KİK Kararı: 2019/UM.I-69

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2019/004
Gündem No : 25
Karar Tarihi : 16.01.2019
Karar No : 2019/UM.I-69
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Sarf Bilişim Büro Malz. Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ankara Büyükşehir Belediye Başkanlığı İtfaiye Dairesi Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/465962 İhale Kayıt Numaralı “Deri İtfaiyeci Çizmesi, Arama Kurtarma Botu ve İtfaiyeci Eldiveni” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ankara Büyükşehir Belediyesi Başkanlığı İtfaiye Dairesi Başkanlığı tarafından 13.11.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Deri İtfaiyeci Çizmesi, Arama Kurtarma Botu ve İtfaiyeci Eldiveni” ihalesine ilişkin olarak Sarf Bilişim Büro Malz. Tic. Ltd. Şti.nin 10.12.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 13.12.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 21.12.2018 tarih ve 61669 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.12.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/1854 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

Başvuru sahibinin dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan isteklinin ihalenin 1’inci kısmına teklif etmiş olduğu deri itfaiyeci çizmesinin Teknik Şartname’nin 8.1.1, 8.1.2 ve 8.1.8’inci maddelerine uygun olmadığı, aynı zamanda idarenin şikâyete verdiği cevapta ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunduğu ürünün Teknik Şartname’nin 8.1.8’inci maddesinde istenilen ara tabanının çelik levha malzemeden oluşması şartını karşılamamakla beraber çelik levhalı üretileceğine dair belge sunduğunun belirtildiği, Teknik Şartname’ye uygun olmayan bir ürünün beyan veya taâhhüt yolu ile kabul edilemeyeceği, ayrıca Teknik Şartname’nin 8.1.1’inci maddesinde çizmenin sığır derisinden imal edilmesi şartı yer almasına rağmen teklif edilen ürünün anılan şartı sağlamadığı, idarenin Teknik Şartname’nin 8.1.1 ve 8.1.2’nci maddelerine verdiği cevapların teknik olarak incelenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” Hükmü yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden, ihale komisyonunun talebi üzerine idare tarafından net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak açıklama isteyebileceği ancak bu açıklamanın hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemeyeceği, ayrıca teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak istenilebileceği, belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı anlaşılmaktadır.

İncelemeye konu ihalenin 3 kısımdan oluştuğu, ihalede 6 doküman alındığı, 13.11.2018 tarihinde yapılan ihalenin şikâyete konu 1’inci kısmına yönelik olarak 3 istekli tarafından teklif verildiği, 28.11.2018 tarihli ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibi Sarf Bilişim Büro Malz. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan ikinci avantajlı teklif olarak belirlendiği, ihalenin şikâyete konu kısmının Kıvanç Kimya San. ve Tic. A.Ş. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: Deri İtfaiyeci Çizmesi, Arama Kurtarma Botu ve İtfaiyeci Eldiveni Alım İşi

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü:

750 çift Deri İtfaiyeci Çizmesi
100 çift Arama Kurtarma Botu
750 çift İtfaiyeci Yangına Müdahale Eldiveni

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: Malzemeler, İtfaiye Dairesi Başkanlığı Merkez ambarına tek seferde ve eksiksiz teslim edilecektir.

d) Bu bent boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5.3.2.

a) Deri İtfaiyeci Çizmesi TS EN 15090 veya dengi uluslararası standartlara uygun olacaktır. F2A HI3 P T CI AN SRC özelliklerini karşıladığı teklif aşamasında orijinal sertifika ile belgelendirilecektir.

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.

…

7.5.6.

a) İstekliler teklif ettikleri malzemelerin kataloglarını teklifleriyle birlikte sunacaktır.”

…

7.9. Tekliflerin dili

7.9.1. Teklifi oluşturan bütün belgeler ve ekleri ile diğer doküman Türkçe olacaktır. Başka bir dilde sunulan belgeler, Türkçe onaylı tercümesi ile birlikte verilmesi halinde geçerli sayılacaktır. Bu durumda teklifin veya belgenin yorumlanmasında Türkçe tercüme esas alınır. Tercümelerin yapılması ve tercümelerin tasdiki işleminde ilgili maddedeki düzenlemeler esas alınacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İsteklilerden tekliflerine açıklık getirmelerinin istenilmesi” başlıklı 32’nci maddesinde “32.1. İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere açık olmayan hususlarla ilgili isteklilerden açıklama isteyebilir.

32.2. Bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında öngörülen kriterlere uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve bu sonucu doğuracak şekilde kullanılamaz.

32.3. İdarenin yazılı açıklama talebine, istekli tarafından yazılı olarak cevap verilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik Şartname’nin “Yapılacak işler ve uyulacak esaslar” başlıklı 7’nci maddesinde “7.6 İstekliler teklif ettikleri malzemelerin kataloglarını teklifleriyle birlikte sunacaktır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Malzemelere Ait Teknik Özellikler” başlıklı 8’inci maddesinde “8.1.Deri İtfaiyeci Çizmesi:

8.1.1 İtfaiye botu siyah renkli suyu iten hidrofobik özellikte 2,6 mm ± 0,1 mm kalınlığında sığır derisi malzemeden imal edilmiş olacaktır.

8.1.2 Deri İtfaiyeci Çizmesi TS EN 15090 veya dengi uluslararası standartlara uygun olacaktır. F2A HI3 P T CI AN SRC özelliklerini karşıladığı teklif aşamasında orijinal sertifika ile belgelendirilecektir.

…

8.1.8 Ara taban, delinmeye karşı dayanıklı çelik levha malzemeden olacaktır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Testler, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 9’uncu maddesinde “9.3 Yüklenici, ürünlere ait test raporlarının Türkçeye tercüme edilmiş metinlerini, orijinal metinleri ile birlikte muayene heyetine teslim edecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale dokümanı düzenlemelerinden, isteklilerin teklif dosyaları kapsamında teklif ettikleri ürünlere ait katalogları ve istenilen orijinal sertifikaları sunmalarının gerektiği, yabancı dilde sunulanların Türkçe tercümesinin de teklif ekinde yer alması gerektiği, test raporlarının ise sözleşme yürütülmesi aşamasında yükleniciden istenildiği görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından ihalenin 1’inci kısmı olan “deri itfaiyeci çizmesi” ne ilişkin olarak LUCAS&MARCUS marka ürünlerin sunulduğu, teklif ekinde anılan ürüne ait idarece sözleşme aşamasında sunulması istenen test raporlarının orijinal dilindeki örnekleri ve Türkçeye çevrilmiş noter onaylı tercümeleri ile üzerinde itfaiyeci çizmesine dair görsellerin yer aldığı, ayrıca OZO196-CPT003/18 başlıklı MIRTA-KONTROL D.O.O. tarafından düzenlenen EU Type-Examination Certificate (sertifika belgesi) belgesinin sunulduğu ve sertifika üzerinde itfaiyeci çizmesine ait görsellerin yer aldığı görülmüş olup, sertifika üzerinde yer alan görsellerin idarece katalog olarak değerlendirildiği anlaşılmıştır.

İdare tarafından Kıvanç Kimya San. ve Tic. A.Ş.nin ihalenin 1’inci kısmına teklif ettiği ürünün Teknik Şartname’ye uygunluğunun sunulan test sonuçlarından ve ürüne ait kataloglardan açık bir şekilde anlaşılmadığı gerekçesiyle 15.11.2018 tarih ve 2018/465962 sayılı yazı ile anılan istekliden söz konusu ürünün Teknik Şartnameye uygunluğuna dair yazılı açıklama istenilerek EKAP’tan tebliğ edildiği görülmüştür.

Söz konusu istekli tarafından 19.11.2018 tarihli yazı ile Teknik Şartname’nin maddelerini karşıladıklarını gösterir cevaplar, LUCAS&MARCUS markalı çizmeye ilişkin bilgileri içerir yabancı dildeki broşür ve noter onaylı Türkçe tercümesi, teklif dosyasında sunulan AB Tip İncelemesi Sertifikası başlıklı yabancı dilde düzenlenen sertifikanın noter onaylı Türkçe tercümesi, yabancı dilde düzenlenen laboratuvar test sonuçları ve noter onaylı Türkçe tercümesi, Ayakkabının Sınıflandırması başlıklı Tablo-1 ile “Genel Gereklikler” başlıklı Tablo-4 ün hem yabancı dilde düzenlenen hali hem de noter onaylı Türkçe tercümesi, 16.11.2018 tarihli LUCAS&MARCUS marka itfaiyeci botlarının üreticisinden Teknik Şartname’nin 8.1.1 ve 8.1.18 inci maddelerini karşıladıklarını belirtir yabancı dilde düzenlenen yazı ve noter onaylı Türkçe tercümesi ve son olarak 21.11.2018 tarihli LUCAS&MARCUS marka itfaiyeci botlarının imalatçısından LUCAS&MARCUS marka itfaiyeci çizmelerinin orta tabanını şartnameye uygun olarak delinmeye dirençli çelik plakadan üreteceklerine dair yabancı dilde düzenlenmiş beyan ve noter onaylı Türkçe tercümesinin sunulduğu görülmüştür.

Yukarıda yer verilen ihale dokümanı düzenlemelerinden anlaşıldığı üzere isteklilerin laboratuvar test sonuçlarını teklif dosyalarında sunmalarının beklenmediği, isteklilerin teklif dosyalarında istenilen özellikleri içerir sertifika ve ürünlere ait katalogları sunmalarının yeterli olduğu, dolayısıyla teklif dosyasında sunulması istenmeyen test sonuçları üzerinden bir değerlendirme yapılmasının uygun olmayacağı, bu itibarla idarenin test raporları üzerinden yapmış olduğu değerlendirmenin ihale dokümanı düzenlemelerine aykırı olduğu anlaşılmıştır.

Diğer taraftan, Teknik Şartname’nin iddia konusu “8.1.2 Deri İtfaiyeci Çizmesi TS EN 15090 veya dengi uluslararası standartlara uygun olacaktır. F2A HI3 P T CI AN SRC özelliklerini karşıladığı teklif aşamasında orijinal sertifika ile belgelendirilecektir.” düzenlemesine ilişkin olarak istekli tarafından teklifiyle birlikte sadece orijinal dilindeki örneğinin sunulduğu, belgenin Türkçe tercümesinin idarenin açıklama talebi üzerine sunulduğu, İdari Şartname’nin 7.9.1’inci maddesinde yer alan düzenleme gereği ürüne ait yeterlik kriteri olarak düzenlenen sertifikanın orijinal dilindeki ve Türkçe tercüme edilen örneğinin bir arada sunulması gerektiğinden anılan sertifikanın usulüne uygun olarak teklifi ile birlikte sunulmadığı,

Teknik Şartname’nin diğer bir iddia konusu “8.1.1 İtfaiye botu siyah renkli suyu iten hidrofobik özellikte 2,6 mm ± 0,1 mm kalınlığında sığır derisi malzemeden imal edilmiş olacaktır.” maddesinin ise idarenin açıklama talebi üzerine üretici tarafından düzenlenen yazıda “deri kalınlığı 2,5-2,7 mm arasındadır” ifadesinin yer aldığı ve ürüne ait görselin üzerinde ilgili bölümün gösterildiği, ancak görselin bulunduğu teklif dosyasında sunulan sertifikanın sadece orijinal dilinde sunulduğu, Türkçe tercümesinin ise idarenin açıklama talebi üzerine açıklamaları kapsamında eklendiği,

Teklif dosyaları kapsamında sunulan belgelerden teklif ettikleri ürünün ara tabanının “Kevlar” malzemesinden olduğunun idarenin açıklama talebi üzerine sundukları belgelerde gösterildiği anlaşılmıştır.

Ayrıca isteklinin idarenin talebi doğrultusunda teklif ettiği ürüne yönelik açıklamalarının 19.11.2018 tarihli yazı ile yapıldığı, sunulan belgeler arasında LUCAS&MARCUS marka itfaiyeci çizmelerinin orta tabanını şartnameye uygun olarak delinmeye dirençli çelik plakadan üreteceklerine yönelik taahhüdün/beyanın yer aldığı, anılan beyan yazısının 21.11.2018 tarihli olduğunun görüldüğü, bu nedenle açıklamaların yapılması için verilen sürenin bitiminden 2 iş günü sonra verildiği sonucuna ulaşılmıştır.

Yapılan inceleme ve değerlendirmeler neticesinde, idarenin belgesi eksik olan isteklilerden belge tamamlamalarını isteyemeyeceği, ancak sunulan belge içerisinde teklifin esasını değiştirmeyecek nitelikte bilgiyi tamamlamalarını isteyebileceği, anılan Kanun hükmüne göre yeterlik belgesi olarak İdari Şartname’de belirlenen ve teklifle birlikte sunulması gereken belgelerin bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından başvuru sahibinin söz konusu iddiası uygun bulunmuştur.

4734 sayılı Kanun’un 55’inci maddesinde, idareye şikâyet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamayacağı hüküm altına alınmıştır. Şikâyete konu ihalede Kuruma 21.12.2018 tarihinde itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuş olmasına rağmen, 4734 sayılı Kanun’da belirtilen süreler beklenmeden 19.12.2018 tarihinde sözleşmenin imzalandığı belirlenmiştir. Başvuru sahibinin iddiası yerinde olduğu görüldüğünden imzalanan sözleşmenin 4734 sayılı Kanun’da belirtilen sürelere aykırı olduğu anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından başvuru bedelinin 12.843,00 TL olarak yatırıldığı görülmekle birlikte, ihalenin şikâyete konu kısmının yaklaşık maliyet tutarı (1.609.856,25 TL) dikkate alındığında, 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 2 numaralı bendi gereğince başvuru bedeli 8.562,00 TL olarak hesaplanmakta olup fazla ödendiği anlaşılan 4.281,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iade edilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden ihalenin birinci kısmında Kıvanç Kimya San. ve Tic. A.Ş.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1-) Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2-) Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.