KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2020/056
Gündem No : 27
Karar Tarihi : 16.12.2020
Karar No : 2020/UM.I-2055
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Volkan Petrolcülük A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Türkiye Büyük Millet Meclisi Destek Hizmetleri Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2020/496795 İhale Kayıt Numaralı “Akaryakıt Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Türkiye Büyük Millet Meclisi Destek Hizmetleri Başkanlığı tarafından 03.11.2020 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Akaryakıt Alımı” ihalesine ilişkin olarak Volkan Petrolcülük A.Ş.nin 19.11.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 24.11.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.12.2020 tarih ve 54005 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.12.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/1895 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, teklifleri kapsamında sundukları “bayilik sözleşmesi”nin, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunulmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak sundukları bayilik sözleşmesinin ıslak imzalı olduğu, kaldı ki bu belgenin internet üzerinden teyit edilebilecek bir belge olduğu, dolayısıyla belgelerin sunuluş şekline uygunluğun aranmaması gerektiği ayıca sözleşmenin belge tamamlatma kapsamında idarece talep edilebileceği ve böylelikle sunmuş oldukları sözleşmenin asıl olduğunun tespit edileceği iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinde, “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

I) a-İstekli bir "Akaryakıt ve Dağıtım Pazarlama Kuruluşu" ise; Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu tarafından verilmiş ve iş bitim tarihine kadar geçerliliği olan Teklif sahibinin Akaryakıt ve Dağıtım Pazarlama Kuruluşu olduğunu gösteren belgeyi,

b-İstekli bir "Akaryakıt ve Dağıtım Pazarlama Kuruluşu" ise; Teklif sahibinin Bayisi olduğu kuruluştan verilmiş ve iş bitim tarihine kadar geçerliliği olan Akaryakıt ve Dağıtım Pazarlama Kuruluşu nun Bayisi olduğuna dair Bayilik Yazısı ve Bayilik Sözleşmesi,…..” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan düzenleme uyarınca isteklilerce statülerine göre eğer akaryakıt dağıtım pazarlama kuruluşu ise bu hususu gösteren belgenin; eğer akaryakıt dağıtım pazarlama kuruluşu bayisi ise bayilik yazısı ve bayilik sözleşmesinin teklifleri kapsamında idareye sunulması gerekmektedir.

Başvuru sahibi tarafından, yukarıda yer alan maddede istenen belgeye ilişkin olarak, OPET Petrolcülük A.Ş. ile 20.04.2020 tarihinde imzalanan bayilik sözleşmesi sunulmuştur.

Malı Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesinde, “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir. Adayın veya isteklinin ve/veya teklif edilen malın, İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olduklarını tevsik edici belge veya belgeler, internet çıktısı olarak sunulabilir.

(3) İdare tarafından ön yeterlik veya ihale dokümanında yapılan düzenleme çerçevesinde, ürünlerin ilgili teknik mevzuata ve standartlara uygun olarak imal edildiğini ve piyasaya arz edildiğini gösteren belgelerin mevzuatına uygun olarak çoğaltılmış suretleri ya da malın üzerinde veya ambalajında bulunan kalite ve standartlara ilişkin marka, işaret ve etiketleri de bu belgelerin aslına uygun sureti olarak kabul edilebilir.

…

(7) İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.

(8) Aday veya istekliler tarafından, yedinci fıkradaki koşulları taşıyan katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, sunulmayacak belgeler tablosunda gerekli bilgilere yer verilmesi şartıyla başvuru veya teklif zarfında sunulmaz. Bu durumda, katılım ve yeterlik kriterleri ile geçici teminat mektubuna ilişkin değerlendirme, sunulmayacak belgeler tablosunda yer verilen bilgiler kullanılmak suretiyle EKAP veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden ulaşılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. Sunulmayacak belgeler tablosunun kısmi teklife açık ihalelerde her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir. ...” hükmü yer almaktadır.

Belgelerin sunuluş şekline ilişkin benzer düzenleme İdari Şartname’nin 7.7’nci maddesinde ““7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

7.7.1.1. İhaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmaz.

7.7.1.2. İstekliler tarafından, 7.7.1.1. maddesindeki koşulları taşıyan katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler ile Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınan geçici teminat mektubu, sunulmayacak belgeler tablosunda gerekli bilgilere yer verilmesi şartıyla teklif zarfında sunulmaz. Bu durumda, katılım ve yeterlik kriterleri ile geçici teminat mektubuna ilişkin değerlendirme, sunulmayacak belgeler tablosunda yer verilen bilgiler kullanılmak suretiyle EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden ulaşılan bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır. Sunulmayacak belgeler tablosunun kısmi teklife açık ihalelerde her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” şeklinde yer almaktadır.

Anılan düzenlemeler uyarınca, istekliler ihalede istenen katılım ve yeterlik belgelerinin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilmeleri de mümkündür.

Ayrıca sunulan belgelerin veya bu belgelerde yer alan bilgilerin, EKAP üzerinden veya kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilmesi veya bu bilgilerin teyidinin yapılabilmesi durumunda, bu belgeler için belgelerin sunuluş şekline ilişkin şartlar aranmamaktadır.

Başvuru sahibinin teklifi kapsamında sunmuş olduğu “bayilik sözleşmesi” İdari Şartname’nin 7.7.1 ve 7.7.3’üncü maddelerine aykırı olduğundan bahisle başvuru sahibinin teklifi değerlendirme dışı bırakılmış, ancak başvuru sahibince bayilik sözleşmesinin ıslak imzalı asıl olduğu iddia edilmektedir. İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında, ihale sürecine ilişkin belgelerin idarece onaylı örnekleri gönderildiğinden, teklif kapsamında bayilik sözleşmesinin ıslak imzalı asıl olarak sunulup sunulmadığı anlaşılamamıştır. Bu nedenle, idareden 11.12.2020 tarih ve E.2020/18473 sayılı yazı ile, başvuru sahibi Volkan Petrolcülük A.Ş.nin teklif zarfı kapsamında sunduğu bayilik sözleşmelerinin asıllarının Kurumumuza gönderilmesi talep edilmiştir.

Anılan yazıya cevaben idarece kaleme alınan 11.12.2020 tarih ve 751437 sayılı yazı ekinde yer alan teklif zarfı kapsamında gönderilen bayilik sözleşmesinin incelenmesinden, başvuru sahibi ile OPET Petrolcülük A.Ş. arasında imzalanan sözleşmenin renkli fotokopisinin idareye sunulduğu görülmüştür. Bu itibarla, başvuru sahibi tarafından teklif zarfı kapsamında sunulan bayilik sözleşmesinin asıl, noter onaylı suret veya idarece ihaleden önce aslı görülen ve üzerine “aslı idarece görülmüştür” şerhi düşülen bir örneği olmadığı görüldüğünden sunulan bayilik sözleşmesinin belgelerin sunuluş şekline aykırı olarak sunulduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan, başvuru sahibi tarafından “bayilik sözleşmesi”nin internet üzerinden sorgulanabilir bir belge olduğu iddia edilse de, sözleşmenin tarafları, taraflara yüklediği hak ve borçlar ile geçerlilik süresine ilişkin bilgilerin bütün halinde teyit edilebilmesi halinde belgelerin sunuluş şekli şartının aranmayacağı, ancak sözleşmede yer alması gereken bu bilgilerin internet üzerinden teyit edilmesi mümkün olmadığından başvurusu sahibinin bu iddiası yerinde bulunmamıştır.

Ayrıca, bu eksikliğin belge tamamlatma müessesine başvurulmak suretiyle tamamlatılabileceği iddia edilse de, eksik olduğu iddia edilen hususun, sunulan bir belgedeki bilgi eksikliğinden ziyade başlı başına idarece istenen bir belgenin usulüne uygun sunulmaması şeklinde olduğu görüldüğünden belge tamamlatma yoluna gidilmesi de mümkün bulunmamaktadır.

Belirtilen hususlar çerçevesinde, başvuru sahibinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.