KİK Kararı: 2020/UH.I-647 (1 Nisan 2020)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2020/015
Gündem No : 74
Karar Tarihi : 01.04.2020
Karar No : 2020/UH.I-647
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İzmir İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/544157 İhale Kayıt Numaralı “36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İzmir İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 24.12.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin 24.02.2020 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.02.2020 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.03.2020 tarih ve 11932 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.03.2020 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2020/445 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 1’inci kısmına ait Teknik Şartname’de demo süresinin her bir istekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacağı, demo planının kurum tarafından istekliye demo daveti ile birlikte gönderileceğinin düzenlendiği, fakat kendilerine demo planının verilmediği, ayrıca gün sonunda tutanakla tespit edilen ve eksik olduğu iddia edilen maddelerin kendileri tarafından sonraki gün gösterilmesine izin verilmediği, 5 günlük sürenin kullandırılmadığı, Teknik Şartname’nin 14.2’nci maddesinde yer alan düzenlemeye rağmen, komisyon tarafından tanımlanan işlevleri yerine getirmek kaydıyla yazılımlarının farklı şekilde gösterilmesi uygun bulunmayarak, demonstrasyon esnasında yorum farkı ile birçok maddenin eksikmiş gibi yorumlandığı ve haksız olarak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifi ile teklifleri arasında 4.000.000,00 TL fark olduğu ve kamu zararının oluşacağı, bu durumun 4734 sayılı Kanun’un “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesine aykırı olduğu, dolayısıyla kamu yararı gözetilerek ihale dokümanına uygun olarak kendilerine yeniden demonstrasyon yaptırılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.9’uncu maddesinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklamaları,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde 2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı

b) Miktarı ve türü:

(2 KISIM) 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi Hizmeti Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: 1. KISIM- Aliağa Ceza İnfaz Kurumları Kampüs Devlet Hastanesi, Aliağa Devlet Hastanesi, Alsancak Nevvar Salih İşgören Devlet Hastanesi, Bayındır Devlet Hastanesi, Bergama Necla-Mithat Öztüre Devlet Hastanesi, Bornova Türkan Özilhan Devlet Hastanesi, Buca Kadın Doğum ve Çocuk Hastalıkları Hastanesi, Buca Seyfi Demirsoy Devlet Hastanesi, Çeşme Alper Çizgenakat Devlet Hastanesi, Çiğli Bölge Eğitim Hastanesi, Dikili Devlet Hastanesi, Foça Devlet Hastanesi, Gaziemir Nevvar Salih İşgören Devlet Hastanesi, Karaburun İlçe Devlet Hastanesi, Kemalpaşa Devlet Hastanesi, Kınık Devlet Hastanesi, Kiraz Devlet Hastanesi, Menemen Devlet Hastanesi, Ödemiş Devlet Hastanesi, Seferihisar Necat Hepkon Devlet Hastanesi, Selçuk Devlet Hastanesi, Katip Çelebi Üniversitesi Atatürk E.A.H., S.B.Ü. İzmir Tepecik E.A.H., S.B.Ü. İzmir Bozyaka E.A.H., S.B.Ü. İzmir Dr. Behçet Uz Çocuk Hastalıkları ve Cerrahisi E.A.H., S.B.Ü. İzmir Dr. Suat Seren Göğüs Hastalıkları ve Cerrahisi E.A.H., Tire Devlet Hastanesi, Torbalı Devlet Hastanesi, Urla Devlet Hastanesi, İl Sağlık Müdürlüğü. - 2. KISIM- Alsancak Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi, Bornova Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi, Eğitim Diş Hastanesi, Karşıyaka Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi, Menemen Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi, Narlıdere Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, Torbalı Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Diğer hususlar” başlıklı 47’nci maddesinde “47.1.1- Sağlık hizmet sunucularında hizmetin kesintiye uğramadan devam etmesi esasına dayanılarak bu proje kapsamında hizmet alım yöntemi ile alınacak olan ürünlerin, hizmetlerin teknik şartname uygunluğunun tespit edilmesi, ihale komisyonunca isteklilerin teklif etmiş oldukları ürünlerin uygunluğunun teyit edilebilmesi için uygulamalı demonstrasyon yapılacaktır. Teknik şartnamede belirtilmiş olan ürünler sözleşme sırasında üretilecek, geliştirilecek veya yapımı devam eden yazılımlar olmayacağından söz konusu demonstrasyonda bu modüllerin tamamının bitmiş ve çalışır durumdaki halleri gösterilecektir.

2. İsteklinin yapacağı yeterlilik demonstrasyonu sonunda yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmeleri sonrası teklifi geçerli sayılan en düşük fiyat teklifi veren firmadan başlanarak yapılacaktır.

3. Demo istenmiş olan isteklilerin demonstrasyona davet yazısında belirtilmiş olan tarih ve saatte demo yapmaları gerekmektedir. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununda belirtilmiş olan mücbir sebepler dışında herhangi bir gerekçe ile ek süre verilmeyecektir. Demo için verilen tarih ve saatte gelinmemesi durumunda komisyon tarafından tutanak altına alınarak istekli değerlendirme dışı bırakılacaktır.

4. Demo sırasında kullanılacak sette, kişilere ait gerçek Vatandaşlık Numarası veya gerçek vatandaşlık numarasına erişimi mümkün kılan gerçek veri kümeleri yer almayacak, ancak aynı karakter dizinine sahip verilerle sanallaştırılmış kişiler üzerinden hazırlanan veriler yer alacaktır. Bildirilen/tebliğ edilen tarihte istekli firma demo için kurumumuzda hazır bulunacaktır. Demo saatinden önce istekli firmanın hazırlıklarını tamamlaması için demo yapılacak yer teslim edilecek ve demo için kurumumuzun imkânları ölçüsünde yardımcı olunacaktır. İstekli firma demo saatinden 1 saat önce hazırlıklarını tamamlamış olacaktır. Demoya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir; bu 5 kişiden 1 kişi istekli adına imza yetkisine sahip olacaktır. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demoya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

5. Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler isteklilerce karşılanır.

6. İsteklilerin teklif etmiş oldukları uygulama yazılımının teknik şartnameyi karşılama düzeyinin sağlıklı ölçülebilmesi için, teknik şartnamede belirtilmiş olan tüm özellikler ihale komisyonunca detaylı olarak sorgulanacaktır. Teknik şartnamede bulunan maddeler ve bu maddelere bağlı alt başlıkların tamamını karşılamalıdır.

7. Teknik şartnameye uygun olmayan cevaplar ve karşılanamayan maddeler her oturum için ihale komisyonunca tutanak altına alınarak firma temsilcisi ile birlikte imzalanır. Demonstrasyonun şeffaflığı için ihtilafların oluşması durumunda kullanılmak üzere tüm demonstrasyon oturumları ihale komisyonunca kamera ile kayıt altına alınabilir.

8. Firma temsilcisinin tutanakları imzadan imtina ettiği durumlarda ihale komisyonu Demo sonuç tutanağına firmanın imzadan imtina ettiği belirtilerek tutanakları imzalar ve demonstrasyonu sonlandırır.

9. Demoda ihale komisyon üyeleri teknik şartnamede belirtilen maddelere istinaden farklı uygulama senaryolarını test edebilirler. Demo esnasında ihale komisyonunca sorulacak sorulara uygulamalı olarak cevap verilecektir.

10. İstekli demo için getirilmiş olan donanımların kontrollerini yapmak ve bu donanımları çalışır vaziyette tutmakla sorumludur. Demo esnasında donanımsal problemlerin oluşması durumunda istekli bu donanımların yedeği ile demoya devam etmelidir.

11. Demonstrasyon aşamasında veri aktarım yeterlilik testlerine katılan İstekli firmalarla ve sözleşme aşamasında Yüklenici firma ile örneği Ek?te bulunan Kurumsal Gizlilik Taahhütnamesi (Sözleşmesi) imzalanacaktır.

12. Veri Aktarım Maddesinde belirtilen Eski HBYS/DHBS verilerini, Yeni HBYS/DHBS Veri Tabanına aktarabilme yeteneğini göstermesi için İstekli Firmaya kısıtlı veri seti verilecektir. Yüklenici bu verileri kendi HBYS/DHBS yazılımına problemsizce ve eksiksiz olarak aktarmalıdır.

13. Veri aktarım demosu 1. Kısım için 2 (İki), 2. Kısım için 1 (Bir) Sağlık Tesisi üzerinden yapılacaktır.” düzenlemesi,

İhalenin 1’inci kısmına ait Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 6’ncı maddesinde “6.1.Demonstrasyon işlemleri (demo) İdare tarafından belirlenecek işin idari ve teknik boyutta değerlendirilmesini sağlayacak personel tarafından yapılacaktır.

6.2. Demo, İdarenin sağlayacağı bir mekânda yapılmalıdır.

6.3. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demoya İdareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

6.4. Demoya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.

6.5. Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.

6.6. İsteklinin yapacağı yeterlilik demosu sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Demo, ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en düşük/avantajlı teklifi veren firmadan başlanacak şekilde yapılacaktır. Demo sonucuna göre yeterli görülen 1. ve 2. en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demo yapmaları istenmeyebilecektir.

6.7. Teknik şartname maddelerinde bulunan özelliklerin demoda gösterilmesi için gerekli olan tüm donanım ve sarf malzemeler isteklilerce karşılanacaktır.

6.8. MKYS, MEDULA, TİG, e-Nabız, Kızılay entegrasyonu gibi entegrasyonlar için demonstrasyon işlemlerinde kullanılacak ekranlar istekli tarafından önceden hazırlanacaktır.

6.9. Demonstrasyonu boş veri tabanı üzerinden yapmak isteyen isteklilerin demonstrasyonları geçersiz sayılacaktır.

6.10. İstekli, ihaleden önce demonstrasyon için sağlık kuruluşunda kurum işleyişini izlemek amacıyla İdarenin izniyle fizibilite çalışması yapabilir. Fizibilite esnasında mevcut program üzerinde herhangi bir görüntüye bakılmayacak olup işleyiş hakkında sadece sözel bilgi alınabilecektir.

6.11. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

6.12. Birinci Aşama-Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği İdareler Teknik şartnamede yazılı tüm şartları demoda görmek isteyebilir. Buna ek olarak aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde asgari olarak kontrol edilmesi istenmelidir.

Birinci aşamaya ilişkin aşağıdaki maddelerin şartnamenin eki olan SBYS'de seçilmiş olan bilgi sistemleri için sağlanması gerekmektedir (Örneğin şartnamenin eki olarak LBYS seçilmemiş ise LBYS ile ilgili maddeler birinci aşamaya dahil edilmeyecektir.).

6.12.1. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,

6.12.2. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi,

6.12.3. MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kuramlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma,

6.12.4. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları,

6.12.5. Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi,

6.12.6. Demirbaş yönetimi,

6.12.7. Maaş, özlük, nöbet ve ek Ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine yönelik işlemler,

6.12.8. Kalite yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

6.12.9. İndikatör yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

6.12.10. Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi,

6.12.11. Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi,

6.12.12. Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü,

6.12.13. Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler,

6.12.14.Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri,

6.12.15.Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS‘ye yönelik işlemler ve SBYS sistemi ile karşılaştırmaları,

6.12.16.Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,

6.12.17.Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı,

6.12.18.İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi,

6.12.19.Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,

6.12.20.Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması,

6.12.21.Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi,

6.12.22.Kiosk sistemleri,

6.12.23.Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama.

6.13. İkinci Aşama-Log Tutma ve Analizi

Bu kılavuzun “Loglama ve Performans” başlığı altında bulunan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan loğların tutulup tutulmadığı,01.03.2018 tarihinden sonra Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak, kontrol edilecektir.

6.14. Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği

6.14.1. “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir.

İdarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de isteklilere teslim edilecektir. Aktarım şemasının oluşturulması ve az 2 (iki) aylık verinin aktarılması için en az 10 (on) takvim günü en fazla 15 (on beş) takvim günü verilmelidir. Aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.

6.15. Demo süresi her bir İstekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5(beş) iş gününü aşmayacaktır. Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo için davetler bildirilen elektronik posta, faks, veya resmi yazıyla yapılabilir.

6.16. Üç farklı hastaneden alınacak veri tabanı örneği demo esnasında yüklenici tarafından uygulamaya aktarılarak demo gerçekleştirilecektir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Uygulama Yazılımları” başlıklı 14’üncü maddesinde “…14.2.Yüklenici uygulama yazılımını modüler ya da bütünleşik olarak önerebilir ve/veya tanımlanan işlevleri yerine getirmek kaydıyla öngörülen yazılımı farklı şekilde ele alabilir….” düzenlemesi bulunmaktadır.

Yukarıda yer verilen ihale dokümanı düzenlemelerinden, isteklilerin teklif ettikleri sistemin Teknik Şartname’de istenilen kriterlere uygunluğunun değerlendirmesi amacıyla demonstrasyon gerçekleştirileceğinin anlaşıldığı, söz konusu demonstrasyon işleminin İdari Şartname’nin 47’nci maddesi ile Teknik Şartname’nin 6’ncı maddesinde yer verilen düzenlemeler doğrultusunda yapılacağı, demonstrasyonun ihale komisyonunca yapılan belge değerlendirmesi sonucu teklifi geçerli sayılan en avantajlı teklifi veren istekliden başlanacak şekilde yapılacağı, demonstrasyon sonucuna göre yeterli görülen birinci ve ikinci en avantajlı olarak belirlenen istekliler tespit edildiğinde diğer isteklilerden demonstrasyon yapmalarının istenmeyeceği, demonstrasyon işlemlerine yönelik bütün değerlendirmelerin ihale komisyonu üyeleri tarafından yapılacağı, gerçekleştirilen demonstrasyon işlemi sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulacağı ve ihale dosyasında saklanacağı düzenlenmiş olup, demonstrasyon sonucunda istenen yapıya uygun olmayan yazılıma sahip isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmaktadır.

İdarece ihalenin 1’inci kısmında teklifleri geçerli olduğu belirlenen isteklilerin teklif fiyatı en düşük olandan başlamak suretiyle demonstrasyona davet edildiği, 25.02.2020 tarihli ihale komisyonu kararında, ilk olarak 30.01.2020 tarihinde başvuru sahibi Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri A.Ş.nin demonstrasyona davet edildiği, yapılan incelemede teklif edilen SBYS yazılımı için 10.02.2020-14.02.2020 tarihleri arasında (5 iş günü) yapılan demonstrasyon işlemleri esnasında; İdari Şartname’nin 47.1.6’ncı maddesi ve Teknik Şartname’nin 6’ncı maddesi düzenlemelerine uygun olarak tüm modüllere ilişkin şartname maddelerinin komisyon tarafından sorulduğu ve sorulan sorular sonucunda komisyon tarafından tespit edilen hususların İdari Şartname’nin 47.1.7’nci maddesine istinaden 5 gün boyunca her oturum sonunda tutanak altına alınarak ihale komisyonu ve ilgili istekli temsilcisi tarafından imzalandığı görülmüştür.

Düzenlenen tutanaklara istinaden başvuru sahibinin teklif ettiği SBYS yazılımı için tespit edilen eksikliklerin ihale komisyonu kararında belirtildiği, tutulan tutanaklar ile demonstrasyon işleminde tespit edilen eksiklikler ve teknik şartname maddelerininin karşılamadığının tespit edilmesi nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, daha sonra Probel Bilgisayar Yaz. Don. San. ve Tic. A.Ş.nin demonstrasyona davet edildiği, idarece demonstrasyona uygunluk verilerek ihalenin bu istekli üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin şikayet başvurusunda yer alan iddiasına idarece özetle “Teknik Şartname’nin 6.2’nci maddesine istinaden Müdürlük toplantı salonunda başvuru sahibinin teklif ettiği SBYS için demonstrasyon işlemlerine başlanıldığı ve 14.02.2020 tarih saat 17:30 itibariyle sona erdiği, başvuru sahibinin dilekçesi incelenmiş olup, 10.02.2020 ile 14.02.2020 tarihleri arasında kamera kayıtları eşliğinde yapılan demonstrasyon sonucu gün sonlarında İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde yer alan düzenleme gereği 5 gün boyunca her günün sonunda eksikliği tespit edilen ve demonstrasyon esnasında gösterilemeyen şartname maddeleri için tutulan tutanaklar komisyon üyeleri ve başvuru sahibinin yetkilisi tarafından imza altına alındığı, söz konusu yazıda başvuru sahibi tarafından oturum sonlarında gösterilemeyen ve eksikliği tespit edilen maddeler için idareden taraflarına bir sonraki gün gösterebilmek için süre verilmediği iddiasına ilişkin olarak, İdari Şartname’nin 47’nci maddesinde demonstrasyon işlemi için gerekli kriterler açık bir şekilde belirtildiği, buna istinaden oturum sonlarında İdari Şartname’nin 47’nci maddesi uyarınca işlem tesis edilerek eksiklikler tutanak altına alındığı, ihale komisyonu tarafından 5 iş günü boyunca gerçekleşen demonstrasyon işleminin son günü olan 14.02.2020 tarih saat 17:30’da düzenlenen tutanakta dahi Teknik Şartname’nin 11 maddesinin gösterilemediği, yukarıda belirtilen tüm açıklamalar ve düzenlemeler doğrultusunda başvurunun yerinde görülmediğinin belirtildiği, sonuç olarak Müdürlük tarafından ihale süreci devam eden söz konusu ihalede Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde belirtilen ilkeler doğrultusunda tüm demonstrasyon süreci kamera kaydına alınarak kamuoyu denetimine açık şekilde şeffaf, eşit ve hakkaniyetli olarak gerçekleştirildiği, diğer taraftan dilekçede yer alan 5 günlük süre içerisinde eksik maddelerin gösterilmesine izin verilmediği iddiası isabetli bulunmadığı, şöyle ki, ihale dokümanındaki düzenlemelerden isteklilerin teklif ettikleri sistemin teknik şartnamede istenilen kriterlere uygunluğunun değerlendirilmesi amacıyla demonstrasyon yapıldığı, demonstrasyon işleminin usulüne uygun yapılarak tutanak altına alındığı, kameraya kaydedildiği ve yapılan işlemlerin mevzuata uygun olduğunun değerlendirildiği,” şeklinde cevap verilmiştir.

Hem 25.02.2020 tarihli ihale komisyonu kararında hem de 10.02.2020-14.02.2020 tarihleri arasında ad, soyad, görev unvanı belirtilen ihale komisyonunun uzman üyeleri tarafından imzalanarak tutulan tutanaklarda “10.02.2020 günü yapılan demonstrasyon işleminde;

1- Genel modüller hakkında bilgi verilirken, Teknik Şartnamenin 31.18. Maddesindeki ‘‘Bilimsel Yayın Takip Modülünün” olmadığı tespit edilmiştir. 32.1 Acil Servis Modülü ve 32.2 Ameliyathane modülüne ait teknik şartnamedeki tüm maddeler üzerinde yapılan kontrollerde;

2- 31.12 maddesinde verimlilik kriterleri kapsamında acil serviste hekim bazlı hasta devir teslimi gösterilememiştir (teslim eden hekim - teslim alan hekim).

3- 32.1.15 maddesinde acil hasta üzerinde yapılan ilaç uygulama işleminde, ilaç order isteminde ilaç uygulama saati uygulandığı saatten önceki saatte kaydedilebiliyor. Bu durum teknik şartname madde 4.47’de istenen HIMSS Seviye 6-7 kriterlerine göre ve teknik şartname 31.11.44’de belirtilen “Hemşire ilaç tedavi işlemlerinde ilaç seti içerisinde gelen ilacı doğru zamanda uygulamıyorsa sistem tarafından uyarılmalı gerekirse uygulama engeli konulmalıdır” maddesini ve güvenli ilaç uygulamaları kapsamında 5 Doğru kuralına uygun olmadığı tespit edilmiştir.

4- 32.1.24 maddesinde “Refakatçisi olmayan hastaların üzerindeki şahsi eşyaların emanet alınabilmesi için gerekli form düzenlenebilmelidir.” düzenlemesine uygun olmadığı ve 32.19.1.12 maddesinde belirtilen emanet formlarının yazdırılamadığı (yazdır butonuna basınca boş form geldiği) tespit edilmiştir.

5-32.2.9 maddesinde istenilen ameliyathane salonunda bulunan tüm cihaz ve malzeme listesi salon bazlı veya total olarak liste halinde gösterilememiştir.

6-32.2.26 maddesinde belirtilen anestezi esnasında ve sonrasında hasta takibi yapılabilen formlar gösterilememiştir. (Anestezi kartı, hasta transfer formu ve post anestezik bakı kartı(derlenme-uyanma odası) kayıtları ve saatleri gösterilememiştir. SKS’de belirtilen formlar yok). Teknik Şartname madde 19.19. “Sağlık Bakanlığın belirtmiş olduğu SKS (Sağlıkta Kalite Standartları) indikatörleri sistem üzerinden alınabilmelidir.” kapsamında ihtiyaç olan formların bulunmadığı görülmüştür.

7-Ayrıca 4.42.1 maddesindeki Anestezi Güvenlik Formu gösterilemedi.

8-32.2.35 maddesinde ameliyat notu olmayan hastalar için ilgili kişiye SMS veya mail gönderilememektedir.

9-32.2.35 maddesinde ameliyat notunun yazıldığı zaman bilgisi görülemedi. Firma tarafından daha sonra bir diğer bilgisayardan bu işlem gerçekleştirilerek ameliyat notu ekranında form değiştirme zamanı gösterildi, ameliyat notu yazım zamanı gösterilemedi.

10-32.2.39 maddesinde belirtilen uyandırma odası ve uyandırma odasına geçiş işlemleri gösterilemedi.

11-32.2.44. “Ameliyathane odaları ile anestezi teknisyeni, hemşire, destek personel vb. personelin çalışma çizelgesi/ programı oluşturulabilmelidir.” maddesindeki çalışma çizelgesi veya program oluşturulamadı.

12-32.21.9 Onkoloji Uygulama Yazılımı başlığında 32.21.9.2 maddesinde yer alan ilaçlar için VYA'ya göre hesaplama yapıldı. Kür sayısı ve veriliş günleri gösterilemedi. Tedavi protokol kür veriliş günü doktor onayı gösterilemediği için 32.21.9 başlığı altındaki diğer maddeler değerlendirilememiştir.

13-31.12 Verimlilik Modülü yönetici takip ekranları kapsamında, ameliyat iptal işlemi yapılamadığı tespit edilmiştir.

11.02.2020 günü yapılan demonstrasyon işleminde;

32.9 Eczane ve Malzeme Yönetim Modülü, 31.20 Klinik Mühendislik Bilgi Yönetim Modülü, 33.1 Stok Analiz Modülü, 33.2 Talep İşlemleri, 33.3 Sipariş Takip, 33.4 Satınalma Modülü ve bu modüllere bağlı maddeler üzerinden kontroller yapılmıştır. Yapılan kontrollerde;

1-32.9.90 maddesinde “Malzeme/ilaçların Bütçe Kodu ve Taşınır Hesap Kodu gibi bilgileri tanımlanabilmelidir” ibaresindeki bütçe kodu ile ilgili işlemler yapılamadı. Buna bağlı olarak 32.9.143 maddesinde istenilen, malzemenin bütçe kodu eşleşmesi ve takip işlemi yapılamadı.

2-33.8.6.10 maddesi ile ilgili, tıbbi cihaz arızalarında kullanılan malzemeler depodan cihaz üzerine düşülemiyor, bu malzemenin otomatik olarak depodan düşümü yapılamıyor.

3-33.8.8 h-i. maddesinde sözleşme hizmet alımı yapılan cihazlar için istenilen künye numarası üzerinden işlem yapılamıyor.

4-33.8.9.14 maddesinde 33.8.9.14. “Uptime oran raporu” kapsamında a. bendinde istenilen uptime oranı ve b. bendinde istenilen künye no bazlı bilgi gösterilemedi.

5-33.2 maddesindeki talep işlemleri firma tarafında gösterilemedi. Bu işleme bağlı olarak devam eden ve birbiri ile bağlantılı olan 33.3 ve 33.4 maddesindeki işlemler 33.2 maddesi gösterilemediği için demo yapılamadı. Ayrıca 33.4.12 maddesindeki işlemler 33.2 maddesine bağlı olması nedeniyle firma tarafından gerçekleştirilemedi.

12.02.2020 günü yapılan demonstrasyon işleminde;

31.1 Bordro Modülü, 31.6 Satmalına Modülü, 32.6 Diyaliz Modülü, 32.7 Diyet ve Rasyon Modülü, 32.8 Doğumhane Modülü, 32.19 Klinik Hizmetler Modülü, 32.28 Tıbbi Vezne Modülü ve bu modüllere bağlı maddeler üzerinden kontroller yapılmıştır. Yapılan kontrollerde;

1-32.19.3.6 “İstenen tetkikler hemşire iş listesinde görülebilmelidir.” maddesinde belirtilen istenen tetkikler hemşireye iş listesi olarak düşmemektedir.

2-32.3.2.44 “Bası yarasının vücut diyagramı ön ve arka insan vücudu görseli (anterior ve posterior) üzerinden, numara verilerek lokalizasyonu seçilebilmelidir. İhtiyaç halinde bası yarası (lezyon) fotoğrafları yüklenebilmelidir.” maddesinde belirtilen vücut görseli üzerine bası yarası fotoğrafı yüklenememektedir.

3-32.3.2.46 “Bası yarası fotoğrafları YBBYS üzerinde seçilen tarih aralığında, gün bazında görüntülenebilmelidir.” maddesinde belirtilen bası yarası fotoğrafı, 32.3.2.44 maddesindeki işlem yapılamadığı için görülememiştir.

4-32.3.2.49 “Vücuda takılı ve/veya kullanılan cihazlar, ön ve arka insan vücudu görseli (anterior ve posterior) üzerinde şematik gösterimde lokasyon bazlı görselleştirilebilecektir. Bu görselde her cihazın takılı olduğu vücut lokasyonuna tıklandığında o cihazın kim tarafından, ne kadar süredir takılı olduğuna ve cihazın özelliklerine ulaşılabilmelidir.” maddesinde insan vücudu görselleştirme olmadığı için bu madde kapsamındaki işlemler gösterilememiştir.

5-32.6 Diyaliz modülünde 19.19. madde kapsamında diyaliz su sisteminde SKS GBDİ01 nolu diyaliz hizmetleri göstergesi ile ilgili veri toplama ve veri analiz formu gösterilememiştir.

6-19.19 “Sağlık Bakanlığın belirtmiş olduğu SKS (Sağlıkta Kalite Standartları) indikatörleri sistem üzerinden alınabilmelidir.” maddesi kapsamında 32.8 Ameliyathane modülü içerisinde SKS kriterleri kapsamında güvenli doğum kontrol listesi kullanılmamaktadır. Ayrıca doğum hizmetleri göstergelerinden GBDH02-03-04-05 gösterilememiştir.

7-32.8.36 “Doğum yapan hastaların taburcu işlemleri yapılırken normal doğum hastaları için 24 saat, sezeryan doğum hastaları için 48 saatten önce taburcu işlemleri başlarsa uyarı vermelidir. İstenildiğinde bu saatlerden önce taburcu işlemleri yapmaları engellenebilmelidir.” maddesi kapsamında 24 saat ve 48 saatten önceki taburcu işlemlerinde uyarı vermeden taburcu işlemi gerçekleşmiştir. Buna bağlı olarak 32.8.40 “Gebelik ve doğum sonlandırma veri setleri gönderilmeden taburcu işlemleri tamamlanmamalıdır.” maddesi kapsamında ilgili veri setleri gönderilmeden taburcu işlemi tamamlanmıştır.

8-4.46 “Sisteme elektronik imza ile giriş yapılabilmelidir. Sistem üzerinde yapılan işlemlerin elektronik imza ile imzalanması sağlanabilmelidir.” maddesinde istenilen elektronik imza ile sisteme giriş yapılamamıştır.

9-31.11.16, 32.19.1.57, 32.19.1.58, 32.19.1.59 ve 4.47 madde ve içeriklerinde belirtilen ilaç ve anne sütünde 5 doğru kuralı gösterilemedi.

10-19.19. “Sağlık Bakanlığın belirtmiş olduğu SKS (Sağlıkta Kalite Standartları)indikatörleri sistem üzerinden alınabilmelidir.” maddesi kapsamında indikatörier sistem üzerinden alınamamaktadır.

11-32.19.1.60 Hemşirelik bakım planı kapsamında 32.19.1.65 “Sonlanmamış aynı Hemşirelik Tanısı kontrol edilebilmeli ve tanıların sonlandırılması sağlanabilmelidir.” maddesindeki hemşirelik bakım planı sonlandırılamamaktadır. 32.19.1.66 maddesi gösterilememiştir.

12-32.19.2.82 “Hastanın/hastaların taburcu işlemleri yapıldıktan sonra hasta dosyasına ait tüm verilerin. Klinik Arşiv Modülüne ek bir işlem gerçekleştirilmeden aktarılması otomatik olarak yapılabilmelidir. Arşiv görevlisi tarafından hasta taburcu edildiği bilgisi izlenebilmeli ve dosya teslim formu sistem üzerinden otomatik olarak oluşturulabilmeli, çıktısı alınabilmelidir. Ayrıca arşiv birimine herhangi bir nedenle (eksik evrak, epikriz yazılmamış vb.) gönderilmemiş dosyaların takip işlemleri yapılabilmelidir.” maddesi kapsamında hasta dosyasına ait tüm veriler, Klinik Arşiv Modülüne ek bir işlem gerçekleştirilmeden otomatik olarak aktarılmamaktadır.

13-32.19.3.18 “İdarece, hasta orderlarının e-imza ile yazılması istendiğinde sistem buna uygun olmalıdır.” maddesi, e-imza ile uygulamaya login işlemi yapılamadığı için gerçekleştirilememiştir.

13.02.2020 günü yapılan demonstrasyon işleminde;

20. Gizlilik, Güvenlik ve Erişim, 31.5 Personel Devam Takip Modülü, 31.7 Taşınır Mal Yönetim Modülü, 31.9 Demirbaş ve Varlık Modülü, 31.11 Klinik Karar Destek Modülü, 31.12 Verimlilik Modülü, 31.13 İstek Bildirim/Takip Modülü, 31.15 İstatistik ve Raporlama Modülü, 32.12. Hasta Randevu Yönetimi Modülü, 32.13 Kalite ve Doküman Yönetimi Modülü, 32.15 Kan Merkezi Modülü, 32.16 KİOSK Modülü, 32.23 Sağlık Kurulu Modülü, 32.24 Temel İstatistik ve Raporlama Modülü, 32.27 Tıbbi Faturalama Modülü, 33.7 İstatistik ve Raporlama Modülü, 33.10 Faturalandırma İzleme Modülü ve bu modüllere bağlı maddeler üzerinden kontroller yapılmıştır. Yapılan kontrollerde;

1-31.11.12 “Sistem üzerinde hastanın vital bulgu ve laboratuvar değerlerine göre hekime istem (order) edilecek ilaç öneri setleri bulunabilmelidir.” maddesinde belirtilen ilaç öneri setleri bulunmamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

2-31.11.4 “Sistem, oluşturulan algoritmaların birbirini tetiklemesine bağlı olarak işletilmelidir.’' maddesinde belirtilen işlem döngüsü kural olarak tekrarlanmamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

3-31.11.8 “Hastanın anamnez ve tetkik sonucu bilgileri kullanılması ile sistem olası tanı önerilerinde bulunabilmelidir.” maddesinde istenilen anemnezden tanı önerisi gelmemektedir. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

4-31.11.28 “Hemşire hasta başında veya masaüstü bilgisayardan HBYS’de hastaya ait İtaki veya Harizmi formlarını doldurduğunda sistem otomatik olarak riskleri hesaplamalı ve çıkan sonuca göre hemşireye uyarı verebilmelidir.” maddesinde belirtilen işlemler gerçekleştirilmesine rağmen, gerçekleşen işlemin değiştirilebildiği (yapılan işlem değiştirilemez olmalıdır) görüldü. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

5-31.11.36 “Hastayla ilgili gözden kaçabilecek bulguların hekime uyarı, SMS ve hatırlatmalar ile minimize edilebilmesi mümkün olmalıdır.” maddesinde istenilen özellikler uygulamada bulunmamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

6-31.11.44 “Hemşire ilaç tedavi işlemlerinde ilaç seti içerisinde gelen ilacı doğru zamanda uygulamıyorsa sistem tarafından uyarılmalı gerekirse uygulama engeli konulmalıdır.” maddesinde istenilen uyarı ve engel konulmamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

7-32.13.2.6 “Sağlık tesisleri olay bildirimlerini HBYS yazılımı üzerinde oluşturulmuş alana girebilmeli ve bu sistemden takip edebilmelidir.” maddesi kapsamında istenmeyen olay bildirimleri bir kişi, birim veya komiteye düşmediği için takibi görülemedi.

8-33.7.61 “Harita destekli raporlar üretilebilmelidir.” maddesindeki istenilen harita destekli raporlar üretilememektedir. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

14.02.2020 günü yapılan demonstrasyon işleminde;

32.3 Yoğun Bakım Modülü, 31.2 Bütçe ve Muhasebe Modülü, 31.3 Evrak Kayıt ve Takip Modülü, 31.8 Yemekhane Modülü, 31.10 Raporlama Modülü, 31.14 İhtiyaç Yönetim Bilgi Modülü, 31.16 Bilimsel Çalışma Modülü, 31.17 Kurumsal İletişim Modülü, 31.19 Web Tabanlı Servis İşlemleri Modülü, 32.4 Çocuk Gelişimi İşlemleri Modülü, 32.5 Danışma Modülü, 32.10 Fizik Tedavi ve Rehabilitasyon (FTR) Modülü, 32.11 Hasta Kayıt Modülü, 32.14 Kan Alma Modülü, 32.17 Klinik Arşiv Modülü, 32.18 Klinik Form Tasarımı Modülü, 32.20 Odyoloji Modülü, 32.21 Poliklinik Modülü, 32.22 Psikolog Modülü, 32.25 Teşhisle İlişkili Gruplar (TİG) Modülü, 32.26 Tıbbi Atık Modülü, 32.29 Tıbbi Sosyal Hizmet Modülü, 32.30 Uyarı ve SMS Modülü, 32.31

Görüntüleme ve Arşivleme Modülü, 32.32 Radyoloji Modülü, 33.6 TİG Modülü, bu modüllere bağlı maddeler ve 6.13 İkinci Aşama - Log Tutma ve Analizi maddesi üzerinden kontroller yapılmıştır. Yapılan kontrollerde;

1-32.3.2.1 “Hastaya özel uyarılar bulunmalıdır. Kullanıcılar tarafından, hastanın öncelikli takibi gereken tıbbi parametrelerin şablon olarak oluşturulmasına olanak tanımalı ve her kullanıcıya göre değişkenlik gösterebilmelidir. Kullanıcı bir sonraki oturum açtığında kendi kaydettiği şablon üzerinden hastasını takip edebilmelidir.” maddesinde istenilen işlemler firma tarafından gösterilememiştir.

2-32.3.2.5 “Yoğun bakım hastaları için erken dönem sepsis, ventilatör kaynaklı pnömoni (Ventilator Associated Pneumonia-VAP) vb. uyarılar yapılabilmelidir.” maddesinde uyarı yapılamamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

3-32.3.2.6 “Yatan hastalar için hastada sepsis olup olmadığına ilişkin gösterge bulunmalıdır.” maddesinde istenilen gösterge bulunmamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

4-32.3.2.27 “Bakımların ve klinik süreç müdahaleleri yapıldıktan sonra geriye yönelik uygulama zamanlarında değişiklik yapılmasına izin verilmemelidir.” maddesi kapsamında işlem yapılamamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

5-32.3.2.38 “Mekanik ventilasyona bağlı hastalar için “Mekanik Ventilasyon Modu” (VCV, PCV. SIMV vb.) otomatik olarak gösterilmeli, hastanın kaç gündür entübe olduğunu otomatik olarak göstermelidir.” maddesinde istenilen özellikler firma tarafından gösterilememiştir.

6-32.3.2.44 “Bası yarasının vücut diyagramı ön ve arka insan vücudu görseli (anterior ve posterior) üzerinden, numara verilerek lokalizasyonu seçilebilmelidir. İhtiyaç halinde bası yarası (lezyon) fotoğrafları yüklenebilmelidir.” maddesinde istenilen işlem yapılamamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

7-32.3.2.47 “Fotoğraf, hasta dosyası ile ilişkili olarak eklenebilmeli, bu fotoğraflar üzerinde işaretleme, not düşme ve bu notlar üzerine kullanıcıların yorum eklemeleri vb. işlemler yapılabilmelidir.” maddesinde istenilen özellikler bulunmamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

8-32.3.2.48 "Hastaya yapılan girişimsel işleme (endotrakeal entübasyon, santral venöz kateter, periferik venöz kateter, toraks tüpü vb.) ait durum bilgisi tarih ve saat bazında renkli göstergelerle görüntülenebilmelidir.” maddesinde istenilen özellikler bulunmamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

9-32.3.2.49 "Vücuda takılı ve/veya kullanılan cihazlar, ön ve arka insan vücudu görseli (anterior ve posterior) üzerinde şematik gösterimde lokasyon bazlı görselleştirilebilecektir. Bu görselde her cihazın takılı olduğu vücut lokasyonuna tıklandığında o cihazın kim tarafından, ne kadar süredir takılı olduğuna ve cihazın özelliklerine ulaşılabilmelidir.” maddesinde istenilen özellikler bulunmamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

10-32.3.2.53 “Hastanın günlük ne kadar nütrisyon (sıvı, beslenme vb.), harcadığı ve ihtiyaç duyduğu kalori değeri gösterilebilmelidir.” maddesinde istenilen değerler uygulama dışından alınmaktadır, yanlış hesaplanmaktadır. Şartname maddesinde istenilen şartı karşılamamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

11-32.25.17 “TİG Modülünde kodlaması tamamlanan hastanın MTS (Majör Tam Sınıfları) grubuna bağılının girilebileceği bir ekran olmalıdır.” maddesinde istenilen özellik bulunmamaktadır. İstenilen bu özellik firma tarafından gösterilememiştir.

12-Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 6. maddesinin 6.11 bendi gereğince, birinci aşama kapsamında 5 iş günü boyunca demonstrasyon işlemleri ile ilgili her oturum sonucu düzenlenen tutanaklarda belirtilen maddeler ile tespit edilen eksiklikler dolayısıyla, üçüncü aşamaya geçilmemiştir. Demonstrasyon işleminin son günü olan 14.02.2020 tarihi saat 17:30 itibariyle sonlandırılmıştır. ” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) bendinin 9 numaralı alt bendinde “İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları”nın istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği, anılan Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerinin ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmadığı belirlenen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı hüküm altına alınmıştır.

Teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu, idareler tarafından, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon ya da numune değerlendirmesi yoluyla yapılabileceği gibi, bu değerlendirme ürünün teslimini müteakip muayene ve kabul aşamasında da gerçekleştirilebilmektedir. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılmamasının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir. Diğer taraftan, teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu ister belgeler üzerinden, ister numuneler üzerinden isterse demonstrasyon yoluyla tespit edilsin, idarenin teklif edilen ürünün teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığına muayene ve kabul aşamasında da bakması mevzuat gereğidir. Ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın, ürünün teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu açık olup, bu aşamaya ilişkin Kurum tarafından ihale işlem dosyası üzerinden yapılan incelemede herhangi bir tespitin yapılması mümkün bulunmamaktadır.

Şikâyete konu ihalede, demo işlemleri için verilen 5 (beş) iş günü sürenin istekliler tarafından teklif edilen ürünlerin Teknik Şartname maddelerine uygun olup olmadıklarının değerlendirilebilmesi için verilen süre olduğu, bu süre içerisinde her bir gün için ayrı ayrı tutanak altına alınarak aykırılık tespitleri yapıldığı, bu süreçte demonstrasyonda tespit edilen istekliden kaynaklı eksikliklerin/aykırılıkların giderilmesi için ayrıca süre verilmesinin ise uygun olmayacağı anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen tespitler ve değerlendirmeler neticesinde, idarelerin ihtiyaçları belirleme ve bu ihtiyaçlar doğrultusunda düzenleme ve alım yapma görev, yetki ve sorumluluğu bulunduğu, bu hususun kamu kaynaklarının etkin ve verimli kullanılması ilkesi ile doğrudan alakası bulunduğunun anlaşıldığı, idarece yapılan demonstrasyon sonucunda başvuru sahibinin teklif ettiği SBYS hizmet alımının Teknik Şartname’ye ve idarenin ihtiyaçlarını karşılamaya uygun olmadığı tespiti yapılarak teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ayrıca demonstrasyonun ihale komisyonu üyeleri ile istekli temsilcisinin katılımlarıyla gerçekleştiğinin anlaşıldığı, demonstrasyon işleminin usulüne uygun yapılarak tutanak altına alındığı, dolayısıyla başvuru sahibinin teklifinin ihalenin 1’inci kısmına ait Teknik Şartnameyi karşılamadığı gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakılması işleminin uygun olduğu sonucuna varılmıştır.

Öte yandan başvuru sahibinin “Teknik Şartname’de demo süresi her bir istekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacağı, demo planı kurum tarafından istekliye demo daveti ile birlikte gönderileceğinin düzenlendiği, fakat kendilerine demo planının verilmediği…”yönündeki iddiası incelendiğinde,

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Kuruma itirazen şikâyet başvurusu” başlıklı 56’ncı maddesinde, idareye şikâyet başvurusunda bulunan veya idarece alınan kararı uygun bulmayan aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından itirazen şikâyet başvurusunda bulunulabileceği, Kurum’un itirazen şikâyet başvurularını başvuru sahibinin iddiaları ile idarenin şikâyet üzerine aldığı kararda belirlenen hususlar ve itiraz edilen işlemler bakımından eşit muamele ilkesinin ihlal edilip edilmediği açılarından inceleyeceği hüküm altına alınmıştır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in “Başvuru süreleri” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareye şikayet süresi; ihale sürecindeki şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür…” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7’nci maddesinde “(1) Süreler;

a) İlana yönelik başvurularda ilk ilan tarihini,

b) Ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan hükümleri için dokümanın EKAP üzerinden e-imza kullanılarak indirildiği tarihi, belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ihale dokümanının teslim alındığı tarihi, zeyilnameye yönelik başvurularda ise zeyilnamenin bildirildiği tarihi,

c) İdarenin işlem veya eylemlerine karşı yapılacak başvurularda şikayete yol açan durumun farkına varıldığı yahut farkına varılmış olması gerektiği tarihi,

ç) Şikayet üzerine idare tarafından verilen kararın bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi, on gün içerisinde karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini,

d) İhalenin iptali kararına karşı yapılan itirazen şikayet başvurularında ise iptal kararının bildirildiği veya bildirilmiş sayıldığı tarihi,

izleyen günden itibaren başlar...” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “Kurum tarafından yapılacak işlemler” başlıklı 12’nci maddesinin ikinci fıkrasında “…İdareye başvuru konularının yanı sıra yeni konular da eklenerek Kuruma başvurulması halinde ise, itirazen şikayet başvurusunun incelenmesinde idareye başvurusu konusu edilmeyen hususlar dikkate alınmaz.” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükmü ve iddia konusu husus birlikte değerlendirildiğinde, başvuru sahibinin iddiasının itirazen şikâyete konu edilebilmesi için öncelikle idareye şikâyet başvurusunda bulunulması, şikâyet başvurusu üzerine idare tarafından alınan kararın uygun bulunmaması veya süresi içinde karar alınmaması halinde itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması gerekmekte olup, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu ettiği demo planı verilmediğine ilişkin husus bakımından farkına varılması gereken tarih demo daveti ile başlayacağından bu talep sonrasında 10 gün içerisinde söz konusu eksiklik için idareye süresi içerisinde başvuruda bulunulmadığı, ayrıca idareye 24.02.2020 tarihinde yapılan başvuruya konu edilmediği, Kurum’a yapılan başvuru tarihi itibarı ile söz konusu aykırılık bakımından öne sürülen iddiaya yönelik başvurunun, şikâyete konu edilmesi için son başvuru tarihi olan 10.02.2020 tarihinden sonra yapıldığı anlaşıldığından iddianın bu kısmı yönünden başvurunun süre ve şekil yönünden reddi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.