelerin mevcut SBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş (son 3 aylık veri en fazla 15 takvim gününde aktarılır.) dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları vb. gizlenmiş biçimde) istekli kendi SBYS’sine aktaracaktır. Ayrıca SBYS’sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır.” maddesine istinaden yüklenici firma tarafından veriler tarafımıza teslim edilmiş olup, tarafınızca kendi SBYS sisteminize aktarılarak teknik şartname hususlarına göre yapacağınız çalışma sonucunda 15 takvim günü içinde hastanemizde hazır bulunulması hususunda” ifadelerine yer verildiği ve istekliye hastane veri tabanına ait olan gerçek verilerin gönderilen yazı ile teslim edilerek demonun birinci aşamasının başlatıldığı anlaşılmıştır.

Demonun ikinci, üçüncü ve dördüncü aşamalarına yönelik yapılan incelemede, idare tarafından 08-09-10 Ağustos 2023 tarihleri arasını kapsayan 43 adet modüle ait tüm demo tutanaklarının ihale işlem dosyası kapsamında Kuruma gönderildiği, 9 adet modülün 08.08.2023 tarihinde, 13 adet modülün 09.08.2023 tarihinde, 21 adet modülün ise 10.08.2023 tarihinde demonstrasyonunun yapıldığı, değerlendirmesi yapılan ve demonstrasyon işlemleri sonrasında düzenlenen demonstrasyon tutanaklarının ihale komisyonu üyelerinin tamamı tarafından imza altına alındığı görülmüştür.

Başvuru sahibinin iddiasının Teknik Şartname’de yer alan 43 adet modülün üç gün içerisinde demonstrasyon işleminin yapılamayacağı ve aktarım yeteneğinin de üç gün içerisinde ölçülemeyeceğine yönelik olduğu anlaşılmıştır. Söz konusu iddia kapsamında yapılan incelemede;

Başvuru konusu SBYS hizmet alımı kapsamında yer alan 43 adet modülün Teknik Şartname’ye uygunluğuna yönelik gerçekleştirilecek demonstrasyon süresine ve veri aktarımına ilişkin süreye yönelik belirlemenin idarenin takdir yetkisi kapsamında olduğu, ihale dokümanında ise demonstrasyon işlemlerinin gerçekleştirilmesine yönelik asgari bir süre belirlemesinin yapılmadığı anlaşılmıştır.

Bu kapsamda demonstrasyon işlemlerinin birinci aşaması için istekliye 15 gün, ikinci, üçüncü ve dördüncü aşaması için 3 günlük süre verildiği, ihale üzerinde bırakılan isteklinin demo aşamalarının idarece görevlendirilen personeller tarafından üç gün içerisinde değerlendirildiği ve demo tutanaklarının düzenlendiği, söz konusu tutanakların tamamının ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalandığı, bu itibarla idarece demonstrasyon işlemlerinin 3 gün içerisinde gerçekleştirilmesinin ihale dokümanına aykırılık oluşturmadığı tespit edilmiş olup, başvuru sahibi tarafından 43 adet modülün demonstrasyon işlemlerinin 3 gün içinde yapılamayacağına yönelik iddiasını destekleyici herhangi bir somut delilin de iddia kapsamında ortaya konulamadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde "başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması" koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.