KİK Kararı: 2019/UM.II-267

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2019/009
Gündem No : 23
Karar Tarihi : 20.02.2019
Karar No : 2019/UM.II-267
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Carl Zeiss Meditec Medikal Çözümler Tic. ve San. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Samsun İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/567545 İhale Kayıt Numaralı “Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesislerine 22 Kalem Tıbbi Cihaz” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Samsun İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 12.12.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesislerine 22 Kalem Tıbbi Cihaz” ihalesine ilişkin olarak Carl Zeiss Meditec Medikal Çözümler Tic. ve San. A.Ş. nin 15.01.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 17.01.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.01.2019 tarih ve 3938 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 25.01.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/126 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen ürünün Teknik Şartname’nin 12’nci maddesinde yer alan özelliği karşılamadığı, şöyle ki ürün kontrol panelinin LCD olması gerekirken serial display olduğu, ancak iddiaya ilişkin olarak idarece verilen cevapta cihazın çalışması ve kullanılması konusunda herhangi bir olumsuz etkinin bulunmadığının ifade edildiği, bu hususun İdari Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinin (c) bendinde yer alan düzenlemeye aykırı olduğu ve ihale üzerinde bırakılan istekliye ait teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) bendinin 9 numaralı alt bendinde “İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları”nın istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükme bağlanmış olup, aynı Kanun’un 27’nci maddesinin ikinci fıkrasının (e) bendinde de, isteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterlerinin İdari Şartnamede belirtilmesi zorunlu tutulmuştur.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

…

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.9’uncu maddesinde “Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklaması,

Aynı Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ve Tebliğ açıklamaları gereğince ihalelerde, teklif edilen malın (cihazın) teknik şartnamede yer alan kriterlere uygun olup olmadığını belirlemek amacıyla alıma konu cihazın teknik bilgilerinin yer aldığı katalog vb. teknik dokümanlar, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafların ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen malın (cihazın) idarece istenen teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla sunulan katalog ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamaları içeren doküman üzerinden ilgili teknik kriterlerin karşılanıp karşılanamadığının tam olarak anlaşılamaması halinde veya ilgili dokümanlar üzerinde var olduğu görülen cihaz özelliklerini teyit amacıyla ihale dokümanında öngörülmüş olmak kaydıyla numune değerlendirmesi veya demonstrasyon yapılarak teklif edilen malın ilgili kriterler bakımından teknik şartnameye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılacağı anlaşılmakta olup, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın malın (cihazın) teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır.

Bu durumda, demonstrasyon yaptırılması ile ilgili olarak; idarece ihale komisyonu tarafından ilgili istekliye demonstrasyon yaptırılması, yapılan iş ve işlemlerin denetime açık bir şekilde raporlanması ve söz konusu rapora uygun olarak ihalenin sonuçlandırılması önem arz etmektedir.

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinden ihalenin 13’üncü kısmının (Tıbbi Lazer, Neodymıum/Nd Yag Lazer) olduğu anlaşılmıştır.

Şikayete konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesislerine 22 Kalem Tıbbi Cihaz Alımı

b) Varsa kodu: -

c) Miktarı ve türü: Müdürlüğümüze Bağlı Sağlık Tesislerine 22 Kalem Tıbbi Cihaz Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: Sağlık tesisimiz ilgili malzeme depolarına teslim edilecektir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde “a. İstekliler teklif ettikleri malzemeler ile ilgili teknik şartnamede istenen özelliklerin görülebileceği; katalog, broşür, fotoğraf, teknik doküman, kullanım kitabı, CD v.b. gibi belgeleri teklif dosyasında sunacaklardır. Teknik şartnamede yer alan tüm maddeler cihazın orijinal dokümanları üzerinde işaretlenmiş olacaktır.

b. İdaremiz tarafından teklifleri kabul edilen istekliler arasından en uygun teklifi veren istekliden başlamak üzere ilk 2 (iki) istekli firmadan demonstrasyon istenebilecektir. Demonstrasyon, her bir istekli firma için ayrı tarihlerde idarenin belirleyeceği herhangi bir zamanda, yazılı olarak firma adresine veya temsilcisine bildirilecektir. Bu demonstrasyon işlemlerinde istekliler İdaremizin verdiği şartnameye uyumlarını sergileyeceklerdir. Demonstrasyon işlemleri sırasında oluşacak tüm masraflar yükleniciye aittir. Ekonomik açıdan en uygun teklifi veren 1. ve 2. İstekli firmanın demonstrasyonu komisyon tarafından kabul edildiği takdirde diğer istekli firmaların demonstrasyonları yapılmadan ihale sonuçlandırılacaktır.

c. Demonstrasyonda teknik şartnamede belirtilen özelliklerden herhangi birini gösteremeyen veya eksik kurulum yapan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.

d. Yapılacak olan demonstrasyon sonucunda hazırlanan demonstrasyon raporu ihale dosyasında saklanacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir. …” düzenlemesi yer almaktadır.

Aktarılan Şartname düzenlemelerinden şikayete konu ihalenin 22 Kalem Tıbbi Cihaz Alımı işi olduğu, isteklilerin teklif dosyalarında sunmaları gereken belgeler arasında teklif ettikleri cihaza ait katalog, broşür, fotoğraf, teknik doküman, kullanım kitabı, CD vb. belgelerin de bulunduğu, cihazın orijinal dokümanları üzerinde teknik şartnamede ürüne ilişkin yer alan tüm özelliklerin işaretlenerek gösterilmesi gerektiği, söz konusu belgeler üzerinden yapılan değerlendirmenin ardından teklifleri kabul edilen isteklilerin (ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanarak ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. teklifler belirlenene kadar) teklif ettikleri cihazın istenen özelliklerle uyumlu olup olmadığını görmek için idarece demonstrasyon yapılabileceği, demonstrasyonda teknik şartnamede belirtilen özelliklerden herhangi birini gösteremeyen veya eksik kurulum yapan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında yer alan 07.01.2019 tarihli ihale komisyonu kararından ihalenin şikayete konu 13’üncü kısmına 3 isteklinin teklif verdiği, ekonomik açıdan avantajlı teklifi veren istekli olarak belirlenen VSY Biyoteknoloji ve İlaç San. A.Ş.nin teklif etmiş olduğu cihaza ilişkin demonstrasyon yapıldığı, yapılan demonstrasyonda anılan isteklice teklif edilen cihazın teknik şartnameye uygun olduğunun anlaşıldığı ve ihalenin şikayete konu kısmının VSY Biyoteknoloji ve İlaç San. A.Ş. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi Carl Zeiss Meditec Med. Çöz. Tic. ve San. A.Ş.ye ait teklifin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Uyuşmazlığa konu olan Teknik Şartname’nin 12’nci maddesinde “Lazer cihazının kontrol paneli motorize masanın üzerinde veya biyomikroskop üzerinde olmalıdır. Kontrol paneli Lcd ve zemin aydınlatmalı ve lazer parametreleri rahatlıkla okunabilmelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyası kapsamında Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesinin sunulduğu, söz konusu belgenin 12’nci maddesinde “Lazer cihazının kontrol paneli biyomikroskop üzerindedir. Kontrol paneli Lcd ve zemin aydınlatmalıdır ve lazer parametreleri rahatlıkla okunabilmektedir.” ifadesinin yer aldığı görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif dosyası kapsamında teklif edilen ürüne ilişkin katalog sunulduğu görülmüştür. Söz konusu katalog incelendiğinde, katalogdaki görsellerden biyomikroskop üzerinde bir kontrol panelinin bulunduğu, ancak anılan istekli tarafından Teknik Şartname’nin 12’nci maddesine atfen katalog üzerinde işaretlenmiş görselden kontrol panelinin Lcd ve zemin aydınlatmalı olup olmadığı anlaşılamamıştır.

Diğer yandan bahse konu isteklinin 14.12.2018 tarihinde yapılan tebligatla idarece demonstrasyon yapmaya davet edildiği, yapılan demonstrasyona ilişkin 07.01.2019 tarihli tutanağın düzenlendiği görülmüştür. Söz konusu tutanağın “Yeni hastanemizin ihtiyacına binaen Samsun İl Sağlık Müdürlüğü tarafından ihalesi yapılan VSY firması tarafından kurumumuza demonstrasyon için getirilen Argon lazer ve Yag lazer Cihazlarının, tespit ve değerlendirmeler sonucunda teknik şartnameye uygun olduğuna karar verilmiştir.” ifadesine yer verilerek bir tanesi ihale komisyonu üyesi de olan iki göz hastalıkları uzmanı tarafından imzalanıp kaşelendiği görülmüştür.

14.01.2019 tarihinde Carl Zeiss Meditec Med. Çöz. Tic. ve San. A.Ş. tarafından idareye yapılan şikâyet başvurusu üzerine ihale komisyon üyesi ve demonstrasyonu yapan göz hastalıkları uzmanlarından olan bir doktor tarafından hazırlanan bila tarihli tutanakta “Teknik Şartname’nin 12’nci maddesi “Lazer cihazının kontrol paneli motorize masanın üzerinde veya biyomikroskop üzerinde olmalıdır. Kontrol paneli Lcd ve zemin aydınlatmalı ve lazer parametreleri rahatlıkla okunabilmelidir.” maddesine istinaden; maddede bahsi geçen itiraz konusunun cihazın çalışması ve kullanılmasında olumsuz bir etkisi yoktur. Cihazın demosu tarafımızca yapılmış olup uygun bulunmuştur.” ifadesinin yer aldığı, şikayet konusu hususa ilişkin olarak idarece verilen cevapta da yukarıda yer alan ifadelere yer verildiği ve şikayetin uygun bulunmadığı belirtilmiştir.

Aktarılanlar neticesinde ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen cihaza ilişkin aralarında ihale komisyon üyesi de bulunan göz hastalıkları uzmanları tarafından yapılan demonstrasyon sonucunda tutulan 07.01.2019 tarihli tutanakta teklif edilen cihazın teknik şartnamede yer alan özelliklere uygun olduğuna dair genel bir ifadenin yer aldığı, ancak anılan istekli tarafından sunulan katalogda uyuşmazlığa konu cihaz özelliğine ilişkin açık bir bilginin bulunmadığı ve şikayet konusu hususa ilişkin olarak idarece verilen cevapta da cihazın Teknik Şartname’nin 12’nci maddesindeki özelliğe sahip olduğunu belirten açık bir ifadeye yer verilmeksizin cihazda var olan kontrol panelinin sahip olduğu özelliğin cihazın çalışması ve kullanılmasına olumsuz bir etkisinin bulunmadığı yönünde genel bir açıklamada bulunulduğu tespit edilmiştir.

Cihazın teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun idareye ait olduğu değerlendirilmekle birlikte cihazın demonstrasyonuna ilişkin yapılan iş ve işlemlerin denetime açık bir şekilde raporlanmasının ihalenin sonuçlandırılması açısından önemli olduğu dikkate alındığında gelinen aşamada iddiaya konu edilen cihaz özelliğinin ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen cihazda var olup olmadığının idarece açık bir şekilde tespit edilmesi gerektiği anlaşılmıştır.

Bu itibarla 18.02.2019 tarihli Kurum yazısı ile ihaleyi yapan idareden ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği cihazda Teknik Şartname’nin 12’nci maddesindeki özelliğin bulunup bulunmadığı bilgisi talep edilmiştir.

Bahse konu yazıya 19.02.2019 tarihli ve 621 sayılı yazı ile cevap verilmiştir. Bahse konu yazı ile “Müdürlüğümüz tarafından 12.12.2018 tarihinde yapılan 2018/567545 İKN’li Müdürlüğümüze bağlı Sağlık Tesislerine 22 Kalem Tıbbi Cihaz alımı İşi ihalesinde 13. Kısım ND Yag Lazer Cihazı için işin uzmanı tarafından yapılan değerlendirme neticesinde;

13. Kısım ND Yag Lazer Cihazı Teknik Şartnamesinin 12. Maddesi (Lazer cihazının kontrol paneli motorize masanın üzerinde veya biyomikroskop üzerinde olmalıdır. Kontrol paneli Lcd ve zemin aydınlatmalı ve lazer parametreleri rahatlıkla okunabilmelidir.) hükmü yer almaktadır. İhale komisyonu kararında birinci avantajlı teklif olarak belirlenen VSY BİYOTEKNOLOJİ VE İLAÇ SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ’NİN teklif etmiş olduğu cihazın LCD ekran özelliğini karşılamadığı, ancak bahse konu cihazın Teknik Şartname’nin ilgili maddesini karşılamaması, cihazın diğer teknik özellikleri açısından çalışması ve kullanılmasında olumsuz bir etkisi bulunmadığı görülmüş olup, söz konusu cihaz için kamu yararı gözetilerek değerlendirme yapılmıştır.” şeklinde cevap verilmiştir.

Bu itibarla ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından teklif edilen cihazın LCD ekran özelliğine sahip olmadığı yönündeki idare değerlendirmesi dikkate alındığında söz konusu cihazın Teknik Şartname’nin 12’nci maddesindeki özelliği karşılamadığı anlaşılmış olup başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan, ihalenin şikâyete konu kısmının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 4.280,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 8.562,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 4.282,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden VSY Biyoteknoloji ve İlaç San. A.Ş. teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. 4734 sayılı Kanunun 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.