KİK Kararı: 2019/UM.I-1587 (4 Aralık 2019)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2019/053
Gündem No : 19
Karar Tarihi : 04.12.2019
Karar No : 2019/UM.I-1587
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Cuylan Elektrikli ve Mekanik Cihazları San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Artvin İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/250521 İhale Kayıt Numaralı “Artvin İl Sağlık Müdürlüğü Bağlı Sağlık Tesisleri 2019-2020-2021 Yılları (18 Aylık) 304 Kalem Tıbbi Sarf” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Artvin İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 09.07.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Artvin İl Sağlık Müdürlüğü Bağlı Sağlık Tesisleri 2019-2020-2021 Yılları (18 Aylık) 304 Kalem Tıbbi Sarf” ihalesine ilişkin olarak Cuylan Elektrikli ve Mekanik Cihazları San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 07.10.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 15.10.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 25.10.2019 tarih ve 45432 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.10.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/1329 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin 61 ve 186’ncı kısma ilişkin idareye sundukları numunelerin Teknik Şartname'de yer verilen bütün kriterleri karşıladığı dolayısıyla bu kalemlere ilişkin numunelerin uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: ARTVİN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ BAĞLI SAĞLIK TESİSLERİ 2019-2020-2021 KALEM 304 KALEM ( 18 AYLIK) TIBBİ SARF MALZEMESİ ALIMI

b) Varsa kodu: 740.03.03-740.03.04

c) Miktarı ve türü: ARTVİN İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ BAĞLI SAĞLIK TESİSLERİ 304 KALEM TIBBİ SARF MALZEME ALIMI …” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gerekli belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “…7.5.6.

Ürün orjinal ambalajlarında olacak, ürün üzerinde markası belli, okunaklı ve görünür olacaktır. Her numune üstünde ihale sıra numarası yazılacak ve firma bilgileri açık şekilde belirtilecektir. İhaleye katılan firmalar teklif ettikleri kalemlerin tümü için teklif numunelerini en geç ihale satine kadar kapalı koli içerisinde idare yetkilisine teslim tutanağı ile teslim edeceklerdir. İhale günü içerisinde ( ihale öncesinde ve sonrasında ) ihale komisyonu ve firma yetkilisi tarafından numune kotrolu yapılacak ve eksik numune olup olmadığı belirlenip tutanağa bağlanacaktır. Teklif verilip numunesi bulunmayan kalemler değerlendirme dışı bırakılacaktır. Aynı tür kalemlerde farklı numaralar için tek bir numune yeterli olacaktır…” düzenlemesi,

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinin mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) bendinin 9 numaralı alt bendinde “İhale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları” nın istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

…

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz…” hükmü,

“Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf istenebilir. Özel imalat süreci gerektiren mal alımları hariç, teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar içeren doküman istenilmesi durumunda katalog istenilmesi zorunludur. İsteklilerin cevap vermesi ve açıklamada bulunması istenen hususlara ilişkin sorulara teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalar standart formunda yer verilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi” başlıklı 16’ncı maddesinde “…16.9. (Ek madde: 25/01/2017-29959 R.G./4. md.) Katalog, kılavuz, çizim, fotoğraf vb. belgeler ve/veya numune istenen ihalelerde, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında bu belgelerden ve/veya numune üzerinden teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesi yapılır. Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan belgeler ve/veya numune üzerinden teknik değerlendirme yapılmasının öngörülmemesi halinde ise bu durumun ihale dokümanında belirtilmesi koşuluyla istenen belgelerin ve/veya numunenin sadece teklif ekinde sunulup sunulmadığına bakılır…” açıklaması,

Anılan Tebliğ’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri gereğince mal alımı ihalelerinde, teklif edilen malın Teknik Şartname’de düzenlenen teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla, ihaleye konu edilen ürünlerin numuneleri, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen ürün/ürünlerin Teknik Şartname maddelerinde istenilen koşullara uygun olup olmadığı hususunun idarelerce tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ihale komisyonunca demonstrasyon, numune değerlendirmesi, katalog kapsamında yer alan bilgilerin değerlendirilmesi veya Teknik Şartname’ye uygunluk beyanı yoluyla yapılabileceği, bu husustaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesinin zorunlu olduğu görülmekte olup, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın mal veya hizmetin teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır. Bu sorumluluk çerçevesinde yapılacak değerlendirmelerin ihale komisyon üyeleri tarafından gerçekleştirilmesi önem arz etmektedir.

İhalenin 61 ve 186’ncı kısmına ilişkin olarak başvuru sahibi istekli adına düzenlenen numune değerlendirme tutanağının ihale komisyonu üyesi olmayan kişiler tarafından düzenlenip imza altına alındığı anlaşıldığından numune değerlendirme işleminin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmediği sonucuna varılmıştır. Bu nedenle numune değerlendirme işleminin ihale komisyonu üye ya da üyelerinin yer aldığı bir heyet tarafından yeniden gerçekleştirilerek tutanağın numune değerlendirme işlemini gerçekleştiren bu kişi ya da kişilerce imza altına alınması gerektiği sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

Başvuru sahibine benzer şekilde başvuruya konu 61 ve 186’ncı kısımlar için teklif veren diğer isteklinin de numune değerlendirme tutanakları ihale komisyonu üyesi olmayan kişiler tarafından düzenlenip imza altına alındığından bu istekli bakımından da numune değerlendirme işleminin bu kısımlar bakımından yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Öte yandan, ihalenin şikâyete konu kısımlarının yaklaşık maliyeti dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 5.719,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 17.163,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 11.444,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden numune değerlendirmesinin ihale komisyonunda görev alan üye ya da üyelerin yer aldığı bir heyet tarafından yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.