KİK Kararı: 2021/UH.I-1773

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2021/039
Gündem No : 45
Karar Tarihi : 22.09.2021
Karar No : 2021/UH.I-1773
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Trtek Teknolojik Ürü. Bil. Yaz. Don. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Mersin İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/192061 İhale Kayıt Numaralı “36 Aylık SBYS (Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi), YBBYS (Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi) ve ADSM ve ADSH HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Mersin İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 18.05.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “36 Aylık SBYS (Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi), YBBYS (Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi) ve ADSM ve ADSH HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Trtek Teknolojik Ürü. Bil. Yaz. Don. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 13.08.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.08.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 31.08.2021 tarih ve 39581 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 31.08.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/1416 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İhalenin “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi” olan 3’üncü kısmı üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliye aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan demonstrasyon değerlendirmesi yapılmasının mevzuata aykırı olduğu,

2. Anılan kısımda söz konusu istekliler tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 belgeleri ile fiyat tekliflerinin mali dönemi, mali müşavir mührü, faaliyet alanı ve diğer belgelerin kontrolü yönünden Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun yapılmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “… ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı … incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri … değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.” hükmü yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “…4.6. İsteklinin yapacağı yeterlilik demo’su sonunda ihale komisyonundan yeterlik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapılması istenmeyebilecektir.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İhale işlem dosyası üzerinde yapılan incelemede; ihalenin “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi” olan başvuruya konu 3’üncü kısmında 12.07.2021 tarihinde ihale üzerinde bırakılan Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.nin, 13.07.2021 tarihinde ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Arsoft Yazılım Güv. Sis. Tel. İnş. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.nin demonstrasyon değerlendirmesinin yapıldığı anlaşılmıştır.

Daha sonra EKAP üzerinden gönderilen 28.07.2021 tarihli yazı ile önemli teklif bileşenleri belirlenerek anılan isteklilere aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmış olup, söz konusu istekliler tarafından aşırı düşük teklif açıklaması sunulmuştur.

Yukarıda aktarılan mevzuat alıntılarından, tekliflerin ayrıntılı değerlendirmesi aşamasında isteklilerin teklif ettikleri ürünlerin ihale dokümanında istenilen şartlara uygun olup olmadığının inceleneceği, daha sonrasında teklifi aşırı düşük olan isteklilere de aşırı düşük teklif sorgulaması yapılacağı anlaşılmaktadır.

Dolayısıyla idare tarafından demonstrasyon değerlendirmesi yöntemi ile isteklilerin tekliflerinin ihale dokümanında istenilen şartlara uygun olup olmadığının incelendiği ve aşırı düşük teklif sahibi isteklilerden açıklama istenildiği dikkate alındığında idarece gerçekleştirilen işlemlerin sıralamasında mevzuata aykırılık olmadığı anlaşılmış olup, başvuru sahibinin birinci iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “… 79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulacaktır.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.2.6. Özel veya Münhasır Hak Sahibi Kuruluşların Uyguladığı Fiyatlar: İlgili mevzuatı uyarınca, belirli mal veya hizmetlerin kamuya sunulması konusunda lehine sınırlama bulunan kuruluşların tedarikçisi oldukları mallar veya sunucusu oldukları hizmetler için uyguladıkları fiyatlar ile açıklama yapılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.7. İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.

İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.2.3. Meslek mensubu; üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifi üzerindeki beyanın ve emsal bedel beyanı ile Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanaklardaki bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Meslek mensubu ibaresinden Yeminli Mali Müşavirler veya Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler anlaşılır”

79.2.4. Ek-O.5, Ek-O.6 ve Ek-O.7 numaralı tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi zorunludur. Son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

…

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez.

79.3.2. 79.2.2 nci maddede yer alan yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle, ilgili mevzuatına göre ihale tarihinden önceki son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer bilgi ve belgeler kullanılarak da açıklama yapılabilir. …” açıklaması yer almaktadır.

İdare tarafından 28.07.2021 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazıda önemli teklif bileşenleri “ADSM ve ADSH Hastane Bilgi Yönetim Sistemi yazılım bedeli (36 aylık); Yazılım güncelleme bedeli (36 aylık); Kiralama ise kiralama bedeli (36 aylık); VTYS Lisans bedeli (36 aylık); Sözleşme giderleri; Demonstrasyon giderleri; Eğitim giderleri; Veri entegrasyon giderleri” belirlenerek ihalenin “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi” olan 3’üncü kısmında teklifi sınır değerin altında kalan Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. ve Tic. A.Ş., Arsoft Yazılım Güv. Sis. Tel. İnş. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Trtek Teknolojik Ürü. Bil. Yaz. Don. San. ve Tic. Ltd. Şti.den aşırı düşük teklif açıklaması istenilmiştir.

İhalenin 3’üncü kısmı üzerinde bırakılan Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. ve Tic. A.Ş. tarafından sunulan 30.07.2021 tarihli aşırı düşük teklif açıklamasında kullanılan 2 adet 29.07.2021 tarihli fiyat teklifinin 3 Artı Bilgi Teknolojileri Müh. Yön. Eğt. Dan. San. ve Tic. Ltd. Şti.den alındığı, fiyat teklifleri üzerinde mevzuatın aradığı meslek mensubu kaşesinin bulunduğu, fiyat teklifine dayanak maliyet tespit tutanaklarının 2021 yılı 1’nci dönemine ilişkin olduğu, söz konusu kişinin bilgi teknolojileri alanında faaliyet gösterdiğinin anlaşılabildiği dikkate alındığında başvuru sahibinin anılan istekliye ilişkin iddialarının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Anılan kısımda ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen Arsoft Yazılım Güv. Sis. Tel. İnş. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 03.08.2021 tarihli aşırı düşük teklif açıklamasında kullanılan 27.07.2021 tarihli fiyat teklifinin Mergen Yazılım A.Ş.den alındığı, ancak fiyat teklifi üzerinde mevzuatın aradığı ibare ve meslek mensubu kaşesinin bulunmadığı, ayrıca fiyat teklifine dayanak Ek-O.5 tutanağında dönem bilgisine yer verilmediği dikkate alındığında başvuru sahibinin anılan istekliye ilişkin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, ihalenin şikâyete konu 3’üncü kısmının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 7.682,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 23.060,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 15.378,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik'in 18'inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihalenin 3’üncü kısmında Arsoft Yazılım Güv. Sis. Tel. İnş. Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. 4734 sayılı Kanun’un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.