KİK Kararı: 2021/UH.II-988

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2021/018
Gündem No : 92
Karar Tarihi : 07.05.2021
Karar No : 2021/UH.II-988
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Şırnak İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/697595 İhale Kayıt Numaralı “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmeti Alımı (İl Sağlık Müdürlüğümüz ve Bağlı Sağlık Tesislerimiz İçin)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Şırnak İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 15.01.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) Hizmeti Alımı (İl Sağlık Müdürlüğümüz ve Bağlı Sağlık Tesislerimiz İçin)” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin 19.03.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 25.03.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.04.2021 tarih ve 17501 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.04.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/621 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, şikâyete konu ihalenin Panates Bilişim ve Teknoloji San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, ihalede kendilerinin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendikleri, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, şöyle ki;

1. İdarece yapılan demonstrayonun Şartname hükümleri doğrultusunda yaptırılmadığı ve bunun da kendilerinin hak kaybına uğramasına neden olduğu, her iki istekliye eşit sorular sorulmadığı, data aktarım kontrolü demosunda ihale üzerinde bırakılan istekliye ek süre verilerek avantaj sağlandığı, anılan isteklinin 05.03.2021 tarihinde data aktarım demosuna başladığı ve aynı gün demonun bitirildiği, öte yandan anılan istekliye yeni demo tarihi verilip 09.05.2021 tarihinde demoya devam edildiği, data aktarımı demosu için 4 gün ek süre verilerek anılan istekliye bu hususta avantaj sağlandığı, ayrıca idarece yapılan demonstrasyonun kamera kaydının yapılmadığı, eşit muamele ilkesine aykırı davranılarak Şartname’yi sağlamayan isteklinin üzerinde ihalenin bırakıldığı,

2. Kesinleşen ihale komisyonu kararının kamu ihale mevzuatına uygun olmadığı, söz konusu kararda tek bir imzanın yer aldığı, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale Komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde yer alan hükme aykırı olarak ihale komisyonu kararının oluşturulduğu,

3. İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son durumu Gösterir Belgenin ve tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri ile pay defterinin teklif zarfı içerisinde sunulmadığı,

4. İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyası içerisinde İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesi gereğince sunulması gereken belgelerin sunulmadığı,

- "İsteklilerin, teklif ettikleri HBYS Sisteminin ÇKYS/MKYS entegrasyonu olmalıdır. Bunun için Üretici firmaya ait Sağlık Bakanlığından alınmış ÇKYS/MKYS entegrasyon belgesi teklif ekinde sunulması zorunludur." düzenlemesi gereğince sunulması gereken belgelerin sunulmadığı,

- “İstekliler teklif ettiği HBYS’nin % 100 uyumlu olduğu VTYS ve İşletim Sistemlerinin isimlerini ve sürüm (versiyon) bilgilerini bir belge halinde tekliflerinde sunmalıdır." düzenlemesi gereğince sunulması gereken belgelerin sunulmadığı,

• "Uygulama yazılımı istemci/sunucu (client/server) veya akıllı istemci (smartclient) veya zengin istemci (richclient) veya web tabanlı veya bunları içeren hibrit mimariye sahip olabilir. İstekli gerekli yazılımları Merkezi sunucuya kuracak SBYS yazılımının sıkıntısız çalışabilmesi için kullanılacak tüm yazılım lisans (SBYS- VTYS- PACS) yüklenici tarafından karşılanacak ve idareden bu konuda herhangi ek ücret talep etmeyecektir. İstekli teklif ettiği mimariyi teklifinde belge halinde sunacaktır." düzenlemesi gereğince sunulması gereken belgelerin sunulmadığı,

- "Uygulama yazılımı ve VTYS, uygulama Sunucu İşletim Sistemi (SOS) olarak Solaris, UNIX, Linux, Microsoft Windovvs 20XX Server gibi endüstri standardı sunucu işletim sistemleri mimarisine uygun olmalı ve bu SOS’lerden herhangi biri üzerinde çalışacağını belge halinde sunacaktır." düzenlemesi gereğince sunulması gereken belgelerin sunulmadığı,

Sonuç olarak, ihale üzerinde bırakılan Panates Bilişim ve Teknoloji San. Tic. Ltd. Şti.ne ait teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

…

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (HBYS) HİZMETİ ALIMI (İl Sağlık Müdürlüğümüz ve Bağlı Sağlık Tesislerimiz için)

b) Miktarı ve türü: 29 Kalem HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (HBYS) HİZMETİ ALIMI (İl Sağlık Müdürlüğümüz ve Bağlı Sağlık Tesislerimiz için)

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: ŞIRNAK İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜMÜZ VE BAĞLI SAĞLIK TESİSLERİ (Şırnak Devlet Hastanesi ve Kadın Doğum ve Çocuk Hastalıkları Hastanesi Ek Binası ve Şırnak Şehit Aydoğan AYDIN Devlet Hastanesi Ek Binası - Cizre Devlet Hastanesi - Silopi Devlet Hastanesi - İdil Devlet Hastanesi - Uludere Devlet Hastanesi - Beytüşşebap Devlet Hastanesi - Şırnak İl Sağlık Müdürlüğü Güçlükonak Entegre Hastanesi - Şırnak ADSM - Cizre ADSM)

ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.2. Belge değerlendirmeleri sonucunda eksik belgesi bulunmayan, ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlilik kriterlerini eksiksiz karşılayan firmalardan, en düşük teklifi sunan firmadan başlayacak şekilde isteklinin önerdiği HBYS, LIS, RIS, PACS yazılımlarının ihale dokümanı ekindeki teknik şartnameye (Hbys Ana Teknik şartname, HBYS modülleri ve HBYS mobil uygulama modülleri) özellikleri ve uyumunu eksiksiz sağlayıp sağlamadığını belirlenmesi amacıyla Teknik Şartnamede ayrıntılı açıklaması bulunan (DEMO) Demonstrasyona tabii tutulacaktır. Demo’da yeterlilik almayan firmalar teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve içeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1. Demonstrasyon işlemleri (demo) İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

4.2. Demo, İdarenin sağlayacağı bir mekânda yapılacaktır.

4.3. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

4.4. Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.

4.5. Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.

4.6. İsteklinin yapacağı yeterlilik demosu sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

4.7. Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler İsteklilerce karşılanacaktır.

…

4.11. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

4.12. Birinci Aşama-Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği: Demo uygulaması, şartnamede yazılı tüm yazılım gerekleri için yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özeliklerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır. Buna ek olarak İdare tarafından aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde asgari olarak aşağıdaki hususların kontrol edilmesi istenecektir

…

4.13. İkinci Aşama-Log Tutma ve Analizi

Bu kılavuzun “Loglama ve Performans” başlığı altında bulunan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan logların tutulup tutulmadığı,01.03.2018 tarihinden sonra Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak, kontrol edilecektir.

4.14. Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği

4.14.1. Veri aktarım demosu Şırnak Devlet Hastanesinde bulunan merkezi sunucuda kayıtlı veri tabanı yedeğinin son iki aylık verisi üzerinden yapılacaktır.

4.14.2. Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

4.14.3. “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. İdarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Aktarım şemasının oluşturulması ve Şırnak Devlet Hastanesinde bulunan merkezi sunucuda kayıtlı veri tabanına ait en az son 2 (iki) aylık verinin aktarılması için en az 10 takvim günü en fazla süre 15 (on beş) takvim günü verilmelidir. Aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.

4.15. Demo süresi her bir İstekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5(beş) iş gününü aşmayacaktır. Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo için davetler bildirilen elektronik posta, faks veya resmi yazıyla yapılabilir. Demo süresi idareden kaynaklanan nedenlerle zamanın yeterli gelmemesi halinde eksik kalan kısımlar için ilave süre verilebilecek olup bu durum diğer isteklilere bildirilecektir.

4.16. İstekli, Demo saatinden en az 1 saat öncesine kadar tüm hazırlıklarını tamamlamış ve sistemi çalışır duruma getirmiş olacaktır.

4.17. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek, “ASLINDA VARDI YÜKLENMEMİŞ-GELİŞTİRİLME AŞAMASINDA-BİLGİSAYARDA ARIZA OLUŞTU-DATABASE ÇÖKTÜ-BİLGİSAYARI AÇAMIYORUM-” vb. cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevaplar kabul edilmeyecek ve böyle bir durum oluştuğu takdirde ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.

4.18. Demonstrasyon sırasında İstekli tarafından teklif edilen SBYS, düzgün çalışmasından İstekli sorumlu olacaktır. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilmelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

12.03.2021 tarihli ihale komisyonu kararından şikâyete konu ihalede 9 adet ihale dokümanı indirildiği, 5 isteklinin ihaleye teklif verdiği, yapılan demonstrasyon sonucunda ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak başvuru sahibi Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin belirlendiği görülmüştür.

Yukarıda yer verilen doküman düzenlemelerinden, şikâyete konu ihalede hastanenin mevcut verilerinin teklif edilen yazılımlarda kullanılabilirliğinin test edilmesi amacıyla veri aktarımının yapılması, veri kaybının yaşanıp yaşanmayacağının görülmesi, isteklinin teklif ettiği HBYS, LIS, RIS ve PACS yazılımlarının Teknik Şartname’ye uyumunu sağlayıp sağlamadığının belirlenmesi amacıyla demontrasyon yapılacağı, demontrasyon sürecinin üç aşamadan oluştuğu, üçüncü aşamada idarenin veri tabanına ait en az son 2 aylık verinin aktarılması için en az 10 takvim günü en fazla süre 15 takvim günü verileceği, demo süresi için her bir istekliye bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 iş günü verileceği, bu çerçevede, söz konusu yazılımlarda yer alan tüm modüllerin Teknik Şartname ve mevzuata göre uygunluklarının detaylı olarak kontrol edileceği anlaşılmıştır.

İdare tarafından 09.02.2021 tarihli ve E-15396855-804.01 sayılı yazı ile ihale üzerinde bırakılan Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş.nin 16.02.2021 ve 18.02.2021 tarihleri arasında demonstrasyonun 1 ve 2’nci aşamasını gerçekleştirmek üzere idareye davet edildiği, 17.02.2021 tarihli tutanakta anılan isteklinin demonstrasyonun 1 ve 2’nci aşamasını başarıyla tamamladığının belirtildiği görülmüştür.

02.03.2021 tarihli tutanakla ihale üzerinde bırakılan istekliye ilgili verilerin teslim edildiği, 04.03.2021 tarihli ve 804.01 sayılı yazı ile anılan isteklinin 05.03.2021 tarihinde demonstrasyonu gerçekleştirmek üzere davet edildiği görülmüştür. 05.03.2021 tarihli “Demonstrasyon Devam Tutanağı”nda “…05.03.2021 tarihinde demonstrasyon aşamamızın 4.14. Üçüncü Aşama-Veri aktarım Yeteneği ihale komisyonumuz karşısında hazır bulunmuştur. Deomonstrasyon sürecimiz bitmediğinden dolayı 09.03.2021 tarihinde toplanmak üzere karar verilmiştir.” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür. 09.03.2021 tarihli “HBYS 3. Aşama Demonstrasyon Tutanağı”nda “ …05.03.2021 ve 09.03.2021 günlerinde yapılan demonstrasyon sonucunda Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş. adlı firma Teknik Şartname’mizin 4.14. Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği başarı ile tamamlanmıştır.” ifadelerinin yer aldığı ve söz konusu tutanağın ekinde veri aktarım yapıldığına dair ekran görüntüleri 27 kontrol çıktısının yer aldığı ifade edilmiştir.

Öte yandan, idare tarafından 17.02.2021 tarihli ve E-15396855-804.01 sayılı yazı ile başvuru sahibi Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin 22.02.2021 ve 24.02.2021 tarihleri arasında demonstrasyonun 1 ve 2’nci aşamasını gerçekleştirmek üzere idareye davet edildiği, 22.02.2021 tarihli tutanakta anılan isteklinin demonstrasyonun 1 ve 2’nci aşamasını başarıyla tamamladığının belirtildiği görülmüştür. 02.03.2021 tarihli tutanakla başvuru sahibine ilgili verilerin teslim edildiği, 09.03.2021 tarihli ve 804.01 sayılı yazı ile anılan isteklinin 10.03.2021 tarihinde demonstrasyonu gerçekleştirmek üzere davet edildiği görülmüştür. Başvuru sahibi Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş. adına düzenlenen 10.03.2021 tarihli “HBYS 3. Aşama Demonstrasyon Tutanağı”nda “…10.03.2021 günlerinde yapılan demonstrasyon sonucunda Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş. adlı firma Teknik Şartname’mizin 4.14. Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği başarı ile tamamlanmıştır.” ifadelerinin yer aldığı ve söz konusu tutanağın ekinde veri aktarım yapıldığına dair ekran görüntüleri 12 kontrol çıktısının yer aldığı ifade edilmiştir.

Yapılan değerlendirmede, istekliler tarafından teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’de belirtilen kriterlere uygunluğunun, demonstrasyon yapılmak suretiyle tespiti konusundaki takdir yetkisinin ve ihale konusu işte kullanılacak ürünlerin Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan tespitler neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu dikkate alındığında, şikayete konu ihalede demonstrasyon işlemlerinin doküman düzenlemelerine uygun şekilde gerçekleştirildiği ve tutanağa bağlandığı, demonstrasyon tutanağının ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalandığı, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından gerçekleştirilen demonstrasyonun 05.03.2021 tarihinde bitmemesinden dolayı idarece 09.03.2021 tarihinde devam edilmesine karar verilmesinde doküman düzenlemelerine aykırılık oluşmadığı anlaşılmıştır.

Öte yandan, demonstrasyona tabi tutulan ihale üzerinde bırakılan istekli ile başvuru sahibi istekliye demonstrasyon sürecinde ne kadar soru sorulduğunun ilgili tutanaklarda belirtilmediği görülmekle birlikte, Teknik Şartname’nin 4.17’nci maddesinde yer alan “Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek, “ASLINDA VARDI YÜKLENMEMİŞ-GELİŞTİRİLME AŞAMASINDA- BİLGİSAYARDA ARIZA OLUŞTU- DATABASE ÇÖKTÜ- BİLGİSAYARI AÇAMIYORUM” vb. cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevaplar kabul edilmeyecek ve böyle bir durum oluştuğu takdirde ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.” düzenlemesi uyarınca isteklilere ihtiyaç duyulan soruların yöneltildiği ve her iki istekli tarafından demonstrasyonunun başarı ile tamamlandığı hususu dikkate alındığında, başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 65’inci maddesinde “(1) Yapılan değerlendirme sonucu ihale ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır ve ihale komisyonunca alınan gerekçeli karar ihale yetkilisinin onayına sunulur.

(2) İhale kararı ihale yetkilisince onaylanmadan önce idare, ihale üzerinde kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını Kurumdan teyit ederek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. Her iki isteklinin de yasaklı olduğunun anlaşılması durumunda ihale yetkilisince ihale kararı onaylanamaz ve ihale iptal edilir.

(3) İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder.

(4) İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır…” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi” başlıklı 66’ncı maddesinde “Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere 65 inci maddenin birinci fıkrası uyarınca alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirilir.

(2) İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. 4734 sayılı Kanunun “Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir. İdarelerin bu yetkilere sahip kişi, kurul veya görevlileri ise, kendi mevzuatlarında belirlenmektedir. Bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerekmektedir.

5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.

…

5.9. İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz.

5.10. İhale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya davet tarihini izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonunun asıl üyelerine verilir. İdare tarafından gerek görüldüğü takdirde, yedek üyelere de ihale işlem dosyasının birer örneği verilebilir. Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ise ihale işlem dosyasının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.” açıklamaları yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1. Yapılan değerlendirme sonucunda ihale komisyonu tarafından ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli üzerinde bırakılır.

36.2. İhale komisyonu, yapacağı değerlendirme sonucunda gerekçeli bir karar alarak ihale yetkilisinin onayına sunar.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi” başlıklı 38’inci maddesinde “38.1. Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere, 36.2. maddesi uyarınca alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirilir.

38.2. İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır...” düzenlemesi yer almaktadır.

Şikâyete konu ihalede, ihale komisyonunun bir başkan, altı uzman üye ve iki mali üye olmak üzere toplam dokuz asil üyeden ihale yetkilisinin oluru ile 15.12.2020 tarihinde oluşturulduğu görülmüştür.

12.03.2021 tarihli ihale komisyonu kararının, dokuz ihale komisyonu üyesinin adlarının, soyadlarının ve görev unvanlarının belirtilerek imzalandığı, ayrıca ihale yetkilisinin imzasının da söz konusu kararda yer aldığı görülmüştür.

Öte yandan, isteklilere EKAP üzerinden gönderilen “Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi” konulu yazı ekinde yer alan ihale komisyonu kararında sadece ihale yetkilisinin imzasının bulunduğu görülmüştür.

Yapılan incelemede, ihale sürecindeki bütün değerlendirmelerin oluşturulacak bir ihale komisyonu tarafından yapılması gerektiği, yapılan değerlendirme sonucunda ihale komisyonunca alınan gerekçeli kararın ihale yetkilisinin onayına sunulacağı ve alınan kararın onaylanması halinde ihalenin geçerli olacağı dikkate alındığında, şikâyete konu ihalede; ihale komisyonu üyeleri tarafından teklif değerlendirmesinin tamamlanarak gerekçeli kararın 12.03.2021 tarihinde ihale komisyonu üyeleri tarafından
Oybirliği ile alındığı ve söz konusu kararın ihale yetkilisi tarafından onaylandığı ve EKAP üzerinden isteklilere tebliğ edilen kesinleşen ihale komisyonu kararının da söz konusu karar ile aynı olduğu anlaşılmış olup, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

3. Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “(1) İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin,

b) Tüzel kişi olması halinde, bu Yönetmelik ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, teklif kapsamında sunulması zorunludur. Ayrıca aday veya isteklilerin ihale tarihi itibarıyla mesleki faaliyetlerini mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak sürdürmesi gerekmekte olup, ihale üzerinde kalan isteklinin sözleşme imzalanmadan önce, bu durumu tevsik eden belgeleri 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat ile ön yeterlik ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak sunması gerekmektedir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tüzel kişilerin teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 10/A.1. maddesinde “10/A.1. İhaleye katılabilmek için başvuru veya teklif dosyasında sunulması gereken, tüzel kişi aday ve isteklilerin teklif vermeye yetkili olduğu hususunda son durumu gösterir belgelere ilişkin mevzuatta geçen “tüzel kişi ortakları” ifadesinden, bu ortakların ilgisine göre ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası ile ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç); “tüzel kişilerin yönetimindeki görevliler” ifadesinden ise, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar da dahil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişilerin ad, soyad/ticaret unvanı, T.C. kimlik numarası/vergi kimlik numarası anlaşılır. Ancak, bu bilgileri göstermek üzere teklif ekinde sunulan belgelerde T.C. kimlik numaralarının beyan edilmemesi veya beyan edilen T.C. kimlik numaralarının teyit edilememesi durumunda teklif bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmaz.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1. Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2. Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanı kapsamında “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı “KİK030.0/H” standart formunun yer aldığı görülmüştür. Bahse konu standart formun dipnot kısmında “1)Tüzel kişinin ortak/üye/kurucu sayısı kadar (halka arz edilen hisselere sahip olanlar hariç) satır açılacaktır.

2. Tüzel kişi nam ve hesabına teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda yetkili olanlar da dâhil olmak üzere; tüzel kişiliği temsile ve yönetime yetkili kişi sayısı kadar satır açılacaktır.

3. Bu belge, yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenecektir. Bu belgenin serbest muhasebeci mali müşavir tarafından düzenlenmesi halinde 15/11/2002 tarihli ve 24937 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Serbest Muhasebeci ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kaşe Kullanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde temin edilen özel kaşenin kullanılması gerekmektedir.

Not1: Bu belge, Yönetmeliğin 38 nci maddesi uyarınca tüzel kişi aday veya istekliler tarafından teklif kapsamında sunulacak; aday veya isteklinin ortak girişim olması halinde, her bir ortak tarafından ayrı ayrı düzenlenecektir.

Not2: Yukarıda beyan edilen bilgilerin doğruluğunun elektronik ortamda teyit edilebilmesini teminen ilgili Ticaret Sicil Gazetelerinin tarih ve sayısı belirtilecektir. Anılan bilgilerin elektronik ortamda teyit edilememesi halinde bu hususları gösteren Ticaret Sicil Gazeteleri, bu hususların Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde ise ilgili belgeler bu belgeye ek yapılacaktır. Ayrıca, anonim şirketler tarafından, her halükarda yukarıda beyan edilen bilgileri gösteren pay defteri de bu belgeye ek yapılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Şikâyete konu ihale üzerinde bırakılan Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından teklif kapsamında “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı belgenin sunulduğu, belgenin “Ortakların/üyelerin/kurucuların” kısmı ile “Yönetimdeki görevlilerin” başlıklı kısımlarının doldurulduğu, belge üzerinde tüzel kişiliğin kaşe ve imzasının, SMMM kaşesinin, imzasının ve TÜRMOB mührünün bulunduğu görülmüştür. Ayrıca, söz konusu belge ekinde Ticaret Sicili Gazetesi nüshaları ile tüzel kişiliğe ait pay defteri örneğinin bulunduğu tespit edilmiştir. Tüzel kişiliğin ortaklarına ve yönetimindeki kişilere ilişkin bilgilerin, belge ekinde sunulan belgelerde yer alan bilgiler ile uyumlu olduğu görülmüştür.

Yapılan değerlendirmede, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyası kapsamında “Ortaklık bilgileri ve yönetimdeki görevliler” başlıklı tüzel kişilerde ortaklık bilgilerine ve yönetimde görevlilere ilişkin son durumu gösterir belgenin ve eklerinin usulüne uygun sunulduğu, belgede yer alan bilgilerin birbiri ile uyumlu olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

4. Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen aşağıdaki belgeler:

1.İsteklilerin, teklif ettikleri HBYS Sisteminin ÇKYS/MKYS entegrasyonu olmalıdır. Bunun için Üretici firmaya ait Sağlık Bakanlığından alınmış ÇKYS/MKYS entegrasyon belgesi teklif ekinde sunulması zorunludur.

2.İstekliler teklif ettiği HBYS nin % 100 uyumlu olduğu VTYS ve İşletim Sistemlerinin isimlerini ve sürüm (versiyon) bilgilerini bir belge halinde tekliflerinde sunmalıdır.

3.Uygulama yazılımı istemci/sunucu (client/server) veya akıllı istemci (smartclient) veya zengin istemci (richclient) veya web tabanlı veya bunları içeren hibrit mimariye sahip olabilir. İstekli gerekli yazılımları Merkezi sunucuya kuracak SBYS yazılımının sıkıntısız çalışabilmesi için kullanılacak tüm yazılım lisans (SBYS- VTYS- PACS) yüklenici tarafından karşılanacak ve idareden bu konuda herhangi ek ücret talep etmeyecektir. İstekli teklif ettiği mimariyi teklifinde belge halinde sunacaktır.

4.Uygulama yazılımı ve VTYS, uygulama Sunucu İşletim Sistemi (SOS) olarak Solaris, UNIX, Linux, Microsoft Windows 20XX Server gibi endüstri standardı sunucu işletim sistemleri mimarisine uygun olmalı ve bu SOS?lerden herhangi biri üzerinde çalışacağını belge halinde sunacaktır.

7.5.5. Bu Şartname ile 7.5.4. maddesinde sayılan belgeler dışındaki belgeler tekliflerin değerlendirilmesinde yeterlik kriteri olarak dikkate alınmaz.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale üzerinde bırakılan Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesi gereğince teklifi kapsamında sunulması gereken kendi adına ait Sağlık Bakanlığı’ndan alınmış ÇKYS/MKYS entegrasyon belgesinin, teklif edilen yazılımın %100 uyumlu olduğu VTYS ve İşletim Sistemlerinin isimlerine ve sürüm (versiyon) bilgilerine ilişkin belgenin, teklif edilen yazılıma ilişkin sunucu mimarisine ilişkin belgenin ve teklif edilen yazılımın işletim sistemlerine uygun olduğunu ve istenilen SOS’lerden herhangi biri üzerinde çalışabildiğine ilişkin belgenin sunulduğu görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan Panates Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından İdari Şartname’nin 7.5.4’üncü maddesi gereğince teklifi kapsamında sunulması gereken belgelerin sunulduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.