KİK Kararı: 2020/UM.I-643 (1 Nisan 2020)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2020/015
Gündem No : 70
Karar Tarihi : 01.04.2020
Karar No : 2020/UM.I-643
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.

VEKİLİ:

Av. Fatih Emre GÜNEŞ,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ege Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/380104 İhale Kayıt Numaralı “Vital Monitör Cihazı Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ege Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından 12.09.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Vital Monitör Cihazı Alımı” ihalesine ilişkin olarak Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.nin 12.02.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.02.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.02.2020 tarih ve 10638 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan bila tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/403 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, yapılan demonstrasyon neticesinde tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak demonstrasyon işlemlerinin usulüne uygun şekilde gerçekleştirilmediği, “ihale komisyonunun kendi personeli” ile yaptığı değerlendirme sonucunda teklif ettikleri ürünün Teknik Şartname’nin bazı maddelerini karşılamadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak ürünlerinin söz konusu maddeleri karşıladığı, teklif ettikleri ürün bakımından, ayrıca ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği ürün bakımından değerlendirmelerin bağımsız bir bilirkişi gözetiminde yapılmasını talep ettikleri,

- Teknik Şartname’nin 5.9’uncu maddesinin tam olarak karşılandığı,

- Teknik Şartname’nin 9’uncu maddesi bakımından, ağ bağlantısı kurulamadığı durumda 400 ölçüm verisinin hafızada depolanabildiğinin gösterildiği, anlık ölçüm sonuçlarının HBS’ye aktarımının da tam ve eksiksiz olarak gösterildiği, bu maddenin tam olarak karşılandığı,

- Teknik Şartname’nin 13’üncü maddesi bakımından, HBS’de bazı eksiklikler olduğundan demonstrasyon yapılan hiçbir istekliden maddeye konu özelliğin talep edilmediğinin komisyon tarafından belirtildiği ve gösterim istenilmediği, ihale üzerinde bırakılan isteklinin bu maddeyi nasıl karşıladığının incelenmesi gerektiği, teklif ettikleri ürünün bu maddeyi tam olarak karşıladığı,

- Teknik Şartname’nin 19’uncu maddesinin karşılandığının gösterildiği,

- Teknik Şartname’nin 23’üncü maddesi bakımından, nabız, pulse oksimetre, noninvazif kan basıncı ve tek kanal sıcaklık ölçümlerinin HBS’ye aktarıldığının gösterildiği, maddenin tam olarak karşılandığı,

Özetle Teknik Şartname’nin tüm maddelerinin eksiksiz olarak karşılandığı, idarenin kendi altyapısı ile ilgili eksikliklerini istekliye uymuyor şeklinde yansıtmasının uygun olmadığı, öte yandan, demonstrasyona ilişkin nihai raporu görmek ve imzalamak istemelerine rağmen bu taleplerinin reddedildiği, bir başka anlatımla demonstrasyona ilişkin tutanağın huzurda düzenlenmediği ve kendilerine tebliğ edilmediği, bu değerlendirmeler sonucunda kamu zararına sebebiyet verildiği, ihalenin fahiş fiyata ilgili istekli üzerine bırakıldığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.nin teklifinin, teklif ettiği ürünün Teknik Şartname’nin 6.1, 6.2, 6.4, 6.6, 6.8, 7.2, 7.3, 7.6, 7.7, 14, 18 ve 24 numaralı maddelerini karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, idarenin bu işlemi üzerine yapılan itirazen şikâyet başvurusu neticesinde 11.12.2019 tarihli ve 2019/UM.I-1636 sayılı Kamu İhale Kurulu kararının alındığı ve Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.nin teklif ettiği ürünün teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesinin demonstrasyon işlemleri yoluyla gerçekleştirilmesi yönünde düzeltici işlem belirlenmesine karar verildiği tespit edilmiştir.

Bu karar üzerine Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.ne gönderilen yazıyla, 10.01.2020 tarihinde saat 10:00’da demonstrasyon gerçekleştirilmesi talebinin iletildiği ve ihale komisyonu kararlarında “teknik üye” olarak nitelendiren iki idare çalışanı ile ihale komisyonunda görevi bulunmayan öğretim görevlisi unvanlı bir idare personelinin demonstrasyon işlemleri için görevlendirildiği anlaşılmıştır.

Söz konusu tarih ve saatte Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.nin teklif ettiği cihaz ve aksesuarları ile hazır bulunduğuna ilişkin “vital monitör cihazı alım işi demonstrasyon ön tutanağı” başlıklı belgenin düzenlendiği ve tutanağın demonstrasyon işlemleri için görevlendirilen kişiler ile Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti. kaşesi altında Hüsnü İmek tarafından imzalandığı görülmektedir.

Demonstrasyon neticesinde ayrıca “vital monitör cihaz alımı demonstrasyon tutanağı” başlıklı belgenin düzenlendiği ve tutanağın demonstrasyon işlemleri için görevlendirilen kişiler tarafından imzalandığı, Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti. adına atılmış bir imza bulunmayan tutanakta isteklinin teklif ettiği cihazın Teknik Şartname’nin 5.9, 9, 13, 19 ve 23 numaralı maddelerini karşılamadığının gerekçeleriyle birlikte ifade edildiği tespit edilmiştir.

İhale komisyonu kararında da, bahse konu tutanaktaki tespit ve değerlendirmelere yer verilerek Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilmiş ve ihale “teklif ettiği cihazın Teknik Şartname’nin tüm maddelerini karşıladığı” tespiti yapılan Gazi Endüstri A.Ş. üzerinde bırakılmıştır.

Sonrasında, başvuru sahibince yapılan şikâyet başvurusu üzerine alınan karara dayanak teşkil eden raporda, 10.01.2020 tarihinde demonstrasyon için toplanıldığı ve demonstrasyon tutanağının karşılıklı imzalandığı, demonstrasyon işlemlerinin Teknik Şartname’ye uygun ve şeffaf bir şekilde gerçekleştirildiği, bu işlemler sonucunda başvuru sahibinin teklif ettiği ürünün Teknik Şartname’yi karşılamadığının tespit edildiği hususları belirtilmiş, başvuru sahibine gönderilen cevap yazısında ise başvurunun raportörler tarafından teknik olarak incelendiği ve uygun bulunmadığı cevabı verilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklamaları,

Aynı Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklamaları bulunmaktadır.

Aktarılan hüküm ve açıklamaları çerçevesinde İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

d) Bu Şartnamenin 7.4 ve 7.5 inci maddelerinde belirtilen, sekli ve içeriği Mal Alimi İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.

…

7.5.6. Teklif veren firmalar ihale aşamasında teknik şartname maddelerine ayrı ayrı ve Türkçe olarak şartnamedeki sıraya göre cevap vereceklerdir. Bu cevaplar "...Marka...Model Cihaz Teklifimizin Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi" başlığı altında teklif veren firmanın antetli kağıdına yazılmış ve firma yetkilisi tarafından imzalanmış olmalıdır.

İstekli firmalar, teklif ettikleri ürünlere ait katalogları teklifleri kapmasında sunacaklardır…” düzenlemelerine yer verilmiştir.

Öte yandan İdari Şartname’de düzenlenmemiş olmakla birlikte, Teknik Şartname’nin “Genel Özellikler” başlıklı bölümünün 18’inci ve 19’uncu maddelerinde idarece teklifler değerlendirilirken gerekli görülmesi halinde demonstrasyon istenebileceği ve bu şekilde de uygunluk değerlendirmesi yapılabileceği ifade edilmiştir.

Yukarıda yer verilen hususlar çerçevesinde; ihale komisyonunun uzman üyelerinin bulunduğu bir komisyon tarafından demonstrasyon işlemlerinin gerçekleştirildiği; isteklinin teklif ettiği cihaz ve aksesuarları ile hazır bulunduğuna ilişkin tutanağın düzenlendiği ve değerlendirme komisyonu ile isteklinin temsilcisi tarafından bu tutanağın imzalandığı; bu doğrultuda demonstrasyon işlemlerinin ilgili komisyon tarafından, ilgili tarih ve saatte, istekli tarafından teklif edilen cihaza yönelik gerçekleştirildiğinin anlaşıldığı; 4734 sayılı Kanun’un temel ilkeleri çerçevesinde idarelerin ihtiyaçlarını uygun şartlarda ve zamanında karşılamasının gerekli olduğu; bunun yanında idarelerin isteklilerce teklif edilen ürünlerin ihtiyaçlara uygun özelliklere sahip olup olmadığının değerlendirilmesine ve ihtiyaca uygun ürünlerin kamunun hizmetine sunulmasına ilişkin yükümlülüklerinin de bulunduğu; bu yükümlülük çerçevesinde ihale komisyonunda görevlendirilen uzman üyeler tarafından demonstrasyon işlemlerinin gerçekleştirildiği ve gerekçeli şekilde tutanağa bağlandığı; tutanaktaki değerlendirmelere ihale komisyonu kararında da yer verildiği; teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan tespitler neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait bulunduğu; bu nedenlerle başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının kamu ihale mevzuatı uygulamaları ile uyumlu olduğu sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, ihale üzerinde bırakılan istekli Gazi Endüstri A.Ş.nin teklif ettiği cihaza yönelik demonstrasyon işlemlerinin gerçekleştirilmediği anlaşılmakla birlikte; demonstrasyon işlemlerine yönelik Teknik Şartname düzenlemesinde gerekli görülen hallerde demonstrasyon istenileceğinin belirtildiği; ayrıca idare tarafından teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılabilmesi amacıyla ihaleye katılımda ilgili belgelerin sunulmasının istenildiği ve bu belgeler üzerinden adı geçen isteklinin teklif ettiği cihazın Teknik Şartname’yi karşıladığı tespiti yapıldığından demonstrasyon yapılmasına gerek görülmediği; sonuç olarak bu hususun idarenin takdir ve sorumluluğunda olduğu neticesine ulaşılmıştır.

Son olarak, Teknik Şartname’nin 13’üncü maddesindeki “Barkod okuyucusundan taranan hasta kimliği, kablolu ve kablosuz bağlantı aracılığıyla entegrasyon sistemi kullanılarak hastane otomasyon sisteminden hasta bilgilerini almalıdır. Cihaz ekranında hastane otomasyon sistemindeki kayıtlı hasta bilgileri görüntülenebilmelidir.” düzenlemesi bakımından, “Barkod okuyucu ile okunan hasta protokol numarası Hastane Bilgi Sistemi (HBS) tarafına gönderilemediğinden HBS’den cihaza hasta bilgisi gönderilmemiştir. Bu nedenle, firma bu özelliği demonstrasyon esnasında gösterememiştir.” değerlendirmesi yapılarak isteklinin teklif ettiği cihazın bu maddeye uygun olmadığı sonucuna varıldığı, ancak bu açıdan ortaya çıkan uygunsuzluğun idarenin mevcut sisteminden kaynaklandığının anlaşıldığı, dolayısıyla buradaki sorumluluğun istekliye yüklenilemeyeceği, bu nedenlerle bu madde açısından isteklinin teklif ettiği cihazın uygun görülmeme işleminin yerinde olmadığı anlaşılmakla birlikte, yukarıda aktarılan değerlendirmeler çerçevesinde başvuru sahibinin teklif ettiği cihazın uygun görülmemesine ilişkin diğer gerekçeler yerinde bulunduğundan, bu durumun esasa etkili olmadığı ve idarenin işleminin nihai olarak yerinde görülmesi neticesini değiştirmediği tespit edilmiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.