KİK Kararı: 2022/UH.I-1693

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2022/060
Gündem No : 111
Karar Tarihi : 28.12.2022
Karar No : 2022/UH.I-1693
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Orhan SİPAHİ,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kırklareli Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2022/1075499 İhale Kayıt Numaralı “Kırklareli Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların Mamul Yemek Alımı 2023-2024” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kırklareli Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından 23.11.2022 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Kırklareli Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların Mamul Yemek Alımı 2023-2024” ihalesine ilişkin olarak Orhan Sipahi’nin 03.12.2022 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05.12.2022 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 12.12.2022 tarih ve 65814 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.12.2022 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2022/1494 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, idareye şikayet başvurusunda, ihalenin üçüncü kısmına katılan istekli Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti.ne ait teklifin idarece hesaplanan sınır değerin altında olması sebebiyle aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan ihalenin anılan istekli üzerinde bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu iddiasına yer verildiği, idare tarafından anılan isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasının yapılmasından sonra ihale üzerinde bırakılan istekli olduğuna karar verildiği belirtilerek şikayet başvurusunun reddedildiği, ancak anılan isteklinin iş deneyim belgesi tutarının yeterlik kriterini karşılamadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının aşırı düşük teklif sorgulamasından önce yapılmasının gerektiği, dolayısıyla idarenin bu hususta usul hatası yaptığı, ayrıca idarenin şikayete cevap yazısında anılan istekli tarafından 01.12.2022 tarihinde şikayet başvurusunda bulunulduğu, ancak ihale komisyon kararının 02.12.2022 tarihinde tebliğ edildiği ve anılan istekli tarafından teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin söz konusu ihale komisyonu kararının tebliğ edilmeden önce ne şekilde öğrenildiğinin belirsiz olduğu, bu hususun kamu ihale mevzuatında yer alan gizlilik ilkesine aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37. maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

“Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Elektronik ihale” başlıklı59/A maddesinde “…(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(10) (Değişik fıkra: 30/11/2021-31675 R.G./2. md.; yürürlük: 20/12/2021)

İhale komisyonu tarafından 59 uncu madde kapsamında seçilen yönteme bağlı olarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifin tespitinde aşağıdaki esaslar dikkate alınır:

…

b) Aşırı düşük teklif açıklamasının isteneceği ihalelerde, teklif fiyatı sınır değerin altında olan tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları istenir. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri veya aşırı düşük teklif açıklamasını sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde;

1. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

2. Yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağladığı anlaşılan isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamaları incelenir ve açıklamaları uygun görülmeyenlerin teklifleri reddedilir.

3. Sınır değerin altındaki tüm tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması veya aşırı düşük teklif açıklamaları uygun görülmeyerek tekliflerin tümünün reddedilmesi halinde, teklif fiyatı sınır değerin üzerinde olan ve ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen teklif sahiplerinden, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeleri sunmaları istenerek (a) bendindeki esaslar çerçevesinde değerlendirme yapılır.

4. Sınır değerin altında geçerli en az iki teklif kalması ve bu tekliflerin ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeler yeniden istenmeksizin ihale işlemlerine devam edilir.

5. Sınır değerin altında tek geçerli teklif kalması ve bu teklif sahibinin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinin öngörülmesi halinde bu istekliden yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri tevsik edici belgeler yeniden istenmez. İhalede ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmesinin öngörülmesi halinde ise bu isteklinin tespitinde (a) bendindeki esaslar uygulanarak ihale işlemlerine devam edilir.

c) (a) ve (b) bentlerinde belirtilen işlemlere, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilinceye kadar devam edilir.

(11) İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen bilgiler, bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler ya da geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez.” hükmü,

İdari Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20. Maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir…” düzenlemesi,

“Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31. maddesinde “31.1. İlk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP'a kaydedilir ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.

31.2. Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 30 uncu madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya teklif mektubu ile geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır…

31.6. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar ve aşırı düşük teklifleri 33 üncü maddeye göre değerlendirir.

31.8. Yapılan değerlendirme sonucunda, ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan veya yeterlik sertifikasının geçerlik süresi ihale tarihinden önce dolan teklifler değerlendirme dışı bırakılarak EKAP üzerinden Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı düzenlenir ve değerlendirme dışı bırakma işleminin gerekçeleri belirtilir.” düzenlemesi,

“Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33. maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi,

“Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35. maddesinde “35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, teklif edilen fiyatların en düşük olanıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü tarafından e-ihale olarak gerçekleştirilen “Kırklareli Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların Mamul Yemek Alımı 2023-2024” ihalesinin ihale dokümanı düzenlemelerine göre 5 kısımdan oluştuğu, ancak 30.11.2022 onay tarihli ve 1 no’lu ihale komisyonu kararına göre söz konusu ihalenin 1. ve. 2. kısmının iptal edilmesine karar verildiği görülmektedir. Başvuru sahibi tarafından şikayet edilen kısmın, “Kırklareli Huzurevi Müdürlüğü” başlıklı 3. kısım olduğu anlaşılmaktadır.

Başvuru konusu ihalenin üçüncü kısmı için idare tarafından Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti.ne ait teklifin aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve 25.11.2022 tarihinde “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması /aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazının EKAP üzerinden gönderildiği, anılan istekli tarafından 30.11.2022 tarihinde aşırı düşük teklif açıklaması ve beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulduğu görülmüştür.

İdare tarafından 01.12.2022 tarihinde alınan, 02.12.2022 tarihinde ihale yetkilisince onaylanan 3 no’lu ihale komisyonu kararına göre, ihalenin üçüncü kısmına ilişkin yaklaşık maliyetin 6.047.990,47 TL olduğu, ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak Orhan Sipahi’nin, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak Öz Aras Kurumsal İth. İhrc. Ltd. Şti.-Sivas Anadolu Kurumsal Yemek Hizmetleri Tic. ve San. Ltd. Şti. İş Ortaklığının belirlendiği, Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti.ye ait 3.717.212,50 TL teklifin ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgenin teklif edilen bedelin % 25'inden az olması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, İpekyolu 76 Gıda İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.ne ait teklifin de yeterlik bilgileri tablosunda geçici teminat, bilanço bilgileri, banka referans mektubuna ilişkin satırların doldurulmadığı ve EKAP üzerinde e-gtm bilgisine ulaşılamadığı gerekçeleriyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Söz konusu komisyon kararında, aşırı düşük teklif sahibi istekli Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti.ye aşırı düşük teklif sorgulama yazısı gönderildiği ve anılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük açıklamasının uygun bulunduğuna dair herhangi bir ifadenin yer almadığı görülmektedir.

Anılan karar üzerine teklifi değerlendirme dışı bırakılan Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti. tarafından 02.12.2022 tarihinde teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin olarak şikayet başvurusunda bulunulduğu görülmüştür.

İdari Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33. maddesinde yer alan “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister…” düzenleme gereğince idarece Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti.ye ait teklifin aşırı düşük teklif olarak değerlendirildiği ve anılan istekliye 25.11.2022 tarihinde aşırı düşük teklif sorgulama yazısı gönderildiği anlaşılmıştır.

Başvuru konusu ihalenin e-ihale olarak gerçekleştirildiği, Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu iş deneyim belgesinin EKAP üzerinden sorgulanabilen bir belge olduğu, idarece Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti.ne 25.11.2022 tarihinde aşırı düşük teklif sorgulama yazısının gönderildiği ve 02.12.2022 onay tarihli 3 no’lu ihale komisyonu kararıyla da iş deneyim belgesinin tutarının yetersiz olması gerekçesiyle anılan isteklinin değerlendirme dışı bırakıldığı, dolayısıyla her ne kadar yeterlik değerlendirmesinde teklifi uygun bulunmayan Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti.ye aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasına gerek olmadığı anlaşılsa da 4 no’lu ihale komisyonu kararıyla anılan isteklinin iş deneyim belgesinin güncellenmek suretiyle tutarının yeterli olduğuna karar verildiği ve teklifi sınır değerin altında olan bu istekliye öncesinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmış olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin bu husustaki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Ayrıca Sancak Grup Temizlik İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Otomotiv Peyzaj San. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesine ilişkin idareye şikayet başvurusunun 02.12.2022 tarihinde olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin anılan istekli tarafından teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin ihale komisyonu kararı tebliğ edilmeden önce ne şekilde öğrenildiğinin belirsiz olduğu, bu hususun Kamu İhale Mevzuatında yer alan gizlilik ilkesine aykırı olduğuna ilişkin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Diğer yandan İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikâyet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11. maddesinin altıncı fıkrasında “…Kısmi teklife açık ihalelerde… tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklaması bulunmaktadır. İhalenin başvuruya konu 3. kısmı itibariyle 4734 sayılı Kanun’un 53. maddesi gereğince şikâyet bedeli olarak yatırılması gereken tutarın 41.482,00 TL olduğu anlaşıldığından, Kurum hesaplarına fazla ödendiği anlaşılan (41.482,00-27.654,00) 13.828,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesi gerekmektedir

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.