KİK Kararı: 2019/UH.II-766

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2019/032
Gündem No : 35
Karar Tarihi : 03.07.2019
Karar No : 2019/UH.II-766
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Tera Tıbbi ve Teknik Hizmetleri Danışmanlık Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Dr. Abdurrahman Yurtaslan Ankara Onkoloji Hastanesi,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2019/37773 İhale Kayıt Numaralı “6 Kısım 8 Kalem Bakım Onarım Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Dr. Abdurrahman Yurtaslan Ankara Onkoloji Hastanesi tarafından 28.02.2019 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “6 Kısım 8 Kalem Bakım Onarım Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Tera Tıbbi ve Teknik Hizmetleri Danışmanlık Tic. Ltd. Şti.nin 29.05.2019 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 31.05.2019 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 10.06.2019 tarih ve 23158 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 10.06.2019 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2019/590 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, teknik şartnamenin 1, 3.2, 3.3, 3.7, 3.8, 3.10, 3.14 ve 3.16 maddelerinde öngörülen maliyetlere ilişkin ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin 79’uncu maddesine uygun şekilde yapılmadığı, bu nedenle reddedilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister…” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1. Verilen hizmetin ekonomik olması,

2. Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3. Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Sınır değer tespiti ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 79’uncu maddesinde “… 79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

79.2.2.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Ek-O.6) düzenlenecektir. Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.

Maliyet tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için, fiyat teklifinin mamul/mala ilişkin olması halinde mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması; fiyat teklifinin hizmete ilişkin olması halinde ise bu hizmetin birim fiyatının, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.5) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, bu tespitin (Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından “Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (…) sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

Kaşeleme işlemi 8.4 üncü maddede belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.3. İdarelerin aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki düzenlemeleri de dikkate almaları gerekmektedir.

79.3.1. Teklifi aşırı düşük olarak tespit edildikten sonra yukarıdaki yöntemlere göre usulüne uygun açıklama yapan isteklilerin teklifleri geçerli kabul edilir. Hayatın olağan akışına veya ticari gereklere aykırılık gibi nedenlerle teklifler reddedilemez…” açıklaması yer almaktadır.

İdari şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: 6 Kısım 8 Kalem Bakım Onarım Hizmet Alımı…” düzenlemesi,

“Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20’nci maddesinde “20.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

20.2. Kısmi teklife ilişkin açıklamalar

20.2.1. İsteklilerin teklifleri kısım bazında ayrı ayrı değerlendirilecektir. Kısımların içerisinde bulunan bakım ve onarım hizmetinin tamamına teklif verilmesi zorunludur. Bir kısmın içerisinde bulunan herhangi bir bakım ve onarım hizmetine teklif verilmemesi durumunda isteklinin o kısma ait teklifi değerlendirmeye alınmayacaktır.” düzenlemesi,

“Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik şartnamenin 1’inci maddesinde “T.C Sağlık Bakanlığı Dr. Abdurrahman Yurtaslan Onkoloji Eğitim ve Araştırma Hastanesi Radyoterapi Bölümünde bulunan VARIAN marka lineer akseleratör sistemleri (2 Adet) ve PHILIPS marka 4DCT simülatör cihazının periyodik bakım ve onarım hizmeti (yedek parça dahil, istisnai parça hariç) teknik şartnamesidir.” düzenlemesi,

3.2 maddesinde “Yüklenici firma Madde 2.1 de yazılı olan cihazlardan (Clinac, OBI, Aria, Edipse, Philips BRILLANCE CT) için üreticisinden veya üreticinin yetkilendirdiği kuruluştan sertifikalandırmış en az 2 (iki) personele yaptıracaktır ve bu sertifikalar (kurs, diploma, sertifika vs.) sözleşme sırasında ibraz edilecektir. Cihaza müdahale edecek personelin isim listesi ve SSK dökümü ile beraber alt yüklenici ile yapılan sözleşme (Sözleşmede alt yükleniciye açık ise) her fatura döneminde teslim edilecektir.” düzenlemesi,

3.3 maddesinde “Bakım ve onarım için gerekli olan her türlü ekipmanı yüklenicinin kendisi temin edecektir.” düzenlemesi,

3.7 maddesinde “Yüklenici firma, cihazın periyodik bakım ve arıza müdahale hizmetine başlamadan önce Klinik Mühendislik Hizmetleri Birimi ve cihaz ile ilgili sorumlunun gözetiminde bakıma veya arızaya başlayacaktır. Bu müdahaleler firmanın kendisine ait antetli o cihaz için hazırlanmış bakım formuna işlenecek, bu formda cihazla ilgili yapılması gereken tüm işlemler belirtilmiş olacaktır. Cihazın seri no su ve kamu hastaneler kurumunun verdiği künye numarası yazılı olacaktır. Bakım formu teknik servis raporu niteliğinde en az üç nüsha olacak, bir nüshası birimde cihazı kullanan personelde, bir nüshası Klinik Mühendislik Hizmetleri Biriminde, bir nüshası da firmada kalacaktır.” düzenlemesi,

3.8 maddesinde “Bakım ve onarım hizmetleri adı geçen bütün sistemini kapsayacak şekilde olacaktır. Bu sisteme bağlı bilgisayarlar, yazıcılar, yazıcı kartuşları, UPS, baskı makineleri, kameralar, iş istasyonları cihaz odasındaki klimalar, kompresör, soğutma sistemi (Chiller grubu), teknisyen odasındaki klimalar ve UPS odasındaki klimalar, tedavi odası kapısı bu bakım kapsamı içindedir. İhaleye teklif verecek firmaların cihazın mevcut durumunu ve koşullarını görmüş oldukları kabul edilecek, firmalar buna göre teklif verecektir.” düzenlemesi,

3.10 maddesinde “Sistem günde 16 saat, kesintisiz çalıştırılacak şekilde planlanmaktadır. Bu süre resmi tatil günleri hariç günlük 08.00-24.00 arasında olmak üzere 16 saat üzerinden yüklenici firmanın, sözleşmede yazılı olan tebligat adresine, telefonuna, faksına, elektronik posta adresine bildirim yapıldıktan sonra arızaya 2 saat içerisinde müdahale edecektir. Parça değişimi gerektirmediği durumlarda arıza 24 (yirmi dört) saat içerisinde giderilecektir. Parça değişimi gerektiren durumlarda ise 72 (yetmiş iki) saat içerisinde arıza giderilecek, süre başlangıcı arızanın firmaya bildirilmesiyle başlayacaktır. Parçanın üretiminin gerektiği durumda (yurtdışı siparişi dâhil) hastane idaresiyle görüşülerek 5 (beş) iş günü ek süre verilebilecektir.” düzenlemesi,

3.14 maddesinde “Yüklenici firma iş sağlığı ve güvenliğin sağlanması ve sürdürülmesi ve mevcut durumun iyileştirilmesine yönelik 6331 sayılı iş sağlığı ve güvenliği kanunu hükümlerine göre gerekli iş ve işlemleri yapmakla yükümlüdür.” düzenlemesi,

3.16 maddesinde “Bu cihazda kullanılan iyon odası ve elektrometrenin rutin kalibrasyonları yüklenici firma tarafından yapılacaktır. (İyon odası ve elektrometrede Çekmece Nükleer Araştırma ve Eğitim Merkezi tarafından arıza tespit edilirse hastane idaresine bilgi verilecektir.)” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde idare tarafından sınır değerin 448.200,00 TL olarak hesaplandığı ve teklifi sınır değerin altında kalan istekliler; Düzey Tıbbi Sist. Bilg. Kim. Ürü. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. ve başvuru sahibi Tera Tıbbi ve Teknik Hizmetler Danışmanlık Tic. Ltd. Şti.nden 01.03.2019 tarihinde aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, anılan açıklama talebi yazısında açıklamalara esas olacak herhangi bir önemli teklif bileşeninin belirtilmediği, gelen açıklamaların incelenmesi neticesinde her iki açıklamanın da uygun bulunarak 14.03.2019 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen kesinleşen ihale kararı bildirim yazsında ihale I. Kısmının Düzey Tıbbi Sist. Bilg. Kim. Ürü. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibinin şikayet ve itirazen şikayet başvuruları neticesinde 26.04.2019 tarihli ve 2019/UH.II-539 sayılı Kurul Kararı ile “ihalenin birinci kısmı için idare tarafından açıklama istenilen önemli teklif bileşenlerinin teklifi aşırı düşük olarak belirlenen isteklilere gönderilen yazıda açıkça belirtilmesi suretiyle yeniden aşırı düşük teklif sorgulamasının yapılması” yönünde düzeltici işlem kararı alındığı, alınan kararın icabı olarak idare tarafından 09.05.2019 tarihinde tekrar aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısının anılan isteklilere gönderildiği, söz konusu yazıda aşağıda belirtilen maddelerin önemli teklif bileşeni olarak belirtildiği,

1-

Lineer Acceleratör/Linac cihazları Servis Mühendisi Giderleri (Teknik şartname 3.2. maddesi gereği)

2-

Philips Marka 4D CT Simülatör Cihazı Mühendisi (Teknik şartname 3.2. Maddesi gereği)

3-

Bakım ve onarım için gerekli olan her türlü ekipman maliyeti. (Teknik şartname 3.3 Maddesi gereği)

4-

Basılı evrak Maliyeti (Teknik şartname 3.7 Maddesi gereği)

5-

Bakım yapılacak cihazların yan ekipmanlarının bakım onarım giderleri (Teknik şartname 3.8 Maddesi gereği)

6-

Teknik şartnamenin 3.10 Maddesinde belirtilen hizmeti verecek personel giderleri.

7-

6331 Sayılı iş kanununa yönelik giderler.(Teknik şartname 3.14 Maddesi gereği)

8-

Teknik şartnamenin 3.16 Maddesinde ayrıntısı belirtilen hizmet giderleri.

9-

Yedek parça giderleri (Teknik şartname 1. Madde gereği)

Gelen açıklamaların incelenmesi neticesinde her iki açıklamanın da uygun bulunarak 21.05.2019 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen kesinleşen ihale kararı bildirim yazısında ihale I. Kısmının Düzey Tıbbi Sist. Bilg. Kim. Ürü. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

İhalenin 1’inci kısmı üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının incelenmesi neticesinde;

- İsteklinin aşırı düşük teklif açıklamasında Philips Marka 4D CT simülatör cihazı mühendisi gideri ile bakım onarım ve yedek parça giderlerini açıklamak için fiyat tekliflerinin sunulduğu, fakat fiyat tekliflerinin üzerine Tebliğin aktarılan 79.2.2.1 maddesinde açıklanan ibarenin yazılmadığı ve meslek mensubu tarafından imzalanarak iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmediği/mühürlenmediği,

- 6331 sayılı Kanun’a yönelik gideri açıklamak için anılan Tebliğin 79’uncu maddesinde sayılan açıklama usullerinden uygun olan biri ile açıklama yapılmaksızın “İşyeri Hekimliği Hizmet Bedeli”ne ilişkin bir alış faturası sunulduğu,

- İdare tarafından önemli teklif bileşeni olarak belirlenen basılı evrak maliyetini tevsik etmek için herhangi bir belge sunulmadığı,

Görüldüğünden anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı, teklifinin reddedilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasının incelenmesi neticesinde teklif bileşeni olarak 33.750,00 TL “11 adet klima, 2 adet su soğutucu (chiller) ve 2 adet kompresör 5 hp 9 kez bakım onarım” maliyetine yer verildiği ve buna ilişkin Mimar Sinan Teknik Ser. Hiz. Tic. Ltd. Şti.nden fiyat teklifi alındığı belirtilmekle birlikte aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan söz konusu fiyat teklifinin 19.800,00 TL tutarında olduğu ve sadece su soğutucu (chiller) ve kompresör bakım onarım maliyetlerini içerdiği, klima bakım maliyetine ilişkin bir fiyat belirlemesinin anılan fiyat teklifinde yer almadığı, dolayısıyla idare tarafından beşinci sıra numarasında “Bakım yapılacak cihazların yan ekipmanlarının bakım onarım giderleri (Teknik Şartname 3.8 Maddesi gereği)” şeklinde önemli teklif bileşeni olarak belirlenen ve Teknik Şartname’nin 3.8’inci maddesinde bakım ve onarım hizmetleri kapsamında teklif fiyatına dahil edilen klima teklif bileşeninin tam olarak açıklanamadığı görüldüğünden, başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasının da uygun olmadığı, teklifinin reddedilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Ayrıca yapılan incelemede, başvuru dilekçesine 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesinin (j) bendinin (2) numaralı alt bendi uyarınca şikâyette bulunanlarca yatırılması zorunlu olan başvuru bedelinin 11.442,00 TL olarak yatırıldığı, ancak başvurunun ihalenin 1’inci kısmına yönelik olduğu, bu kısmın yaklaşık maliyeti ve anılan Kanun’un 53’üncü maddesi gereğince bu kısma ilişkin başvuru bedelinin 5.719,00 TL olduğu dikkate alındığında fazla ödendiği anlaşılan 5.723,00 TL’nin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, ihale 1’inci kısmında Düzey Tıbbi Sist. Bilg. Kim. Ürü. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. ve başvuru sahibi Tera Tıbbi ve Teknik Hizmetler Danışmanlık Tic. Ltd. Şti.’nin tekliflerinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1. 4734 sayılı Kanunun 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.