KİK Kararı: 2019/UM.II-85

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2019/004
Gündem No : 44
Karar Tarihi : 16.01.2019
Karar No : 2019/UM.II-85
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Roche Diagnostics Turkey A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

İzmir İl Sağlık Müdürlüğü Destek Hizmetleri Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/497489 İhale Kayıt Numaralı “Toplu Kit Karşılığı Cihaz Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

İzmir İl Sağlık Müdürlüğü Destek Hizmetleri Başkanlığı tarafından 09.11.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Toplu Kit Karşılığı Cihaz Alımı” ihalesine ilişkin olarak Roche Diagnostics Turkey A.Ş.nin 24.12.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.12.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 04.01.2019 tarih ve 336 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.01.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/15 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 2018/497489 İKN’li ihalenin 15’inci kısmının (Kit Karşılığı Nükleik Asit Saptama Cihazı) 145’inci kalemine (Human Papilloma Virüs (HPV)) teklif verdikleri, ihalenin Labgen Laboratuvar Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, kendi tekliflerinin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği, ancak ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin KİT ile Birlikte Nükleik Asit Saptama Cihazı Temini Teknik Şartnamesi’nin 4.2.10’uncu maddesine uygun olmadığı, anılan maddede “HPV DNA kitlerini çalışacak sistem primer örnek toplama kaplarından veya sekonder tüplerden çalışabilmeli, örnek toplama kaplarının ve reaktiflerin yüklenmesinden sonra tam otomatik olarak çalışmalı” düzenlemesinin yer aldığı, söz konusu düzenlemede teklif edilen cihazın “tam otomatik” bir şekilde çalışması ve sonuç vermesinin beklendiği, ancak Labgen Laboratuvar Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti.nin teklif ettiği sistemlerin “yarı otomatik” bir şekilde çalıştığı, sonuçların farklı süreçlere ancak dışarıdan elle müdahale gereksinimi çerçevesinde alınabildiği, kendi firmalarının teklif ettiği cihazın çalışma prosedürü incelendiğinde ise sistemin hiçbir müdahaleye gerek duymadan tek bir süreç içinde tam otomatik sonuçlar verdiğinin görüleceği,

İdareye yapılan şikâyet başvurusuna verilen cevapta, idare tarafından ilgili demonstrasyon çalışmasının yapıldığı, demonstrasyonda teklif edilen sistemin primer veya sekonder tüplerden çalışabildiğinin tespit edildiği, demonstrasyon sırasında Abbott m2000sp cihazına örnekler ve ekstraksiyon reaktifleri yüklendikten sonra ekstraksiyonun tam otomatik olarak yapıldığı, amplifikasyon kitlerinin yüklenmesinden sonra miks dağıtımının ve amplifikasyon sürecinin tam otomatik olarak gerçekleştiğinin belirtildiği, ancak ilgili değerlendirmenin Teknik Şartname’de belirtildiği üzere sistem üzerinde yapılan incelemeye yönelik olmadığı, yalnızca m2000sp cihazında, tek bir cihaz içinde gerçekleşen 2 ayrı süreç (izolasyon+amplifikasyon mixi pipetleme) üzerinden yapılan incelemeye yönelik olduğu ve ilgili cihaza örnekler ve yalnızca ekstraksiyon reaktifleri yüklenerek sürecin başlatıldığı, bu süreç tamamlandıktan sonra ek bir adım ve ikinci bir süreç olarak amplifikasyon reakfilerinin manuel olarak yüklenmesinin gerektiği, bunun ise teklif edilen m2000sp cihazının tam otomatik olarak çalışan bir sistem olmadığını gösterdiği, bu nedenle bahse konu cihazın Teknik Şartname’nin 4.2.10’uncu maddesine uygun olmadığı ve Labgen Laboratuvar Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak ihalenin kendi firmaları üzerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “Teklif edilen malın Teknik Şartname’de yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır…” açıklaması,

İhaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: TOPLU KİT KARŞILIĞI CİHAZ ALIMI

b) Varsa kodu: YOK

c) Miktarı ve türü: 23 KISIM 187 KALEM TOPLU KİT KARŞILIĞI CİHAZ ALIMI-MAL ALIMI

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yerler: İZMİR İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE BAĞLI TÜM KURUMLARIN LABORATUVAR SARF DEPOLARINA TESLİMAT YAPILACAKTIR. KURULUM İDARENİN İSTEDİĞİ İLGİLİ LABORATUVAR BİRİMİNE YAPILACAKTIR.

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6.

1. CİHAZ VE KİTLERE AİT ORİJİNAL KATALOG, BROŞÜR, FOTOĞRAF VE TÜM TEKNİK DOKÜMANLAR VERİLECEKTİR. TEKNİK ŞARTNAMEDE YER ALAN KATALOG VE DOKÜMANLARDA BELİRTİLEBİLEN HUSUSLARI ÜRETİCİ FİRMA, ORİJİNAL KATALOG VE DOKÜMANLARI İLE BELGELENDİRİLECEKTİR. ORJİNAL KATALOG ÜZERİNDE TEKNİK ÖZELLİĞİ CEVAP TEŞKİL EDEBİLECEK ŞEKİLDE HANGİ ÖZELLİĞE CEVAP OLUŞTURDUĞUNU ANLAŞILMASI İÇİN ALTI RENKLİ KALEMLE ÇİZİLEREK YAN TARAFINA TEKNİK ŞARTNAMEDEKİ İLGİLİ NUMARA YAZILACAKTIR. KATALOG ÜZERİNDE İŞARETLENEMEYEN ÖZELLİKLER TEKNİK ŞARTNAMEYE CEVAP HALİNDE TEKLİF DOSYASINDA SUNULACAKTIR. AYRICA TEKLİF EDİLEN ÜRÜNLERE İLİŞKİN TÜRKÇE KATALOG VEYA DOKÜMANLAR TEKLİF İLE BİRLİKTE SUNULACAKTIR.

2. TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ AŞAMASINDA İDARE, TEKLİF EDİLEN MALIN TEKNİK ŞARTNAMEDE YER ALAN TEKNİK KRİTERLERE UYGUNLUĞUNU BELİRLEMEK AMACIYLA, TEKNİK ŞARTNAMEYE CEVAP VE/VEYA DEMONSTRASYON VE/VEYA YAZILI AÇIKLAMALAR VE/VEYA KATALOG/BROŞÜR/TEKNİK DOKÜMANLARI AYRI AYRI VEYA BİRLİKTE İSTEYEBİLİR. İDARENİN YAZILI OLARAK İSTEYECEĞİ TEKNİK ŞARTNAMEYE CEVAP VE/VE DEMONSTRASYON VE/VEYA YAZILI AÇIKLAMALAR VE/VEYA KATALOG/BROŞÜR/TEKNİK DOKÜMANLARI, İSTEKLİ, BELİRTİLEN SÜRE İÇİNDE İDAREYE TESLİM ETMEK ZORUNDADIR…” düzenlemesi,

KİT ile Birlikte Nükleik Asit Saptama Cihazı Temini Teknik Şartnamesi’nde “…4.2. KİT İLE BİRLİKTE VERİLECEK SİSTEMİN TEKNİK ÖZELLİKLERİ:

…

4.2.10. HPV DNA kitlerini çalışacak sistem primer örnek toplama kaplarından veya sekonder tüplerden çalışabilmeli, örnek toplama kaplarının ve reaktiflerin yüklenmesinden sonra tam otomatik olarak çalışmalı.

…

4.2.14. Laboratuvarın istemesi durumunda her grup için önerilen testin verifikasyonu için sistemin nükleik asit izolasyonu basamağından başlamak üzere referans örnekler ile laboratuvarımızda aşağıda tanımlanan şekilde bir çalışma yapılmalıdır (Rabenau HF. J ClinVirol 2007;40:938). Referans örnek olarak firma tarafından sağlanacak Standart örnekler (QCMD, DSÖ, Affigene, Acrometrix, BBI vb), laboratuvarımızca uygun bulunan Dış Kalite Kontrol panelleri, o test içi, akredite bir laboratuvardan alınacak örnekler ya da varsa laboratuvarımızda arşivlenmiş örnekle kullanılabilir. Pozitif örnekler testin alt saptama sınırından 1 log10 daha yüksek düşük pozitif örnekler test alt saptama sınırı ile 1 log10 arasında ve kantitasyon aralığı içinde olmalıdır. Demonstrasyon laboratuvar sorumlularının belirleyeceği süre ve koşullar çerçevesinde ihale sonuçlandıktan 10 (on) iş günü içinde yapılacaktır…” düzenlemesi yer almaktadır.

11.12.2018 tarihli ihale komisyonu kararına göre şikâyete konu ihalenin 15’inci kısmının 145 sıra no’lu kalemine 2 (iki) isteklinin teklif verdiği, ihalenin ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren Labgen Laboratuvar Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak ise başvuru sahibinin (Roche Diagnostics Turkey A.Ş.) belirlendiği görülmüştür.

İhale işlem dosyasında yer alan belgeler incelendiğinde, idarenin 19.11.2018 tarihinde EKAP üzerinden, 19.11.2018 tarih ve 77597247 sayılı, “Demo hakkında” konulu yazıyı, ihale üzerinde bırakılan Labgen Laboratuvar Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti.ne gönderdiği, bahse konu yazıda “QIAGEN-ROTOR GENE-Q MDX-9002030 QIAGEN-QIASYMHONY SP/AS-9001297-9001301 (REAL TİME PCR İZOLASYON VE PİPETLEME CİHAZI) cihazları ile ilgili firmanız ve ihale komisyonu eşliğinde demonstrasyon yapılması gerekmektedir.” ifadelerinin yer aldığı belirlenmiş olup, ihale komisyonu üyesi doktor tarafından hazırlanıp imzalanan demonstrasyon raporunda şikâyete konu olan HPV-DNA testi için anılan istekli tarafından teklif edilen ABBOTT m2000sp ve m2000rt sistemlerine ilişkin de demonstrasyon yapıldığı ve anılan cihazın Teknik Şartnameye uygun olduğunun belirtildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin şikâyeti üzerine, şikâyete konu iddiaları değerlendirmek adına aynı ihale komisyonu uzman üyesinin raportör olarak görevlendirildiği, anılan kişi tarafından hazırlanan raporda 27-29 Kasım 2018 tarihleri arasında Tepecik Eğitim ve Araştırma Hastanesi Tıbbi Mikrobiyoloji Laboratuvarında demonstrasyon yapıldığı belirtilerek, “HPV testi çalışmak üzere teklif edilen sistemin primer veya sekonder tüplerden çalışabildiği görülmüştür. Dış kalite kontrol örnekleri (QCMD) ile şartnamede belirtildiği gibi verifikasyon çalışması yapılmıştır. Demonstrasyon sırasında Abbott m2000sp cihazına örnekler ve ekstraksiyon reaktifleri yüklendikten sonra ekstraksiyonun tam otomatik olarak yapıldığı, amplifikasyon kitlerinin yüklenmesinden sonra miks dağıtımının ve amplifikasyon sürecinin tam otomatik olarak gerçekleştiği görülmüştür. Bu nedenle şikâyet başvurunuz uygun görülmemiş, mevzuata aykırılık teşkil etmediği tespit edilmiş ve başvurunuzda belirttiğiniz iddiaların yerinde olmadığı anlaşılmıştır.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Yapılan incelemede, ihaleye ait İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesine göre isteklilerin teklif edilen cihaz ve kitlere ait katalog sunmak zorunda oldukları, yine aynı maddeye göre tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında idarenin isteklilerden yazılı olarak, teklif edilen malın Teknik Şartname’de yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, teknik şartnameye cevap ve/veya demonstrasyon ve/veya yazılı açıklamalar ve/veya katalog/broşür/teknik dokümanları ayrı ayrı veya birlikte isteyebileceğinin hüküm altına alındığı anlaşılmıştır. Bahse konu düzenlemeler arasında tam bir uyumluluk olmadığı tespit edilmişse de, idare tarafından düzenlenen “Zarf açma ve belge kontrol tutanağı”nda “Tükçe katalog” ismi altında sütun açıldığı ve anılan sütunda anılan isteklinin katalog sunduğunun belirtildiği, ihalenin şikâyete konu kısmı üzerinde kalan isteklinin, teklif ettiği cihaza yönelik olarak katalog sunduğu, söz konusu katalogda işaretlemenin yapıldığı, kataloğun birden fazla yerinde cihazın tam otomatik olduğu yönünde ifadelerin yer aldığı, anılan istekli tarafından sunulan Teknik Şartnameye uygunluk beyanında da bu yönde cevap verildiği görülmüştür. Ayrıca, söz konusu istekli tarafından teklif dosyasında sunulan teknik dokümanların içeriğinde yer alan bilgilerin doğru olup olmadığının tespiti amacıyla 27-28 Kasım 2018 tarihleri arasında idare tarafından demonstrasyon yapıldığı anlaşılmıştır.

Demonstrasyona dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece demonstrasyon ile ilgili işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyumsuzluk bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir. Zira demonstrasyona ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyonu kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesi mümkün değildir.

Bu çerçevede ihale işlem dosyası üzerinden yapılan inceleme neticesinde; 10.12.2018 tarihli demonstrasyon tutanağında 27-28 Kasım 2018 tarihleri arasında Tepecik Eğitim ve Araştırma Hastanesi Tıbbi Mikrobiyoloji Laboratuvarında ihale üzerinde bırakılan Labgen Laboratuvar Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti.nin teklif ettiği cihazlara ilişkin demonstrasyon yapıldığı, söz konusu tutanakta bahse konu cihazın Teknik Şartname’de belirtilen özelliklere uygun olduğunun belirtildiği, söz konusu demonstrasyon tutanağında alınan kararın ihale komisyonu uzman üyesi tarafından imzalandığı, idarenin şikâyet başvurusu üzerine aldığı kararda da aynı komisyon üyesinin raportör olarak atandığı ve söz konusu kişi tarafından hazırlanan raporda şikâyete konu olan cihaza yönelik yapılan demonstrasyon sonucunda elde edilen bulgular neticesinde anılan cihazın şikâyete konu edilen Teknik Şartname’nin 4.2.10’uncu maddesine uygun olduğu tespitinin yer aldığı görülmüştür.

Yapılan demonstrasyon işlemleri çerçevesinde yapılan teknik değerlendirmelere ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu, yapılan demonstrasyon işleminin usulüne uygun yapıldığı, demonstrasyon tutağında yer alan tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunmadığı ve demonstrasyon işlemine ilişkin teknik belirlemenin idarenin yetki ve sorumluluğunda olduğu dikkate alındığında, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Kamu İhale Kurumu” başlıklı 53’üncü maddesinde “…j) Kurumun gelirleri aşağıda belirtilmiştir:

…

2. Yaklaşık maliyeti beş yüz bin Türk Lirasına (Yediyüzonüçbinaltıyüzellibeş Türk Lirasına)* kadar olan ihalelerde üç bin Türk Lirası (Dörtbinikiyüzseksen Türk Lirası), beş yüz bin Türk Lirasından (Yediyüzonüçbinaltıyüzellibeş Türk Lirasından) iki milyon Türk Lirasına (İkimilyonsekizyüzellidörtbinaltıyüzyirmialtı Türk Lirasına)* kadar olanlarda altı bin Türk Lirası (Sekizbinbeşyüzaltmışiki Türk Lirası), iki milyon Türk Lirasından (İkimilyonsekizyüzellidörtbinaltıyüzyirmialtı Türk Lirasından) on beş milyon Türk Lirasına (Yirmibirmilyondörtyüzdokuzbinaltıyüzdoksanyedi Türk Lirasına)* kadar olanlarda dokuz bin Türk Lirası (Onikibinsekizyüzkırküç Türk Lirası), on beş milyon Türk Lirası (Yirmibirmilyondörtyüzdokuzbinaltıyüzdoksanyedi Türk Lirası) ve üzerinde olanlarda on iki bin Türk Lirası (Onyedibinyüzyirmialtı Türk Lirası)* tutarındaki itirazen şikâyet başvuru bedeli…” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğ’in “İtirazen şikâyet başvurularında aranılacak şekil unsurları” başlıklı 11’inci maddesinin altıncı fıkrasında “…Kısmi teklife açık ihalelerde ise tekliflerin verilmesi ile bu aşamadan sonraki işlemlere ilişkin başvurularda, başvuru bedeli toplam yaklaşık maliyet üzerinden yatırılır. Başvuruya konu kısmın yaklaşık maliyetine göre fazla yatırıldığı tespit edilen tutar Kurum tarafından başvuru sahibine iade edilir…” açıklaması yer almaktadır.

Bu çerçevede, 23 kısımdan oluşan ihalenin şikâyete konu edilen 15’inci kısmına ilişkin yaklaşık maliyete göre 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi gereğince şikâyet bedeli olarak yatırılması gereken tutarın 12.843,00 TL olduğu ve başvuru sahibi tarafından başvuru bedelinin 17.126,00 TL olarak yatırıldığı anlaşılmış olup, Kurum hesaplarına fazladan yatırılan 4.283,00 TL’nin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iade edilmesi gerektiği tespit edilmiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2. Fazla ödendiği anlaşılan başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.