KİK Kararı: 2018/UM.I-1919

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2018/061
Gündem No : 46
Karar Tarihi : 01.11.2018
Karar No : 2018/UM.I-1919
Toplantıya Katılan Üyeler

BAŞVURU SAHİBİ:

Canpolatlar Taş. Tar. Hay. Kır. İnş. Gıd. En. Tem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kilis İl Tarım ve Orman Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2018/413887 İhale Kayıt Numaralı “Zeytin Hasat Makinası Alımı (Akü İle Çalışan)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kilis İl Tarım ve Orman Müdürlüğü tarafından 18.09.2018 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Zeytin Hasat Makinası Alımı (Akü İle Çalışan)” ihalesine ilişkin olarak Canpolatlar Taş. Tar. Hay. Kır. İnş. Gıd. En. Tem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 04.10.2018 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 10.10.2018 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 19.10.2018 tarih ve 51635 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 19.10.2018 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2018/1600 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, söz konusu ihaleye kendileri adına vekâleten Zeki Polat’ın katıldığı, teklif dosyasında vekilin imza sirkülerinin olmaması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, evrak kontrolü sırasında kendilerinin eksik evrakının olmadığının kamera kaydı huzurunda söylendiği, ihale tarihinden birkaç gün sonra idare tarafından demoya davet edildikleri ve yapılan demonun idarece tutanak altına alındığı, dolayısıyla tekliflerinin geçerli olup demoya davet edilmelerine rağmen, komisyon kararında vekâletnamenin yanında sunulan imza beyanının yok sayılarak karar verilmesinin, evrakın ihale dosyasından yok edildiği anlamına geldiği, kendilerinin teklifinin daha uygun olduğu ve tekliflerinin geçerli kabul edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde “Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “….Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 36’ncı maddesinde “İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

…

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur” hükmü,

Aynı Yönetmelik’in “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 55’inci maddesinde “(1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz...” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu malın;

a) Adı: Zeytin Hasat Makinası Alımı (Akü İle Çalışan)

b) Varsa kodu:

c) Miktarı ve türü:

300 Adet Zeytin Hasat Makinası Alımı (Akü İle Çalışan)

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

ç) Teslim edileceği yer: Kilis İl Tarım ve Orman Müdürlüğü” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

…e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi… sunmak zorundadır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yapılan incelemede, ihalede 10 adet ihale dokümanı satın alındığı, 18.09.2018 tarihinde yapılan ihaleye 7 isteklinin katıldığı, 27.09.2018 tarihli ihale komisyonu kararında, Akdemirler Yapı Market A.Ş., 2580 Sayılı Kilis Tarım Kredi Kooperatifi ve Ertuğrul Cırık tarafından teklif edilen makinenin, yapılan demo sonucunda Teknik Şartneme’ye uygun olmaması, Akın Ziraat İlaç. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan birim fiyat teklif cetvelinde birim fiyatla toplam tutarın uyuşmaması, Azim Ziraat Aletleri San. ve Tic. A.Ş. tarafından teklif dosyasında sunulan belgelerin uygun olmaması ve sunulması zorunlu olan bazı belgelerin de sunulmaması, başvuru sahibi adına vekaleten ihaleye katılan Zeki Polat’ın imza beyannamesinin sunulmaması sebebiyle anılan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, söz konusu ihalenin tek geçerli teklif sahibi olan Selahattin Koç üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

27.09.2018 tarihli ihale komisyonu kararında bahse konu durum için özetle “Zeytin Hasat Makinası Alımı (Akü İle Çalışan) işine ait 4734 sayılı KİK’in 19’uncu maddesine göre gerçekleştirilecek ihaleyi yapmak üzere komisyonumuz ihale salonunda 18.09.2018 salı günü saat 14: 20’de eksiksiz olarak toplandı.

İsteklilerden idare marifetiyle alınan 7 (yedi) adet ihale teklif zarfı 18.09.2018 salı günü saat 14: 30’da komisyonumuzca teslim alındı. (EK: İhale teklif zarflarının komisyonca teslim alındığına dair tutanak.)

İsteklilerin teklif zarflarının tamamının 4734 sayılı Kanun’un 30’uncu maddesinin 1. fıkrasına uygun olduğu anlaşıldıktan sonra zarflar komisyonumuz tarafından isteklilerin huzurunda alınış sırasına göre açıldı. (EK: Teklif zarfı açma ve belge kontrol tutanağı ve uygun olmayan belgelerin uygun sayılmama gerekçelerine ilişkin tutanak)

Zarflar 4734 sayılı Kanun’un 36’ncı maddesinin 2. fıkrası gereğince açılarak teklif dosyaları incelendi.

…İstekli Canpolatlar Taş. Tar. Hay. Kır. İnş. Gıd. En. Tem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin dosyası incelendi. Birim fiyat teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetvelinde M. İzzettin Polat’ın ismi yazılarak imzalandığının görüldüğü, ön inceleme neticesinde sunulması gerekli belgelerde eksiklik tespit edilmedi.

…İşin yaklaşık maliyeti açıklandıktan sonra isteklilerce teklif edilmiş olan birim fiyatlar okunarak ihale dosyaları detaylı incelenmek üzere oturum kapatıldı.

İhale komisyonu 19.09.2018 Çarşamba günü saat 09:00 da ihale dosyalarını incelemek üzere eksiksiz olarak toplandı. İhale dosyasında sunulan makinaların Teknik Şartname’ye ait özellikleri taşıyıp taşımadığını incelemek üzere isteklilerin 21.09.2018 Cuma günü saat 14:00’da demo yapmak üzere İl Müdürlüğümüze davet edildiği,

İsteklilerin iştirakiyle 21.09.2018 Cuma günü saat 14:00’da demo komisyon huzurunda yapılarak kamera ile kayıt altına alındı. Yapılan demoda;

…İstekli Canpolatlar Taş. Tar. Hay. Kır. İnş. Gıd. En. Tem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin demo yapmak üzere getirmiş olduğu Lisam Swıng marka ve model makinanın Teknik Şartname’nin 3. maddesinde istenilen teknik özelliklerini haiz olduğu komisyonumuz tarafından tespit edildi.

…İhale komisyonu 25.09.2018 salı günü saat 09:00’da ihale dosyalarını ve yapılan demo kayıtlarını detaylı incelemek üzere eksiksiz olarak toplandı.

…İstekli Canpolatlar Taş. Tar. Hay. Kır. İnş. Gıd. En. Tem. Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ihale dosyasında sunmuş olduğu birim fiyat teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetvelinde bulunan imzaların M. İzzettin Polat’a ait olmadığı, M. İzzettin Polat’a imza sirküsü ile karşılaştırılarak tespit edildiği, dosyada Zeki Polat’a ait vekaletnamenin sunulduğu, ancak vekil olan Zeki Polat’ın imza sirküsünün sunulmadığı tespit edildiğinden, anılan isteklinin teklifinin geçersiz kabul edildiği,” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Ayrıca başvuru sahibinin şikayet başvurusuna idarece özetle “…Bu aşamada istekli tarafından sunulan ihale zarfında istekli vekili Zeki Polat adına vekâletname olduğu, fakat vekilin imza sirküsünün olmadığı, ihale komisyonu kararında da belirtildiği üzere birim fiyat teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetvelinde şirket yetkilisi M. İzzettin Polat’ın ismi yazılarak imzalandığının görüldüğü, İdari Şartname’nin 30.2.4’üncü maddesinin amir hükümlerine göre bu aşamada hiç bir teklifin reddine veya kabulüne karar verilemeyeceğinden teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturuma son verildiği, ihale komisyonu 19.09.2018 günü saat 09:00’da eksiksiz toplanarak ve İdari Şartname’nin 32’nci maddesine göre demo yapmak üzere isteklileri davet ettiği, demo yapmak üzere gelen başvuru sahibi adına Zeki Polat demo yaptıklarına dair dilekçeyi komisyon huzurunda imzalayarak idareye sunduğu, 25.09.2018 Salı günü saat 09:00’da ihale komisyonu eksiksiz olarak ihale dosyalarını detaylı incelemek üzere toplandığı, başvuru sahibine ait ihale dosyası içerisinde sunulan teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetvelindeki imzaların, şirket yetkilisi M. İzzettin Polat’a ait imza sirkülerindeki imza ile uyuşmadığı, demo yapıldığına dair dilekçeyi imzalayan Zeki Polat’ın imzasıyla aynı olduğu, dolayısıyla ihaleye vekaleten katılındığı anlaşılmış olup, İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinin (e) bendi “Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,”nin dosya içerisinde sunulması gerektiği, vekilin imza sirküsü sunulmadığından dolayı teklifinin geçersiz sayıldığı” şeklinde karar verilmiştir.

İdare tarafından gönderilen ihale işlem dosyası incelendiğinde, başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında, Mehmet İzzettin Polat’ın şirket yetkilisi olduğunu gösteren 30.05.2017 tarihli imza sirküleri, anılan kişi tarafından vekil tayin edilen Zeki Polat’a ait 18.09.2018 tarihli ve 015496 yevmiye numaralı vekâletnamenin sunulduğu, ancak bu kişi adına düzenlenmiş vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulmadığı görülmüştür.

İncelemeye konu ihaleye ait İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde yeterlik kriterlerine ve bu kapsamda sunulması gereken bilgi ve belgelere yönelik düzenlemelere yer verildiği, ayrıca yukarıda aktarılan Yönetmelikte Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenleneceğinin hüküm altına alındığı, idare tarafından 18.09.2018 Salı günü saat 14:50 tarihli düzenlenen Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nda vekaletname sütununda “var”, vekilin imza sirküsü sütununda “yok” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

Bu kapsamda idare tarafından ihalenin ilk oturumunda, diğer bir ifade ile idarece Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı düzenlenirken, Zeki Polat’a ait vekâletnamenin ekinde imza beyannamesinin sunulmadığı tespitinin yapıldığı, bu doğrultuda da teklif değerlendirme aşamasında başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılarak, anılan isteklinin demo yapmaya davet edilmemesi gerektiği, fakat idarece bahsi geçen isteklinin demo yapmaya davet edildiği, yapılan demo sonucu demo tutanağını imzalayan kişinin Zeki Polat olduğunun ifade edildiği, bunun sonucu olarak da birim fiyat teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetvelinde yer alan imzaların şirket yetkilisi Mehmet İzzettin Polat’a ait olmadığı değerlendirilerek başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır. Her ne kadar idarece vekile ait tasdikli imza beyannamesinin sunulmadığı ve birim fiyat teklif mektubunu ve birim fiyat teklif cetvelini imzalayan kişinin de şirket yetkilisi Mehmet İzzettin Polat olmadığı geç fark edilmiş olsa da, önceki aşamadaki aykırılığın sonradan fark edilmesi idarenin işlem yapmasına engel bir durum değildir. Bu bakımdan temsil yetkisinin tevsik edilmemesi nedeniyle idarece yapılan işlemin yerinde olduğu anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan Yönetmelik ve İdari Şartname’de “Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur” ifadesine yer verildiği, birim fiyat teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetvelinde yer alan imzaların, Mehmet İzzettin Polat’ın şirket yetkilisi olduğunu gösteren 30.05.2017 tarihli imza sirkülerinde yer alan imza ile uyuşmadığı, fakat idare tarafından yapılan demo sonucunu tutulan tutanakta yer alan imza ile birim fiyat teklif mektubu ve birim fiyat teklif cetvelinde yer alan imzaların uyuştuğu, söz konusu demo tutanağında imzalayan kişinin adına yer verilmediği görülmüştür. Dolayısıyla sunulan birim fiyat teklif mektubunun ve birim fiyat teklif cetvelinin kim tarafından imzalandığı anlaşılamamaktadır. Öte yandan başvuru sahibi tarafından teklif dosyası kapsamında Zeki Polat’ın vekil olduğuna dair vekâletname sunulduğu, ancak ekinde bu kişi adına düzenlenmiş noter tasdikli imza beyannamesinin sunulmadığı görülmüştür. Sonuç olarak idare tarafından İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak düzenlenen ve teklif dosyası ile birlikte sunulması zorunlu olan vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulmadığı gerekçesi ile başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata herhangi bir aykırılık görülmemiştir.

Diğer yandan başvuru sahibinin “…evrak kontrolü sırasında kendilerinin eksik evrakının olmadığı kamera kayıt huzurunda söylendiği ve evrakın ihale dosyasından yok edildiği” yönündeki iddiası incelendiğinde;

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinde Kurum’un ihalenin başlangıcından sözleşmenin imzalanmasına kadar olan süreç içerisinde idarece yapılan işlemlerin bu Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olmadığına ilişkin şikâyetleri inceleyerek sonuçlandıracağı hüküm altına alınmıştır.

İdarece yapılan işlemlerin anılan Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olup olmadığına ilişkin Kurumun gerçekleştireceği inceleme ve karar alma aşamalarında, idarece gönderilecek olan bilgi ve belgeler esas alınacağından, Kurumumuza gönderilmesi gereken, ancak herhangi bir gerekçe ile gönderilmeyen belgelerin yok kabul edileceği, istekliler tarafından sunulan belgenin idare tarafından yok edilip edilmediği yönündeki iddianın ihale işlem dosyası üzerinden tespitinin mümkün olmadığı, buna ilişkin sorumluluğun idarede olduğu hususları da göz önüne alındığında, şikâyete konu edilen teklif dosyası kapsamında sunulan belgenin idarece yok edildiğine yönelik iddiasının reddi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun'un 65'inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun'un 54'üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.