KİK Kararı: 2022/UH.I-283 (23 Şubat 2022)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2022/011
Gündem No : 24
Karar Tarihi : 23.02.2022
Karar No : 2022/UH.I-283
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Akgün Bilgisayar Prog. ve Hiz. San. Tic. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İstanbul Topçular Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/735126 İhale Kayıt Numaralı “36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İstanbul Topçular Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Başhekimliği tarafından 08.12.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilgisayar Prog. ve Hiz. San. Tic. A.Ş.nin 10.01.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 11.01.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.01.2022 tarih ve 3015 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.01.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/89 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 08.12.2021 tarihinde gerçekleştirilen 36 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı ihalesinde EKAP üzerinden gönderilen 04.01.2022 tarih ve 26 sayılı yazı ile ihale kapsamında tekliflerinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği, tekliflerinin geçerli olması için önerilen HBYS’nin Teknik Şartname’nin ilgili maddelerine uygun olarak birinci aşama olan Veri Aktarım Yeteneği Demonstrasyonuna 10.01.2022 tarihinde saat 09:00 da idarenin konferans salonunda başlanacağı, İdari Şartname’nin 47.2’nci maddesinde belirtildiği üzere ''Demo Yapılması gerektiğinde firmaya yazılan yazımız sonrasında Data aktarımı için 2 gün verilecektir'' maddesine istinaden data aktarım sürelerinin 12.01.2022 tarihinde biteceği, akabinde demonstraston için idare tarafından tarih bildirileceği, ilgi yazıda yer alan tarihte birinci aşama olan veri aktarımını gerçekleştirmek üzere katılım sağlanmasının istendiği, ancak Teknik Şartname’de yer alan demonstrasyon sürelerinden farklı olması sebebiyle idareye yazılı başvuruda bulundukları, İdari Şartname’nin 47.2’nci maddesi ile yapılacak demonstrasyon şartlarının yer aldığı, Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesinde “Demonstrasyon ve içeriği” başlığı altında yer alan 4.22’nci maddesi “İsteklilere kendi serverlarına idarece verilen gerçek verilerin aktarımı ve tablo ilişkilendirmeleri için idarenin sağlayacağı mekânda 5 (On) takvim günü çalışma olanağı sağlanacaktır. Firmalar bu süreyi aynı mekânda eş zamanlı olarak kullanabilecektir. Bu çalışma süresince firmalar mekân dışına bilgi, veri ve ekipman çıkarmayacaktır. DEMO aşamanın bitimine kadar firma serverları idarede kalacaktır” düzenlemesi ile çeliştiğini, İdari Şartname’nin 47.2’nci maddesindeki ifadeden 2 gün içinde veri aktarımın yapılacağı yönünde bir anlam çıkarılamayacağı, demonstrasyon aşamasında, aktarım süreçlerinin ne şekilde ve hangi kapsamda yapılacağı detayının teknik şartnamelerde düzenlendiği, 12 aylık veri aktarım işleminin 2 gün içerisinde yapılmasının mümkün olmadığı, yine de 10.01.2022 tarihinde dataları almak üzere firma yetkilisinin idarede hazır bulunduğu ve idareye verilen süre uzatım dilekçesine, 11.01.2022 tarihinde verilen cevapta ihale dokümanına yönelik olarak yasal süre içerisinde şikayet başvurusunda bulunmadıkları, Sözleşme Tasarısı’nın 8.1’nci ve 8.2’nci maddesine atıfta bulunarak ihale dokümanını oluşturan belgeler arasındaki öncelik sıralamasında geçerli olan ve dikkate alınacak olan dokümanın İdari Şartname olduğu, yine Teknik Şartname’nin 4.10., 4.15 ve 4.26’ncı maddelerine atıfta bulunularak demonstrasyon çalışmasının birinci aşamasının başladığı, 10.01.2022 tarihinde teknik malzeme ve teknik personel bulundurması gerekirken verileri teslim almak üzere sadece imza yetkisi olan firma yetkilisinin hazır bulunduğu, isteklinin verileri dışarıda aktarmak istediğini sözlü olarak beyan ettikleri, Teknik Şartname’nin 4.22’nci maddesine istinaden verilerin dışarıya çıkmasına izin verilmeden Gizlilik Sözleşmesi imzalanarak söz konusu verilerin ihale komisyonunca firma yetkilisine tutanak ile teslim edildiği, Data Aktarım çalışmasının başlatılmadığının gözlemlendiği ve süre uzatım dilekçesinin aynı gün idareye verilip kurumdan ayrıldıklarının tespit edildiği, ifadelerine yer verildiği, ancak kendilerinin ihale dokümanına yönelik şikayet başvurusunda bulunmadıkları, Teknik Şartname’de demonstrasyon işleminin nasıl yapılacağına dair ayrıntıların yer aldığı ve anılan Şartname’nin 4.22’nci maddesinin idarece görmezden gelindiği, ayrıca Sözleşme Tasarısı’nda yer alan düzenlemelerinin yükleniciye yönelik olduğu, sadece İdari Şartname düzenlemelerinin uygulanmasının mevzuta uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’nci maddesinde “(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.

(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Sözleşmenin yürütülmesi aşamasındaki mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler” başlıklı 30’uncu maddesinde “(1) Ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen, ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler teknik şartnamede yer alır. Bu düzenlemelerde, işin niteliği ile bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri esas alınır. Bu yükümlülüklere ilişkin olarak yüklenici tarafından hangi belgelerin idareye sunulması gerektiğinin teknik şartnamede açıkça düzenlenmesi zorunludur.

(2) Bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri uyarınca idarelerce belirlenmesi zorunlu olan mesleki ve teknik yeterlik kriterlerine ve bu kapsamda istenecek belgelere teknik şartnamede yer verilemez.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 36 AYLIK HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI

b) Miktarı ve türü:

36 AYLIK

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: TOPÇULAR AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80'inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 20'den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

İş ortaklığında pilot ortağın, istenen iş deneyim tutarının en az % 70'ini, diğer ortakların her birinin, istenen iş deneyim tutarının en az % 10'unu sağlaması ve diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamının ise istenen iş deneyim tutarının % 30'undan az olmaması gerekir. Ancak, ihaleye katılan iş ortaklığının ortakları tarafından ortaklık oranları ve yapısı aynı olmak kaydıyla daha önce kurulmuş olan iş ortaklığının gerçekleştirdiği bir işten elde edilen iş deneyimini gösteren belgelerin sunulması halinde, pilot ortak ve diğer ortakların her birinin birinci cümledeki oranlara göre asgari iş deneyim tutarını sağlaması koşulu aranmaz. Konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmı için istenen iş deneyim tutarını sağlaması zorunludur.

İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde, iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. İş ortaklığında teknolojik ürün deneyim belgesini sunan ortağın kendisine ait iş deneyim tutarına ilişkin asgari yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir. Konsorsiyum ortağının teknolojik ürün deneyim belgesini sunması halinde ise, belgeyi sunduğu kısım veya kısımlar için iş deneyimine ilişkin yeterlik kriterini sağladığı kabul edilir.

7.5.2. Bu Madde boş bırakılmıştır.

7.5.3. Bu madde boş bırakılmıştır. 7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği bu şartnamenin 7 nci maddesi dışındaki maddeleri ile teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

{Belirtilmemiştir}

7.5.5. Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.

7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir:

Kamu veya özel kurum/kuruluşlarında gerçekleştirilen Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alım işleri benzer iş olarak kabul edilecektir.7.5.5’nci maddesinde “Bu Şartnamenin 7 nci maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz...” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1. İhalede uygulanacak sınır değer katsayısı (R): Bilgisayar Sistemlerine Yönelik Hizmetler/0,83

İdari Şartnamede yer almayan hususlarda işe ait Teknik Şartname ve ilgili Mevzuat Hükümleri uygulanır.

2.İdaremizce gerekli görüldüğünde Demonstrasyon yapılması istenecektir.

Demo yapılması gerektiğinde firmaya yazılan yazımıza istinaden Data aktarımı için 2 gün ve program sunumu için 1 gün süre verilecektir. Belirlenen tarihte Demonstrasyona iştirak etmeyen isteklilerin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

Demo için gelen istekliler teknik şartnamede istenilen tüm özellikleri gösterebilmek amacı ile tam teçhizatlı olarak hazır bulunmak zorundadır.

Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek, ?Aslında Vardı Yüklenmemiş-Geliştirilme Aşamasında-Bilgisayarda Arıza Oluştu-Database Çöktü-Bilgisayarı Açamıyorum. ? vb cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevaplar kabul edilmeyecek ve böyle bir durum oluştuğu takdirde ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.

Bu demo sonunda teknik şartnamede yer alan tüm yazılım modüllerinin içerisinden ihale komisyonu tarafından talep edilecek içeriklerinin teklif edilen yazılım tarafından karşılanıp karşılanmadığını tespit amacıyla; her modülün işlevleri ve bu işlevlerin yerine getirilmesinden sonra o modülden alınması gereken çıktılar kontrol edilecek, ihale komisyonunca demoda yeterli bulunan firmaların teklifi değerlendirmeye alınacaktır

Demo yapılması neticesinde teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “…4.10. DEMO için gerekli bağlantı kabloları ve montaj istekli tarafından sağlanacak, idarenin gösterdiği mekânda DEMO başlama saatinden en az 1 saat önce tüm kurulum ve yazılımlar tamamlanmış, çalışır duruma getirilmiş olacaktır.

…

4.15. Birinci Aşama: İdarelerin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş(sonl2 aylık) dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları vb. gizlenmiş biçimde) istekli kendi HBYS ’sine aktaracaktır. Ayrıca HBYS ’sini teknik şartnamenin hususlarına ayarlama için çalışma yapacaktır.

4.16. İkinci Aşama: Veri aktarımı kontrolü

4.16.1. İstekli ilk bölümünde veri (ADSM işleyişinde kullanılan tüm verileri) aktarımlarını eksiksiz yaptığını DEMO Komisyonuna gösterecek ve komisyonun soracağı sorulara cevap verecektir. İstekliler aktarımı tamamladıktan sonra kontroller yapılacak ve eksik görülmesi durumunda isteklilere ek süre verilmesi ihale komisyonunun takdirinde olacaktır.

…

4.20. İsteklilere, DEMO’nun birinci ve ikinci (2. 3. ve 4. aşama aynı zamanda yapılacaktır) aşama tarihleri, ayrı bir yazı ile bildirilecektir. Birinci aşama tüm istekliler için aynı tarih aralığı olabilecektir. Ancak ikinci aşama için firmalar farklı tarihlerde tek tek çağrılacaktır.

4.21. DEMO birinci aşamasında idarenin sağlayacağı bir mekânda demo veri setleri istekli adına imza yetkisi olan firma temsilcisine ihale komisyonu tarafindan tutanak ile teslim edilecektir.

4.22. İsteklilere kendi serverlarına idarece verilen gerçek verilerin aktarımı ve tablo ilişkilendirmeleri için idarenin sağlayacağı mekânda 5 (On) Takvim günü çalışma olanağı sağlanacaktır. Firmalar bu süreyi aynı mekânda eş zamanlı olarak kullanabilecektir. Bu çalışma süresince firmalar mekân dışına bilgi, veri ve ekipman çıkarmayacaktır. DEMO aşamanın bitimine kadar firma serverları idarede kalacaktır.

4.23. İstekliler, idarenin mevcut HBYS yüklenici firmasından alacağı geçmiş dönemlere ait gerçek verileri (hastaların T.C. numaraları, ad soyadları ve sosyal güvence numaraları gizlenmiş biçimde) idare ve istekli arasında gizlilik sözleşmesi imzalandıktan sonra sistemlerine aktaracaktır. İdare bu veriler üzerinde DEMO’nun ikinci, üçüncü ve dördüncü aşamasında bazı sorgulamaları (belli bir tarihteki poliklinik sayısı/yatan hasta sayısı/personel sayısı/bir ilacın stoktaki sayısını, form 56, form 53... vb.) ve teknik şartnamedeki kimi önemli maddeleri görmek/uygulatmak isteyecektir. DEMO’da sorulacak soruları İdare Eleyeli DEMO sırasında belirleyecektir.

4.24. DEMO Komisyonu, en düşük fiyatı veren firmadan başlamak üzere firmaları İkinci Aşama ’ya davet edecek, en az 2 firmanın DEMO’yu geçtiğine karar verirse demo aşamasına son verilebilecektir. İdare isterse DEMO’nun bir bölümünü isteklinin hâlihazırda HBYS ‘sinin kurulu olduğu bir hastane varsa bu hastanede (Resmi işlemler ve yazışmalar idarece yapılacaktır) veya kurulu olan hastaneye bağlantı yaparak HBYS ’nin teknik şartnameye uygunluğunu canlı veriler üzerinden de denetleyebilir.

4.25.DEMO’nun ilk aşamasına katılmayan veya diğer aşamalarının herhangi birinde yeterliliği olmayan firma ihale dışı kalacaktır…” düzenlemesi yer almaktadır.

17.01.2022 tarihli ihale komisyonu kararından 4 adet ihale dokümanının indirildiği, ihaleye 2 istekli tarafından teklif verildiği, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. A.Ş. ne 04.01.2022 tarihli ve 26 sayılı “Veri Aktarım Daveti” yazısının EKAP’tan tebliğ edildiği, belirtilen gün ve saatte Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. A.Ş. yetkilisinin merkeze geldiği ve bilgi güvenliği kapsamında Gizlilik Sözleşmesinin kendisine imzalatılarak verilerin firma yetkilisine teslim edildiği,

İdari Şartname’nin 47.’inci maddesinde demonstrasyon yapılması için Data aktarımına 2 gün ve program sunumuna 1 gün süre verildiği, belirlenen tarihte demonstrasyona iştirak etmeyen isteklilerin teklifi değerlendirme dışı bırakılacağının düzenlendiği; bu kapsamda istekliye tanınan sürenin 12.01.2022 tarihi saat: 09:00 'da sona erdiği, istekli tarafından verilerin teslim edildiği 10.01.2022 tarih saat 09:00 dan sonra data aktarım süreci için gerekli olan teknik personel ve ekipmanların hazır olmadığı ve idarece gösterilen yerde Data Aktarım süreci başlatılarak veri aktarımı gerçekleştirilmediği hususunda idarece tutulan tutanak ile demonstrasyonun birinci aşaması olan Veri aktarımı gerçekleşmediği için Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. A.Ş. ye ait teklifin değerlendirme dışı bırakılmasına ve ihalenin Panates Bilgi Tekn. A.Ş. üzerinde bırakılmasına karar verildiği anlaşılmıştır.

Aktarılan mevzuat hükümleri gereğince Teknik Şartname’de düzenlenen ve yeterlik değerlendirmesinde esas alınması istenen kriterlerin/belgelerin İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesinde düzenlenmesi gerektiği, bu kısımda düzenleme yapılmaması halinde Teknik Şartname düzenlemeleri esas alınarak yeterlik değerlendirmesi yapılamayacağı, İdari Şartname’nin 7.5.5’inci maddesinde de İdari Şartname’nin 7’nci maddesi dışında belirtilen belgelerin yeterlik değerlendirmesinde dikkate alınmayacağının açıkça düzenlendiği, İdari Şartnamenin 7’nci maddesinde demonstrasyon işlemine yönelik bir düzenleme bulunmadığı dolayısıyla Teknik Şartname’de istenilen koşullara yönelik uygunluk değerlendirmesinin sözleşmenin yürütülmesi aşamasında yapılması gerektiği, İdari Şartname’nin 7’nci maddesi kapsamında yeterlik kriteri olarak düzenlenmeyen demostrasyon işleminin süresinde yapılmadığı gerekçe gösterilerek başvuru sahibi Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olmadığı anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. A.Ş.ye ait teklifin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.