KİK Kararı: 2019/UM.I-1636 (11 Aralık 2019)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2019/054
Gündem No : 45
Karar Tarihi : 11.12.2019
Karar No : 2019/UM.I-1636
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Ege Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/380104 İhale Kayıt Numaralı “Vital Monitör Cihazı Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Ege Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından 12.09.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Vital Monitör Cihazı Alımı” ihalesine ilişkin olarak Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.nin 31.10.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 08.11.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 18.11.2019 tarih ve 49156 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 18.11.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1458 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, teklif ettikleri ürünün Teknik Şartname’nin 6.1, 6.2, 6.4, 6.6, 6.8, 7.2, 7.3, 7.6, 7.7, 14, 18 ve 24 numaralı maddelerine uymadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı; 6.1, 6.2, 6.4, 6.6, 6.8 numaralı maddeler bakımından alından temassız sıcaklık ölçümü yerine katalogda vücut moduna ilişkin bilgilere yer verildiğinin belirtildiği, bu maddelerin katalog üzerinde gösterildiği, “alın” vücudun bir bölümü olduğundan katalogda “alın” ibaresinin ayrıca kullanılmamış olduğu; 7.2 numaralı maddeye ilişkin herhangi bir belge sunulmadığının, 7.3 numaralı maddeye ilişkin açık bir bilgi görülemediğinin, 7.7 numaralı maddeye ilişkin ise bilgi bulunmadığının ifade edildiği, sundukları katalog üzerinde bu maddelere yönelik işaretleme yapıldığı; 7.6 numaralı madde bakımından orijinal ve Türkçe kullanım kılavuzu sunulmadığının belirtildiği, sundukları katalog ile bu maddenin karşılandığının gösterildiği; 14 ve 24 numaralı maddelere ilişkin olarak katalogda aksesuarlarla ilgili herhangi bir bilgi bulunmadığının ifade edildiği, ancak katalogda bilgisi verilen ölçümler zaten aksesuarlar olmaksızın yapılamayacağından katalogda aksesuarların ayrıca sayılmadığı; 18 numaralı madde bakımından cihazlardan HBS’ye bilgi aktarımının orta sunucu (gateway) şeklinde gösterilmeyerek iletişim dili olan HL7 protokolünün işaretlendiğinin belirtildiği, HBS ile tüm cihazların ortak iletişim dilinin HL7 protokolü olduğu, cihazlardan gelen bilgilerin ortak sunucu (gateway) ünitesinde HL7 iletişim diline çevrilerek HBS’ye gönderildiği, katalogda yer verilen HL7 protokolü bilgisinin ortak sunucunun varlığının ve HBS’ye bilgi aktarılabildiğinin göstergesi olduğu; netice itibarıyla teklif ettikleri ürünün söz konusu maddeleri karşıladığı ve Teknik Şartname’nin 18 ve 19’uncu maddeleri çerçevesinde demonstrasyon yapılması halinde bu durumun anlaşılacağı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhale komisyonu kararı incelendiğinde, teklif ettiği ürünün iddiaya konu Teknik Şartname maddelerine uymadığından bahisle başvuru sahibi Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.nin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmekte, bu değerlendirmenin teklif zarfında sunulan belgeler üzerinden yapıldığı, demonstrasyon işlemlerinin gerçekleştirilmediği anlaşılmaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) İdare tarafından numune sunulmasının istenilmesi durumunda, hangi kalem/kalemler için numune istenildiği, numunenin sayısı ve gerekli görülen diğer hususlar ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede belirtilir.

(3) Numune sunulması istenilen kalem/kalemler için yeter sayı ve nitelikte numune alınması idarenin sorumluluğundadır. Malın niteliğinin birden fazla numune değerlendirmesi yapmaya uygun olup olmadığı ile kullanım ömrü dikkate alınarak en az bir adet numunenin idarede muhafaza edilmesi gerekir. Kurul ya da yargı kararları üzerine yeniden değerlendirme muhafaza edilen numune üzerinden yapılır.

(4) İhale dokümanında istenilen sayıda ve nitelikte numune, başvuru veya teklif dosyası ile birlikte idareye teslim edilir. Tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde numunenin teslim tarihi ve teslim adresi, idare tarafından tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında belirlenir ve ilgililere tebliğ edilir. İhale dokümanında düzenleme yapılması halinde numune, ihale veya son başvuru tarih ve saatine, tekliflerin elektronik ortamda alındığı ihalelerde ise idare tarafından belirlenen teslim tarih ve saatine kadar posta veya kargo yoluyla da teslim edilebilir. Teslim edilen numunenin üzerinde, ihale, aday veya istekli bilgileri ile numune sunulan kalem bilgilerine yer verilir. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınarak, talep edilmesi halinde tutanağın bir sureti aday veya istekliye verilir.

(5) İhale komisyonu tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda diğer katılım ve yeterlik belgeleri uygun bulunan aday ve isteklilerin numunelerinin değerlendirilmesine geçilir. İdare tarafından gerekli görülen hallerde, numune değerlendirilmesinin yapılacağı yer, tarih ve saat bilgisi aday veya isteklilere bildirilir. Numune değerlendirilmesinde numunenin fiziksel nitelikleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı kontrol edilir. Yapılan inceleme sonucunda, hazırlanacak tutanakta numunenin uygunluk durumu belirtilir ve uygun bulunmaması durumunda buna ilişkin gerekçelere yer verilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9. Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır.” açıklamaları,

Aynı Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklamaları bulunmaktadır.

Aktarılan hüküm ve açıklamalar çerçevesinde İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

d) Bu Şartnamenin 7.4 ve 7.5 inci maddelerinde belirtilen, sekli ve içeriği Mal Alimi İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

…

7.5.4. İsteklinin teklifi kapsamında sunması gerektiği teknik şartnamede belirtilen belgeler.

…

7.5.6. Teklif veren firmalar ihale aşamasında teknik şartname maddelerine ayrı ayrı ve Türkçe olarak şartnamedeki sıraya göre cevap vereceklerdir. Bu cevaplar "...Marka...Model Cihaz Teklifimizin Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi" başlığı altında teklif veren firmanın antetli kağıdına yazılmış ve firma yetkilisi tarafından imzalanmış olmalıdır.

İstekli firmalar, teklif ettikleri ürünlere ait katalogları teklifleri kapmasında sunacaklardır…” düzenlemelerine yer verilmiştir.

Öte yandan İdari Şartname’de düzenlenmemiş olmakla birlikte, Teknik Şartname’nin “Genel Özellikler” başlıklı bölümünün 18 ve 19’uncu maddelerinde idarece teklifler değerlendirilirken gerekli görülmesi halinde demonstrasyon istenebileceği ve bu şekilde de uygunluk değerlendirmesi yapılabileceği ifade edilmiştir.

Başvuru sahibi Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti. tarafından yukarıda alıntılanan düzenlemeler uyarınca katalog ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın sunulduğu, ilgili maddelerin karşılandığının belirtildiği ve 14 ve 24’üncü maddeler haricinde bu maddelere yönelik bilgilerin katalogda işaretlendiği tespit edilmiştir.

Teknik Şartname’nin “Teknik Özellikler” başlıklı bölümünün 7.6’ncı maddesinde “Cihaz en zorlu koşullar olan düşük perfüzyonlu/dolaşımı bozulmuş ve hareketli hasta gruplarında doğru ölçüm yapabilmelidir. Bu durum orijinal ve Türkçe kullanım kılavuzlarında belgelendirilmelidir.” hususları düzenlenmiş, aynı bölümün 14 ve 24’üncü maddelerinde ise ürün kataloğunda belirtilen aksesuarlarla aynı ve cihazla tam uyumlu olacak şekilde teslim edilmesi istenilen aksesuarlar ve sayılarına yer verilmiştir.

Yukarıda ifade edildiği üzere 7.6’ncı maddeye ilişkin olarak başvuru sahibince teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanda maddenin karşılandığı belirtilmiş ve katalogda ilgili bilgiler işaretlenmiş, ancak kullanım kılavuzu ile belgelendirme yapılmamış; 14 ve 24’üncü maddeler bakımından ise teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanda maddelerin karşılandığı belirtilmiş, ancak katalogda işaretleme yapılmamıştır.

Yukarıda yer verilen hususlar göz önüne alındığında; Teknik Şartname’nin 14 ve 24’üncü maddeleri haricinde, başvuru sahibince sunulan belgelerde işaretleme yapılarak bazı bilgilerin gösterildiği ve idarece bu bilgiler üzerinden ilgili teknik kriterlerin karşılanamadığı tespitinin açık bir şekilde yapılmadığı; öte yandan bahse konu 14 ve 24’üncü maddelerde idareye teslim edilecek aksesuar adları ile sayılarına yer verilerek, bunların ürün kataloğundaki aksesuarlarla aynı ve cihazla tam uyumlu olması şartı getirildiği, dolayısıyla ürüne ait aksesuarların katalogda gösterilmesi zorunluluğu getirilmeyerek, katalogda gösterilmiş olması halinde teslim edilecek aksesuarların gösterilenlerle aynı olması şeklinde koşullu bir düzenleme yapıldığı, bu itibarla 14 ve 24’üncü maddeye uygunluk değerlendirmesinin katalog üzerinden yapılması imkânı bulunmadığı; 7.6’ncı maddede ise “Bu durum orijinal ve Türkçe kullanım kılavuzlarında belgelendirilmelidir.” cümlesine yer verildiği, dolayısıyla cümlede “kılavuzlarıyla” değil “kılavuzlarında” ibaresi bulunduğu, bu itibarla cümleden, ürünün kılavuzlarında ilgili kritere yönelik bilgi bulunması şartı getirilmekle birlikte, kılavuzların teklif zarfında sunulması zorunluluğunun getirilmediği, bu doğrultuda bu kriterin katalogla belgelendirilmesinin de mümkün olduğu; netice itibarıyla başvuru sahibi Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.nin teklif ettiği ürünün Teknik Şartname’nin söz konusu maddelerini karşılamadığı tespitinin adı geçen belgeler üzerinden açık bir şekilde yapılamadığı, Teknik Şartname’nin “Genel Özellikler” başlıklı bölümünün 18 ve 19’uncu maddeleri dikkate alındığında da demonstrasyon işlemleri yoluyla bahse konu teknik kriterlere yönelik idarece değerlendirme yapılması imkânı bulunduğu, bu nedenlerle ihalenin sağlıklı bir şekilde sonuçlandırılabilmesi açısından başvuru sahibinin teklif ettiği ürüne ilişkin olarak demonstrasyon yapılmasının gerekli olduğu neticesine ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi Aypa İç ve Dış Tic. Paz. Ltd. Şti.nin teklif ettiği ürünün teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesinin demonstrasyon işlemleri yoluyla gerçekleştirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.