KİK Kararı: 2018/UM.II-39

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2018/001
Gündem No : 44
Karar Tarihi : 04.01.2018
Karar No : 2018/UM.II-39
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Okuman Medikal Sistemler Limited Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Mali Hizmetler Kurum Başkan Yardımcılığı

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2017/367187 İhale Kayıt Numaralı “2 Kalem Kuvöz Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu Mali Hizmetler Kurum Başkan Yardımcılığı tarafından 25.08.2017 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2 Kalem Kuvöz Alımı” ihalesine ilişkin olarak Okuman Medikal Sistemler Limited Şirketinin 24.11.2017 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 04.12.2017 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 13.12.2017 tarih ve 68601 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 13.12.2017 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2017/3199 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, teklif ettikleri cihaza ilişkin olarak idarece yapılan demonstrasyon sırasında ürünün Teknik Şartname’de aranan ürün özellikleri ile uyumsuz olduğu konusunda idarece herhangi bir beyanda bulunulmadığı gibi bu duruma ilişkin bir rapor da tutulmadığı, demonstrasyon sonrasında bilgileri dışında düzenlenmiş olan demonstrasyon raporuna dayanılarak alınan ihale komisyonu kararında teklif ettikleri ürünün Teknik Şartname’nin 14, 23, 26, 33, 36 ve 39’uncu maddelerine uymadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, teklif ettikleri ürünün Teknik Şartname’de aranan ürün özelliklerine uyumluğu olduğunu farklı bir komisyon huzurunda ispat edebilecekleri bu nedenle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinin birinci fıkrasının mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesine dair (b) bendinin 9 numaralı alt bendinde “İhale konusu işin niteliğine göre idarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları”nın istenebileceği ve bu hususun ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtileceği hükme bağlanmış olup aynı Kanun’un 27’nci maddesinin ikinci fıkrasının (e) bendinde de, isteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterlerinin İdari Şartname’de belirtilmesi zorunlu tutulmuştur.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 17’nci maddesinde “(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

…

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 43’üncü maddesinde “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman” başlıklı 57’nci maddesinde “57.1. İdareler tarafından malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları ile teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümana yönelik düzenlemelerde, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 43 üncü maddesi esas alınmalıdır.

57.2. Aday veya istekli tarafından numunenin idareye teslim şekli ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ayrıntılı bir şekilde yapılacaktır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınacak; bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilecektir.

57.3. İdare tarafından teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren dokümanın yeterlik belgesi olarak istenilmesi durumunda ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin ilgili maddesinde bu husus belirtilecek; aday veya istekli tarafından bu dokümanın nasıl hazırlanacağı ile bu dokümanda açıklanacak hususlar ise ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamenin “Diğer Hususlar” Bölümünde ya da teknik şartnamede düzenlenecektir.” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ve Tebliğ açıklamaları gereğince ihalelerde, doğruluğu teyit edilmek üzere, alıma konu malın (ürünün) teknik bilgilerinin yer aldığı katalog vb. teknik dokümanları, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğrafların ayrı ayrı veya birlikte istenebileceği, teklif edilen malın (ürünün) idarece istenen teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla sunulan katalog ile Teknik Şartname’ye cevapları ve açıklamaları içeren doküman üzerinden ilgili teknik kriterlerin karşılanıp karşılanamadığının tam olarak anlaşılamaması halinde, ihale dokümanında öngörülmüş olmak kaydıyla numune değerlendirmesi veya demo yapılarak teklif edilen malın ilgili kriterler bakımından Teknik Şartname’ye uygun olup olmadığının tespit edilebileceği, bu konudaki takdir yetkisinin idarelere ait olduğu, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin yapılacağının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesinin zorunlu olduğu görülmekte olup, ayrıca bu değerlendirme hangi aşamada yapılırsa yapılsın malın (ürünün) teknik şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olup olmadığı yönünde yapılan değerlendirme neticesinde alınan kararlara ilişkin nihai sorumluluğun da idareye ait olduğu anlaşılmaktadır.

Bu durumda, demonstrasyon yaptırılması ile ilgili olarak; idarece ihale komisyonu üyesi yetkili uzman personelden oluşan bir heyet gözetiminde ilgili istekliye demonstrasyon yaptırılması, yapılan iş ve işlemlerin denetime açık bir şekilde raporlanması ve söz konusu rapora uygun olarak ihalenin sonuçlandırılması önem arz etmektedir.

Demonstrasyona dayalı olarak alınan ihale kararlarına ilişkin itirazen şikâyet başvurularında Kurum tarafından; idarece, demonstrasyon ile ilgili yukarıda yer verilen iş ve işlemlerin usulüne uygun biçimde yerine getirilip getirilmediği ve demonstrasyon tutanağında yer verilen tespitlerle, alınan ihale kararı arasında uyuşmazlık bulunup bulunmadığı yönlerinden inceleme yapılmak suretiyle başvurunun sonuçlandırılması gerekmektedir. Zira demonstrasyona ilişkin tutanak içeriğinin uygunluğuna ve dolayısıyla alınan ihale komisyon kararı sonucunda alımı yapılacak ürünlerin istenen teknik kriterleri sağlayıp sağlamadığına ilişkin usulüne uygun olarak yapılmış demonstrasyon işlemlerinde yetki ve sorumluluk, ihale işlemlerini yürütmekle görevli ihale komisyonuna ait olup, belgeler üzerinden yapılan itirazen şikâyet incelemesinde demonstrasyonda yapılan tespitlerin doğruluğunun denetlenmesinin mümkün olmadığı değerlendirilmiştir.

Şikâyete konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’inci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: 2 Kalem Kuvöz Alımı

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü: 1.Kalem Yoğun Bakım Üst Düzey Kuvöz 206 Adet
2.Kalem Ventilatörlü Transport Kuvöz 92 Adet …” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin 7.5.6’ncı maddesinde “a)Teklif edilen sistemin/cihazın/cihazların ihale dokümanında belirtilen şartlara uygunluğunu teyit etmek için ayrıntılı teknik bilgilerin yer aldığı orijinal (ithal ürün olması halinde; ürüne/ürünlere ait hem orijinal katalog hem de orijinaline uygun düzenlenmiş Türkçe katalog) kataloğun teklif dosyası içerisinde verilmesi zorunludur. Ürüne/ürünlere ait orijinaline uygun olacak Türkçe düzenlenmiş katalogta yer alan verilerin/bilgilerin, ürünün orijinal dokümanından farklı olması halinde; orijinal dokümanda yer alan veriler/bilgiler geçerli kabul edilecek olup, bu durumda sorumluluk tamamen yükleniciye aittir.

b) İstekli firma kuracağı sistemin/cihazın/cihazların hangi marka, model ve tip olduğunu belirterek şartname maddelerinin sırasına göre tek tek ve Türkçe olarak cevap verilen şartnameye uygunluk belgesini teklif dosyasında mutlaka verecektir. Bu uygunluk belgesi, firmanın antetli kağıdına yazılmış olacak, firma yetkilisinin imzası ve firma kaşesi belgenin her sayfasında bulunacaktır. Şartname uygunluk belgesinde verilen cevaplar firmanın vermiş olduğu orijinal doküman, prospektüs veya katalogların hangi sayfa ve satırında olduğu şartnameye uygunluk belgesinde yazılacak, yerli ürün olması halinde orijinal katolog üzerinde, ithal ürün olması halinde ise orijinal ve orijinaline uygun düzenlenmiş Türkçe katalog üzerinde açıklanarak şartname maddesi yazılıp işaretle belirtilecektir. Orijinal doküman, prospektüs veya kataloglarda gösterilemeyen Teknik Şartname maddeleri için üretici/ithalatçı firmanın beyanı sunulacak ve demonstrasyonda bu hükümler gösterilecektir. Madde sıra numarasına göre "evet-hayır" "okundu-anlaşıldı" ifadeleri yerine her maddeye uygun cevaplar verilecektir (Teknik Şartname Uygunluk Belgesi).

c)Teklif edilen cihazlara uygunluk aşamasında demonstrasyon yapılacaktır. Demonstrasyon; “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri”ni tam ve eksiksiz olarak sağlayan isteklilere, ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanarak 1. ve 2. ekonomik açıdan en avantajlı teklifler belirlenene kadar yapılacaktır. Demonstrasyon ile ilgili tüm işlemler idare tarafından isteklilere yazılı olarak bildirilecek olup, ihale komisyonu ile isteklinin mutabakat sağlamış olduğu yer ve tarihte yapılacaktır. Demonstrasyon işlemi ihale komisyonunca gerçekleştirilecek olup, demonstrasyonun bütün aşamaları idare tarafından elektronik araçlarla (kamera vb.) kayıt altına alınacaktır. Demonstrasyona ait bütün giderler istekli firmaya aittir. Teklif edilen ürün/ürünler için; varsa öncelikle Türkiye'de kurulu bir sistem üzerinde demonstrasyon gerçekleştirilecektir. Türkiye’de Kurulu sistem bulunmuyorsa teklif dosyasında demonstrasyon işleminin yurtdışında hangi ülkede yapılacağı ve taslak programı idareye bildirecektir. Teknik şartnamede opsiyonel olan veya ileride istenebilecek olan tüm özellikler demonstrasyon yapılan cihaz üzerinde bulunmalıdır.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 19’uncu maddesinde “19.1. Bu ihalede kısmi teklif verilebilir.

19.2.1. Bu ihaledeki kısım sayısı 2 dir. İhale kısımlarına ilişkin koşullar altta düzenlenmiştir;

İhale üzerine bırakılacak İstekliler ile her kalem için ayrı ayrı sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Aktarılan Şartname düzenlemelerinden şikayete konu ihalenin Yoğun Bakım Üst Düzey Kuvöz alımı ve Ventilatörlü Transport Kuvöz alımı olmak üzere 2 kısımdan oluştuğu, isteklilerin teklif dosyalarında sunmaları gereken belgeler arasında teklif ettikleri cihaza ait katalog şartnameye uygunluk belgesinin de bulunduğu, katalog ve teknik şartnameye uygunluk belgesi üzerinden yapılan değerlendirmenin ardından, diğer yeterlik kriterini sağlayan isteklilerin (ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanarak 1. ve 2. ekonomik açıdan en avantajlı teklifler belirlenene kadar) teklif ettikleri cihazın istenen özelliklere sahip olup olmadığını cihaz üzerinde görmek için idarece demonstrasyon yapılacağı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde yer alan ifadelerden özetle, ihalenin 1’inci kısmı için teklif ettikleri cihaza ilişkin idarece yapılan demonstrasyon sırasında teklif ettikleri cihazın Teknik Şartname’nin ilgili maddelerinde yer alan ürün özelliklerini karşılamadığı hususunda idarece kendilerine bilgi verilmemesi ya da rapor tutulmamasına karşın alınan ihale komisyonu kararı ile teklif ettikleri cihazın Teknik Şartname’nin bazı maddelerindeki ürün özelliklerini karşılamadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması yönünde idarece tesis edilen işlemin yerinde olmadığı hususunun uyuşmazlığa konu edildiği anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında yer alan ihale komisyonu kararından ihalenin şikâyete konu kısmı olan 1’inci kısmına 3 isteklinin teklif verdiği, bir istekliye ait teklifin söz konusu kısma ilişkin teklifinin yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, başvuru sahibine ait teklifin, yapılan demonstrasyonda teklif ettiği cihazın Teknik Şartname’nin 14, 23, 33, 36 ve 39’uncu maddelerinde yer alan özellikleri karşılamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin şikâyete konu “Yoğun Bakım Üst Düzey Kuvöz” alımı kısmının Tende Elk. Mak. San ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Yoğun Bakım Üst Düzey Kuvöz için istenen teknik özelliklerin yer aldığı Teknik Şartname’nin 14, 23, 33, 36 ve 39’uncu maddelerinde aşağıdaki düzenlemelerin bulunduğu görülmüştür.

“14. Sistemde aşağıdaki durumlara karşı sesli-ışıklı alarm tertibatı bulunmalı, her alarm durumu sistemin ön panelinde veya bir ekran üzerinde yazılı olarak da bildirilmelidir.

Kabin içi yüksek hava ısısı Kabin içi düşük hava ısısı Yüksek cilt ısısı Düşük cilt ısısı Cilt ısı sensör arızası Elektrik kesikliği

Elektronik devrede bir arıza olduğunda

Kabin içi hava sirkülasyonunda herhangi bir arıza olduğunda

Kabin içi nem oranı düştüğünde veya su haznesindeki su miktarı minimum değerin altına düştüğünde

Kabin içi oksijen oranı ayarlanan değerin ±%5 dışına çıktığında … ,

23. Küvözün bebek yatağı öne doğru dışarıya çekilebilmeli, yatak dışarıya çekildiğinde bebeğin düşmesini engelleyecek emniyet tertibatına sahip olmalıdır. Aynı zamanda emniyetli bir şekilde bebeğe müdahale edilmesine imkân sağlamalıdır.

33. Cihazın tartım hassasiyeti 5 gram olmalı, tartım kapasitesi ise en az 7 kg olmalıdır.

36. Küvözde, bakteri, küf vb. oluşumuna neden olmaması için nemlendirme sistemi ile ilgili tüm parçalar cihazdan tümüyle ve kullanıcı tarafından hiçbir alet gerektirmeden kolaylıkla çıkarılabilir ve sterilize edilebilir olmalıdır.

39. Sistem ayrıca aşağıdaki parametreleri kuvöze entegre ekranından veya yine TFT renkli LCD ekrana sahip yerilen harici cihaz üzerinden istenildiği takdirde opsiyonel olarak ölçebilmelidir.

1. Bebekte Karboksi Homoglobin (opsiyonel)

2. Met Hemoglobin (opsiyonel)

3. PVI (standart)”

İhale işlem dosyasında yer alan demonstrasyon tutanağına bakıldığında 14.09.2017 tarihinde başvuru sahibi tarafından teklif edilen cihaza ilişkin Yıldırım Beyazıt Üniversitesi Yenimahalle Eğitim ve Araştırma Hastanesinde demonstrasyon yapıldığı, başvuru sahibinin teklif ettiği cihazın “Nıngbo Davıd” markanın YP 2000 model isimli ürünü olduğu anlaşılmıştır.

Söz konusu tutanakta Teknik Şartname’de yer alan her bir ürün özelliği için satır açıldığı, ayrıca her bir özellik için “uygun” ve “uygun değil” satırlarının açıldığı, Teknik Şartname’nin 14, 23, 33, 36 ve 39’uncu maddelerinin bulunduğu satırlarda teklif edilen cihazın söz konusu ürün özelliklerini karşılamadığını göstermek üzere uygun değil satırlarının işaretlendiği ve teklif edilen cihazın anılan maddelere uygun olmama gerekçelerine yer verildiği, başvuru sahibince teklif edilen cihazın anılan Teknik Şartname maddelerinde yer alan özellikleri karşılamadığı ihale komisyonunca
Oybirliğiyle tespit edildiğinin belirtildiği ve bahse konu tutanağın ikisi uzman üye olan ihale komisyonu üyelerince imzalandığı görülmüştür.

Başvuru sahibinin teklif ettiği cihazın Teknik Şartname’yi karşılayıp karşılamadığına yönelik değerlendirmenin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıda aktarılan 17’nci maddesi çerçevesinde ihale komisyonu üyeleri tarafından yapıldığı görülmüş ise de, demonstrasyon işlemi sonucunda düzenlenen demonstrasyon tutanakta ihale komisyon üyelerinin imzalarının yer aldığı ancak bahse konu isteklinin imzasının yer almadığı görülmüştür.

Aktarılanlar neticesinde başvuru sahibinin teklif ettiği cihaza ilişkin, ihale komisyonunca söz konusu isteklinin de katılımıyla tekrar demonstrasyon yapılması, demonstrasyon işlemi sonucunda teklif edilen cihazın Teknik Şartname’yi karşılayıp karşılamadığına yönelik değerlendirmeye yer verilen demonstrasyon sonuç tutanağının ihale komisyonu üyelerinin yanı sıra başvuru sahibi şirketin yetkilileri tarafından da imzalanması, tutanağın başvuru sahibince imzalanmaması halinde bu hususun demonstrasyona katılan komisyon üyeleri tarafından tutanakta belirtilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.