KİK Kararı: 2019/UM.II-1519 (14 Kasım 2019)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2019/051
Gündem No : 65
Karar Tarihi : 14.11.2019
Karar No : 2019/UM.II-1519
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Fulpet Akaryakıt Tic. ve San. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/350528 İhale Kayıt Numaralı “Akaryakıt” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğü tarafından 25.09.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Akaryakıt” ihalesine ilişkin olarak Fulpet Akaryakıt Tic. ve San. Ltd. Şti.nin 11.10.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.10.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 23.10.2019 tarih ve 44924 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.10.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1314 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan Çavdarlar Petrol San. ve Tic. A.Ş. tarafından ihaleye katılım ve yeterliğe ilişkin olarak sunulması gereken bilgi ve belgelerin mevzuata ve ihale dokümanına uygun olarak sunulmadığı, şöyle ki;

- Teknik Şartname’nin 16’ncı maddesinde belirtilen belgelerin teklif ekinde sunulmadığı, idarenin şikayete cevabında söz konusu maddede belirtilen beyanların sunulmasına ait bir zorunluluğun olmadığı ve Teknik Şartname’nin 6’ncı maddesinin (h) bendinde istenilen beyana ait açık hüküm belirtildiği değerlendirmesinin yerinde olmadığı, Teknik Şartname’nin 6’ncı maddesinde yer alan düzenlemenin ihtiyaç duyulan miktardaki malın kamp yetkililerinin belirleyeceği noktaya kadar ücretsiz nakledileceği hususunu içerdiği, bu nedenle belirtilen maddeden idarenin iddia ettiğinin aksine Teknik Şartname ile istenilen belgelerin yeterlik bilgileri tablosunda beyan edileceği anlamını çıkarmanın mümkün olmadığı, Çavdarlar Petrol San. ve Tic. A.Ş. tarafından idare tarafından istenilen belgeleri Yeterlik Bilgileri Tablosunda beyan etmiş olmasının yeterli kabul edilemeyeceği, ihale dokümanı ve mevzuat düzenlemeleri incelendiğinde, tekliflerin değerlendirilmesinde belgeleri eksik olduğu tespit edilenlerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı, bu itibarla Çavdarlar Petrol San. ve Tic. A.Ş.nin Teknik Şartname’nin 16’ncı maddesinde belirtilen belgeleri sunmadığından değerlendirme dışı bırakılması gerektiği iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanun’un “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde “… Yüklenici : Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi … ifade eder.” hükmü yer almaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 26’ncı maddesinde “(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.

(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Elektronik ihale” başlıklı 58’inci maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

(4) e-teklifler EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Kısmi teklife açık ihalelerde teklif mektubu eklerinin her bir kısım için, ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.

(5) Geçici teminat mektuplarının Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınması halinde, mektuba ilişkin ayırt edici numara; anılan maddeye uygun olarak alınmaması halinde ise düzenlenen mektuba ilişkin bilgiler, yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir. Geçici teminat mektubu dışındaki teminatların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldığına ilişkin bilgiler de aynı şekilde yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir.

(6) Banka referans mektuplarının Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 20 nci maddesinin birinci fıkrasına uygun olarak alınması halinde, mektuba ilişkin ayırt edici numara; anılan maddeye uygun olarak alınmaması halinde ise düzenlenen mektuba ilişkin bilgiler, yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir.

(7) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(8) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

(9) Geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları makul bir süre verilir. İhale dokümanında öngörülmesi halinde bu tekliflere ilişkin numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi de bu süreçte tamamlanır. Verilen süre içerisinde istenen belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Geçici teminat mektubu ve sunduğu belgeler ile katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri ise değerlendirme dışı bırakılır. Bu işleme ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve belirlenecek ise ikinci teklif sahibi tespit edilene kadar devam edilir. Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınmayan geçici teminat mektubunu idarenin talebi üzerine sunmayan istekliler hakkında, Kanunun 17 nci maddesi uyarınca işlem yapılır.” hükmü yer almaktadır.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “e-tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 24’üncü maddesinde “(1) e-tekliflerin açılması ve ilk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Ancak bu durumda her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(2) Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 23 üncü madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya belgelerinin eksik olduğu ya da geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilenlerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve buna ilişkin kayıt yapılır.

(3) İhale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile ilgili değerlendirme, e-teklif kapsamında yüklü olan belgelerin ve EKAP üzerinden ilgili kurum ve kuruluşların sistemlerinden sorgulama suretiyle elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi suretiyle yapılır.

(4) Yeterlik kriterlerinin istekliler tarafından karşılanıp karşılanmadığına ilişkin değerlendirme ihale dokümanında yer alan hükümler çerçevesinde yapılır. Yeterlik kriterlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve bu husus gerekçesi de açıkça belirtilmek suretiyle EKAP’a kaydedilir.” hükmü yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Akaryakıt Alımı

b) Türü: Mal alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no'su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu: 2019/34-ÖA

d) Miktarı:

17.850 Litre 95 Oktan Kurşunsuz Benzin
16.300 Litre Motorin
2.969.220 Litre Motorin Diğer

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: Söz konusu akaryakıt ölçü ve ayar müdürlüğü mührünü taşıyan ve yüklenicinin yurt genelinde taşıt tanıma sistemine sahip sayaçlı pompalarından İdareye ait hizmet araçlarının depolarına 01.01.2020 - 31.12.2020 tarihine kadar ihtiyaca göre peyder pey teslimat yapılacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. İlk oturumun kapatılmasından sonra, ihale komisyonu belirleyeceği bir tarih ve saatte toplanır ve EKAP üzerinde tekliflerin değerlendirilmesine başlanır. Teklif değerlendirme işlemleri birden fazla oturumda yapılabilir. Her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP'a kaydedilir ve düzenlenen tutanakların bir çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır.

31.2. Teklif değerlendirmesinde öncelikle ilk oturumda 30 uncu madde uyarınca e-teklifinin açılamadığı veya teklif mektubu ile geçici teminatının uygun olmadığı tespit edilen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır.

31.3. İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ve istenilmişse teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için, sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Yeterlik sertifikası üzerinden yeterlik tespiti yapılan ihalelerde ise, ihale dokümanında belirtilen katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, yeterlik sertifikası kapsamındaki geçerlik süresi dolan belgeler dahil yeterlik sertifikası üzerindeki bilgiler; yeterlik sertifikası üzerinden değerlendirme yapılamayan her belge veya kriter için ise yeterlik bilgileri tablosunda istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgeler esas alınarak yapılır.

31.4. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.5. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.6. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.7. Bu madde boş bırakılmıştır.

31.8. Yapılan değerlendirme sonucunda, ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan veya yeterlik sertifikasının geçerlik süresi ihale tarihinden önce dolan teklifler değerlendirme dışı bırakılarak ya da aşırı düşük teklif açıklaması yeterli görülmeyen teklifler reddedilerek, EKAP üzerinden Uygun Olmayan e-Teklif Kontrol Tutanağı düzenlenir ve değerlendirme dışı bırakma işleminin gerekçeleri belirtilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İşe ait Teknik Şartname’nin “Firmanın Hak ve Yükümlülükleri” başlıklı 16’ncı maddesinde “1) Yüklenicinin yurt çapında yaygın bayilikleri olması ve en az 600 istasyonda Taşıt Tanıma Sistemi bulunduğuna ilişkin belgeyi teklifi ekinde sunması gerekmektedir.

2. Yüklenici, idarenin sabit noktada çalışma yapan sondaj makinaları ve jeneratörleri için akaryakıt istediği kamplarda kamp yetkililerinin (Proje Başkanı, Kamp Şefi, Kamp Şefi Yardımcısı) belirleyeceği noktaya kadar Akaryakıt Kartı, Anahtarlık, Bidon Kart vb. Akaryakıt Sistemleri (Kontörlü Akaryakıt Sistemi) ile yakıt götürmeyi beyan ettiği belgeyi teklifi ekinde sunacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri değerlendirildiğinde elektronik ihalelerde ihale dokümanında belirtilen yeterlik kriterlerine ilişkin değerlendirmenin, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için bu sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise beyan edilen bilgilerin esas alınarak yapılacağı, geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen tekliflerin sahiplerine, alınmayan geçici teminat mektupları ile beyan ettikleri bilgi ve belgelerden, EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri ve bunların eklerini, belgelerin sunuluş şekline uygun olarak sunmaları için makul bir süre verileceği anlaşılmaktadır.

Buna ek olarak, yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde belirtilmesinin zorunlu olduğu anlaşılmaktadır. Ayrıca İdari Şartname’nin 31.3’üncü madde düzenlemesi gereğince, ihaleye ilişkin olarak beyan edilmesi gerektiği ihale dokümanında belirtilen belgelerin de ihaleye katılım aşamasında yeterlik belgesi olarak değerlendirilmesi gerekmektedir. Ancak İdari Şartname’nin anılan maddesinin uygulanabilmesi için ihale dokümanında istekliler tarafından beyan edilmesi istenilen belgelerin açık ve anlaşılır bir şekilde ortaya konulmuş olması ve söz konusu belgelerin teklif aşamasında sunulup sunulmayacağı hususunda Teknik Şartname’de ve ihale dokümanında istekliler nezdinde tereddüt doğuran düzenlemelerin bulunmaması gerekmektedir. Aksi durumda, ilgili belgelerin sözleşme aşamasında sunulacağı şeklinde değerlendirme yapmak gerekecektir.

25.09.2019 tarihinde yapılan ihaleye 6 isteklinin katıldığı, idare tarafından geçerli tekliflerden ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi Çavdarlar Petrol Sanayi ve Ticaret A.Ş. ve ikinci teklif sahibi Fulpet Akaryakıt Tic. San. ve Ltd. Şti.ye EKAP üzerinden gönderilen 27.09.2019 tarihli ve “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon değerlendirmesi” konulu yazıda “Akaryakıt işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan etiğimiz bilgileri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet siteleri üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri, İdari Şartnamenin 7.9, 7.10 ve 7.11 inci maddelerine uygun olarak, 01.10.2019 tarihine kadar İdaremize sunmanız gerekmektedir.

Sunulması Gereken Belgeler

İmza Beyannamesi

İmza Sirküleri

Vekaletname Bilgileri

Sicil, İzin, Ruhsat ve Faaliyet Belgeleri

Diğer Belge (teknik şartnamede belirtilen diğer belgeler)” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Söz konusu yazı üzerine ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi Çavdarlar Petrol Sanayi ve Ticaret A.Ş. tarafından “Ticaret Sicil Müdürlüğü Yazısı, İmza Sirküleri, Vekaletname, İmza Beyannamesi, Bayilik Yazısı, Bayilik Sözleşmesi, Bayilik Lisansı, İstasyon Listesi ve Taahhütname belgelerinin” sunulduğu tespit edilmiştir.

03.10.2019 tarihli ihale komisyonu kararında ihalenin sunulan belgeleri uygun görülen Çavdarlar Petrol Sanayi ve Ticaret A.Ş. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi Fulpet Akaryakıt Tic. San. ve Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır

Başvuruya konu ihale dokümanı düzenlemelerine göre öncelikle itirazen şikayete konu edilen belgelerin yeterlik belgesi olup olmadığının ve buna bağlı olarak yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilmelerinin gerekip gerekmediğinin ortaya koyulması gerekmektedir.

Teknik Şartname’nin 16’ncı maddesindeki düzenlemede, maddede bahsi geçen belgelerin her ne kadar teklif ekinde sunulması gerektiğine yönelik ifade yer alsa da, söz konusu belgeleri yüklenicinin sunması gerektiği açıkça belirtilmiştir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda yüklenicinin “üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekli” şeklinde tanımlandığı, söz konusu tanıma göre de yüklenicinin sorumluluğunun sözleşme aşamasında ortaya çıkacağı anlaşılmaktadır. Bu itibarla ihale dokümanındaki düzenlemelerden adı geçen belgelerin ihale aşamasında sunulmasının istenilmediği anlaşılmaktadır. Bu sebeple ilgili belgelerin sözleşme aşamasında sunulacağı şeklinde değerlendirme yapmak gerekmektedir.

Bu itibarla sözleşme aşamasında sunulması gereken belgelerin yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilmesinin de beklenemeyeceği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.