KİK Kararı: 2021/UH.II-1087

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2021/022
Gündem No : 13
Karar Tarihi : 02.06.2021
Karar No : 2021/UH.II-1087
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Sivas Numune Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/72547 İhale Kayıt Numaralı “25 Aylık Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Sivas Numune Hastanesi Başhekimliği tarafından 17.03.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “25 Aylık Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi’nin 19.04.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 22.04.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 03.05.2021 tarih ve 22226 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 03.05.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/807 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. Sivas Numune Hastanesi tarafından 2021/72547 İhale Kayıt Numaralı "25 Aylık Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı" ihalesinin 17.03.2021 tarihinde yapıldığı, söz konusu ihalede demonstrasyon değerlendirilmesi için ihale komisyonu dışında bir komisyon oluşturulduğu, başvurularının ekinde yer alan tutanakta ihale komisyonundan farklı olarak demonstrasyon komisyonu oluşturulduğunun görülebildiği, bu işlemin mevzuata aykırı olduğu, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinin 4’üncü bendinde ihale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamayacağının hüküm altına alınmış olduğu, bu konuda Kamu İhale Kurulunun emsal kararları bulunduğu, ihale komisyonunda yer almayan kişilerin bu süreçte değerlendirmede yer alamayacağı, demonstrasyon sürecinin de ihale komisyonunca gerçekleştirilmesi gerektiği, gerçekleştirilen demonstrasyonda ihale komisyonu üyelerinin tamamının bulunması gerekirken, üyelerin tamamının demonstrasyona katılmadığı, ihale komisyonunun biri başkan olmak üzere yedi kişiden oluştuğu, demonstrasyon tutanağında ise beş kişinin bulunduğu, bu kişilerin de ihale komisyonundaki görevlerinin belirtilmediği, söz konusu değerlendirmenin eksik üyelerle yapılmasının mevzuata aykırı olduğu, ihale komisyonu üyelerinin tümünün demonstrasyon değerlendirmesinde yer alması gerektiği yönünde Ankara 23. İdare Mahkemesinin emsal kararı bulunduğu,

2. Teknik Şartname’de yer alan bazı maddelerin Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS) entegrasyonu marifeti ile gösterilebileceği, dolayısıyla ihale üzerinde bırakılan isteklinin bir entegrasyon yapmadan bu özellikleri gösteremeyeceği, anılan firmanın Türkiye’nin herhangi bir yerinde entegrasyonunun bulunmadığı, Teknik Şartname’nin aşağıda belirtilen maddelerinin ancak SBYS/HBYS ile veri alışverişi ve entegrasyon marifetiyle karşılanabileceği, Akgün firmasının bu maddeleri sağladığını göstermesinin mümkün olmadığı,

Teknik Şartname’de “2.9. YBÜ’de yapılan konsültasyon talepleri YBBYS aracılığı ile yapılmalı ve bu talep SBYS’de bulunan konsültasyon notları YBBYS’de görüntülenebilmelidir.

…

2.16. YBÜ’ye hasta kabulü ile hastanın servise çıktığı zaman aralığında oluşan tıbbi veriler, epikriz, konsültasyon notları vb. raporlar kayıt edilebilmeli ve idarenin belirlediği veriler anlık olarak HBYS’ye aktarılabilmelidir.

…

3.1.12. YBÜ’de tüm iş istasyonları ve mobil cihazlardan, süreç eğrilerinin grafiksel gösterimi, yatak yönetimi, hasta transferi ve taburculuk durumu, raporlama ile hasta arşiv dosyalarına erişim vb. sağlanabilmelidir.

…

3.1.23. Hasta bilgilerinin olduğu arayüzde, demografik bilgiler, hasta takip bilgileri, YBÜ’de yatış süresi, tedavi istem (order) bilgileri tıbbi girişim bilgileri, YBÜ cihazlarının veri izlemi, hastaya ait tüm tıbbi değerlerin zaman bazlı grafiği (trend) skala ve skorlamalar, hasta yatak bilgisi, uyarı ve bildirimler, laboratuvar ve radyoloji tetkik sonuçları, tıbbi formlar vb. alt menüleri bulunmalı ve o hastaya ilişkin işlemler bu menüler üzerinden yapılabilmelidir.

…

3.1.28. Kullanıcı arayüzünden hasta bazında tıbbi bilgilere erişebilmelidir. Hemşire, hekim vb. tıbbi bilgilere erişimi gereken kullanıcılar anlık olarak hasta özet bilgilerini görüntüleyebilmelidir. Bu arayüz, hasta temel bilgileri, ameliyat bilgileri, laboratuvar sonucu, endikasyon, vital parametreler, kan gazı sonucu, sıvı dengesi, tıbbi uyarılar ve tanılar gibi bilgileri içermelidir.

3.1.29. İstem (order) bilgileri, test, tetkik, patoloji sonuçları, konsültasyon istek- karşılama, vital bulguları, aldığı- çıkardığı takibi, skorlama ve skalalar, hemşire bakım planları vb. bilgilerine YBBYS üzerinden erişilebilmeli ve hastanın YBÜ’de yatış süresinde kayıt edilen tüm veriler görüntülenebilmelidir.

3.1.30. Laboratuvar sonuçları skorlama ve skalalar için grafik desteği bulunmalıdır.

…

3.1.39. Günlük hemşire gözlem formu (çarşaf) yoğun bakım basamak bilgisi, varsa konsültasyon notlarına göre klinik seyir metni oluşturulabilmelidir. Hekim isterse klinik seyir metnine manuel olarak ekleme yapabilmelidir.

…

3.1.69. HBYS tarafından hasta aktarımında YBBYS’de hastanın otomatik yoğun bakım basamak hesabı yapılabilmeli ve basamak önerisinde bulunabilmelidir.

…

3.2.10. İlaç order anlık eczane depo stoğuna göre YBBYS üzerinden istenebilmeli ve yapılan istem anlık olarak eczane ekranına düşmelidir.” düzenlemelerinin bulunduğu,

İlgili maddelerin demonstrasyonda sorgulanması için idare tarafından demo sürecinde herhangi bir entegrasyon talebi gerçekleştirilmediği, bu nedenle demo komisyonu tarafından yapılan değerlendirmenin eksik ve hatalı olduğu,

Öte yandan Teknik Şartname’nin 5.3’üncü maddesinde “Demonstrasyonu boş veri üzerinden yapmak isteyen isteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.” düzenlemesine göre entegrasyon sağlanmadan boş ekranlar üzerinden gerçekleştirilen sorgulamanın yeterli olmaması gerektiği, bu durumun Kamu İhale Kanunu’nun “temel ilkeler” başlıklı maddesinde belirtilen ilkelere aykırılık teşkil ettiği, bu nedenle demonstrasyon sürecinin tekrar edilmesi yönünde düzeltici işlem tesis edilmesine karar verilmesi gerektiği,

3. Demonstrasyon çalışmasında firmalarının bazı maddeleri kısmen karşıladığı ve demoya davam etmedikleri gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığının bildirildiği, demonstrasyon tutanağında firmalarının Teknik Şartname 3.1.7, 3.1.21, 3.1.29, 3.1.41, 3.1.42 maddelerini kısmen karşıladığı, Teknik Şartname’nin 5.13’üncü maddesi gereğince demoya devam etmediğinin belirtildiği, Teknik Şartname’nin 3.1.7, 3.1.21, 3.1.29, 3.1.41, 3.1.42’nci maddelerinin demo komisyonuna istenilen şekilde gösterilebilmesi için itirazlarına konu olan çift yönlü entegrasyonun yapılabilmesi ile mümkün olabileceği, idarenin demonstrasyon öncesinde bu maddeyi sorgulayabilmesi için öncesinden demo veri setlerinin oluşturulması ve çift yönlü entegrasyon ortamının sağlanması gerektiği,

Demo komisyonunun entegrasyon olmadan, entegrasyonu gerektiren maddeleri uygulamalı olarak gösterim taleplerinin firmaları tarafından cevaplandığı, bunun üzerine demo komisyonu üyelerinin Teknik Şartname 5.13’üncü maddesine atıfta bulunarak demonstrasyonun sonlandırılabileceğini ve tekliflerinin değerlendirme dışı kaldıklarının iletildiği,

Firmalarının yetkililerinin bu durumda demonstrasyonun devam edemeyeceğini, idarenin demonstrasyon için uygun olan entegrasyonu sağlamadığı için entegrasyon ile gösterilebilecek Teknik Şartname maddelerinin gösterilmesinin teknik olarak mümkün olmadığını belirttiği, bunun üzerine demo komisyonu üyelerinin demoyu sonlandırmak için erken olduğunu belirterek devam ettikleri,

Alınan bu karar üzerine firmalarının sorulan sorulara cevap verebilmesi için kurumda kullanılmakta olan ve firmalarına ait SBYS programına taraflarınca şartların elverdiği ölçüde anlık entegrasyonlar yapılmaya çalışılarak Teknik Şartname maddelerinin gösterildiği,

Bu işlemler zaman alabildiğinden demo komisyon üyelerinin sorulan sorulara çok geç yanıt verildiğini belirttiği, en avantajlı teklif olarak belirlenen isteklinin mevcutta kullanılan HBYS/SBYS yazılım kodlarına erişimi olmadığı ve entegrasyonu sağlamadığı halde Teknik Şartname’nin entegrasyon ile gösterilebilecek maddelerini tam ve eksiksiz sağlamasının mümkün olmadığı, bu durumda firmalarının bu maddeleri karşılamadığının söylenmesinin anlaşılamadığı,

Firmalarının entegrasyon ile karşılanacağı anlaşılan Teknik Şartname’nin tüm maddelerini karşıladığı halde, komisyonun demoya devam etmediği, bu nedenle demo işlemlerinin yenilenmesine karar verilmesi gerektiği,

4. İhale üzerinde bırakılan isteklinin demonstrasyon kapsamında soruları cevaplayan kişinin ihale dosyasında yer aldığı üzere isteklinin kanunen vekili olmadığı, bu durumunun Teknik Şartname’nin 5.13’üncü maddesine uygun olmadığı, demo aşamasında anılan firmanın kanuni vekili olduğuna ilişkin belgenin sunulmadığı, demo komisyonunca bu durumun sorgulanmadığı, bu şekilde demo işleminin yapılmaması gerektiği, anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1, 2 ve 3’üncü iddialarına ilişkin olarak:

İdareye yapılan şikayet başvurusu üzerine idarenin cevap yazısında iddia edildiği gibi İdari Şartname’nin 48.1’inci maddesi kapsamında demonstrasyon için komisyon oluşturulmadığı, demonstrasyona ihale komisyonu üyelerinden yoğun bakım ve bilgi yönetimi süreçlerinde uzman asıl ve yedek üyelerinin katıldığı,

İtiraza neden olan YBBYS ve SBYS Entegrasyonu Teknik Şartnamesi’nin 5.5’inci maddesi doğrultusunda demo yapan ihale üzerinde bırakılan istekli firmanın hizmet verdiği bir kurum üzerinden sistemin görüldüğü, zira sistemler arası entegrasyonların önceden hazırlık gerektiren süreçler olduğu, herhangi bir sözleşme olmadan sistemlerin entegrasyonlarının firmalar açısından gizlilik, bilgi güvenliği kapsamında değerlendirildiğinde ortak çalışmayı mümkün kılmadığı, bu bağlamda bu gibi süreçlerin istekli firmalarca karşılanıp karşılanmadığının tespiti için Teknik Şartname’nin 5.5’inci maddesinin düzenlendiği, firmanın YBBYS ve SBYS entegrasyonu, istekli firmanın hizmet verdiği bir kurum üzerinden demonstrasyon esnasında görüldüğü, ayrıca bir diğer husus olarak da Teknik Şartname’nin 5.7’nci maddesinde belirtildiği üzere yapılan demonstrasyonlarda görülmesi teknik olarak mümkün olmayan uygulamaların firmalar tarafından sağlanıp sağlanmadığının kesin kabul aşamasında değerlendirileceği,

Başvuru sahibi isteklinin Teknik Şartname’nin 3.1.7, 3.1.21 ve 3.1.41’inci maddelerini tamamen, 3.1.29 ve 3.1.42’nci maddelerini kısmen karşılamadığı, entegrasyon gerektiren maddelerinin uygulamalı olarak gösterim konusunda Teknik Şartname’nin 5.5’inci maddesi kapsamında mevcut YBBYS hizmet verdiği herhangi bir hastaneye uzaktan erişim ile bağlanarak ilgili maddelerin gösterilmesinin istenildiği, söz konusu istekli tarafından şu anda hiçbir hastanede Fonet YBBYS’nin kullanılmadığının ifade edildiği, ayrıca firmanın getirdiği sunucu bilgisayarda arıza olduğu, bu koşullarda Teknik Şartname’nin 5.13’üncü maddesi gereğince demonstrasyona devam edilemediği ifade edilerek başvuru reddedilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhale komisyonu” başlıklı 6’ncı maddesinde “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.

İhaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir.

İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır.

İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19’uncu maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanun’un 6’ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “İhale yetkilisi ve ihale komisyonu” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. 4734 sayılı Kanun’un “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “ihale yetkilisi”; idarenin, ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevlileri olarak belirlenmiştir. İdarelerin bu yetkilere sahip kişi, kurul veya görevlileri ise, kendi mevzuatlarında belirlenmektedir. Bu nedenle, idarenin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, ihale yetkilisinin idarelerce belirlenmesi gerekmektedir.

5.2. İhale komisyonunun eksiksiz olarak ihaleyi sonuçlandırabilmesi için idarece yeterli sayıda yedek üyenin belirlenmesi gerekmektedir. Bu çerçevede, yedek üyeler tespit edilirken ihale konusu işin uzmanları ile muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel yerine geçecek yedek üyeler mutlaka belirlenmelidir.

5.3. Yedek üyelerin asıl üyelerin taşıması gereken özellikleri haiz olması gerekir. Bir makamdaki görevi nedeniyle ihale komisyonunda görevlendirilen kişinin o görevinden herhangi bir şekilde ayrılması sonucu komisyon üyeliğinden de ayrılmak zorunda kalması halinde ayrılan personelin yerine atanan kişi değil, o asıl üyenin yedeği ile ihaleye devam edilmesi ve herhangi bir nedenle asıl üyenin yerine geçen yedek üyenin geçerli mazeret durumları hariç ihale sonuçlanıncaya kadar komisyon üyeliğine devam etmesi gerekmektedir.

5.4. İhale komisyonlarının idare personelinden oluşturulması gerekmekte olup, ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilecektir.

5.5. Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 19 uncu maddesinin ikinci fıkrası uyarınca bu Yönetmelik kapsamında yapılan ihalelerde, ihale komisyonunun muhasebe ve mali işlerden sorumlu personeli dışındaki diğer üyelerinin ihale konusu işin uzmanı olması zorunludur.

…

5.9. İhale komisyonu başkan ve üyeleri çekimser oy kullanamazlar ve verdikleri oy ve kararlardan sorumludurlar. Bu nedenle, çoğunluk görüşüne katılmayanların karşı oylarını ve gerekçesini komisyon kararına yazarak imzalamaları gerekmektedir. İhale komisyonunun eksiksiz toplanıp karar vermesi gerektiğinden, eksik üye ile ihale komisyon kararı alınamaz.

5.10. İhale işlem dosyasının birer örneği, ilan veya davet tarihini izleyen üç gün içinde idare tarafından ihale komisyonunun asıl üyelerine verilir. İdare tarafından gerek görüldüğü takdirde, yedek üyelere de ihale işlem dosyasının birer örneği verilebilir. Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması halinde ise ihale işlem dosyasının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.” açıklamaları yer almaktadır.

İhaleye ait İdari Şartname’nin İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “ 2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: 25 AYLIK YOĞUN BAKIM BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

25 AYLIK YOĞUN BAKIM BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ HİZMET ALIMI

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Sivas Numune Hastanesi” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.7.2.

Teknik şartnamede belirtilen hükümler çerçevesinde demonstrasyon yapılacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Diğer hususlar” başlıklı 48’inci maddesinde “48.1. İhale sonucunda demonstrasyon yapılacaktır. Demonstrasyona ihale evrakları eksiksiz olan (yeterliliği sağlayan) ve sırasıyla en avantajlı teklifi veren birinci ve ikinci firma davet edilecektir. Demonstrasyon teknik şartnamede istenilen kriterlere göre gerçekleştirilecektir. Demonstrasyon aşamasında teknik şartname kriterlerini sağlayamayan firma olması durumunda ihale yeterlilik kriterlerini sağlayan ve en avantajlı teklifi veren diğer firmaya demonstrasyon daveti gönderilecektir. Demonstrasyona gelmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirmeye alınmayacaktır.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin 2’nci maddesinde “2.9. YBÜ’nde yapılan konsültasyon talepleri YBBYS aracılığı ile yapılmalı ve bu talep SBYS’de bulunan konsültasyon notları YBBYS’de görüntülenebilmelidir.

…

2.16. YBÜ’ye hasta kabulü ile hastanın servise çıktığı zaman aralığında oluşan tıbbi veriler, epikriz, konsültasyon notları vb. raporlar kayıt edilebilmeli ve idarenin belirlediği veriler anlık olarak HBYS’ye aktarılabilmelidir.

…

3.1.7. YBBYS’de yatan hastalar için hastada sepsis olup olmadığına ilişkin gösterge bulunmalıdır.

…

3.1.12. YBÜ’de tüm iş istasyonları ve mobil cihazlardan, süreç eğrilerinin grafiksel gösterimi, yatak yönetimi, hasta transferi ve taburculuk durumu, raporlama ile hasta arşiv dosyalarına erişim vb. sağlanabilmelidir.

…

3.1.21 YBBYS’de YBÜ yatak müsaitlik durumu gösterilmelidir Dolu yatak sayısı, boş yatak sayısı, rezerve edilmiş yatak sayısı, enfekte yatak durumu/sayısı, steril oda/yatak boşluk/doluluk durumu, yatış yapılan hasta sayısı ce çıkış yapılan hasta sayısına anlık olarak ulaşılabilmelidir.

…

3.1.27. Hasta bilgilerinin olduğu arayüzde, demografik bilgiler, hasta takip bilgileri, YBÜ’de yatış süresi, tedavi istem (order) bilgileri tıbbi girişim bilgileri, YBÜ cihazlarının veri izlemi, hastaya ait tüm tıbbi değerlerin zaman bazlı grafiği (trend) skala ve skorlamalar, hasta yatak bilgisi, uyarı ve bildirimler, laboratuvar ve radyoloji tetkik sonuçları, tıbbi formlar vb. alt menüleri bulunmalı ve o hastaya ilişkin işlemler bu menüler üzerinden yapılabilmelidir.

3.1.28. Kullanıcı arayüzünden hasta bazında tıbbi bilgilere erişebilmelidir. Hemşire, hekim vb. tıbbi bilgilere erişimi gereken kullanıcılar anlık olarak hasta özet bilgilerini görüntüleyebilmelidir. Bu arayüz, hasta temel bilgileri, ameliyat bilgileri, laboratuvar sonucu, endikasyon, vital parametreler, kan gazı sonucu, sıvı dengesi, tıbbi uyarılar ve tanılar gibi bilgileri içermelidir.

3.1.29. İstem (order) bilgileri, test, tetkik, patoloji sonuçları, konsültasyon istek- karşılama, vital bulguları, aldığı- çıkardığı takibi, skorlama ve skalalar, hemşire bakım planları vb. bilgilerine YBBYS üzerinden erişilebilmeli ve hastanın YBÜ’de yatış süresinde kayıt edilen tüm veriler görüntülenebilmelidir.

3.1.30. Laboratuvar sonuçları skorlama ve skalalar için grafik desteği bulunmalıdır.

…

3.1.39. Günlük hemşire gözlem formu (çarşaf) yoğun bakım basamak bilgisi, varsa konsültasyon notlarına göre klinik seyir metni oluşturulabilmelidir. Hekim isterse klinik seyir metnine manuel olarak ekleme yapabilmelidir.

…

3.1.41. Günlük hemşire gözlem formu (çarşaf), çalışılan test ve tetkikleri, vital bulguları, konsültasyon bilgilerini, hemşirelik kayıtlarını, istem (order) bilgilerini, doktor notları, sıvı dengesini, kan gazını, kateter takibini vb. içerecek şekilde alınabilmelidir.

3.1.42. Mekanik ventilasyona bağlı hastalr için “mekanik ventilasyon modu” (VCV, PCV, SIMV vb.) otomatik olarak gösterilmeli, hastanın kaç gündür entübe olduğunu YBBYS otomatik olarak göstermelidir.

…

3.1.69. HBYS tarafından hasta aktarımında YBBYS’de hastanın otomatik yoğun bakım basamak hesabı yapılabilmeli ve basamak önerisinde bulunabilmelidir.

…

3.2.10. İlaç order anlık eczane depo stoğuna göre YBBYS üzerinden istenebilmeli ve yapılan istem anlık olarak eczane ekranına düşmelidir.” düzenlemeleri,

Aynı Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 5’inci maddesinde “5.1. İstekliler, ihale komisyonunun teklifleri değerlendirme aşamasında teklifin Teknik Şartname’ye uygunluğunun teyit edilmesi amacı ile Hastanede, uygulamalı YBBYS tanıtımı (Demo) yapacaktır.

5.2. İsteklinin yapacağı yeterlilik demosu sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

5.3. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen isteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

5.4 İsteklinin YBBYS’ni ihale komisyonuna teknik şartnameye uygunluğu göstermek, komisyonun soracağı sorulara cevap vermek/göstermek için idareni mahalde sunacaktır.

5.5. İdare tarafından Demo sırasında isteklilerin halen YBBYS hizmeti verdikleri ve kendi belirleyecekleri bir hastaneye uzaktan erişim ile bağlanarak istenen işlemleri göstermesi istenebilir.

5.6. Demo planı kurum tarafından isteklilere demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo işlemleri idarenin isteği doğrultusunda mesai saatlerine bağlı kalmaksızın yapılabilir.

5.7. İstekli, demonun yapılacağı yerde prototip bir hastane için gerekli ekipmanı ve sarf malzemeyi çalışır halde bulunduracaktır. (Sunucu en az 3 adet bilgisayar, monitör, barkod okuyucu, barkod yazıcı, yazıcı, 1 adet projeksiyon cihazı vb.). Demoda Teknik Şartname’nin idarece istenilen modülleri sorgulanacaktır. Uygulama yazılımının ilgili modülleri (doktor tarafından hasta takip ve sorgulama alanlarında tablet PC gibi cihazları desteklemeli ve demoda istekli firma bu çalışmasını gösterebilmelidir. Lisans bedellerinin kurumlara olan maliyetlerini ortadan kaldırmak için, istekliler istenildiğinde demo esnasında kurumlardaki mevcut işletim sistemleri üzerinden de çalıştığını gösterebilmelidir. Bu maddede yazan koşullar demonstrasyon esnasında ve kesin kabul öncesinde yapılacak muayenede komisyon tarafından kontrol edilecektir.

5.8. İdarece internet erişimi, kesintisiz güç kaynağı, vb. malzemeleri demo tarihinden 2 iş günü önce isteklinin kullanımına sunulacaktır.

5.9. Tüm değerlendirmelerin, idare tarafından görevlendirilecek komisyon üyelerince yapılması kaydıyla, demoya idarenin gerek gördüğü kadar personel katılabilecektir.

5.10. Demo sırasında e-mail, SMS gibi tüm özellikler gösterilecektir. Gerekli alt yapı yüklenici tarafından sağlanacaktır.

5.11. Demo, istekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üye katılabilecektir.

5.12. Demo için gerekli bağlantı kabloları ve montaj istekli tarafından sağlanacaktır.

5.13. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara, sorulduğu anda net cevaplar verilecek, “aslında vardı yüklenmemiş- geliştirilme aşamasında- bilgisayarda arıza oluştu- database çöktü- bilgisayarı açamıyorum, bu soruya sonra bakalım, diğer maddelere bakarken hazırlayalım vb.” cevaplar kabul edilmeyecek ve ilgili isteklinin demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.

5.14. Yapılacak olan demo sonucunda idarece görevlendirilmiş kişiler ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo tutanağı hazırlanacak ve ihale dosyasında saklanacaktır. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilecektir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

İhale dokümanında yapılan düzenlemelerden, söz konusu ihalenin 25 aylık yoğun bakım bilgi yönetim sistemi hizmet alımı işine ilişkin olduğu, söz konusu iş kapsamında hastanelerin yoğun bakım ünitelerinde (YBÜ) takip ve tedavileri sürdürülen hastalara ait tıbbi süreçlerin elektronik ortamda kayıt altına alınmasını, tedavi süreçlerinin sistem üzerinden planlanmasını, tıbbi parametrelerin takibini, yoğun bakıma özel tıbbi skorlamaların hesaplanmasını ve sonuçlarla ilgili bildirim yapılmasını, raporlama ve kalite ölçüm araçlarının oluşturulmasının amaçlandığı, 17.03.2021 tarihinde yapılan söz konusu ihalenin birim fiyat teklif alınmak suretiyle ve elektronik teklif alınmak suretiyle gerçekleştirildiği, ihaleye 4 isteklinin teklif verdiği, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme neticesinde 07.04.2021 kesinleşen ihale kararı ile Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

07.04.2021 tarihli kesinleşen ihale kararından başvuru sahibi isteklinin Teknik Şartname’nin 3.1.7, 3.1.21 ve 3.1.41’inci maddelerini tamamen, 3.1.29 ve 3.1.42’nci maddelerini kısmen karşılamadığı, entegrasyon gerektiren maddelerinin uygulamalı olarak gösterim konusunda Teknik Şartname’nin 5.5’inci maddesi kapsamında mevcut YBBYS hizmet verdiği herhangi bir hastaneye uzaktan erişim ile bağlanarak ilgili maddelerin gösterilmesinin istenildiği, söz konusu istekli tarafından şu anda hiçbir hastanede Fonet YBBYS’nin kullanılmadığının ifade edildiği, ayrıca firmanın getirdiği sunucu bilgisayarda arıza olduğu, bu koşullarda Teknik Şartname’nin 5.13’üncü maddesi gereğince demonstrasyona devam edilemediği belirtilerek, söz konusu gerekçelerle anılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında yer alan belgelerden idarenin 25.03.2021 tarihli yazısı ile belgelerinin uygun olduğu belirlenen Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi ve Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.den belirtilen tarihte demonstrasyon yapmak üzere hazır bulunmalarının talep edildiği, anılan isteklilerin söz konusu tarihte demonstrasyonlarını yaptıkları, yapılan değerlendirme neticesinde Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi’nin demonstrasyonundan Teknik Şartname’nin belli maddelerini karşılamaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.nin ise demonstrasyonun uygun olduğuna karar verildiği belirlenmiştir.

Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi ve Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş. ye ilişkin demonstrasyon değerlendirme tutanağında yapılan değerlendirme neticesinde anılan isteklinin Teknik Şartname’nin 3.1.7, 3.1.21, 3.1.41, 3.1.29, 3.1.42’nci maddelerini tamamen ya da kısmen karşılamadığının belirlendiği, ayrıca söz konusu firmanın demo için getirdiği sunucu bilgisayarda teknik arıza oluştuğu için Teknik Şartname’nin 5.13’üncü maddesi gereğince demoya devam edilemediğinin belirtildiği, söz konusu tutanağının demonstrasyon değerlendirmesini yapan üyeler ile istekli tarafından imzalandığı belirlenmiştir.

İhale işlem dosyasında yer alan belge ve bilgilerden 12.02.2021 tarihli “komisyon üyelerinin belirlenmesi” konulu Olur’da ihale komisyonu üyeleri ve yedek üyelerinin belirlendiği görülmüştür.

İhale işlem dosyasında yer alan belgelerden daha sonra idarenin 29.03.2021 tarihli Olur’u ile YBBYS (Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi) demonstrasyon komisyonunun oluşturulduğu, bu komisyonun ihale komisyonunda asıl ya da yedek uzman üye sıfatında bulunan kişilerden oluştuğu görülmüştür.

Demonstrasyon değerlendirme tutanaklarında da bu komisyonda belirtilen kişilerin imzalarının bulunduğu belirlenmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden, ihale komisyonunun tek sayıda olmak üzere başkan dâhil en az beş kişiden oluşacağı, üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olmasının zorunlu kılındığı, ihale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamayacağı, ihale sürecindeki bütün değerlendirmelerin oluşturulacak bir komisyon tarafından yapılması ve oluşturulacak bu komisyonda işin niteliğine göre belirlenecek sayıda uzman üye bulundurulabileceği düzenlenerek teknik değerlendirme ve fiyat değerlendirmesinin aynı anda yapılabilmesinin amaçlandığı anlaşılmıştır.

Teknik Şartname’nin yukarıda aktarılan maddesinden, demonstrasyon işlemlerinin, işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacağı, değerlendirmelerin ihale komisyonu üyeleri tarafından yapılması ve kararların ihale komisyonu tarafından verilmesi kaydıyla demonstrasyona idareden gerek görülen kadar personel görevlendirilebileceği anlaşılmıştır.

İhalelerde, doğruluğu teyit edilmek üzere, ihale konusu mal veya hizmetin teknik bilgilerinin yer aldığı katalog vb. teknik dokümanları, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafların ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen mal veya hizmetin idarece istenen teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla sunulan katalog ile Teknik Şartname’ye cevapları ve açıklamaları içeren doküman üzerinden ilgili teknik kriterlerin karşılanıp karşılanamadığının tam olarak anlaşılamaması halinde, ihale dokümanında öngörülmüş olmak kaydıyla numune değerlendirmesi veya demonstrasyon yapılarak teklif edilen malın ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesinin zorunlu olduğu görülmekte olup, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın mal veya hizmetin teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır.

Bu durumda, demonstrasyon yaptırılması ile ilgili olarak; idarece ihale komisyonu üyesi yetkili uzman personelden oluşan bir heyet gözetiminde ilgili istekliye demonstrasyon yaptırılması, yapılan iş ve işlemlerin denetime açık bir şekilde raporlanması ve söz konusu rapora uygun olarak ihalenin sonuçlandırılması önem arz etmektedir.

Demonstrasyona dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, demonstrasyon ile ilgili yukarıda yer verilen iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir. Zira demonstrasyona ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna aittir.

Bu nedenle ilk olarak demonstrasyonun usulüne uygun yapılıp yapılmadığının tespit edilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Yukarıda yapılan tespitler neticesinde demonstrasyon komisyonunun ihale komisyonunda asıl ya da yedek üye olarak atanan uzman sıfatındaki isimlerden oluştuğu, dolayısıyla demonstrasyon komisyonu adı altında ayrıca bir komisyon oluşturulmadığı belirlenmiştir.

Yapılan incelemede, Teknik Şartname düzenlemesi doğrultusunda demonstrasyon işlemlerinin yapıldığı ve bu itibarla işin idari ve teknik boyutta değerlendirilebilmesi için ihale komisyonunda yer alan uzman kişilerin demonstrasyon değerlendirmesinde yer aldığı ve görevlendirildiği tespit edilmiştir.

Demonstrasyon tutanaklarında başvuru sahibinin yetkilisinin de imzası olduğu, bu tutanakta demonstrasyona getirilen sunucu bilgisayarda arıza olduğu ve bu koşullarda demoya devam edilemediği ifade edilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin demonstrasyon değerlendirmesinde ise, demonstrasyonun Teknik Şartname’yi karşıladığı belirtilmiştir. Ayrıca Teknik Şartname’nin 5.7’nci maddesinde belirtildiği üzere yapılan demonstrasyonlarda görülmesi teknik olarak mümkün olmayan uygulamaların firmalar tarafından sağlanıp sağlanmadığının kesin kabul aşamasında değerlendirileceği hususu da göz önüne alındığında, bu durum söz konusu ise idarenin kesin kabul aşamasında gerekli denetimi yapması gerektiği belirlenmiştir.

Yukarıda açıklanan nedenlerle, söz konusu iddia uygun bulunmamıştır.

2. Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İdareye yapılan şikayet başvurusu üzerine idarenin cevap yazısında Teknik Şarname’nin 5.13’üncü maddesi kapsamında ihale üzerinde bırakılan isteklinin demonstrasyon kapsamında sorulan soruları cevaplayan kişinin ihale dosyasında yer aldığı üzere isteklinin kanuni vekili olduğu ifade edilerek başvuru reddedilmiştir.

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon” başlıklı 5’inci maddesinde “…5.13. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara, sorulduğu anda net cevaplar verilecek, “aslında vardı yüklenmemiş- geliştirilme aşamasında- bilgisayarda arıza oluştu- database çöktü- bilgisayarı açamıyorum, bu soruya sonra bakalım, diğer maddelere bakarken hazırlayalım vb.” cevaplar kabul edilmeyecek ve ilgili isteklinin demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.

5.14. Yapılacak olan demo sonucunda idarece görevlendirilmiş kişiler ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo tutanağı hazırlanacak ve ihale dosyasında saklanacaktır. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilecektir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

İhale işlem dosyasında yer alan belgelerden demonstrasyon değerlendirmesi aşamasında demonstrasyon değerlendirmesine firma adına vekaletnamenin demonstrasyon aşamasında sunulduğu belirlenmiştir.

Demonstrasyon aşamasına Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.nin vekili tarafından katılım sağlandığı ve tutanakların anılan şahıs tarafından imzalandığı belirlendiğinden, söz konusu iddia uygun bulunmamıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.