KİK Kararı: 2020/UH.I-239 (29 Ocak 2020)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2020/004
Gündem No : 56
Karar Tarihi : 29.01.2020
Karar No : 2020/UH.I-239
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Bilfo Bilgisayar ve Bilişim Sis. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Mardin İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/344195 İhale Kayıt Numaralı “Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesislerinin İhtiyacı Olan 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (Sbys) Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Mardin İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 27.08.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesislerinin İhtiyacı Olan 36 Aylık Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (Sbys) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bilfo Bilgisayar ve Bilişim Sis. Ltd. Şti.nin 18.12.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 20.12.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 27.12.2019 tarih ve 57343 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.12.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1720 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1. Kesinleşen ihale komisyon kararında İdari Şartname’nin 7.1.(h).2’nci maddesinde istenen belgenin sunulmasına rağmen sunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldıkları,

Teknik Şartname’nin “Genel Koşullar” bölümünün 8.1’inci maddesinde "İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının % 100 uyumlu olduğu Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemlerinin ismini ve sürüm (versiyon) bilgilerini sunacaktır." şeklinde düzenlemenin bulunduğu değerlendirme dışı bırakılmalarına gerekçe olarak gösterilen İdari Şartnamenin 7.1.(h).2 maddesi ile Teknik Şartname’nin 8.1’inci maddesinde sunulması istenen belgenin aynı belge olduğu ve teklif dosyasında bu iki madde de istenen bilgilerin açıklandığı "Veri Tabanı Yönetim Sistemi" konulu yazının belge olarak sunulduğu,

Eksik belgelerin zarf açma ve belge kontrol tutanağında belirtileceği gibi bahsi geçen belgenin eksikliğinin, ihaleye katılım sağlayan istekliler huzurunda teklif fiyatlarının açıklanması sırasında ihale komisyonu tarafından sözlü/yazılı bilgisinin verilmesi gerektiği,

2. Teknik Şartnamenin 3.39’uncu maddesinde sunulması istenen bir belgeden bahsedilmediği ancak teklif dosyasında ilgili maddeye istinaden eksik belge olduğu yönünde ihale komisyonunca yanlış karar alındığı,

Anılan maddede belirtilen HIMSS STAGE 6 ifadesinin bir yazılım standardı olmadığı hastaneler için bir değerlendirme kriteri olduğu, SBYS konusunda hizmet veren firma ve sistemlerinin hizmet standartlarını belirleme yetkisine sahip olan Sağlık Bilgi Sistemleri Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan genelge, yönetmelik ve akreditasyon işlemlerinde "HIMSS STAGE 6 Standardını Destekleyen Firma/Yazılım" başlığı altında bir sınıflandırmanın olmadığı dolayısıyla yeterlilik kriteri olarak değerlendirilemeyeceği,

3. İhale komisyonu kararının 4’üncü sayfasında Panates Bilişim ve Teknoloji San. Tic. Ltd. Şti. ve Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin sırası ile 28.08.2019 ve 06.09.2019 tarihlerinde demonstrasyona çağrıldığı ancak demonstrasyonda başarılı olamadıkları, bunun üzerine anılan isteklilerin idareye dilekçe verdikleri ve yine sırası ile 06.11.2019 (ilk demonstrasyondan 2 ay 8 gün sonra) ve 15.11.2019 tarihlerinde (ilk demonstrasyondan 2 ay 9 gün sonra) tekrar demonstrasyona çağrıldığı ve başarılı oldukları, başka bir ifade ile idare tarafından isteklilere eksiklerini tamamlamaları için 2 aydan uzun bir süre verildiği ve söz konusu isteklilerin bu süre zarfında demonstrasyondaki komisyon tarafından tespit edilen eksiklerini tamamladıkları, yeterlik şartı olan demonstrasyonda isteklilere ek süre verilmesi, üstelik bu sürenin bazı modülleri yeniden yazacak kadar uzun bir süre olması 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun veya ilgili mevzuatın hiçbir yerinde yer almadığı, "hastanenin işleyişini aksatmayacak eksikliğin" ne olduğu ile ilgili ne mevzuatta ne de Teknik Şartname’de herhangi bir düzenleme bulunmadığı, "hastanenin işleyişini aksatmayacak eksikliğin" tespit edilmesi halinde bu eksikliği gidermek için isteklilere süre verilebileceği veya verilmeyeceğine yönelik de herhangi bir düzenlemenin bulunmadığı,

Anılan isteklilerin yeterlik şartı olan demonstrasyonu başarı ile tamamlamamış olmaları sebebiyle ihale dışı bırakılmaları gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1. Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: MÜDÜRLÜĞÜMÜZE BAĞLI SAĞLIK TESİSLERİNİN İHTİYACI OLAN 36 AYLIK SAĞLIK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (SBYS) HİZMET ALIMI

b) Miktarı ve türü:

36 AYLIK SAĞLIK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ (SBYS) HİZMET ALIMI

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: MÜDÜRLÜĞÜMÜZ VE BAĞLI SAĞLIK TESİSLERİ” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.1.h.2.İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının veri tabanı yönetim sistemlerini ve işletim sistemlerinin isim, sürüm (versiyon) ve lisansında model bilgilerini bir belge halinde teklifinde sunacaktır...” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Destek Hizmetleri” başlıklı 8’inci maddesinde “8.1. İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının % 100 uyumlu olduğu Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemlerinin ismini ve sürüm (versiyon) bilgilerini sunacaktır…” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından ileri sürülen iddia kapsamında yapılan incelemede, İdari Şartname’nin 7.1.(h).2’nci maddesinde istekliler tarafından teklif edilen uygulama yazılımının veri tabanı yönetim sistemlerini ve işletim sistemlerinin isim, sürüm (versiyon) ve lisansında model bilgilerini bir belge halinde teklifinde sunacağı düzenlenmiş olup, Teknik Şartname’nin 8.1’inci maddesinde ise ek olarak söz konusu yazılımın % 100 uyumlu olduğu Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemlerinin ismini ve sürüm (versiyon) bilgilerinin sunulması istenmiştir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan belgelerin incelenmesi neticesinde, başvuru sahibi tarafından iddia edilen Veri Tabanı Yönetim Sistemi konulu bir adet belgenin bulunduğu ancak söz konusu belge içeriği incelendiğinde “Kurumunuz tarafından düzenlenmekte olan 2019/344195 İKN numaralı ihaleye ait Teknik Şartnamenin 19.3 maddesine istinaden, teklif etmiş olduğumuz ürün için idareniz envanterinde bulunan VTYS lisansı kullanılacak olup, teklifimize VTYS için ayrıca bir ücret eklenmemiştir.” ifadelerine yer verildiği görülmüş olup, Veri Tabanı Yönetim Sistemi konulu başka bir belgenin bulunmadığı anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin yukarıda yer verilen maddesinde ise Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemlerinin ismini sürüm (versiyon) bilgilerinin ve lisans bilgilerinin sunulmasının istendiği, ancak başvuru sahibine ait teklif dosyası içerisinde söz konusu bilgileri içeren herhangi bir belge bulunmadığı gibi iddiada yer verilen zarf açma ve belge kontrol tutanağında belirtileceği hususuna ilişkin olarak, anılan tutanağın incelenmesi neticesinde VTYS model bilgileri sütununda “yok” ibaresinin yazıldığı tespit edilmiş ve yukarıda yer verilen Yönetmelik’in 56’ncı maddesinin üçüncü fıkrasında zarf açma ve kontrol tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretlerinin isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamayacağı hüküm altına alınmış olup, ihaleye katılan istekliler tarafından talep edilmesi halinde imza karşılığında tutanağın alınabileceği ancak ihale işlem dosyasında istekli tarafından anılan tutanağın talep edildiğine dair herhangi bir belgenin bulunmadığı, dolayısıyla başvuru sahibi tarafından İdari Şartname’nin 7.1.(h).2’nci maddesi gereği sunulması zorunlu olan belgenin sunulmadığı anlaşıldığından iddianın yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

İdari Şartname’nin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5’inci maddesinde “…7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler…” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “Genel Koşullar” başlıklı 3’üncü maddesinin otuz dokuzuncu fıkrasında “İdare SBYS'yi kısmen ya da tamamen uygulamadan kaldırıp yeni bir sistem temin edilir ise yeni sistem çalışır duruma gelene kadar Yüklenici kendi yazılımına ücret karşılığında destek vermeye devam edecektir. Ancak bu ücret, en son sözleşmede belirlenmiş olan miktara asgari (% 5'i geçmeyecek) ücret artışı ile belirlenecektir. İsteklinin önereceği yazılım en az HIMSS STAGE 6 standartlarını desteklemelidir. (Örnek Hastane Göstermelidir.)” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale komisyonu kararında “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

h) 2- İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının veri tabanı yönetim sistemlerini ve işletim sistemlerinin isim, sürüm (versiyon) ve lisansında model bilgilerini bir belge halinde teklifinde sunacaktır.Teknik Şartnamenin; 3.39.İdare SBYS 'yi kısmen ya da tamamen uygulamadan kaldırıp yeni bir sistem temin edilir ise yeni sistem çalışır duruma gelene kadar Yüklenici kendi yazılımına ücret karşılığında destek vermeye devam edecektir. Ancak bu ücret, en son sözleşmede belirlenmiş olan miktara asgari (% 5'i geçmeyecek) ücret artışı ile belirlenecektir. İsteklinin önereceği yazılım en az HIMSS STAGE 6 standartlarım desteklemelidir. (Örnek Hastane Göstermelidir.)” denilmektedir. Firma bu maddelere uymadığından vermiş olduğu fiyat teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Teknik Şartname’nin 3.39’uncu maddesinde ihaleye katılan istekliler tarafından teklif edilecek yazılımın en az HIMSS STAGE 6 standartlarını desteklemesi gerektiği ifade edilmiş ve isteklilerden örnek hastane göstermeleri istenmiş olup, anılan ihale komisyonu kararında ise başvuru sahibi istekli tarafından teknik şartname ve idari şartname maddelerine uygun olarak belge sunulmadığı için değerlendirme dışı bırakıldığı, dolayısıyla başvuru sahibinin iddiasında belirtmiş olduğu HIMSS 6 ve HIMSS 7 kriterlerinin hangisini karşılamadığı hususu ile ilgili olarak ihale komisyonu kararında bir ifadenin bulunmadığı isteklinin anılan maddeye uygun olarak belge sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmaktadır.

Belgeye konu Teknik Şartname maddesinde açıkça bir belge istenilmediği, Teknik Şartname’de yapılan düzenlemeler ile istekliler tarafından belge sunulması gerekliliğinin açık ve anlaşılır şekilde düzenleme yapılmasına bağlı olduğu, şikayete konu düzenlemede ise belirli bir yazılımın desteklenmesi gerektiği kısmında belge istenilmediği, örnek hastane gösterilmelidir kısmının ise hangi aşamaya yönelik olduğunun belirtilmediği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

3. Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “…9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.9’uncu maddesinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklamaları,

Anılan Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir...” açıklamaları yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Demonstrasyon ve İçeriği” başlıklı 4’üncü maddesinde “…4.11. Demonstrasyon sürecinde aşağıdaki sırayla gidilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanlar üçüncü aşama için değerlendirilecektir. Birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenler doğrudan yetersiz sayılacak üçüncü aşama uygulanmayacaktır.

4.12. Birinci Aşama-Programın Genel İşleyişi ve İhtiyacı Karşılama Yeteneği: Demo uygulaması, şartnamede yazılı tüm yazılım gerekleri için yapılacaktır. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özeliklerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır. Buna ek olarak İdare tarafından aşağıda bulunan maddelerin demo sürecinde asgari olarak aşağıdaki hususların kontrol edilmesi istenecektir

4.12.1. Faturalama süreci tüm ayrıntıları ile SUT kuralları, MEDULA uygulamaları, faturalama kuralları, vezne ve tahsilat uygulamaları, fatura raporları, sağlık turizmine yönelik fiyatlandırma ve fatura çalışmaları,

4.12.2. Girişimsel işlemlerin birlikte girilip puanlandırılmasına ilişkin kuralların denetlenmesi,

4.12.3. MHRS randevu planlama, şablonlar haberleşme ve raporlama, bölüm bazında randevu, poliklinik ve yatış işlemleri, tetkik tedavi işlemleri dış kurumlara tetkik için sevk ve faturaya yansıtma,

4.12.4. İş göremezlik, e-Reçete, e-Rapor, ilaç, tedavi, malzeme ve engellilik gibi rapor gönderim ve çıktıları,

4.12.5. Tüm ayrıntıları ile stok ve MKYS yönetimi,

4.12.6. Demirbaş yönetimi,

4.12.7. Maaş, özlük, nöbet ve ek ödeme işlemleri hesaplanması, performans takip sistemi veri gönderimi, personelin kendi ek ödeme, nöbet ve maaş bordrolarını izlemesine yönelik işlemler,

4.12.8. Kalite yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

4.12.9. İndikatör yönetiminde SBYS’ye yönelik maddeler,

4.12.10. Enfeksiyon uzmanı onay süreçleri ve takibi,

4.12.11. Hasta bilgilendirme monitör uygulamaları, poliklinik önü hasta monitörleri uygulamaları, qmatik ve sıramatik sistemleri ile entegrasyon becerisi için ayrıntılı analiz değerlendirmesi,

4.12.12. Üst yönetimin operasyonel bazda alabileceği raporlar, analizler için Karar Destek Sistemleri (KDS) kontrolü,

4.12.13. Servis işlemleri, order (istem) planlama, EHU onayı görüntüleme, epikriz işlemleri, bölümlerin kendilerine özel epikriz alanlarının yaratılmasına ilişkin süreçler,

4.12.14. Eczane işlemleri, benzer ilaç uygulamaları, minimum-maksimum stok, son kullanma tarihleri ile ilgili işlemler raporlar ve içerikleri,

4.12.15. Malzeme istek ve çıkışları MKYS işlem ayakları, MKYS’ye yönelik işlemler ve SBYS sistemi ile karşılaştırmaları,

4.12.16. Sağlık kurulu işlemleri, fotoğraf çekme ve yükleme uygulamaları,

4.12.17. Kan bankası işlemleri, Kızılay entegrasyonu, donör işlemleri, dışarıya kan satışı,

4.12.18. İstatistiksel işlemler, Hastane Bilgi Formları, Sağlık Bakanlığı standart formların izlenmesi,

4.12.19. Diyet ve Rasyon Sistemi ile diyet işlemleri,

4.12.20. Personel Devam Takip Sistemi ile İnsan Kaynakları Sisteminde yer alan izin ve rapor işlemleri, nöbet listelerinin planlanması,

4.12.21. Ameliyathane ve Yoğun Bakım Bilgi Yönetim Sistemi,

4.12.22. Kiosk sistemleri,

4.12.23. Kullanıcı yönetimi, yetkiler, gruplandırma ve grup yetki tanımlama.

4.13. İkinci Aşama-Log Tutma ve Analizi

Bu kılavuzun “Loglama ve Performans” başlığı altında bulunan Loglama İşlemleri bölümünde tanımlanan logların tutulup tutulmadığı, 01.03.2018 tarihinden sonra Genel Müdürlük tarafından yayımlanan SAMİLOG dokümanı temel alınarak, kontrol edilecektir.

4.14. Üçüncü Aşama-Veri Aktarım Yeteneği

4.14.1. Veri aktarım demosu Mardin Devlet Hastanesi son iki aylık verisi üzerinden yapılacaktır.

4.14.2. Genel Müdürlük tarafından verilen “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” sahibi olan İstekliler ihale sürecinde veri aktarımı ve teslimiyle ilgili demonun bu bölümünden başarıyla geçmiş sayılacak ve bu yazılımlar için kendilerinden veri aktarım demonstrasyonu istenmeyecektir.

4.14.3. “Veri Modeli Oluşturma ve Veri Aktarımı Yeterlilik Belgesi” olmayan İsteklilerden mevcut SBYS programının yedeklenmiş verilerinin ve sistemin başladığı anda hastane işleyişini aksatmayacak olan verilerin bir kısmını aktarması istenebilir. İsteklilere ayrıca SBYS VEM görüntüleri ve Referans Kodlar Tablosu aktarıma başlamadan önce teslim edilecektir. İdarenin VEM’de olmayan görüntülerin aktarılmasını istemesi durumunda bu görüntüler de İsteklilere teslim edilecektir. Aktarım şemasının oluşturulması ve Mardin Devlet Hastanesi ait en az son 2 (iki) aylık verinin aktarılması için en az 10 takvim günü en fazla süre 15 (on beş) takvim günü verilmelidir. Aktarımın yeterliliği, VEM’de tanımlanan modellerin tamamının ve VEM kapsamı dışında tutulabilen verilerin aktarılması İdare tarafından değerlendirilecektir.

4.15. Demo süresi her bir İstekli için bildirim süreleri hariç olmak üzere en fazla 5 (beş) iş gününü aşmayacaktır. Demo planı kurum tarafından İsteklilere Demo daveti ile birlikte gönderilecektir. Demo için davetler bildirilen elektronik posta, faks veya resmi yazıyla yapılabilir. Demo süresi idareden kaynaklanan nedenlerle zamanın yeterli gelmemesi halinde eksik kalan kısımlar için ilave süre verilebilecek olup bu durum diğer isteklilere bildirilecektir.

4.16. İstekli, Demo saatinden en az 1 saat öncesine kadar tüm hazırlıklarını tamamlamış ve sistemi çalışır duruma getirmiş olacaktır.

4.17. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilecek, “ASLINDA VARDI YÜKLENMEMİŞ-GELİŞTİRİLME AŞAMASINDA-BİLGİSAYARDA ARIZA OLUŞTU-DATABASE ÇÖKTÜ-BİLGİSAYARI AÇAMIYORUM-” vb. cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevaplar kabul edilmeyecek ve böyle bir durum oluştuğu takdirde ilgili firmanın demonstrasyon şartlarını yerine getiremediği kabul edilecektir.

4.18. Demonstrasyon sırasında İstekli tarafından teklif edilen SBYS, düzgün çalışmasından İstekli sorumlu olacaktır. Demonstrasyon sırasında istekli veya kanuni vekili tarafından demonstrasyon maddeleri ile ilgili sorulan sorulara net cevaplar verilmelidir…” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri gereğince teklif edilen malın Teknik Şartname’de düzenleme altına alınan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, ihaleye konu edilen ürünlerin numuneleri, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafların ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen ürün/ürünlerin Teknik Şartname maddelerinde istenilen koşullara uygun olup olmadığı hususunun idareler tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon, numune değerlendirilmesi, katalog kapsamında yer alan bilgilerin değerlendirilmesi ve/veya Teknik Şartname’ye uygunluk beyanı yoluyla yapılabileceği gibi bu değerlendirmenin “muayene ve kabul” aşamasında da gerçekleştirilebileceği anlaşılmaktadır.

09.12.2019 tarihli ihale komisyonu kararında “Panates Bil. ve Tek. San. Tic. Ltd. Şti. firması 19.09.2019 tarih ve 1457 sayılı yazımızla davet edilmiştir.

AKGÜN BİLG. PROG. VE HİZ.SAN.TİC. LTD.ŞTİ. firması 24.09.2019 tarih ve 1483 sayılı yazımızla davet edilmiştir.

Her iki firmanın da yapmış olduğu demonstrasyon işlemi sonucunda hastanenin işleyişini aksatmayacak şekilde tamamlatılabilir eksikliklerinin olduğu demonstrasyon komisyonunun ihale komisyonumuza sunduğu tutanağıyla tespit edilmiştir. İlgili firmalar bu eksikliklerini tamamlamak için idaremize başvurmuştur. Firmaların başvurusu demonstrasyon komisyonumuz tarafından değerlendirilmiş olup sadece bu eksikliklerin tamamlanması için her iki firmanın da davet edilmesi gerektiği ihale komisyonumuza bildirilmiştir. Bunun üzerine Panates Bil. ve Tek. San. ve Tic. Ltd. Şti. firması 06.11.2019 tarih ve 1723 sayılı yazımızla, Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. firması 15.11.2019 tarih ve 1793 sayılı yazımızla davet edilmiştir. Demonstrasyon komisyonunun 08/11/2019 ve 02/12/2019 tarihli tutanağıyla ilgili firmaların demonstrasyon işleminin tüm aşamalarını başarılı bir şekilde tamamladığı görülmüştür.” ifadelerine yer verildiği tespit edilmiştir.

Teknik Şartname düzenlemelerine göre demonstrasyon işleminin üç aşamada gerçekleştirileceği, birinci ve ikinci aşamayı tamamlayanların üçüncü aşama için değerlendirileceği, birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenlerin doğrudan yetersiz sayılacağı, üçüncü aşamanın uygulanmayacağı anlaşılmıştır.

İdare tarafından teklifleri geçerli bulunan Panates Bil. ve Tek. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından 4-5-6 Eylül 2019 tarihinde HBYS demonstrasyonu yapıldığı, daha sonra 2’nci aşama için 26.09.2019 tarihinde data aktarımı demonstrasyonu yapıldığı ve demonstrasyonda uyuşmayan verilere rastlanıldığı, söz konusu tutanakta anılan firma tarafından data kontrolünün teslim edilen CD yerine canlı datalardan yapıldığı, oluşan farkın kullanıcılar tarafından yapılan değişikliklerden kaynaklandığı, verilen datalarda ameliyat notları olmadığı için gösterilemediği şeklinde şerh düşüldüğü,

Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından 17.09.2019 ve 07.10.2019 tarihlerinde 1’inci ve 2’nci demonstrasyonun yapıldığı, söz konusu demonstrasyon tutanağında eşleşmeyen verilerin kendilerine verilen datalardan kaynaklandığı yönünde şerh düşüldüğü ve anılan istekli tarafından 11.10.2019 tarihli şikayet dilekçesi ile bazı maddelerin teslim edilen datalarda olmaması nedeniyle gösterilemediği, bu eksikliğin kendilerinden kaynaklanmadığı gerekçesiyle idareye başvuruda bulunulduğu,

Demonstrasyon Rapor Tutanağı başlıklı belgede 05.11.2019 tarihinde her iki istekli tarafından düşülen şerhlere istinaden ihale komisyonunca yeterli süre verilerek sadece eksik maddelerin demonstrasyonunun, demonstrasyon komisyonunca yapılması kanaatinin hasıl olduğu ve ihale komisyonunca değerlendirilmesi için imzalandığı,

Daha sonra her iki istekli tarafından yapılan demonstrasyonda gösterilemeyen maddelerin eksiksiz olarak gösterildiği ayrıca karar destek sistemi Microsoft Power BI üzerinde de gösterildiği, demonstrasyonun başarılı şekilde tamamlandığı şeklinde tutanakların ihale işlem dosyası içerisinde bulunduğu görülmüştür.

Yukarıda yer verilen Teknik Şartname’nin 4’üncü maddesinin on birinci fıkrasında demonstrasyona katılan isteklilerden birinci ve ikinci aşamayı geçemeyenlerin doğrudan yetersiz sayılacağı üçüncü aşamanın uygulanmayacağı, yine anılan Şartname maddesinin on yedinci fıkrasında “aslında vardı yüklenmemiş-geliştirilme aşamasında-bilgisayarda arıza oluştu-database çöktü-bilgisayarı açamıyorum-” vb. cevap niteliği taşımayan yuvarlak cevapların kabul edilmeyeceği ve böyle bir durumun oluşması durumunda isteklinin demonstrasyon şartlarını yerine getiremediğinin kabul edileceği düzenlemelerine yer verildiği, yukarıda yer verilen tespitler doğrultusunda 05.11.2019 tarihli Demonstrasyon Rapor Tutanağı başlıklı belgede demonstrasyona katılan istekliler tarafından demonstrasyon tutanaklarına düşülen şerhler doğrultusunda idarece istekilerin sadece eksik olan maddeler için yeniden demonstrasyon yapması kanaatinin hasıl olduğu ifadelerine yer verildiği, ancak söz konusu eksikliklerin isteklilerden veya idareden kaynaklandığına dair herhangi bir tespitin bulunmadığı, isteklilerden kaynaklı olması halinde demonstrasyonun yenilenmesi yoluna gidilemeyeceği, bahse konu eksikliklerin idareden kaynaklı olduğuna yönelik herhangi bir bilgi veya belge bulunmadığı, dolayısıyla Teknik Şartname’de demonstrasyonun hangi koşullara bağlı olarak gerçekleştirileceğinin açık şekilde düzenlendiği ve işlemlerin buna uygun olması gerektiği, ilk demonstrasyon sonucu eksiklikleri tespit edilen isteklilerin yeniden demonstrasyona tabi tutulmalarının anılan Teknik Şartname maddelerine uygun olmadığı değerlendirildiğinden başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Panates Bil. ve Tek. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ve Akgün Bilg. Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.nin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.