KİK Kararı: 2022/UH.II-183 (2 Şubat 2022)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2022/007
Gündem No : 11
Karar Tarihi : 02.02.2022
Karar No : 2022/UH.II-183
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Hatay Mustafa Kemal Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/167923 İhale Kayıt Numaralı “24 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Yoğun Bakım Bilgi Sistemi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Hatay Mustafa Kemal Üniversitesi Uygulama ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 21.05.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “24 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Yoğun Bakım Bilgi Sistemi” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin 18.11.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 08.12.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 08.12.2021 tarih ve 57591 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 08.12.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/2035 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, demonstrasyonun birinci aşaması için firmalarının davet edildiği ve birinci aşamanın tamamlandığı, bu aşamadan sonra Teknik Şartname’nin 14.13.2’nci maddesi uyarınca demonstrasyonun ikinci aşamasının gerçekleştirilmesi için idareye ait geçmiş 2 aylık verilerin teslim edilerek en az 10 takvim günü süre verilmesi gerekirken idarece 08.07.2021 tarihinde EKAP üzerinden 1 sayfalık hasta başvuru numarası ile hasta ad soyadı bilgisini içeren bir doküman paylaşılarak örnek fatura çalışmasının yapılmasının talep edildiği, talep edilen isteğin teknik olarak sadece hali hazırda hastanede hizmet veren firma tarafından gerçekleştirilebileceği, bu nedenle idarenin talebinin gerçekleştirilmesinin mümkün olmadığı ve ayrıca anılan talebin Teknik Şartname’nin demonstrasyon hükümlerine aykırı olduğunun idareye bildirildiği, akabinde idarece 18.08.2021 tarihinde yine EKAP üzerinden demonstrasyona davet edildikleri, talep üzerine idareye “…Sosyal Güvenlik Kurumunun Faturalama işlemleri için kullanmış olduğu Web servislerinde aynı anda iki farklı firma kodu ile işlem yapılamamaktadır. Firmamızın canlı sistem üzerinden fatura işlemlerini yapabilmesi için Medula sisteminde idarenin, kurum kodu ile Firmamızın eşleştirilmesi sonrasında yapılabilecektir. Bu eşleştirme sonucunda idarenin mevcut Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmetini vermekte olan yazılımın Medula ile ilgili işlemleri (Takip alma, hizmet kayıt, fatura kayıt, reçete gönderimi, e-rapor vb.) yapamaz duruma getireceğini…” ifadeleri ile cevap verildiği,

İdarece 15.10.2021 tarihinde EKAP üzerinden “Demonstrasyon kısmının birinci aşamasında ilgi (a) sayılı yazımızda belirtilen fatura ile ilgili belirtilen eksiklerin tamamlanması ve deneme hastalarının bilgilerini almak üzere tebliğ tarihinden itibaren 3 (üç) iş günü içinde kuruma müracaat etmemiz gerektiği.” ifadelerine yer vererek EKAP üzerinden yeniden demonstrasyona davet edildikleri,

Davet üzerine teslim edilmek istenilen verilerin hastanenin geçmiş yıllarına ait tüm dataları kapsadığı ve boyutunun ise 100 GB’tan fazla olduğunun tespit edilmesi üzerine, bu durumun Teknik Şartname’nin 14.13.2’nci maddesi düzenlemelerine aykırı olduğu, işlemin haksız rekabet ortamı sağlamakla birlikte hak kaybına uğramalarına sebebiyet verebileceği,

22.10.2021 tarihli FA2110/39 sayılı yazı ile Teknik Şartname’nin 14.13.2’nci maddesine uygun olarak işlem tesis edilmesi gerektiğinin idareye bildirilmesi üzerine idarece herhangi bir cevap verilmeden kesinleşen ihale kararının kendilerine tebliğ edildiği, ihale komisyonu kararında firmalarının canlı ortamda fatura kesemediği iddia ediliyor olsa da bu durumun firmalarının hali hazırda hizmet verdiği kamu kurum ve kuruluşlarından teyit edilebileceği gibi iş bitirme belgelerinden de anlaşılabileceği,

İhale süreci içerisinde tesis edilen hatalı işlemlerin Teknik Şartname’nin 14.13.2’nci maddesi ile Kamu İhale Kanunu’nun Temel İlkeler Başlıklı 5’inci maddesine aykırılık teşkil ettiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 24 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi ve Yoğun Bakım Bilgi Sistemi

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

24 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi ve Yoğun Bakım Bilgi Sistemi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Hatay Mustafa Kemal Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Hastanesi ve Ek Hizmet Binaları” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye ilişkin bilgiler” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1.

a) İhale kayıt numarası: 2021/167923

b) İhale usulü: Açık ihale.

c) İhale (son teklif verme) tarihi ve saati: 21.05.2021 Saat: 10:00

ç) İhale komisyonunun toplantı yeri (e-tekliflerin açılacağı adres): Tayfur Sökmen Kampüsü Hatay MKÜ Rektörlük Binası Toplantı Salonu Merkez /HATAY…” düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Bu madde boş bırakılmıştır.

7.7.2. İhale komisyonu; karar aşamasında en az bir hafta süreli demonstrasyon talep edebilir. Demostrasyon ile ilgili giderler teklif fiyata dahildir…” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “…25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

…

İdari Şartname, Teknik Şartname ve Sözleşme Tasarısında belirtilen tüm giderler (kurulum, eğitim, entegrasyon, devreye alma, demonstrasyon, işin yürütülmesi esnasında bulundurulması gereken her türlü makine-teçhizat, ekipman vb.) teklif fiyata dahil edilecektir…” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 14’üncü maddesinde “14.1. Demonstrasyon işlemleri (demo) idare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

14.2. Demo, İdarenin sağlayacağı bir mekânda yapılacaktır.

14.3. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

14.4. Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.

14.5. Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.

14.6. İsteklinin yapacağı yeterlilik demo’su sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyecektir.

14.7. Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler İsteklilerce karşılanacaktır.

14.8. MKYS, MEDULA, TİG, Sağlık.Net Online, Kızılay vb. entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

14.9. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

14.10. İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

14.11. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Üçüncü aşamada veri aktarım için idarece teslim edilecek olan bir kuruma ait veriler üzerinden işlem yapılacaktır. İdare tarafından verilen verileri aktarması durumundan tüm kurumlarda veri aktarımını yapılmış sayılacaktır. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Birinci Aşama - Genel İşleyiş ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği” başlıklı 14.12’nci maddesinde “14.12.1. Birinci aşamada teklif edilen donanım ve yazılımların teknik dokümanlar üzerinden uygunluğuna karar verilecektir. İstekli teklif edeceği tüm donanımların teknik dokümanlarını verecektir.

14.12.2. Demonstrasyonun birinci aşamasında her bir kurum için teklif edilen ve bu teknik şartnamede belirtilen tüm yazılım ve donanımların marka, model ve sürüm bilgilerini yazılı olarak ihale komisyonuna sunulacaktır.

14.12.3. Teknik şartnamede belirtilen ve demonun 1. Aşaması için istenilen her türlü bilgi ve belgeyi demo aşamasında ihale komisyonuna sunacaktır.

14.12.4. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları.

14.12.5. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi.

14.12.6. MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma.

14.12.7. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları.

14.12.8. Klinik Form Tasarlama Modülü kullanılarak Kurum Tarafında verilecek senaryoya uygun şekilde bir Form Tasarlanması.

14.12.9. Ağız ve Diş Sağlığı Modülündeki ilgili maddeler

14.12.10. Laboratuvar Kalite Kontrol Modülü kullanılarak kalite kontrol sonuçlarının gösterilmesi.

14.12.11. Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi.

14.12.12. İndikatör yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler.

14.12.13. Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi

14.12.14. Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi.

14.12.15. Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü.

14.12.16. Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler

14.12.17. Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri.

14.12.18. Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler ve SBYS sistemi ile karşılaştırmaları

14.12.19. Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları

14.12.20. İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi

14.12.21. Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri.

14.12.22. Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi

14.12.23. Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama

14.12.24. Mobil HBYS Hemşirelik ve Cihaz Takip Sistemi Süreçleri

14.12.25. Mobil HBYS Doktor Süreçleri

14.12.26. Sterilizasyon Modülü

14.12.27. Diyaliz Modülü

14.12.28. Fizik tedavi ve Rehabilitasyon Modülü” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İkinci Aşama - Veri Aktarım Yeteneği” başlıklı 14.13’üncü maddesinde “14.13.1. Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” sahibi olan İstekliler ile kurumlarda mevcut kullanılmakta olan SBYS yazılımları ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

14.13.2.“Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. İdarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Aktarım şemasının oluşturulması ve en az 2 (iki) aylık verinin aktarılması için en az 10 takvim günü en fazla süre 15 (on beş) takvim günü verilmelidir. Aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir…” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyası incelendiğinde, ihale konusu işin adının “24 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi ve Yoğun Bakım Bilgi Sistemi” olduğu, ihalede 10 adet ihale dokümanının EKAP üzerinden indirildiği, 2 istekli tarafından ihaleye teklif sunulduğu, ihale komisyonunca gerçekleştirilen değerlendirmeler neticesinde ihalenin şikayete konu 1’inci kısmında, Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin demonstrasyon aşamasında Teknik Şartname’nin fatura kısmında belirtilen Medula sistemi faturalandırma işlemi ile ilgili veri sunmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve Mergen Yazılım A.Ş.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesinde, ihale komisyonunun karar aşamasında en az bir hafta süreli demonstrasyon talep edebileceğine yönelik düzenlemelere yer verildiği görülmüştür.

Teknik Şartname’nin 14’üncü maddesinde, demonstrasyon sürecindeki tüm değerlendirmelerin ihale komisyonu üyeleri tarafından yapılması kaydıyla demonstrasyona idareden gerek görülen kadar personelin katılabileceği, ancak karara katılamayacağı,

Yapılacak olan demonstrasyon sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demonstrasyon raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerektiği ve istekli yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durumunda ayrıca tutanakta açıkça belirtileceğine,

İsteklinin yapacağı yeterlilik demonstrasyonu sonunda ihale komisyonundan yeterlilik almasının zorunlu olduğu, demonstrasyonun, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren istekliden başlanacak şekilde yapılacağı, demonstrasyon sonucuna göre yeterli görülen 1’inci ve 2’nci en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demonstrasyon yapmalarının istenmeyeceğine yönelik düzenlemelere yer verilmiştir.

Anılan Şartname’nin 14.13’üncü maddesinde, Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” sahibi olan istekliler ile kurumlarda mevcut kullanılmakta olan SBYS yazılımlarının, ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacağına ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyeceğine yönelik düzenlemelere yer verildiği,

Demonstrasyon sürecinin veri aktarımı ve teslimiyle ilgili bölümünün demonstrasyon sürecinin “Veri Aktarım Yeteneği” başlıklı 2’inci aşaması olduğu anlaşılmıştır.

İtirazen şikayete konu iddiaların incelenebilmesi adına 06.01.2022 ve E.2022/288 sayılı Kurum yazısı ile idareden, Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. ile Mergen Yazılım A.Ş. tarafından gerçekleştirilen demonstrasyon aşamasına ilişkin olarak idare ile istekli arasında gerçekleştirilen yazışmalar, karşılıklı imza altına alınan demonstrasyon tutanakları ile demonstrasyon aşamasında gerçekleştirilen işlemlerin Teknik Şartname düzenlemelerine uygunluğuna ilişkin olarak hastane birimleri tarafından düzenlenen raporlar ve demonstrasyon aşamasına ilişkin diğer bilgi, görüş ve belgeler talep edilmiştir.

Anılan Kurum yazısına cevaben idarece gönderilen bilgi ve belgeler 13.01.2022 tarih ve 2022/1735 Kurum kayıt no ile Kurum kayıtlarına alınmıştır.

Kurum kayıtlarına alınan söz konusu belgeler incelendiğinde,

Mergen Yazılım A.Ş. tarafından teklif edilen yazılımın fiilen idarede kullanılan yazılım olduğu gerekçesiyle istekliden Teknik Şartname düzenlemelerine uygunluğun tespiti için demonstrasyon talep edilmediği anlaşılmıştır.

“Demonstrasyon Tutanağı” başlıklı belgeden, 15.06.2021-18.06.2021 tarihleri arasında Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından demonstrasyon sürecinin 1’inci aşamasının gerçekleştirildiği, ilgili birimlerin raporlarını tamamlamasına müteakip demonstrasyon kararının oluşturulacağının tutanak altına alındığı anlaşılmıştır.

Anılan 13.01.2022 tarih ve 2022/1735 Kurum kayıt no ile Kurum kayıtlarına alınan belgeler içerisinde, idare birimlerince demonstrasyon sürecinin 1’inci ve 2’nci aşamalarına ilişkin düzenlenen değerlendirme raporlarının yer aldığı görülmüştür.

18.06.2021 tarihinde düzenlenen değerlendirme raporunda “1) 4.3.16.27. Hastanede verilen tüm sağlık hizmetlerinin ilgili kurumlara fatura edilmesinden nihai olarak yönetici firma sorumludur. ( SGK, AFAD, özel banka, özel anlaşmalarla kesilen faturalar)

a) Herhangi bir kurumda daha önce hiç fatura kesilmemiş.

b) 3 yada 4 personelle fatura kesimi yapabileceklerinin ilettiler.

c) Manuel kurum fatura ekranını göremedik.

2. 4.3.16.5. kurumsal faturalama işlemlerinin girilerek tamamlanmasını sağlar.

a) Eksiklerin sekreter ve doktor tarafından tamamlanması için sistem üzerinden gerekli uyarılar tanımlanır.

3. 4.3.17.2. Kurumuna faturalı her hasta için kurumunca tarif edildiği şekilde faturalama/ elektronik faturalama ( anlaşmalı kurumlar dahil) yapılabilmelidir.

a) E fatura entegrasyonu bulunmamaktadır.

4. 4.3.16.14. medikal firmalardan hastanece temin edilen ürünlerin hasta düşümleri ve faturaları incelenmeli, eksik ve hatalı giriş var ise acil bir şekilde düzeltilmelidir. İlaç ve sarf malzemelerde gerek firma tanımlama kodları incelenmeli hata veya eksik varsa düzeltilmelidir.

a) İlaçların ITS entegrasyonu, malzemelerin UTS entegrasyonu ve depo tarafında yapılan fatura girişlerinin malzemelerde, sonuç sağlıklı değildir.

5. Bunların dışındaki hususların isteğe bağlı şekillendirileceği tarafımıza iletildi.” ifadelerine yer verildiği,

Yine aynı kişi tarafından 21.06.2021 tarihinde düzenlenen değerlendirme raporunda “4.3.17.17.SUT‘da belirtilen “birlikte faturalanamaz’ gibi kısıtlamaların herhangi bir kontrole gerek kalmadan faturaya yansımaması sağlanabilmelidir.

Uygunsuzluk: Demo sırasında firma yetkilisinden bu maddenin gösterilmesi istenmiş; firma kurum tarafından tanımlama yapılması durumunda, hizmet girişlerinin engelleneceğini” beyan etmiştir. Ancak Kurumumuzun talebi; bahse konu maddede de açıkça ifade edildiği üzere; hizmet girişlerinin sınırlandırma olmadan yapılması, tedavideki her bir durumun sisteme kısıtsız bir şekilde girilmesi ancak sistemin bu girişleri fatura anında; Sağlık Uygulama Tebliği (SUT), Fatura İnceleme Usul ve Esâsları (FİUE), Medula Kullanım Kılavuzu ve gerektiğinde Kamu Sağlık Hizmetleri Satış Tarifesi çerçevesinde kurallara uygun şekilde fatura etmesidir. Ayrıca bahsi geçen resmi kural ve esasların sistem üzerinde kurum tarafından tanımlanması değil, sistemin içinde bu kural ve esasların olması ve sürekli güncellenmesidir.

…

4.3.16.3. Faturaların içeriklerinin ilgili mevzuata uygun ve yasal süreleri dikkate alınarak kontrol edilmesini ve fatura edilmesini sağlar.

Uygunsuzluk: Firma yetkilisi tarafından, Sağlık Uygulama Tebliğ (SUT), Fatura İnceleme Usul ve Esasları, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), Medula Sistemi Kısıt ve Kontrolleri vb. sistem ve mevzuatlarda uygulanan kriterlerin, sistemlerinde yer aldığına ilişkin net gösterimlerde bulunulmamıştır. Faturalama Usul ve esaslarına ilişkin faturalama ekranlarında olması istenilen durumların; ilgili ekranlarda olmadığı, hizmet girişlerini kısıtlayacak, kurumun yapması gereken tanımlamalar şeklinde olduğu gözlemlenmiştir

4.3.16.27 Hastanede verilen tüm sağlık hizmetlerinin ilgili kurumlara fatura edilmesinden nihai olarak yüklenici firma sorumludur.(SGK, AFAD, özel banka, özel anlaşmalarla kesilen faturalar)

Uygunsuzluk: Demo sırasında firma yetkilisi tarafından verilen cevaplarda, bahse konu maddede ifade edilen faturalandırma işlemlerinin yüklenici firma tarafından gerçekleştirileceği hususunu, firmanın dikkate almadan teklif verdiği anlaşılmıştır. İdaremizin ilgili maddeden kasıt ve beklentilerini ifade etmesi neticesinde ise firma tarafından yapılan ek açıklamalar(2-3 kişi ile hallederiz vb.) yeterli ve tatmin edici bulunulmamış, kurumsal mağduriyet yaşanacağı kanaatine varılmıştır.” ifadelerine yer verildiği, anılan raporlarda yer alan olumsuz görüşler ışığında ihale komisyonunca isteklinin demonstrasyon işleminin yetersiz olduğuna karar verildiği anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’nin 14.12.4’üncü maddesinde “faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları” düzenlemelerine yer verildiği dikkate alındığında faturalama sürecinin ve bu sürece ilişkin uygunluk değerlendirmesinin demonstrasyon sürecinin 1’inci aşaması kapsamında düzenlendiği anlaşılmaktadır.

Teknik Şartname’nin 14.13’üncü maddesinde, idare hastanesinde mevcut kullanılmakta olan SBYS yazılımlarının, ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyon bölümünden başarıyla geçmiş sayılacağına ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyeceğine yönelik düzenlemelere yer verildiği ve demonstrasyon sürecinin veri aktarımı ve teslimiyle ilgili bölümünün demonstrasyon sürecinin “Veri Aktarım Yeteneği” başlıklı 2’inci aşaması olduğu dikkate alındığında, demonstrasyon sürecinin 1’inci aşaması için Mergen Yazılım A.Ş.den demonstrasyon talep edilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

Ayrıca Teknik Şartname’nin 14’üncü maddesinde, yapılacak olan demonstrasyon sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demonstrasyon raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerektiği ve istekli yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durumunda ayrıca tutanakta açıkça belirtileceğine yönelik düzenlemelere yer verildiği dikkate alındığında, demonstrasyon sürecinin her aşamasının ihale komisyonu üyeleri ve istekli tarafından karşılıklı olarak tutanak altına alınması gerektiği anlaşılmıştır.

Demonstrasyon sürecinin 1’inci aşamasına ilişkin demonstrasyon tutanağı idarece düzenlenmiş olsa da, demonstrasyon sürecinin ikinci aşaması ve başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından iddia konusu edilen hususları aydınlatacak idare işlemlerinin tutanak altına alınmadığı, ayrıca Faturalama Birimi sorumlusu Şerif Eroğlu tarafından düzenlenen değerlendirme raporlarının demonstrasyon tutanağı niteliğinde olmadığı gibi ilgilinin ihale komisyonu üyesi de olmadığı tespit edilmiştir.

İtirazen şikayet dilekçesinde, “Teknik Şartname’nin 14.13.2’nci maddesi uyarınca demonstrasyonun ikinci aşamasının gerçekleştirilmesi için idareye ait geçmiş 2 aylık verilerin teslim edilerek en az 10 takvim günü süre verilmesi gerekirken idarece 08.07.2021 tarihinde EKAP üzerinden 1 sayfalık hasta başvuru numarası ile hasta ad soyadı bilgisini içeren bir doküman paylaşılarak örnek fatura çalışmasının yapılmasının talep edildiği, talep edilen isteğin teknik olarak sadece hali hazırda hastanede hizmet veren firma tarafından gerçekleştirilebileceği, bu nedenle idarenin talebinin gerçekleştirilmesinin mümkün olmadığı” hususu başvuru sahibince iddia konusu edilmiş olsa da, demonstrasyon sürecinin usulüne uygun gerçekleştirilmemesi ve demonstrasyon sürecindeki idare işlemlerinin tutanak altına alınmaması neticesinde demonstrasyon işleminin usulüne uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiğinden başvuru sahibinin anılan iddialarına ilişkin olarak hukuki inceleme ve değerlendirme yapılması imkanı bulunmadığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesi uyarınca, idarelerin, anılan Kanun’a göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumlu olduğu dikkate alındığında, ihale üzerinde bırakılan istekli Mergen Yazılım A.Ş.den ihale dokümanı düzenlemeleri uyarınca demonstrasyon sürecinin 1’inci aşamasına yönelik demonstrasyon işleminin talep edilmemesi, demonstrasyon sürecinin ikinci aşaması ve başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından iddia konusu edilen hususları aydınlatacak idare işlemlerinin tutanak altına alınmamasının kamu ihale mevzuatına uygun olmadığı sonucuna ulaşılmaktadır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin şikayete konu 1’inci kısmında ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli Mergen Yazılım A.Ş. ile Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.den, yeniden demonstrasyon talep edilmesi, sağlanamayan maddelerin isteklilere gösterilmesi, tutanağın halihazırda ihale komisyonu üyelerince demonstrasyon sırasında tutulması, isteklilere de tutanağın imzalatılarak tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.