KİK Kararı: 2021/UM.I-2024 (11 Kasım 2021)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2021/046
Gündem No : 27
Karar Tarihi : 11.11.2021
Karar No : 2021/UM.I-2024
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kars Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/272049 İhale Kayıt Numaralı “55 Kalem Temizlik Malzemesi Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kars Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü tarafından 21.06.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “55 Kalem Temizlik Malzemesi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin 29.09.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.10.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.10.2021 tarih ve 48745 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.10.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/1724 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, numunelerin değerlendirilmesine ilişkin tutanağın idare yetkilisi ve istekli temsilcisi tarafından imzalanması gerekirken istekli temsilcilerinin numune değerlendirmesine davet edilmediği; diğer taraftan ihale üzerinde bırakılan isteklinin bazı ürünlere ilişkin numunelerinin Teknik Şartname’ye uygun olmadığı, şöyle ki;

- Yer yüzey dezenfektanı için teklif edilen ürünün konsantre olmadığı ve ihale tarihinde geçerli biyosidal ürün belgesinin bulunmadığı,

- El dezenfektanının istenilen nitelikte olmadığı ve ihale tarihinde geçerli biyosidal ürün belgesinin bulunmadığı,

- Çöp torbası (80*110 – jumbo boy) kalınlığının 80 mikrondan az olduğu,

- Metal saplı ıslak mop paspas aparatı içeriğinde sadece sap ve aparat bulunduğu, mop bulunmadığı,

- Islak mop (ipi geniş) ağırlığının 375 gramdan az olduğu,

- Kuru mop saplı aparatı (50 cm) içeriğinde sadece sap ve aparat bulunduğu, mop bulunmadığı,

- Kuru mop (50 cm) renginin mavi olması gerektiği,

- Kuru mop saplı aparatı (80 cm) içeriğinde sadece sap ve aparat bulunduğu, mop bulunmadığı,

- Kuru mop ipi (80 cm) renginin mavi olması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükümleri,

Bahse konu Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 58/A numaralı maddesinin dokuzuncu fıkrasında “(9) Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları, ayrıca ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları için makul bir süre verilir. … İhalede; aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan veya açıklamaları yeterli görülmeyen isteklilerin teklifleri reddedilir, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgi ve belgeleri doğrulayan belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir, sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlayamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinin 16.9’uncu alt maddesinde “16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

Aynı Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir…” açıklamaları,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeler ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin bilgileri e-teklifleri kapsamında beyan etmeleri gerekmektedir.

…

ç) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği ilgili uygulama yönetmeliklerinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

…

7.5.6.

a) İstekliler Temizlik Malzemeleri için ihale tarihinden 1 (bir) iş günü sonra numuneleri eksiksiz idareye teslim edilecektir. İstekliler numunelerin üzerine iş kalemi sıra numaralarını ve firma isminin açıkça yazıldığı bir etiket yapıştıracaklardır. Herbir kaleme ayrı ayrı numune vereceklerdir. Numuneler kutu içerisinde teslim edilecek ve ihale sıra numarasına göre sıralanacaktır. Malzeme, orjinal ambalajında teslim edilecektir. Ambalajlar üzerinde son kullanma tarihi ve teknik özellikler belirtilmelidir. Numunenin şartnameye uygunluk aşamasında denenmesi veya kullanılması halinde numune için ayrıca ücret ödenmeyecektir.

b) Numunelerin görüldüğüne ilişkin tutanak idare yetkilisi ve istekli temsilcisi tarafından imzalanacaktır. Numune görüldü tutanağı olmayan ve numunesi eksik olan firmaların teklifi geçersiz sayılacaktır

…

7.7. Numune ve demonstrasyon değerlendirmesi:

7.7.1. Numunelerin görüldüğüne ilişkin tutanak idare yetkilisi ve istekli temsilcisi tarafından imzalanacaktır. Numunesi eksik olan ve numune değerlendirmesi başarısız sonuçlanan firmaların teklifi geçersiz sayılacaktır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir…” düzenlemeleri bulunmaktadır.

Başvuru sahibince aynı ihaleye ilişkin olarak daha önce yapılan itirazen şikâyet başvurusu üzerine 02.09.2021 tarihli ve 2021/UM.I-1625 sayılı Kurul kararı alınmış ve “21.06.2021 olan ihale tarihinde düzenlenen ve aynı tarihte ihale yetkilisince onaylanan ihale komisyonu kararı ile ihalenin Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin belirlenmediği, kararda numunelerin teslimine/değerlendirilmesine ilişkin herhangi bir hususa değinilmediği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin şikâyeti üzerine 26.07.2021 tarihinde ihale yetkilisince onaylanan ikinci bir ihale komisyonu kararı alındığı, kararla numuneleri teslim etmeyen 5 isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti., ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin ise başvuru sahibi Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği görülmektedir.

İhale işlem dosyası incelendiğinde; ihale üzerinde bırakılan istekli Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin numune teslim tutanağının bulunduğu, ihale komisyonu kararlarında doğrudan numunelerin değerlendirildiğine ve uygun olduğuna yönelik bir ifade bulunmamakla beraber, “numune teslim etmediklerinden dolayı ilgili isteklilerin tekliflerinin değerlendirilmediği, bu istekliler dışındaki isteklilerin tekliflerinin ise usulüne uygun olduğunun tespit edildiği” şeklinde genel bir ifadeye yer verildiği görülmektedir.

İhale işlem dosyasında ayrıca, ihale komisyonu üyesi olmayan, muayene kabul komisyonunda görevlendirilmiş olan 3 idare personeli tarafından 28.06.2021 tarihinde tanzim edilmiş tutanağın bulunduğu, tutanakta Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin numunelerinin kontrol edildiği ve teknik şartnameye uygun olduklarının görüldüğü hususunun belirtildiği anlaşılmıştır.

…

İhale işlem dosyasındaki belgelerden idarece ihale üzerinde bırakılan istekli Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin numunelerinin değerlendirildiği görülmekle birlikte, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin numunelerinin değerlendirildiğine ilişkin bir bilgi edinilememiş, öte yandan numune değerlendirmesi işlemlerinin ihale komisyonu üyelerince değil muayene kabul komisyonu üyelerince gerçekleştirildiği anlaşılmıştır.

Bu doğrultuda, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif sahipleri bakımından, usulüne uygun şekilde ihale komisyonu üyelerince numune değerlendirmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve ihalenin bu işlemler sonrasında neticelendirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.” şeklindeki değerlendirmelere yer verilerek, numune değerlendirmesi işlemlerinin usulüne uygun şekilde yeniden gerçekleştirilmesi yönünde düzeltici işlem belirlenmesine karar verilmiştir.

Bu karar üzerine idarece Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.ne ilişkin olarak “Numune Kabul Kontrol Cetveli” başlıklı tutanakların düzenlendiği ve tutanaklarda ihale komisyonu üyelerinin imzasının bulunduğu, istekli temsilcilerinin imzasının ise bulunmadığı, Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti. bakımından bütün ürünler için “uygun” sütununun işaretlendiği, Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. bakımından “sert zemin temizleme makinesi” için “uygun değil” sütununun işaretlendiği tespit edilmiştir.

10.09.2021 tarihinde ihale yetkilisince onaylanan ihale komisyonu kararında ise, iki isteklinin de numunelerinin Teknik Şartname’de belirtilen özelliklere sahip olduklarının ihale komisyonu tarafından tespit edildiği ifade edilerek, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin Hijyenpark End. Tem. Gıda Med. Tur. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti., ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin ise başvuru sahibi Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği görülmektedir.

Yukarıda alıntılanan İdari Şartname düzenlemesinde numunelerin görüldüğüne ilişkin tutanağın idare yetkilisi ve istekli temsilcisi tarafından imzalanacağı düzenlenmekte, bu düzenlemeden iddia edildiği gibi numunelerin değerlendirilmesine ilişkin tutanağın istekli temsilcisi tarafından imzalanacağı anlaşılmamaktadır. Bir başka anlatımla, numunelerin görüldüğüne ilişkin tutanak, numunelerin idareye teslim edilmesine ve idarece teslim alınmasına ilişkin olup numunelerin değerlendirilmesine yönelik değildir.

Aktarılan hususlar çerçevesinde; 4734 sayılı Kanun’un temel ilkeleri uyarınca idarelerin ihtiyaçlarını uygun şartlarda ve zamanında karşılamasının gerekli olduğu; bunun yanında idarelerin isteklilerce teklif edilen ürünlerin ihtiyaçlara uygun özelliklere sahip olup olmadığının değerlendirilmesine ve ihtiyaca uygun ürünlerin kamunun hizmetine sunulmasına ilişkin yükümlülüklerinin bulunduğu; bu yükümlülük çerçevesinde ihale komisyonunda görevlendirilen üyeler tarafından ihale üzerinde bırakılan isteklinin numune değerlendirmesi işlemlerinin gerçekleştirildiği ve tutanağa bağlandığı; tutanaktaki değerlendirmelere ihale komisyonu kararında da yer verildiği; teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan tespitler neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait bulunduğu; bu nedenlerle ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin uygun görülmesinin kamu ihale mevzuatı uygulamaları ile uyumlu olduğu; öte yandan İdari Şartname düzenlemesinden numunelerin değerlendirilmesine ilişkin tutanağın istekli temsilcisi tarafından imzalanacağının anlaşılmadığı; bu nedenlerle iddiaların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Yukarıda ifade edildiği üzere, ihale komisyonu üyelerince tanzim edilen “Numune Kabul Kontrol Cetveli” başlıklı tutanakta Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti. bakımından “sert zemin temizleme makinesi” için “uygun değil” sütunu işaretlendiği halde, ihale komisyonu kararında iki isteklinin de numunelerinin Teknik Şartname’de belirtilen özelliklere sahip olduklarının ihale komisyonu tarafından tespit edildiği hususunun ifade edildiği ve Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Dolayısıyla, her ne kadar ihale komisyonu kararında başvuru sahibi Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin numunelerinin uygun olduğu belirtilmiş olsa da, numunelerin değerlendirilmesine ilişkin tutanakta “sert zemin temizleme makinesi” numunesinin uygun olmadığına yönelik tespite yer verildiği göz önüne alındığında, başvuru sahibinin teklifinin söz konusu numunesi uygun olmadığından değerlendirme dışı bırakılması gerektiği neticesine ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Anka Tem. Mad. ve Hizm. Gıda İnş. Malz. Tur. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.