KİK Kararı: 2021/UH.I-1247

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2021/026
Gündem No : 14
Karar Tarihi : 23.06.2021
Karar No : 2021/UH.I-1247
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

EDS Evrak Dep. Sist. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Pendik Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2021/170452 İhale Kayıt Numaralı “Arşiv Birimi İçin 1 Kısım 3 Kalem Hasta Dosyası Depolama ve Arşivleme Hizmeti Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Pendik Eğitim ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği tarafından 20.04.2021 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Arşiv Birimi İçin 1 Kısım 3 Kalem Hasta Dosyası Depolama ve Arşivleme Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak EDS Evrak Dep. Sist. Ltd. Şti.nin 10.05.2021 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.05.2021 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 24.05.2021 tarih ve 24247 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.05.2021 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2021/911 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. İhale üzerinde bırakılan isteklinin Türkiye Ticaret Sicili Gazeteleri’nde faaliyet konuları arasında ihale konusu iş olan “hasta dosyası depolama ve arşivleme hizmetleri”nin sayılmadığı, idarece şikâyet üzerine alınan kararda bu hususun “belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” kapsamında değerlendirildiğinin ve istekli tarafından sunulan Ek Faaliyet Belgesi ile bu eksikliğin giderildiğinin ifade edildiği, bu şekilde eksikliğin tamamlatılmasının mevzuata aykırı olduğu, isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

2. İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından özel sektöre gerçekleştirilen bir işe ilişkin iş deneyimiyle ihaleye katılım sağlandığı, bu kapsamda sözleşme, fatura örnekleri ve SGK hizmet dökümlerinin sunulması gerektiği, sunulan fatura örneklerinin noter veya meslek mensubu onayı bulunduğuna ilişkin idarece bir ifadede bulunulmadığı, SGK internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgelerin de sunulmasının zorunlu olduğu, bu nedenlerle isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

3. İhale üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu Türkiye Ticaret Sicili Gazeteleri’nden ortakların hisse oranları ile ad, soyad, T.C. kimlik numarası bilgilerinin görülemediği, imza sirkülerinde teklifi imzalamaya yetkili kişilerin ad, soyad, T.C. kimlik numarası bilgilerinin bulunmadığı iddiaları bakımından idarece, isteklinin sunduğu 07.12.2016/9214 tarihli ve sayılı Gazete’den ortakların hisse oranlarının anlaşıldığı, istekli tarafından teklif zarfında ayrıca Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’nin sunulduğu cevabının verildiği, ancak söz konusu Gazete’nin tadilata ilişkin olduğu ve sermaye ile T.C. kimlik numarası bilgilerini içermediği, dolayısıyla Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge’deki bilgilerin teyit edilmemiş olduğu, bu nedenlerle isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

4. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklif zarfı, birim fiyat teklif mektubu ile iş deneyimini göstermek amacıyla sunulan sözleşmedeki imzalar ile imza sirkülerindeki imzaların uyumlu olmadığı iddiaları bakımından idarece imzaların uyumlu olduğu cevabının verildiği, ancak şirket temsilcisinin kadın olduğu, teklif zarfının ise bir erkek tarafından imzalanarak ihaleye sunulduğu hususları dikkate alındığında söz konusu imzanın taklit edilerek ihaleye katılım sağlandığının anlaşıldığı, bu nedenlerle isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “Bu Kanunun uygulanmasında;

…

İstekli olabilecek : İhale konusu alanda faaliyet gösteren ve ihale veya ön yeterlik dokümanı satın almış gerçek veya tüzel kişiyi ya da bunların oluşturdukları ortak girişimi,

…

İfade eder.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “…Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir...” hükmü bulunmaktadır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif zarfında “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı belgenin sunulduğu ve söz konusu belgede bilgilerin teyidine yönelik olarak 07.12.2016 tarihli ve 9214 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nin beyan edildiği, teklif zarfında bahse konu Gazete’nin de sunulduğu, Gazete’de şirket anasözleşmesinin faaliyet alanlarına ilişkin 3’üncü maddesinin tadiline ilişkin tasarıya yer verildiği, faaliyet alanları içerisinde arşivleme hizmetlerinin bulunmaması nedeniyle bu husustaki bilgi eksikliğinin istekli tarafından tamamlanmasının idarece talep edildiği, bunun üzerine istekli tarafından Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminden alınmış mükellefiyet durumuna ilişkin belgelerin sunulduğu, belgelerden 01.01.2021 tarihi itibarıyla şirketin faaliyet konuları içerisinde “kütüphane ve arşivlerin faaliyetleri”nin de bulunduğu anlaşılmıştır.

Öte yandan, ihale dokümanında isteklilerin ihale konusu alanda faaliyet gösterdiğinin tevsikine ilişkin bir belge istenilmediği görülmektedir.

29.06.1956 tarihli ve 6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun “Hükmi şahısların ehliyeti” başlıklı 137’nci maddesinde “Ticaret şirketleri hükmi şahsiyeti haiz olup şirket mukavelesinde yazılı işletme mevzuunun çevresi içinde kalmak şartıyla bütün hakları iktisap ve borçları iltizam edebilirler.” hükmü bulunmakta iken, anılan Kanun 13.01.2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile 01.07.2012 tarihinden itibaren yürürlükten kaldırılmış, yeni Kanun’un “Tüzel kişilik ve ehliyet” başlıklı 125’inci maddesinin ikinci fıkrasında ise önceki Kanun’un aksine “Ticaret şirketleri, Türk Medeni Kanunu’nun 48’inci maddesi çerçevesinde bütün haklardan yararlanabilir ve borçları üstlenebilirler. Bu husustaki kanuni istisnalar saklıdır.” hükmü getirilmiştir.

Ancak Türk Ticaret Kanunu’na göre özel kanun niteliğini taşıyan 4734 sayılı Kanun’da yer verilen “istekli olabilecek” tanımı çerçevesinde, ihale konusu alanda faaliyet gösterme şartı, 6102 sayılı Kanun’un 125’inci maddesi uyarınca kanuni istisna niteliğindedir. Anılan hüküm uyarınca, “istekli olabilecek” sıfatını kazanmak için ihale konusu alanda faaliyet gösterilmesi gerektiği hususu dikkate alındığında, ihaleye teklif vererek “istekli” sıfatını kazanan kişi ya da kuruluşların da öncelikle bu şartı sağlamaları gerekmektedir.

Diğer taraftan, ihaleye katılımda isteklilerin ihale konusu alanda faaliyet gösterdiğinin tevsikine ilişkin bir belge istenilmediği dikkate alındığında, isteklilerin buna ilişkin belgeleri ihaleye katılımda sunma zorunluluğunun bulunmadığı, sunulan belgeler üzerinden bu hususta bilgi edinilemiyorsa yukarıda aktarılan Kanun hükmü çerçevesinde bu bilgi eksikliği giderilerek inceleme yapılmasının yerinde olacağı anlaşılmıştır.

Bu itibarla, idarenin bilgi eksikliğinin tamamlatılması yönündeki işleminin yerinde olduğu, istekli tarafından sunulan belgeler üzerinden 01.01.2021 tarihi itibarıyla ihale konusu alanda faaliyet gösterildiğinin anlaşıldığı, bu nedenlerle iddianın yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş deneyim belgesi düzenlenemeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler ve bu belgelerde aranacak kriterler” başlıklı 47’nci maddesinde “(1) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyim belgesi düzenlenemez. Bu durumda, bitirilen işlere ilişkin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki esaslar uygulanır:

(a) Yurtdışında gerçekleştirilen işler hariç bu madde kapsamında yer alan işlerde; sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen; fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri veya serbest meslek makbuzu nüshaları ya da bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgeler, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifi kapsamında sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş deneyim belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınamaz…” hükmüne,

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

d) Bu Şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen, şekli ve içeriği Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

…

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

…

7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir:

Kamu veya Özel sektörde yapılan her türlü depolama ve arşivleme işi benzer iş olarak kabul edilecektir…” düzenlemelerine yer verilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından iş deneyimini gösteren belgeler kapsamında ANL Site Yön. ve Dan. Hizm. Ltd. Şti. ile evrak depolama ve arşivleme hizmetlerine ilişkin olarak imzalanmış 27.05.2020 tarihli sözleşmenin ve bu sözleşmeye ilişkin meslek mensubu onaylı fatura örneğinin sunulduğu, sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgelerin sunulmadığı görülmektedir.

Sözleşmenin “İş tanımı” başlıklı 5’inci maddesinde işin teknik özellikleri ve diğer ayrıntılarının sözleşme ekinde yer alan “iş formu” dokümanı kapsamında bulunduğu ifade edilmekle beraber teklif zarfında bu dokümanın sunulmadığı, sözleşme içeriğinde iş kapsamında personel çalıştırılacağına ilişkin doğrudan bir hüküm bulunmadığı tespit edilmiştir.

Her ne kadar sözleşme içeriğinde iş kapsamında personel çalıştırılacağına ilişkin doğrudan bir hüküm bulunmasa da, sözleşme konusu işin niteliği gereği personel çalıştırılmasını gerektirdiği anlaşılmıştır.

Netice itibarıyla, iş deneyimini gösteren belgeler kapsamında Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgelerin de teklif zarfında sunulması gerekirken ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından bu belgelerin sunulmadığı anlaşılmış, bu nedenle isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

3. Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde“7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1. Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2. Tüzel kişi olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri…” düzenlemeleri,

İdari Şartname ekindeki Tüzel Kişilerde Ortaklık Bilgilerine ve Yönetimdeki Görevlilere İlişkin Son Durumu Gösterir Belge başlıklı standart forma ait 2 numaralı notta “Yukarıda beyan edilen bilgilerin doğruluğunun elektronik ortamda teyit edilebilmesini teminen ilgili Ticaret Sicil Gazetelerinin tarih ve sayısı belirtilecektir. Anılan bilgilerin elektronik ortamda teyit edilememesi halinde bu hususları gösteren Ticaret Sicil Gazeteleri, bu hususların Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde ise ilgili belgeler bu belgeye ek yapılacaktır. Ayrıca, anonim şirketler tarafından, her halükarda yukarıda beyan edilen bilgileri gösteren pay defteri de bu belgeye ek yapılacaktır.” açıklamaları bulunmaktadır.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif zarfında “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı belgenin sunulduğu, belgede ortakların ve yönetimdeki görevlilerin T.C. kimlik numaraları ile birlikte beyan edildiği, bu bilgilerin teyit edilmesine yönelik Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi bilgilerine de yer verildiği görülmektedir.

Beyan edilen 07.12.2016 tarihli ve 9214 sayılı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi incelendiğinde, bu bilgilerin teyidine yönelik hususların ilan içeriğinde bulunmadığı tespit edilmiştir.

Diğer taraftan, istekli tarafından “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı belgede beyan edilmemiş olan 18.11.2015 tarihli ve 8949 sayılı Gazete’nin de teklif zarfında sunulduğu ve adı geçen belgedeki bilgilerin bu Gazete içeriğinden ve yine ihaleye katılımda sunulmuş olan imza sirkülerinden teyit edilebildiği görülmüştür.

Yukarıda aktarılan hususlar çerçevesinde; her ne kadar teklif zarfında sunulan diğer belgelerle “Ortaklık Bilgileri ve Yönetimdeki Görevliler” başlıklı belgedeki bilgiler teyit edilmiş olsa da; isteklilerin, adı geçen belge içeriğinde teyidin yapılabileceği Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi bilgilerine yer verme yükümlülüğünün bulunduğu ve ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından bu yükümlülüğün yerine getirilmediği; bu nedenle ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşılmıştır.

4. Başvuru sahibinin 4’üncü iddiasına ilişkin olarak:

İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklif zarfı ve teklif mektubundaki imzaların imza sirkülerinde bulunan Tuğba Karaca’ya ait imza ile uyumlu olduğu, iş deneyimini göstermek amacıyla sunulan sözleşmede ise farklı bir imzanın bulunduğu tespit edilmiştir.

Netice itibarıyla, ihaleye katılım amacıyla düzenlenmiş belgelerdeki imzalarla imza sirkülerindeki imzanın uyumlu olduğu, başvuru konusu ihaleden bağımsız şekilde geçmiş bir tarihte düzenlenmiş sözleşmenin ise imza edildiği tarihte şirket yetkilisi tarafından yetki devri yapılmış başka şahıslarca imzalanmış olabileceği, bu kapsamda kural olarak sözleşmedeki imzayla teklif zarfı ve teklif mektubundaki imzaların karşılaştırılamayacağı, öte yandan isteklinin teklif zarfını teslim eden kişinin şirket yetkilisi olması zorunluluğu bulunmadığı, bu nedenlerle iddiaların yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, Egeli Zeyt. Gıda Mad. İnş. Taah. Tur. Sos. Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.