KİK Kararı: 2021/UM.I-1113

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2021/022
Gündem No : 44
Karar Tarihi : 02.06.2021
Karar No : 2021/UM.I-1113
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Medikal Tıbbi Malzemeler Galeri Ticaret ve Sanayi A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Samsun Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/204050 İhale Kayıt Numaralı “Kombine Vitrektomi ve Fako Sistemi Sarf Karşılığı Cihaz Temini” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Samsun Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 15.04.2021 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “Kombine Vitrektomi ve Fako Sistemi Sarf Karşılığı Cihaz Temini” ihalesine ilişkin olarak Medikal Tıbbi Malzemeler Galeri Ticaret ve Sanayi A.Ş.nin 29.04.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 30.04.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.05.2021 tarih ve 22594 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.05.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/826 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 1’inci kısmında birim fiyat teklif cetvelinde ÜTS (UBB) numarasının 20757770059694-00757770510801 yerine, sehven 20757700596694-0075777051080 olarak yazıldığı, teklif dosyaları kapsamında ÜTS çıktılarının bulunduğu, bu durumun Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6’ncı maddesi kapsamında tamamlatılabilecek nitelikte olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6’ncı maddesinde “16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır. Bu çerçevede, bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler, idarece ilgili kurum veya kuruluştan re’sen istenebilir. Söz konusu belgelerin aday veya istekliler tarafından tamamlatılmasının istenilmesi halinde ise bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idarelerce aday veya isteklilere iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilecektir.

16.6.2. İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi halinde kabul edilecektir.

16.6.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin belgelerin yazılı olarak istenilmesi ve aday ve isteklilerce bir dilekçe ekinde sunulması gerekmektedir. İdarece belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan aday ve isteklilerin başvuruları veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve isteklilerin geçici teminatları gelir kaydedilir.

16.6.4. İlgili mevzuatına göre ihaleye katılma şartı olarak istenmesi gereken belge veya bilgilerin idarece istenmediği ve bu durumun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında tespit edildiği hallerde, idarelerce bu tür belge veya bilgiler başvuruların ya da tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aday veya isteklilerden talep edilemeyecek ve tamamlatılamayacaktır.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

ı) 1-) İstekliler, Tıbbi Cihaz Yönetmelikleri kapsamında, teklif ettikleri ürünün ÜTS kayıt bildirimleri yapılmış olan ürün için ihale sıra numarasına göre belirtilmiş UBB numarasını gösteren listeyi ihale dosyasında sunacaktır.

Sunulacak listede belirtilen UBB numaraları kullanılmak suretiyle Ürün Takip sistemi (ÜTS) adresinden ürün/bayilik durumları kontrol edilecektir.

Yapılacak kontrollerde ürün/bayilik durumu uygun olmayan ürünlere ilişkin teklifler değerlendirme dışı bırakılacaktır…” düzenlemesi yer almıştır.

26.04.2021 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin 1’inci kısmında başvuru sahibinin birim fiyat teklif cetvelinde 1’inci kısım 1’inci kalemde ve 1’inci kısım 3’üncü kalemde yer alan “20757700596694” ve “0075777051080” barkodlu malzemelerin ÜTS kaydına rastlanmadığından 1’inci kısımdaki teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği anlaşılmıştır.

Şikayet başvurusu üzerine idarece alınan kararda, Kamu İhale Kurulu’nun 29.07.2020 tarihli ve 2020/UM.I-1308 sayılı Kurul kararı da göz önünde bulundurularak, birim fiyat teklif cetvelinde yer alan bilgilerin doğruluğundan isteklilerin sorumluluğunda olduğu, teklif edilen ürünün barkodu ÜTS sisteminde sorgulandığında ÜTS kaydının bulunmadığı, birim fiyat teklif cetvelinde yer alan hataların bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılamayacağı ifade edilerek şikayet başvurusu reddedilmiştir.

Yapılan incelemede başvuru sahibi tarafından sunulan birim fiyat teklif cetvelinde ve teklif dosyası kapsamında sunulan ihale sıra numarasına göre UBB numaralarının belirtildiği barkod listesinde barkod listesi tablosunda 1’inci kısım 1’inci kalem (kasetli kombine vitrektomi paketi 23G cihaz uyumlu Bausch&Lomb) için UBB barkod numarasının “20757700596694” olarak, 1’inci kısım 3’üncü kalem (endoillumanisyon seti avize tipi 25G Bausch&Lomb) için UBB barkod numarasının “0075777051080” olarak belirtildiği, barkod listesinin ekinde ÜTS çıktılarının sunulduğu, 1’inci kısım 1’inci kalem için sunulan ÜTS çıktısında UBB barkod numarasının “20757770059694”, 1’inci kısım 3’üncü kalem için sunulan ÜTS çıktısında UBB barkod numarasının “00757770510801” olarak yer aldığı tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin yukarıda anılan maddeleri gereğince istekliler tarafından teklif dosyalarında ihale sıra numarasına göre belirtilmiş UBB numarasını gösteren listenin sunulması gerektiği, idarece istekliler tarafından sunulacak listede belirtilen UBB numaraları kullanılmak suretiyle Ürün Takip Sistemi (ÜTS) üzerinden ürün/bayilik durumlarının kontrol edileceği, ürün/bayilik durumu uygun olmayan ürünlere ilişkin tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmaktadır.

Yapılan inceleme neticesinde başvuru sahibi tarafından birim fiyat teklif cetvelinde ve barkod listesinde 1’inci kısım 1’inci kalemde ve 1’inci kısım 3’üncü kalemde yer alan UBB barkod numaralarına ilişkin ÜTS kayıt sisteminde yapılan sorgulama sonucunda herhangi bir kayıt bulunmadığı dolayısıyla belirtilen numaralar ile eşleşen ürün bulunmadığı, barkod listesi ekinde sunulan ve üzerlerinde ihale sıra numaraları belirtilmiş olan ÜTS kayıtlarına ilişkin çıktılardaki barkod numaralarının birim fiyat teklif cetvelindeki ve barkod listesindeki UBB barkod numaraları ile uyumlu olduğu, barkod listesinde söz konusu kalemlerdeki UBB barkod numaralarında “20757770059694” olması gerekirken “20757700596694” şeklinde, “00757770510801” olması gerekirken “0075777051080” şeklinde olmak üzere her iki ürün numarasının sadece birer rakamının eksik yazılmış olduğu anlaşılmıştır.

Teklif dosyası kapsamında sunulan bilgi ve belgelerin bir bütün olduğu ve birlikte değerlendirilmesi gerektiği, ÜTS kaydında belirtilen ürüne ilişkin bilgiler ile teklif dosyasında sunulan diğer belgelerde yer alan bilgilerin aynı ürüne ilişkin ve uyumlu olduğu, ayrıca barkod listesinde belirtilen numaralar ile eşleşen başka bir ürüne ait ÜTS kaydının bulunmadığı, dolayısıyla farklı bir ürünün teklif edilmiş olma ihtimalinin de bulunmadığı dikkate alındığında, başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikâyet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında “… Kısmi teklife açık ihalelerde tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklamasına yer verilmiştir.

Bu çerçevede ihalenin başvuruya konu edilen 1’inci kısmına ait yaklaşık maliyet bedeli dikkate alındığında, 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi gereğince itirazen şikâyet bedeli olarak yatırılması gereken tutarın 7.682,00 TL olduğu, ancak başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 15.373,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı tespit edilmiştir. Bu nedenle Kurum hesaplarına fazladan yatırıldığı tespit edilen 7.691,00 TL’nin, başvuru sahibinin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin 1’inci kısmında başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.