KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2021/013
Gündem No : 7
Karar Tarihi : 31.03.2021
Karar No : 2021/UH.II-678
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Meditel Medikal Teknik Elektronik A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ankara İl Sağlık Müdürlüğü Dr. Abdurrahman Yurtarslan Ankara Onkoloji Eğitim ve Araştırma Hastanesi,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/31177 İhale Kayıt Numaralı “2021 Yılı 5 Kısım Tıbbi Cihaz Periyodik Bakım Onarım Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ankara İl Sağlık Müdürlüğü Dr. Abdurrahman Yurtarslan Ankara Onkoloji Eğitim ve Araştırma Hastanesi tarafından 24.02.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2021 Yılı 5 Kısım Tıbbi Cihaz Periyodik Bakım Onarım Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Meditel Medikal Teknik Elektronik A.Ş. nin 17.02.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.02.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.03.2021 tarih ve 11321 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.03.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/416 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. Başvuru konusu ihalenin 4. kısmına ait Teknik Şartname'nin 3.4'üncü maddesinde yer alan "Teklif veren firmanın TSE Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi (TS 12426 veya TS 13703 standardına göre alınmış)’ne sahip olmalıdır. Tıbbi cihaz servis sağlayıcısının ve teknik personelin ÜTS’ye kayıt işlemlerinin tamamlanmış olması ve ilgili kayıt bilgilerinin güncel olması yüklenici tarafından sağlanacaktır. Teknik servis hizmeti verecek kişilerin yalnızca ÜTS’de kayıtlı Tıbbi Cihaz Teknik Servis sağlayıcıları ve teknik personelleri tarafından yapılacaktır.” düzenlemesinin, “Teklif veren firmanın TSE Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi (TS 12426 standardına göre alınmış olmalıdır, standart içerisinde Tomoterapi cihaz modeli olan Hi-Art ibareleri yazılı olmalıdır)’ne sahip olmalıdır. Tablo 2.2’de belirtilen cihaz modeliyle uyumlu TS belgesi bulunması zorunludur. Tıbbi cihaz servis sağlayıcısının ve teknik personelin ÜTS’ye kayıt işlemlerinin tamamlanmış olması ve ilgili kayıt bilgilerinin güncel olması yüklenici tarafından sağlanacaktır. Teknik servis hizmeti verecek kişilerin yalnızca ÜTS’de kayıtlı Tıbbi Cihaz Teknik Servis sağlayıcıları ve teknik personelleri tarafından yapılacaktır." şeklinde değiştirilmesi gerektiği, idarece son 2 yıl içerisinde gerçekleştirilen ihalelerin üst teknoloji kalemlerinin tamamında ve başvuru konusu ihalenin diğer kısımlarında TS12426 standardının istendiği, idarece bu şartın esnetilmesinin ihale mevzuatına uygun olmadığı, ilerleyen dönemde ihalenin Radtech firması üzerinde bırakılmasının bu durumun ispatı olacağı, TSE'yi de yanıltmak suretiyle bir önceki sözleşme döneminde TS12426 Yetkili Servis Belgesi beyan ederek servis veren anılan firmanın bu sene TS13703 Özel Servis Belgesine sahip olduğu, ve üretici ile hiçbir bağının bulunmadığının açığa kavuştuğu, üretici Accuray'ın Türkiye tek yetkili temsilcisi olan başvuru sahibi veya üretici ile orjinal yedek parça temini için sözleşmesinin bulunmadığı, her ne kadar ihale dokümanında orjinal yedek parça temini için üretici veya üreticinin temsilcisi ile bir sözleşme istenmemiş olsa da, bu seviyede ileri teknoloji içeren tomografi sistemi için kullanılan yedek parçaların güvenilir olmasının bir gereklilik olduğu,

2. Teknik Şartname’nin 3.2’inci maddesinde yer alan “Yüklenici firma bu şartnamede belirtilen tüm iş ve işlemleri nitelikli personele yaptıracaktır. Firma bünyesinde Tomoterapi sistemi hakkında üreticiden veya üreticinin yetkilendirdiği kuruluştan eğitim almış ve bunu belgelendirmiş (kurs, diploma, sertifika vs.) en az 1 (bir) adet nitelikli personel bulunacaktır. İstenen belge/belgeler sözleşme sırasında teslim edilecektir. Ayrıca yer tesliminde “Kontrol Teşkilatı Komisyon” üyelerine ve “Klinik Mühendislik” birimine bizzat belgeler verilecektir.” düzenlemesinin, “Yüklenici firma bu şartnamede belirtilen tüm iş ve işlemleri madde 2.2 belirtilen Tomoterapi Hi- Art model cihazın hastanede belirtilen yazılım ve donanım versiyonu ile ilgili eğitim almış nitelikli personele yaptıracaktır. Alınan eğitim güncel olup, en geç son 6 ay içerisinde tekrarlanmış veya güncellenmiş olmalıdır, bu konuyla ilgili firma yeni sertifika veya aşağıda eğitim vermeye yetkili şekilde belirten kurumlardan aldığı güncel sertifikayı ibraze etmelidir. Firma bünyesinde Tomoterapi sisteminin 2.2 maddesinde belirtilen model hakkında üreticiden veya üreticinin yetkilendirdiği kuruluştan eğitim almış ve bunu belgelendirmiş (kurs, diploma, sertifika vs.) en az 1 (bir) adet nitelikli Ankara ilinde ikamet eden ve yaşayan personel bulunacaktır. İstenen belge/belgeler sözleşme sırasında teslim edilecektir. Ayrıca yer tesliminde “Kontrol Teşkilatı Komisyon” üyelerine ve “Klinik Mühendislik” birimine bizzat belgeler verilecektir.” şeklinde değiştirilmesi gerektiği, zira istenilen eğitim belgesinin idarede bulunan cihaz ve versiyonuna uygun olmaması halinde sunulan eğitim belgesinin bir anlamının olmayacağı,

3. Teknik Şartname’nin 3.7’nci maddesinde yer alan “Bakım ve onarım hizmetleri ihalesine teklif verecek firmalar, cihazın mevcut durumunu ve koşullarını görmüş ve kabul etmiş sayılacaklardır. Firmalar teklif vermeden önce cihazını durumunu görmek isterler ise hastane idaresi ile görüşerek cihazın durumunu kontrol edebileceklerdir. Firmalar buna göre teklif verecektir. Yüklenici firma ihale sonrası bakım, onarım vb. yükümlülüklerini yerine getirmek için cihazla ilgili hiçbir eksik durum veya benzeri mazeret öne sürmeyecektir." düzenlemesinin “Bakım ve onarım hizmetleri ihalesine teklif verecek firmalar, cihazın mevcut durumunu ve koşullarım görmüş ve kabul etmiş sayılacaklardır. Firmalar teklif vermeden önce cihazını durumunu görmek isterler ise hastane idaresi ile görüşerek cihazın durumunu kontrol edebileceklerdir. Firmalar buna göre teklif verecektir. Arızalı veya çalışmayan parça, aksam veya sistemler hastane tarafından orjinal olarak alınıp değiştirildikten sonra Bakım Onarım anlaşması kapsamına dahil edilecektir. Bununla birlikte teklif tarihi ile sözleşme imzalandıktan sonra yer teslimi için geçen süre için olabilecek arızalar ihale kapsamında yer almayacaktır. Yüklenici firma ihale sonrası bakım, onarım vb. yükümlülüklerini yerine getirmek için cihazla ilgili hiçbir eksik durum veya benzeri mazeret öne sürmeyecektir." şeklinde değiştirilmesi gerektiği, Teknik Şartname'nin anılan maddesi kapsamında cihazı görmek istediklerinde, cihazın arka kapaklarının açılmadığı, burda yer alan parçaların görülmesine veya cihazın durumu hakkında tek üretici Accuray ile görüşme yapmalarını teminen video veya fotoğraf çekilmesine izin verilmediği, cihazın üzerinde hangi işlemler yapıldığı görülmeden maliyet çıkartılarak teklif verilmesinin mümkün olmadığı, bu konuda idareye sundukları 19.02.2021 tarihinde idare kaydına giren dilekçelerine idarece cevap verilmediği,

4. Teknik Şartname’nin 3.9’uncu maddesinde yer alan “Sistem günde 16 saat, kesintisiz çalıştırılacak şekilde planlanmaktadır. Bu süre resmi tatil günleri hariç günlük 08.00-24.00 arasındadır. Yüklenici firmaya madde 3.8 belirtilen şekilde bildirim yapıldıktan sonra, 4 (dört) saat içerisinde arızaya müdahale edecek, parça değişimi gerekmediği durumlarda arızaya müdahaleden itibaren 24 (yirmidört) saat içinde arızayı gidererek cihazı çalışır duruma getirecektir. Parça değişimi gerektiren durumlarda ise gerekli parça, yüklenicinin yurt içi stoklarından temin ediliyor ise arızanın tespit edilmesinden itibaren 72 (yetmişiki) saat içerisinde, yurt dışı stoklardan temin ediliyor ise arızanın tespit edilmesinden itibaren 10 (on) iş günü içerisinde tedarik edilecektir. Cihazın onarımı için yurt dışından gelecek parça, ithalat rejimine göre Gümrük Beyannamesiyle ithal edilmesi gereken ithalatı kısıtlı, izne tabi malzeme veya mücbir sebep olarak değerlendirilecek durumlarda, Yüklenici firmanın başvurması ve bu durumları belgelendirmesi halinde, firmaya ek süre verilebilecektir." düzenlemesinin “Sistem günde 16 saat, kesintisiz çalıştırılacak şekilde planlanmaktadır. Bu süre resmi tatil günleri hariç günlük 08.00-24.00 arasındadır. Yüklenici firmaya madde 3.8 belirtilen şekilde bildirim yapıldıktan sonra, 4 (dört) saat içerisinde arızaya müdahale edecek, parça değişimi gerekmediği durumlarda arızaya müdahaleden itibaren 24 (yirmidört) saat içinde arızayı gidererek cihazı çalışır duruma getirecektir. Sistem hızlı müdahale, uzaktan arıza tespiti ve ileride olabilecek arızaların önleyici bakım veya parça tespiti için üretici Accuray tarafından izlenebilir ve uzaktan müdahale edilebilir halde olmalıdır. Bu konuyla ilgili Accuray veya Accuray yetkili kuruluştan yazı temin edilmelidir. Ayrıca, arızayı müdahale edecek Tomoterapi Hi-Art eğitim sertifikalı en az 1 adet mühendisin hızlı yerinde müdahale amacıyla Ankara’da ikamet ettiği ve yaşadığını gösteren be lgeler ibraz edilmelidir. Parça değişimi gerektiren durumlarda ise gerekli parça, yüklenicinin yurt içi stoklarından temin ediliyor ise arızanın tespit edilmesinden itibaren 72 (yetmişiki) saat ¡verisinde, yurt dışı stoklardan temin ediliyor ise arızanın tespit edilmesinden itibaren 10 (on) iş günü içerisinde tedarik edilecektir. Tomotherapy Hi-Art cihazında değiştirilen parçaların tamamı orjinal, Accuray tararafından üretilmiş ve hastane kullanılmak üzere Accuray tarafından gönderilmiş olmalıdır. Orjinal olmayan parçaların kullanımından kaynaklanan adli ve idari tüm sorun ve cezalar firma uhdesinde olacaktır. Cihazın onarımı için yurt dışından gelecek parça, ithalat rejimine göre Gümrük Beyannamesiyle ithal edilmesi gereken ithalatı kısıtlı, izne tabi malzeme veya mücbir sebep olarak değerlendirilecek durumlarda, Yüklenici firmanın başvurması ve bu durumları belgelendirmesi halinde, firmaya ek süre verilebilecektir.” şeklinde değiştirilmesi gerektiği, idarece düzenlenen Teknik Şartname maddesinde istenen koşulların firmalar tarafından yerine getirilmediği ve verilen cezaların maliyete yansıtıldığı, sonuç olarak hastaların mağdur olduğu, istenen koşulların sağlanabilmesi üretici firma Accuray’den uzak bağlantı ve cihazın olduğu şehirde ikamet eden eğitim sertifikalı mühendisin olmasının şart olduğu,

5. Teknik Şartname’nin 3.11’inci maddesinde yer alan "Bakım süresi boyunca üreticinin yayınladığı ücretsiz güncelleme, modifikasyon ve programlar hastane idaresi ve/veya klinik mühendislik birimi tarafından uygun değerlendirilmesi ile yüklenici firma tarafından cihazlara uygulanacaktır. Yüklenici bu işlemler karşılığında ilave bir ücret talep etmeyecektir.” düzenlemesinin, “Bakım süresi boyunca üreticinin yayınladığı tüm güncelleme, modifikasyon ve programlar hastane idaresi ve/veya klinik mühendislik birimi tarafından yüklenici firmaya uygulatılması zorunlu olacaktır. Bu işlem gerekli güncelleme, modifikasyon ve programların Accuray tarafından yayınlanmasının ardından 30 gün içerisinde uygulanmalıdır. Yüklenici bu işlemler karşılığında ilave bir ücret talep etmeyecektir.” şeklinde değiştirilmesi gerektiği, yüklenicinin üretici firma ile anlaşma yaparak cihazın güncellemesini sağlamasının piyasada servis sağlayan tüm firmaların asli görevi olduğu, ihaleye konu cihazda son 1 yıldır güncelleme yapılmadığı, Teknik Şartname'nin mevcut haliyle de önümüzdeki dönemde yapılmayacağının açık olduğu, bu durumun kamu menfaatine ve katılımcılar arasında fırsat eşitliğine aykırı olduğu,

6. Teknik Şartname’nin 3.14’üncü maddesinde yer alan “Hizmetin bu şartnamede madde 3.9’da belirtilen süreler içinde; arıza giderilerek sistemin tüm fonksiyonları ile çalışır hale getirilmemesi halinde idare işi başka bir firmaya yaptırabilme hakkı kazanacaktır. Ortaya çıkan tüm masraflar mazeretsiz olarak yüklenici firmadan tahsil edilecek veya hak edişinden kesilecektir. Yüklenici firma bu durumu mazeretsiz olarak kabul etmiş sayılacaktır.” düzenlemesinin “Hizmetin bu şartnamede madde 3.9’da belirtilen süreler içinde; arıza giderilerek sistemin tüm fonksiyonları ile çalışır hale getirilmemesi halinde idare işi başka bir firmaya (Üretici Accuray veya temsilcisine) yaptırabilme hakkı kazanacaktır. Ortaya çıkan tüm masraflar mazeretsiz olarak yüklenici firmadan tahsil edilecek veya hak edişinden kesilecektir. Yüklenici firma bu durumu mazeretsiz olarak kabul etmiş sayılacaktır.” şeklinde değiştirilmesi gerektiği, hasta sağlığı ve doğru hizmetin devamı için işin konunun ehli olan firmalara Türkiye veya yurt dışında bulunan üretici tarafından onaylı firmalara yaptırılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 42’nci maddesinin birinci fıkrasında “İşin niteliği göz önünde bulundurularak ön yeterlik şartnamesi ve idari şartnamede; kalite yönetim sistem belgesi, çevre yönetim sistem belgesi, hizmet yeterlilik belgesi ile deney-analiz-kalibrasyon laboratuvarlarının ve muayene kuruluşlarının kalite yeterliğine ilişkin düzenleme yapılabilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 74’üncü maddesinde “74.6. Hizmet yeterlilik belgesinin kuruluş yapısı, planlama faaliyetleri ve sorumluluklar göz önünde bulundurulduğunda; idarelerin kendi hizmet binalarında gerçekleştirilen hizmetler (idarelerin hizmet binalarında, servislerce gerçekleştirilecek montaj, bakım ve onarım hizmetleri hariç) ile niteliği gereği hizmet yeterlilik belgesi istenmesi uygun olmayan (personel ve öğrenci taşıma hizmetleri, araç kiralama, mesleki eğitim, toplantı ve organizasyon hizmetleri gibi) ihalelerde bu belge istenmeyecektir. İdareler, hizmet yeterlilik belgesine yönelik düzenlemelerde; hizmet yeterlilik belgesinin hizmet kapsamını ve standardını açık olarak yazmalıdır.” açıklaması yer almaktadır.

Başvuru konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu hizmetin adı; “2021 Yılı 5 Kısım Tıbbi Cihaz Periyodik Bakım Onarım Hizmet Alımı” olarak, hizmetin miktarı ve türü “5 Kısım 5 Kalem Bakım Onarım Hizmet Alımı” olarak belirlenmiş,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde her hangi bir kalite belgesine yer verilmemiş,

Tomoterapi Radyoterapi Sistemi Periyodik Bakım ve Onarım İşi Teknik Şartnamesi’nin “Konu” başlıklı 1.2’inci maddesinde iş “Dr. Abdurrahman Yurtaslan Onkoloji Eğitim ve Araştırına Hastanesi Radyoterapi bölümünde bulunan Tomoterapi Radyoterapi Sistemi periyodik bakım ve onarım hizmeti (yedek parça/ aksesuar dâhil, istisnai parça dâhil) alımı” olarak tanımlanmış,

Aynı Şartname’nin “Tanımlar” başlıklı 2’nci maddesinde;

“2.2 Bakım ve onarım hizmeti alınacak cihaz aşağıda tabloda tanımlanmıştır

CİHAZ ADİ

MARKA

MODEL

SERİ NO

KÜNYE NO

1

TOMOTERAPİ

RADYOTERAPİ

SİSTEMİ

ACCURAY

TOMOTHRAPY HI ART

0210307

1007894081

düzenlemesine,

Anılan Şartname’nin “Genel Şartlar” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.4.Teklif veren firmanın TSE Hizmet Yeri Yeterlilik Belgesi (TS 12426 veya TS 13703 standardına göre alınmış) ’ne sahip olmalıdır. Tıbbi Cihaz servis sağlayıcılarının ve teknik personelinin ÜTS’ye kayıt işlemlerinin tamamlanmış olması ve ilgili kayıt bilgilerinin güncel olması yüklenici tarafından sağlanacaktır. Teknik servis hizmeti verecek kişilerin yalnızca ÜTS ‘de kayıtlı Tıbbi Cihaz Teknik Servis sağlayıcıları ve teknik personelleri tarafından yapılacaktır.” düzenlemesine yer veriliştir.

Başvuru sahibinin değişiklik talebi özetle TS 13703 kalite belgesinin kabul edilmemesi ve kalite belgesinin cihazın modeli ile uyumlu olması gerektiği iddia edilmektedir.

TSE resmi internet sitesi üzerinde yapılan incelemede;

- TS 12426 standardının “tıbbî cihazlar yetkili servislerinin yapısal özellik, işletmecilik, teknik donanım, çalışanların özellikleri ve belgelendirme ile ilgili kurallarını” kapsadığı,

- TS 13703 standardının “tıbbi cihaz özel servislerinin işletmecilik, yapısal özellik, teknik donanım ve çalışanların özellikleri ile ilgili kurallarını” kapsadığı görülmektedir.

Teknik Şartname’nin 3.4’üncü maddesi kapsamında istenilen belgelerin ihale konusu bakım-onarım işini yapmaya yetkili olunduğuna dair yetki belgeleri niteliğinde olduğu anlaşılmaktadır. Bu çerçevede 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesi gereğince, idarelerin ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını sağlamakla sorumlu bulunduğu, konusu bakım-onarım hizmeti olan ihalede söz konusu düzenlemenin amacının cihazların bakım-onarım hizmetlerinin yetkilendirilmiş/özel servisler aracılığıyla gerçekleştirilmesi olduğu, bu durumda idarenin düzenlemesini anılan hizmetin sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak için ihtiyaçların uygun şartlarla karşılanmasına yönelik olarak yaptığı, bu yönüyle kamu ihale mevzuatına aykırılık içermediği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının reddi gerektiği sonucuna varılmıştır.

“Standart içerisinde Tomoterapi cihaz modeli olan Hi-Art ibareleri yazılı olmalıdır." iddiası ise yetkili servisin belgesinin niteliği gereği cihaz ve markaya yönelik olduğu, özel servis belgesinin ise cihaza ilişkin, özel servis belgesinde marka belirtilmemesinin belgenin niteliğinin gereği olduğu, her iki belgenin de belgede belirtilen cihaza ait servis yetkinliğine sahip olunduğunu belgelendirdiği açıktır.

Bu itibarla başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Personel durumuna ilişkin belgeler” başlıklı 40’ıncı maddesinde; “(1) İhale konusu işin niteliği esas alınarak, çalıştırılması öngörülen personelin sayısı ve nitelikleri dokümanda belirtilir. Ancak, idare tarafından ihaleye katılım ve yeterlik kriteri olarak, personel çalıştırıldığına, çalıştırılacağına veya personelin sayısı ya da niteliklerine ilişkin belge istenemez.

(2) Çalıştırılacak personelin nitelikleri ve deneyim süresi ile bunları tevsik edecek belgelere ilişkin düzenleme teknik şartnamede yapılır. Asgari deneyim süresi öngörülmesi halinde, bu süre bir yıldan az beş yıldan fazla olmamak üzere idare tarafından belirlenir. Deneyim süresi mezuniyet tarihi esas alınarak mezuniyete ilişkin belge ile tevsik edilir. Personelin niteliğini ve deneyim süresini gösteren belgeler sözleşmenin imzalanmasının ardından işe başlanmadan önce yüklenici tarafından idareye sunulur.” hükmü,

Başvuru konusu ihaleye ait Teknik Şartname’nin 3.2’nci maddesinde; “Yüklenici firma bu şartnamede belirtilen tüm iş ve işlemleri nitelikli personele yaptıracaktır. Firma bünyesinde Tomoterapi sistemi hakkında üreticiden veya üreticinin yetkilendirdiği kuruluştan eğitim alınış ve bunu belgelendirmiş (kurs, diploma, sertifika vs.) en az 1 (bir) adet nitelikli personel bulunacaktır. İstenen belge/belgeler sözleşme sırasında teslim edilecektir. Ayrıca yer tesliminde “Kontrol Teşkilatı Komisyon” üyelerine ve “Klinik Mühendislik” birimine bizzat belgeler verilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından yapılan değişiklik talebi; Tomoterapi Hi- Art model cihazın hastanede belirtilen yazılım ve donanım versiyonu ile ilgili eğitim almış, aldığı eğitim güncel ve en geç son 6 ay içerisinde tekrarlanmış olan, Ankara ilinde ikamet eden en az 1 adet nitelikli personel çalıştırılması yönündedir.

Başvuru sahibi tarafından talep edilen değişikliklerin, ihale dokümanının mevcut haline göre kısıtlayıcı olduğu görülmekte olup, idarece Teknik Şartname’nin 3.2’nci maddesinde yapılan düzenlemenin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Personel durumuna ilişkin belgeler” başlıklı 40’ıncı maddesine aykırı olmadığı anlaşılmaktadır. Bu itibarla başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

3. Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İşin yapılacağı yerin görülmesi” başlıklı 12’nci maddesinde “12.1. İşin yapılacağı yeri ve çevresini gezmek, inceleme yapmak, teklifini hazırlamak ve taahhüde girmek için gerekli olabilecek tüm bilgileri temin etmek isteklinin sorumluluğundadır. İşyeri ve çevresinin görülmesiyle ilgili bütün masraflar istekliye aittir.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin 3.7’nci maddesinde “Bakım ve onarım hizmetleri ihalesine teklif verecek firmalar, cihazın mevcut durumunu ve koşullarını görmüş ve kabul etmiş sayılacaklardır. Firmalar teklif vermeden önce cihazın durumunu görmek isterler ise hastane idaresi ile görüşülerek cihazın durumunu kontrol edebileceklerdir. Firmalar buna göre teklif verecektir. Yüklenici firma ihale sonrası bakım, onarım v.b. yükümlülüklerini yerine getirmek için cihazla ilgili hiçbir eksik durum veya benzeri mazeret öne sürmeyecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından yapılan değişiklik talebinin temel olarak; arızalı parça, aksam veya sistemlerin hastane tarafından orjinali ile değiştirildikten sonra bakım onarım anlaşması kapsamına dahil edilmesi, teklif tarihi ile sözleşme imzalandıktan sonra yer teslimi için geçen süre arasında olabilecek arızaların ihale kapsamında yer almaması şeklinde olduğu görülmektedir. Ayrıca ihaleye konu cihazın arka kapağının açılmaması nedeniyle teklif maliyetlerini hazırlayamadıkları da iddia edilmektedir.

İdarece tutulan ve başvuru sahibinin yetkilisinin imzasını taşımayan 19.02.2021 tarihli tutanakta başvuru sahibi şirketten 4 kişilik teknik ekibe, cihazın bakımından sorumlu Radtech Ltd. Şti.’nin servis mühendisi ve hastanenin klinik mühendislik ve radyoterapi birimi yetkilileri ve kontrol teşkilatı nezaretinde cihazın gösterildiği, iş istasyonu kontrolünün yapıldığı, planlama bilgisayarı kontrolü, cihaz server kontrolü yapılmış, hasta tedavi sürecinin başından sonuna kadar bulunmak suretiyle cihaz performansının yerinde gözlemlendiği, Gantry yan kapak açılarak kontrol edildiği, hasta alımı devam edeceğinden Gantry ana kapağın açılmasına müsaade edilmediği, başvuru sahibi sistem mühendisinin cihaz performansı için gördükleri yerlerin yeterli olduğunu belirttiği ifade edilmektedir. Başvuru sahibi tarafından itirazen şikayet dilekçesine eklenen ve 19.02.2021 tarihinde idare kaydına girdiği görülen yazıda kapakların açılmadığı, cihazın durumunun tam olarak tespit edilemediği ifade edilmektedir. Söz konusu yazıdaki iddiaların şikayet dilekçesinde bahsedilenden farklı olmadığı anlaşılmaktadır. İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında bu yazıya idarenin cevabına rastlanmamıştır.

Taahhüde girmek için gerekli olabilecek tüm bilgileri temin etmek isteklinin sorumluluğunda olmasının İdari Şartname’nin 12.1’inci maddesinin gereği olduğu, Teknik Şartname’nin 3.7’nci maddesi çerçevesinde ihaleye konu cihazın başvuru sahibine gösterildiğinin 19.02.2021 tarihli idare tutanaktan anlaşıldığı, ihale konusu alanda faaliyet gösteren basiretli tacir tarafından söz konusu cihazın parçaları hakkında bilgi sahibi olabileceği ve teklif bedelini buna göre hazırlamasının önünde bir engel de olmadığı birlikte değerlendirildiğinde başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

4. Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru konusu ihaleye ait Teknik Şartname’nin 3.9’uncu maddesinde “Sistem günde 16 saat, kesintisiz çalıştırılacak şekilde planlanmaktadır. Bu süre resmi tatil günleri hariç günlük 08.00-24.00 arasındadır. Yüklenici firmaya madde 3.8 belirtilen şekilde bildirim yapıldıktan sonra, 4 (dört) saat içerisinde arızaya müdahale edecek, parça değişimi gerekmediği durumlarda arızaya müdahaleden itibaren 24 (yirmidört) saat içinde arızayı gidererek cihazı çalışır duruma getirecektir. Parça değişimi gerektiren durumlarda ise gerekli parça, yüklenicinin yurt içi stoklarından temin ediliyor ise arızanın tespit edilmesinden itibaren 72 (yetmişiki) saat içerisinde, yurt dışı stoklardan temin ediliyor ise arızanın tespit edilmesinden itibaren 10 (on) iş günü içerisinde tedarik edilecektir. Cihazın onarımı için yurt dışından gelecek parça, ithalat rejimine göre Gümrük Beyannamesiyle ithal edilmesi gereken ithalatı kısıtlı, izne tabi malzeme ise veya mücbir sebep olarak değerlendirilecek durumlarda, Yüklenici firmanın başvurması ve bu durumları belgelendirmesi halinde, firmaya ek süre verilebilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından yapılan değişiklik talebinin özetle; sisteme hızlı müdahale ve uzaktan arıza tespiti, önleyici bakım veya parça tespiti gerekçeleriyle cihazın üretici Accuray tarafından izlenebilir ve uzaktan müdahale edilebilir halde olması, değiştirilen parçaların tamamının orjinal, Accuray tararafından üretilmiş ve hastanede kullanılmak üzere Accuray tarafından gönderilmiş olması, orjinal olmayan parçaların kullanımından kaynaklanan adli ve idari cezaların firma uhdesinde olması, ayrıca Tomoterapi Hi-Art eğitim sertifikalı en az 1 adet mühendisin hızlı yerinde müdahale amacıyla Ankara’da ikamet ettiğini gösteren belgelerin ibraz edilmesi gerektiği şeklinde olduğu görülmektedir.

Teknik Şartname’de yapılması istenilen değişiklikler ile Teknik Şartname’ye eklenmesi istenilen düzenlemelerin ihale konusu hizmetin niteliği ile ilgili olduğu, iddiaya konu mevcut düzenlemelerin ihaleye katılımı kısıtlamadığı, ihale konusu edilen ihtiyacın asli sahibi olan idarenin ihtiyaç konusu hizmetin ve niteliklerinin belirlenmesinde takdir yetkisinin bulunduğu, bu bağlamda idarenin, tüm yedek parçaları orijinal isteme gibi bir zorunluluğunun bulunmadığı, ihale konusu hizmet ile ilgili tecrübelerinden de faydalanarak ihale konusu hizmetin niteliğine ilişkin düzenleme yapabileceği ve bunların sonuçları ile ilgili sorumluluğun idareye ait olduğu dikkate alınarak, başvuru sahibinin taleplerinin idarece uygun görülmemesinin yerinde olduğu sonucuna ulaşılmaktadır.

5. Başvuru sahibinin 5’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teknik şartname” başlıklı 16’ncı maddesinin birinci fıkrasında “İşin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir.” hükmü,

Başvuru konusu ihaleye ait Teknik Şartname’nin 3.11’inci maddesinde “Bakım süresi boyunca üreticinin yayınladığı ücretsiz güncelleme, modifikasyon ve programlar hastane idaresi ve/veya klinik mühendislik birimi tarafından uygun değerlendirilmesi ile yüklenici firma tarafından cihazlara uygulanacaktır. Yüklenici bu işlemler karşılığında ilave bir ücret talep etmeyecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından yapılan değişiklik talebinin; üretici tarafından yayımlanan tüm güncellemelerin idarece uygun görülmesini gerektirdiği anlaşılmaktadır.

Güncelleme ve modifikasyonlarının ihaleye konu cihaz üzerinde uygulanmasına ve buna ilişkin zamanlamaya karar vericinin Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 16’ncı maddesi uyarınca ihtiyaç sahibi olarak idare olduğu, anılan maddenin katılımı kısıtlayıcı bir yönünün de bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmaktadır.

6. Başvuru sahibinin 6’ncı iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü,

Teknik Şartname’nin 3.14’üncü maddesinde “Hizmetin bu şartnamede madde 3.9'da belirtilen süreler içinde; arıza giderilerek sistemin tüm fonksiyonları ile çalışır hale getirilmemesi halinde idare işi başka bir firmaya yaptırabilme hakkı kazanacaktır. Ortaya çıkan tüm masraflar mazeretsiz olarak yüklenici firmadan tahsil edilecek veya hak edişinden kesilecektir. Yüklenici firma bu durumu mazeretsiz olarak kabul etmiş sayılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından yapılması istenen değişiklik idarenin, doğrudan üretici Accuray firmasına veya temsilcisine ihale konusu işi yaptırabilmesine dayanak teşkil edecek niteliktedir.

İdarece yapılan Teknik Şartname düzenlemesinde herhangi bir marka adı anılmamış olmasında rağmen, başvuru sahibi tarafından yapılması istenen değişikliğin idarenin, doğrudan üretici Accuray firmasına veya temsilcisine ihale konusu işi yaptırabilmesine dayanak teşkil edecek nitelikte olduğu, bu yönüyle 4734 sayılı Kanun’un 5’inci maddesine aykırı olduğu değerlendirilmektedir. Bu itibarla başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Öte yandan; İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikâyet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında “…Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir.” açıklaması bulunmaktadır. Başvuru sahibi tarafından başvuru bedelinin 15.373,00 TL olarak yatırıldığı görülmekle birlikte ihalenin şikâyete konu kalemine ilişkin yaklaşık maliyet tutarı dikkate alındığında, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendi gereğince başvuru bedeli 7.682,00 TL olarak hesaplanmakta olup, fazla ödendiği anlaşılan 7.691,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.