KİK Kararı: 2020/UH.I-782

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2020/018
Gündem No : 34
Karar Tarihi : 21.04.2020
Karar No : 2020/UH.I-782
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Balıkesir İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/459936 İhale Kayıt Numaralı “Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Balıkesir İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 07.11.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alımı” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş. nin 06.03.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 19.03.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.03.2020 tarih ve 15380 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.03.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/570 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 18.11.2019-22.11.2019 tarihleri arasında HBYS demonstrasyon çalışmasının başarılı bir şekilde tamamlandığı, Teknik Şartname düzenlemeleri gereği data aktarım demosu için 06.12.2019 tarihinde dataların teslim edildiği, 16.12.2019 tarihinde veri aktarım demosunun yapıldığı, ancak ihale komisyonu başkanının kendilerini ihale dışı bırakmaya yönelik yanlı tutum sergilediği ve Kuruma itirazen şikayet başvurusu sonucu demonstrasyon işleminin yenilenmesine karar verildiği,

Teknik Şartname’nin 4.19’uncu maddesinin "Veri Aktarım Yeteneği" düzenlemeleri gereğince veri örneklerinin yetkili personel tarafından 10.02.2020 tarihinde teslim alındığı, teslim alınan datanın Sağlık Bakanlığı'nın VEM Doküman ve Veri Tabanı Analiz programı kullanılarak analiz edildiği ve data - VEM uyumluluğunun %3,6 olduğu, aynı zamanda kendilerine tam ve eksiksiz olarak teslim edilmesi gereken tablo açıklamalarının ise tablo isimleriyle aynı olduğu, anlamlı veri oranının % 0 olduğunun 12.02.2020 tarihli yazı ile Balıkesir İl Sağlık Müdürlüğüne bildirildiği,

12.02.2020 tarihli yazı doğrultusunda idarenin haklı olduklarını belirterek 21.02.2020 tarihinde yeni bir veri tabanı örneği taraflarına teslim ettiği 21.02.2020 tarihinde teslim alınan yeni veri tabanı örneğinin, Sağlık Bakanlığı'nın VEM Doküman ve Veri Tabanı Analiz programı kullanılarak tekrar analiz edildiği ve data - VEM uyumluluğunun %2,38 olduğunun görüldüğü, teslim edilen veri tabanı örneği içerisinde yer alan VEM görüntülerinin %2,38 oranında boş, %95,24 oranında VEM'e uyumsuz olduğunun da tespit edildiği, söz konusu uyumsuzluklarla ilgili ekran görüntüleri ve excel çıktılarının CD'de idarenin bilgisine sunulduğu ve data ile birlikte verilen VEM analiz raporunda VEM analizinin hatalı yapıldığının tespit edildiği, programın doğru ve sağlıklı sonuç verebilmesi için izlenmesi gereken adımların da CD içerisinde yer alan raporda anlatıldığı,

Teslim edilen tablo açıklamaları dokümanında yer alan açıklamaların öncekinden farklı olarak, bir şablon içine yerleştirilmiş olmalarına rağmen tablolara dair bir açıklama içermediği, dokümanda yer alan anlamlı veri oranının % 0 olduğu, bu durumun Sağlık Müdürlüğüne verilen raporda örneklendirildiği ve VEM uygunluk oranının düşük olması, ayrıca tablo kesim hatalarının bulunması, aktarılan dataların SisoHBYS üzerinden gösteriminde, rapor ve istatistik olarak sonuçların doğruluğunu etkileyeceğinin 24.02.2020 tarihli yazıyla idareye bildirildiği,

Ayrıca yine 24.02.2020 tarihli yazıda VEM'e uygun teslim edilen %2,38'lik data aktarımından sorumlu oldukları, ihale sürecinin uzamaması adına yeni veri teslimi yapılmayacak ise kendilerinin veri tabanı örneklerini teslim aldığı şekli ile aktarımını gerçekleştirerek, yalnızca VEM'e uygun olan kısmı kadar veri aktarım yeteneğini göstermek için 02.03.2020 tarih, saat 11:30'da İl Sağlık Müdürlüğünde hazır bulunacaklarının belirtildiği, demonstrasyon gününe kadar bu yazıya idarenin cevap vermediği, demonstrasyon bittikten sonra 02.03.2020 saat: 17:02'de EKAP üzerinden cevap verildiği, Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketinin beyanına göre idare tarafından teslim edilen dataların "veri aktarımına engel olmadığı"nın bildirildiği, ancak söz konusu yazıda verilerin aktarıma engel olup olmadığının sorulmadığı, idarenin dataları VEM’e uygun teslim etmesi gerektiğini ve teslim edilen dataların VEM’e uygun olmadığının belirtildiği, bu durumun kontrolünün kolaylıkla yapılabileceği, idare tarafından da teslim edilen veriler kontrol edilseydi hatalı olduğunun anlaşılabileceği, mevcut firmanın beyanına göre kontrol yapmadan kendilerine verilerin aktarılmasında sorun olmadığının ise demonstrasyon bittikten sonra bildirildiği,

02.03.2020 tarihinde yapılan data kontrolü demonstrasyonu sırasında da VEM'de olmayan, eksik teslim edilen veri tabanı örneklerinden soru sorulduğu, ancak kendilerinin 24.02.2020 tarihli yazmış oldukları yazıda VEM'e uyumlu bir veri verilmeyecek ise uyumlu teslim edilen kısmından yalnızca sorumlu olduklarını belirttikleri, bu doğrultuda teslim edilmeyen veri ve tablo dokümanı ile demonstrasyon esnasında cevabı talep edilen soruların da cevabını vermelerinin teknik olarak imkansız olduğu, demonstrasyon esnasında sorulan soruların teslim edilen verilere uygun olarak hazırlanmadığı, bilirkişilerce kontrolün yapılması gerektiği,

02.03.2020 tarihinde gerçekleşen veri aktarım yeteneği demonstrasyonunun 16.12.2019 tarihinde yapılan demonstrasyonda olduğu gibi aynı kişi tarafından kendilerini ihale dışı bırakmaya yönelik yapıldığı ve demonstrasyonun sadece kendisi yönettiği, sorulan soruların birçoğunun, teslim edilen veri içerisinde yer almamasına rağmen sorduğu ve bu verilerin teslim edilen veriler içerisinde yer alıp almadığının gösterilmesine izin verilmediği,

İdare tarafından hazırlanan Veri Aktarımı Demonstrasyon tutanağında 9 madde halinde soru sorulduğu belirtilmiş olmasına karşın kendilerine sorulan sorular, cevapları ve açıklamalarının mevcut olduğu, firmalarının demonstrasyon tutanağını şerh düşerek imzaladığı, kamera kayıtlarında bu durumun tespit edilebileceği, ayrıca ilgili maddelerin idareye sunulan 02.03.2020 16:45 60206642-000-3393 sayılı evraklarda da mevcut olduğu ve demonstrasyonun eksiksiz olarak tamamlandığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alımı

b) Miktarı ve türü:

Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: Teknik Şartnamelerde belirtilen sağlık tesisleri

ç) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Diğer Hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “-İsteklilerin teklifleri değerlendirildikten sonra ekonomik açıdan en avantajlı geçerli tekliften başlamak üzere ihalenin teknik şartnamesinin "DEMONSTRASYON" başlığı altında düzenlenen hükümleri doğrultusunda ihale komisyonunca demonstrasyon yapılacaktır. Demonstrasyon senaryosunda belirtilen tüm hususları karşılamayan isteklinin teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır.

- İstekliler teklif edecekleri HBYS için, teknik özelliklerini gösterir katalog, CD, broşür veya açıklayıcı dokümanlarını teklifleri ile birlikte sunacaklardır.

İstekliler, teklif ettikleri HBYS programı için Teknik Şartname maddelerine sırasına göre tek tek cevap vereceği ŞARTNAMEYE UYGUNLUK BELGESİ verecektir” düzenlemesi,

23.10.2019 tarihli zeyilname ile değişik Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1.Demonstrasyon işlemleri (demo) ihale komisyonu tarafından yapılıp sonuca bağlanacaktır.

4.2.Demo, İdarenin sağlayacağı bir mekânda yapılacaktır.

4.3.Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya İdareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

4.4.Demo’ya, İstekli adına yetkilendirilmiş aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir. Demo öncesi yetki belgesini, imza sirküsünü ve kimlik belgesini komisyona sunacaktır.

4.5.Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilecek ve firma demo dan çekilmiş sayılacaktır.

4.6.İsteklinin yapacağı yeterlilik demo’su sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

4.7.Demo yapacak olan istekliler demo için herhangi bir ücret talep edemezler.

4.8.Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler ve internet İsteklilerce karşılanacaktır.

4.9.İsteklilerin teklif etmiş oldukları uygulama yazılımının teknik şartnameyi karşılama düzeyinin sağlıklı ölçülebilmesi için, teknik şartnamede belirtilmiş olan tüm özellikler ihale komisyonunca detaylı olarak sorgulanacaktır. Teknik şartnamede bulunan maddeler ve bu maddelere bağlı alt başlıkların tamamını karşılanması gerekmektedir.

4.10.İhale komisyon üyeleri teknik şartnamede belirtilen maddelere istinaden farklı uygulama senaryolarını test edebilirler. Demo esnasında ihale komisyonunca sorulacak sorulara uygulamalı olarak cevap verilecektir. Şu an hazır değil, bilgisayarda sorun var, başka versiyonumuzda bu özellik mevcut, sözleşme aşamasında yaparız, vb. cevap niteliği taşımayan cevaplar değerlendirmeye alınmayacak ve sorulan özelliğin olmadığı varsayılacaktır.

4.11.Demonstrasyon sırasında yazılımın çalışma sistemi ile altyapısı incelenecek olup, istenen yapılara uygun olmayan yazılıma sahip istekliler ihale dışı bırakılacaktır.

4.12.MKYS, MEDULA, TİG, Sağlık.Net Online, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar İstekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

4.13.Demo istenmiş olan isteklilerin demonstrasyona davet yazısında belirtilmiş olan tarih ve saatte demo yapmaları gerekmektedir. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilmiş olan mücbir sebepler dışında herhangi bir gerekçe ile ek süre verilmeyecektir.

4.14.Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen İsteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

4.15.İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

4.16.Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

4.17.Birinci Aşama-Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği

İdareler Teknik şartnamede yazılı tüm şartları demo’ da kontrol edecektir. Buna ek olarak aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde asgari olarak kontrolü sağlanacaktır.

Birinci aşamaya ilişkin aşağıdaki maddelerin şartnamenin eki olan SBYS'de seçilmiş olan bilgi sistemleri için sağlanması gerekmektedir (Örneğin şartnamenin eki olarak LBYS seçilmemiş ise LBYS ile ilgili maddeler birinci aşamaya dahil edilmeyecektir.).

…

4.18.İkinci Aşama-Log Tutma ve Analizi

Bu kılavuzun “Loglama ve Performans” başlığı altında bulunan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan tüm loğların tutulup tutulmadığı, 01.03.2018 tarihinden sonra Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak, kontrol edilecektir.

4.19.Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği

4.19.1.Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonstrasyonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

4.19.2.Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi olmayan İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. İdarenin VEM'de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Aktarım şemasının oluşturulması ve en az 2 (iki) aylık verinin aktarılması için 10 takvim günü süre verilecektir. Aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.

4.20.Demo süresi her bir İstekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacaktır. Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo için davetler bildirilen elektronik posta, faks veya resmi yazıyla yapılabilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede, başvuruya konu Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Alımı ihalesine 3 isteklinin teklif verdiği, Akgün Bil. Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin belgelerindeki eksiklikler bulunduğu gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı, başvuru sahibi Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin teklifinin veri aktarımına ilişkin demo sonucunda yetersiz olduğu gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı, 18.03.2020 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibince 07.01.2020 tarih ve 842 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.01.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması üzerine Kurum tarafından 29.01.2020 tarihli ve 2020/UH.I-223 sayılı karar ile “…İhale komisyonu tarafından tekliflerin değerlendirilmesi işlemlerinin, 4734 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatta yer alan kurallar ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelere göre yapılması gerekmektedir. Başvuru sahibi tarafından demo tutanağının şerh konularak imzalandığı ve madde bazında itirazlarına yer verildiği, idarece buna ilişkin herhangi bir açıklama yapılmadığı, demo tutanağından da anlaşıldığı üzere her bir istekliye farklı sayıda soru sorulduğu ve başvuru sahibi tarafından öne sürülen, soruların taraflarına verilen data (VEM) ile sınırlı ve uyumlu olmadığına yönelik iddiaya ilişkin olarak idare tarafından herhangi bir gerekçe veya açıklama yapılmadığı, idareye yapılan şikayet başvurusuna herhangi bir cevap verilmediği hususları da dikkate alındığında, mevcut durumun Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerden eşit muamele ilkesine aykırılık teşkil ettiği, isteklilerin eşit şartlarda değerlendirilmediği anlaşıldığından, bu haliyle yapılan demo işlemine dayalı olarak ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata aykırı olduğu, ihalenin veri aktarımı yeteneğinin ölçülmesine ilişkin demonstrasyon işleminin Teknik Şartname’ye uygun olarak yeniden yapılması gerektiği…”sonucuna varıldığı,

Söz konusu karar üzerine idarece başvuru sahibi istekliye EKAP üzerinden gönderilen “07.02.2020 tarihli yazı ile Müdürlüğümüz bünyesinde bağlı sağlık tesisleri için 07.11.2019 Perşembe günü saat 10:30’da yapılan 2019/459936 ihale kayıt numaralı SBYS Hizmet Alım işi ihalesi ile ilgili olarak ihale dokümanı kapsamında bulunan Teknik Şartnamenin 4.19. maddesi "Veri Aktarım Yeteneği" hükümleri gereğince 10.02.2020 Pazartesi günü Data Teslimi yapılması, 20.02.2020 Perşembe günü saat 11:00 'de Data Aktarım Demosu için İl Sağlık Müdürlüğümüz hizmet binasında hazır bulunulması hususunda…” bildirim ile demonstrasyona davet edildiği,

Ancak, başvuru sahibinin 12/02/2020 tarihli ve 60206642-2643320 sayılı yazısı ile teslim edilen datalarda eksiklikler bulunduğuna yönelik dilekçesinin idarece incelenmesi üzerine 19.02.2020 tarihli ve E.1762 sayılı yazılı ile “…ilgide kayıtlı dilekçeniz doğrultusunda tarafınıza sunulan data da eksiklikler tespit edilmiştir.

İhale dokümanı kapsamında bulunan Teknik Şartnamenin 4.19. maddesi "Veri Aktarım Yeteneği" hükümleri gereğince 21.02.2020 Cuma günü data teslimi yapılması ve 02.03.2020 Salı günü saat 11:30'da data aktarım demosu için İl Sağlık Müdürlüğümüz hizmet binasında hazır bulunulması gerektiğinin…” bildirildiği,

Akabinde başvuru sahibi tarafından, 24.02.2020 tarihli ve 2654268 sayılı dilekçe ile “…teslim edilen veri tabanın Sağlık Bakanlığının VEM Doküman ve Veri tabanı Analiz programı kullanılarak analiz edildiği ve data – VEM uyumluluğunun %2,38 olduğu, veri tabanı örneğinde yer alan VEM görüntülerinin %2,38 oranında boş olduğu, %95,24 oranında VEM’e uyumsuz olduğu ve 02.03.2020 tarihinde yapılacak olan demoda VEM’e uygun teslim edilen %2,38’lik datanın aktarımından sorumlu oldukları” yönünde iddialarda bulunulduğu,

Bu hususlara yönelik olarak idarece yapılan incelemede bir uzman, programcı ve veri hazırlama ve kontrol görevlisinin imzası bulunan 28.02.2020 tarihli tutanakta “…data üzerinde yapılan kontroller sonucunda, ilgili datanın aktarılmasına engel teşkil edecek bir durumun olmadığı kanaatine varılmıştır.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Ayrıca idarece verileri hazırlayan Fonet firmasına 26.02.2020 tarihli ve E.2016 sayılı yazı ile başvuru sahibinin dilekçesinde yer verilen hususlara yönelik incelemenin yapılarak eksikliklerin tespit edilmesi durumunda uygun verilerin en geç 27.02.2020 tarihine kadar idareye sunulmasının istendiği anılan firma tarafından söz konusu iddialara yönelik olarak hazırlanan 27.02.2020 tarihli ve FA2002/63 sayılı raporda teslim edilen datalarda demonstrasyonun yapılmasına engel teşkil edecek bir eksikliğin bulunmadığı ifadelerine yer verildiği ve başvuru sahibi istekliye 02.03.2020 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen yazı ekinde bahsi geçen tutanak ve rapora yer verildiği görülmüştür.

İhale işlem dosyasında gönderilen 02.03.2020 tarihli demonstrasyon tutanağına göre başvuru sahibi istekliye 9 soru yöneltildiği, 1’inci soruya uygun, 2’nci soruya kısmen, 3’üncü ve 4’üncü sorulara uygun, 6’ncı soruya kısmen, 7,8 ve 9’uncu sorulara ise hayır ifadelerinin yazıldığı, açıklama sütununda ise 6’ncı soru için “Radyoloji ve asa skoru yok. Ameliyat sayıları getirilemedi.” 7’nci soru için “Defter bilgisi görüntülenemedi”, 8’inci ve 9’uncu sorular için “Ekran görüntülenemedi” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür. İstekli tarafından 5 sayfalık şerhin tutanağa eklendiği görülmüştür.

Ayrıca, başvuru sahibi tarafından 03.03.2020 tarihli ve 2661709 sayılı dilekçe ile Sağlık Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığına demonstrasyon işlemlerine ilişkin olarak şikayet başvurusunda bulunulduğu, Sağlık Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından 09.03.2020 tarihli ve 555753567/663.99-E.2540 sayılı yazı ile Balıkesir Valiliğine şikayet başvurusuna ilişkin olarak, valilikçe değerlendirme sonucunun Teftiş Kurulu Başkanlığı ile anılan firmaya bildirilmesinin istendiği görülmüştür.

Balıkesir İl Sağlık Müdürlüğü’nün 04.04.2020 tarihli ve E.3423 sayılı yazısında “İhalenin 07.11.2019 tarihinde yapıldığı ve Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.,Fonet Bilgi Tekn. AŞ. ve Akgün Yazılım Tic. Ltd. Şti. olmak üzere 3 isteklinin iştirak ettiği görülmüştür. İhaleye iştirak eden isteklilerden Akgün Yazılım Tic. Ltd. Şti. firmasının, yeterlilik kriterlerini sağlayamaması nedeni ile teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, diğer iki isteklinin teklifinin geçerli kabul edildiği ve teknik şartnamenin Demonstrasyon ve İçeriği başlığı altında düzenlenen Demo sürecine dahil edildiği, iki firmanın da 1. ve 2. aşamalarda başarılı olduğu ve 3. aşamaya dahil edildiği ve 3. Aşamada ise Fonet Bilgi Tekn. AŞ. firmasının başarılı olduğu, Sisoft Bilgi Sis. AŞ. firmasın başarısız olduğu komisyon tutanaklarında görülmüştür. Ayrıca Demonstrasyon aşamasından sonra ihale kararı alınıncaya dek Sisoft Bilgi Sis. AŞ. çalışanları tarafından sürekli CİMER başvuruları yapılarak ihale komisyonun etki altına alınmaya çalışıldığı görülmüştür.

Tarafımızca ihale doyası üzerinde yapılan inceleme ve değerlendirme neticesinde; firmanın iddialarının yerinde olmadığı, ihalede 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa, İkincil Mevzuat Hükümlerine vc İhale Dokümanlarında belirtilen hükümlere aykırı herhangi bir durumun ve uygulamanın bulunmadığı ayrıca komisyonun almış olduğu ihale kararın düzeltilmesi ile ilgili Kamu İhale Kurulunun 29.01.2020 gün ve 2020/UH.I-223 sayılı, Demo’nun tekrarlanması yönündeki düzeltici işlem belirlenmesi yönündeki kararı ile Demonstrasyon işlemi yeniden yapılmak üzere ihale komisyonu tarafından bu kapsamda, teknik şartnamenin 4.19. maddesi ve alt maddelerine uygun olarak hali hazırda hizmet veren firmadan temin edilen 2019 Aralık-2020 Ocak aylarına ait 2(iki) aylık veri firmalara teslim edilmiştir. Sisoft Bilgi Tekn. A.Ş. firması tarafından 12.02.2020 tarihli, verilerle ilgili aksaklığın olduğunu belirtir yazı üzerine gerçekleştirdiği incelemelerde data teslim sürecinin tekraren uygulanmasını uygun görmüştür. Datalar değiştirilerek 21.02.2020 tarihinde tekraren veri teslimi sağlanmış 25.02.2020 tarihinde teslim edilen datalann uygun olmadığına ilişkin ikinci kez itiraz başvurusunda bulunulmuş ve teslim edilen 2. datalar üzerinde Müdürlüğümüz uzmanlarınca ve datayı hazırlayan Fonet Bilgi Tekn. AŞ. firması tarafından yapılan inceleme sonucunda data aktarımına engel teşkil edecek bir durumun olmadığına karar verilmiş ve 02.03.2020 tarihinde (dilekçede belirtilmiş olduğunun aksine) tebliğ edilmiştir.

Demo için 2. datalar teslim edildikten sonra şartnameye uygun olarak 02.03.2020 tarihinde şartnamenin ilgili maddesine istinaden 10 takvim günü aktarım süresi verilmiştir 02.03.2020 tarihinde Demonstrasyonun üçüncü aşaması olan data aktarımıyla ilgili teslim edilen datanın aynısının açıldığı bir ortamdan sağlanan, mevcut SBYS programı üzerinden örnek verilerin bulunduğu soruların sorulması üzere ihale komisyonumu/ eksiksiz toplanmıştır.

Firma adına demoya 4 kişi iştirak etmiş, komisyonumuz taralından şeffaflık ilkesi uyarınca demo ekibine ilave olarak 2 adet yöneticinin de katılımıyla fiilen demoya firmanızdan 6 yetkilinin katılımı gerçekleşmiş ve demo oturumu kamera kaydına alınmış ve aşağıda belirttiğimiz durumların tümü kayıtlarda mevcuttur.

İhale komisyonu tarafından sorulan sorulara çok uzun süre beklemeler oluşmuş ve firma yetkilileri tarafından yöneltilen sorulara ilişkin aktarımların demo aşamasında gerçekleştirmeye çalışıldığı gözlenmiştir, bu durumun teknik şartnamenin 4.19 maddesine aykırılık teşkil ettiği tespit edilmiştir. Şartnamenin ilgili maddesi gereğince 10 takvim günü aktarım süresi verilmiş ve ilgili oturuma kadar aktarımın tamamlanmış olması ve komisyon üyelerine istenen verilerin gösterilmesi gerekmektedir. İhale komisyonu başkanı ve komisyon üyeleri şartname ve mevzuat hükümlerine uygun olarak iyi niyet çerçevesinde hareket etmiş ve demo yapılan 2 firmaya da eşit seviyede davranılarak aynı şekilde işlem tesis edilmiştir.

Komisyon üyelerinin hazır bulunduğu ve kamera kaydına alınan oturum süresince,

11:30 -12:30 arası ve 13:30 -15:00 arası yaklaşık 2,5 saat boyunca yukarıda belirtilen beklemeler nedeniyle sadece 9 (dokuz) soru yöneltilebilmiştir.

Firma yetkilileri komisyonumuz tarafından hazırlanan soruların tümü sorulmadan komisyonun çalışmasına engel olacak nitelikte, ilgili sorulara cevap vermek ve ilgili ekranları göstermek yerine, süre kazanmak adına demo böyle yapılmaz, bu soruları sormayın diyerek, bir soruya yaklaşık 10 dakika gibi sürelerde cevap verilmiş ve sürekli itiraz ederek, ithamlarda bulunan davranışlar sergilemişlerdir. Ayrıca Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri AŞ, firmasından İlkay isimli firma yetkilisi “Biz sizin işinizi kolaylaştıralım demoyu sonlandıralım, ne siz uğraşın ne biz uğraşalım” söylemine istinaden veri aktarımına ilişkin demoya devam edilmeyeceği beyan edilmiş ve kamera kayıtlarında da mevcut olduğu üzere demodan çekileceklerini bildirmeleri üzerine demo esnasında sorulan 9 sorudan 1., 3., 4., 5. soruları cevaplandırdığı 2. ve 6. soruların kısmen cevaplandırdığı, 7., 8., 9. hiç cevaplandırılmadığı tutanak altına alınarak demo sonlandırılmıştır. İdaremizce bütün isteklilere eşit davranılarak ihale süreci şeffaf bir şekilde tamamlanmıştır.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde, isteklilerin teklifleri değerlendirildikten sonra ekonomik açıdan en avantajlı geçerli tekliften başlamak üzere Teknik Şartname düzenlemeleri doğrultusunda ihale komisyonunca demonstrasyon yapılacağı ve demo esnasında belirtilen tüm hususları karşılamayan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılacağı düzenlenmiş, Teknik Şartname’de ise demo işleminin detaylarına yer verilmiştir.

Buna göre demo işleminin üç aşamalı olarak yapılacağı, Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneğinin değerlendirildiği ilk aşamada Teknik Şartname’de yazılı tüm şartların kontrol edileceği, ikinci aşamada kılavuzda yer alan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan tüm logların tutulup tutulmadığının kontrolünün yapılacağı, üçüncü aşamanın ise veri aktarımına ilişkin olduğu, bu aşamada isteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarmasının istenebileceği, aktarıma başlamadan önce isteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosunun teslim edileceği, idarenin VEM'de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntülerin de isteklilere teslim edileceği, aktarım şemasının oluşturulması ve en az 2 (iki) aylık verinin aktarılması için 10 takvim günü süre verileceği, aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılmasının idare tarafından değerlendirileceği, demo süresinin her bir istekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacağı, demo işlemlerinin ihale komisyonu tarafından yapılıp sonuca bağlanacağı, istekli adına yetkilendirilmiş aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyenin katılabileceği, demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerektiği, firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı imzadan imtina edilirse, bu durumun tutanakta açıkça belirtileceği ve firmanın demodan çekilmiş sayılacağı, teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde demonun yapılacağı, demo sürecinde birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanların üçüncü aşama için değerlendirileceği düzenlenmiştir.

Alımı yapılacak ürünlerin/yazılımların istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin demonstrasyon işlemlerinin usulüne uygun olarak yapılıp yapılmadığına dair yetki ve sorumluluk ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün olamamaktadır. Bu nedenle idarece demonstrasyon ile ilgili iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği değerlendirmesinde, demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitler ve alınan ihale kararı ile demo tutanağı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmaktadır.

Sonuç olarak, demonstrasyona ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış numune değerlendirmesi işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyon sonucunda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesinin mümkün olmadığı, Kamu İhale Kurulu’nun 29.01.2020 gün ve 2020/UH.I-223 sayılı kararı ile yeniden yapılmasına karar verilen demo işlemlerinde usul yönünden bir aykırılık bulunmadığı, ihale işlem dosyasında yer alan belgeler üzerinden inceleme yapılabileceği bunun dışında bir tespit ve değerlendirme yapılamayacağı, Kurum’un yerindelik denetimi görevinin bulunmadığı, hususları birlikte göz önünde bulundurulduğunda başvuru sahibinin iddialarının yerinde olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.