KİK Kararı: 2022/UH.I-434 (6 Nisan 2022)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2022/021
Gündem No : 8
Karar Tarihi : 06.04.2022
Karar No : 2022/UH.I-434
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Tuzla Devlet Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/723674 İhale Kayıt Numaralı “36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet (HBYS) Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Tuzla Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından 27.12.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet (HBYS) Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. A.Ş. tarafından 22.03.2022 tarih ve 14068 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.03.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/309 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1-) 11.03.2022 tarihinde itirazen şikâyet başvurusunda bulundukları, Kurum tarafından inceleme süreci devam etmekte iken idare tarafından isteklinin değerlendirme dışı bırakılması yönünde irade koyulduğu, 17.03.2022 tarihinde EKAP üzerinden ihalenin firmaları üzerinde kaldığına ilişkin bildirim yapıldığı, akabinde ihalenin geçerli teklif kalmaması nedeniyle iptal edildiğinin 22.03.2022 tarihinde tebliğ edildiği, ihale kararı ile komisyon kararı arasındaki çelişki olduğu, idare ile yapılan şifahi görüşmede ihalenin iptal edildiği ve ihalenin uhdelerinde kaldığına ilişkin bildirimin sehven yapıldığının belirtildiği, tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının haksız bir işlem olduğu, ihalenin iptal edilmesinin de aynı şekilde hukuka aykırı olduğu, idare tarafından demo sonucunu gösterir el yazısı tutanağın orijinal tutanak olmadığı, el yazısı ile yazılan tutanağın baz alınmasının Teknik Şartname’ye aykırı olduğu, idare tarafından isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının haksız ve hukuka aykırı bir işlem olduğu, demonstrasyon sırasında idare tarafından sorulan tüm sorulara cevap verilmiş olduğu, noksanlıkların veri tabanından kaynaklandığı, 17.02.2022 tarihli tutanakta ikinci madde olarak belirtilen hususların noksanlık olmadığının idare tarafından belirtildiği, demonstrasyonun İdari Şartname'nin 7.5.4'üncü maddesinde yer almadığı durumlarda yeterlik kriteri olarak değerlendirilemeyeceğine ilişkin Kurul kararları olduğu, ihalede avantajlı teklif bulunmaması nedeni ile ihalenin iptal edilmesinin de hukuka aykırı işlemlerin devamı niteliğinde olduğu, isteklinin idare tarafından hukuka aykırı işlemler sebebiyle açıkça hak kaybına uğradığı, idarenin ihalenin iptal kararının iptal edilmesi gerektiği, isteklinin teklifinin geçerli kabul edilmesi ve bundan sonraki sürecin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi gerektiği,

2. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif kalmadığı gerekçesi ile ihalenin iptal edilmesi kararının birbirlerinin devamı niteliğinde olduğu ve aynı konuları içerdiği bu sebeple ikinci kez yatırılan itirazen şikayet bedelinin istekliye iade edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İdari şartname” başlıklı 14’üncü maddesinde, “(1) İdare, uygulayacağı ihale usulüne ilişkin bu Yönetmelik ekinde yer alan tip idari şartnameyi esas alarak idari şartnamesini hazırlar. Tip idari şartnamede boş bırakılan veya dipnota alınan hususlar, işin özelliğine göre 4734 sayılı Kanun, 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmayacak şekilde düzenlenir.

(2) İdare, tip idari şartnamede düzenlenmeyen, ancak işin özelliğine göre düzenlenmesine gerek duyulan hususları, 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla, maddeler halinde düzenleyerek “Diğer Hususlar” bölümüne ekleyebilir.”,

“Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’nci maddesinde “(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.

(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Sözleşmenin yürütülmesi aşamasındaki mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler” başlıklı 30’uncu maddesinde “(1) Ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen, ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler teknik şartnamede yer alır. Bu düzenlemelerde, işin niteliği ile bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri esas alınır. Bu yükümlülüklere ilişkin olarak yüklenici tarafından hangi belgelerin idareye sunulması gerektiğinin teknik şartnamede açıkça düzenlenmesi zorunludur.

(2) Bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri uyarınca idarelerce belirlenmesi zorunlu olan mesleki ve teknik yeterlik kriterlerine ve bu kapsamda istenecek belgelere teknik şartnamede yer verilemez.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde; “7.5.5. Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.” düzenlemesi,

“Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde; “47.1. İhalede uygulanacak sınır değer katsayısı (R): Bilgisayar Sistemlerine Yönelik Hizmetler/0,83

1- İdari Şartnamede yer almayan hususlarda işe ait Teknik Şartname ve ilgili Mevzuat Hükümleri uygulanır.

2- İdaremizce, belge değerlendirmeleri sonucunda yeterlik kriterlerini sağlayan ve ihaleye ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. teklif fiyatı sunan isteklilerden başlamak üzere idarece, en az 3 (üç) iş günü gün öncesinden yazılı olarak bildirilmek suretiyle belirlenecek bir tarihte ihaleye iştirak eden tüm isteklilerden Demonstrasyon (Demo) istenecektir. Belirlenen tarihte Demonstrasyona iştirak etmeyen isteklilerin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır. Demo için gelen istekliler teknik şartnamede istenilen tüm özellikleri gösterebilmek amacı ile tam teçhizatlı olarak hazır bulunmak zorundadır.

Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek, “aslında vardı yüklenmemiş-geliştirilme aşamasında-bilgisayarda arıza oluştu-database çöktü-bilgisayarı açamıyorum” vb cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevaplar kabul edilmeyecek ve böyle bir durum oluştuğu takdirde ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir. Bu demo sonunda teknik şartnamede yer alan tüm yazılım modüllerinin içerisinden ihale komisyonu tarafından talep edilecek içeriklerinin teklif edilen yazılım tarafından karşılanıp karşılanmadığını tespit amacıyla; her modülün işlevleri ve bu işlevlerin yerine getirilmesinden sonra o modülden alınması gereken çıktılar kontrol edilecek, ihale komisyonunca demoda yeterli bulunan firmaların teklifi değerlendirmeye alınacaktır. (Ekonomik açıdan 1. ve 2. fiyat teklif sahiplerinin Demonstrasyonu uygun bulunması halinde diğer teklif sahiplerinden Demo İstenmeyecektir.) Demo yapılması neticesinde teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır.

3- Teklif veren istekli Sağlık Bakanlığının 31.12.2015 tarihli ve 7576711.719.116 Sayılı oluru ile hastanemizde uygulanmakta olan Bilgi Güvenliği politikalarına uymak zorunda olduğunu kabul etmiş sayılır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. Demonstrasyon işlemleri İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

4.2. MKYS, MEDULA, TÎG, Sağlık.Net, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar istekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

4.3. Demonstrasyon için gerekli tüm ekipman yüklenici tarafından sağlanacaktır.

4.4. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonlar geçersiz sayılacaktır.

4.5. İhaleden önce Yüklenici demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

4.6. Demo. İdarenin belirleyeceği ve sağlayacağı mekânda yapılacaktır.

4.7. İdare gerek görürse Demo senaryosu hazırlayabilir ve bu senaryoya göre icra edilmesini talep edebilir. Bu durumda ilgili senaryolar, Demo talep edilen tüm isteklilere eş zamanlı bildirilecektir.

4.8. Demo ile ilgili değerlendirmeleri ve kararları İhale komisyonunun vermesi şartı ile idare gerek gördüğü teknik personeli DEMO’ ya çağırabilecektir. Bu çalışmada sağlık bakanlığının diğer kurumlarında çalışan personellerde görevlendirilebilir.

4.9. İstekli, Demo mekânında aynı anda en fazla 5 (beş) kişi bulunduracaktır.

4.10. DEMO için gerekli bağlantı kabloları ve montaj istekli tarafından sağlanacak, idarenin gösterdiği mekânda DEMO başlama saatinden en az 1 saat önce tüm kurulum ve yazılımlar tamamlanmış, çalışır duruma getirilmiş olacaktır.

4.11. Demo sonucunu gösterir tutanak orijinal iki kopya halinde hazırlanacak ve ihale komisyonu üyeleri ve istekli yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış olacak, bir kopyası ihale dosyasında saklanacak diğer kopya istekli yetkilisine teslim edilecektir. İstekli yetkilisi/yetkilileri imza etmekten imtina ederse, durum tutanakta açıkça belirtilecektir.

4.12. İhale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) istenecektir. Tüm modül veya fonksiyonlar, şartname kriterlerine göre hazır ve doğru çalışıyor olmalıdır. Demoda bu durum test edilecektir. Eksik modül, fonksiyon ve bunların doğru çalışmaması ihaleden elenme sebebidir.

4.13. Tanım: Hastanelerin mevcut verilerinin diğer bir HBYS'de kullanılabilirliğinin test edilmesi amacıyla veri aktarımının yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi, isteklinin önerdiği HBYS’nin teknik şartnameye uyumunu sağlayıp sağlamadığını belirlenmesi ve LOG‘ların tutulup tutulmadığının Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak kontrol edilmesi amacıyla isteklilerden talep edilen bir çalışmadır. DEMO aşamasını geçemeyen yükleniciler ihale dışı bırakılırlar. Teslim alınacak veriler yeni kurulacak sisteme eksiksiz ve hatasız aktarılacak ve bu verilerin kullanımı sağlanacaktır. VEM içerisinde olmayan, hastaneye özgü veriler için idareler bir önceki HBYS tedarikçisinden istemiş oldukları verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu ile ilgili doküman ve sorguları hazırlatarak yeni başlayacak HBYS tedarikçisine teslim ederek mutlak suretle bu verilerin aktarımını sağlatacaktır ifadeleri doğrultusunda demo için orijinal veritabanı formatında, aktarım kılavuzuna uygun, verinin alındığı zamana kadar eksiksiz ve VEM içerisinde olmayan hastaneye özgü verilerin de bir önceki HBYS tedarikçisinden hangi verilerin hangi tablolarda ve hangi ilişkilere sahip olduğu ve bu verilerle ilgili doküman ve sorguların bulunduğu şekilde aktarım için yükleniciye teslim edilecektir. Demoda tüm verilerin kontrolü yapılacaktır. Aktarım sürecinde eksik teslimler anında haber verilerek idare koordinasyonunda teslimi yapan firmadan eksikleri tamamlaması istenecektir. Eksik bildirimleri için son tarih aktarımın tamamlanacağı son gün olacaktır.

4.14. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. İdare aşağıda yer alan herhangi bir aşamada isteklinin yetersiz olduğunu belirlerse tespit tutanağı ile demo sürecine son verebilir.

4.15. Birinci Aşama: İdarelerin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş (son 12 aylık) dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları vb. gizlenmiş biçimde) istekli kendi HBYS ’sine aktaracaktır. Ayrıca HBYS 'sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır.

4.16. ikinci Aşama: Veri aktarımı kontrolü

4.16.1. İstekli ilk bölümünde veri (hastane işleyişinde kullanılan tüm verileri) aktarımlarını eksiksiz yaptığını DEMO Komisyonuna gösterecek ve komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. Bakanlık VEM.exe programı ile aktarımı kontrol edecektir. İstekliler aktarımı tamamladıktan sonra kontroller yapılacak ve eksik görülmesi durumunda isteklilere ek süre verilmesi ihale komisyonunun takdirinde olacaktır.

4.17. ÜçüncüAşama: Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği

4.17.1. Üçüncü aşamada firma HBYS’nin teknik şartnameye uygunluğunu göstererek komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. Aşağıda yer alan maddelerin kontrolü ve tüm teknik şartname maddelerinin kontrolü bu aşamada yapılacaktır.

4.17.2. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,

4.17.3. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi,

4.17.4. Mİ İRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma,

4.17.5. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları,

4.17.6. Tüm ayrıntıları ile stok ve MK.YS yönetimi,

4.17.7. Demirbaş yönetimi,

4.17.8. Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine yönelik işlemler,

4.17.9. Kalite yönetiminde HBYS ‘ye yönelik maddeler,

4.17.10.İndikatör yönetiminde HBYS ‘ye yönelik maddeler,

4.17.11.Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi,

4.17.12.Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi,

4.17.13.Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü,

4.17.14.Öncelikli maddelerden biri olarak HBYS’nin USS’ye veri gönderim başarısı kontrol edilecektir. HBYS ile Bakanlık KDS kıyaslanarak detaylı kontroller yapılacaktır. İzinler idaremiz tarafından alınmak üzere firmanın HBYS'sinin kurulu olduğu hastaneler varsa bu hastanelere bağlantı yapılarak HBYS'nin Bakanlık KDS’ye veri gönderimleri detaylı olarak kontrol edilecektir.

4.17.15.Servis işlemleri, order (istem) planlama. EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler.

4.17.16.Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri,

4.17.17.Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler , ve HBYS sistemi ile karşılaştırmaları,

4.17.18.Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,

4.17.19.Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı.

4.17.20.İstatistiksel işlemler. Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi,

4.17.21.Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,

4.17.22.Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması,…” düzenlemesi yer almaktadır.

İdare tarafından 04.01.2022 tarih ve E.47150177-949-56 sayılı yazı ile İdari Şartname’nin diğer hususlar başlıklı 47.2’inci maddesine istinaden başvuru sahibi istekliden Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesinde yer alan düzenlemelere uygun olarak 07.01.2022 tarihinde demonstrasyon gerçekleştirmesinin istenildiği, aynı tarihte yazılan E-47150177-949-59 sayılı yazı ile mevcut yükleniciden geçmiş döneme ait veriler alındıktan sonra demonstrasyon tarihinin verileceğinin belirtildiği, 14.01.2022 tarih ve E-47150177-949-503 sayılı yazı ile demonstrasyon tarihinin 19.01.2022 tarihi olarak yeniden belirlendiği, başvuru sahibi istekli tarafından 27.01.2022 tarihli yazı ile süre uzatımı talebinde bulunduğu ve idare tarafından süre uzatımı talebinin 01.02.2022 tarih ve E-47150177-949-1003 sayılı yazı ile uygun görülerek aktarım sürecinin 06.02.2022 tarihi mesai bitimine kadar uzatılmasına ve 07.02.2022 tarihinde veri aktarımı, programın genel işleyişi ve ihtiyacı karşılama yeteneği kontrolü için demonstrasyon yapılmasının uygun görüldüğünün belirtildiği anlaşılmıştır.

İhale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi tarafından imzalanmış olan 08.02.2022 tarihli tutanakta acil servis polikliniklerinde enjeksiyon kırmızı, sarı, yeşil, göç idaresi, pandemi polikliniği sayılarının mukayese edildiğinde 350 hasta fark olduğunun belirtildiği, 09.02.2022 tarihli tutanakta hemogram ve kan gazı hariç toplam test sayısının istendiği hastane kayıtlarında 1938 adet, demonstrasyonda 1948 adet olduğunun tespit edildiğinin belirtildiği görülmüştür.

İhale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi tarafından imzalanmış olan 17.02.2022 tarihli HBYS ihalesi demonstrasyon sonuç tutanağında; demonstrasyonun 07.02.2022 tarihi saat 09.00 ile 10.02.2022 tarihi saat 13.30 saatleri arasında yapıldığı ve bazı farklılıklarının tespit edildiği, 08.02.2022 tarihinde istatistik modülünde acil servis polikliniklerinde enjeksiyon kırmızı, sarı, yeşil, göç idaresi, pandemi polikliniği sayılarının mukayese edildiği demonstrasyonda 350 hastanın fark ettiği, 01.01.2022 tarihinde hemogram ve kan gazı hariç toplam test sayısının istenildiği, hastane kayıtlarında 1938 adet, demonstrasyonda ise 1948 adet olduğunun tespit edildiği, testlerin tek tek karşılaştırıldığında uyumlu olduğu toplam test sayısında ise alt parametrelerinden kaynaklanan farkın yer aldığı belirtilmiştir.

Söz konusu sonuç tutanağının Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş. firma yetkilisi tarafından; sayı farklarının firma tarafından kaynaklanmadığı, bu farkların idarenin çalışma mantığının şartnamede yer almayan şekilde olmasından kaynaklandığı ve firmaya iletilen datalarda bu yapının ayrıntılarına yer verilmediği, firma olarak aktarımın tam olarak sağlandığı, firma tarafından eksik bir işlem yapılmadığı, şartname doğrultusunda ek bir süre verilmesi ve idarenin çalışma mantığı ile buna uygun açıklayıcı tablo bilgilerinin firmaya iletilmesi halinde idareye ek bilgilendirmelerin yapılacağı şerhi düşülerek imzalandığı anlaşılmıştır.

İdarenin 01.03.2022 tarih ve E-47150177-949-1960 sayılı yazısında, şerh düşülen demonstrasyon tutanağına ilişkin olarak dosyanın gözden geçirildiği, Teknik Şartname’nin 4.11, 4.12, 4.13, 4.16.1, 4.17.20 maddelerine istinaden şerh düşülen hususların reddine ve demonstrasyon sürecinin yetersiz görülmesine karar verildiği görülmüştür. Başvuru sahibi isteklinin demonstrasyon sürecinin yetersiz görülmesi sebebi ile 28.02.2022 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu, idarenin 04.03.2022 tarihli işlemi ile şikâyeti uygun bulmadığı, idarenin kararının 04.03.2022 tarihinde başvuru sahibine bildirildiği, bunun üzerine başvuru sahibinin 11.03.2022 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçesi ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu anlaşılmıştır.

İdare tarafından 17.03.2022 tarihinde ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin tek geçerli teklif sahibi Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş. olduğunun başvuru sahibine tebliğ edildiği, 22.03.2022 tarihinde ise 15.03.2022 tarihli ihale komisyonu kararına istinaden demonstrasyon içeriğinin yetersiz görülmesi nedeniyle ihalede geçerli teklif kalmadığı ve ihalenin iptal edildiğinin başvuru sahibine tebliğ edildiği görülmüştür.

İdare tarafından başvuru sahibinin teklifine ilişkin olarak İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde belirtildiği üzere demonstrasyon yapılmasının talep edildiği, başvuru sahibi tarafından gerçekleştirilen demonstrasyon işlemi üzerine ihale komisyonu üyeleri tarafından yapılan değerlendirmede başvuru sahibinin teklifinin Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesine yer alan düzenlemelere aykırılık teşkil ettiğinin tespit edildiği anlaşılmıştır. Alımı yapılacak ürünlerin/yazılımların istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün bulunmamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır. Demonstrasyona ilişkin tutanakların ihale komisyonu üyeleri ve şerh düşülerek başvuru sahibi isteklinin temsilcisi tarafından imzalandığı, idare tarafından Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesine göre yapılan demonstrasyon sonucunda tespit ettiği farklılıklara istinaden başvuru sahibini teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür. Her ne kadar İdari Şartname’nin 47.1.2’nci maddesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin yapacağı demonstrasyon sonucunda teklifin Teknik Şartname’ye uygun olmadığının tespit edilmesi halinde isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılacağı belirtilmiş olsa da, İdari Şartname’nin 7.5.5’inci maddesinde Açık İhale Usulü İle İhale Edilen Hizmet Alımlarında Uygulanacak Tip İdari Şartname’de yer alan düzenlemeye uygun olarak “7.5.5. Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.” düzenlemesinin yapılmış olduğu, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 14’üncü maddesinde yer alan düzenleme hükmü gereğince tip idari şartnamede düzenlenmeyen, ancak işin özelliğine göre düzenlenmesine gerek duyulan hususların, 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla, maddeler halinde düzenlenerek “Diğer Hususlar” bölümüne eklenebileceği, tip şartnamede 7.5.5’inci maddede belirtildiği üzere Şartnamenin 7’nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgelerin tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınamayacağı, dolayısıyla diğer hususlar bölümünde yeterlik kriteri belirlenmeyeceği, idare tarafından bu düzenlemeye aykırı olarak “Diğer Hususlar” bölümünde belirlenen yeterlik kriterlerinin ise tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında dikkate alınamayacağı anlaşılmıştır.

Dolayısıyla, Teknik Şartname’de düzenlenen ve yeterlik değerlendirmesinde esas alınması istenen kriterlerin/belgelerin İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde düzenlenmesi gerektiği, bu kısımda düzenleme yapılmaması halinde Teknik Şartname düzenlemeleri esas alınarak yeterlik değerlendirmesi yapılamayacağı, İdari Şartname’nin 7.5.5’inci maddesinde de İdari Şartname’nin 7’nci maddesi dışında belirtilen belgelerin yeterlik değerlendirmesinde dikkate alınmayacağının açıkça düzenlendiği, İdari Şartnamenin 7’nci maddesinde demonstrasyon işlemine yönelik bir düzenleme bulunmadığı, dolayısıyla Teknik Şartname’de istenilen koşullara yönelik uygunluk değerlendirmesinin sözleşmenin yürütülmesi aşamasında yapılması gerektiği, İdari Şartname’nin 7’nci maddesi kapsamında yeterlik kriteri olarak düzenlenmeyen demonstrasyon işlemi neticesinde Teknik Şartname’ye aykırılık tespit edildiği gerekçesiyle başvuru sahibi Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendinde itirazen şikayet başvuru bedelleri ihalenin yaklaşık maliyet tutarına göre belirlenip Kurum’un gelirleri arasında sayılmıştır. Aynı Kanun’un “İhalelere yönelik başvurular” başlıklı 54’üncü maddesinde “İhale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, bu Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikayet ve itirazen şikayet başvurusunda bulunabilirler.

Şikayet ve itirazen şikayet başvuruları, dava açılmadan önce tüketilmesi zorunlu idari başvuru yollarıdır.

Şikayet başvuruları idareye, itirazen şikayet başvuruları Kuruma hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır.

…Şikâyet ve itirazen şikâyet başvuru dilekçelerinde yer alması gereken diğer bilgiler ile bu dilekçelere eklenmesi gereken belgelere, bunların sunuluş şekli ile bu başvuruların elektronik ortamda yapılmasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye Kurum yetkilidir…” hükmü yer almaktadır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8’inci maddesinde “(5) İtirazen şikayet dilekçelerine, başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna dair belgeler ile imza beyannamesinin aslı veya yetkili mercilerce onaylı örneklerinin, idareye verilen şikayet dilekçesinin bir örneği varsa şikayete idarece verilen cevabın bir örneği ile başvuru bedelinin, teminat alınan hallerde başvuru teminatının Kurum hesaplarına yatırıldığına dair belgenin eklenmesi zorunludur.

(6) İlanda veya dokümanda itirazen şikayet başvuru bedeli belirtilmeyen hallerde, Kanunun 53 üncü maddesinin (j) fıkrasının (2) numaralı bendine göre hesaplanacak başvuru bedeli, İhale Kayıt Numarası üzerinden Kurumun internet sayfasından yapılacak sorgulama yoluyla öğrenilebilir.

(7) Başvuru bedelinin altıncı fıkra çerçevesinde tespit edilemediği hallerde, başvuru bedeli 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendinde işin niteliğine göre belirtilen en yüksek tutar üzerinden yatırılır ve yaklaşık maliyete göre fazla ödendiği anlaşılan tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.”hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikayet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11’inci maddesinde,

“(6) Başvuru bedelinin beşinci fıkra çerçevesinde tespit edilemediği hallerde, başvuru bedeli 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendinde işin mal veya hizmet alımı ya da yapım işi olmasına göre belirlenen en yüksek tutar üzerinden yatırılır ve itirazen şikayet incelemesi sırasında yaklaşık maliyete göre fazla ödendiği anlaşılan tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir. Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklaması yer almaktadır.

Başvuru sahibi isteklinin demonstrasyon sürecinin yetersiz görülmesi sebebi ile 28.02.2022 tarihinde idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu, idarenin 04.03.2022 tarihli işlemi ile şikâyeti uygun bulmadığı, idarenin kararının 04.03.2022 tarihinde başvuru sahibine bildirildiği ve başvuru sahibinin 11.03.2022 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçesi ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, Kurum tarafından yapılan inceleme devam ederken, ihalenin ihale komisyonu tarafından alınan karar ile iptal edildiğinin 22.03.2022 tarihinde istekliye bildirilmesi üzerine Kuruma ihalenin iptalinin iptali için başvuruda bulunduğu, her iki itirazen şikayet başvurusu için ayrı ayrı başvuru bedeli olan 13.819,00 TL’nin yatırılmış olduğu görülmüştür.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’te itirazen şikayet başvuru bedelinin hangi durumlarda iade edileceğine ilişkin düzenlemenin yapılmış olduğu, başvuru sahibi tarafından yapılan her bir itirazen şikayet başvurusu için itirazen şikayet başvuru bedelinin yatırılması gerektiği, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 8’inci maddesinin yedinci fıkrası çerçevesinde yaklaşık maliyete göre fazla ödendiği anlaşılan başvuru bedeli tutarının Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilebileceği, aynı başvuru sahibi tarafından aynı ihaleye ilişkin birden fazla itirazen şikayet başvurusu yapılması durumunda her bir başvuru için ayrı ayrı itirazen şikayet başvuru bedeli ödenmesi gerektiği ve bu bedelin iade edilemeyeceği, bu nedenle başvuru sahibinin talebinin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Yukarıda yapılan tespitler, mevzuat hükümleri ve ihalenin iptal gerekçeleri birlikte dikkate alındığında, idarece ihalenin iptaline gerekçe olarak gösterilen hususların ihalenin iptalini gerektirecek nitelikte olmadığı değerlendirildiğinden ihalenin iptali işleminde mevzuata uyarlık bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

İdarenin ihalenin iptali kararının iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.